COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA

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1 COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DIRECTA N 2014CD SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, DEL SISTEMA ZETRON 4000, PC CONSOLAS DE RADIO Y EQUIPO DE GRABACIÓN DE LLAMADAS DE RADIO Fecha de recepción de ofertas: 29 DE AGOSTO DEL 2014, 10:00 HORAS San José, COSTA RICA 2014

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2014CD Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, del Sistema ZETRON 4000, PC consolas de radio y equipo de grabación de llamadas de radio cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a los teléfonos , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Todas las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación deben canalizarse por medio del sistema CompraRed del Ministerio de Hacienda. Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las 10:00 horas del día viernes 29 de agosto del 2014 la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: Se requiere contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, del Sistema ZETRON 4000, PC consolas de radio y equipo de grabación de llamadas de radio, adquirido por la CNE en el año 2010 y cuya garantía se encuentra vencida. 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED. 3. CONDICIONES GENERALES: 3.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas.

3 Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 30 días calendario. El plazo para adjudicar será de 30 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales EL PAGO: Se realizará en forma parcial de conformidad con la propuesta que presente el consultor en su oferta, tomando en cuenta el cronograma (siempre y cuando no sea un adelanto de pago). Dicho pago se hará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria Plazo de Entrega: Se debe de indicar el tiempo efectivo de respuesta en días hábiles, tanto para el mantenimiento correctivo como preventivo. 4. CONDICIONES LEGALES 4.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento En caso de que el adjudicatario no entregue los servicios requeridos en el plazo señalado por causas imputables a él, se aplicará una sanción pecuniaria de un uno por mil (1/1000) del monto del contrato por cada día natural de atraso Las multas aplicadas no deberán sobrepasar un 25% del valor contratado La administración a efectos de cumplir con la obligación de pago, deberá honrar su deuda y proceder con el pago respectivo, reteniendo el monto correspondiente a la

4 3 multa o cláusula penal establecido en el cartel, posterior a ello tramitar el proceso sumario a efectos de determinar la procedencia o no del incumplimiento. La retención de la multa o cláusula penal aplicará de acuerdo con la forma de pago señalado en el cartel El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social. Cuando se trate de un trabajador independiente, se le otorgará un plazo máximo de ocho días para que el adjudicatario realice la inscripción correspondiente en la Caja Costarricense de Seguro Social Recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares El adjudicatario deberá aportar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más 625 por concepto de reintegro de papel Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El estudio legal y técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y de la Unidad de Gestión de Operaciones. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente a la Unidad de Proveeduría de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: Experiencia: 10 % Para valorar la experiencia deberá aportar certificación de ZETRON, que indique desde que fecha el oferente es distribuidor autorizado. 1 punto por año hasta completar un máximo de 10

5 4 Oferta Económica: 90% El menor precio ofertado y que cumpla con todas las especificaciones obtendrá el 90%, para el resto, se aplicará la siguiente fórmula: Menor precio Puntaje Menor Precio = x 90 Precio de la oferta en estudio 6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 6.1. El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento por el 5% del monto total adjudicado La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes : Colones No cuenta cliente o Dolares no cuenta Cliente ; Banco De Costa rica 7. ESPECIFICACIONES TECNICAS: 7.1. RESUMEN DE REQUERIMIENTOS ITEM Descripción Cantidad 1 Mantenimiento preventivo de equipo Zetron 4000, equipo de grabación de llamadas y consolas PC de radio. Incluye labor de limpieza, revisión de alarmas del sistema, prueba de todos los estados de comunicación y 12 meses operación de los equipos, revisión de voltajes, UPS y baterías. Derecho a 3 programaciones por mes, respaldo de grabaciones, e informe detallado del servicio realizado.

6 5 2 Mantenimiento correctivo de equipo Zetron 4000, equipo de grabación de llamadas de radio y consolas PC de radio. Eliminación de fallas o daños en los equipos con un tiempo de respuesta (inicio de atención de la falla), de máximo 2 horas, 24 x 365 días del año. 12 eses 7.2. En este ITEM 1, el oferente deberá cotizar un monto mensual fijo, que incluye mano de obra de mantenimiento, materiales consumibles y repuestos requeridos para realizar el mantenimiento preventivo En el ITEM 2, el oferente deberá cotizar los costos de mano de obra y repuestos que se podrían requerir en caso que se presentara cada una de las siguientes fallas o situaciones no contempladas como mantenimiento preventivo: Falla MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Tipo de falla Tiempo de respuesta Cantidad 1 Falla en tarjeta de tráfico 1 2 Falla en tarjeta de canal 1 3 Falla en tarjeta auxiliar 1 4 Falla en tarjeta de interconexión 1 5 Falla en fuente de poder 1 6 Restauración del sistema de Grabación de llamadas 1 7 Reinstalación de software en PC 1 8 Traslado de licencias ZETRON, a otras PC de la CNE 1 9 Traslado del equipo ZETRON y consolas PC dentro de la GAM 1 10 Falla menor no contemplada en la lista anterior 1 11 Falla mayor no contemplada en la lista anterior 1 Costo de Mano de obra Costo de repuestos 7.4. El costo de los repuestos se facturará en caso de requerirse de acuerdo a precios de lista ofertados para la presente contratación. En caso de que la falla presentada no esté no esté en la lista anterior, el Proveedor lo hará saber así a la CNE, incluyendo la respectiva cotización, para lo que corresponda Todos los componentes, materiales y parte que se utilicen para el mantenimiento preventivo y para el mantenimiento correctivo, deben de ser originales Para el mantenimiento correctivo se debe brindar una garantía mínima de tres meses El proveedor como Distribuidor de ZETRON, deberá contar con sus propios manuales de mantenimiento completos.

7 El proveedor como Distribuidor de ZETRON, deberá contar con autorización y software original del fabricante ZETRON y equipo de grabación de llamadas de radio, para la reinstalación de licencias, en caso que así se requiera Para valorar la experiencia, deberá aportar certificación de ZETRON, que indique desde cuando el oferente es distribuidor autorizado La presente contratación tendrá una duración de un año, prorrogable hasta por tres años más Terminación de contrato:. Las partes podrán dar por terminado este acuerdo, en cualquier momento, con un mes de aviso entre las partes, sin que ello implique indemnización alguna entre las partes. 8. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 8.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, en caso de empate se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS