TomTom WEBFLEET Contenido. Let s drive business TM. Nota de la versión de mayo de 2013

Transcripción

1 TomTom WEBFLEET 2.17 Nota de la versión de mayo de 2013 Contenido Informes ampliados de WEBFLEET 2 Informes de códigos de avería de diagnóstico 3 Funciones de seguridad 5 Interfaz exclusiva para facturas 7 Modo de viaje predeterminado 8 Información de mapas de navegación 9 WEBFLEET Tachograph Manager 10 TomTom WEBFLEET presenta las siguientes mejoras e incorporaciones: Informes ampliados: WEBFLEET amplía la gran variedad de informes añadiendo 5 nuevas plantillas de informes. Informes de códigos de avería de diagnóstico: en combinación con TomTom ecoplus, podrá recibir notificaciones cuando los sistemas de diagnóstico de a bordo de los vehículos informen de errores. Funciones de seguridad: WEBFLEET gestiona la duración de una sesión activa en la cuenta WEBFLEET y le permite gestionar la complejidad de las contraseñas y su fecha de vencimiento. Modo de viaje predeterminado: en combinación con la última versión del firmware de LINK 410/510, ahora puede configurar un modo de viaje predeterminado que se configura automáticamente al finalizar el viaje. Información de mapas de navegación: WEBFLEET puede mostrar la versión del mapa instalada en un navegador TomTom PRO para comprobar fácilmente que todos los vehículos disponen de la versión más reciente de los mapas. Tachograph Manager: mediante WEBFLEET 2.17, puede descargar información del tacógrafo desde el almacenamiento masivo y la tarjeta del conductor de los tacógrafos digitales instalados en los vehículos de forma remota, sin depender del operador ni del conductor. La información se archiva en línea de forma segura y se puede acceder a ella desde cualquier ordenador y desde cualquier lugar. 1

2 Informes ampliados de WEBFLEET La función de informes de WEBFLEET le permite descargar informes tanto en PDF o CSV como en formato Excel (XLS). Esto mejora su flexibilidad a la hora de procesar y trabajar con informes en su trabajo diario. Estamos constantemente investigando las necesidades de nuestros clientes para facilitarles el trabajo diario tanto como sea posible. Por esa razón, también hemos incorporado cinco nuevos informes a la amplia lista de informes de WEBFLEET. Informe de mensajes (Todos los mensajes): este informe proporciona una lista de todos los mensajes enviados desde un vehículo durante un día determinado e incluye la posición desde la cual se notificaron los mensajes. Informe de mensajes (Notificaciones técnicas): este informe proporciona una lista de todas las notificaciones técnicas enviadas desde un vehículo durante un período de tiempo determinado. Informe de mensajes (Mensajes de texto): este informe proporciona una lista de todos los mensajes de texto enviados a o desde un vehículo durante un período de tiempo determinado. Informe de detalles del contrato por vehículo: este informe proporciona una lista de los detalles de contrato y de los dispositivos de los vehículos. Informe de nivel de combustible: este informe proporciona una descripción general detallada del nivel de combustible de un vehículo durante un período determinado. Este informe solo se puede utilizar cuando la interfaz FMS está conectada al dispositivo TomTom LINK 510. Informes clásicos e informes clásicos programados Los nuevos informes de WEBFLEET ofrecen una amplia variedad de funciones, informes y opciones de configuración que superan a los informes clásicos de WEBFLEET. Queremos que todos nuestros clientes se beneficien de las grandes oportunidades que ofrecen los nuevos informes de WEBFLEET a sus negocios. Con los nuevos informes de WEBFLEET, que cubren gran parte de las necesidades de los clientes, los informes clásicos quedarán pronto obsoletos. De hecho, WEBFLEET 2.17 incluye una cuenta atrás que le informa de cuándo sucederá. Esto le ayudará a planificar la migración, por ejemplo, de los informes programados a los nuevos informes de WEBFLEET, en caso de que no lo haya hecho ya. 2

3 Informes de códigos de avería de diagnóstico Todos los vehículos modernos incorporan un sistema de diagnóstico de a bordo. Cuando los vehículos de su flota están equipados con TomTom ecoplus, ya se está beneficiando de los datos que proporciona este sistema como, por ejemplo, el consumo de combustible instantáneo. Además, el sistema de diagnóstico de a bordo puede mostrar códigos de avería de diagnóstico (DTC), si es compatible con su vehículo, y detectar si el indicador de fallo de funcionamiento (MIL) está encendido. Al utilizar ecoplus y LINK 510/410/3xx con la última versión del firmware instalada, WEBFLEET 2.17 le puede facilitar esta y otra información acerca de su vehículo. De este modo, podrá controlar el estado de los vehículos, tomar medidas de forma inmediata para evitar daños en ellos y garantizar la seguridad de su personal. En la configuración de la cuenta de WEBFLEET, puede seleccionar si desea recibir una notificación cuando un vehículo presente un error. Puede configurar las notificaciones de cada vehículo de forma independiente en la configuración de los que vengan equipados con ecoplus. Si se produjera un error en un vehículo, se mostrará una notificación y una tarea de mantenimiento creada automáticamente en el panel de detalles al seleccionar el vehículo. 3

