"Para convalidar la informacion de este documento, favor ingresar al sitio ingresar el radicado CIRCULAR INTERNA

Transcripción

1 "Este Documento es una fiel copia de un documento electrónico" "Para convalidar la informacion de este documento, favor ingresar al sitio ingresar el radicado PARA: Asunto: Cordial Saludo, DIRECTORES DE SEDE SUBDIRECTORES ACADÉMICOS JEFES DE CENTRO DE INVESTIGACIÓN Aval Institucional a Grupos de Investigación en el marco de la Cv. 737 de Colciencias año 2015 En el marco de la apertura de la convocatoria N 737 de Colciencias para el reconocimiento y medición de grupos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y reconocimiento de Investigadores, y teniendo en cuenta la responsabilidad que la Universidad Cooperativa de Colombia asume al otorgar el aval institucional a los distintos grupos de investigación que cumplan con los requisitos y deseen participar de la medición. La Dirección Nacional de Investigación (DINAI) y el Fondo Editorial, se permiten presentar el procedimiento para otorgar el aval a los grupos e investigadores y las indicaciones generales para realizar la verificación de la información, la entrega de los documentos que evidencien la producción de los grupos y la gestión de las certificaciones institucionales. 1 CRONOGRAMA N Actividad Fecha 1 Apertura de la Convocatoria Octubre 15 de Verificación de información por los CEIN 3 Envío de soportes para solicitud de aval de libros y capítulos de libro de investigación (Según guías de verificación de Colciencias) Desde octubre 15 hasta diciembre 14 de 2016 Desde 17 de noviembre hasta diciembre 14 de Fecha límite para la actualización en el CvLAC y GrupLAC Diciembre 14 de Fecha límite para enviar a la DINAI todos los soportes de cada grupo de investigación (internos y externos). Este mismo día se deben entregar el usuario y contraseña de todos los grupos. Reingeniería de grupos por parte de la DINAI y revisión de soportes de productos. Para esto debemos contar con TODOS LOS USUARIOS Y CONTRASEÑAS de los grupos. 7 Revisión final de los grupos y aval institucional por parte de la DINAI. 7 Sometimiento de grupos a la convocatoria 737 de COLCIENCIAS por parte de la DINAI UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA Diciembre 14 de 2015 Desde enero 12 hasta febrero 19 de 2016 Desde febrero 22 hasta marzo 4 de 2016 Marzo 7 de 2016 Nota: Grupo que no esté listo, esto es actualizado y con todos los soportes al 14 de diciembre de 2015 NO ENTRARÁ A REINGENIERÍA DE GRUPOS NI RECIBIRÁ AVAL INSTITUCIONAL. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 1 de 9

2 2 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN El análisis de información se realizará de acuerdo a la actualización de la información registrada en los aplicativos CvLAC y GrupLAC de Colciencias, la cual será realizada por los investigadores y los grupos antes del 14 de diciembre de 2015, fecha establecida para la entrega de todos los soportes a la DINAI. Para dar aval al grupo se requiere que cada líder de grupo solicite a sus integrantes activos y vinculados con la Universidad, que presenten de manera digital todos los soportes de la productividad asociada a sus CvLAC. Dicha información deberá ser entregada al CEIN desde el 23 de noviembre de 2015 al 14 de diciembre de En caso de no recibir esta información el integrante deberá quedar inactivo al momento de participar en la convocatoria. LA DINAI SE PERMITE MANIFESTAR QUE LOS PRODUCTOS REGISTRADOS EN LOS APLICATIVOS DE COLCIENCIAS, DESPUÉS DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2015 (FECHA INDICADA DE ENVÍO DEL CEIN A LA DINAI) NO CONTARÁN CON RESPALDO INSTITUCIONAL. 3 SOLICITUD DE AVAL 1. Entrega de soportes. El Líder de cada grupo deberá presentar al CEIN: Los documentos que soporten y evidencien toda la producción inscrita en el aplicativo GrupLAC. En el caso que el grupo haya participado en la medición del año 2014, deberá entregar los documentos que actualicen su producción en el último año. Declaración de la veracidad de toda la información que se encuentra reportada en la aplicativo GrupLAC, firmada por el líder del grupo. (Anexo 2. Formato Veracidad de Información). Datos de usuario y contraseña de acceso al aplicativo GrupLAC 2. Verificación de información. Teniendo en cuenta el proceso de verificación de información realizado en el marco de la convocatoria 693 de 2014, la DINAI enviará a cada CEIN el 23 de noviembre de 2015, un enlace donde podrá consultar los soportes de los grupos de la sede que se enviaron en su momento para solicitar su aval y una carpeta donde cargar la producción del último año. Cabe mencionar, que el Jefe del CEIN es el responsable de verificar la información registrada por los investigadores y grupos, en los aplicativos CvLAC y GrupLAC. A continuación se describe el proceso de verificación para cada tipo de producto y los datos que se solicitan actualizar en la plantilla propuesta en el Anexo 1. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 2 de 9

