Cumbre Mundial sobre la Seguridad Alimentaria Nota para los participantes

Transcripción

1 Cumbre Mundial sobre la Seguridad Alimentaria Nota para los participantes Centralita de la Cumbre Mundial sobre la Seguridad Alimentaria (CMSA) Se ha creado una centralita para la Cumbre, cuyo número es (+39) , a fin de recibir las llamadas, proporcionar información y conectar a las personas que llamen con las oficinas correspondientes. PREPARATIVOS DE VIAJE, ACREDITACIÓN Y SEGURIDAD Reservas de hotel Las reservas de hotel para los participantes en la CMSA pueden realizarse a través de la agencia de viajes de la FAO, Carlson Wagonlit Travel, accediendo a la página web creada por la agencia a tal fin. Pulsar aquí para ir al sitio web de Carlson Wagonlit Travel Tel.: (+39) Correo electrónico: booking-wsfs@carlsonwagonlit.it. Fax: (+39) Horario de apertura: de lunes a viernes de 9.00 a y de a (hora de Roma, esto es, GMT+1). Para cualquier otra necesidad específica durante la CMSA, Carlson Wagonlit Travel tiene una oficina en la Sede de la FAO (planta baja, Edificio D, sala D-074). La FAO declina toda responsabilidad en relación con las reservas realizadas en hoteles. Reservas de vuelos Carlson Wagonlit Travel también puede ayudar a las delegaciones en relación con las reservas de vuelos, los traslados y las reservas de visitas guiadas. La Secretaría no está en condiciones de realizar reservas de hotel u otros preparativos de viaje. Credenciales De acuerdo con el artículo III.2 del Reglamento General de la Organización, en el que se especifica que las credenciales de los delegados, suplentes, adjuntos y asesores, así como las de los representantes de las organizaciones internacionales participantes, deberán estar en poder del Director General por lo menos 15 días antes de la fecha fijada para la apertura de la reunión, se solicita a los delegados que envíen las credenciales antes del 2 de noviembre de En las credenciales de las delegaciones nacionales deberá indicarse, de acuerdo con el artículo III.2 del Reglamento General de la Organización, qué miembro de la delegación es el delegado, quiénes son los suplentes y quiénes son los adjuntos y los asesores. Se señala a la atención de los gobiernos que las credenciales deben

2 presentarse en forma de carta firmada por la autoridad nacional competente. No se aceptarán notas verbales ni correos electrónicos como credenciales válidas. Inscripción y acreditación Sólo se expedirán pases a los miembros de las delegaciones de países y organizaciones invitados a la Cumbre que estén inscritos oficialmente. La inscripción de los delegados nacionales se realizará mediante el sistema de inscripción electrónico disponible en el sitio web de los representantes permanentes ( protegido por contraseña. Deberá cargarse una foto de cada participante. Organizaciones intergubernamentales y no gubernamentales: se expedirán pases para la Cumbre únicamente a las organizaciones intergubernamentales y las organizaciones no gubernamentales internacionales invitadas. La inscripción de los participantes solamente se tramitará tras la recepción del formulario de inscripción, adjunto a la invitación oficial, debidamente cumplimentado. Cada participante deberá incluir una foto. Los formularios cumplimentados deberán enviarse por correo electrónico a la dirección WSFS2009-Services@fao.org o por fax al número (+39) El personal de las embajadas o las representaciones permanentes podrá recoger los pases para la Cumbre en el Centro de inscripción, situado en Via della Consolazione n.º 4; para ello deberán mostrar un documento de identidad válido. Disposiciones de seguridad La seguridad en la FAO antes de la Cumbre, durante la misma e inmediatamente después será extremadamente estricta. Se prohibirá el acceso a todas aquellas personas que no dispongan de un pase válido. Habrá detectores de metales en todas las entradas de la FAO y el acceso a ciertas áreas estará restringido. Las solicitudes específicas relativas a las necesidades en materia de seguridad individual deberán dirigirse al Jefe del Servicio de Seguridad (AFDU) y enviarse al siguiente número de fax: (+39) A fin de poder importar temporalmente armas de mano para su uso por parte del personal de seguridad, las embajadas y las representaciones permanentes deberán presentar su solicitud mediante una nota verbal en la que se incluya información detallada sobre el tipo, el modelo y el número de matrícula de cada arma, el número de balas, el nombre de la persona que la vaya a utilizar y su número de pasaporte. La nota verbal deberá enviarse, antes de la llegada de los interesados, al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica Ufficio III del Ministerio de Asuntos Exteriores italiano, al siguiente número de fax: (+39) La decisión final sobre tales solicitudes será adoptada por el Ministerio del Interior italiano. Asimismo habrán de comunicarse a la misma oficina los detalles sobre las frecuencias del equipo de telecomunicaciones bidireccional empleado por las delegaciones.

