REFWORKS. Gestor de referencias bibliográficas

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2 REFWORKS. Gestor de referencias bibliográficas Índice: Qué es. Cómo acceder. Incorporar referencias a su base de datos personal. Organizar referencias en su base de datos personal. Editar registros en su base de datos personal. Buscar referencias en su base de datos personal. Generar citas y bibliografías. QUÉ ES RefWorks es un gestor de referencias que permite: Crear bases de datos bibliográficas personales en línea, importando los resultados de las búsquedas efectuadas en bases de datos o creando registros manualmente. Organizar referencias bibliográficas (clasificar y archivar referencias de forma fácil usando carpetas, organizar índices de búsqueda y autor, palabra clave...). Generar bibliografías sueltas, citas dentro de un texto y notas a pie de página. CÓMO ACCEDER Refworks no requiere la instalación de ningún software especial ya que es un servicio por Internet. Para poder usar RefWorks es necesario ser miembro de la Universidad de Deusto y tener una cuenta individual registrándose como usuario. Registrarse como usuario (sólo la primera vez). Desde dónde acceder para crearse la cuenta o Dentro del entorno de red de la universidad. Acceder a RefWorks desde: La interfaz de Océano (Discovery Library). o Desde fuera de la universidad: Conectarse al acceso remoto de los recursos electrónicos desde: La página web de la Biblioteca: en el icono "Acceso Remoto", situado en la parte superior derecha de la página principal de la web de la Biblioteca. La interfaz de Océano (Discovery Library): en el apartado Acceso Remoto, situado en la parte inferior derecha. Una vez conectado, seleccionar Océano (Discovery Library). Dentro de la interfaz de Océano, hay un acceso directo a RefWorks. Cómo crearse la cuenta o Hacer clic sobre Registrarse y crear una nueva cuenta. o Escribir nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico. o Seleccionar en las ventanas desplegables tipo de usuario y área de conocimiento. o Introducir el código que se indica. o Hacer clic sobre el icono Crear una cuenta. o Recibirá en su correo un mensaje con la claves personales y la de la institución (Código de Grupo). o El Código de Grupo se utiliza para crear otra cuenta en RefWorks, si se está fuera de la Universidad de Deusto. 2

3 Acceso como usuario registrado. Conectarse a RefWorks. Introducir Nombre de usuario y Contraseña. Clic sobre el icono ACCEDER. INCORPORAR REFERENCIAS A SU BASE DE DATOS PERSONAL La primera vez que accede a RefWorks su base de datos está vacía. Hay diversas formas de añadir referencias a la base de datos personal: 1. Importación directa desde determinadas bases de datos. 2. Importación de referencias desde un fichero de texto generado a partir de una base de datos. 1. Importación directa desde determinadas plataformas y bases de datos. Océano (Recursos-e) EBSCOHost Google Académico Para ver una lista completa de las bases de datos que permiten una importación directa ir a: ( -> products > en Tools and Resources : Direct Export Partners ). 2. Importación desde un fichero de texto generado a partir de una base de datos. Catálogo UD Realizar la búsqueda en la base de datos. Recuperar las referencias que desea exportar y guardarlas en un fichero de texto (con extensión.txt). Conectarse a RefWorks. Seleccionar Referencias / Importar. Ir a Filtro de Importación/Fuente de Datos y seleccionar la fuente desde donde desea importar. Seleccionar la Base de datos del menú. Para importar las referencias hay 2 posibilidades: o Buscar el fichero de texto que se ha guardado desde el botón Examinar del apartado Desde archivo de texto. o Pegar un texto copiado en el cajetín del apartado Desde texto. En el apartado Importar a una carpeta puede indicar la carpeta a la que quiere importar las referencias. Pulsar el botón Importar. Cuando la importación está acabada, podemos ver las referencias importadas pulsando Ver la carpeta de Última Importación. RefWorks soporta cientos de bases de datos. Para una completa lista ir a: ( -> products > en Tools and Resources : Import Filter List ). ORGANIZAR REFERENCIAS EN SU BASE DE DATOS PERSONAL Hacer clic sobre la pestaña Carpetas. Desde este apartado RefWorks permite crear tantas carpetas como se quieran para organizar las referencias (clic sobre Nueva Carpeta, en la parte superior izquierda, debajo del menú de RefWorks). También se puede renombrarlas, desocuparlas y borrarlas. Para poner una referencia dentro de una carpeta, en la pestaña Referencias, se deben marcar las referencias que se quieran mover y hacer clic sobre el icono para que aparezcan las carpetas. 3

