SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS SEPTIEMBRE 29 DE 2017

2 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 3 II. OBJETIVO... 4 III. ALCANCE... 4 IV. RESPONSABLE... 4 V. DEFINICIONES... 4 VI. MARCO NORMATIVO... 6 VII. GENERALIDADES ETAPAS DEL CARGUE DE INGRESOS DE ECOLLECT INGRESAR Y EXTRAER LA INFORMACIÓN EXTRAER INFORMACIÓN DEL APLICATIVO ECOLLECT Subir reportes a la FTP Conceptos (Fic, Monetización, Aportes y Adición a planilla) Subir reportes a la FTP otros conceptos NOTIFICACIÓN DE SALDOS EN LAS ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES A DEVOLUCIÓN DE SALDOS... 9 CAPITULO II: DESCRIPCIÓN DEL CARGUE DE INGRESOS DE PILA ETAPAS DEL CARGUE DE INGRESOS DE PILA INGRESAR Y EXTRAER LA INFORMACIÓN EXTRAER INFORMACIÓN DEL APLICATIVO PILA NOTIFICACIÓN DE SALDOS EN LA ETAPA DE DEVOLUCIÓN DE SALDOS...11 CAPÍTULO III: DESCRIPCIÓN DE LA CONSOLIDACIÓN DE LOS INGRESOS DEL SENA EN SIIF NACIÓN INGRESAR Y EXTRAER LA INFORMACIÓN CREACIÓN DOCUMENTO POR CLASIFICAR EN SIIF EXTRAER INFORMACIÓN DE SIIF CREACIÓN ARCHIVO MAESTRO Y DETALLADO GENERACIÓN DE INFORME SIIF GRF- G 008 V.02

3 I. INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de aprendizaje, SENA, es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo; creado mediante el artículo 8 del decreto N 118 de 1957 y reglamentado por el decreto 164 del 6 de agosto de 1957; reestructurado por la ley 119 del 19 de febrero de 1994 y modificada su estructura interna por medio del decreto 249 del 28 de enero del 2004 determinando las funciones de cada una de sus dependencias. Es función de la Dirección Administrativa y Financiera en cabeza del Grupo de Recaudo y Cartera dirigir, coordinar, controlar y ejecutar las actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos financieros, con criterios de eficiencia y eficacia, así como controlar y evaluar el recaudo de aportes parafiscales, con el fin de que ésta se realice de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna del recaudo de los diferentes ingresos, mediante acciones administrativas, orientadas a ofrecer herramientas operativas electrónicas que ofrezcan a los empresarios mayor oportunidad y agilidad en sus pagos. La Coordinación del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera pone a disposición la Guía de Cargue y Control de ingresos del SENA, documento didáctico y accesible que tiene como propósito orientar, capacitar y apoyar el cumplimiento de las disposiciones que rigen el Cargue y Control de los ingresos del SENA. Su finalidad es unificar criterios a nivel nacional, para la debida y oportuna aplicación de los ingresos de la entidad. Esta guía se organizó en tres capítulos en donde se desarrollan: Capítulo I Descripción del Cargue de Ingresos de ecollect. Capitulo II. Descripción del Cargue de Ingresos de PILA. Capítulo III. Descripción de la Consolidación de los ingresos del SENA en SIIF Nación II. Esperamos que este texto logre su fin, en el sentido de contribuir a mejorar la realización de las actividades de Cargue de los ingresos de una manera ágil y segura. 3 GRF- G 008 V.02

4 II. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para llevar a cabo el cargue y control de los ingresos del SENA que se reciben a través del Módulo Administrativo para clientes de PSE (Pagos Seguros en Línea) y de la plataforma Sistema PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) y su consolidación en SIIF Nación II, y de esta manera poder contar con información precisa, real y en el menor tiempo posible. III. ALCANCE Esta guía aplica para el registro de los ingresos por todo concepto de la entidad realizados por todos los medios de pago, (Pago electrónico por PSE, Cupón de pago por Código de Barra). Dicha gestión involucra a la Dirección Administrativa y Financiera en su grupo de Recaudo y Cartera. La consolidación de los ingresos del SENA comienza con la generación del archivo consolidado nacional en detalle en Excel para ser colocado en el FTP a disposición de las regionales semanalmente con la consulta del medio electrónico de (E-collet) y termina con el cargue de la información de todos los ingresos de la entidad en el aplicativo SIIF Nación II. IV. Director(a) Administrativo (a) y Financiero (a) RESPONSABLE V. DEFINICIONES APLICATIVO CENTRAL VIRTUAL DE APORTES: Software desarrollado por la Oficina de Sistemas del SENA Dirección General, en el cual se maneja y consolida la información de los aportantes a nivel nacional en los diferentes conceptos y medios de pago. 4 GRF- G 008 V.02

