ANÁLISIS DE LA CONVENCIÓN SUPRIMIENDO LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS (APOSTILLA) Í N D I C E

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1 ANÁLISIS DE LA CONVENCIÓN SUPRIMIENDO LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS I. INTRODUCCIÓN (APOSTILLA) Í N D I C E II. SITUACIÓN JURÍDICA III. LEYES NACIONALES AFINES IV. IMPACTO ECONÓMICO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES VI. Fuentes informativas ANEXOS a. Instrumentos jurídicos internacionales firmados por el Estado nicaragüense afines a la Convención de Apostilla b. Formato Apostilla en Nicaragua c. Comentario sobre la Convención de Apostilla Managua, abril de 2016 Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 1

2 I. INTRODUCCIÓN La Convención de La Haya sobre Apostilla es un instrumento jurídico entre varios países, que permite reconocer la autenticidad de cualquier documento que porte un sello especial (apostilla) para su uso fuera del país. Su principal objetivo es suprimir las exigencias de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, agilizando de esta manera la cadena de autenticaciones y reducción de cobros por cada gestión que se realiza en la legalización de documentos públicos en países extranjeros, que son parte de la presente Convención. La adhesión a la misma es un enorme avance en la gestión de documentación, ya que también ha comprobado su gran utilidad para los estados que no exigen que los documentos públicos extranjeros sean legalizados o que no conocen el concepto de legalización dentro de su derecho interno. En efecto, los ciudadanos de estos países aprovechan los beneficios de la Convención toda vez que intentan presentar un documento público nacional en otro estado, que a su vez les exige la autenticación del documento en cuestión. El trámite consiste en colocar sobre el documento un apostillado o anotación que certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en un país e invocados en otro. Así, se reconoce la eficacia jurídica de los documentos entre países miembros, sin necesidad de la mencionada legalización consular. Que es la Apostilla y su aplicación.- Apostilla es un término francés que significa certificar, autenticar o completar. Tiene por objeto simplificar la legalización de documentos para verificar su autenticidad, con el fin de que tengan validez a nivel internacional, haciendo innecesaria la legalización consular o diplomática u otro tipo de certificación adicional. Un dato importante que no debe pasar por desapercibido y es que antiguamente en cualquier país del mundo, solamente un funcionario Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 2

3 consular adscrito ante el país donde se emite el documento podía certificar su legalidad y validez, ahora bien, en caso que el Estado receptor final del documento haya firmado o adherido a la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, operará el sistema especial previsto por aquella, de lo contrario intervendrá la entidad de seguimiento al instrumento. En la práctica esta Convención es aplicada en la mayoría de los casos para las actas de nacimientos, matrimonios, defunciones y constancias, sentencias y otros documentos judiciales, actos notariales como Fe de vida, Poderes Generales, Especiales, etc., títulos y diplomas emitidos por instituciones públicas. II. SITUACIÓN JURÍDICA La Convención de La Haya, Países Bajos sobre la Apostilla, fue suscrita en la XII Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, del 5 de octubre de Mejor conocida como la Convención de la Apostilla y entró en vigor el 24 de enero de Actualmente son 107 países miembros. Nicaragua se adhirió a la Apostilla mediante el Decreto Ejecutivo No del 17 de abril de 2012, publicado en La Gaceta Diario Oficial No. 85 del 9 de mayo del mismo año, el cual fue aprobado posteriormente por la Asamblea Nacional por Decreto No del 6 de julio del Publicado en La Gaceta No. 135 del 18 de julio de De acuerdo con el Art. 2 del Decreto antes mencionado, se expide el correspondiente instrumento de Adhesión para su depósito ante el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos, de conformidad a lo dispuesto en el artículo doce de la Convención. Dicho instrumento está en vigencia para Nicaragua. De conformidad con las consultas que realizó la Comisión de Asuntos Exteriores en el año 2012 al Ministerio de Relación Exteriores, este es la autoridad designada para expedir la Apostilla, por medio de su Dirección Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 3

