TRÁMITES PARA PERIODOS DE ESTUDIOS ERASMUS

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1 TRÁMITES PARA PERIODOS DE ESTUDIOS ERASMUS ER. PASO (antes del DOCUMENTOS PARA LA UNIVERSIDAD DE DESTINO: Todas las universidades exigen una serie de gestiones administrativas por parte del estudiante. Como ejemplo damos una relación aproximada de los documentos que pueden solicitar las instituciones de acogida. Solicitud del estudiante / Impreso de inscripción. Learning Agreement (no es obligatorio en todas las universidades; no confundir con el Acuerdo de Estudios de la UMA, véase 2º paso). Solicitud de alojamiento. Solicitud para cursos de lengua. Son los propios estudiantes Erasmus los encargados y responsables de enviar la documentación en la forma y el plazo indicados por cada una de las universidades de destino. No todas las instituciones socias exigen los mismos documentos. Se debe tener en cuenta que las instituciones establecen plazos para la recepción de esta documentación y que el incumplimiento de dichos plazos puede perjudicar el desarrollo del estudios (problemas de alojamiento, de elección de asignaturas, etc.). Estos documentos se podrán conseguir a través de: a) El Archivo de universidades socias Erasmus. Podrá acceder virtualmente a la información de la que disponemos, como las fichas informativas de cada institución y, en algunos casos, los documentos necesarios para tramitar su Erasmus. Los documentos existentes en este Archivo de Universidades Erasmus son las últimas versiones de las que dispone nuestro Servicio, aun así su actualización es continua por lo que le recomendamos que contraste la información que en él encuentre con la existente en la web de cada universidad socia. A continuación se explica cómo navegar por esta plataforma: 1º paso: Puede acceder desde cualquier navegador con el siguiente enlace: m 2º paso: A continuación tiene las siguientes opciones: 1

2 a) Consultar la información de forma virtual b) Descargarla a su ordenador como archivo.zip mediante la pestaña DESCARGAR c) Añadirla a su cuenta de dropbox también mediante la pestaña DESCARGAR (Deberá contar con una cuenta en dropbox o registrarse en él) 3º paso: Cómo consultar los archivos Como podrá observar el Archivo de Universidades Erasmus está organizado en carpetas siguiendo un modelo anidado: 1. PAÍSES 2. Universidades socias identificadas por su CÓDIGO ERASMUS (puede encontrar dicho código en el anexo de Contactos Universidades Socias) Disponible en: 3. Documentos de cada universidad, como la ficha de la institución con los datos de contactos, trámites a realizar y la información esencial para la gestión de su estancia Erasmus. Asimismo, en algunos casos podrá encontrar otros documentos que le faciliten sus gestiones con dicha institución. En este sentido, le recordamos que deberá contrastar los documentos y la información que contengan estos archivos con la información y procedimientos publicados en la web de cada institución. 4º paso: Contribución Si desea aportar archivos que le hayan sido útiles para actualizar los existentes, puede contactar al siguiente correo electrónico: garciavazquez@uma.es Le recordamos que esta herramienta informativa no exime al estudiante erasmus de consultar los trámites y la información institucional directamente con su universidad de acogida. b) Directamente en las páginas web de dichas universidades. En este sentido, también está disponible el Listado de universidades socias 2013/14 en formato Excel con la información más relevante de cada institución socia y sobre todo, con los códigos Erasmus necesarios para realizar la búsqueda en el Archivo de universidades socias. DATOS DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Código Erasmus de la UMA/Erasmus code of the University of Málaga: E MALAGA01 Coordinador Institucional Erasmus/Institucional Co-ordinator: 2

