Pantalla de mapa... 4 Cómo ampliar y arrastrar... 4 Tipos de mapa... 4 Mapa de TomTom... 5 Mapa de pantalla completa... 5 Cómo buscar en el mapa...

Transcripción

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2 Pantalla de mapa... 4 Cómo ampliar y arrastrar... 4 Tipos de mapa... 4 Mapa de TomTom... 5 Mapa de pantalla completa... 5 Cómo buscar en el mapa... 5 Seguimiento y localización... 7 Seguimiento del estado de la orden... 7 Datos del mapa en tiempo real... 7 Recorrido del vehículo... 7 Filtro de posición... 8 Gestión de órdenes... 9 Envío de órdenes... 9 Inicio del trabajo en las órdenes... 9 Envío del estado de la orden Opciones de la orden Descripción general de la orden Asignación inteligente de pedidos Direcciones en el mapa Estado del trabajo Información de tráfico Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano Comunicación con el conductor Envío de un mensaje a un conductor Envío de un mensaje a varios conductores o a todos ellos Gestión de los mensajes de texto en el TomTom PRO Definición de los mensajes de estado para los distintos vehículos Uso de mensajes de estado Reenvío de mensajes de estado a su dirección de correo electrónico Gestión sencilla de vehículos Asignación de los detalles básicos del vehículo Especificación de los atributos de los vehículos Copia de las especificaciones en varios vehículos Configuración de los ajustes básicos de un vehículo Configuración de los mensajes de estado y los mensajes de orden en los vehículos 18 Configuración de los accesorios y dispositivos periféricos Copia de la configuración y los ajustes de un vehículo a varios Asignación de un vehículo a un grupo Asignación de varios vehículos a un grupo Uso de grupos de vehículos Mantenimiento del vehículo Creación de programas de mantenimiento Copia de un programa de mantenimiento Supervisión de las tareas de mantenimiento Gestión de usuarios en WEBFLEET Creación de usuarios Grupos de usuarios Configuración de derechos para informes, pedidos y áreas Derechos para acceder a vehículos, direcciones y conductores Informes de gestión Acerca de la vista del Dashboard Configuración de gráficos Desglose de los gráficos Desplazamiento por la línea temporal Visualización de los detalles Impresión de vistas de Dashboard Informar del tiempo de trabajo Creación de un conductor Configuración del TomTom PRO Cómo informar a WEBFLEET Libro de registro Selección del modo de libro de registro Modo privado o de negocios Administración de los registros del libro de registro Informes Comprensión de la estructura de los informes La vista Informes Informes a petición Informes programados en Archivo Gestión de informes: vista general Creación y gestión de informes Selección de la plantilla adecuada Selección del formato de archivo y la disposición Modificación de la disposición de los informes Modificación de los gráficos Modificación de las tablas de detalles Definición de la configuración de entrega Finalización de un informe Asignación de informes a usuarios Seguridad y eficacia para conductores Estilo de conducción de la lista de conductores Gráfico de OptiDrive Más información sobre las variables de OptiDrive Personalización del indicador OptiDrive Informes de seguridad y eficiencia Configuración de Dashboard Visualización de información detallada en Dashboard Gestión de la información del tacógrafo Preparación de Tachograph Manager antes de su utilización Descripción general de Tachograph Manager Creación de conductores mediante tacógrafos en la interfaz de WEBFLEET estándar 45 Creación de conductores mediante los archivos del tacógrafo Creación de conductores de forma manual en Tachograph Manager Detalles del conductor Creación de vehículos Detalles de los vehículos Plazos para las descargas Plazos específicos del país para las descargas Notificaciones de la descarga de la tarjeta de conductor o del almacenamiento masivo Carga manual de la información del tacógrafo Descarga de archivos de uno en uno Envío de varios archivos a una dirección de correo electrónico Informes de tiempos de conducción y periodos de descanso Informes sobre infracciones Análisis en profundidad de las actividades del conductor y de los vehículos Prueba de las actividades de los conductores Tiempos de conducción restantes Tiempos de conducción que quedan cada día en la vista de mapa Notificaciones sobre infracciones Tiempos de conducción que quedan cada semana en la vista del conductor Gestión de direcciones Creación de direcciones Gestión de direcciones en grupos Presentación de direcciones en el mapa Paradas en una dirección Uso de áreas Vista general de las áreas Creación de áreas rectangulares y circulares Creación de áreas poligonales Creación de áreas con forma de pasillo Atributos adicionales de las áreas Planificación de notificaciones para las áreas

3 Asignación de vehículos a áreas Configuración de usuario Vista general de la configuración Configuración de la cuenta de un usuario específico Configuración de usuario Etiquetado de direcciones con colores Definir mensajes de estado y de orden Personalizar el flujo de trabajo de la orden Configuración de los informes

4 Pantalla de mapa Pantalla de mapa WEBFLEET ofrece varios tipos de mapa. En el presente capítulo aprenderemos a utilizar el mapa, conoceremos los tipos de mapa disponibles en WEBFLEET y la información que proporcionan los diferentes tipos. Cómo ampliar y arrastrar Cuando haya accedido a WEBFLEET verá el mapa que muestra todos los vehículos del grupo actualmente seleccionado. Ampliar el mapa es sencillo. Utilice la rueda del ratón o el selector de nivel de ampliación de la parte superior derecha del mapa. Si pulsa el botón izquierdo del ratón puede arrastrar el mapa en cualquier dirección para poder centrarse en vehículos específicos. Pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre el mapa a la mejor posición. Para ampliar el mapa, utilice la rueda del ratón o ajuste el nivel de ampliación que prefiera. Tipos de mapa WEBFLEET ofrece los siguientes tipos de mapa para ver su flota de vehículos y los pedidos: mapa de TomTom con información de tráfico actualizada, mapa de Google y mapa de satélite. Para obtener una descripción general más realista de sus vehículos, haga clic en el botón "Satélite" situado en la parte superior izquierda del mapa. Haga clic en el botón "Satélite" para ver la descripción general más realista de dónde se encuentran sus vehículos. Pantalla de mapa 4