4 General Consular y lleva un registro o fichero en el que quedan anotadas las apostillas expedidas. III.LEYES NACIONALES AFINES Ley de Firma Electrónica, Ley No Publicada en La Gaceta Diario Oficial No. 165 del 30 de agosto de 2010 Esta Ley en su artículo No. 1 tiene por objeto otorgar y reconocer eficacia y valor jurídico a la firma electrónica y a los certificados digitales y a toda información inteligible en formatos, independiente de su soporte, material atribuible a personas naturales, jurídicas, públicas o privadas, así como regular todo lo relativo a los proveedores de servicio de certificación. Ley No. 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo. Publicada en La Gaceta Diario Oficial No. 35 del 22 de febrero de Nicaragua ha establecido una serie de requisitos para la legalización, tanto de documentos emitidos en el extranjero, como los del propio país. Es el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREX) el facultado para estas diligencias, según el artículo 19 de la Ley No. 290, ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo que establece las funciones que dicho Ministerio ejecuta en el ejercicio del mismo. La política migratoria del Estado regulará los flujos migratorios que favorezcan el desarrollo social, político, económico y demográfico de Nicaragua, en concordancia con la seguridad pública y velando por el respeto de los derechos humanos. Código Procesal Civil de la República de Nicaragua. Ley No. 902, Aprobada el 4 de junio de Publicada en la Gaceta No.191 del 9 de octubre de Artículo 272 Documentos públicos extranjeros A efectos procesales, se considerarán documentos públicos, los documentos extranjeros a los que en virtud de tratados o convenios Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 4

5 internacionales o de leyes especiales, haya de atribuírseles la fuerza probatoria prevista en este Código. Cuando no sea aplicable ningún tratado o convenio internacional, ni otra ley, se considerarán documentos públicos confeccionados en el extranjero, los que reúnan los siguientes requisitos: 1) Que en el otorgamiento o confección del documento, se hayan observado los requisitos que se exijan en el país donde se hayan otorgado, para que el documento haga prueba en el proceso; y 2) Que de ser posible, el documento contenga la legalización de firma por la funcionaria o el funcionario consular del gobierno de Nicaragua, en el documento original o en hoja anexa; en su defecto por la funcionaria o funcionario competente del gobierno extranjero de donde emanan dichos documentos, siempre que certifique o autentique la firma de la persona que lo autorizó. Ésta deberá ser certificada o autenticada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Nicaragua. Cuando los documentos extranjeros incorporen declaraciones de voluntad, la existencia de éstas se tendrá por probada, pero su eficacia será la que determinen las normas jurídicas nacionales y extranjeras aplicables en materia de capacidad, objeto y forma de los negocios jurídicos. Artículo 287 Forma de presentación de documentos públicos extranjeros Los instrumentos públicos otorgados fuera de Nicaragua deberán presentarse debidamente legalizados, y se entenderá que lo están cuando en ellos conste el carácter público y la verdad de las firmas de las personas que los hayan autorizado, certificadas ambas circunstancias por funcionarias o funcionarios que según las leyes o la práctica de cada país, deban acreditarlas. La autenticidad de las firmas y el carácter de estos funcionarias o funcionarios, se comprobará en Nicaragua por alguno de los medios siguientes: 1)El atestado de un agente diplomático o consular nicaragüense, acreditado en el país de donde el instrumento procede, y cuya firma se compruebe con el respectivo certificado del Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Nicaragua; 2) El atestado de un agente diplomático o consular de una nación amiga acreditado en el mismo país, a falta de funcionaria o funcionario Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 5

6 nicaragüense, certificándose en este caso la firma por conducto del Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Nicaragua; 3) El atestado del agente diplomático acreditado en Nicaragua por el gobierno del país en donde se otorgó el instrumento, certificándose su firma por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Nicaragua; y 4) La legalización de conformidad con los instrumentos internacionales debidamente aprobados y ratificados por el Estado de Nicaragua. Convención de la Apostilla Vinculación El ordenamiento jurídico de la República de Nicaragua se vincula directamente en los casos de los artículos del 1 al 10 de dicha Convención, en tanto el Código Civil y Código de Procedimiento Civil de la República de Nicaragua establecen el tipo y los documentos que deberán ser certificados, los requisitos que deben cumplirse para personas naturales que viajen al exterior. Las diligencias que harán el Ministerio de Relaciones Exteriores en el marco de sus funciones, la Dirección General de Migración y Extranjería. IV. IMPACTO ECONÓMICO El impacto económico y funcional que refleja los costos y la logística que implica poner en práctica la Convención es que las tasas por el servicio de apostillado contribuye con la recaudación y de igual forma mantener los costos del sistema de apostillado. El valor actual es de U$20.00 (veinte dólares). La puesta en práctica de esta Convención no contempla inversión por parte del Gobierno de Nicaragua y no crea compromisos económicos y financieros, más bien genera ingresos como resultado de la operación del pago de la tasa correspondiente por los trámites que se realicen por parte Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 6

