La inauguración del hotel nuevo en la ciudad

Transcripción

1 La inauguración del hotel nuevo en la ciudad Por: Laura Alicia Cabello Barocio Un organizador de eventos está realizando la planeación de la inauguración del nuevo hotel en la ciudad. Para ello, utilizará algunos formatos que lo apoyarán a plantear a sus clientes lo que se realizará, a fin de dejar de manera clara para ambas partes los objetivos y alcance del proyecto. El formato inicial es un esqueleto del proyecto o Project Charter donde se vacía la información más importante y general para entablar los acuerdos con los inversionistas. Project Charter A. Información general Esqueleto del proyecto Título del proyecto: Descripción del proyecto: Realizado por: Inauguración del nuevo hotel en la ciudad Se invitarán a las personalidades más destacadas de la ciudad para presenciar cómo los inversionistas cortarán el listón para inaugurar y después revelar la placa conmemorativa. Proyectos Perfectos B. Objetivo del proyecto Organizar y ejecutar las actividades necesarias para preparar el evento de inauguración que apoyará a cortar el listón y a revelar la placa para conmemorar la inauguración del nuevo hotel en la ciudad. C. Supuestos Se realizará un evento de bienvenida con salas lounge antes del corte del listón. Se invitará a los miembros de la prensa y se les proporcionará un resumen de la información más importante con un lugar específico para que logren tomar fotos que tengan de fondo los logos de la empresa. Se realizará un evento de brindis y tour por el hotel para mostrar los puntos principales de éste. Se cuenta con un presupuesto limitado a $500,000 para a 150 invitados. La fecha límite para realizar la inauguración será el 31 de diciembre. 1

2 D. Alcance del proyecto La inauguración del hotel nuevo en la ciudad iniciará con la definición del concepto, abarcará su implementación y terminará con un reporte de los indicadores clave del proyecto. E. Requerimientos no incluidos en el alcance La inauguración se llevará a cabo en las instalaciones del mismo hotel. Directivos del hotel serán los responsable de realizar una lista de las personalidades principales que cortarán el listón y les entregará las invitaciones al menos con un mes de anticipación al evento. Proyectos Perfectos no se hace responsable de cualquier detalle de construcción o diseño del hotel. Se limitará la inauguración a un presupuesto de 500,000 pesos. El hotel deberá tener contratado al personal de servicio de al menos la primera planta para el día indicado de la inauguración. F. Entregables del proyecto Hitos Entregable Duración Diseño del evento Propuesta del evento 1 semana Planeación del evento Presupuesto final 5 semanas Adquisición de recursos Proveedores y actores del proyecto 2 semanas Aseguramiento de calidad Pruebas y muestreo de productos 3 semanas Invitación al evento Invitaciones impresas para el evento 1 mes antes Invitación a la prensa al evento Invitaciones y resúmenes del evento para la 1 semana prensa Inauguración Evento de inauguración 1 día 2

3 G. Roles y responsabilidades Patrocinador: ZOILA REYNA DEL CASTILLO / DIRECTORA Especialista de apoyo / Área: W. BUFFET / INVERSIONES K. ISHIKAWA / CALIDAD A. FRÍAS / LOGÍSTICA P. BOCUSE / GASTRONOMÍA Líder del Proyecto: CARLOS SANDÍA / RESIDENTE Miembros del equipo / Función: ADRIANA LIMÓN / PRESUPUESTO ARMANDO NARANJO / PLANEACIÓN BLANCA MANZANO / COMPRAS ETC. / Clientes del proyecto / Entregable: MAX RICO DE LEÓN / EVENTO DE INAUGURACIÓN H. Recursos Recursos Limitaciones Presupuesto del proyecto $500,000 Líder del proyecto (organizador de Carlos Sandía Proyectos Perfectos) Equipo del proyecto Equipo de trabajo de Proyectos Perfectos Instalaciones Hotel nuevo en la ciudad 3