4 Si el indicador de fallo de funcionamiento del salpicadero del vehículo se enciende y su vehículo informa a WEBFLEET acerca de un error, recibirá una notificación sobre el incidente. Puede eliminar esta notificación una vez que haya decidido cómo proceder. Asimismo, WEBFLEET crea automáticamente una tarea de mantenimiento al recibir un código de avería de diagnóstico. Esta tarea incluye el código de avería, una descripción y un icono específico para este tipo de tarea que la distingue de las tareas de mantenimiento habituales. La tarea de mantenimiento se eliminará automáticamente cuando ecoplus deje de mostrar el error. 4

5 Funciones de seguridad Gestión de sesiones Con el fin de cumplir con los estándares internacionales, WEBFLEET incorpora la gestión de la duración de las sesiones activas a nivel de cuenta. Los administradores de WEBFLEET pueden configurar la duración de la sesión en la configuración de la cuenta de WEBFLEET. La duración de una sesión de WEBFLEET se puede configurar desde un mínimo de 10 minutos hasta un máximo de 1440 minutos (24 h), en función de las necesidades de seguridad. La duración predeterminada de una sesión es de 540 minutos (9 h). En caso de inactividad durante el tiempo definido, aparece automáticamente una ventana emergente que recuerda la finalización de la sesión. En caso de actividad, por ejemplo con cada clic en WEBFLEET, la duración de la sesión se actualiza automáticamente. 5

6 Complejidad de la contraseña WEBFLEET 2.17 incorpora una nueva configuración que permite al usuario establecer una contraseña de mayor complejidad. Esto aumentará el estándar de seguridad de su cuenta WEBFLEET y evitará el uso indebido de la misma. El administrador de WEBFLEET puede decidir qué nivel de seguridad de la contraseña es suficiente para la cuenta de WEBFLEET. Puede elegir entre débil, normal y fuerte, así como establecer una longitud mínima. Al crear un nuevo usuario, WEBFLEET envía una contraseña generada aleatoriamente a la dirección de correo electrónico que ha indicado para el usuario. Cuando el usuario inicia sesión por primera vez en WEBFLEET, se le solicita que cambie la contraseña. Cuando el nuevo usuario configura la nueva contraseña, recibe sugerencias para que establezca una contraseña más fuerte. También recibe advertencias en caso de que incluya una serie de símbolos poco segura en la contraseña elegida. También puede establecer un período de vencimiento de las contraseñas; puede elegir un período de entre 1 y 999 días tras el cual la contraseña dejará de ser válida. Además, tiene la opción de establecer un recordatorio para los usuarios que les informe sobre cuándo se producirá esto. A partir del período de antelación elegido respecto al vencimiento, recibirán un recordatorio al día. 6

7 Interfaz exclusiva para facturas Su personal de contabilidad puede obtener un permiso independiente para WEBFLEET con acceso libre a todas sus facturas, pero sin acceso a la posición de los vehículos ni a la información del historial de viajes. Al crear un nuevo usuario de WEBFLEET, puede seleccionar entre las tres interfaces diferentes que puede asignar a los usuarios. Ahora WEBFLEET permite elegir entre la nueva interfaz Facturas y las interfaces Estándar y Mapa grande. Los usuarios que tengan asignada la interfaz Facturas, solo podrán ver la pestaña que muestra todas las facturas. 7

8 Modo de viaje predeterminado Si utiliza LINK 410/510 con la última versión del firmware instalada, puede configurar el dispositivo LINK para que ajuste de forma automática el estado del diario de a bordo de un vehículo a un modo de viaje predeterminado al finalizar un viaje. Los estados predeterminados que están disponibles en el panel Contrato/Aparato son: No activo (los cambios del diario de a bordo solo se introducen manualmente), Viaje privado, Empresa y Conmutación a trabajo. Ejemplo: Si la opción Viaje privado está seleccionada en la configuración, el dispositivo LINK cambiará automáticamente el modo de viaje a Privado en cuanto termine el viaje. No obstante, si alguien quiere realizar el siguiente viaje en modo Empresa, puede indicarlo mediante un navegador TomTom PRO o mediante TomTom Remote LINK. En caso de que el modo del diario de a bordo se controle mediante la entrada, la función descrita anteriormente no será compatible. Asimismo, se puede utilizar la salida digital (solo en LINK 510) para mostrar el estado actual del diario de a bordo; por ejemplo, con un accesorio LED pequeño. Las opciones de configuración disponibles son las siguientes: Activación de los resultados cuando el diario de a bordo está configurado en el modo Empresa Activación de los resultados cuando el diario de a bordo está configurado en el modo Privado 8

