MANUAL DE USUARIO Gestión documental

Transcripción

1 SEMILLAS Sistema de gestión de ensayos MANUAL DE USUARIO

2 Contenido ACCESO A SITIO CREACION DE NUEVOS USUARIOS Dar de alta un usuario CREAR BIBLIOTECAS DE DOCUMENTOS Como crear bibliotecas de documentos COMO SUBIR NUEVAS PLANTILLAS ASOCIADAS A UNA BIBLIOTECA CREAR DOCUMENTOS EN UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Crear documentos Editar o leer documentos pág. 1

3 NOTA IMPORTANTE Para trabajar con el gestor documental descrito en este manual es necesario tener instalado el paquete Microsoft Office 2007 (o versión superior). ACCESO A SITIO. El acceso al gestor documental se lleva a cabo a través de la dirección web Debemos acceder utilizando siempre el navegador Internet Explorer. Escriba en la barra de direcciones del navegador para acceder al gestor documental. Una vez que accedemos a la dirección, el sistema nos pedirá el usuario y el password para autenticarnos. Existen dos tipos de usuarios autorizados en la aplicación: administrador o usuario normal. El usuario administrador tendrá control total del sitio mientras que el resto de usuarios solo podrán controlar la parte correspondiente a su perfil. Se muestran a continuación la lista de usuarios y password dados de alta en el sistema: Captura 1 Acceso a sitio. pág. 2

4 Usuario administrador: o Usuario: administrador o Password: SistemaS Usuario calidad: o Usuario: calidad o Password: calidad Usuario laboratorio de pureza: o Usuario: laboratoriop o Password: labpureza Usuario laboratorio de sanidad: o Usuario: laboratorios o Password: labsanidad Usuario laboratorio de técnicas biomoleculares: o Usuario: laboratoriob o Password: labbio Usuario laboratorio microprocesamiento y calidad tecnológica: o Usuario: laboratoriom o Password: labmicro CREACION DE NUEVOS USUARIOS. Si queremos dar de alta nuevos usuarios para que puedan acceder al sitio deberemos seguir los siguientes pasos: 1. Acceder al servidor donde está instalado el gestor documental. Para ello iremos a conexión a Escritorio remoto en el menú Inicio de Windows e introducimos los siguientes datos: Equipo: Nombre de usuario: SPSEMILLAS\Administrador Password: SistemaS pág. 3

5 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 2 Escritorio remoto. Captura 3 Conexión escritorio remoto. pág. 4

6 2. Una vez que hemos accedido al servidor nos dirigiremos a Inicio > Herramientas administrativas > administrador de equipos, una vez aquí desplegamos Usuarios y grupos locales hacemos click con el botón derecho y pulsamos sobre usuario nuevo. Captura 4 Administración de equipos. pág. 5

7 Captura 5 Usuario nuevo. 3. Rellenamos los campos. Como opciones tenemos El usuario puede cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión, El usuario no puede cambiar la contraseña, La contraseña nunca caduca, Cuenta deshabilitada, cualquiera de estas opciones la podemos señalar si queremos y por ultimo pulsamos en crear. Importante: el nombre de usuario como máximo solo podrá tener 12 caracteres. pág. 6

8 Captura 6 Cuadro nuevo usuario. Dar de alta un usuario. Una vez que nos hayamos creado los usuarios en el sistema operativo los tendremos que dar de alta para que puedan acceder al gestor documental. 1. Desde el sitio accederemos como administrador del sitio a Acciones del sitio > Configuración del sitio. pág. 7

9 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 7 Configuración del sitio. 2. Una vez aquí nos dirigiremos a la columna Usuarios y permisos > Personas y grupos y nos aparecerá la siguiente pantalla: Captura 8 Personas y grupos. 3. En la pantalla que muestra la captura 3 podemos observar que en lado de la izquierda están los grupos donde insertaremos al usuario creado. Cada uno de estos grupos tendrá una serie de permisos y solo podrá ver aquellas páginas en las que tenga permiso. Por ejemplo el grupo de GrupoCalidad solo podrá ver la pagina de calidad, el grupo de GrupoPureza la pagina de laboratorio de pureza, etc. pág. 8

10 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Una vez elegido el grupo donde queremos insertar al usuario (se elige pinchando en el enlace del grupo), deberemos pulsar sobre Nuevo > Agregar usuarios a continuación nos aparecerá la pantalla que muestra la Captura 10. Captura 9 Agregar usuario. Captura 10 Agregar usuarios. 4. Una vez llegado a este punto tendremos que rellenar los campos que muestra la captura 4. Solo será necesario completar el campo de usuarios ya que el resto los dejaremos con la configuración por defecto. En el campo pág. 9