5 Mapa de TomTom El mapa de TomTom muestra información actualizada del tráfico que incluye atascos, obras y posibles retrasos. Para evitar retrasos en el servicio, asigne el trabajo al conductor que se encuentre mejor situado para llevarlo a cabo. Vea información actualizada del tráfico en el mapa de TomTom. Mapa de pantalla completa Existe la posibilidad de ampliar el mapa a pantalla completa, dicha función es compatible con todos los mapas. De este modo puede obtener la mejor descripción general de la flota de vehículos y de sus movimientos. Para activar el mapa de pantalla completa, haga clic en el icono del navegador situado debajo del indicador de nivel de ampliación. Para volver a la vista de mapa con la lista de vehículos en el lateral, vuelva a hacer clic una vez más. Amplíe el mapa a pantalla completa para ver más detalles de los vehículos. Cómo buscar en el mapa El mapa de WEBFLEET ofrece una potente función de búsqueda completa para encontrar vehículos individuales, direcciones, lugares y áreas, así como todos los vehículos que se encuentran en una dirección o un lugar que coincida con el término de búsqueda que haya introducido. Haga clic en el botón "Buscar" (icono en forma de lupa) situado en la parte superior derecha del mapa, introduzca el término de búsqueda y, a continuación, pulse "Intro" en el teclado. Aparece una lista que muestra todos los resultados que coinciden ordenados por categoría. También puede buscar una dirección específica. Haga clic en el botón "Buscar ciudad" (icono en forma de casa) situado en la parte superior derecha del mapa. Introduzca Pantalla de mapa 5

6 la dirección, seleccione el país y, a continuación, haga clic en "Buscar". Todas las coincidencias se muestran en una lista o directamente en el mapa. Busque en el mapa vehículos, direcciones y lugares. Encuentre una dirección específica en el mapa con "Buscar ciudad". Pantalla de mapa 6

7 Seguimiento y localización Seguimiento y localización En este apartado le mostramos cómo obtener una vista general de todas las órdenes de todos los vehículos y cómo encontrarlos en cualquier momento. Seguimiento del estado de la orden WEBFLEET le permite recibir fácilmente una vista general actualizada acerca del estado de todas las órdenes asignadas a todos los vehículos. Puede establecer un filtro para definir una selección más precisa. Las órdenes se pueden filtrar de forma individual o colectiva por grupos de vehículos, vehículos individuales, estado y periodos de tiempo. Además, estos filtros se pueden ampliar mediante un filtro de texto gratuito. Para ver la lista de órdenes, haga clic en "Órdenes" en el menú superior. Para aplicar los diferentes filtros, seleccione la información relevante en los cuadros de menús desplegables e introduzca el texto en el cuadro de texto. Al seleccionar e introducir los filtros, la lista se ajustará automáticamente. Realice un seguimiento del estado de todas las órdenes asignadas a sus vehículos con la ayuda de varios filtros. Datos del mapa en tiempo real Las posiciones de los vehículos equipados con WEBFLEET se registran cada diez segundos. Estas posiciones se transmiten a WEBFLEET cada minuto. Esto significa que puede realizar un seguimiento de su flota y controlar los movimientos del vehículo en el mapa en tiempo real. Observe las posiciones más recientes de todos sus vehículos, que se muestran de forma automática en el mapa. Recorrido del vehículo El registro de todas las posiciones del vehículo realizado por WEBFLEET se almacena durante 90 días. Esto le permite comprobar fácilmente dónde han estado sus vehículos durante los últimos 90 días. WEBFLEET le permite ver el recorrido de un vehículo desde durante unas horas, un día o hasta un periodo de máximo siete días. Para ver el recorrido del vehículo, abra el cuadro de información del vehículo en el mapa y haga clic en "Track". Seleccione un día o una fecha de inicio y otra de finalización. El recorrido que se muestra en el mapa muestra información como los eventos de conducción o las paradas con los datos correspondientes, como la posición, el inicio, la finalización y la duración general de la parada. Al mover el ratón por el recorrido, se muestra una etiqueta de velocidad que indica la hora y velocidad actuales en esa posición del vehículo. El cuadro del vehículo muestra información acerca del estado actual de la orden, el Seguimiento y localización 7

8 destino, la hora estimada de llegada y la hora de actualización de la última posición. También puede ver la dirección en la que viajaba el vehículo y la última posición. Puede ver el recorrido de un vehículo desde durante unas horas, un día o hasta un periodo de máximo siete días. Obtenga información más detallada acerca de la velocidad, las paradas, y mucho más, directamente en el recorrido. En el cuadro de información del vehículo se muestra el estado de la orden actual, el destino, la hora estimada de llegada, etc. Filtro de posición Para ver los datos del viaje de sus vehículos en la vista de lista, establezca un filtro de tiempo. Para activar esta función, haga clic en "Detalles" en el cuadro de información del vehículo y, a continuación, en "Viajes" debajo de "Posiciones". Para ver una selección más precisa de entradas, utilice el cuadro desplegable e introduzca su pregunta en el cuadro de diálogo "Filtro". Obtenga los datos del viaje de los vehículos en la vista de lista mediante los filtros para personalizar las listas. Seguimiento y localización 8

9 Gestión de órdenes Gestión de órdenes Este capítulo proporciona información sobre cómo enviar órdenes con direcciones de destino a sus empleados en la carretera, cómo trabajan sus conductores en dichas órdenes y cómo puede ver el estado más reciente del trabajo. Envío de órdenes Con WEBFLEET puede enviar fácilmente órdenes a sus vehículos. Haga clic en el vehículo en el mapa y, a continuación, haga clic en "Enviar". Seleccione "Enviar orden" y, a continuación, seleccione el tipo de orden. Puede elegir entre orden de entrega, de recogida y de servicio. Debe introducir un ID de orden y agregar el texto de la orden. También puede definir la fecha de ejecución, la hora de llegada deseada y un determinado margen. Puede introducir la dirección de destino escribiéndola manualmente o seleccionándola en su propia lista de direcciones predefinidas. También puede agregar un nombre y número de teléfono de contacto a su orden para que el conductor disponga de toda la información posible. Envíe fácilmente órdenes de recogida, entrega o servicio a sus vehículos mediante unos pocos clics. Inicio del trabajo en las órdenes Inmediatamente después de enviar la orden, el empleado recibe las instrucciones del trabajo en su TomTom PRO. El icono de "Órdenes" del panel de WEBFLEET en el TomTom PRO muestra al conductor el número de órdenes nuevas recibidas. Solo tiene que tocar este icono para que aparezca la lista de órdenes. Seleccione la orden nueva en la lista; las órdenes nuevas aparecen marcadas con una flecha. Para rechazar la orden, toque primero el botón "Opciones" y, a continuación, toque "Rechazar orden". Para comenzar a trabajar en la orden, toque "Aceptar" y, a continuación, "Iniciar". Se le pedirá que inicie la navegación hacia el destino de la orden. Cuando haya tocado "Conducir", se calculará la ruta y se iniciará la navegación hacia el destino de la orden. Comience a trabajar en las órdenes e inicie la navegación hacia el destino de trabajo simplemente tocando la pantalla. Gestión de órdenes 9

