MODELO DE PREVENCION DE DELITOS

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1 MODELO DE PREVENCION DE DELITOS Noviembre 2015 Modelo de Prevención de Delitos Página 1

2 Objetivo Capítulo I Modelo de Prevención de Delitos 1. Conceptos a) Políticas de Prevención de Delitos b) Canales de Denuncia c) Conducta Ilícita d) Lavado de Activos e) Financiamiento del Terrorismo f) Cohecho a Funcionario Público Nacional g) Cohecho a Funcionario Público Extranjero 2. Elementos del Modelo de Prevención de Delitos 2.1. Del Encargado de Prevención de Delitos Ley Designación del Encargado de Prevención de Delitos Definición de medios y facultades del Encargado de Prevención de Delitos Responsabilidades del Encargado de Prevención de Delitos 2.2. Sistema de Prevención de Delitos Política de Prevención de Delitos Procedimiento de Prevención de Delitos (considera actividades de:) a) Prevención b) Detección c) Respuesta d) Dirección e) Supervisión y Monitoreo Capítulo II Roles y Responsabilidades en el Modelo de Prevención de Delitos 1. Del Directorio de la Empresa 2. Del Gerente General de la Empresa 3. Del Comité de Ética 4. Del Comité de Auditoría 5. De las Subgerencias de la Empresa 6. De Recursos Humanos 7. De Auditoría Interna 8. Del Asesor Legal 9. De los trabajadores, ejecutivos, directores, contratistas y proveedores de la Empresa. Capítulo III Ambiente de Control 1. Instrumentos legales y laborales 2. Código de Conducta 3. Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad 4. Procedimiento de denuncias 5. Auditoría Interna 6. Reportes semestrales Capítulo IV Certificación del Modelo Anexos Modelo de Prevención de Delitos Página 2

3 MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITO Objetivo El objetivo del Modelo de Prevención viene a dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley N , publicada el , que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y soborno o cohecho activo a funcionarios públicos chilenos y extranjeros. Las personas jurídicas serán responsables de los delitos señalados en el artículo 1 que fueren cometidos directa e indirectamente en su interés o para su provecho, por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos principales, representantes o quienes realicen actividades de administración y supervisión, siempre que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento, por parte de ella, de sus deberes de dirección y supervisión. El Modelo de Prevención de Delitos se refiere a un conjunto de diversas herramientas y actividades de control diseñado para prevenir, evitar y detectar los procesos o actividades que se encuentran expuestas a los riesgos de comisión de los delitos señalados en la ley La responsabilidad de adoptar, implementar, administrar, supervisar y actualizar el Modelo de Prevención de Delitos, corresponde conjuntamente al Directorio, a la Alta Administración y al Encargado de Prevención de Delitos. Capítulo I Modelo de Prevención de Delitos 1.- Conceptos a) Políticas de Prevención de Delitos: Son los lineamientos o pautas en que se basa el Modelo de Prevención de Delitos de Empresa Portuaria Austral, conforme a lo establecido en la Ley N , sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas. Estas Políticas alcanzan a todos los trabajadores, ejecutivos, directores, contratistas y proveedores de la Empresa. b) Canales de Denuncia: Son los medios a través de los cuales cualquier persona debidamente identificada podrá realizar denuncias de personas tanto internas como externas a la EPA, sobre eventuales delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionarios públicos y sobre cualquier otra clase de delitos, Modelo de Prevención de Delitos Página 3

4 cometidos por trabajadores o ejecutivos de la Empresa, por sus contratistas o proveedores y por terceros. A través de este canal pueden realizarse denuncias o reclamos sobre eventuales conflictos de interés, conductas contrarias a la ética, infracciones a leyes o reglamentos, incumplimientos de normas de control interno, estados financieros, uso indebido de la información y sobre toda situación que requiera la atención de la Gerencia y/o Directorio de la Empresa Portuaria Austral. c) Conducta ilícita: Cualquier acto contrario a las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos y normas internas o externas; o un incumplimiento a las normas de control interno o al Modelo de Prevención de Delitos; o toda otra una conducta o situación cuestionable o inadecuada que requiera de la atención de la Administración o del Directorio. d) Lavado de Activos: Es cualquier acto tendiente a ocultar o disimular toda clase de bienes o el origen ilícito de los mismos, a sabiendas que provienen, directa o indirectamente, de la perpetración de algún delito, como el tráfico ilícito de drogas, terrorismo, tráfico de armas, promoción de la prostitución infantil, secuestro, cohecho y otros; como también la adquisición, posesión, tenencia o uso de los referidos bienes, con ánimo de lucro, cuando al momento de recibirlos se conocía su origen ilícito. e) Financiamiento del Terrorismo: Es toda acción con la que, por cualquier medio, se solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión delitos terroristas. f) Cohecho a Funcionario Público Nacional: Consiste en ofrecer o consentir en dar a un empleado público, un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice acciones u omisiones indebidas en su trabajo, o cometa algún delito funcionario. g) Cohecho a Funcionario Público Extranjero: Consiste en ofrecer, prometer o dar a un funcionario público extranjero, un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualquier transacción internacional. Modelo de Prevención de Delitos Página 4

