PERIODO 2 HOJA DE CÁLCULO CONCEPTOS BÁSICOS

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1 CONTENIDOS PERIODO 2 HOJA DE CÁLCULO CONCEPTOS BÁSICOS INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL INICIAR Y CERRAR MICROSOFT EXCEL ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

2 INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL Excel es el programa o aplicación que nos ofrece Microsoft Office para crear hojas de cálculo, las cuales se agrupan en Libros. Si ya conocemos otros programas de Office, como Word y PowerPoint, nos resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Excel es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de los números que ingresaste. Quizás pensemos que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora, pero qué ocurre si nos equivocamos al introducir un número en una suma de 20 números, tenemos que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si nos equivocamos al introducir un dato, ya que simplemente corregimos el dato equivocado y automáticamente Excel vuelve a recalcular todo. Esta característica de recálculo automático nos permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estamos calculando lo que tendremos que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayamos introduciendo diferentes cantidades en el monto del préstamo para que veamos lo que tendrías que pagar en cada caso. También se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podemos utilizar gráficos. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario ser un experto en matemáticas para utilizarlo; en muchas ocasiones es suficiente saber las operaciones básicas. Por supuesto, si sabemos matemáticas podremos sacar mejor provecho de Microsoft Excel.

3 Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, estos gráficos pueden ser en forma de barras como los que se ven en las encuestas y de muchas formas más. En conclusión, Excel se puede utilizar para multitud de tareas, tanto en el plano personal como en el plano profesional; tales como llevar las cuentas familiares ó complejos cálculos financieros. INICIAR Y CERRAR EXCEL INICIAR EXCEL Podemos iniciar EXCEL haciendo clic en el botón Inicio de Microsoft Windows, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla; en el menú que se despliega hacemos clic en la opción Todos los programas para visualizar la lista de los programas que hay instalados en el computador; a continuación buscamos una carpeta llamada Microsoft Office y hacemos clic sobre ella, de las aplicaciones de Microsoft Office que se despliegan hacemos clic en Microsoft Office Excel y éste se iniciará.

4 CERRAR EXCEL Para cerrar Excel, se puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar de la barra de título. Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de Excel. Si lo que queremos es cerrar el libro actual sin salir de Excel, hacemos Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Cerrar. Si al cerrar Excel no hemos guardado los cambios efectuados en el libro que se encuentra abierto, Excel nos preguntará si queremos guardarlos. ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL Al iniciar EXCEL aparece una pantalla que tiene diferentes elementos; esta pantalla puede no coincidir exactamente en todos los computadores, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. Entre estos elementos tenemos:

5 El Botón Office Es un botón redondo de color naranja con el logotipo de office y se encuentra ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla; haciendo clic sobre este botón, se despliega un menú desde donde se puede ver las acciones que se pueden realizar sobre un libro, tales como: crear un libro Nuevo, Abrir un libro existente, Guardar un libro nuevo ó existente, Imprimir un libro, Cerrar un libro o cerrar Microsoft Excel. El menú que se despliega al hacer clic en el botón de office contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada; por ejemplo, las opciones Nuevo, Abrir, Guardar y Cerrar. También, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar, ejemplo la opción Abrir. Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón sobre una opción se puede acceder a otro listado de opciones; por ejemplo, la opción Imprimir para acceder a las opciones de impresión del libro o la opción Guardar como para acceder a las opciones de almacenamiento del libro.

6 La barra de acceso rápido. La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar, Deshacer o Repetir. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha de la barra y selecciona los comandos que quieras añadir. Haz clic en la opción Más comandos para ver un listado de todos los comandos disponibles en Excel; a continuación se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones. La barra de título Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando en la ventana que se encuentra activa. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna provisionalmente el nombre Libro1, hasta que lo guardemos y le demos un nombre. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

7 La Banda de Opciones o barra de menús Está ubicada debajo de la barra de título, y contiene todas las opciones del programa Microsoft Excel agrupadas en pestañas. Por ejemplo, al hacer clic en la pestaña Insertar veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. En algunos momentos hay opciones que no estarán disponibles y se reconocen porque tienen un color opaco. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, el icono Copiar y el icono Cortar aparecen con un color más claro indicando que no están disponibles. Método de acceso por teclado. Presionando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado, de esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás presionar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse. Para salir del modo de acceso por teclado se vuelve a presionar la tecla ALT. Minimizar barras de herramientas de la banda de opciones. Al hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas de la banda de opciones, las barras de herramientas se minimizarán para ocupar menos espacio en pantalla, de esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que se haga clic en cualquier pestaña. La barra de fórmulas Está ubicada debajo de la banda de opciones y en la parte izquierda muestra el nombre de la celda activa y en la parte derecha muestra el contenido de la celda activa. Cuando se está introduciendo información en la celda activa, aparecen en esta barra los botones de Cancelar e Introducir.