5 APLICATIVO SISTEMA DE INFORMACIÓN PLANILLA ÚNICA DE APORTANTES: Software desarrollado por el SENA, en el cual se maneja la información de los aportantes a nivel nacional que realizan pago de aportes por el sistema PILA. ASOBANCARIA: Gremio representativo del sector financiero colombiano, integrado por los bancos comerciales nacionales y extranjeros, públicos y privados, las más significativas corporaciones financieras e instituciones oficiales especiales. El Banco de la República, banco central de Colombia, ostenta la calidad de miembro honorario. CÓDIGO DE BARRAS: Medio de recaudo que permite a las empresas generar un cupón de pago para efectuar el recaudo con destino al SENA a través de AVISOR. FONDO INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN-FIC: Contribución a cargo de los empleadores de la industria de la Construcción al SENA, con la finalidad de atender los programas y modos de formación profesional desarrollados por el SENA, que guarden relación con los diferentes oficios del sector de la Industria de la Construcción. FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos): Es el servidor que permite la transferencia de archivos entre el sistema del SENA a nivel nacional. PAGOS SEGUROS EN LÍNEA PSE: Medio de recaudo que permite a las empresas efectuar el pago con destino al SENA, a través de descuento debito de una cuenta Bancaria. SIIF NACIÓN II: Sistema Integrado de Información Financiera, que permite a la Nación a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes al Presupuesto General dela Nación. SISTEMA PILA: Sistema para la Declaración y Pago Electrónico Integrado de Seguridad Social y Parafiscales. TICKET: Número que identifica a cada uno de los pagos que ingresan a la entidad por los medios electrónicos correspondientes. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN-STI: Sistema de Transferencia de Información por medio del cual ACH Colombia envía la información que contiene los pagos efectuados por las empresas a través de PILA con destino al SENA. 5 GRF- G 008 V.02

6 VI. MARCO NORMATIVO Ley 21 de 1982: Por la cual se modifica el régimen del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones y sus decretos reglamentarios. Ley 119 de 1994: Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones. Ley 590 de 2000: Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa. Ley 789 de 2000: Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y Decreto reglamentario 933 de Ley 905 de 2004: por la cual se modifica la Ley 590 de Ley 1429 de 2010: La presente ley tiene por objeto la formalización y la generación de empleo, con el fin de generar incentivos. Decreto 2375 de 1974: Por el cual se dictan medidas destinadas a combatir el desempleo. Decreto 083 de 1975: Por el cual se reglamenta el Decreto Ley No de 1974 y parcialmente el Parágrafo del artículo 55 del Decreto 2053 de 1974 Decreto 2789 de 2004: SIIF Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación Decreto 249 de 2004: Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Decreto : Por medio del cual se reglamenta el artículo 43 de la Ley 590 de 2000 sobre los estímulos a la creación de empresas VII. GENERALIDADES En lo referente a las actividades de la Descripción del Cargue de Ingresos de ecollect, Descripción del Cargue de Ingresos de PILA y Descripción de la Consolidación de los ingresos del SENA en SIIF Nación II, se realizan diariamente; el de ecollect consta de varias lineas de operación que se trabajan paralelamente las cuales son: - Generación de 1 archivo consolidado nacional en detalle en excel para ser colocado en el FTP a disposición de las regionales semanalmente con la consulta del medio electrónico de (Ecollet) 6 GRF- G 008 V.02