3 Tabla 1. Recomendaciones en la verificación de información Información Recomendación Datos a actualizar Investigadores Verificar que los integrantes activos de los grupos de investigación se encuentran vinculados con la Universidad. Verificar el nivel de formación en posgrado con los respectivos soportes, los investigadores no podrán relacionar un título si este no ha sido otorgado. Agregar los datos en las columnas: número de identificación, nacionalidad, dedicación para investigación (PT) Artículos en revistas científicas Verificar que los artículos hacen parte de las tipologías definidas por el modelo de medición de grupos año Verificar que se cumpla el registro de datos bibliográficos (título, revista, volumen, número, año, mes, página inicial y final) y que se corresponde con lo registrado en el GrupLAC. Al menos uno de los integrantes del grupo es autor El autor reporta la filiación institucional de la Universidad. Si no cumple con esto el artículo deberá ser retirado del GrupLAC. En los casos que aplique, agregar en la plantilla el código DOI o URL donde se puede ubicar el artículo Libros y Capítulos de Libro de investigación Para certificar los libros publicados en instituciones externas se requiere contar con los soportes definidos en la guía de verificación diseñada por Colciencias, lo cual deberá ser enviado al Fondo editorial, antes del 14 de diciembre de Los libros publicados por el Fondo Editorial se les gestionará la certificación Institucional y esta será entregada a cada grupo antes del 14 de diciembre de Producción tecnológica (patentes, registros de software, diseños industriales, prototipos, entre otros) Se debe reportar estos productos y contar con los soportes tales como: certificados de registro ante las entidades correspondientes (Super Intendencia de Industria y Comercio SIC, Dirección Nacional de Derechos de Autor DNDA, etc.), contratos u otros. Registrar nombre del producto, tipo de soporte, entidad certificadora Formación de Recurso Humano Se solicita reportar los trabajos de grado registrados en el GrupLAC. En los casos que haya recurso humano egresado de otras Instituciones, se deberá presentar el acta o diploma de grado de estas personas o la constancia de la institución donde se pueda validar el producto. Registrar los datos: Título del trabajo, nivel de formación, nombre del estudiante graduado, nombre del director o codirector adscrito al grupo, año de graduación. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 3 de 9