10 Envío del estado de la orden Con el TomTom PRO, puede informar del estado actual de la orden a la oficina de forma muy sencilla; solo tiene que tocar el icono de estado de la orden en el panel de WEBFLEET. Para informar de un nuevo estado de la orden a la oficina, toque "Paso siguiente". Informe del estado actual del trabajo al centro y ahorre tiempo. Opciones de la orden Entre las funciones de WEBFLEET del dispositivo TomTom PRO, dispone de varias opciones relacionadas con las órdenes, como la posibilidad de cancelarlas o suspenderlas. También puede ver el historial de órdenes que muestra las acciones de las que ha informado a la oficina y la hora a la que lo hizo. Para seleccionar las opciones relacionadas con las órdenes, toque el botón "Opciones". Cancele o suspenda las órdenes, o vea el historial de órdenes con ayuda de las opciones relacionadas con las órdenes. Descripción general de la orden Para ver el estado actual de las órdenes de su conductor, haga clic en el botón "Detalles" en el recuadro del objeto. A la derecha aparecen todas las órdenes (activas y suspendidas). Para ver más detalles de las órdenes, haga clic en el botón "Órdenes". Aparece una lista de todas las órdenes. Puede configurar varios filtros, como grupo, vehículo, estado, hora y texto libre. Haga clic en una orden de la lista para seleccionarla. A la derecha aparece la información de la orden. Aquí puede editar la orden (en caso de que hayan cambiado las condiciones), ver el flujo de trabajo de la orden y la ubicación en el mapa. También Gestión de órdenes 10

11 puede cancelar esta orden. Desde esta pantalla también puede enviar una orden nueva a cualquiera de sus vehículos. Vea el estado actual y más detalles de las órdenes del conductor. Configure varios filtros para optimizar la visualización de la lista. Vea toda la información de la orden. Edite la orden, vea el flujo de trabajo y la ubicación en el mapa, o cree nuevas órdenes. Gestión de órdenes 11

12 Asignación inteligente de pedidos Asignación inteligente de pedidos Asigne de forma inteligente los pedidos basándose en información en tiempo real, que incluye desde la disponibilidad de los conductores y el vehículo más cercano hasta la información del tráfico en la ruta. En este capítulo se muestra cómo evitar retrasos y mantener a su flota alejada de los atascos siempre que sea posible. Direcciones en el mapa Para encontrar un destino en el mapa, haga clic en el icono de la dirección de la esquina superior derecha del mapa e introduzca los detalles de la dirección. A continuación, pulse "Buscar". La dirección aparecerá inmediatamente en el mapa con una etiqueta. Al pasar el ratón por encima de la etiqueta de la dirección aparece un cuadro de información con la opción de añadir la dirección a su lista de direcciones o crear inmediatamente un pedido (consulte el paso "Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano"). Encuentre las direcciones en el mapa fácilmente. Añada la dirección a la lista de direcciones. Envíe un pedido con este destino a un vehículo. Estado del trabajo Para ver si sus vehículos están disponibles para nuevos pedidos, a todos los vehículos se les etiqueta con un icono del estado del trabajo. El verde indica que el vehículo está disponible, el amarillo indica que está ocupado y el gris que no está disponible. Para averiguar más detalles de un pedido activo, haga clic en "Detalles" y, a continuación, en "Pedidos". Aparecerá el estado del pedido actual. Para averiguar cuántos pedidos pendientes están asignados a este vehículo haga clic en el botón "Pedidos" y ajuste el estado y el filtro de tiempo. La lista de pedidos se filtra inmediatamente. Averigüe qué vehículo está disponible actualmente. Consulte más detalles del trabajo actual de su vehículo. Consulte otros trabajos asignados a este vehículo. Información de tráfico Los atascos, obras, etc. pueden hacer que el vehículo más cercano tarde más tiempo en alcanzar el destino del pedido que otro. Para ver la información de tráfico en el mapa, active la pantalla de información de Asignación inteligente de pedidos 12

13 tráfico haciendo clic en la esquina superior izquierda del mapa en el botón "TomTom", y, a continuación, en el icono de configuración del mapa de la parte superior derecha y marque "Tráfico". Active la información de tráfico de su mapa para ver qué vehículo es el que está mejor ubicado para realizar un trabajo. Haga clic en los cuadros de información para obtener más detalles. Asignación rápida de pedidos al vehículo más cercano La forma más rápida de asignar un pedido al vehículo que esté mejor posicionado es creando un nuevo pedido. A partir de ahí, podrá definir la dirección de destino para ese pedido. La utilización de la dirección de WEBFLEET le proporciona una lista de vehículos clasificados por disponibilidad y tiempo de viaje previsto, teniendo en cuenta la información del tráfico y la distancia real. Diríjase a "Pedidos" en el menú superior. Haga clic en "Nuevo" en el lateral derecho para crear un pedido. Introduzca todos los detalles del pedido. Seleccione la dirección. Para seleccionar el vehículo mejor posicionado, haga clic en "Sugerencias de TomTom". WEBFLEET le muestra una lista de vehículos, clasificados por orden de disponibilidad y tiempo de viaje previsto. Seleccione el vehículo que desee. Pulse "Guardar" y, a continuación, pulse "Enviar pedido". Seleccione la ventana "Enviar pedido" para asignar fácilmente su pedido al vehículo que esté mejor posicionado y que haya sugerido TomTom basándose en la información del tráfico y la distancia real. Asignación inteligente de pedidos 13

