2012 Año de homenaje al doctor MANUEL BELGRANO

Transcripción

1 Ejército Argentino Contaduría General del Ejército 2012 Año de homenaje al doctor MANUEL BELGRANO C A de BUENOS AIRES, 12 de abril de DIRECTIVA TÉCNICA DE LA CONTADURÍA GENERAL DEL EJÉRCITO Nro: 01/12 (Procedimiento para la gestión de Caja Chica) 1. FINALIDAD Establecer los procedimientos para la gestión de Caja Chica que permitan el cumplimiento eficiente de las misiones de cada uno de los elementos del ejército en el marco de las prescripciones legales vigentes a fin de optimizar el empleo de los recursos y facilitar el control en todos sus niveles. 2. SITUACIÓN a. El Decreto 1344/07 (BO del 05Oct07) aprueba la Reglamentación de la Ley , facultando, en su Art 81 Inc g), a la autoridad máxima de cada jurisdicción, disponer la creación del FRI y Caja Chica con cargo a su Fondo Rotatorio, debiendo especificarse en el acto dispositivo distintos aspectos particulares que los funcionarios autorizados deben tener en cuenta. b. Por Resolución el MD, aprueba todos los ejercicios el monto máximo de Fondo Rotatorio para el EMGE correspondiente a los recursos presupuestarios para cada ejercicio financiero, a fin de cumplir lo determinado mediante la Dec Adm JEM que dispuso las asignaciones crediticias para dicho Ejercicio. c. El Dir Grl Adm y Fin por Resolución dispone anualmente la creación y montos máximos de los Fondos Rotatorios y Cajas Chicas de los Elementos de la Fuerza. d. La OFICINA NACIONAL DE CONTRACIONES, mediante Dictamen Nº 572 del 21 de abril de 2010, opina que no resulta viable extender los alcances del término Urgencia establecido en el artículo 25, inc d, apartado 5 del Decreto Nº 1023/01 al requisito expuesto en el artículo 81, inc c del Decreto Nº 1344/2007, relativo al régimen de Fondo Rotatorio y Cajas Chicas, toda vez que en virtud del artículo 5 del Decreto Nº 1023/01, este último contrato se encuentra expresamente excluido del Régimen General de contrataciones Públicas. 3. ALCANCE a. Impartir las normativas necesarias a fin de tender a la eficaz gestión, funcionamiento y movimiento de las cajas chicas que, como elementos de gasto y de pago aseguren una administración dinámica coadyuvando a una adecuada toma de decisiones en un marco de legalidad, responsabilidad y transparencia. b. Deroga: 1) DIRECTIVA TÉCNICA DE LA CONTADURÍA GENERAL DEL EJÉRCITO Nro 01/11 [Procedimiento para la gestión de Cajas Chicas] Página 1 de 5