4 Posterior a la verificación, el Jefe de CEIN cargará en la carpeta digital asignada para el año 2015, los soportes en formato digital (PDF), organizados de la siguiente manera: Una carpeta para cada grupo, que contenga subcarpetas por tipo de productos manteniendo el esquema de la Tabla 2. Los documentos de soporte asociados a cada producto, deberán ser nombrados con el siguiente formato: Año_NombreDelProducto, el año es el año de generación del producto y solo se deberán una palabra para el nombre del producto, ejemplo: 2014_Modelo Las guías adjuntas a cada producto serán nombradas de la siguiente manera: Año_NombreDelProducto_GV, ejemplo: 2014_Modelo_GV Tabla 2. Esquema de entrega de Soportes Documentos del Grupo Artículos Científicos Subcarpeta Libro Investigación / Capítulo de Libro Investigación Patente Producto Tecnológico (Diseño Industrial, Esquema de circuito integrado, Software, Prototipo Industrial, Signos Distintivos) Producto Empresarial (Secreto empresarial, Spin-off, Innovaciones) Consultoría Científico Tecnológica Informe Técnico Trabajo Grado Pregrado / Maestría / Doctorado Participación Ciudadana /Espacios Participación Ciudadana Estrategia Pedagógica Fomento CTI Cartilla o Manual Contenidos Multimedia Contenidos Virtuales Evento Científico Organizador Evento Científico - Ponencia Evento Científico - Poster Evento Científico - Capítulo de Memorias Working Paper / Reconocimientos Documentos Soporte Acta Creación Formato Veracidad Información Formato actualizado Plan Desarrollo Grupo Certificado Institucional Certificado Institucional Certificación Implementación Certificación Empresa beneficiada Constancia de Participación Certificado Institucional Certificado de Producción Certificado de Participación Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 4 de 9

5 Una vez se realice dicha verificación, el Jefe de CEIN remitirá a la DINAI a través del CAD, el memorando remisorio, con la siguiente documentación por cada grupo: Acta de verificación de la información, relacionando los productos revisados y cargados en la carpeta virtual asignada, con los productos revisados (adjuntar Anexo 1). Esta acta deberá ser firmada por el líder del grupo, el Jefe de CEIN y la Subdirección Académica. Fichas de verificación de Colciencias para los productos que señale el Anexo 5 del documento de modelo de medición de Colciencias año 2015 (productos de nuevo conocimiento, resultado de actividades de desarrollo tecnológico e innovación y productos de formación de recurso humano). Diligenciadas y firmadas por el jefe de CEIN. Formato de declaración de verificación de toda la información que se encuentra reportada por cada grupo en la plataforma GrupLAC de Colciencias. (Anexo 3. Formato Declaración de Verificación). Firmado por el jefe de CEIN. ANEXAR CD, DVD O MEMORIA USB CON TODOS LOS MISMOS ARCHIVOS CARGADOS EN LA CARPETA VIRTUAL ASIGNADA Y REPORTADOS EN EL ACTA DE VERIFICACIÓN. Este es un requisito de cumplimiento obligatorio. 4 Validación de los productos y entrega de Aval Institucional La DINAI, validará la información enviada por los CEIN a través del CAD, confirmando que los soportes de los productos relacionados en las actas, se cargaron en la carpeta virtual destinada a cada centro. En caso que se requiera se notificará a cada CEIN el reporte de inconsistencias en la información reportada, hasta tanto no se subsanen no se podrá realizar la reingeniería de grupos ni otorgar el aval a los grupos que estén implicados. Una vez se aclaren o subsanen las inconsistencias identificadas en la información reportada por cada grupo de investigación, la DINAI realizará la fusión de grupos de acuerdo al plan de reingeniería de grupos y posteriormente dará el aval institucional al grupo conformado, informando de manera formal por WCC al Centro de investigación de la Sede que liderará el grupo resultante y por correo electrónico al Líder del grupo adjuntando la información verificada y validada, partiendo de la base que se corresponde a la entregada al 14 de diciembre de 2014 según lo definido a nivel institucional. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 5 de 9