7 - Consolidación y cargue de la información en el aplicativo central virtual de aportes parafiscales. Para las actividades de cargue y control de los ingresos del SENA, se utilizan los portales virtuales, asi: Para las actividades de cargue y control de los ingresos del SENA, se utilizan las siguientes guias del ministerio: Guía Perfil Gestión de Ingresos. CAPITULO I: DESCRIPCIÓN DEL CARGUE DE INGRESOS DE ECOLLECT. Con la descripción de las actividades para el Cargue de Ingresos de ecollect, se pretende dar los lineamientos para realizar la consolidación de los ingresos del SENA por todo concepto y el cargue de los mismos a los aplicativos determinados para su control. 1. ETAPAS DEL CARGUE DE INGRESOS DE ECOLLECT 1.1 Ingresar y Extraer la información El profesional del grupo de Recaudo y Cartera, encargado del cargue de los ingresos registrados a través de la herramienta ecollect, ingresa a la banca Sucursal virtual de Bancolombia ( y Helm Bank ( despliega la pestaña "recaudos y dat" y descarga los extractos de las cuentas recaudadoras activas del SENA, selecciona la fecha a trabajar, en formato TXT, y procede a guardarlos en una carpeta en el disco local. Posteriormente, el profesional del grupo de Recaudo y Cartera ingresa al aplicativo E-Collect por la siguiente ruta: menú principal/ cargar archivos planos/seleccionar la fecha/activar 7 GRF- G 008 V.02

8 botón "cargar", con el fin de proceder a cargar los extractos de las cuentas recaudadoras que fueron bajados de las bancas virtuales. 1.2 Extraer información del aplicativo ecollect En las actividades de extracción de la información, el profesional del grupo de Recaudo y Cartera encargado del cargue de los ingresos de ecollect, extrae diariamente del aplicativo los reportes según los conceptos de pago, desplegando y seleccionando de acuerdo a la lista de conceptos que muestra el aplicativo, los cuales se consolidan a un archivo en Excel, en una carpeta en el disco local. Para los conceptos FIC, Monetización, Aportes y Adición a planilla, se genera un archivo en Excel aparte, el cual de igual manera se guarda en una carpeta en el disco local en el formato: Excel CVS delimitado por comas Subir reportes a la FTP Conceptos (Fic, Monetización, Aportes y Adición a planilla). Para los reportes generados correspondientes a los conceptos FIC, Monetización, Aportes y Adición Planilla, consolidados y guardados en el disco local, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de ecollect, procede a subirlos en el Aplicativo Sistema de Información Planilla Única de Aportantes por la siguiente ruta: pagos en línea/cargue por concepto/fecha de recaudo/banco y cargar archivo. Una vez cargados en el aplicativo, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de ecollect, generara los correspondientes reportes de los diferentes conceptos de ingresos de ecollect, a solicitud de las dependencias y organismos externos Subir reportes a la FTP otros conceptos. Para los reportes generados diferentes a FIC, Monetización, Aportes y Adición Planilla, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de ecollect, guarda el archivo consolidado en el servidor FTP en la siguiente ruta: Producción de 8 GRF- G 008 V.02

9 Centros/reportes regional ingresos pago electrónico y código de barras seleccionar año, mes y día. Una vez cargados en el aplicativo, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de ecollect, genera los correspondientes reportes de ingresos de ecollect, a solicitud de las dependencias y organismos externos. 1.3 Notificación de saldos en las actividades correspondientes a devolución de saldos Si el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de tramitar las devoluciones de mayor valor pagado al SENA, solicita información sobre la confirmación de la existencia de un ingreso especifico o general de cualquier concepto, el profesional encargado del cargue de los ingresos de ecollect, ingresa al aplicativo ecollect por la siguiente ruta: menú principal/transacciones/reporte Transacciones, ingresar con el número de ticket, se pueden tener en cuentas datos adicionales como: valor, nit o cedula, e informa al encargado de la devolución de saldos a favor. 9 GRF- G 008 V.02