8 La barra de etiquetas Está ubicada en la parte inferior de la pantalla de Excel y permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos que se encuentran a la izquierda y derecha de ésta. La barra de estado nos muestra si estamos preparados para introducir datos o estamos introduciendo datos. Además muestra los botones de visualización de la hoja de cálculo, así como también una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos. Los botones de visualización En Excel una misma hoja de cálculo la podemos ver de diferentes formas, es lo que se llama modo de presentación. Estos botones permiten pasar de un modo de presentación a otro. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA DE CÁLCULO Cuando trabajamos en una hoja de cálculo de Excel, la mayoría de las veces los datos ocupan mayor número de celdas de las que se pueden visualizar en la pantalla y es necesario moverse por la hoja de cálculo rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse rápidamente a través de la hoja de cálculo son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Ultima celda con datos Última columna de Excel Primera columna de Excel TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO CTRL + FIN CTRL + CTRL +

9 Primera fila de Excel Última fila de Excel CTRL + CTRL + Otra forma rápida de moverse por la hoja de cálculo, cuando se conoce con seguridad la dirección de la celda a la cual queremos ir, es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Además se puedes utilizar el ratón, moviéndonos con las barras de desplazamiento horizontal y vertical para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. MOVIMIENTO RÁPIDO POR EL LIBRO Dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Nos podemos mover por el libro de trabajo así: 1. Utilizando la barra de etiquetas. La hoja activa es la hoja en la que estamos situados para trabajar. Haciendo clic sobre cualquier pestaña podemos cambiar de hoja, por ejemplo si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasaremos a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de visualización ubicados en la izquierda de dicha barra Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra de etiquetas, estos botones no tendrán ningún efecto. INTRODUCIR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir textos, números o fórmulas; y los pasos a seguir son los siguientes: 1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. 2. Digitar los datos que se desean introducir. La información que se está introduciendo aparecerá en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

10 Finalizada la digitación de los datos que se van a introducir, para confirmar la acción se pueden utilizar los métodos siguientes: 1. Presionando la tecla ENTER. Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra debajo. 2. Presionando las teclas de movimientos. Se valida el valor introducido en la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA la celda activa pasara a ser la que se encuentra a la derecha. 3. Botón de aceptación. Haciendo clic en el botón con el ícono de Aceptación de la barra de fórmulas, se valida el valor introducido en la celda y la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, se pueden utilizar los métodos siguientes: 1. Presionado la tecla Esc del teclado 2. Haciendo clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. MODIFICAR DATOS Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o después de la introducción de datos, así: 1. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor y retroceder una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. 2. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. TIPOS DE DATOS En una Hoja de Cálculo de Excel, los datos que podemos introducir pueden ser: 1. Valores constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda y puede ser un número, una fecha, una hora o un texto. 2. Fórmulas. Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, funciones u operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como: +, -, x, /, Sen, Cos, etc..

11 En una fórmula se pueden mezclar constantes, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. ERRORES EN LOS DATOS Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando EXECEL nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda lo siguiente: ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. # VALOR! Se produce cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. # DIV/0! Cuando se divide un número por cero. # NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. CONCEPTOS DE EXCEL Los siguientes son los conceptos más básicos que utiliza Excel. Libro de trabajo. Es el archivo que creamos con Excel. Los libros de trabajo de Excel 2007 y 2010 tienen la extensión.xlsx para que el computador los reconozca como tal. Un libro de trabajo está formado por varias hojas de cálculo, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 1024.

12 Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro. Hoja de cálculo. Es cada una de las hojas que contiene un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por columnas y filas. Columna. Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV. Fila. Se numera desde 1 hasta y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. Celda. Es la intersección de una columna y una fila; se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

13 Celda activa. Es cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. Fila activa. Es la fila donde se encuentra la celda activa Columna activa. Es la columna donde se encuentra la celda activa. Rango. Es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.