2 c. Glosario Fondo Rotatorio a) Para el SLU, cuando se refiere a Cajas Chicas Maestras = Fondo Rotatorio b) Para el SLU, cuando se refiere a Cajas Chicas Secundarias = Cajas Chicas 4. MISIÓN Los SAF-UD ejecutarán las actividades que demande la utilización de Fondo Rotatorio y Cajas Chicas, realizando los movimientos de fondos, registraciones y rendiciones de cuentas establecidos en la presente Directiva, para cumplimentar la Resolución anual del JEMGE a fin de posibilitar una oportuna y eficaz ejecución presupuestaria satisfaciendo eficientemente las prescripciones legales y reglamentarias vigentes. 5. EJECUCIÓN a. Empleo del Fondo Rotatorios Cajas Chicas Maestra 1) La utilización de los Fondos Rotatorios (Cajas Chicas Maestras) por cada Elemento, queda supeditado al otorgamiento de los créditos correspondientes, por parte de la Dir Adm Fin EMGE. 2) La Cont Grl Ej en su carácter de SAF 374 del EMGE tiene la responsabilidad primaria sobre la reposición de las Fondos Rotatorios (Cajas Chicas Maestras) a los SAF-UD de la Fuerza. 3) Los SAF-UD de la Fuerza que rindan gastos con cargo a los Fondos Rotatorios (Caja Chica Maestra) asignados, tiene la responsabilidad sobre el empleo y movimiento de los mismos. 4) Las responsabilidades señaladas en los puntos precedentes, obligan a los titulares de los fondos, al cumplimiento estricto de su utilización para los fines que han sido creados, teniendo en cuenta las prescripciones legales y reglamentarias que regulan el régimen de los mismos, debiendo extremarse los recaudos para que su empleo, plazo de rendiciones y reposiciones, se realicen con toda corrección y en las fechas previstas a tal efecto, con la finalidad que no se desvirtúen los objetivos perseguidos para el adecuado manejo presupuestario de los créditos y fondos otorgados. 5) Cuando se materialicen pagos a través del Fondo Rotatorio se evaluarán las razones de oportunidad, mérito y conveniencia, lo cual deberá ser acreditado en las respectivas actuaciones (acto Administrativo), las que serán aprobadas por la máxima autoridad competente. a) Se evitarán adquirir efectos y/o servicios que puedan ser planificados con antelación. b) Se evitarán realizar gastos que respondan a un proceso operativo, repetitivo y/o rutinario, los que deben ser incluídos en el correspondiente plan de contrataciones del organismo. b. Empleo de las Cajas Chicas (Cajas Chicas Secundarias) 1) El Decreto 1344/07, Art 81 h), establece que: a) Las Cajas Chicas Secundarias que se constituyan dentro de cada (FR) (Caja Chica Página 2 de 5

3 Maestra), tendrán una operatoria similar a éstos y sus montos no podrán exceder la suma de PESOS TREINTA MIL ($30.000,00) b) El monto máximo establecido para cada gasto individual (por comprobante) no podrá exceder los PESOS TRES MIL ($ 3.000,00) (Art 80 de la ley , del presupuesto para la Adm. Pub. Nac. Ejercicio Financiero 2010, vigente a la fecha). 2) Al ser un contrato excluído al ámbito de las contrataciones administrativas [art 5 inc b) del decreto 1023/01], se considerará, limitado a casos de urgencias ante circunstancias actuales e impostergables que puede ser concretado solo por éste procedimiento de excepción autorizado. La necesidad debe tener las características de ser concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva bajo una interpretación restrictiva y limitada. c. Instrucciones particulares 1) Actividades a realizar por los Organismos con asignación Fondos Rotatorios (Cajas Chicas Maestras). a) Efectuado el respectivo gasto, se recepcionará la factura mediante expediente, cargándose la misma en el SLU, a través del módulo de Caja Chica Maestra. b) Las facturas deberán contener los siguientes datos: (1) Detalle de los bienes y/o servicios adquiridos (para el caso de Servicios Básicos el detalle de la prestación del servicio). (2) Certificación al dorso de la recepción definitiva de los bienes y/o servicios adquiridos según modelo (anexo 5.a.). (3) Rendido en Regas nro. (según anexo 5.b.). (4) Pagado por, y fecha, (según anexo 5.c.) (5) En caso de ser Ticket, en oportunidad de la confección del comprobante del gasto efectuado, deberá suministrarse el Nro de CUIT del Ejército y resaltar la condición de exento de la Fuerza, a efecto que el emisor del comprobante discrimine los bienes y/o servicios adquiridos. c) Habiéndose cumplimentado estos requisitos, se procederá a confeccionar la Rendición de Gastos hasta ingresado e imprimir dos (2) ejemplares emitida por el SLU : (1) Un ejemplar quedará en poder del SAF UD, con los comprobantes originales. (2) Un ejemplar será elevado a la Cont Grl Ej dentro de las 24 hs de su confección, debiendo contener: (a) Nota de elevación. (b) Rendición SLU (debidamente firmado por la autoridad máxima del Organismo, y Jefe de Tesorería, (según Anexo 4) el que contendrá al dorso el sello descripto en Anexo 5. d. (c) Para pagos con efectuados con FR se ajustará al 5.a.5). d) Para gastos en concepto de pasajes, viáticos, eventuales y anticipos (PVEA) deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para su rendición: (1) PASAJES, EVENTUALES Y ANTICIPOS: la rendición requiere la presentación de los comprobantes de gastos, al titular del Fondo Rotatorio, conformados por el funcionario que recibió los fondos. (2) VIÁTICOS : sólo requiere el proceso de rendición mediante el SLU (sin comprobante) (3) Al completarse la misión, el funcionario que recibió los fondos, será responsable Página 3 de 5