5 2.- Elementos del Modelo de Prevención de Delito Para los efectos previstos en el inciso tercero del artículo 4, de la referida Ley, la Empresa Portuaria Austral adopta el modelo de prevención a que allí se hace referencia, el que deberá contener a lo menos los siguientes elementos: Designación de un encargado de prevención. Definición de medios y facultades del encargado de prevención. Establecimiento de un sistema de prevención de los delitos. Supervisión y certificación del sistema de prevención de los delitos. Diagrama del Modelo de Prevención de Delitos Representación gráfica de los componentes y áreas participantes del Modelo de Prevención de Delitos Ley MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS, LEY Encargado de Prevención de Delito Directorio Gerencia General Política Prevención de Delito Procedimiento de Prevención de Delito Actividades de Prevención Comité Auditoría Comité Ética Actividades de Detección Áreas de Apoyo Asesor Legal Ambiente de Control RR.HH. Actividades de Respuesta Auditoria Interna R e p o r t e s S e g u i m i e n t o Código de Conducta Anexo Contrato Trabajadores Anexo Contratos contratistas R.I.O.H.S Instrumentos Legales y Laborales Capítulo R.I.O.H.S Procedimiento Denuncias Declaraciones Directorio y ejecutivos M P D Certificación del MPD 2.1. Encargado de Prevención de Delitos Ley El modelo contempla la función de un Encargado de Prevención de Delitos quien, dentro de sus facultades principales, efectuará de forma objetiva la evaluación del cumplimiento de los controles definidos, con la finalidad de asegurar razonablemente la prevención de los delitos reseñados Designación del Encargado de Prevención de Delitos. (Anexo 1) Su designación y revocación debe ser efectuada por el Directorio. La designación deberá ser comunicada a toda la empresa a través de los medios que aseguren que el personal conozca plenamente el nombre del Encargado de Prevención. El Encargado de Prevención de Delito, goza de inamovilidad en su cargo hasta tres años, pudiendo prorrogarse por períodos de igual duración. Modelo de Prevención de Delitos Página 5

6 Definición de Medios y Facultades del Encargado de Prevención de Delitos de la Empresa Portuaria Austral: El encargado de prevención cuenta con autonomía respecto de la administración y tiene acceso directo a la Administración de la Persona Jurídica (Directorio de la Empresa Portuaria Austral) para informarle del cumplimiento de sus labores. En conjunto con el Directorio y la administración, son responsables de la adopción, implementación y ejecución del Modelo de Prevención de Delitos y del procedimiento de denuncias que forma parte de aquel, así como de su difusión en la Empresa Responsabilidades del Encargado de Prevención de Delitos. a. En conjunto con el Directorio y la Alta Administración, deben velar por la correcta adopción, implementación, desarrollo y operación del Modelo de Prevención de Delitos. b. Coordinar los programas de capacitación al personal del Modelo de Prevención de Delitos y los alcances de la Ley c. Coordinar que las distintas áreas de la Empresa Portuaria Austral cumplan con las políticas y procedimientos de prevención de delitos, para complementar el modelo de prevención existente. d. Asegura la permanente actualización y difusión de las políticas de prevención de delitos, de los protocolos y procedimientos del Modelo de Prevención de Delitos, de los valores, principios y políticas establecidas en el Código de Conducta, y de las normas del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, y otros reglamentos internos. e. Administra el canal de denuncias, como también recibir, analizar, investigar, informar y comunicar, según corresponda, los resultados de las denuncias realizadas conforme al Procedimiento de Denuncias, de las cuales debe llevar un registro. f. Documentar y custodiar la evidencia relativa a las actividades realizadas respecto de la prevención de delitos asociados a la Ley g. Reporta al Directorio semestralmente y/o cuando las circunstancias lo ameriten, sobre la gestión y funcionamiento del Modelo de Prevención de Delitos. h. Colaborar en el proceso de certificación del Modelo de Prevención de Delitos, si se considera necesario por el Directorio; haciendo seguimiento de las recomendaciones o instrucciones que emanen del proceso de Certificación o de entes reguladores Sistema de Prevención de los Delitos El sistema de prevención de delitos, contiene políticas y procedimientos para prevenir y detectar delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionarios públicos Modelo de Prevención de Delitos Página 6

7 nacionales y extranjeros, de tal forma que se reduzca razonablemente la probabilidad de su ocurrencia Política de Prevención de Delitos Ley La Política de Prevención de Delitos, de la Empresa Portuaria Austral, establece los principios y lineamientos en los que se sustenta la adopción, implementación y operación del Modelo de Prevención de Delitos, de acuerdo a lo establecido por la Ley , sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas Procedimiento de Prevención de Delitos Ley El sistema de prevención, incluye una serie de actividades orientadas a apoyar el funcionamiento y ejecución del Modelo de Prevención de Delitos, siendo de responsabilidad conjunta del Directorio, la Alta Administración y del Encargado de Prevención de Delitos. Actividades de Prevención Actividades de Detección Actividades de Respuesta Actividades de Dirección Actividades de Monitoreo y seguimiento Actividades del Modelo de Prevención de Delitos: Actividades de Prevención Difusión y capacitación Identificación y evaluación de riesgos y controles Actividades de Detección Auditorias de cumplimiento de los controles del M.P.D. Revisión de litigios Revisión de denuncias Actividades de Respuesta Denuncias a la justicia Coordinación de sanciones disciplinarias Registro y segimiento de denuncias y sanciones Actividades de Dirección Actualizar y difundir las políticas de prevención de delitos Actualizar y difundir los protocolos y procedimiento s del M.P.D. Actualizar y difundir los valores, principios establecideos en el Código de Conducta Supervición y Monitoreo del M.P.D. Monitoreo del M.P.D. Actualización del M.P.D. Actualizar y difundir el RIOHS Modelo de Prevención de Delitos Página 7

