Características de una presentación eficaz

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2 INDICE: 2

3 Características de una presentación eficaz Hacer presentaciones en Power Point es para algunos una pesadilla. La realidad es que tanto en el ambiente educativo como laboral, esta herramienta es casi omnipresente y es fundamental saber usarla. Muchos de nosotros hemos tenido la oportunidad de participar en eventos laborales o académicos (congresos, charlas, etc) en los que se ha recurrido al software Power Point para realizar una exposición. La elección es acertada puesto que es una herramienta muy eficaz y utilizada correctamente, posibilita que el interés del público se mantenga. 3

4 Podríamos dividir el proceso de creación de una presentación en 3 fases: Podríamos decir que una presentación no es otra cosa que un evento. Un acto social en el que tú eres el protagonista y cuentas con periodo de tiempo en el que vas a tener a tu público con una actitud positiva para escuchar tu mensaje. Eficaz Por lo tanto es una ocasión única, intentemos no desaprovecharla. PREPARACIÓN 1 Como decía Abraham Lincoln: Dame 6 horas para cortar un árbol y pasaré las primeras 4 afilando el hacha. 2 Comienza sin ordenador, piensa en global, realiza la estructura, visualiza qué quieres que ocurra en tu presentación. 4

5 3 Hay una serie de cuestiones importantes que te tienes que hacer: De cuánto tiempo dispongo? Quedarse corto de tiempo puede parecer poco profesional, excederse en el tiempo puede resultar molesto. Quién es mi público? Un buen porcentaje del éxito depende de esta y de adaptar la presentación a tu audiencia. cuestión Cómo va a ser mi presentación? Saber qué es lo que vas a contar y cómo es fundamental. Si tuvieran que recordar 2 o 3 conceptos, cuáles serían? 4 La regla de Guy Kawasaki. Este gurú del Marketing nos explica que para hacer una presentación exitosa nos debe bastar con 10 Diapositivas, 20 minutos y una tipografía nunca inferior a 30 puntos. 5 Recordamos 10% de lo que leemos, 20% de lo que oímos, 30% de lo que vemos, 50% de lo que vemos y oímos, 70% de lo que decimos y 90% de lo que hacemos. Si queremos ser memorables tu audiencia tiene que entrar en acción. 6. No sólo disponemos de imágenes y texto para hacer nuestra presentación: podemos usar vídeos, gifs, enlaces externos, interactividad en forma de ventanas emergentes, etc. 5

6 7. Información por partes Aunque trates una sola idea por diapositiva, puede que tengas que incluir varios puntos al respecto en formato de viñeta. En ese caso, en lugar de poner todas las viñetas a la vez y perder el control de la mirada de la gente, usa animaciones para que cada viñeta salga en el momento en el que la mencionas. Así, cuando estés hablando de la segunda, no habrá duda de que los ojos de tu público y, por tanto su atención, estará donde tú quieres. 8. Respeta tu tiempo y el de los demás Igual que tú, la gente tiene poco tiempo. No lo malgastes. Por ello, haz que presenciar tus presentaciones valga la pena, usando estas claves de Power Point básico y poniendo el foco de atención sobre ti con una idea por diapositiva, texto grande y distribuyendo la información por partes. Así la atención de público será más eficaz, tus presentaciones más llevaderas y tu autoridad saldrá reforzada. 6

7 DISEÑO Y CONTENIDO 1 Una maqueta de diapositivas muy ordenada nos permitirá que nos comprendan mejor. Una maqueta que se modifica en función del contenido nos dará mayor dinamismo y generará expectativa. 2 Una buena tipografía ayuda a hacer una buena presentación. Una mala elección de fuentes puede destrozarla. No se recomienda ser excesivamente creativos, una fuente elegante, sencilla y legible es sinónimo de éxito. Evitar tipografías manuscritas y tipo script. Y recordar, en caso de duda: Helvética: 3 Una idea por diapositiva, una frase. Evitar cuerpos de texto, párrafos con letra con cuerpo muy pequeño. En este caso tu audiencia leerá en lugar de escuchar. 4 Los fondos de fantasía (degradados, texturas, ) son enemigos de una fácil lectura. Un fondo blanco siempre va a facilitar las cosas. 5 Una buena imagen de fondo para ilustrar una frase es mejor que multitud de imágenes en una diapositiva. 7

8 6 Usar imágenes que muestren ideas, emociones. 7 El ojo humano lo primero que percibe es el movimiento. Darle a tu presentación dinamismo. 8 Regla 5x7x7. No usar títulos de más de 5 palabras. No hacer párrafos de más de 7 líneas de alto. No usar más de 7 palabras de ancho en un párrafo. 9 Las listas numeradas captan la atención más que los puntos. EXPOSICIÓN 1 Tú eres el elemento visual número uno de la presentación. 2 El tono debe ir acorde con el contexto. En un simposio sobre una regulación jurídica concreta puede que se requiera un tono más cercano al usted, más serio y elegante. En un seminario sobre educación y tecnología sería más adecuado recurrir al tuteo y un tono más fresco y cercano. 8

9 3 Si la hacemos sentados debemos intentar no ser monótonos e intentar contrarrestar la pasividad en lenguaje corporal con un discurso interesante cuanto a 4 Si la hacemos de pie, será más dinámica pero tenemos que intentar no marear a nuestra audiencia. Ancla un pie en un sitio y mueve únicamente el otro, nunca des la espalda al público, no leas las diapositivas. Si te pones nervioso y no sabes qué hacer con manos sostén algún elemento como un bolígrafo. las 6 Extras: Recomendaciones generales a la hora de hacer una presentación: a) Llega antes a la sala, con tiempo de solventar cualquier tipo de incidencia. b) Estudia bien quién va a ser tu público objetivo. c) Ensaya tu presentación. Aquí recae parte de tu éxito. d) Revisa qué presentaciones, estudios, publicaciones se han realizado de tu temática. No olvides video tutoriales en Youtube. Fíjate siempre en los mejores. e) Si te encuentras nervioso focaliza tu atención en personas asertivas, reconocerás rápidamente quiénes son, te transmitirán confianza y seguridad. 9

10 f) El comienzo y el final son fundamentales. Un gran comienzo atrae la atención, un gran final hace mejor al resto de la presentación. g) No olvides presentarte, habla brevemente de ti. h) Al despedirte deja algún modo de contactar contigo. i) Da las gracias. j) Disfruta tu exposición y hazlo Genial! 10