14 Comunicación con el conductor Comunicación con el conductor Además de asignar órdenes, existen varias formas de comunicarse con sus conductores. En este capítulo se describe de qué manera puede enviar mensajes a sus conductores y cómo pueden responder ellos. Asimismo, WEBFLEET puede reenviar los mensajes de sus conductores a su buzón de correo electrónico para optimizar la comunicación. Envío de un mensaje a un conductor Para enviar un mensaje de texto a uno de sus conductores, haga clic en el botón "Enviar" en el recuadro del vehículo correspondiente e introduzca el mensaje de texto. Envíe un mensaje de texto a uno de sus conductores. Envío de un mensaje a varios conductores o a todos ellos Puede enviar un mensaje de texto a todos los conductores o a varios a la vez. De esta forma, ahorrará tiempo y mejorará el flujo de trabajo. Para seleccionar vehículos, primero haga clic en "Vehículos" en el menú superior y, a continuación, haga clic en los vehículos correspondientes manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los vehículos, pulse las teclas Ctrl y A en el teclado, o haga clic en el botón "Todos" en la sección inferior derecha de la pantalla. A la derecha, aparece un mensaje que muestra la lista de destinatarios en la parte superior. Introduzca el texto y haga clic en "Enviar" para transmitir el mensaje de texto a los vehículos seleccionados. Para enviar mensajes de texto a varios vehículos, selecciónelos pulsando la tecla Ctrl y el botón izquierdo del ratón. Para seleccionarlos todos, pulse Ctrl y A o haga clic en "Todos". Gestión de los mensajes de texto en el TomTom PRO Se avisa al conductor de que ha recibido un mensaje nuevo mediante una señal y el icono de "Mensajes" en el panel de WEBFLEET, en el que se indica el número de mensajes nuevos. Al tocar el icono de Mensajes, el conductor puede leer el mensaje. Automáticamente, se envía un mensaje a WEBFLEET para indicar que el conductor ha recibido y leído el mensaje. Los conductores también pueden enviar mensajes Comunicación con el conductor 14

15 de texto gratis desde el TomTom PRO al centro. Para ello, solo tienen que tocar "Nuevo mensaje", escribir el mensaje y tocar "Enviar". WEBFLEET recibe automáticamente la notificación de que el mensaje se ha leído. Envíe mensajes de texto gratis desde el TomTom PRO a WEBFLEET. Definición de los mensajes de estado para los distintos vehículos En WEBFLEET puede definir para sus vehículos mensajes de estado y mensajes de estado relacionados con órdenes. Estos mensajes ayudan a mejorar la comunicación entre el conductor y el centro (por ejemplo, se pueden utilizar mensajes predefinidos para determinados eventos periódicos). Para definir mensajes de estado para un objeto, haga clic en "Detalles" y, a continuación, haga clic en "Configurar" en "Contrato/ Dispositivo". Haga clic en "Mensajes de estado" e introduzca el mensaje de estado. Puede seleccionar un tipo de advertencia para determinadas funciones de mensaje, como el reenvío de correo electrónico. Defina fácilmente mensajes de estado a partir de determinados tipos de advertencia para su vehículo. También puede definir mensajes de estado relacionados con órdenes. Uso de mensajes de estado El conductor solo tiene que seleccionar el mensaje de estado que desea enviar y elegir si desea agregarle texto antes de enviarlo. Abra el menú "Mensajes" y, a continuación, toque "Nuevo mensaje" y "Plantillas". Comunicación con el conductor 15

16 Seleccione una plantilla de la lista. Para agregar texto al mensaje de estado, toque el botón del teclado y escriba el texto. A continuación, toque "Enviar". Envíe fácilmente mensajes de estado al centro. Si es necesario, agregue el texto que desee al mensaje de estado predefinido. Reenvío de mensajes de estado a su dirección de correo electrónico Puede reenviar un mensaje de estado al buzón de correo electrónico. Para ello, seleccione el nivel de advertencia para cada vehículo (objeto) y seleccione la dirección de correo electrónico a la que desea reenviarlo. Haga clic en el menú superior "Más" y seleccione "Notificaciones/Preferencias". Haga clic en "Nuevo" a la derecha para crear una regla nueva o en "Editar" para cambiar una regla existente. Seleccione el tipo de notificaciones que desea reenviar a la dirección de correo electrónico. Puede seleccionar varias a la vez. Seleccione el grupo o el vehículo desde el que se enviarán estas notificaciones. Introduzca el nombre del destinatario y la dirección de correo electrónico correspondiente, y haga clic en "Guardar". Reenvíe mensajes de estado a su dirección de correo electrónico. Seleccione el nivel de advertencia para cada vehículo y la dirección de correo electrónico correspondiente. Seleccione los vehículos cuyos mensajes se reenviarán. Comunicación con el conductor 16