11 Usuarios/Grupos escribiremos el nombre de usuario dado de alta anteriormente en el sistema. Cuando le hayamos escrito en el recuadro pulsaremos sobre el icono que es una figura de una persona con un tick y esto lo que hará es confirmar que ese usuario esta dado de alta en el sistema. Captura 11 Insertar nombre. Una vez hecho esto pulsamos sobre aceptar botón situado en la parte inferior de la pagina y el nuevo usuario aparecerá en el grupo donde lo hemos creado. Captura 12 Demostración de cómo queda al insertar usuario. pág. 10

12 CREAR BIBLIOTECAS DE DOCUMENTOS. NOTA IMPORTANTE. Para realizar la gestión de documentos se necesita tener instalado, como mínimo, Microsoft Office Cada sitio o departamento tiene una biblioteca de documentos donde el usuario podrá crear, ver o modificar documentos. Por ejemplo, la biblioteca del departamento de calidad está formada por documentos como Hoja de reclamación, Informe de conformidad, etc. En cada una de estas bibliotecas están almacenados los documentos de calidad de cada uno de los departamentos. Cada pestaña de la aplicación está asociada a un departamento y es ahí donde se pueden consultar o gestionar las bibliotecas asociadas a cada sitio. Como se puede ver en la captura 13, en la parte izquierda bajo el menú documentos. Captura 13 Bibliotecas de documentos. Como crear bibliotecas de documentos. Para crear una biblioteca de documentos asociada a un departamento, lo primero que debemos hacer es posicionarnos en la pestaña del sitio adecuado. A continuación: 1. Pulsamos en el panel izquierdo de la pantalla, en la parte Documentos situado en la parte izquierda de la pantalla debajo de listas. Esto nos mostrará las bibliotecas de documentos dadas de alta actualmente en ese departamento. Para crear una nueva biblioteca de pág. 11

13 documentos pulsamos sobre el botón Crear de la parte superior de la pantalla. Captura 14 Demostracion crear. 2. La opción crear nos mostrará una pantalla con todas las entidades que se pueden crear en el sistema. En nuestro caso, pulsaremos sobre la columna Bibliotecas y a continuación sobre Bibliotecas de documentación Captura 15 Opciones de crear. pág. 12

14 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos 3. Esto nos llevará a una pantalla como la mostrada en la Captura 6. El único campo obligatorio es el campo Nombre, el resto podemos dejarlos con las opciones por defecto que son las más habituales. Captura 6 Crear biblioteca. 4. Una vez completados los datos de la nueva biblioteca a crear, pulsaremos Crear y la nueva biblioteca aparecerá en la parte izquierda de la pantalla, bajo el apartado Documentos y junto a las bibliotecas ya existentes. Captura 7 Biblioteca Prueba creada. pág. 13

15 COMO SUBIR NUEVAS PLANTILLAS ASOCIADAS A UNA BIBLIOTECA. 1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0. Tome nota de su ubicación y cambie a Windows SharePoint Services. En este caso vamos a utilizar una plantilla de Word. 2. Si la biblioteca está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido. Situado a la izquierda de la pantalla. Captura 16 Parte izquierda de la pantalla 3. Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca y nos saldrá la pantalla que se muestra en la captura 17. Captura 17 Biblioteca hoja de reclamación. 4. En el menú Acciones, haga clic en Abrir con Explorador de Windows. pág. 14

16 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 18 Abrir en Windows Explorer. 5. Abra otra ventana a parte del Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado. Captura 19 Plantilla personalizada. 6. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual. pág. 15

17 7. Dirijase a la ventana que se ha abierto al realizar el paso 4, a continuación, haga clic en la carpeta Forms para abrirla. 8. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual. pág. 16

18 Captura 20 Pegar plantilla. 9. Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca de formularios del sitio de SharePoint. 10. A cada biblioteca de documentos se le asocia una plantilla de manera que se facilite la labor de creación de documentos dentro de la biblioteca. Para ello, nos posicionamos sobre la biblioteca de documentación a la que queramos subir la plantilla, pulsamos sobre Configuración > Configuración de la biblioteca de documentos pág. 17