3 Prof. Pedro Farias Batlle Vice-Rector of Communication and International Promotion Universidad de Málaga Aulario Rosa de Gálvez, Bulevar Louis Pasteur, 35 Campus de Teatinos Málaga. Tel: /7610/4144 Tel/Fax: º PASO (antes del DOCUMENTOS PARA EL SERVICIO DE RELACIONES INTERNACIONALES Y COOPERACION: FICHA PARA ESTUDIANTES SELECCIONADOS. Deberá entregarse entre los días 1 y 31 de mayo de FOTOCOPIA DE LA CARTILLA O CUENTA CORRIENTE donde el beneficiario desee que se le ingrese el importe de la beca (debe ser la misma que se indicó en la solicitud de preinscripción). Es imprescindible que el beneficiario figure como titular o cotitular de la cartilla o cuenta. No se admitirán cuentas abiertas fuera de España. Fecha de entrega: entre los días 1 y 31 de mayo de ACUERDO DE ESTUDIOS. El estudiante deberá elaborar el correspondiente Acuerdo de estudios con su coordinador académico y deberá presentar una copia obligatoriamente en la secretaría de su centro para formalizar la matrícula en la UMA. Independientemente del número de módulos, materias, asignaturas y créditos incluidos en el acuerdo de estudios para su reconocimiento posterior, el estudiante de planes de estudios anteriores al EEES ( planes antiguos ) deberá matricularse en un mínimo de 15 créditos para estancias inferiores o iguales a un cuatrimestre y de 30 créditos para estancias de curso completo. En el caso de los alumnos de Grado, deberán formalizar la matrícula según la normativa vigente para el curso académico El acuerdo de estudios deberá ser elaborado por el estudiante y su coordinador académico con anterioridad al inicio del estudios en la universidad de destino. A continuación, se tramitará para su firma por el coordinador de centro, según procedimiento establecido por la propia facultad o escuela. Una vez firmado el documento por las tres partes, una copia deberá ser presentada por el estudiante en la correspondiente secretaría para proceder a la matriculación de los módulos, materias, asignaturas y créditos objeto de reconocimiento en los plazos de matriculación generales, o extraordinarios, establecidos por la UMA. El estudiante conservará el original del acuerdo de estudios para su presentación y firma en la universidad de acogida. Por último, enviará copia del documento firmado por todas las partes a la secretaría del centro en el que está matriculado en la UMA. El acuerdo de estudios podrá modificarse una sola vez a lo largo del periodo Erasmus cuando la estancia sea de un solo cuatrimestre (o semestre). Para los periodos de estudios de curso completo, y por razones justificadas como la modificación del plan de estudios previsto por la universidad de destino o la 3

4 falta de información previa sobre la programación académica correspondiente al segundo semestre, se dispondrá de una segunda opción de modificación del acuerdo de estudios para el segundo cuatrimestre. Esta modificación también deberá entregarse en la secretaría del centro para realizar la adecuación final de la matrícula. Asimismo, el pago de los créditos que serán objeto de reconocimiento en la correspondiente secretaría (incluidos en el acuerdo de estudios y en su posible modificación) deberá realizarse antes del 15/05/2014. CONVENIO DE SUBVENCION. El estudiante entregará dos copias firmadas entre los días 1 y 31 de mayo. El Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación devolverá una copia firmada por el representante de la institución al estudiante. 3ER. PASO (antes del DOCUMENTOS QUE EL ESTUDIANTE DEBE LLEVAR CONSIGO A LA UNIVERSIDAD DE DESTINO: CREDENCIAL ESTUDIANTE ERASMUS. Será firmada y sellada en el Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación antes del inicio del estudios (firma y sello generado por el Espacio Virtual Erasmus - EVE). TARJETA SANITARIA EUROPEA. Los estudiantes Erasmus que se desplacen a cualquiera de los 27 países de la UE, Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza deberán solicitar y obtener la Tarjeta Sanitaria Europea por el periodo total de sus estudios en la institución de destino. Para más información dirigirse al Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Información Asimismo deberán consultar la página Web de Coordinación Social de la UE para conocer las condiciones específicas de la asistencia sanitaria cubierta por la Tarjeta Sanitaria Europea en cada país. Información: Aquellos beneficiarios Erasmus cuyo país de destino sea Turquía, Croacia o la Antigua República Yugoslava de Macedonia, tendrán que contratar un seguro de asistencia sanitaria privado alternativo ya que la Tarjeta Sanitaria Europea no cubre los desplazamientos a estos países. Los estudiantes que no puedan obtener la TSE, por cualquier otro motivo, también deberán obtener un seguro médico privado. 4º PASO (antes del MATRICULACION EN LA UNIVERSIDAD DE MALAGA: El estudiante deberá elaborar el correspondiente Acuerdo de Estudios con su coordinador y deberá presentarlo obligatoriamente en la secretaría de su centro para formalizar la matrícula en la UMA. De acuerdo con la convocatoria, el estudiante matriculado en los planes de estudios anteriores al EEES ( planes antiguos ) deberá matricularse en un mínimo de 15 créditos para estancias inferiores o iguales a un cuatrimestre y de 30 créditos para estancias de curso completo. En el caso de los alumnos de Grado, deberán formalizar la matrícula según la normativa vigente para el curso académico El Acuerdo de Estudios podrá modificarse una sola vez a lo largo del periodo Erasmus. Esta modificación también deberá entregarse en la secretaría del centro para realizar la adecuación final de la matrícula. Para la modificación del acuerdo de estudios. Se informará más adelante sobre el nuevo procedimiento para la tramitación de la modificación acuerdo de estudios. 4

