TERMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN A COTIZAR LA PROPUESTA PARA LA PLANEACION, DISEÑO, Y REALIZACION DE UNA FERIA TIC EN LA CIUDAD DE TUNJA

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1 TERMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN A COTIZAR LA PROPUESTA PARA LA PLANEACION, DISEÑO, Y REALIZACION DE UNA FERIA TIC EN LA CIUDAD DE TUNJA La Cámara de Comercio de Tunja, extiende la siguiente invitación la cual no da lugar a licitación ni a concurso alguno. Se trata de una solicitud de Cotización que será analizada interiormente por La Cámara de Comercio de Tunja en desarrollo de su régimen propio de contratación de acuerdo con las condiciones generales establecidas en los Acuerdos 008 del 2011 y 013 del La presente comunicación no es contentiva de una oferta comercial de contrato, sólo pretende invitar para que se efectúe una propuesta que podrá ser aceptada o rechazada por la CCT. En virtud de lo anterior, la CCT se reserva el derecho de celebrar o no el contrato respectivo, de contratar total o parcialmente los productos o servicios ofrecidos en su propuesta, de celebrarlo con otras personas y de invitar a los distintos oferentes a renegociar el contenido de su oferta. La Cámara de Comercio de Tunja (CCT) está interesada en invitar para que presenten propuestas en las que se definan las condiciones bajo las cuales estarían dispuestos los siguientes servicios: OBJETIVO: La Cámara de Comercio de Tunja, está interesada en contratar para la planeación, diseño y realización de una feria TIC, acompañada de una completa y excelente agenda académica, muestra comercial del sector TIC, Zona de experiencia y talleres relacionados así: 1. REQUISITOS TÉCNICOS (HABILITANTE) Desarrollar una feria TIC que cuente con registro de marca. La feria debe además contar con agenda académica, integrada por conferencistas de alto perfil, con alto cargos como CEO, Representante Legal,, Presidente y/o Propietario, los cuales deben cumplir con los siguientes requisitos: Tener como mínimo ocho (08) años en cargos directivos, perfil académico: MBA, maestrías ó Doctorados. Mínimo un conferencista con perfil internacional con experiencia laboral demostrada de 5 años en cargos directivos en empresas internacionales. Para una conferencia principal diaria La feria debe tener tres (03) días de duración así: Jueves 23, Viernes 24 y Sábado 25 de Noviembre de 2017, con dos días de montaje y desmontaje (Miércoles 22 domingo 26 de Noviembre) en la ciudad de Tunja, Boyacá con los siguientes componentes: - Muestra comercial - Agenda académica - Zona de experiencia - Talleres especializados

2 1.2. Disponer de 10 stand de 2m x 2m para empresas de base tecnológicas convocadas por la Gobernación de Boyacá quienes además tendrán prioridad en la participación en talleres especializados La Muestra Comercial: Debe contener los siguientes requisitos: - Cincuenta y Cinco (55) stand que incluye un (01) counter, una (01) silla, y dos (02) toma corriente de los cuales: o 10stand de 2 x 2 que se entregarán sin costo a las empresas convocadas por la gobernación de Boyacá. Los cuales estarán identificados con el backing de la Gobernación de Boyacá. o 45 stands de 3m x 2m que serán comercializados por el operador de la feria. - El oferente debe garantizar la comercialización para la venta de los stand restantes y una ocupación mínima del 80% de los espacios disponibles. Con los recursos obtenidos por la venta de los stand se debe garantizar: o Zona de experiencias: Debe incluir como mínimo un lugar acorde donde los asistentes puedan vivir y conocer nuevas tecnologías, relacionadas con el sector de animación, programación e interactividad de forma permanente. Tales como: carrera de drones, carros y/o globos; simuladores, realidad virtual y/o realidad aumentada. o Publicidad: Pendón en gran formato de 20 m x 5 m para ser ubicado en el edificio de la lotería de Boyacá. 2 pautas de cuarto de página adicionales en el periódico de más circulación del Departamento La Agenda Académica: Debe contener tres (03) días con temáticas como: robótica, marketing digital, animación 3D y 2D, comercio electrónico, mercadeo digital, CRM y ERP. Como mínimo un tema por día el cual debe tener una duración mínima de una hora y treinta minutos (01H:30 Min) Para la selección de conferencistas se tendrán en cuenta los siguientes criterios así: Educación y formación del conferencista: - 5 Puntos: Maestría o más de una especialización - 3 Puntos: Una especialización. - 1 Punto: Con pregrado Experiencia como capacitador: - 5 Puntos: Más de dos años - 3 Puntos: Dos años - 1 Punto: Un año Experiencia profesional en el área a capacitar