4 I. Riesgos del proyecto Riesgo Exceder el presupuesto Construcción del hotel atrasada para el día del evento Que el proveedor del banquete no esté a tiempo para el evento Que los invitados principales no puedan asistir Estrategia de mitigación Dar seguimiento diario a los costos incurridos Establecer la fecha del evento una vez confirmado un avance del 98% en la construcción y decoración del primer piso del hotel Utilizar los recursos propios del hotel y preparar aquellos alimentos posibles de realizar antes del evento Solicitar el envío de un representante por parte de aquellas autoridades que puedan realizarlo J. Indicadores de éxito Asistencia de un 80% de los invitados al evento. Asistencia de al menos una personalidad de gobierno, una del medio hotelero y los dueños del hotel. Asistencia de al menos 3 miembros de la prensa escrita, una de la radio y una televisiva. Tiempos de comida servidos al menos en los horarios establecidos. Contar con fotos del cortado del listón y la revelación de la placa con las personalidades que acompañen. 4

5 K. Firmas De esta forma se constata que el documento será la guía para el seguimiento de los entregables planteados. Cliente: Nombre Firma Fecha Max Rico de León 16-Nov-2011 Patrocinador/inversionista: Nombre Firma Fecha Zoila Reyna del Castillo 16-Nov-2011 Administrador del proyecto: Nombre Firma Fecha Carlos Sandía 16-Nov-2011 Figura 1. Esqueleto del proyecto. El Project Charter asegura para un administrador de proyectos que los clientes tengan las mismas expectativas del proyecto y no podrán agregarse o quitarse tareas que no estén contempladas en el documento, con lo que se formalizará la calidad del proyecto. El proyecto puede realizarse sin la elaboración de un formato como el presentado aquí, ya que también existe la posibilidad de generar contratos formales o firmar las propuestas de los proyectos. Sin embargo, es importante, al menos, establecer con el cliente lo que sigue (UC Berkeley, 2011): Los objetivos del proyecto. Los recursos con los que se contará. Lo que el equipo del proyecto entregará al final del proyecto. Los roles de las personas y las responsabilidades. Los riesgos de mayor impacto al proyecto. 5

6 Project Work Schedule La agenda de trabajo del proyecto, o como se le conoce en inglés Project Work Schedule, es la herramienta para comenzar la planificación a detalle, ya que comprende la información principal del proyecto y las actividades necesarias para llevarlo a cabo. Posterior a este formato para dar seguimiento y control al proyecto es importante manejar más formatos que lo complementen, los primeros a recomendar serían el software para administrar proyectos o una hoja de cálculo donde se plasme la gráfica de Gantt. A. Información general Título del proyecto: Inauguración del hotel nuevo en la ciudad Fecha de preparación: 10 de noviembre de 2011 Elaborado por: Proyectos Perfectos B. Programación del proyecto Elemento (Hito H, Tarea T, Actividad Descripción Responsable Duración Fin Predecesoras A, Entregable E) H1 Diseño del evento Carlos T1 Conceptualizar el evento Carlos A1.1 Crear un concepto para el Carlos evento A1.2 Aprobación del concepto Carlos A1 T2 Diseñar las características Diseñador del evento A2.1 Crear maqueta virtual del Diseñador A1.2 evento A2.2 Aprobación del diseño Diseñador A2.1 T3 Ajustes a conceptos y Carlos diseño A3.1 Establecer ajustes Carlos A1.2 necesarios para la aprobación final del cliente A3.2 Ajustes requeridos Carlos A3.1 A3.3 Aprobación del cliente Carlos A3.3 E1 Propuesta del evento Carlos H2 Planeación del evento Equipo Figura. 2. Agenda de trabajo del proyecto. 6

7 La agenda de trabajo del proyecto se encargará de asignar responsabilidades y fechas límite para el trabajo (UC Berkeley, 2011), lo cual le permite al equipo de trabajo constatar qué se realizará?, cuándo será necesario comenzar o terminar?, y lo más importante qué necesitan hacer primero? Un hito es un evento que representa la terminación de un entregable o la serie de entregables relacionados. Una tarea son los pasos necesarios para la terminación de un hito. Los pasos para completar una tarea deben estar comprendidos por una serie de actividades. Una actividad son los pasos necesarios para realizar una tarea. Un entregable es el producto ya sea medible, tangible o verificable que debe realizarse para completar un hito. 7

8 La realización de formatos asegura que el éxito de un proyecto sea más probable, ya que son de gran ayuda en su etapa de planeación. En experiencias pasadas, un proyecto que no estuviera en constante comunicación con su cliente, podría terminar dando productos no satisfactorios a éste. Debemos recordar que las personas cambian mucho de opinión y es importante establecer acuerdos por escrito para evitar malentendidos. 8

9 Referencia UC Berkeley. (2010). Project Management Tools. Recuperado el 11 de noviembre de 2011, de 9