7 de los interesados, todo lo cual redunda en beneficio del pueblo nicaragüense, mediante la tasa arancelaria. Las estadísticas presentadas por la Dirección General Consular del Ministerio de Relaciones (DGC) Exteriores reflejan el Impacto Económico que dicha adhesión implica tanto para los connacionales como para los ciudadanos residiendo en el exterior, mediante un procedimiento ágil, seguro y jurídicamente eficaz para la circulación de documentos públicos emitidos en un Estado y que deban surtir efecto tanto al exterior como al interior. Estadística No. 1 Tasa Porcentaje establecida por su naturaleza según demanda naturaleza del documento apostillado Actos referentes al estado civil de las personas 30.91% $20.00 Actos notariales 25% $40.00 Estudios en todas sus modalidades 18% $10.00 Actos comerciales 15% $75.00 Certificaciones emitidas por autoridades diversas Certificaciones fitosanitarias y zoosanitarias Actos de embarcación y navegación marítima 8% $ % $ ,091% $30.00 La Ley de Tasas por Servicios Consulares, Ley No. 710, establece las tasas a erogarse según tipo de documento a legalizar, los cuales se reflejan en la tabla anterior; indicando además la distribución porcentual de acuerdo a Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 7

8 la frecuencia con que se presentan cada uno de estos documentos. Asimismo, la Dirección General Consular ejecuta un promedio diario de 430 trámites de legalización; el 70% (301 trámites) corresponden a documentos. Los tipos de trámites pertinentes a documentos se realizan en Nicaragua tanto a nivel nacional como internacional, así como las legalizaciones referidas al Estado Civil de las Personas, actos naturales, estudios en todas sus modalidades, actos comerciales, certificaciones emitidas por autoridades diversas, certificaciones fitosanitarias, y zoosanitarias, tienen efecto legal en otro Estado, por consiguiente, el 30% (129 trámites) corresponden a documentos provenientes del exterior y que han sido legalizados por las Representaciones Consulares para que surtan efecto en Nicaragua. En otro orden, el costo de legalización en Cancillería es de C$ (quince córdobas netos), lo que significa que al legalizar un total de 430 trámites diarios, se obtiene un importe aproximado de C$ 6, (Seis mil cuatrocientos cincuenta córdobas netos) equivalentes a U$ (Doscientos ochenta y seis dólares con sesenta y siete centavos). Con el sistema de Apostillado, el estado nicaragüense deja de percibir el ingreso correspondiente a los 129 trámites que diariamente se legalizan en la Dirección General Consular provenientes del exterior, es decir C$1,935 (Un mil novecientos treinta y cinco córdobas) equivalentes a U$ (Ochenta y seis dólares netos) por día, según se indica en la tabla siguiente: Trámites de Legalización según procedencia, cantidad, e importe Cantidad de trámites promedio por día: 430 Tipo de trámite Emitidos en el territorio nacional Porcentaje aplicado Cantidad de trámites por día Importe en c$ Importe en U$ 70% 301 c$ 4, u$ Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 8

9 Provenientes del exterior 30% 129 c$ 1, u$ Total 100% 430 C$ 6, Tasa Fija C$22.50 al 11/05/11 A efecto de calcular los montos, se aplican los indicadores de la Tabla 1 en cuanto al porcentaje según tipo de documento y tasa establecida en relación a los 24,401 trámites de legalización ejecutados en el 2010 por nuestras Representaciones Consulares. Esto implica un importe de U$ 775, (setecientos setenta y cinco mil seiscientos diez dólares con diecinueve centavos). Tabla N 3: recaudación anual trámites de legalización Comportamiento de trámites de legalización en los consulados de Nicaragua TOTAL DE LEGALIZACIONES AÑO 2010 CANTIDAD CLASIFICACIÓN DE TRAMITES Actos referentes al estado civil de las personas 24,401 CANTIDAD DE TRAMITES COSTO 7, u$ Actos notariales 6, u$ Estudios en todas sus modalidades , u$ Actos comerciales 3, u$ Certificaciones emitidas por autoridades diversas Certificaciones fitosanitarias y zoosanitarias , u$ u$ IMPORTE u$ 150, u$ 244, u$ 43, u$ 274, u$ 39, u$ 21, Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 9