5 5º PASO (durante el DOCUMENTO PARA EL INGRESO DE LA BECA CERTIFICADO DE ESTANCIA. Deberá ser firmado y sellado por el personal encargado de los estudiantes Erasmus en la universidad de acogida reflejando la fecha exacta de llegada del estudiante. A continuación se enviará al Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación por correo electrónico (vallego@uma.es) o fax ( ) en el plazo más breve posible. El cumplimiento de este requisito es imprescindible para el ingreso de la dotación económica por parte de la UMA. No será necesario que el estudiante solicite confirmación de la recepción del documento. El Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación la confirmará a la mayor brevedad. 6º PASO (al finalizar el DOCUMENTOS QUE DEBEN SER ENTREGADOS EN EL SERVICIO DE RELACIONES INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN UNA VEZ FINALIZADO EL PERIODO DE ESTUDIOS: CERTIFICADO DE ESTANCIA ORIGINAL. Será entregado en el Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación en el plazo de una semana una vez finalizado el estancia (en cualquier caso la fecha límite para su entrega será el 30/09/2014). Debidamente firmado y sellado por la universidad de destino, no podrá contener tachaduras. Las fechas de firma y las de Llegada o Salida deberán ser las mismas (en todo caso máximo 5 días de diferencia). INFORME DEL ESTUDIANTE. Una vez firmado se entregará en el Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación en el plazo de una semana una vez finalizado el estancia. En cualquier caso, la fecha límite para la entrega de este documento será el 30/09/2014. CERTIFICADO DE NOTAS DE LA UNIVERSIDAD DE DESTINO ( TRANSCRIPT OF RECORDS ) El estudiante solicitará a la universidad de destino que una copia de este documento sea remitido a: Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación Universidad de Málaga Aulario Rosa de Gálvez Bulevar Louis Pasteur, 35 Campus de Teatinos Málaga. El certificado recibido será remitido al Coordinador de Centro en la UMA en el plazo más breve posible. El estudiante será informado por correo electrónico de la fecha de envío del documento al Coordinador de Centro. 5