9 Información de mapas de navegación El panel Contrato/Aparato muestra la versión del mapa instalada en los navegadores TomTom PRO de sus vehículos. Puede realizar un seguimiento de todos sus dispositivos para comprobar si están actualizados a la hora de adquirir nuevos mapas y, de este modo, garantiza que todos sus conductores disfruten de la mejor navegación posible. 9

10 WEBFLEET Tachograph Manager Si utiliza WEBFLEET 2.17, puede gestionar los tacógrafos de toda su flota. Además, puede archivar y analizar la información de los tacógrafos. WEBFLEET descarga de forma automática la información de los tacógrafos compatibles con la descarga remota. Estas descargas se realizan semanalmente para las tarjetas del conductor y, mensualmente, para los dispositivos de almacenamiento masivo de los vehículos. De este modo, WEBFLEET le garantiza que tendrá la información descargada de acuerdo con los plazos establecidos por las autoridades. También puede cargar los archivos que haya recuperado manualmente de los tacógrafos que no sean compatibles con la descarga remota. Las notificaciones automáticas le recordarán los próximos plazos. Nota: WEBFLEET Tachograph Manager es un servicio adicional que debe adquirir además de la suscripción a WEBFLEET por vehículo. Póngase en contacto con su distribuidor de TomTom. En WEBFLEET Tachograph Manager, el usuario de WEBFLEET ve todos los vehículos que tienen contratado el servicio adicional WEBFLEET Tachograph Manager y que pertenecen a la cuenta de WEBFLEET, aunque solo puedan ver un subconjunto de vehículos y conductores en la interfaz de usuario de WEBFLEET estándar. Los usuarios de WEBFLEET deben tener la autorización del administrador de la cuenta de WEBFLEET para poder utilizar WEBFLEET Tachograph Manager. 10

11 Para acceder a Tachograph Manager, desde el menú principal, haga clic en Más y seleccione Tacógrafos de la lista. Plazos para las descargas Con WEBFLEET Tachograph Manager, puede consultar rápidamente las descargas que están dentro y fuera de plazo de la información de los tacógrafos de las tarjetas del conductor y de los dispositivos de almacenamiento masivo de los vehículos, así como las fechas de vencimiento de las tarjetas del conductor. Personalice los intervalos de los recordatorios para las descargas y reciba recordatorios anticipados por correo electrónico. Configure de forma centralizada los períodos de descarga de la información de los tacógrafos de acuerdo con la legislación de su país: los períodos predeterminados son de 28 días para las tarjetas del conductor y 90 días para los vehículos, conforme a la legislación de la UE. Los plazos reales y las notificaciones automáticas que recibe para la descarga de la información de los tacógrafos se basan en estos períodos. 11

12 Análisis Genere informes acerca de las actividades de sus conductores y vehículos, como las horas de conducción, los períodos de descanso y las infracciones, incluidos los plazos de las multas (disponible para determinados países), con el fin de enseñar a sus conductores a conducir de forma más segura y responsable y así evitar pérdidas económicas en sus negocios. Una información general bien clasificada y organizada muestra las actividades con sus descripciones y destaca las infracciones de los conductores y vehículos durante un período determinado o durante un solo día. Puede definir los períodos de los informes en función de días o de cambios. También puede descargar los informes en formato PDF o CSV. 12

13 Archivo Cargue los archivos que ha recuperado manualmente de los tacógrafos para archivarlos o descargue y envíe los archivos archivados a una dirección de correo electrónico. Puede descargar fácilmente archivos individuales del archivo de WEBFLEET Tachograph Manager; por ejemplo, en caso de que las autoridades le soliciten archivos para realizar una inspección. También puede enviarlos en lotes por correo electrónico. WEBFLEET Tachograph Manager archiva los archivos de los tacógrafos durante dos años. Los archivos de los tacógrafos que tengan más de dos años se eliminarán automáticamente durante el primer trimestre del año siguiente. Prueba de actividades Los conductores están obligados a documentar sus actividades durante los últimos 28 días si no están trabajando ni realizando otras tareas relacionadas con el trabajo. WEBFLEET Tachograph Manager le proporciona la posibilidad de imprimir una prueba de esas actividades. Para calcular de forma precisa las horas de trabajo, esta información también se tiene en cuenta en los informes. 13