6 5 Aval para libros y capítulos de investigación. Con el fin de que los libros y capítulos de investigación puedan ser validados como productos de generación de conocimiento en la convocatoria 737, la Universidad debe verificar el cumplimiento de los criterios de calidad y existencia de cada uno de estos productos, para luego expedir un aval que los investigadores puedan cargar en la plataforma 1. Los requisitos para expedir ese aval, son los siguientes: 5.1 Para libros y capítulos publicados por editoriales externas (nacionales y extranjeras) Guías de revisión. Los soportes de los libros y capítulos de investigación deben reunirse de acuerdo con los requisitos que aparecen en las guías de revisión del documento conceptual de la convocatoria 737 (págs ). Por cada producto, deberá entregarse, en versión digital, una guía de revisión diligenciada y firmada por los autores del producto, además de los soportes de cada criterio, también en formato digital. También, los autores deben tener en cuenta que las guías de revisión varían de acuerdo con la fecha de publicación del producto y si se editó en una editorial colombiana o extranjera, así que deben seleccionar y cumplimentar la que sea correcta en cada caso. Idoneidad e integridad de los soportes. Los soportes deben dar una evidencia clara, inequívoca, del cumplimiento de cada criterio que aparece en las guías y no pueden faltar soportes de ningún criterio. Colciencias señala que TODOS los criterios de verificación y existencia descritos [ ] son de obligatorio cumplimiento [ ]; el incumplimiento de alguno de estos criterios, conllevará a la invalidación del producto (pág. 144). Los soportes relacionados con estructura, catálogo o política editorial (ej. si la editorial tiene un comité editorial, si tiene experiencia o una colección de libros de investigación, si hace arbitraje por pares), se pueden reunir a través de la información que aparece en línea, en los sitios web de las editoriales, no obstante, debe incluirse una copia del texto o documento específico en el que se da la evidencia del cumplimiento del criterio, y el enlace preciso que permita corroborar esa información. En el caso de los soportes de normalización editorial, se debe señalar en una copia digital del libro, el cumplimiento de cada requisito. No se aceptarán versiones digitales preliminares de las obras, antes de su publicación (de pruebas editoriales), sino únicamente la versión del editor o final del texto que se publicó, en formato digital o impreso. 1 De acuerdo con las guías de revisión del documento conceptual del modelo, cada libro o capítulo de investigación debe contar con una certificación emitida por el representante legal de la entidad que avala el grupo de investigación, desarrollo tecnológico e innovación o al currículo, en el que declare que una vez revisados los soportes el libro se puede validar como un Libro resultado de investigación (pág. 151). Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 6 de 9

7 Certificado de arbitraje de las editoriales nacionales. Las guías de revisión de Colciencias exigen un soporte de que los capítulos y libros publicados por editoriales nacionales, se sometieron a un proceso de arbitraje, con la intervención de pares. No obstante, como tales procesos son ciegos (tienen un grado importante de confidencialidad) y el editor no puede revelar la identidad de los evaluadores, la mejor forma de que el autor tenga un soporte idóneo al respecto, es solicitar a la editorial que le publicó el libro que emita un certificado en el que se afirme que el libro pasó por un proceso de pares, de acuerdo con los requisitos del modelo de medición. Varias editoriales universitarias pueden emitir ese tipo de certificados, ya sea a través de la dirección editorial o del área de la que depende esa unidad en la respectiva universidad (Vicerrectoría, Rectoría). Datos del editor. Brevemente, en un archivo anexo junto con la guía de revisión firmada y sus soportes, se solicita a los autores que proporcionen los datos de contacto de la editorial o del editor responsable de la publicación (nombre, correo electrónico, teléfonos y página web de la editorial). Organización de los soportes. De cada producto se debe organizar una carpeta de la siguiente forma, y ser enviada al Fondo Editorial editorial@ucc.edu.co: 1. Título de la carpeta. La carpeta se debe marcar con el apellido del primer autor, abreviatura con tipología del producto (LIB o CAP), palabra clave del título (una sola palabra que permita identificarlo con facilidad) y año de publicación, así: Montoya_CAP_Malaria_ Contenidos de la carpeta. Dentro de la carpeta deben estar los siguientes archivos y marcados con la palabra clave, de esta forma: Texto original_malaria GuíadeVerificación_Malaria DatosEditor_Malaria 3. Subcarpeta de soportes. Se debe crear una subcarpeta que se llame Soportes y allí se deben marcar los archivos de cada soporte con el número y la letra al criterio que corresponda en la guía de verificación, y una palabra clave que identifique el criterio, así: Ia_NombreEditorial Ib_Reglamento Ic_Catálogo IIa_CertificadoArbitraje IIb_ISBN IIb_Normalización IIb_DepósitoLegal Citación Nota. Este es un ejemplo para la guía de enero de 2006 a julio de 2015 (págs ) Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 7 de 9