4 de confeccionar la rendición de gastos debiendo ser presentada ante el SAF UD centralizador (Tesorería) (4) El SAF UD a través del módulo de Cajas Chicas Rendiciones de Caja, ingresará los datos de la rendición y de los comprobantes de gastos presentados. (5) Una vez cerradas (completamente rendidas y con sus reintegros cancelados), integrará la rendición de la Caja Chica Maestra a ser elevada a la Cont Grl Ej (Dpto Cont). El legajo que queda archivado en el SAF UD deben contener: (a) Recibo de viáticos (b) Recibo de eventuales (si los hubiere) (c) Comprobantes rendidos (6) Vale: El funcionario que recibió un adelanto mediante vale será el responsable de los fondos recibidos y de la rendición los gastos efectuados. La rendición de gastos puede hacerse en forma total o parcial a medida que se vayan realizando los mismos. Para efectuar la rendición, se presentarán las facturas de los gastos realizados debiendo ser ingresadas al SLU mediante el módulo Rendiciones de Vale, cuyo legajo que queda archivado en el SAF UD, deben contener: (a) Recibo original (b) Recibo de reintegro (si los hubiere) (c) Recibo de devolución (si los hubiere) (d) Comprobantes originales conformados (con la certificación al dorso de la recepción definitiva de los bienes y servicios) 2) Actividades a realizar por las Cajas Chicas (Cajas Chicas Secundarias) a) Los titulares de Cajas Chicas (Cajas Chicas Secundarias) podrán realizar la rendición a través del portal de la Cont Grl Ej módulo de apoyo al SLU Cajas Chicas o en forma directa en el SLU según órdenes impartidas por el titular del Fondo Rotatorio. b) Confeccionarán la rendición de cuentas y la elevarán al titular del Fondo Rotatorio de acuerdo con las directivas que imparta el mismo. c) Cuando la fecha de un comprobante no sea próxima a la de su correspondiente rendición, deberán aclararse al dorso los motivos. d) No es necesaria la utilización de la totalidad de los fondos asignados para proceder a su rendición, pudiendo efectuarse rendiciones parciales. e) Se confeccionara DOS (2) ejemplares conformados por el responsable de la Caja Chica (Caja Chica Secundaria) y la máxima autoridad del Elemento, elevando una copia al SAF-UD con los respectivos comprobantes de inversión originales. f) El legajo de caja chica (Caja Chica Secundaria) deberá contener: (1) Nota de la elevación donde se deberá dejar constancia del Nro: de Rendición, monto asignado y período de la rendición. (2) Rendición de cajas chicas secundarias. Con sello (según anexo 5. d.) (3) Comprobantes de inversión, con la certificación al dorso de la recepción Página 4 de 5