17 Gestión sencilla de vehículos Gestión sencilla de vehículos WEBFLEET le ayuda a organizar su flota de una manera eficiente. Este capítulo proporciona información de utilidad acerca de cómo definir los detalles básicos y las especificaciones de los vehículos, cómo configurar el hardware instalado en los vehículos para enviar informes a WEBFLEET en función de sus preferencias y cómo configurar su cuenta para generar una vista general personalizada de la flota acorde con sus necesidades. Asignación de los detalles básicos del vehículo Cuando haya agregado nuevos vehículos a su cuenta de WEBFLEET, se incluirán en una lista con un nombre y datos básicos asignados automáticamente. WEBFLEET pone a su disposición una forma sencilla de editar datos como los de una matrícula y un cuentakilómetros. Haga clic en "Vehículos" en el menú principal y seleccione el vehículo de la lista correspondiente. Acceda a la sección "Detalles del vehículo" desde el panel de detalles y haga clic en "Editar". Aparecerá una ventana emergente. En la lista desplegable de la pestaña "Detalles del vehículo" puede seleccionar un icono y un color que representen su vehículo o tipo de vehículo. Aquí puede asignar un ID y una denotación, que se utilizarán para etiquetar el vehículo en WEBFLEET. Asimismo, tiene la opción de indicar el cuentakilómetros actual del vehículo, agregar una descripción e indicar la matrícula y la fecha de registro. También puede agregar opciones de configuración para los informes de consumo de combustible y de velocidad. Edite los detalles de sus vehículos y personalice las pantallas. Especificación de los atributos de los vehículos Puede seleccionar y asignar fácilmente todas las especificaciones de fábrica relevantes de su vehículo como, por ejemplo, peso, dimensiones, consumo de combustible y más. No necesita buscarlo todo en los papeles de registro de su vehículo. Puede recuperar la información relevante de la base de datos de WEBFLEET con solo hacer unos cuantos clics, a través de la navegación y el filtrado de los resultados. También puede agregar la información específica de su vehículo que falte. Para definir las especificaciones de un vehículo, seleccione un vehículo. En el panel de detalles, diríjase a "Detalles del vehículo" y haga clic en "Editar". En la pestaña "Especificaciones del vehículo", haga clic en "Especificar". Utilice los filtros o navegue para encontrar la marca, la serie, etc. Seleccione su vehículo de la lista y haga clic en "Seleccionar". Puede introducir los detalles que faltan en los campos vacíos. Seleccione y asigne especificaciones de fábrica del vehículo como la anchura, la altura, el peso y más. Gestión sencilla de vehículos 17

18 Copia de las especificaciones en varios vehículos Si tiene varios vehículos de la misma marca y modelo con idénticas especificaciones, solo tiene que seleccionar y personalizar las especificaciones de un vehículo. Si ha realizado esta acción de forma exhaustiva, puede copiar la información en otros vehículos. En la vista "Vehículos", seleccione todos los vehículos de la lista con la misma serie que el vehículo cuyas especificaciones desea copiar. Para ello, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic con el botón izquierdo del ratón. En el panel de detalles, haga clic en "Especificaciones". Navegue para encontrar el vehículo cuyas especificaciones desea copiar y haga clic en "Copiar". Asegúrese de haber completado las especificaciones de este vehículo antes de copiarlas. Copie las especificaciones de un vehículo en el resto de los vehículos de la misma marca y serie con tan solo unos clics. Configuración de los ajustes básicos de un vehículo Resulta de utilidad configurar los ajustes básicos de sus vehículos para que puedan generar informes según sus necesidades y para que sus empleados puedan informar de los modos de viaje o de las horas de trabajo, entre otras ventajas. Para configurar los ajustes básicos de su vehículo, seleccione un vehículo desde la vista "Vehículos". En el panel de detalles, abra la sección "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configurar". Puede realizar varios ajustes para utilizar la Interfaz de Conductor si su vehículo la tiene instalada: obligar al conductor a que se identifique en la Interfaz de Conductor o activar la generación del libro de registro o de los informes sobre las horas de trabajo en dicha interfaz. Además, puede seleccionar y personalizar las opciones de la generación de informes del dispositivo LINK como, por ejemplo, el reconocimiento de las paradas y los viajes. Aquí puede establecer fechas en las que desee que sus dispositivos LINK salgan del modo de suspensión. También puede enviar la lista de conductores de WEBFLEET a la Interfaz de Conductor para que se sincronicen. Cuando haya terminado de realizar las modificaciones oportunas, haga clic en "Guardar". Configure los ajustes básicos de la instalación del hardware de sus vehículos, como la Interfaz de Conductor y los dispositivos LINK. Configuración de los mensajes de estado y los mensajes de orden en los vehículos Puede definir mensajes de estado generales y mensajes de orden específicos que sus conductores puedan utilizar para informar de problemas relacionados con el uso de la Interfaz de Conductor. Seleccione un Gestión sencilla de vehículos 18

19 vehículo, en los detalles vaya a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configurar". En la pestaña "Mensajes de estado" puede crear hasta 15 mensajes de texto generales, que se transferirán a la Interfaz de Conductor de sus conductores. En la pestaña "Mensajes de orden" puede crear hasta 15 mensajes de estado que sus conductores pueden seleccionar de la lista para notificar a la oficina que están trabajando en una orden. En función del tipo de notificación que haya seleccionado para cada mensaje y de cómo haya personalizado las notificaciones, dichos mensajes se le podrán reenviar a su correo electrónico. Escriba el mensaje de texto en los campos y seleccione un tipo de notificación. Antes de cambiar a otra pestaña o de cerrar la ventana, haga clic en "Guardar" para almacenar sus mensajes. Defina mensajes de estado generales y mensajes de orden específicos que sus conductores puedan utilizar para informar de problemas con el uso de la Interfaz de Conductor. Configuración de los accesorios y dispositivos periféricos Con WEBFLEET puede establecer varias opciones de configuración para los accesorios y dispositivos periféricos. Seleccione un vehículo, en panel de detalles vaya a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configurar". En la pestaña de entrada o de entradas/salidas, puede seleccionar la finalidad de uso de las interfaces. La disponibilidad de las entradas y de las salidas depende del dispositivo que esté instalado en el vehículo. Si quiere conectar un Remote LINK o un TomTom LINK 105 a su dispositivo LINK, puede indicarlos en la pestaña de accesorios. De esta forma, el dispositivo LINK podrá conectarse a estos dispositivos. Defina con qué finalidad deben utilizarse las entradas y salidas del dispositivo LINK. Seleccione los accesorios con Bluetooth para permitir que se establezca la conexión entre estos y el dispositivo LINK instalado en el vehículo. Copia de la configuración y los ajustes de un vehículo a varios Para garantizar que todos los vehículos con la misma instalación de hardware de TomTom Telematics informen a WEBFLEET del mismo modo, puede copiar todos los ajustes básicos y la configuración de un vehículo a varios. Esto incluye el estado y los mensajes de orden, el diario de a bordo y la detección de parada. Ajuste la configuración del vehículo que desea utilizar como referencia para otros vehículos. Asegúrese de que todo está configurado según sus preferencias. En la vista "Vehículos", seleccione en la lista los vehículos con los mismos dispositivos instalados en los que desea copiar la configuración. Para ello, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona los vehículos con el botón izquierdo del ratón. En el panel de detalles, diríjase a "Contrato/Dispositivo" y haga clic en "Configuración". Busque el vehículo desde el que tiene pensado copiar la configuración. WEBFLEET muestra la cantidad de vehículos Gestión sencilla de vehículos 19