8 a). Actividades de Prevención Este tipo de actividades contribuye a disminuir la probabilidad de ocurrencia de condiciones o hechos no deseables (riesgos), evitando incumplimientos o violaciones al Modelo de Prevención de Delitos. Por consiguiente ayudan a prevenir la comisión de los delitos señalados en la Ley Se consideran las siguientes actividades de prevención delitos: Difusión y capacitación: Velar por una comunicación efectiva de la política y procedimientos del modelo a todos los funcionarios de la Empresa Portuaria Austral. La incorporación de materias del modelo y sus delitos asociados en los programas de inducción de la Empresa. La ejecución de capacitaciones periódicas, al menos anualmente, respecto al Modelo de Prevención y todos sus componentes. Identificación y evaluación de riesgos y controles: El proceso de identificación y evaluación de los potenciales riesgos de comisión de delitos y sus controles mitigantes, debe realizarse cada vez que sucedan cambios relevantes en las condiciones de la Empresa, y debe documentarse en la Matriz de Riesgos de Delitos de la Empresa Portuaria Austral, que contiene el detalle de los riesgos identificados y las respectivas actividades de control que debe efectuar cada área, como también las que debe efectuar el Encargado de Prevención de Delitos. Esta evaluación debe ser efectuada periódicamente por el Encargado de Prevención de Delitos en conjunto con las áreas de apoyo, de acuerdo al resultado de la evaluación de riesgos. b). Actividades de Detección El objetivo de estas actividades es efectuar acciones que detecten incumplimientos al Modelo de Prevención de Delitos o posibles escenarios de comisión de delitos señalados en la Ley Auditorías de cumplimiento de los controles del Modelo de Prevención de Delitos: A través de Auditoría Interna, se deberá verificar periódicamente que los controles del modelo están operando y son efectivos y/o se identifiquen aquellas deficiencias de control que pudieran afectar de manera significativa la operatividad del Modelo de Prevención de Delitos. Revisión de litigios por el asesor legal: Modelo de Prevención de Delitos Página 8

9 Revisión de denuncias recibidas por el canal para estos fines: El Comité de Ética deberá coordinar las investigaciones derivadas de las denuncias que tienen implicancia en el Modelo de Prevención o se encuentren asociadas a escenarios de los delitos considerados en la Ley N La coordinación de la investigación de las denuncias se realizará según lo dispuesto en el Procedimiento de Administración de Denuncias. c). Actividades de Respuesta El objetivo de las actividades de respuesta es establecer resoluciones, medidas disciplinarias y/o sanciones a quienes incumplan con las obligaciones del Modelo de Prevención de Delitos. El Encargado de Prevención de Delitos en conjunto con la Administración deberán revisar las actividades de control vulneradas, a fin de fortalecerlas o reemplazarlas por nuevos controles. Las actividades de respuesta al Modelo de Prevención de Delitos son: Denuncias a la justicia, de acuerdo a la gravedad de la infracción. Coordinar sanciones disciplinarias Registro y seguimiento de denuncias y sanciones d). Actividades de Dirección Su objetivo es dirigir y promover, desde la alta dirección y para todos los estamentos de la Empresa, las políticas, normas y procedimientos para prevenir y detectar delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionarios públicos nacionales y extranjeros. Estas actividades son las siguientes: Actualizar y difundir la política, protocolos y procedimientos del Modelo de Prevención de Delitos. Actualizar y difundir los valores y principios establecidos en el Código de Conducta de la Empresa. Actualizar y difundir las normas del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y de otros reglamentos internos. e). Supervisión y Monitoreo del Modelo El objetivo de la supervisión y monitoreo es verificar el adecuado funcionamiento de las actividades de control definidas y evaluar la necesidad de efectuar mejoras en el modelo. El Encargado de Prevención, dentro de sus funciones de monitoreo y evaluación, realizará las siguientes actividades: Monitoreo del Modelo de Prevención de Delitos. Actualización del Modelo de Prevención de Delitos. Modelo de Prevención de Delitos Página 9

10 Capítulo II Roles y Responsabilidades de las Áreas de Apoyo en el Modelo de Prevención de Delitos: Las actividades que ejecutará cada área de apoyo, en función de la operación del Modelo de prevención de Delitos son las siguientes: 1. El Directorio de la Empresa Portuaria Austral: a. Designar y/o revocar de su cargo al Encargado de Prevención de Delitos b. Determinar los medios y recursos necesarios al Encargado de Prevención de Delitos c. Aprobar las políticas y procedimientos de prevención de delitos. d. Vigilar la correcta adopción, implementación y efectiva operación del Modelo de Prevención de Delitos. e. Recibir y evaluar los informes de gestión y funcionamiento del Modelo de Prevención de Delitos, generados por el Encargado de Prevención de Delitos y aprobar la planificación para el siguiente período. f. Comunicar al Encargado de Prevención de Delitos cualquier situación observada, que tenga relación con el incumplimiento de la Ley o del Modelo de Prevención de Delitos. 2. El Gerente General de Empresa Portuaria Austral: a. Ratificar y autorizar los medios y recursos necesarios para que el Encargado de Prevención de Delitos, logre cumplir con sus roles y responsabilidades. b. Apoyar al Encargado de Prevención en la efectiva operación del Modelo de Prevención de Delito. c. Informar al Encargado de Prevención de Delitos cualquier situación observada que vulnere el Modelo de Prevención de Delitos o que constituya alguno de los delitos contemplados en la Ley N El Comité de Ética:. (Anexo 2) a. Toma conocimiento de toda operación inusual o sospechosa y coordina las actividades a desarrollar en el proceso de identificación, análisis e investigación, de denuncias recibidas y que apliquen al Modelo de Prevención de Delitos. Modelo de Prevención de Delitos Página 10