5 definitiva de los bienes y/o servicios adquiridos. Según modelo Anexo 5. a. (4) Sello pagado por y fecha. Reposiciones: Serán realizadas por los titulares de las Fondo Rotatorio (Cajas Chicas Maestras) siempre que se disponga de fondos suficientes, pudiéndolo realizar en forma parcial o total al monto rendido. d. Instrucciones particulares para la rendición, relacionada con Bienes Patrimoniales Todos los efectos (Inciso 2 Bienes de Consumo) que se adquieren a través del Régimen de Fondo Rotatorio Interno o Caja Chica producen en forma simultánea un impacto presupuestario, contable y variación patrimonial, por lo cual los elementos a los que le fueron asignados estos fondos, antes de elevar la respectiva rendición para su reposición, deberán dar de ALTA en el Módulo Interfaz Contaduría de Unidades (MICU) el comprobante de inversión del gasto efectuado y una vez registrado se procederá a dar de BAJA en el mismo momento, dado que los efectos se consideran consumidos. (Referencias en MM CONT GRL EJ (Bs Patr) Nro: 32 y 48/2011) e. Documentación Adjunta Anexo 1 : Cursograma para el circuito de la Caja Chica Secundaria y Maestra Anexo 2: Circuito para la gestión de Vales y Viáticos Anexo 3: Modelo Rendición Caja Chica Anexo 4: Modelo de Rendición de Caja Chica Maestra Anexo 5: Modelo para sellos f. Instrucciones de coordinación 1) Vigencia: a partir del 16 Abr 12. 2) Solicitud de aclaraciones : - Dpto Cont Grl : contabilidad@cge.mil.ar, TE : Dpto Tes Grl : tesoreria@cge.mil.ar, TE : Dpto Doc : doctrina@cge.mil.ar, TE : INTERVINE INTERVINE Cnl Int ALBERTO MARTINEZ AZZOLINA J Dpto Cont Grl Cont Grl Ej Cnl Int RICARDO LUIS BELUCCI J Dpto Tes Grl Cont Grl Ej Cont Grl Ej General de Brigada RAUL PEDRO RAVETTI DIRECTOR DE LA CONTADURIA GENERAL DEL EJÉRCITO Página 5 de 5

6 ANEXO 1 a la Directiva Técnica de la Contaduría General del Ejército Nro 01/12 Página 1 de 1

7 ANEXO 2 a la Directiva Técnica de la Contaduría General del Ejército Nro 01/12 Página 1 de 1

8 ANEXO 3 a la Directiva Técnica de la Contaduría General del Ejército Nro 01/12 Página 1 de 1

9 ANEXO 4 a la Directiva Técnica de la Contaduría General del Ejército Nro 01/12 Página 1 de 3

10 Página 2 de 3

11 Página 3 de 3

12 ANEXO 5 a la Directiva Técnica de la Contaduría General del Ejército Nro 01/12 MODELO DE SELLOS A COLOCAR EN EL ANVERSO Y REVERSO DE LOS COMPROBANTES DE INVERSIÓN Y EN LA RENDICION DE CUENTAS DE CCM Y CCS a. Sello de Certificación de recepción de bienes de consumo y servicios no personales. REVERSO Se presta conformidad de la presente factura dejando constancia de la recepción definitiva de los bienes y/o prestación de servicios. Firma del Funcionario que realmente fue el receptor de los bienes y/o servicios PARA LOS SERVICIOS BASICOS FIRMA EL TITULAR DEL ORGANISMO b. Sello COMPROBANTE RENDIDO EN ANVERSO COMPROBANTE INCLUÍDO EN RENDICIÓN FONDO ROTATORIO INTERNO / CAJA CHICA MAESTRA Nro /.. c. Sello PAGADO POR PAGADO POR y FECHA: ANVERSO.. Firma del Funcionario responsable que efectivamente realizó el pago d. Modelo de Certificación que debe estar suscripta por la Autoridad máxima del Organismo, y funcionario Responsable de cumplimentar lo dispuesto en el artículo 81, inciso g), apartado II del Decreto Nº 1.344/07.(Inserta al dorso de la última hoja de la rendición de CCM y en la de CCS. CERTIFICAMOS QUE LOS GASTOS RENDIDOS DETALLADOS EN EL ANVERSO DE ESTA RENDICIÓN HAN SIDO REALIZADOS, CONFORME A LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE QUE PRUEBA QUE FUERON RECIBIDOS DE CONFORMIDAD LOS BIENES DE CONSUMO Y SERVICIOS NO PERSONALES, QUE EL TIPO DE GASTO Y LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA SON LAS QUE CORRESPONDEN A CADA CASO PARTICULAR, QUE LAS EROGACIONES SON LEGALES Y REGLAMENTARIAS, QUE SU LIQUIDACIÓN Y PAGO FUERON EFECTUADOS A FAVOR DE SUS LEGÍTIMOS ACREEDORES.de de 20. Autoridad Máxima del Elemento Página 1 de 1