GENERALIDADES DE EXCEL

Transcripción

1 GENERALIDADES DE EXCEL La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

2 GENERALIDADES DE EXCEL Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene todas las hojas de cálculo que se deseen, las cuales se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre entre otros.

3 GENERALIDADES DE EXCEL Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 1,048,576 filas y una combinación que cubre hasta XFD columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación.

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5 FICHAS BARRA DE TÍTULO GRUPOS CINTA DE OPCIONES BARRA DE FÓRMULAS CUADRO DE DIÁLOGO CELDA ACTIVA

6 REALIZACIÓN DE OPERACIONES En Excel se pueden realizar las operaciones básicas como son: Suma (empleando el signo + ) Resta (empleando el signo - ) Multiplicación (empleando el asterisco ) División (empleando diagonal / )

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10 FORMATO CONDICIONAL Aplica aspectos de fuente, bordes y relleno a las celdas que cumplan con los requisitos especificados. En la ficha INICIO, dentro del grupo ESTILOS, se encuentra la opción para trabajar el formato condicional.

11 FORMATO CONDICIONAL

12 FORMATO CONDICIONAL 1. Señalar las celdas en que se desea aplicar el formato condicional. 2. Elegir resaltar reglas de celdas es mayor que. 3. Escribir la cantidad. 4. Si se desea un formato distinto a los establecidos, se elige formato personalizado y se aplican las opciones que se solicitan.

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14 FORMATO CONDICIONAL

15 FORMATO CONDICIONAL Para eliminar un formato condicional,

16 VALIDACIÓN DE DATOS Restringe la captura de aquella información que no cumple con ciertos requisitos, permitiendo escribir solamente aquella que obedece los parámetros establecidos. Una vez que se selecciona la columna a validar, se elige de la ficha DATOS, del grupo HERRAMIENTAS DE DATOS la opción validación de datos.

17 VALIDACIÓN DE DATOS Se emplea la primer pestaña (configuración) para establecer los parámetros que se deben cumplir. Usar la siguiente pestaña (mensaje de entrada) y escribir una frase alusiva a la información de la tabla capturada. Por último en la pestaña de error, escribir el título ERROR y un mensaje alusivo a la captura correcta de la información.

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21 VALIDACIÓN DE DATOS Para eliminar una validación:

22 FILTRO Esta opción permite ocultar la información de aquellas filas que no cumplan con un requisito especificado. Para emplear esta opción es necesario señalar toda la tabla y seleccionar de la ficha DATOS el icono en forma de embudo. Al aplicarlo aparece una pequeña flecha en cada columna 22 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

23 FILTRO Dependiendo de la información contenida en la columna Excel permite la aplicación de un filtro de número o un filtro de texto, ejemplo. 23 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

24 FILTRO 24 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

25 FILTRO Captura la tabla anterior y cópiala en por lo menos 10 hojas. Aplica un filtro que muestre los números de control que se encuentren entre 2 y 9. Que el nombre del participante termine con la letra «A». Que el estado comience con la letra «M». Que la puntuación sea mayor a 9.5 Compara tu resultado con la siguiente imagen. 25 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

26 FILTRO Observa como las filas que no cumplen con los requisitos se ocultan y se resalta en color azul aquellas que si tienen las especificaciones requeridas. 26 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

27 FILTRO Para desactivar el filtro, simplemente se da clic nuevamente en el icono de filtro que se encuentra resaltado con amarillo apareciendo la tabla original. 27 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

28 FILTRO Aplica un filtro que muestre: 1. El nombre de los participantes que terminan con la letra «O». 2. Que pertenezcan al taller de «Ajedrez». 3. Que su puntuación sea mayor a Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

29 ORDENACIONES Para ordenar la información de una tabla considerando la primer columna, se emplea el icono que aparece en la ficha INICIO eligiendo ascendente o descendente según sea el caso. 29 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

30 ORDENACIONES Antes de realizar los ejercicios de ordenaciones, copia la tabla en 4 hojas más para que en cada una de ellas realices la ordenación que se muestra. 30 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

31 ORDENACIONES Se coloca el cursor en una celda de la primer columna y se elige la opción Ordenar y Filtrar escogiendo ascendente o descendente según se requiera. 31 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

32 1.- Ordenar la tabla por Número de control descendente 32 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

33 ORDENACIONES Cuando se desea ordenar la información de una tabla considerando una u otras columnas distintas, primero se señala la tabla completa después se emplea la opción Orden Personalizado, se elige la columna en el renglón que dice Ordenar por y por último se selecciona el criterio de ordenación: ascendente (menor a mayor ó A a Z) ó descendente (mayor al menor ó Z a A). 33 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

34 34 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

35 2.- Ordenar la tabla por Taller ascendente 35 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

36 ORDENACIONES Si se requiere otra columna u otras columnas, entonces se da clic en la parte superior donde dice Agregar nivel; por último se selecciona el criterio de ordenación. 36 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

37 3.- Ordenar la tabla por Estado descendente y Puntuación ascendente. 37 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

38 ORDENACIONES Cuando se aplica una ordenación que no se deseaba, ya no se puede aplicar la correcta pues los datos no tienen la forma original, se sugiere borrar la tabla y volver a colocar la original (sin cambios). 38 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

39 ORDENACIONES Además de la ordenación vertical (por columna) se puede ordenar la tabla de manera horizontal (por fila). Para ello se requiere, seleccionar toda la tabla, elegir Orden personalizado y dar clic en el botón Opciones. 39 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

40 ORDENACIONES Se selecciona la opción Ordenar de izquierda a derecha y en la opción de Ordenar por se elige la fila en la que empieza la tabla para terminar con el criterio de ordenación. 40 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

41 4.- Ordenar la tabla de manera horizontal descendente. 41 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

42 SUBTOTALES Esta opción agrupa por categorías aquella información que se encuentra duplicada en alguna columna. Es importante ordenar la tabla en base a la columna de subtotales que se solicite ya que de no hacerlo, no se aplicarán correctamente los subtotales solicitados. 42 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

43 Aplicar subtotales por Taller obteniendo el promedio de la Puntuación. 1. Ordenar la tabla en base a la columna Taller. 2. Elegir de la Ficha Datos la opción subtotales colocando y seleccionado solamente lo siguiente: 43 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

44 SUBTOTALES Los subtotales agrupan las categorías las cuales pueden ocultarse dando clic en los signos que aparecen en el lado izquierdo. 44 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

45 SUBTOTALES Si se ocultan los detalles de los subtotales se presenta solamente la información relacionada a las categorías. 45 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

46 ORDENACIONES Para eliminar los subtotales, se elige nuevamente la opción Subtotales y en la esquina inferior izquierda se elige Quitar todos. 46 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

47 Aplicar subtotales por Estado obteniendo el número de personas por Estado y taller. 47 Elaboró: Erika Lourdes Cortés García

48 FILTRO AVANZADO 1. Debes copiar y pegar el nombre de la columna o columnas que desees como resultado, estas aparecerán del lado izquierdo, 2. Seguidamente copias y pegas el nombre de las columnas cuyo requisito te estan proporcionando, recuerda que bajo el nombre estará el criterio, es decir, > (mayor, < (menor), etc. 3. Seleccionarla tabla, elegir avanzadas y señalar lo que se pide,

49 FILTRO AVANZADO

50 FILTRO AVANZADO

51 SEÑALAR TODA LA TABLA

52 Aparece el resultado de manera automática