11 b. Determinar las medidas disciplinarias que deban ser aplicadas en caso de incumplimiento al Modelo de Prevención de Delito, Código de Conducta como resultado de las investigaciones de las denuncias. a. Reportar al Comité de Auditoría, sobre las denuncias que reciba y el resultado de las investigaciones que realice, para efectos de resolver las acciones y medidas que correspondan. 4. El Comité de Auditoría de Empresa Portuaria Austral: a. Apoya y supervisa al Encargado de Prevención de Delitos en la, ejecución, cumplimiento y actualización del Modelo de Prevención de Delitos. b. Apoya al Encargado de Prevención de Delitos en la identificación y evaluación de riesgos de delitos. c. Determina los canales de denuncia y las acciones a seguir para la investigación de las denuncias que se reciban por dichos canales. d. Adopta las medidas que procedan para que la Empresa denuncie ante el Ministerio Público, ejerza todas las acciones civiles y penales ante los tribunales competentes, y persiga la aplicación de todas las sanciones que correspondan en contra de cualquier persona que cometa hechos constitutivos de los delitos contemplados en la Ley o de otros delitos. e. Toma conocimiento del informe semestral realizado por el Encargado de Prevención de Delitos. 5. Subgerencias de la Empresa Portuaria Austral a. Apoyar con acceso a la información, instalaciones y personal al Encargado de Prevención de Delitos b. Ejecutar controles de carácter preventivo y de detección previamente definidos en la Matriz de Riesgos. c. Implementar controles en las brechas identificadas, producto de las investigaciones realizadas en relación al Modelo de Prevención de Delitos o cualquier nuevo riesgo identificado. 6. Recursos Humanos. a. Coordinar la incorporación de procedimientos, obligaciones, prohibiciones y sanciones internas propias del Modelo de Prevención de Delitos en el Reglamento de Orden Modelo de Prevención de Delitos Página 11

12 Higiene y Seguridad, en los contratos de trabajo de todos los trabajadores de la empresa, incluidos los máximos ejecutivos de la misma. b. Apoyar en la coordinación de actividades de difusión del Modelo de Prevención de Delitos, que incluye: Comunicación efectiva de la política y procedimientos de prevención de delitos y Código de Conducta. Capacitaciones periódicas respecto del Modelo de Prevención de Delitos y los delitos señalados en la Ley N Inclusión de materias del Modelo de Prevención de Delitos en los programas de inducción del personal que ingresa a la empresa. c. Mantener registro de las resoluciones adoptadas por el Comité de Auditoría en la carpeta personal del respectivo trabajador. 7. Auditoría Interna. a. Incorporar en su plan de auditoría revisiones al Modelo y Sistema de Prevención de Delitos, de verificación de cumplimiento b. Considerar en las revisiones de auditoría, los riesgos de fraudes de las distintas actividades y procesos de la Empresa. c. Apoyar en la ejecución de actividades del Modelo de Prevención de Delitos y que sean compatibles con la independencia del área. 8. Asesor legal: a. Asesorar en el proceso de inclusión de anexos y cláusulas de cumplimiento de la Ley , en los diversos contratos que la empresa celebre con terceros. b. Asesorar en el proceso de inclusión de cláusulas de cumplimiento en los contratos de trabajo y Código de Conducta y Reglamento de Interno de Orden Higiene y seguridad. c. Informar sobre los procesos judiciales seguidos por la Empresa, que se encuentran asociados a hechos que podrían configurar delitos señalados en la Ley N d. Informar sobre las multas aplicadas a la Empresa por entidades regulatorias, que se encuentran asociadas a hechos que podrían configurar delitos señalados en la Ley N e. Asesorar al Encargado de Prevención de Delitos en relación a investigaciones y análisis de denuncias. Modelo de Prevención de Delitos Página 12

13 f. Asesorar en la toma de decisiones en relación a las sanciones y acciones correctivas a implementar, producto de las investigaciones efectuadas y en las acciones correctivas a implementar en el Modelo de Prevención de Delitos. g. Presenta y tramita las denuncias, querellas y demandas que la empresa decida emprender en relación a los delitos de la Ley y cualquier otro delito. 9. Los trabajadores, ejecutivos, directores, contratistas y proveedores de Empresa Portuaria Austral. a. Colaborar y cumplir con lo dispuesto en el Modelo de Prevención de Delitos de la empresa. b. Deben denunciar los hechos que vulneren el Modelo de Prevención de Delitos definido por la empresa, a través de los canales establecidos para tal efecto. Capítulo III Ambiente de Control Ambiente de Control El Ambiente de Control incluye los instrumentos y regulaciones asociadas a la Ley , en sus consideraciones éticas, legales y laborales. Este ámbito es fundamental para el Modelo de Prevención de Delitos, porque proporciona los lineamientos de control para las relaciones contractuales con los clientes, proveedores, trabajadores y todos los interesados. El ambiente control del Modelo de Prevención de Delitos se compone de los siguientes elementos: 1.- Instrumentos Legales y Laborales De acuerdo al artículo 4, N 3d) de la Ley , el Modelo de Prevención de Delitos debe ser parte integrante de los contratos de trabajo de los empleados y ejecutivos de la empresa, además de ser extensivo a todos los contratos de prestación de servicios que celebre la empresa. Para ello, se establece la inclusión de cláusula en los contratos, del cumplimiento de la Ley , para los siguientes instrumentos legales y laborales: Contrato de trabajadores (Anexo 3) Contrato de contratistas y prestadores de servicios. (Anexo 4) Inclusión en Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad. Modelo de Prevención de Delitos Página 13