3 - 5 Puntos: Más de 5 años - 3 Puntos: Entre 3 y 5 años - 1 Punto: Menos de 3 años Para que un conferencista sea seleccionado debe obtener como mínimo 11 puntos Foros enfocados en temas tecnológicos e Innovación: conferencias en temas de uso y apropiación de las TIC Ofertas Académicas en carreras TIC y su importancia en el ámbito regional y nacional. Los foros se realizarán durante dos (02) días de la feria en un horario de 8am a 12 m. Las temáticas específicas deberán ser aprobadas de manera previa por un comité técnico entre la Cámara de Comercio de Tunja y la Gobernación de Boyacá. Para un público de hasta 60 personas Talleres Especializados: Tres (03) talleres especializados con una duración de una hora y treinta minutos (1H: 30min), para un público de treinta (30) personas sobre robótica, marketing digital, animación 3D y 2D, comercio electrónico, mercadeo digital, CRM y ERP. Los talleres deberán desarrollarse uno por día 1.8. Curso teórico práctico de Animación digital nivel medio con una duración de 100 horas presénciales, el cual deberá empezar a desarrollarse desde antes del inicio de la feria y hasta que se cumplan la carga horaria específica, enfocado en la creación de contenido Audiovisual (métodos de animación Planificación poses análisis de movimiento y principios aplicados). El cual s realizará en el Vivelab Boyacá. En este componente se deben entregar: temática del curso (memorias), informe de resultados de inscritos, participantes y graduados (base de datos), certificación a los graduados, y productos desarrollados en el curso y publicación de los mismos, registro fotográfico de alta calidad El evento debe contar con un plan de medios que incluya: Treinta (30) cuñas radiales distribuidas así: 10 cuñas en positiva fm, 10 cuñas en emisoras regionales de Caracol y 10 cuñas en emisoras regionales de RCN. Pauta en periódicos: Una publicación en media página en el periódico regional de convocatoria al evento. Redes sociales: Diseño de la imagen y video de invitación a la feria, con mínimo veinte (20) pautas, y para un total de mínimo veinte mil (20.000) visualizaciones y/o reproducciones de video. Creación y diseño de la imagen publicitaria del evento y demás piezas publicitarias necesarias Ocho (08) pendones con soporte tipo roll-upde 2m x 1m a full color. Una (01) Pancarta tipo valla Publicitaria de 8m x 3m a full color

4 Tres mil (3000) Folletos tamaño carta en propalcote de 160 gramos a full color, el cual debe contener información de la feria, plano de ubicación, agenda académica, y todas las actividades que se desarrollarán durante el evento. Veinte (20) recordatorios para los Expositores e invitados especiales, las cuales deben ser anchetas con productos típicos boyacenses, como por ejemplo: Productos agroindustriales acompañados de artesanías principalmente. Quinientas (500) invitaciones a operadores, alcaldes, empresarios, instituciones académicas, y población en general, debe incluir diseño y entrega física El oferente debe realizar y encargarse de toda la convocatoria y la logística completa del evento: asistentes, expositores y conferencistas El oferente debe presentar planimetría del lugar y un render en 3D de como se verá el evento El evento debe contar con un streaming para la agenda académica que atienda hasta conexiones en simultánea. La transmisión del evento en redes sociales y en plataformas web del evento y cada una de las actividades, y registro fotográfico de alta calidad en imagen, enfoque y resolución El oferente debe encargarse de toda la logística necesaria durante los días del evento así como el montaje y desmontaje del mismo, como mínimo debe contar con veinte(20) personas entre registro, acomodadores, informadores, coordinadores y personal de montaje y desmontaje,. El proponente debe garantizar el recurso humano necesario para cubrir el evento el cual debe estar perfectamente uniformado e identificado, además de: o Disposición del escenario y demás espacios para el desarrollo del encuentro TIC o Alistamiento de auditorios y gran salón para la feria. o Prueba de Sonido y Video o Organización de la locación de los conferencistas y la silletería del público Como parte de los entregables el oferente hará entrega de un video profesional en alta resolución del evento que incluya entrevistas a expositores y visitantes, memorias de la agenda académica y demás Al final de la realización de la feria, el oferente deberá presentar un completo informe ejecutivo en medio físico y digital con todos los detalles del evento, registro fotográfico con mínimo 100 fotos con excelente calidad en enfoque y resolución La feria deberá realizarse en un recinto acorde a la magnitud del evento, por lo cual es necesario que el lugar cuente como mínimo con un área de exposición de 500m 2, con mínimo tres (03) salones de exposición para el desarrollo de la agenda académica y los talleres especializados en el mismo lugar, un parqueadero de mínimo cien (100) vehículos, áreas comunes, zona de registro, servicio sanitario, lo anterior en la ciudad de Tunja. La separación