10 OTROS (BUQUES) U$ u$ 1, TOTAL 24, U$ 775, Al adoptarse la Convención los trámites emitidos en el territorio nacional, son apostillados, por lo que fue necesario que el gobierno fijara una tasa para la apostilla valorada en U$ (veinticinco dólares), con base a la tasa fijada en países que son signatarios de dicha Convención. Bajo esta premisa El Estado de Nicaragua dejaría de percibir la cantidad de U$ (doscientos dólares con sesenta y siete centavos) en concepto de legalizaciones diarias. No obstante, con la implementación de apostillado estos montos se incrementarían en U$ 7, dólares, para una recaudación diaria de US$7,525. A continuación, ilustración que detalla de forma precisa este comportamiento. Tabla N 4: Implantación del sistema de Apostillado Proyección anual implementando la Apostilla a los trámites emitidos en Nicaragua (DGC) Trámite día por Trámite por semana Trámite por mes Trámite por año Importe anual en U$ 301 1,505 6,622 79,464 U$ 1,986, Precio promedio U$ de las Apostilla Cabe mencionar que la legalización de documentos en el año 2009 fue de 13,607 y para el año 2010 un total de 24,401, experimentando un aumento significativo de 10,794 documentos, lo que representa el % de crecimiento anual; demostrando de esta manera que el comportamiento Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 10

11 en el área de legalización, evidenciando una tendencia ascendente en la demanda. Lo anterior implica que una vez implantado el sistema de apostillado el comportamiento difícilmente cambiará, ya que con este procedimiento podemos identificar una serie de ventajas considerables tanto en costos incurridos como en tiempo invertido para hacer efectivo el tráfico jurídico de los documentos públicos. * Si el valor de la Apostilla en Nicaragua es de $25, el usuario se ahorrará la diferencia entre el costo de legalización de la Representación acreditada en Nicaragua y el valor de la Apostilla, así como los aranceles que pagará en el Ministerio de Relaciones Exteriores del país de destino. ** En caso de no existir Representación Diplomática y/o Consular de un país en Nicaragua, el usuario deberá incurrir en gastos de envío para realizar una triangulación de documentos. Costo promedio de envió a Centroamérica: $50, Estados Unidos: $75, Sudamérica y El Caribe: $95, Europa: $150, Asia y África: $155 VENTAJAS - Permite la eliminación de la cadena de autenticaciones de documentos emitidos en el extranjero que surtirán efecto en Nicaragua y viceversa facilitando la inversión, el comercio y simplificación de trámites para la ciudadanía en general. - Facilita e incentiva la inversión extranjera al eliminar o hacer más fluidos los procesos burocráticos en transacciones comerciales, así como en las operaciones de importación y exportación. - Solventa el problema de la falta de Representaciones Consulares en el Exterior, ya que Nicaragua solo cuenta con países forman parte del Convenio y Nicaragua actualmente tiene representación diplomática y/o consular en 27 de ellos. - Se evitaría el procedimiento de Triangulación de documentos (lo que se da cuando no existe representación diplomática o consular de un país en Nicaragua o viceversa, ya que el documento debe ser enviado a un tercer Estado donde si exista representación de ambos países). - Mayores ingresos en concepto de Apostilla para los documentos que tendrán efecto legal fuera de Nicaragua. - Favorece a la población migrante nicaragüense ya que existe una alta Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 11