14 2.- Código de Conducta. Empresa Portuaria Austral, con el fin de asegurar que en todo momento se mantengan elevados estándares éticos en las actividades que realizan, se definieron directrices éticas, e incluye temáticas relacionadas con la Ley las que se deberán seguir junto con las leyes y normativas de carácter obligatorio que rigen las actividades de la Empresa Portuaria Austral. 3.- Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad Su objetivo es dar a todos los trabajadores la certeza necesaria respecto a la aplicación práctica en la empresa de sus obligaciones, prohibiciones, derechos, y deberes, contribuyendo además a divulgar entre éstos las disposiciones legales que lo rigen. Constituye, por lo tanto, un cuerpo normativo auxiliar y canalizador de las buenas relaciones laborales. 4.- Procedimiento de Denuncias. (Anexo 5) El objetivo de este documento es definir el procedimiento de denuncia, investigación y solución de fraudes, con el fin de garantizar el anonimato del denunciante, evitar filtración de información y garantizar las acciones legales correspondientes. 5.- Auditoría Interna La empresa cuenta con una estructura orgánica que incorpora la función de auditoría interna dependiente del Comité de Auditoría y Gestión Riesgos, cuya metodología de trabajo incluye el compromiso y posterior cumplimiento de estos acuerdos. 6.- Reportes Semestrales El Encargado de Prevención de Delitos debe reportar semestralmente al Directorio de la Empresa Portuaria Austral, informando de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de su cometido y debe rendir cuenta de su gestión. Capítulo IV Certificación del Modelo La empresa podrá, de acuerdo a lo establecido en la Ley Artículo 4 numeral cuatro letra b), obtener la certificación de la adopción e implementación de su modelo de prevención de delitos. La certificación podrá ser otorgada por empresas de auditoría externa, sociedades clasificadoras de riesgo u otras entidades registradas ante la Superintendencia de Valores y Seguros que puedan cumplir esta labor, de conformidad a la normativa que, para estos efectos, establezca el mencionado organismo fiscalizador. Modelo de Prevención de Delitos Página 14

15 Anexos del Modelo de Prevención de Delitos Modelo de Prevención de Delitos Página 15

16 ANEXO 1. Modelo de Prevención de Delitos Página 16

17 ANEXO 2. Modelo de Prevención de Delitos Página 17

18 ANEXO 3. ANEXO DE CONTRATO DE TRABAJO En Punta Arenas a xx de xxxxx de 201x, entre EMPRESA PORTUARIA AUSTRAL, RUT , representada por Don Ignacio Covacevich Fugellie, Rut , de nacionalidad chilena, ambos domiciliados para estos efectos en O Higgins 1385 comuna de Punta Arenas, en adelante también la EPA o la empresa, por una parte; y por la otra, don(ña), xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Rut xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Cargo xxxxx, fecha de nacimiento xxxxxxxxxxxxxxx, en adelante El Trabajador, han convenido el siguiente anexo de contrato: PRIMERO: Existe un contrato de trabajo, debidamente firmado entre las partes de fecha.. de de.., al cual se le han ido incorporando sus respectivos anexos. SEGUNDO: Las partes han tomado conocimiento de la dictación de la Ley y las obligaciones que esta impone a las empresas y de las políticas implementadas por la Empresa con el objeto de prevenir la comisión de los delitos establecidos en esta Ley sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, se han adoptado una serie de medidas tendientes a mitigar los riesgos de comisión de tales delitos. TERCERO: El trabajador declara conocer y cumplir el Modelo de Prevención de Delitos de la Ley , el Código de Conducta, y el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad de la Empresa Portuaria Austral vigente, todos disponibles en la página web de la empresa. También declara conocer los Canales de Denuncia que se han implementado en la EPA. CUARTO: En mérito de lo anterior, las partes acuerdan incluir en el Contrato de trabajo indicado en la cláusula primera anterior la siguiente cláusula: CLÁUSULA SOBRE DESEMPEÑO ÉTICO Y RESPONSABILIDAD PENAL - LEY Las partes están de acuerdo en que el trabajador reconoce y se obliga a actuar en todo momento en el desempeño de sus labores conforme a la Ley y especialmente se obliga a cumplir con las disposiciones del modelo de prevención de delitos que, según lo dispone la Ley , se ha implementado en la Empresa Portuaria Austral. El trabajador declara expresamente conocer el manual del modelo de prevención de delitos de la EPA que está disponible en la página web de la empresa, y en el cual se establecen las obligaciones, prohibiciones y sanciones relacionadas con este sistema preventivo de delitos señalados en la Ley El trabajador declara, además, que se compromete a revisarlo y a cumplir las disposiciones de dicho manual y que por tanto se entienden parte integrante del presente contrato QUINTO: El presente anexo forma parte integrante del Contrato indicado en la cláusula primera anterior y en todo lo no modificado expresamente por el mismo, se mantiene plenamente vigente lo pactado en el. Modelo de Prevención de Delitos Página 18

19 SEXTO: Las partes acuerdan que la modificación introducida en virtud de este anexo de complementación, producirá sus efectos desde el momento de su firma y tendrá vigencia hasta la completa terminación del mismo. SEPTIMO: En todo lo no modificado por el presente instrumento, rige íntegramente el contrato de trabajo suscrito entre las partes con fecha de de, actualizaciones y modificaciones si las hubiere. sus anexos, OCTAVO: Se firma este anexo de contrato en dos ejemplares de igual tenor y fecha, declarando el trabajador haber recibido uno de ellos en este acto, a su entera satisfacción y declarando además, haberlo leído, dando su conformidad a todas y cada una de las estipulaciones contenidas en este. He leído atentamente este Anexo de Contrato de Trabajo y lo acepto en todas sus partes, del cual declaro recibir conforme, copia de parte del Empleador. Firma Gerente General Firma Trabajador Modelo de Prevención de Delitos Página 19