20 seleccionados en los que se puede copiar la configuración. El número de vehículos puede diferir en caso de que haya seleccionado vehículos con una instalación de hardware diferente. Haga clic en "Copiar". Una ventana emergente le mostrará la pestaña de configuración básica. Aquí se le solicitará que confirme si desea copiar la configuración en los paquetes de vehículos seleccionados. Haga clic "Copia masiva". Asegúrese de que todos los vehículos con la misma instalación de hardware informan a WEBFLEET del mismo modo. Para ello, puede copiar todos los ajustes básicos y la configuración de un vehículo a varios: mensajes de estado, mensajes de orden, generación de informes de viaje y reconocimiento de paradas, entre otros. Asignación de un vehículo a un grupo Cuando haya asignado todos los datos relevantes del vehículo, podrá asignar dicho vehículo a uno o más grupos en unos sencillos pasos. Solo tiene que seleccionar la pestaña "Grupos" y los grupos a los que desea asignar el vehículo. Si no existe ningún grupo, haga clic en la opción de nuevo grupo situada en la parte inferior derecha. Para cambiar el nombre a un grupo, haga clic en el botón de acción " " y edítelo. Para eliminar grupos, haga clic en el botón de acción "X". Si este grupo incluye vehículos que no estén asignados también a otro grupo, se reagruparán automáticamente en el grupo "No asignado". Asignar un vehículo a uno o más grupos. Crear grupos nuevos de forma sencilla. Asignación de varios vehículos a un grupo WEBFLEET le ofrece una manera fácil de asignar varios vehículos a un grupo nuevo o existente. Seleccione los vehículos que desea agrupar haciendo clic sobre ellos mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionarlos todos, pulse las teclas Ctrl y A. En la opción "Grupos" situada a la derecha se muestran los números de los vehículos diferentes y el número de todos los seleccionados. Para asignar los vehículos seleccionados a un grupo existente, elija el grupo en la lista desplegable y haga clic en "Asignar". Para Gestión sencilla de vehículos 20

21 asignarlos a un nuevo grupo, escriba un nombre para el grupo en el campo de texto, haga clic en "Crear", selecciónelo de la lista desplegable y haga clic en "Asignar". Asigne varios vehículos a un grupo. Asigne varios vehículos a un grupo exclusivamente creado para dichos vehículos. Uso de grupos de vehículos Además de que los grupos permiten filtrar los informes, mensajes, órdenes, etc., resultan muy útiles para generar una vista general de la flota en el mapa, ya que al seleccionar un grupo, solo se muestran los vehículos de dicho grupo. Use grupos de vehículos para ver sus vehículos en el mapa. Gestión sencilla de vehículos 21

22 Mantenimiento del vehículo Mantenimiento del vehículo WEBFLEET le ayuda a programar tareas de mantenimiento para el vehículo y a supervisar los intervalos de mantenimiento. Puede crear tanto tareas de mantenimiento puntuales como tareas de mantenimiento que se repitan tras un determinado kilometraje o espacio de tiempo. WEBFLEET le informa automáticamente del vencimiento de una tarea de mantenimiento. De esta forma, estará informado en todo momento del mantenimiento de sus vehículos, lo que le ayudará a conservar el valor de la flota. Creación de programas de mantenimiento Para crear un programa de mantenimiento, seleccione el vehículo en el mapa o en el panel de detalles de la derecha. En la sección "Tareas de mantenimiento", haga clic en "Crear". En la nueva ventana, seleccione la pestaña "Mantenimiento" y haga clic en "Nueva". Seleccione un icono, introduzca el nombre y la descripción de la tarea de mantenimiento y después defina la fecha programada para la tarea de mantenimiento. En "Regla de tarea de mantenimiento", defina si la tarea se repetirá o si se trata de una tarea puntual. Si se debe repetir la tarea de mantenimiento, introduzca un intervalo de tiempo o de kilometraje de una tarea a otra. Seleccione si la tarea se repetirá tras un intervalo fijo o una vez que se haya indicado como completada. También puede definir cuándo le gustaría que se le recordase de forma automática en WEBFLEET mediante el icono en color de una herramienta que se muestra en la parte superior derecha del menú principal. Haga clic en "Guardar" para guardar el nuevo programa de mantenimiento. Cree un programa de mantenimiento, defina las fechas de vencimiento y los intervalos, y establezca un recordatorio. Copia de un programa de mantenimiento Una vez creado un programa de mantenimiento para un vehículo, puede copiarlo a más vehículos. Seleccione el programa de mantenimiento que desee copiar de la lista de programas de mantenimiento de su vehículo y haga clic en "Copiar". Seleccione un vehículo de la lista. Puede editar la descripción del programa, así como la fecha y el kilometraje en que se realizará por primera vez el mantenimiento del vehículo seleccionado. Haga clic en "Editar" para editar el programa. Haga clic en "Aplicar" para guardar los cambios para el vehículo en cuestión. Una vez editada la fecha y/o el kilometraje para cada vehículo al que desee copiar el programa, pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione los vehículos correspondientes. También puede seleccionar todos los vehículos de la lista haciendo clic en "Seleccionar todo". Haga clic en "Guardar" para copiar la tarea a los vehículos seleccionados. Copia de tareas de mantenimiento a uno o más vehículos. Mantenimiento del vehículo 22