12 concentración de éstos en Estados Unidos, Costa Rica, España, El Salvador y Panamá, países firmantes del Convenio. - En el exterior se capitalizaría el recurso humano dedicado actualmente a atender la legalización de documentos, al reorientarlo hacia el fortalecimiento en otras actividades propias del quehacer consular. - No es excluyente del proceso de legalización aplicado actualmente. DESVENTAJAS - Dependiendo del país de origen, la seguridad sobre el documento emitido es relativa. V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones y recomendaciones Como se ha podido observar, en materia de aprobación de instrumentos tanto nacionales como internacionales en el área migratoria, Nicaragua ha logrado avances significativos, ya que la implantación del Sistema de apostilla se suma al fortalecimiento de la protección de los ciudadanos que deben viajar o se encuentran residiendo en el extranjero, dando un enfoque más seguro a los derechos de la población nicaragüense para la generación de información y datos estadísticos sobre el perfil de la población migrante en el exterior. Resultará útil para facilitar los procesos de regularización e integración en los países de destino donde está vigente este convenio, especialmente en Costa Rica, España, Honduras, El Salvador y Panamá. Esta definición se inspira en los principios promovidos por el Gobierno de Unidad y Reconciliación Nacional (GRUN), cuyos programas y políticas se basan en los instrumentos de derechos humanos y promueven un modelo de desarrollo, cuyo fin último es la restitución de los derechos. En este sentido, el Gobierno muestra una posición política favorable, como país de destino, a la inmigración que promueva el desarrollo social del país, llevando a cabo por tanto una labor de modernización de la gestión Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 12

13 migratoria y de la seguridad de las fronteras, como una medida para atraer la inversión e ingresos por turismo al país. Sin embargo, estos esfuerzos no han sido suficientes para dar respuesta a las demandas de la población nacional en el exterior, especialmente en lo que se refiere a la tramitación de documentos del país de origen y al acompañamiento en los procesos de regularización migratoria de manera más integral y humana, por lo demás se observó se han fortalecido los espacios de coordinación interinstitucional, particularmente entre el Ministerio de Gobernación-Dirección General de Migración y Extranjería, el Ministerio de Relaciones Exteriores-Dirección General Consular y el Ministerio del Trabajo. Recomendaciones: El trabajo en conjunto con las organizaciones de la sociedad civil y los funcionarios estatales es clave en toda esta dinámica de mejorar las políticas públicas desde una perspectiva de derechos humanos para el adecuado trato a los y las migrantes. Fortalecimiento institucional para mejorar la calidad de atención a nuestros migrantes. Valorar la aprobación de una Ley sobre el uso de apostilla que fortalezca la Política Integral Migratoria Nacional, realizar las modificaciones complementarias a las leyes pertinentes y así se dé más atención y Protección de Nacionales en el Exterior y sus familias. Revisar la Ley del Registro Civil de las personas y las normas operativas de funcionamiento interinstitucional y asegurar la erradicación del sub registro civil, donde se aseguran los reconocimientos de nombres y nacionalidades. Seguir considerando la creación del Viceministerio de Relaciones Exteriores para los nicaragüenses en el exterior. Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 13

14 VI. Fuentes informativas consultadas uso-apostilla-nicaragua/ _2012.htm ef2e2e2f a39005f38df?opendocument Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 14

15 ANEXOS Anexo I Además, de ser Estado Miembro de la Convención de Apostilla, la República de Nicaragua también es Parte de normas internacionales relativas a la legalización de Documentos Públicos, siendo las siguientes: Código de Bustamante Los documentos públicos otorgados en el extranjero, no suelen ser admitidos por nación alguna sin un mínimo de legalizaciones a fin de asegurar su autenticidad y legitimidad. Nicaragua como Estado promotor y participe de la Codificación del Derecho Internacional Privado, también ha adoptado el Código Internacional Privado o mejor conocido como Código de Bustamante, suscrito en La Habana, Cuba en el año Nicaragua es parte desde el año 1930 Establece en varios artículos la forma de autenticar y los documentos que deben ser certificados para que surtan efectos en un país extranjero. Convención de Viena Sobre Misiones Consulares de 1963 aprobada por la Conferencia de las Naciones Unidas celebrada en Viena del 4 de marzo al 22 de abril de Debido al proceso de legalización de documentos extranjeros que se realiza en nuestro país para surtir efectos en el ámbito internacional, la Convención de Viena sobre Misiones Consulares de 1963, de la cual Nicaragua es Estado Parte desde el año 1975 establece las funciones de un agente diplomático o consular en una misión. Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas es un tratado internacional que regula las relaciones diplomáticas entre los países y la inmunidad del personal diplomático. Fue adoptada el 18 de abril de 1961 en Viena (Austria) y entró en vigor el 24 de abril de Fue complementada en 1963 por la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares. Existen dos protocolos adicionales a la convención, ambos de 18 de abril de 1961: Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 15