4 EDITAR REGISTROS EN SU BASE DE DATOS PERSONAL Desde RefWorks es posible editar las referencias que hemos incorporado de una base de datos o que hemos introducido manualmente. A continuación indicamos cómo editar referencias individualmente: Clic sobre el icono en la parte derecha de cada referencia (cuando esté seleccionado Una línea/vista de Cita pulsar sobre el icono : se abre una ventana emergente donde en la parte inferior derecha hacemos clic sobre Editar). Se abre la ventana emergente Editar referencia en la que aparecen todos los campos, dependiendo del formato que tengamos seleccionado. Podemos modificar campos que contengan datos o añadir texto a los vacíos. Pulsar Guardar al acabar de modificar la referencia y después cerramos la ventana. BUSCAR REFERENCIAS EN SU BASE DE DATOS PERSONAL Búsqueda rápida: si se escribe más de un término o palabra, RefWorks las buscará con el operador OR. Además se trata de una búsqueda truncada (si se introduce un término como art buscará resultados como Arte, Articulación, ). Escribir la/s palabra/s a buscar dentro de la ventana Buscar en su base de datos RefWorks en la parte superior derecha de la pantalla. Al lado hay un icono de un clip que haciendo clic sobre él nos permitirá buscar las palabras dentro de los adjuntos. Hacer clic en Buscar. Aparecerán los resultados con la palabra/s buscada/s destacada. GENERAR CITAS Y BIBLIOGRAFÍAS Con RefWorks podemos generar citas y/o bibliografías: 1. Citar con Write-N-Cite. 2. Generar bibliografías sueltas. Citar con Write-N-Cite Write-N-Cite es una utilidad de RefWorks que se asocia a Word como un complemento y permite generar citas y bibliografías fácilmente desde un documento. Hay que descargar la utilidad Write-N-Cite antes de insertar citas en un documento de Word (descargar desde RefWorks en Herramientas > Write-N-Cite). Después hay que instalarlo siguiendo las instrucciones de instalación. Existen múltiples versiones de Write-N-Cite disponibles dependiendo del sistema operativo que se utilice. Una vez instalado, Write-N-Cite aparecerá en nuestro ordenador como un complemento de Microsoft Office Word accesible mediante la pestaña RefWorks en el menú superior de Word. Seleccionando dicha pestaña se despliegan las distintas opciones que Write-N-Cite permite. Para comenzar a trabajar primero hay que Iniciar sesión. Aparecerá una ventana en la que introduciremos el código de institución, nombre de usuario y contraseña. Insertar cita en texto Primero hay que elegir el formato bibliográfico en el que se quiera que aparezcan nuestras citas: hacer clic en despegable Formato y seleccionar uno del listado que se muestra. Únicamente se despliegan los formatos seleccionados previamente como favoritos en RefWorks. Después colocar el cursor en el lugar del texto donde se desee insertar la cita y hacer clic en Insertar cita. Dependiendo de la cita que se quiera insertar es posible elegirla entre las que se 4

5 han citado recientemente o haciendo clic en Insertar nuevo (se despliega una ventana emergente con el listado de nuestras carpetas y/o de nuestras referencias en RefWorks). Una vez seleccionada la cita hacer clic en Aceptar, con lo que RefWorks inserta la cita seleccionada dentro del texto. Mostrar los datos completos de la referencia Es posible ver los datos completos de la referencia que se va a insertar en un documento. Para ello, seleccionar la referencia y luego hacer clic con el botón derecho del ratón. Insertar nota a píe de página Colocar el cursor donde se quiera insertar una nota pie de página. Pulsar la opción Insertar cita. En la ventana desplegable seleccionar la cita y elegir la opción Crear nota al píe. Finalmente, hacer clic en Aceptar, con lo que RefWorks nos genera automáticamente el número y la nota a píe de página. Si se insertan varias notas, RefWorks las ordena automáticamente. Añadir varias referencias en una misma cita o nota pie de página Seleccionar una referencia para citar. En la parte inferior, en el apartado Seleccionar referencia, hacer clic en el símbolo + que aparece a la derecha. Seleccionar, de la lista de referencias en la parte superior, la segunda cita que se quiera insertar. Añadir todas las referencias que se quiera siguiendo el mismo método. Una vez seleccionadas todas las referencias hacer clic en Aceptar. Editar citas y notas a píe de página Se pueden insertar citas y notas a píe de página en el documento a medida que se va escribiendo. Se pueden editar las citas y notas de forma individual: haciendo doble clic con el cursor sobre la cita se despliega de nuevo la ventana de Insertar/editar cita con los datos de la referencia seleccionada. Debajo de la lista de referencias, en el apartado Edit References, Write N Cite muestra varias opciones para modificar las citas. Algunas de estas opciones no estarán disponibles dependiendo del formato bibliográfico seleccionado: o Ocultar año o Ocultar autor o Suprimir páginas o Anular páginas: sustituye las páginas de la cita por las que se deseen incluir. o Sólo bibliografía: la cita no aparecerá dentro del documento, sólo en la bibliografía final. o Prefijo / Sufijo: incluir lo que se desee antes o después de la cita. Todos los cambios se previsualizarán en la parte inferior, en Preview Citation. Crear bibliografía Una vez insertadas citas y notas al píe de página, es posible generar la bibliografía de las mismas seleccionando la opción Opciones de bibliografía -> Insertar bibliografía. RefWorks insertará la bibliografía en el lugar donde se tenga posicionado el cursor. Generar bibliografías sueltas RefWorks permite generar bibliografías que no van ligadas a un documento: Primero se debe especificar con qué referencias se quiere trabajar. Se pueden utilizar Todas las referencias, la carpeta "Mi lista" o elegir una de nuestras carpetas. Con las referencias en pantalla, seleccionar en el menú Bibliografía -> Crear bibliografía ó directamente, pulsar el botón destacado Crear Bibliografía. Seleccionar las referencias que se quieren incluir: Seleccionado, Página o Todo en la lista. También se puede cambiar las referencias por otras de otra carpeta, sin cerrar la ventana, pulsando en Carpetas en el menú de la derecha. Seleccionar el Formato bibliográfico de salida. Si se desea, se puede comprobar cómo quedará la bibliografía seleccionando Previsualizar. 5

6 Seleccionar la clase de archivo que se quiere crear: Texto, HTML, Rich Text Format (RTF), Word, OpenOffice.org. Hacer clic en Crear bibliografía. Aparecerá una ventana emergente con la opción de descargar o mandar por correo electrónico el archivo creado con la bibliografía. MANUALES / WEBINARS En la página se encuentran varios manuales sobre la utilización de RefWorks. Es posible acceder tanto a los manuales (Centro de asistencia) como a los Webinars (sesiones formativas online) desde la interfaz de RefWorks, en el menú que aparece a la derecha, dentro del apartado Recursos. 6