20 ANEXO 4. ANEXO DE CONTRATO CON PRESTADORES DE SERVICIOS (CLAUSULA LEY ) En Punta Arenas, a de de 201, entre la Empresa Portuaria Austral, Rut , representada por su gerente general don Ignacio Covacevich Fugellie, Rut , ambos domiciliados en Av. Bernardo O Higgins 1385 de la ciudad de Punta Arenas, por una parte; y, Rut.:, en adelante el Contratista o prestador de servicios, representada por, Rut.: ambos domiciliados para estos afectos en, comuna de, cuidad de, han convenido el siguiente anexo de Contrato, que contempla el Contrato de Prestación de Servicios, de fecha de de 20. PRIMERO: El contratista o prestador de servicios declara conocer y se obliga a cumplir el Modelo de Prevención de Delitos de la Ley , el Código de Conducta, y el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad de la Empresa Portuaria Austral (disponibles en la página web de la empresa). También declara conocer los Canales de Denuncia de la EPA. Mientras preste servicios a la EPA, el contratista se obliga a no realizar ni consentir que se realicen por las personas bajo su dirección y supervisión, alguno de los delitos contemplados en la Ley , esto es, lavado de activos (Art. 27 Ley ), financiamiento del terrorismo (Art. 8 Ley ), cohecho a funcionarios públicos, nacionales o extranjeros (Art. 250 y 251 bis, con relación a los Art. 248, 248 bis y 249 del Código Penal) y los demás que en el futuro se incorporen a dicho cuerpo legal, ni en beneficio propio ni en interés y provecho para la EPA. En particular, El contratista o el prestador de servicios, declara estar en conocimiento que siempre deberá, cuidar de que los bienes y/o dineros que, en virtud de este contrato reciba o por encargo de la EPA no provengan de actividades ilícitas y se comprometa a poner su mayor cuidado con el fin de descubrir y denunciará ante la EPA de cualquier sospecha que tuviera respecto del origen de esos bienes o dineros. Se compromete también a que velar porque los bienes o dineros de la EPA, que como consecuencia de este contrato le corresponda administrar o gestionar, no sean desviados a financiar ilícitas especialmente el terrorismo. De igual forma, manifiesta su voluntad de no ofrecer ni consentir en entregar a un funcionario público chileno un beneficio indebido bajo ninguna circunstancia, no importando el hecho de haber recibido instrucciones en contrario. Modelo de Prevención de Delitos Página 20

21 Para lo anterior, El contratista o el prestador de servicios deja expresamente establecido que ninguna instrucción recibida de parte de la Empresa Portuaria Austral podrá interpretarla como destinada a autorizarlo para cometer o participar en cualquier hecho constitutivo de delito y cualquier instrucción en contrario se estimará como carente de todo valor y que no lo exime de toda responsabilidad por los perjuicios que se ocasionen por no acotarla. Además, el contratista o prestador de servicios se obliga a comunicar al Encargado de Prevención de Delitos o Comité de Ética de la EPA, todo acto o conducta que revista caracteres de los delitos antes mencionados, de los que tome conocimiento en el contexto de la prestación de sus servicios a la EPA. El incumplimiento de alguna de las obligaciones anteriores facultará a la EPA para terminar inmediatamente su relación contractual con el proveedor y éste no tendrá derecho a exigir ningún otro pago, sin perjuicio de las actividades realizadas o los convenios celebrados con terceros de manera previa al término del presente contrato. SEGUNDO: Este anexo de contrato se firma en tres originales, de igual tenor y contenido, quedando un original en poder del contratista o prestador de servicios y dos en poder de la EPA. La personería de don Ignacio Covacevich Fugellie, para representar a la Empresa Portuaria Austral, consta en el acta Cuadragésima Sesión Extraordinaria de Directorio de la Empresa Portuaria Austral celebrada con fecha 30 de Mayo de 2011, y reducida a escritura pública con fecha 11 de Julio de 2011, en la Notaría de Punta Arenas de don Edmundo Correa Paredes. Firma representante EPA Firma representante contratista Modelo de Prevención de Delitos Página 21

22 ANEXO 5 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DENUNCIAS A. Responsabilidad del Comité de Auditoría 1. El Comité de Auditoría de la Empresa Portuaria Austral, ha aprobado el siguiente procedimiento para recibir, aceptar, investigar y actuar en caso de denuncias y dudas de trabajadores, clientes, proveedores y terceros anónimos, sobre eventuales delitos configurados en la Ley sobre lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionarios públicos, conflictos de interés, conductas contrarias a la ética, infracciones a leyes o reglamentos, incumplimientos de normas de control interno, estados financieros y sobre toda situación que requiera la atención de la Gerencia General y/o Directorio de la empresa. 2. A discreción del Comité de Auditoría, la labor que le corresponde en estos procedimientos podrá delegarse en todo o en parte, a uno o más miembros del mismo, o en el Encargado de Prevención de Delito, en la medida que el Comité de Auditoría lo estime necesario o apropiado. El Comité de Auditoría deberá adoptar la decisión de seleccionar a las personas que la empresa emplee o contrate para recibir y/o investigar las Denuncias que contempla este procedimiento. 3. El Comité de Auditoría deberá aprobar las futuras modificaciones y actualizaciones requeridas en este procedimiento. B. Procedimiento para recibir e Investigar Denuncias 1. Las denuncias recibidas por los canales oficiales deberán ser remitidas al Comité de Ética de la Empresa Portuaria Austral, organismo responsable de la investigación de las denuncias. El Comité de Ética, coordinará las actividades a desarrollar para dar inicio a la investigación de los hechos denunciados. El Comité de Ética está conformado por las siguientes personas: - Un representante del Directorio - Representante Laboral ante el Directorio - Encargado de Prevención de Delitos. Modelo de Prevención de Delitos Página 22