6 7º PASO (al finalizar el PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO ACADEMICO Para iniciar dicho procedimiento el estudiante deberá presentar en la secretaría de su centro la Solicitud de reconocimiento académico una vez finalizado el estudios. Consúltense las Normas reguladoras de la movilidad estudiantil en la Universidad de Málaga en la Web uma.es/relacionesinternacionales Renuncia al estudios La renuncia deberá notificarse por escrito mediante instancia presentada en el Registro General de la UMA, en el plazo más breve posible. El incumplimiento de este requisito podría impedir al estudiante disfrutar de una beca Erasmus en cursos posteriores. PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACION DEL PERIODO DE ESTUDIOS Una vez incorporado a la universidad de destino, el estudiante de primer cuatrimestre que desee ampliar su estancia a curso completo deberá solicitarlo en esa universidad mediante la presentación a los responsables Erasmus del documento Ampliación del estudios Erasmus. Una vez cumplimentado y firmado deberá ser enviado al Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación por correo electrónico (vallego@uma.es) o fax ( ) antes de la finalización de la estancia prevista inicialmente (en cualquier caso, la fecha límite para el envío del documento de ampliación será el 1 de marzo de 2014). El estudiante cuyo estudios quede ampliado deberá contactar con su Coordinador Académico en la UMA para realizar la oportuna modificación del acuerdo de estudios. Ampliación del estancia DERECHOS ECONOMICOS POR AMPLIACION DE ESTANCIA AYUDA UE-OAPEE: Por cada mes ampliado hasta la finalización de la estancia, se ingresará la parte de la beca que subvenciona el Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos. AYUDA JUNTA DE ANDALUCIA: Según disponibilidad de fondos y siempre hasta un máximo de 9 meses. AYUDA MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE: Según disponibilidad de fondos y siempre hasta un máximo de 8 meses. La fecha aproximada en la que la UMA podrá informar sobre la ampliación de la dotación económica de estos dos últimos organismos para el segundo cuatrimestre una vez autorizada la ampliación del estudios Erasmus será durante el mes de marzo de Ayudas y otros derechos AYUDA UE-OAPEE (Ayuda de la Unión Europea distribuida por el Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos) Consiste en una ayuda por cada mes de estancia real para todos los estudiantes con 6

7 (*) importes Ayudas plaza adjudicada. AYUDA DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA Destinada a todos los estudiantes Erasmus, sin ser necesaria la cumplimentación de trámite alguno para su cobro. Su cuantía será determinada por la Junta de Andalucía para cada curso académico. AYUDA DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE (dos cuantías): Para todos los estudiantes Erasmus seleccionados Destinada a todos los estudiantes Erasmus, sin ser necesaria la cumplimentación de trámite alguno para su cobro. Su cuantía será determinada por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para cada curso académico. Exclusivamente para los alumnos que hayan sido becarios del sistema general durante el curso anterior a su estancia Erasmus: Sin necesidad de cumplimentación de trámite alguno. Su cuantía será determinada por el Ministerio de Educación para cada curso académico. Ayudas de la Comisión Europea para estudiantes con minusvalías graves. Se ruega a los estudiantes que se encuentren en situación de acogerse a estas ayudas se pongan en contacto con el Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación lo antes posible para preparar la solicitud que debe ser enviada al OAPEE. Cursos intensivos de preparación lingüística (EILC). Financiados por la Comisión Europea (entre 150 y 450, dependiendo de la duración del curso) para estudiantes Erasmus con destino en países cuya lengua oficial se considera minoritaria. Información y solicitudes en el Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación y en Véase también Convenio de Subvención. Plazo de presentación de las solicitudes enviadas al correo electrónico lbarranco@uma.es 20/05/2013 (1er cuatrimestre y curso completo) y 20/10/2013 (2º cuatrimestre). No se enviará a las universidades organizadoras de los cursos ninguna solicitud que no esté totalmente cumplimentada. (Esta información referente a los cursos EILC tiene como referente la convocatoria del curso ). Ayudas para estudiantes empadronados en los municipios de: Mijas y Pizarra. Para más información, contactar con el propio Ayuntamiento. Cursos de apoyo lingüístico de la Universidad de Málaga (julio 2013). Organiza Centro de Idiomas de la Fundación General de la Universidad de Málaga. La Universidad de Málaga subscribirá un seguro de asistencia en viaje para todos los estudiantes Erasmus. La información sobre las condiciones y coberturas del seguro de asistencia en viaje que la UMA contrata para todos los estudiantes Erasmus y del seguro opcional de asistencia sanitaria para aquellos estudiantes que lo necesiten 7

8 pueden consultarse en el enlace. (*) IMPORTE AYUDA ERASMUS CURSO Ayuda OAPEE: 110 / mes Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (BOE nº 296 del 10/12/2012): - No Becarios del Sistema General en el curso anterior 100 / mes - Becarios del Sistema General en el curso anterior / mes Junta de Andalucía véase- Notas informativas Programa Erasmus ayudas de la Junta de Andalucía para el curso en el enlace 8