Realizar un documento facilitador para la realización de eventos científicos.

Transcripción

1 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS CIENTIFICOS DE LAS ASOCIACIONES MIEMBROS DE LA FAME Justificación Varias asociaciones en la asamblea ordinaria anual de la FAME, han solicitado la realización de un documento que les facilite la organización de congresos conjuntamente con la FAME. La junta de la FAME decide hacer un documento facilitador y orientador que les sirva a sus asociaciones miembros en la organización de eventos científicos. Objetivo general Realizar un documento facilitador para la realización de eventos científicos. Objetivos específicos Facilitar a las Asociaciones miembros la realización de eventos Dotarlas de las habilidades necesarias para ello Despertar el interés en desarrollar eventos en las asociaciones de nueva incorporación. Introducción La palabra congreso, se define en cualquier diccionario enciclopédico de la lengua española como, reunión de personas que deliberan sobre intereses o estudios comunes. La experiencia acumulada en los Congresos por las Asociaciones Miembros en los últimos años, nos ha hecho plantearnos como objetivo la realización de un manual que facilite, el funcionamiento, la organización y la metodología de la organización.

2 En todo evento científico las personas que lo organizan se dividen en comités, los fundamentales son el comité científico y el comité organizador, más abajo incluiremos las funciones de ambos y su composición. También y no es siempre necesario, algunas organizaciones añaden un comité de honor. Metodología La decisión de realizar un congreso de ámbito nacional conjuntamente con la FAME deberá ser propuesta por la Asociación miembro en asamblea anual ordinaria de la FAME, en caso de haber más de una propuesta, las asociaciones que soliciten, presentaran sus candidaturas y se procederá a votar por la asamblea. A partir de aquí la Junta de la Asociación nombrara entre sus miembros los comités, siendo necesario dos comités uno científico y otro organizador y cada uno tendrá unas funciones a realizar: Comité organizador: Estará constituido por Presidente/a, Vicepresidente/a, Secretario/a, Tesorero/a y Vocales. Las personas que opten por la organización el evento deberán ser asociadas. Una vez finalizado el Congreso y presentado los respectivos informes económicos, organizativos y científicos y tras su aprobación el comité organizador se considera disuelto. Funciones: Presidente/a Ostenta la máxima figura de responsabilidad del Congreso. Designará al resto del Comité Organizador. Representará al mismo en sus relaciones externas. Convocará las reuniones del Comité Organizador. Durante el Congreso asumirá las tareas de representación con las distintas personalidades y entidades dejando en caso que sea necesario la coordinación de las actividades diarias al resto del comité. Este puesto puede ser el del presidente de la Asociación o bien otra persona que se decida.

3 El Presidenta/e del Comité Organizador mantendrá una relación de comunicación permanente con la Presidencia de la Asociación o el miembro de la Junta Directiva en quién este delegue y acudirá cuando sea convocado a las reuniones de la Junta Directiva de la Asociación para mantenerla informada del desarrollo del Congreso. Aquellas decisiones propuestas por el Comité Organizador y/o Científico que puedan afectar de forma directa o importante a las directrices marcadas por la Asociación, tendrán que ser evaluadas por la Junta Directiva. La Junta Directiva de la Asociación podrá suspender el Congreso si el Comité Organizador no se rige por la normativa de la misma siempre que considere que está poniendo en peligro el nombre o la continuidad de la asociación. Vicepresidente/a: Sustituirá al Presidente/a en sus funciones en su ausencia, cuando este así lo requiera y asumirá las tareas que le encomiende el propio Comité Organizador. Secretario/a: Asumirá la función de contacto entre el Comité Organizador y la Secretaría Técnica, así mismo como el control y supervisión de las actividades de la misma. Actuará de secretario/a en las reuniones del Comité Organizador y levantará acta de las mismas. Se encargará del archivo de documentación que genera el Congreso así como de la redacción de cartas a instituciones y del seguimiento de los diferentes trámites efectuados directamente por el Comité Organizador. Finalizado el Congreso, se encargará de coordinar la elaboración de la memoria. Tesorero/a: Llevará la contabilidad y tesorería del Congreso. Presentará evaluación del estado de cuentas en cada reunión del Comité Organizador. Coordinará y supervisará la contabilidad realizada por la Secretaría Técnica. Presentará balance económico final para adjuntar a la memoria final. Durante el Congreso estará al corriente de nuevas inscripciones, anulaciones, extras económicos, etc.