19 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 21 Configuracion. Una vez pulsado ahí nos saldrá la siguiente pantalla: Captura 22 Opciones de configuración. 11. Nosotros deberemos ir a la columna de Configuración general y acceder a Configuración avanzada. Una vez ahí deberemos rellenar los campos de la siguiente pantalla. pág. 18

20 Captura 23 Añadir plantilla. 12. En la sección Plantilla de documento, escriba la dirección de la plantilla personalizada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio de SharePoint, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Marcadeagua.doc y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca Documentos compartidos, escriba /Documentos compartidos/forms/marcadeagua.doc en el cuadro Dirección URL de la plantilla. Captura 24 URL de la plantilla. Una vez relleno este campo pulsaremos aceptar, este botón se encuentra en la parte inferior de la pagina, y nuestra biblioteca quedará lista para ser utilizada. pág. 19

21 CREAR DOCUMENTOS EN UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS. Es este punto trataremos como crear documentos sobre una biblioteca así como la forma de editarlos y leerlos. Crear documentos Para explicar este apartado utilizaremos un ejemplo: queremos rellenar una nueva hoja de reclamaciones para ello deberemos dirigirnos a la pestaña de Calidad y pulsar sobre Hoja de reclamaciones que está situado en la parte izquierda de la pantalla. Captura 25 Parte izqda. De la pantalla. Una vez dentro de la biblioteca de documentación pulsaremos en Nuevo > Nuevo documento. Esto nos abrirá la aplicación Microsoft Word con una plantilla, esta plantilla variará dependiendo del documento que hayamos abierto, en este ejemplo será la hoja de reclamaciones. pág. 20

22 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 26 Nuevo documento. Captura 27 Hoja de reclamaciones. Una vez rellenado el documento pulsaremos en guardar y nos saldrá una ventana igual que en la captura 7, teclearemos el nombre del archivo y pulsaremos en guardar. Una vez guardado este documento nos aparecerá en la biblioteca de documentos en este caso en Hoja de reclamaciones. pág. 21

23 Captura 28 guardar. Editar o leer documentos. Para editar o leer documentos primeramente deberemos dirigirnos a una biblioteca de documentación, por ejemplo vamos a modificar o leer el archivo guardado anteriormente en la biblioteca Hoja de reclamaciones para ellos deberemos hacer clic en el link que se encuentra a la izquierda de la pantalla con el nombre Hoja de reclamaciones. Una vez que estemos dentro de la biblioteca de documentación pincharemos sobre el documento que queramos editar o leer y nos saldrá la siguiente pantalla: pág. 22

24 Captura 29 Editar o leer. Si queremos leer, marcaremos solo lectura y pulsaremos en aceptar. Y si lo queremos editar, marcaremos editar y pulsaremos sobre aceptar. Una vez realizado esto se nos abrirá la aplicación Word para leer o editar el documento. Así nos saldría en el caso de marcar solo lectura : pág. 23

25 Captura 30 Lectura. Y de esta otra forma en el caso de Edición : pág. 24

26 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Captura 31 Edición. En la apertura de un documento, ya sea para lectura o para edición puede producirse una advertencia como se muestra en la pantalla: Captura 32 Error al abrir. pág. 25

27 SEMILLAS: Sistema de gestión de ensayos Es una advertencia sobre la configuración de seguridad de las macros en el equipo local. Para corregirla, debemos seguir los siguientes pasos: Comprobar la configuración de seguridad de la macro: haga clic en el botón Microsoft Office, en Opciones de <nombre del programa>, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Configuración del Centro de confianza. Captura 33 Opciones de Word. 1. Si la seguridad de macros se establece en Deshabilitar todas las macros sin notificación, todas las macros se deshabilitan automáticamente. Utilice el siguiente procedimiento para habilitar la macro. 2. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Configuración de macros y, a continuación, haga clic en Deshabilitar todas las macros con notificación. pág. 26

28 Captura 34 Opciones de configuración. 3. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Centro de Confianza para aplicar la nueva configuración. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de opciones del programa. 4. Cierre el archivo y el programa de Microsoft Office que esté utilizando. 5. Vuelva a abrir el archivo. Aparece una alerta de seguridad en la barra de información del documento, debajo de la cinta de opciones. Haga clic en Habilitar contenido para que la macro pueda ejecutarse. (Este paso solo aparece en algunas ocasiones). 6. Cuando haya habilitado la macro, se recomienda que vuelva a la configuración de seguridad de la macro Deshabilitar todas las macros sin notificación. pág. 27