23 2. Tipificación de hechos a denunciar A) Incumplimiento de las Leyes, reglamentos, normas y procedimientos de la empresa. Incumplimiento de cualquier ley, regla o norma sujeta a la EPA de forma interna o externa. B) Robo, malversación o fraude Cualquier acto ilícito contra nuestros principales grupos de interés: Directores, ejecutivos, trabajadores, clientes, negocio, proveedores, por cualquier medio, así como el intento de encubrirlo. C) Conductas poco éticas y conflicto de interés. Conducta poco ética o deshonesta por parte de cualquier trabajador a cualquier nivel de la organización y cualquier situación o acción que por su parte lo ponga o pueda ponerlo en conflicto con los intereses de la EPA. D) Manipulación o falsificación de datos. Cambios realizados a cualquier dato, información o reporte, con el fin de encubrir errores o cometer fraude, mejorar resultados financieros/ operativos/ estadísticos o para obtener una ventaja injusta. E) Incumplimiento del Código de Conducta. Todas aquellas situaciones detectadas no incluidas en ninguno de los apartados anteriores y que incumplan lo establecido en el Código de Conducta de la Empresa Portuaria Austral. 3. Se podrán formular denuncias de la siguiente manera: Canales de Denuncia: A través de la página Web de la empresa, ingresando a: donde se encuentra habilitado un link, para tal efecto como un formulario guía, que permite volcar la información de manera sencilla, rápida y eficaz. A través de un dirigido a: canaldedenuncia@epaustral.cl. Por escrito, en sobre confidencial, dirigido al Comité de Ética de la Empresa Portuaria Austral, en las Oficinas de la empresa, ubicadas en Av. Libertador Bernardo O Higgins N 1385, comuna de Punta Arenas, Región de Magallanes y Antártica Chilena. Modelo de Prevención de Delitos Página 23

24 4. Identificación del Denunciante Es recomendable que los denunciantes entreguen en la medida de lo posible, su identificación: Nombre, correo electrónico y/o teléfono (los cuales serán tratados con la más absoluta reserva), para contacto con el denunciante. 5. Investigación de las denuncias 5.1. Todas las denuncias recibidas se derivarán en forma automática a los integrantes del Comité de Ética de la Empresa Portuaria Austral Con el propósito de facilitar el proceso de revisión de las denuncias recibidas, el denunciante deberá, al menos entregar una descripción de los hechos y en la medida de lo posible, la siguiente información: Identificación del denunciante: Nombre, correo electrónico y/o teléfono de contacto, los cuales serán tratados con la más absoluta reserva. Fecha (y hora si resulta relevante) en que ocurrieron los hechos denunciados. Descripción de los hechos denunciados, con indicación de las circunstancias en que ocurrieron, nombre y cargos de las presuntas personas involucradas, forma en la cual el denunciante tomó conocimiento de ellos y acompañar cualquier antecedente que considere relevante Recibida la denuncia y dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la recepción de la misma, el Comité de Ética deberá declarar la admisibilidad o no de la denuncia, e iniciar la etapa de investigación, si esta procede El Comité de Ética deberá, si el caso lo amerita, designar a uno de ellos como responsable de la investigación. Durante la investigación el responsable podrá interactuar con el denunciante y una vez concluida esta, entregar todos los antecedentes del caso al encargado de prevención Las denuncias siempre deberán ser dadas a conocer al Comité de Auditoría tan pronto se reciban, y se dará cuenta de las mismas en la siguiente sesión que realice el Comité. Modelo de Prevención de Delitos Página 24

25 5.6. La empresa garantiza que todas las denuncias que formalmente sean presentadas, serán investigadas en forma seria y responsable, además de garantizar la confidencialidad necesaria para resguardar los derechos del denunciante Si las denuncias no son de aquellas materias referidas en el punto 2 anterior de este procedimiento, serán derivadas a la gerencia que corresponda junto con todos los antecedentes recopilados hasta ese momento El Comité de Ética, si lo estima razonable y necesario, podrá exigir la ayuda del Auditor Interno, de cualquier Ejecutivo u otro trabajador de la empresa para investigar o resolver cualquier Denuncia En el caso que una Denuncia involucre o implique directa o indirectamente a uno de los integrantes del Comité de Ética, el afectado deberá recusarse oportunamente de la investigación, informando de tal situación por escrito al Presidente del Comité de Auditoría. Con posterioridad, el Comité de Auditoría deberá nombrar oportunamente a un Delegado imparcial para que investigue la denuncia. Si el afectado es el Presidente, este deberá dar cuenta de su recusación al Comité El Comité de Auditoría podrá determinar oportunamente qué asistencia profesional, en su caso requiere para efectuar la investigación. El Comité de Auditoría podrá, a su discreción, contratar auditores, asesores y otros peritos externos que le ayuden a investigar cualquier denuncia y analizar sus resultados; costos que se imputarán al monto del presupuesto estimado por la empresa para el Directorio Todas las investigaciones deberán realizarse de manera confidencial de modo que sólo se divulguen aquellos datos necesarios para llevar a cabo las acciones que ésta requiera o lo exija la ley. 6. Registro y seguimiento de casos y sanciones 6.1. Una vez recibida una denuncia, el encargado de prevención de delito deberá ingresar todos los antecedentes de la investigación al sistema de gestión de denuncias, mediante un formulario escrito el que se detalla más adelante. En este formulario se deberá resumir cada una de las denuncias recibidas conteniendo, entre otros, lo siguiente: Modelo de Prevención de Delitos Página 25