16 Protocolo facultativo sobre adquisición de nacionalidad, Protocolo facultativo sobre la jurisdicción obligatoria para la solución de controversias. Convención Internacional sobre la Protección de los Derechos de Todos los Trabajadores Migratorios y sus Familiares, Nicaragua se adhirió mediante Decreto No , aprobado el 28 de septiembre del Básicamente el objetivo de la Convención es asegurar que todos los trabajadores migrantes tengan protección legal, así como una igualdad de trato en las condiciones laborales entre los inmigrantes y los trabajadores nacional. Tratado General de Integración Centroamericana del 13 de diciembre de 1960, el cual establece en su art. 1 que los países centroamericanos, en el cual se sustenta la base Jurídica de la Unión Aduanera Centroamericana, el que ha sido suscrito y ratificado por todos los países del área. Éste tiene como objetivo: impulsar la economía, mejorar las condiciones de vida de los habitantes, establecer un Mercado Común Centroamericano, perfeccionar la zona de libre comercio, constituir una Unión Aduanera, contar con un arancel externo común y una unión económica. Secretaría de Integración Económica Centroamericana (Sieca), es el órgano regional que facilita la integración económica de Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá, países miembros del Sistema de la Integración Centroamericana (SICA). Vela por la correcta aplicación de los instrumentos jurídicos de la integración económica y la ejecución de las decisiones del Consejo de Ministros para la Integración Económica (COMIECO), en apoyo a los actores del proceso de integración económica (Estados centroamericanos, instituciones regionales, sociedad civil y empresas privadas). Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 16

17 Anexo II a. Formato de la Apostilla en Nicaragua APOSTILLE (Convención de La Haya del 5 octubre 1961) 1. País:... El presente documento público 2. ha sido firmado por quien actúa en calidad de y está revestido del sello/timbre de Certificado 5. en El día por Nº Sello/timbre: 10. Firma: Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 17

18 Anexo III Comentarios sobre los artículos de la Convención: Art. 1.-La presente Convención se aplicará a los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de uno de los Estados contratantes y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. Para fines de la presente Convención, los siguientes serán considerados documentos públicos: a) Documentos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial; b) Documentos administrativos; c) Actas notariales; y, d) Declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma, insertadas en un documento privado. Sin embargo, la presente Convención no se aplicará a: a) Los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares; y, b) Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera. Comentario: La apostillado se hace a la parte gubernamental por ende lo valida para que deba ser admitido en cualquiera de los países que hacen parte de la Convención de la Haya del 5 de octubre de En ese sentido tanto el ciudadano natural o de gestión pública de x país goza de esta legalidad en sus documentos siempre y cuando sean los establecidos por la Convención. Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 18

19 Respecto a los documentos ejecutados por diplomáticos, su inmunidad en el país que representa la misión están sustentados en la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas que regula las relaciones diplomáticas entre los países y la inmunidad del personal diplomático. Ahora, en el caso de los documentos administrativos relacionados directamente con las operaciones comerciales o aduaneras, a través de la Unión Aduanera, en el caso de Nicaragua a través de los diferentes órganos establecidos por el Sistema de Integración Centroamericana (Sica). Art. 2.- Cada Estado contratante eximirá de legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente. Comentario: Está claro que este artículo se refiere a los documentos establecidos en el artículo uno y que el ciudadano presentará ante la misión diplomática acreditada para agilizar los trámites de legalidad referidos. El término legalización al que se refiere este art. muestra que la misma es entendida como la formalidad efectuada por autoridades diplomáticas y consulares en el país donde el documento es producido, lo cual tiene el efecto de que es innecesaria la legalización a su vez por parte del ministerio de asuntos exteriores correspondiente. Art. 3.- La única formalidad que puede exigirse para certificar la veracidad de la firma, la calidad de la persona que la firma y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre colocado sobre el documento, es la adición de la apostilla definida en el artículo 4, emitida por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento. Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo anterior no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el Estado Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 19