5 del lugar, al igual que los costos que éste genere harán parte de las responsabilidades del contratista El oferente deberá exonerar a la Cámara de Comercio de Tunja y a la Gobernación de Boyacá, de cualquier tipo de responsabilidad frente a cualquier reclamación por parte de los expositores, participantes o empresas que hayan prestado sus servicios para el desarrollo de la feria Los gastos logísticos, transportes, alimentación, hospedaje y cualquier otro costo o gasto que se genere por la operación de la feria, deberá ser asumidos en su totalidad por el contratista, sin dar lugar a reclamación alguna PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Desde la suscripción del contrato hasta el 15 de diciembre de FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La oferta se deberá presentar en recepción de la Cámara de Comercio de Tunja, en la calle 21 Nro10-52, hasta el día 06 de Septiembre de 2017 a las 03:00 p.m, en una (1) copia original en sobre cerrado y debidamente foliado, indicando el nombre, dirección y teléfono del oferente y el objeto de la invitación TIPO DE CONTRATO El objeto será contratado por la modalidad de prestación de servicios FORMA DE PAGO FORMA DE PAGO La Cámara de Comercio de Tunja realizará el pago de la presente contratación: a) PRIMER PAGO: El 30% del valor del contrato a la entrega del informe por parte del contratista y a la aprobación por parte del supervisor y de un comité compuesto por la Cámara de Comercio de Tunja y la Gobernación de Boyacá, en el cual se evidencie un avance también del 30 % en los Requisitos técnicos (todos y cada uno de los entregables contarán con el mismo valor porcentual), lo anterior es requisito necesario para realizar el correspondiente desembolso siempre y cuando se cuente con los recursos girados en la cuenta respectiva del convenio por parte de la Gobernación de Boyacá. b) SEGUNDO PAGO: El 30% del valor del contrato a la entrega del informe por parte del contratista y a la aprobación por parte del supervisor y de un comité compuesto por la Cámara de Comercio de Tunja y la Gobernación de Boyacá, en el cual se evidencie un avance del 60 % en los Requisitos técnicos (todos y cada uno de los entregables contarán con el mismo valor porcentual), lo anterior es requisito necesario para realizar el correspondiente desembolso siempre y cuando se cuente con los recursos girados en la cuenta respectiva del convenio por parte de la Gobernación de Boyacá.

6 c) TERCER PAGO: El 40% del valor del contrato a la suscripción del acta de liquidación del contrato en el cual se evidencie el cumplimiento del 100% de los Requisitos técnicos (todos y cada uno de los entregables contarán con el mismo valor porcentual), lo anterior es requisito necesario para realizar el correspondiente desembolso siempre y cuando se cuente con los recursos girados en la cuenta respectiva del convenio por parte de la Gobernación de Boyacá IMPUESTOS Y GASTOS DE LEGALIZACION Los impuestos y gastos de legalización del contrato serán pagados por cuenta del contratista GARANTÍAS En caso de ser seleccionado, el contratista o empresa contratista deberá presentar las pólizas solicitadas a favor de la Cámara de Comercio de Tunja, a su costo, en una compañía de seguros legalmente constituida y reconocida. POLIZA DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES. POLIZA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Su cuantía no será inferior al 20% del contrato y su vigencia será igual a la del plazo total del contrato más seis (6) meses. DE CALIDAD DEL SERVICIO: Su cuantía no podrá ser inferior al 20% del contrato y su vigencia será igual a la del contrato y un (01) año más contados a partir del recibo o aceptación final. DE PAGO DE SALARIOS OBLIGACIONES LABORALES PARAFISCALES, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Su cuantía no podrá ser inferior al 10% del valor del contrato y su vigencia será igual a la del plazo del contrato y tres (03) años más. DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Su cuantía no podrá ser inferior al 10% del contrato y su vigencia será de, siquiera el plazo del contrato y seis (06) meses más. 2. CALIDADES EXIGIDAS A LOS OFERENTES Personas Jurídicas inscritas en el registro mercantil y cuyo objeto social sea afín con los servicios requeridos, con experiencia en Servicio de mínimo cinco (5) años contados a partir de la fecha de registro en alquiler, Montaje, Acompañamiento Técnico y Operativo de la parte logística de ferias. El oferente deberá tener registro de marcas propias para la realización de ferias de mediano formato. 2.1 DOCUMENTO DE PRESENTACION PARA TODOS LOS OFERENTES (Habilitante).