8 5.2 Para libros y capítulos publicados por el Fondo Editorial de la Universidad Los investigadores que hayan publicado sus libros y capítulos de investigación en el Fondo Editorial de la Universidad no tendrán que remitir los soportes de la guía de revisión. El Fondo Editorial, directamente, gestionará los avales de los libros y capítulos de investigación que ha publicado, y los enviará a los autores antes del 14 de diciembre de Para libros y capítulos que ya tienen aval de la convocatoria 693 de 2014 Los autores de los libros que ya recibieron aval en la pasada convocatoria (693 de 2014) deben enviar como soporte, únicamente, las evidencias de que el capítulo o libro ha sido ya citado en otros libros de investigación o en revistas en índices bibliográficos de citación, en bases bibliográficas (si fuera el caso), y considerando las revistas que se reconocen en el modelo de medición entre las categorías A1 y D 2. Esa evidencia de citación permitiría, en caso de que se tenga, que el libro se pueda valorar como un producto top, de acuerdo con las categorías de productos del modelo. Los autores, asimismo, deben tener en cuenta que de toda citación de la que den constancia, debe hacerse el registro en el CvLAC, de la manera como se indica en las mismas guías de revisión. 5.4 Libros que no son susceptibles de aval Es importante que los investigadores sólo presenten capítulos y libros de investigación que efectivamente se puedan validar como tal. Libros de otros enfoques (docencia, difusión o divulgación) y publicaciones de memorias de eventos o ponencias en formato de libro no pueden avalarse ni presentarse como un producto de generación de nuevo conocimiento. Colciencias advierte lo siguiente: [ ] en esta definición de libro resultado de investigación no están contempladas las siguientes publicaciones, aún en el caso de que hayan pasado por un proceso de evaluación por pares académicos: resúmenes, estados del arte, presentación de hallazgos de investigaciones no concluidas, libros de texto, libros de apoyo pedagógico, libros de enseñanza de idiomas, entrevistas, manuales, cartillas, ensayos, memorias de eventos, libros de poesía y novela, ni traducciones. 2 Se sugiere consultar la definición de artículo de investigación (apartado , págs., 33-35), dentro del documento conceptual del Modelo, en el que se explica la forma en la que se clasifican las revistas, sus condiciones de indexación y el canon de Sistemas de indexación y resumen que avala Colciencias. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 8 de 9

9 Por otro lado, hay que recordar, como se indicó en la circular interna del 5 de febrero de sobre los avales de la convocatoria 639 de 2014, que los libros de investigación que se publicaron por la antigua Editorial de la Universidad no recibirán aval porque no cumplen con todos los requisitos que actualmente exige Colciencias en el modelo de medición de grupos. Finalmente, cualquier capítulo o libro de investigación que no haya sido sometido al proceso de evaluación y edición que sugiere Colciencias o que, por algún motivo, su autor no pueda obtener los soportes, no debe presentarse como de investigación, sino como un producto de apropiación social del conocimiento. Las dudas que surjan sobre el trámite de certificación y los soportes para este tipo de productos, pueden enviarse al correo editorial@ucc.edu.co, con copia al del Director Editorial: manfred.acero@ucc.edu.co. El resto de dudas podrán resolverlas en los siguientes correos: ana.herrerat@ucc.edu.co y Mariutsi.osorio@ucc.edu.co Cordialmente, ANA MILENA HERRERA TORRES Directora Nacional de Investigación MANFRED ACERO GÓMEZ Director Fondo Editorial Anexos: 3 Proyectó: Mariutsi A. Osorio Sanabria, Manfred Acero Revisó: Ana Milena Herrera Torres, Manfred Acero 3 Circular interna del 5 de febrero de 2015, Verificación de información de productos y soportes para otorgar aval institucional a grupos de investigación - Convocatoria 693 de 2014, Colciencias. Uso exclusivo de la Universidad Cooperativa de Colombia Página 9 de 9