20 donde se exhibe el documento, o un entendimiento entre dos o más Estados contratantes, la hayan abolido, simplificado o cuando exoneran al documento mismo de ser legalizado. Comentario: Nicaragua como estado parte hace uso del apostillado y su legislación está vigente y no se contradice con lo enunciado en la Convención, en caso de exoneración deberá ser que se aplique lo enunciado en el art. 1, inciso b. (rango comercial o diplomático). Art. 4.- La apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo, será colocado sobre el documento o en una extensión del mismo, y deberá conformarse al modelo anexado a la presente Convención. Sin embargo, la apostilla podrá ser redactada en el idioma oficial de la autoridad que lo emite. Los términos estándar que aparecen en la misma pueden también estar en un segundo idioma. El título "Apostille (Convención de La Haya del 5 de octubre 1961)" deberá estar en idioma francés. Comentario: Proporciona en este ámbito, la innovación más importante, que es sin duda la disposición que encontramos en el artículo 4 que establece una formalidad uniforme en todos los países vinculados por el Convenio. Con este fin, el artículo 4 crea un certificado común para ser utilizado por las autoridades designadas por los distintos Estados signatarios o parte y de los cuales un modelo que utiliza la República de Nicaragua figura como anexo al presente análisis de la Convención. El apostillado escrito en francés es debido a que apostilla es un término francés, lo cual no quiere decir que contradiga a las leyes nacionales de los estados miembros por transcribirse en dicho idioma su título, pero sí, es un mandato que establecieron los redactores del instrumento. Art. 5.- La apostilla será emitida a petición del signatario o del portador del documento. Debidamente llena, la apostilla certificará la autenticidad de la firma, la calidad de la persona que firma el documento y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre que porta el documento. Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 20

21 La firma, el sello o el timbre que aparecen en la apostilla quedarán exentos de toda certificación. Comentario: Bien, en este caso se piensa que la Convención considera conveniente determinar expresamente en el párrafo tercero del artículo 5 que la firma, timbre y sello en el certificado están exentos de toda certificación, para no dejar margen a lagunas legales o mala interpretación de la Convención. En este caso dependerá de la legalidad de la persona que realice la petición de apostilla. Un delegado de gobierno que deba viajar o permanecer fuera de sus funciones hábiles de oficina o remitir algún documento a familiares, el órgano regular sabe de qué persona se trata por el vínculo público. Art. 6.- Cada Estado contratante designará, por referencia a sus funciones oficiales, a las autoridades que serán competentes para emitir la apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo. Cada Estado deberá también notificar esta designación al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o accesión o de su declaración de extensión. También deberá comunicarle cualquier otra modificación de las autoridades designadas. Comentario. Todos los estados partes deben designar en la mayoría a sus ministerios de Relaciones Exteriores como los encargados de dar seguimiento, cumplimiento y forma. Asimismo para que el instrumento de ratificación sea válido deberá informar al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. Su principal objetivo es regular la cuestión relativa a determinar cuál será la autoridad en cada estado signatario responsable de expedir la Apostilla. Art. 7.- Cada una de las autoridades designadas de conformidad con el artículo 6 debe mantener un registro o fichero en donde registrará las apostillas emitidas, indicando: a) El número y fecha de la apostilla; y, Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 21

22 b) El nombre del signatario del documento público y la calidad en virtud de la cual actuó, o en el caso de un documento sin firma, el nombre de la autoridad que ha colocado el sello o timbre. A petición de cualquier interesado, la autoridad que emitió la apostilla deberá verificar que el contenido de la apostilla corresponda a los datos del registro o fichero. Comentario: El Artículo 7 aborda la naturaleza jurídica del Registro que deberá crearse para el debido control de las Apostillas expedidas, establece el formato. La finalidad es brindar seguridad al sistema de Apostillado, en cierta manera, establecer mecanismos de supervisión para evitar falsa información, falsificación de firmas entre otras anomalías que se puedan dar. En ese sentido el personal que manipula esta información y este sistema de fichero, así como el formato de la apostilla deberá ser altamente calificado y sigiloso. Art. 8.- Cuando existe un tratado, convención o acuerdo entre dos o más estados contratantes que contiene disposiciones que someten la certificación de una firma, del sello o del timbre a ciertas formalidades, la presente convención prevalecerá sobre dichas formalidades solamente si son más rigurosas que aquella mencionada en los artículos 3 y 4. Comentario: Este artículo determina que la norma jurídica que prevalecerá ante cualquier instrumento jurídico internacional para ejercer esta diligencia será la Convención de La Haya sobre Apostilla. Art. 9.- Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares efectúen legalizaciones en los casos en los que la presente Convención prevé su exoneración. Comentario: Quizás este artículo se refiere a personas jurídicas que soliciten la legalidad, especialmente bancos, con el afán de sustentar de mejor manera la legalidad de su negocio para los documentos extranjeros y acuden a las entidades diplomáticas. Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 22