26 Fecha presentación El tipo de denuncia (incluyendo cualquier argumento específico esgrimido y las personas involucradas La fecha en que se reciba la denuncia Canal de denuncia utilizado Tipo de denunciante (interno o externo a la empresa) Descripción del incidente sucedido Detalle de la investigación Tiempo de duración de la investigación El estado actual de cualquier investigación de la denuncia; Medidas aplicadas. N seguimiento Descripción Denuncia Presentado por * Canal Utilizado** Estado Actual Fecha Medidas Aplicadas *Presentado por : Trabajadores (T); Clientes (C); Proveedor (P); Otros (O) ** Denunciados (D); En investigación (I); Terminados (T); Desechado (X) 6.2. El Encargado de Prevención de Delito deberá informar al Comité de Ética sobre el resultado de las investigaciones para su V B y posterior presentación al Comité de Auditoría de la empresa en la forma de Informe de Investigación final. Este informe deberá contener la recomendación al Comité de Auditoría de las acciones correctivas y sanciones que correspondan El Informe contendrá la identificación del denunciado, los testimonios e identificación de los testigos que declararon y de la prueba rendida, una relación de los hechos presentados y las conclusiones arribadas Evaluado el Informe respectivo por el Comité de Auditoría se notificará inmediatamente al Gerente General y Presidente del Directorio, quienes en consenso, adoptarán la aplicación de sanciones si correspondiere y/o en el evento que los hechos tengan carácter de delito, una vez comunicado al Gerente General y al Directorio de la empresa, ésta a través del Gerente General, remitirá los antecedentes a las autoridades competentes, para conocimiento de éstas y para efectos de realizar, en su caso, la respectiva denuncia. Modelo de Prevención de Delitos Página 26

27 7. Resultado de la Investigación Como resultado de la investigación, se podrán establecer resoluciones, medidas disciplinarias y/o sanciones a quienes incumplan el Modelo de Prevención de Delitos o ante la detección de indicadores de los delitos de la ley Nº Los resultados de la investigación del modelo de prevención de delitos de la EPA son las siguientes: 7.1. Denuncias a la justicia Detectado un hecho que revista los caracteres de delito relevante para los efectos de la ley , el fiscal o asesor jurídico de le EPA deberá evaluar la pertinencia de denunciar el hecho ante los Tribunales de Justicia, Ministerio Público o la Policía. Esta acción se encuentra especificada como una circunstancia atenuante de responsabilidad penal para la persona jurídica, descrita en el Art. 6 de la Ley Nº que señala: Se entenderá especialmente que la persona jurídica colabora sustancialmente cuando, en cualquier estado de la investigación o del procedimiento judicial, sus representantes legales hayan puesto, antes de conocer que el procedimiento judicial se dirige contra ella, el hecho punible en conocimiento de las autoridades o aportado antecedentes para establecer los hechos investigados Sanciones disciplinarias Sanciones disciplinarias Se aplicarán medidas disciplinarias por incumplimiento de las políticas y procedimientos del Modelo de Prevención de Delitos o la detección de un delito de la Ley N tomando en consideración los principios siguientes: i. Proporcionalidad de la sanción a la falta cometida. ii. Consistencia con las políticas y procedimientos disciplinarios de la organización. iii. Equidad en la aplicación a las personas o áreas involucradas Atendida la gravedad de los hechos, se aplicarán las medidas y sanciones establecidas en el Título XVI del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Además, se podrá llegar poner término al contrato de trabajo en casos graves, conforme a la legislación vigente. El Gerente General, deberá velar que las sanciones establecidas ante una falta determinada sean debidamente ejecutadas y notificadas. El jefe directo de la persona o área involucrada será el responsable de su tramitación administrativa. Modelo de Prevención de Delitos Página 27

28 C. Protección de los Denunciantes Consistentemente con las políticas de la Empresa Portuaria Austral, ni el Directorio o ejecutivos principales, podrán tomar o intentar tomar represalias; ni permitirá que cualquier otra persona o grupo de personas, tomen o intenten tomar represalias directa o indirectamente en contra de una persona que haya hecho una denuncia. La misma protección tendrá cualquier persona que ayude al Comité de Auditoría, al Delegado, a la gerencia de la empresa o a cualquier otra persona o grupo de personas que esté investigando o de cualquier otra manera conozca y esté ayudando a resolver cualquier Denuncia. D. Informes Confidenciales y Anónimos Todas las denuncias recibidas serán tratadas confidencialmente o anónimamente según corresponda en la medida que ello sea razonable y posible bajo las circunstancias. E. Antecedentes y Confidencialidad El Encargado de Prevención de Delito y/o el Comité de Ética deberán mantener bajo estricta confidencialidad todos los antecedentes relacionados con cualquier Denuncia e Investigación y solución de la misma. Todos esos antecedentes son confidenciales y están protegidos por la doctrina del secreto profesional. F. Publicación de los Procedimientos El presente procedimiento, será difundido tanto para los Trabajadores de la EPA como a terceros, mediante la publicación de este documento en la página WEB de la empresa. Modelo de Prevención de Delitos Página 28