4 Vocales: Realizarán las tareas que les sean asignadas por Presidente/, Vicepresidente/, Secretario/a, Tesorero/a, de acuerdo con todos aquellos procesos a realizar. Las reuniones a realizar serán las que el propio comité designe. Tareas: Antes de la celebración del Congreso: Decidir la Sede del congreso. Decidir programa a propuesta del comité científico. En la primera página del programa deberá ir el nombre del congreso con la asociación que lo organiza y conjuntamente con la FAME. Diseñar o aceptar logo, cartel y titulo. Buscar subvenciones: a) Organismos oficiales: Consejería, Ayuntamiento, Diputación, delegaciones de Salud y Delegación de Mujer. b) Casas comerciales cuidando la implicación con las mismas y el compromiso adquirido. El logo de la Asociación que organiza el congreso debe ir con el logo de la FAME. c) El logo de una casa comercial no puede ir al lado del logo de la FAME, ni en el programa ni en los productos del congreso. Los logos de las casas comerciales en las bolsas, mochilas, carpetas en un lugar no visible (se pondrán por dentro). d) Decidir coste del congreso y patrocinadores. e) Decidir plan de patrocinio de las casas comerciales. Durante el congreso Cuidar de la buena marcha del mismo. Contacto permanente con la secretaria técnica si la hubiera. Recepción y ubicación de los ponentes. Si necesario recogerlos y llevar al hotel. Velar por el cumplimiento del horario establecido. Una vez terminado el congreso: Evaluación del mismo junto con el comité científico Revisión de cuentas. Presentación de memoria en la asamblea de la FAME.

5 Comité científico La composición de este será, un Presidente/a que será el encargado de elegir a los vocales que crea conveniente. Alguno debe pertenecer a la Junta de la Asociación. En este comité es aconsejable la inclusión de un miembro de la junta de la FAME. Esta presidencia debe ser propuesta por la Junta de la Asociación organizadora, debiendo tenerse en cuenta al menos alguno de estos criterios; que sea asociado de de la Asociación, que haya tenido experiencia en el trabajo en comités científicos de congresos previos, estar relacionado con los temas de Matronas referente a la salud sexual y reproductiva de las mujeres. Funciones La función fundamental de este comité es velar por la pertinencia y calidad Científica del Congreso. Elaboración del programa conjuntamente con el organizador. Presentación de programa a la Junta de la FAME. Búsqueda de ponentes adecuados. Seleccionar al moderador y ponentes de las distintas mesas y ponencias y supervisar la adecuación de sus contenidos. Establecer las normas para el envío de comunicaciones y posters. Valoración, aceptación o rechazo de las comunicaciones científicas recibidas Asignación de las comunicaciones aceptadas a orales o póster. Selección de los trabajos que merezcan los premios establecidos por el Comité Organizador. Los representantes de la Asociación en el comité Científico, tendrán la última palabra ante conflictos y/o decisiones entre dos premios, en aquellos que son otorgados por la Asociación.

6 Normativa y funciones de la Federación de Asociaciones de Matronas de España FAME para con la Asociación organizadora y de las Asociaciones para con la FAME Apoyar y colaborar con la asociación organizadora. Orientar sobre el programa y los ponentes en caso de que la asociación lo solicite. Dar difusión a través de la web de la FAME del Congreso. Para facilitar esta difusión se enviaran a través de la FAME el cartel y programa a todas las asociaciones miembros, facilitando a la Entidad organizadora las direcciones de las socias para su envío por correo postal y/o electrónico si esta lo cree necesario. Participar activamente en el mismo si es solicitado por la Asociación. Enviar contactos de casas comerciales comunicando oficialmente a las mismas donde se realizara el Congreso. Facilitar el logo para que sea colocado junto al de la Asociación y nunca cerca del de una casa comercial. El logo de la FAME y de la Asociación deberán de tener el mismo tamaño. Participar en el Espacio Residentes que debe haber en todos los congresos en los que participe la FAME. No poner conjuntamente con la FAME. Añadir el nº de Congreso en el que participa la Federación ej: II Congreso la Asociación de Matronas de la Región de Murcia. XI Congreso de la FAME Debe constar en alguna parte del cartel que es de ámbito nacional y el nombre completo de FAME debe estar completo. La Asociación solicitara a las personas participantes la autorización de sus datos para comunicar próximos eventos científicos de la FAME. Documento aprobado en asamblea en Logroño 31 de Marzo de 2011

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