23 Art La presente Convención estará abierta para su firma por los estados presentes en la Novena Sesión de la Conferencia de la Haya sobre Derecho Internacional Privado así como a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía. La Convención deberá ser ratificada y los instrumentos de ratificación deberán ser depositados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. Art La presente Convención entrará en vigor el sexagésimo día después del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el artículo 10, segundo párrafo. La Convención entrará en vigor, para cada Estado signatario que la ratifica posteriormente, el sexagésimo día después del depósito de su instrumento de ratificación. Art Cualquier Estado no mencionado en el artículo 10 puede acceder a la presente Convención después de su entrada en vigor de conformidad con el primer párrafo del artículo 11. El instrumento de accesión será depositado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. Esta accesión tendrá efecto sólo en lo concerniente a las relaciones entre los estados adherentes y los estados contratantes que no han presentado objeciones a su adhesión en un plazo de seis meses desde la recepción de la notificación mencionada en el literal d) del artículo 15. Cualquier objeción será notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. La Convención entrará en vigor entre el Estado adherente y los estados que no han planteado objeciones a su adhesión sesenta días después de la expiración del período de seis meses mencionado en el párrafo anterior. Art Cualquier Estado puede, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, declarar que la presente Convención se extenderá al conjunto de los territorios que representa en el plano internacional, o a Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 23

24 uno o varios de ellos. Esta declaración se hará efectiva en el momento de la entrada en vigor de la Convención para dicho Estado. Posteriormente, toda extensión de este tipo deberá ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. Cuando la declaración de extensión es realizada por un Estado que ha firmado y ratificado la Convención, ésta entrará en vigor para los territorios previstos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión es realizada por un Estado que ha adherido a la Convención, ésta entrará en vigor para los territorios previstos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12. Art La presente Convención tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor de conformidad con el artículo 11, primer párrafo, incluso para los estados que la ratifiquen o se adhieran a ella posteriormente. La Convención será renovada tácitamente cada cinco años. La denuncia deberá ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos por lo menos seis meses antes de la expiración del plazo de cinco años. La denuncia puede limitarse a ciertos territorios a los que se aplica la Convención. La denuncia sólo tendrá efecto en relación con el Estado que la ha notificado. La Convención seguirá vigente para todos los otros estados contratantes. Art El Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos notificará lo siguiente a los estados contemplados en el artículo 10, y a los estados que han adherido a la Convención de conformidad con el artículo 12. a) Las notificaciones previstas en el artículo 6, párrafo 2; Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 24

25 b) Las firmas y ratificaciones mencionadas en el artículo 10; c) La fecha en la cual la presente Convención entrará en vigor de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, primer párrafo; d) Las adhesiones y objeciones previstas en el artículo 12 y la fecha en que dichas adhesiones se harán efectivas; e) Las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que se harán efectivas; y, f) Las denuncias previstas en el artículo 14, párrafo 3. En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados para hacerlo, han firmado la presente Convención. Comentarios Los artículos del 10 al 15 contienen las disposiciones finales del Convenio, es decir, las cláusulas generales que regirán el instrumento y que se refieren a la administración del mismo como parte del Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos que funge como depositario, los miembros pueden suscribir o adherirse a la Convención, la fecha de entrada en vigor de la misma, su periodo de vigencia y la aplicación de estas en las distintas divisiones territoriales de los diversos Estados parte, como sucede con todos los instrumentos internacionales determinan la vida misma de dicho Convenio, es decir su entrada en vigor, denuncias, adhesiones, entre otros aspectos. Análisis Convención de La Haya sobre Apostilla Página 25