3 Pases para los vehículos Previa solicitud, se podrán obtener pases para los vehículos, de las siguientes categorías: Color Categoría Acceso permitido Aparcamiento Rojo Jefes de Estado y de Gobierno Entrada principal del Edificio A Zona adyacente al Estadio Amarillo Vehículos acompañantes de los Jefes de Estado y de Gobierno Entrada principal del Edificio A Zona adyacente al Estadio Verde Otros jefes de delegación y delegados No podrán acceder a la Sede de la FAO pero podrán dejar a los delegados en la entrada de la FAO próxima a la boca de la estación de metro Circo Massimo Dentro de la zona restringida descrita en el mapa de la zona (se publicará más adelante) Las autoridades italianas proporcionarán pases de color rojo para los vehículos de los Jefes de Estado y de Gobierno y pases de color amarillo para un vehículo acompañante como máximo. Previa solicitud de las embajadas o las representaciones permanentes se concederán hasta siete pases de color verde para los vehículos que transporten a otros jefes de delegación y delegados. Los pases verdes deberán solicitarse a la Oficina de Seguridad de la FAO, tel.: (+39) , fax: (+39) , mediante una nota verbal en la que se indiquen el número de matrícula y el nombre del conductor; el personal de las embajadas o representaciones permanentes podrá recogerlas en la Oficina de pases de la FAO (planta baja, Edificio B) a partir del lunes 9 de noviembre de Los vehículos con pase verde podrán aparcar en zonas cercanas a la FAO y los delegados se trasladarán a pie hasta la entrada del Edificio A próxima a la boca de la estación de metro Circo Massimo. Los propietarios serán responsables de la seguridad de los vehículos aparcados en tales zonas. Acceso en coche a la FAO Habrá diversos puntos de acceso a la FAO, en función del rango del participante y del tipo de pase que lleve el coche acompañante. La entrada al Edificio A por el Atrio (lado del Aventino) estará reservada para las delegaciones que no estén encabezadas por Jefes de Estado y de Gobierno. Los delegados pueden llegar a esta entrada a pie atravesando la puerta próxima a la boca de la estación de metro Circo Massimo. Los vehículos que lleven un pase verde podrán, bien dejar a sus pasajeros en la entrada de la FAO próxima a la boca de la estación de metro Circo Massimo, a través de la cual los delegados accederán al recinto de la Sede, bien aparcar en la zona restringida descrita en el mapa de la zona (que se publicará más