23 Supervisión de las tareas de mantenimiento Cuando WEBFLEET crea una tarea de mantenimiento, le avisa con el icono amarillo de una herramienta en la parte superior derecha del menú principal. Si una tarea de mantenimiento ha vencido, el icono de la herramienta se muestra en rojo. Para ver la lista de tareas de mantenimiento, haga clic en el icono de la herramienta o en "Más..." en el menú principal y, a continuación, seleccione "Mantenimiento" de la lista. La lista muestra las tareas de mantenimiento abiertas y las completadas por orden de estado y fecha de vencimiento. Puede filtrar la lista por grupos de vehículos, vehículos individuales y tareas de mantenimiento abiertas, vencidas y completadas. El icono de la primera columna le muestra una vista rápida general del estado de sus tareas de mantenimiento. Seleccione una tarea de mantenimiento de la lista para leerla. Si desea informar a un conductor acerca de la tarea de mantenimiento vencida, puede enviar un mensaje al conductor haciendo clic en "Enviar mensaje". Haga clic en "Marcar como leída" para indicar que se ha leído la tarea. Cuando se complete la tarea de mantenimiento, selecciónela de la lista y haga clic en "Completar". Si desea eliminar la tarea de mantenimiento de la lista, haga clic en "Eliminar". Obtenga una vista general de todas las tareas de mantenimiento completadas, informe a sus conductores y procese las tareas. Mantenimiento del vehículo 23

24 Gestión de usuarios en WEBFLEET Gestión de usuarios en WEBFLEET Con la gestión de usuarios de WEBFLEET puede conceder a sus empleados, socios comerciales o clientes acceso a WEBFLEET. En este capítulo obtendrá información acerca de cómo crear usuarios en WEBFLEET con distintos perfiles y asignar permisos que van desde la visualización únicamente hasta la disponibilidad de derechos administrativos completos. Creación de usuarios En WEBFLEET puede crear usuarios en unos pasos sencillos. WEBFLEET ofrece distintos perfiles de usuario predefinidos. Los derechos de perfil van desde derechos de visualización únicamente hasta derechos administrativos, y puede definir un período para limitar el acceso de un usuario al sistema. Para crear un nuevo usuario, haga clic en "Más" en el menú superior, seleccione "Usuarios" en la lista y, a continuación, haga clic en "Nuevo" en el panel de detalles. En la ventana "Nuevo usuario", en la pestaña "Datos de usuario", introduzca el nombre de usuario que se utilizará para iniciar sesión en WEBFLEET, el nombre del usuario y una contraseña. Seleccione una configuración de perfil para ese usuario. En "Interfaz" puede definir si al usuario se le presentará la interfaz de WEBFLEET estándar o solamente el mapa. Para guardar los cambios, haga clic en "Guardar". Cree usuarios como administrador, usuarios estándar o invitados en unos pocos pasos sencillos. Grupos de usuarios Puede gestionar los usuarios en grupos como ayuda para mantener una visión general. Seleccione un usuario en la lista y haga clic en "Editar" en el panel de detalles. En la pestaña "Grupos" puede crear nuevos grupos, editar sus nombres y eliminar grupos existentes. Puede asignar el usuario a uno o varios grupos seleccionándolos en la columna izquierda. Para guardar los cambios, haga clic en "Guardar asignación". Gestione sus usuarios en grupos. Configuración de derechos para informes, pedidos y áreas Puede gestionar los derechos de un usuario en un nivel detallado. Haga clic en "Avanzada" en "Configuración de perfil". En la pestaña "Sistema" puede definir si el usuario puede cambiar la contraseña y acceder y editar la configuración de usuario y de cuenta de WEBFLEET. Puede establecer los derechos del Gestión de usuarios en WEBFLEET 24

25 usuario para la creación y administración de informes, pedidos y áreas, y conceder acceso a WEBFLEET.connect. Gestionar la configuración general y los derechos para trabajar con informes, pedidos y direcciones. Derechos para acceder a vehículos, direcciones y conductores Puede definir los vehículos, las direcciones, los conductores y los grupos a los que tienen acceso los usuarios. Además, puede establecer distintos niveles de permisos para que un usuario acceda a determinados vehículos, direcciones y conductores. En la ventana de gestión de derechos avanzados, seleccione la pestaña "Vehículos". Aquí puede definir el tipo de acceso que tendrá el usuario. Seleccione un nivel de derechos mínimo en la lista de la parte superior que se aplica a todos los vehículos. Puede ampliar los derechos de acceso del usuario a vehículos individuales o a grupos de vehículos añadiendo vehículos o grupos de vehículos a la lista. Haga clic en "Nuevo vehículo" o "Nuevo grupo". Seleccione uno o varios vehículos o grupos en la lista y, a continuación, seleccione "Nivel de derechos" para acceder a estos elementos desde la lista de la parte inferior de la ventana. Haga clic en "Asignar". Use el mismo método para definir los permisos de usuario para las direcciones y los conductores en las pestañas "Direcciones" y "Conductores". Conceder acceso a uno o varios grupos de vehículos, direcciones y conductores. Definir distintos niveles de derechos de acceso. Gestión de usuarios en WEBFLEET 25

26 Informes de gestión Informes de gestión En el presente capítulo se muestra cómo definir los requisitos de su empresa y buscar la información que necesite en cualquier momento con el Dashboard. Aprenda a configurar el Dashboard y los gráficos individuales que muestran el rendimiento de su flota de vehículos conforme a indicadores clave de rendimiento (KPI) en gráficos de tendencia o clasificación. Visualice en el gráfico del Dashboard la tendencia a lo largo del tiempo y la clasificación de vehículos, conductores y grupos del día actual, de la semana o del mes. Aprenda a desglosar la información en detalles e imprimir vistas del Dashboard. Acerca de la vista del Dashboard Puede añadir y quitar gráficos del Dashboard. Configure el Dashboard para mostrar cuatro, seis o nueve gráficos cada vez y disponer así de la máxima visibilidad del rendimiento de la flota usando diferentes indicadores clave de rendimiento. Alterne entre las tres vistas sin quitar los gráficos del Dashboard. Utilice los cuatro botones de la parte superior izquierda del Dashboard para añadir y seleccionar el número de gráficos. Añada gráficos y cambie entre las diferentes vistas que ofrece el Dashboard. Cierre y añada gráficos en el Dashboard fácilmente. Configuración de gráficos Puede configurar cada gráfico para que muestre el rendimiento de la flota usando uno de los numerosos indicadores clave de rendimiento que ofrece el Dashboard. Puede seleccionar entre la vista de clasificación y tendencia para mostrar en cada gráfico. Configure el gráfico para vehículos o grupos de vehículos, o bien para conductores o grupos de conductores. Defina límites máximos y mínimos para resaltar excepciones y haga visibles sus umbrales. En el menú principal, seleccione Dashboard y, a continuación, haga clic en el icono de "llave" de configuración de gráficos situado en la parte superior derecha del gráfico correspondiente para definir la configuración de dicho gráfico. Configure el gráfico del Dashboard para utilizar el indicador clave de rendimiento, el tipo de gráfico, el periodo y la entidad, así como para definir los límites. Desglose de los gráficos Puede desglosar los gráficos para obtener un nivel muy detallado. Haga clic en el icono Mostrar detalles de la parte superior derecha del gráfico para mostrar la vista de Detalles. En el área superior de la vista de Detalles, una tendencia indica el rendimiento a lo largo del tiempo. El área inferior muestra una clasificación según el día, la semana o el mes que haya seleccionado en la línea temporal anterior. Utilice Informes de gestión 26