7 El representante legal deberá presentar la propuesta de acuerdo con lo establecido en esta invitación, debidamente firmada. Registro Único Tributario. (RUT) Fotocopia de la cédula del representante legal. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, renovado a 2017, con fecha de expedición no mayor a treinta días calendario, anteriores a la fecha de cierre de esta invitación. Póliza de seriedad de la oferta, no inferior al 10% del valor de la propuesta Copia de por lo menos 3 contratos, ordenes de servicios similares recientes en tiempo y en cuantía con sus respectivas evaluaciones. Nota: El oferente que no adjunte a la propuesta los documentos habilitantes solicitados por la entidad, no será tenido en cuenta LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO En la ciudad de Tunja (Boyacá). 2.3 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá presentarse dentro de la fecha y hora señalada en la presente invitación y con los documentos solicitados en el numeral 2.1, las propuestas presentadas por fuera de la fecha y hora señalada, no serán tenidas en cuenta, así como aquellas presentadas de manera incompleta. La propuesta deberá presentarse en original debidamente foliada y en sobre cerrado. La falta de uno de los documentos solicitados o el incumplimiento con las características técnicas descritas, será causal de rechazo de la oferta. 3. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto asignado para esta contratación es de Ciento Setenta Millones de Pesos M/L. ($ ) IVA y demás impuestos incluidos, las propuesta presentadas deberán ser iguales o inferiores a éste 4. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 4.1. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN Las propuestas serán calificadas teniendo en cuenta los factores que se enuncian a continuación:

8 FACTOR A EVALUAR PUNTAJE * FACTOR EXPERIENCIA 30 *CAPITAL HUMANO 20 * ECONÓMICO 20 * CONTRATOS EJECUTADOS 20 * VALOR AGREGADO 10 TOTAL 100 a. EXPERIENCIA La oferta que acredite el mayor número de años de experiencia certificada con el objeto del contrato, obtendrá 30 Puntos, el segundo mayor número de contratos 10 puntos menos y así sucesivamente b. CAPITAL HUMANO La oferta que presente y acredite la contratación de capital humano para la agenda académica con mejor perfil en cuanto a su formación académica, experiencia en cargos directivos, perfil internacional y reconocimiento mediático, se le asignará un puntaje de 20 puntos. El puntaje para el segundo equipo de trabajo 5 puntos menos y así sucesivamente. c. ECONÓMICO La oferta que presente el menor valor total, por todo concepto incluido IVA y demás impuestos, se le asignará un puntaje de 20 Puntos. El puntaje para el segundo mejor precio 10 puntos menos y así sucesivamente. d. CONTRATOS EJECUTADOS La oferta que presente el monto de contratos ejecutados mas alto en los ultimos 3 años (Minimo 100 millones cada uno), se le asignará un puntaje de 20 puntos. El puntaje para el segundo mejor precio 10 puntos menos y así sucesivamente. e. VALOR AGREGADO La oferta que presente como mínimo dos (02) valores agregados que mejoren o complementen el objeto a contratar y que brinden un mejor formato de feria, priorizando la zona de experiencias y la agenda académica, se le asignará un puntaje de 10 puntos. El puntaje para el segundo equipo de trabajo 5 puntos menos y así sucesivamente. EMPATE DE OFERTAS

9 + En caso de presentarse empate, se seleccionará al oferente con mayor factor económico y capital humano. + Si a pesar de lo anterior persiste el empate, se preferirá la Oferta presentada por el oferente más antiguo registrado en la Cámara de Comercio. 5. ADJUDICACIÓN El contrato será adjudicado al proponente que haya cumplido con todos los requisitos habilitantes y que obtenga el mayor puntaje conforme a los criterios definidos anteriormente. JULIÁN ANDRÉS GALVIS PABÓN Presidente Ejecutivo Cámara de Comercio de Tunja Calle 21 No Teléfono: Proyectó y Revisó: Mateo López Betancourt / Director Gestión Empresarial e Innovación Revisó. Sofia Urian Montañez / Profesional Administrativa y de Contratación ( E ) Revisó: Hipólito Castañeda Mora / Director Administrativo y Financiero Revisó: Wilmar Fernando López Galindo / Director Jurídico y de los Registros Públicos