4 adelante), desde la que los delegados se trasladarán a pie hasta la entrada del Edificio A situada en el viale Aventino. Tan sólo se permitirá el acceso al recinto de la FAO a los vehículos que lleven pases de color rojo (Jefes de Estado y de Gobierno y dos pasajeros adicionales en cada coche) y a los vehículos con pase de color amarillo (hasta cuatro personas del séquito inmediato del Jefe de Estado y de Gobierno correspondiente). Dejarán a los pasajeros en la entrada principal del Edificio A. La boca de metro del viale Aventino es el punto designado para dejar y recoger a otros miembros de delegaciones gubernamentales y representantes de organizaciones internacionales. La entrada de la FAO situada en el viale Aventino será empleada por el personal y los contratistas de la Organización. La entrada situada en el viale Aventino cerca de la gasolinera se reserva a las ONG y los representantes de los medios de comunicación. Tráfico y aparcamiento El aparcamiento en los alrededores de la FAO estará reservado a los vehículos con pase. Transporte Los taxis recogerán y dejarán a los clientes en las cercanías del Centro de inscripción, en Via della Consolazione n.º 4. Existe una tarifa fija de 40 para las carreras de taxi desde el aeropuerto de Fiumicino que tengan como destino algún lugar dentro de la muralla romana. También existirá un servicio de lanzadera entre el Centro de inscripción y la FAO. Asistentes de enlace La FAO proporcionará un asistente de enlace para cada jefe de delegación. Los arreglos pertinentes deberán concertarse con la Subdivisión de Protocolo, con la que puede contactarse escribiendo al siguiente número de fax: (+39) , o por correo electrónico: WSFS2009-Services@fao.org. EN LA SEDE DE LA FAO Acceso a las instalaciones de la FAO Se permitirá el acceso a la FAO únicamente a los participantes a quienes se haya expedido un pase para la Cumbre. El personal administrativo y de servicios de las embajadas podrá recibir un pase únicamente si han sido designados como miembros de su delegación nacional. La seguridad dentro y fuera de las instalaciones de la FAO será responsabilidad de las autoridades italianas en coordinación con el Servicio de Seguridad de la FAO y con la asistencia de los guardas y el personal designado por la FAO. En todas las entradas se instalarán detectores de metales y equipo de rayos X para controlar el acceso. No se permitirá el acceso con armas a las instalaciones. Las armas portadas por el personal de seguridad acompañante de los jefes de delegación serán depositadas en una zona reservada cerca de la entrada del Edificio A. El personal de seguridad

5 incluido en las delegaciones debería ponerse en contacto con las autoridades italianas a este respecto. Los pases normales de los representantes permanentes de la FAO dejarán de ser válidas a las del 14 de noviembre de A partir del 15 de noviembre de 2009 únicamente se permitirá el acceso a los titulares de pases para la Cumbre. La vigilancia se reforzará en los aeropuertos, los hoteles y las embajadas. Las delegaciones que necesiten medidas de vigilancia especialmente estrictas deberán comunicarlo a las autoridades italianas a través de sus embajadas o representaciones permanentes. Pases de libre disposición Debido al limitado aforo de la Sala de Plenarias solamente se asignarán tres asientos por delegación nacional (cinco asientos si el Jefe de Estado o de Gobierno encabeza la delegación). Los asientos reservados para las delegaciones de observadores invitados a la Cumbre también serán limitados. Para la mañana y la tarde del lunes 16 de noviembre se expedirán pases de libre disposición. Los pases de libre disposición para los países se podrán recoger en el Centro de inscripción a partir del jueves 12 de noviembre. Tan sólo el personal de las embajadas y representaciones permanentes ante la FAO podrá recoger dichos pases en nombre de la delegación correspondiente; para ello, se deberá presentar un documento de identidad. A partir de las del domingo 15 de noviembre se proporcionarán pases de libre disposición a un número limitado de observadores. Salas adicionales Se tomarán las disposiciones pertinentes para enlazar mediante vídeo las salas Verde y Roja (planta primera, Edificio A) con el fin de que las personas que no puedan entrar en la Sala de Plenarias el 16 de noviembre puedan seguir las sesiones. Dicho enlace mediante vídeo se llevará a cabo, asimismo, en la Sala Verde para las personas que no hayan podido entrar en la Sala Roja (mesas redondas) el 17 y el 18 de noviembre. Tiempo de intervención y discursos Los discursos se limitarán a cinco minutos en el caso de las delegaciones nacionales y a cuatro minutos en el caso de los organismos de las Naciones Unidas u otros observadores. Para garantizar la interpretación exacta de los discursos y su transcripción y publicación oportunas, los discursos deberán enviarse al menos tres horas antes del inicio de la intervención (en formato Word o PDF) a la siguiente dirección de correo electrónico: WSFS2009-Services@fao.org. Si no es posible enviarlo por correo electrónico, el texto deberá enviarse por fax al número (+39) En la parte superior de la primera página deberá indicarse el nombre del país y del orador en español, francés o inglés.

6 Salas de reunión para los jefes de delegación Existe un número limitado de pequeñas salas de reunión que podrán reservarse para su utilización por los Jefes de Estado y de Gobierno con objeto de mantener reuniones bilaterales o multilaterales. Las salas de reunión podrán ser reservadas por las delegaciones nacionales por horas. Para reservar una sala se invita a las delegaciones nacionales a enviar una solicitud por correo electrónico a WSFS2009-Secretariat@fao.org indicando claramente la fecha, la hora deseada, las delegaciones que se reunirán y el número de participantes. Antes de la reunión se confirmará la reserva por correo electrónico. Idiomas de las sesiones Las sesiones se desarrollarán en árabe, chino, español, francés, inglés y ruso. Si los oradores desean pronunciar su discurso en otro idioma deberán proporcionar el texto en uno de los idiomas anteriormente mencionados a la Secretaría de la CMSA. La delegación en cuestión también deberá poner a disposición del Grupo de Interpretación (sala A-273E) a una persona que conozca tanto el idioma en que se pronunciará el discurso como el idioma al que se ha traducido para garantizar la sincronización entre el orador y el intérprete. Documentos y publicaciones En el mostrador de distribución de documentos del Centro de servicios de conferencias de Corea (planta primera, Edificio A) se distribuirán tan sólo los documentos oficiales de la Cumbre (serie WSFS 2009). Las publicaciones de la FAO y otras publicaciones se expondrán y distribuirán en la Sala de las banderas (planta baja, Edificio B). Las notas informativas de la Cumbre también se expondrán en el Atrio. No se permitirá la exposición de documentos y carteles en la FAO sin la aprobación previa de la Secretaría de la Cumbre. Todo material no autorizado se retirará. Los documentos y carteles deberán ser retirados de la FAO antes de las del 18 de noviembre. Servicios de telefonía, fax, impresión e Internet En el Centro de reuniones de Eslovaquia (planta baja, Edificio B, extensión 57090) se ofrecerán servicios de telefonía, fax, impresión e Internet. También habrá un punto de acceso a Internet en el Atrio. Los ordenadores de esta zona permiten acceder al sitio web de la FAO, a Internet en general y a las cuentas de correo electrónico personales. Los participantes dispondrán de un servicio de Internet inalámbrico (WiFi) en la Sala de Plenarias, en las salas Roja y Verde y en otras salas de reunión. Para poder utilizar dicho servicio es necesario disponer de un ordenador portátil o un asistente personal digital (PDA) con capacidad para conectarse a una red de área local inalámbrica compatible con los estándares b u g. El nombre de usuario y la contraseña se proporcionarán en la versión impresa del Diario de la Cumbre. Urgencias médicas Los participantes pueden solicitar servicios médicos de urgencia marcando el número 30 desde los teléfonos internos o el número desde el exterior de la Sede de la FAO. Para solicitar cualquier otro servicio médico, los participantes pueden llamar a la extensión desde los teléfonos internos o al número

7 desde el exterior de la Sede de la FAO. También pueden acudir directamente al Servicio Médico (planta primera, Edificio B) o a la Unidad Médica en el Edificio A (salas A ) durante el horario de trabajo de la Organización ( ). En caso de que necesiten asistencia médica urgente fuera del horario de trabajo de la Cumbre, se ruega a los participantes que llamen al número 118 o al servicio de Guardia Médica, en el número , o que utilicen los servicios médicos de su hotel. Otros servicios Entre los servicios ubicados en la planta baja de los edificios B y D figuran dos bancos (abiertos desde las 8.40 hasta las horas), varios cajeros automáticos que aceptan tarjetas bancarias internacionales y un quiosco en el que también se venden billetes para los autobuses urbanos y el metro.