27 los botones de "Maximizar gráfico" de la parte superior derecha del área inferior o superior para ampliar la vista del área correspondiente de modo que se ajuste totalmente al área de contenido. Vea el gráfico del Dashboard para conocer una tendencia a lo largo del tiempo y la clasificación del día actual, la semana o el mes. Desplazamiento por la línea temporal El Dashboard incorpora una función potente que permite desplazarse por la línea temporal del área superior de la vista de Detalles. Los elementos de fecha situados debajo o encima del gráfico de tendencia son interactivos. Puede hacer clic en los elementos con una flecha para pasar al siguiente nivel de fecha, de día a semana o de mes a año. Utilice las flechas izquierda y derecha de la línea temporal para desplazarse por ella. Cambie la configuración de fecha de la tendencia. Visualización de los detalles WEBFLEET Dashboard proporciona también información detallada de cada gráfico individual. Si selecciona una barra del gráfico de clasificación del área inferior, podrá ver la información completa de la que está compuesta el resultado. Si la información está relacionada con viajes, incluso puede verlos directamente en el Dashboard sobre el mapa. Vea información detallada de cada vehículo o conductor individual. Informes de gestión 27

28 Impresión de vistas de Dashboard Puede imprimir fácilmente vistas del Dashboard en papel o PDF pulsando el botón "Imprimir" de la parte superior derecha de cada vista del Dashboard. Imprima vistas del Dashboard en papel o PDF. Informes de gestión 28

29 Informar del tiempo de trabajo Informar del tiempo de trabajo Los conductores pueden informar de las horas de trabajo tocando la pantalla. De esta forma, WEBFLEET gestiona automáticamente una gran parte de la administración de sus empresas. Nota: Con WEBFLEET puede informar del tiempo de trabajo y utilizar los registros para el mantenimiento del libro de registro. En función de su viaje, puede editar después los datos del viaje. Para obtener más detalles, consulte "Libro de registro". Creación de un conductor Para informar de las horas de un trabajo, primero debe crearse el conductor en WEBFLEET. Sus datos también deben incluir un ID de conductor. Para ello, resalte "Más..." en el menú superior y, a continuación, seleccione "Conductores". A continuación, haga clic en "Nuevo" e introduzca los datos necesarios. Cree un nuevo conductor con todos los detalles, incluido un ID de conductor. Configuración del TomTom PRO El conductor necesita introducir el ID de conductor en el TomTom PRO. Haga clic en "Configurar" en "Contrato/Detalles" en el vehículo correspondiente. A continuación, seleccione "Registro de tiempo de trabajo" en "Función". Para obligar al conductor a introducir su ID al encender el TomTom PRO, seleccione la casilla correspondiente en "Configuración del sistema de navegación". Si desea sugerir una hora de comienzo o inicio del trabajo o descanso, también puede configurarlo aquí. Active el informe de horas de trabajo en el TomTom PRO. Puede hacer que el conductor esté obligado a introducir su ID de conductor al encender el TomTom PRO. Cómo informar a WEBFLEET Cuando el conductor enciende su TomTom PRO, se le pedirá que introduzca su ID de conductor. El conductor puede informar inmediatamente del inicio y el fin de las horas de trabajo o el descanso tocando los botones correspondientes, si así se ha configurado en WEBFLEET. El conductor puede informar de las Informar del tiempo de trabajo 29

30 horas de trabajo posteriormente tocando el botón "Tiempo de trabajo" en el panel de WEBFLEET del TomTom PRO. Informe fácilmente de las horas de trabajo tocando la pantalla del TomTom PRO. Informar del tiempo de trabajo 30

31 Libro de registro Libro de registro Si desea que WEBFLEET administre el kilometraje de sus vehículos con fines fiscales, puede utilizar la función de libro de registro. El conductor indica si realiza un viaje privado o de negocios en el TomTom PRO, pero también puede definirlo usted mismo en WEBFLEET. Selección del modo de libro de registro Para mantener un libro de registro, el conductor debe introducir su ID de conductor en el TomTom PRO. Estos ajustes deben guardarse primero en WEBFLEET y luego enviarse al TomTom PRO. Abra el cuadro de diálogo de configuración para el vehículo correspondiente en "Contrato/Detalles" y, a continuación, seleccione Libro de registro. Active la función de libro de registro para su TomTom PRO. Modo privado o de negocios Para cambiar el modo de viaje en el libro de registro, el conductor debe tocar el botón "Libro de registro" en el panel de WEBFLEET del TomTom PRO. El conductor puede seleccionar aquí si actualmente se encuentra en modo privado o de negocios, o en un desplazamiento. Seleccione fácilmente los modos de viaje pertinentes para su libro de registro. Administración de los registros del libro de registro Con WEBFLEET puede administrar fácilmente sus registros del libro de registro. Estos registros se generan al seleccionar "Informar del tiempo de trabajo". Para editar los datos generados, abra la lista "Detalles" del vehículo, abra la sección "Posición", haga clic en "Viajes" y seleccione la pestaña "Libro de registro". Para Libro de registro 31