10 CAPITULO II: DESCRIPCIÓN DEL CARGUE DE INGRESOS DE PILA. Con las actividades de Cargue de Ingresos de PILA, se pretende dar los lineamientos para realizar la consolidación de los ingresos del SENA por todo concepto y el cargue de los mismos a los aplicativos determinados para su control. 2. ETAPAS DEL CARGUE DE INGRESOS DE PILA 2.1 Ingresar y Extraer la información El profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de PILA, ingresa diariamente al Sistema de información Sistema de Transferencia de Información (STI), el cual se encuentra instalado en el equipo del profesional encargado del cargue de estos ingresos. En el sistema STI, ingresa por la opción ejecutable colocando la fecha que se desea generar, y descarga los archivos en formato TXT comprimidos en ZIP. 2.2 Extraer información del aplicativo PILA Para las actividades correspondientes a extraer la información, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de PILA, descarga los archivos en zip- WinRAR,selecciona los archivos en TXT para copiar y guarda en una carpeta en el disco local, posteriormente ingresa al Aplicativo Central Virtual de Aportes Parafiscales, por el módulo de Cargue - Procesar archivos, ingresa a la banca Sucursal virtual de Bancolombia ( por la pestaña "recaudos y dat" y selecciona el día a realizar el cargue, descarga información en formato TXT de las cuentas recaudadoras activas, los cuales serán guardados en una carpeta en el disco local, posteriormente ingresa al "Aplicativo Central Virtual de Aportes Parafiscales", módulo de cargue - procesar archivos y genera un TXT confirmando la finalización del cargue. Para el caso de la banca virtual de Helm Bank ( ingresa y selecciona la cuenta recaudadora, dando click a archivos asobancaria y selecciona el día a realizar el cargue, descarga información en formato TXT de las cuentas recaudadoras activas, 10 GRF- G 008 V.02

11 los cuales serán guardados en una carpeta en el disco local, posteriormente ingresa al "Aplicativo Central Virtual de Aportes Parafiscales", módulo de cargue - procesar archivos y genera un TXT confirmando la finalización del cargue. En lo referente a la Banca Virtual de Banco de Occidente, el archivo en TXT protegido es remitido vía correo electrónico directamente por el banco al profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de los cargues de PILA, los cuales serán guardados en una carpeta en el disco local, posteriormente ingresa al "Aplicativo Central Virtual de Aportes", módulo de cargue - procesar archivos confirmando la finalización del cargue. Una vez han sido cargados en el "Aplicativo Central Virtual de Aportes", el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue de los ingresos de PILA, genera los correspondientes reportes de ingresos de Aportes por PILA, a solicitud de las dependencias y organismos externos. 2.3 Notificación de saldos en la etapa de Devolución de saldos Si el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de tramitar las devoluciones de mayor valor pagado al SENA, solicita información sobre la confirmación de la existencia de un ingreso especifico o general de cualquier concepto, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera del cargue delos ingresos de PILA, ingresa al aplicativo "Aplicativo Central Virtual de Aportes" por la siguiente ruta: menú principal/transacciones/reporte Transacciones, ingresa con el número de ticket, se pueden tener en cuentas datos adicionales como: valor, NIT o cedula, e informar al encargado de la devolución de saldos a favor. 11 GRF- G 008 V.02

12 CAPÍTULO III: DESCRIPCIÓN DE LA CONSOLIDACIÓN DE LOS INGRESOS DEL SENA EN SIIF NACIÓN La Consolidación de los ingresos del Sena en SIIF Nación II, pretende fijar los lineamientos para realizar la consolidación de los ingresos del SENA por todo concepto y el cargue de los mismos a los aplicativos determinados para su control. 3 ETAPAS DE CONSOLIDACIÓN DE LOS INGRESOS DEL SENA EN SIIF NACION II. 3.1 Ingresar y Extraer la información El profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II, consulta la FTP del Grupo de Recaudo y Cartera en la siguiente ruta: Producción de Centros/Reportes Regional ingresos pago electrónico y código de barras, selecciona año, mes y día del reporte a generar, procede a guardar en una carpeta en el disco local el consolidado de los conceptos de ingresos de ecollect en Excel. 3.2 Creación documento por clasificar en SIIF Posteriormente a que el profesional encargado grupo de Recaudo y Cartera de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II descarga los archivos de la FTP, verifica los conceptos de ingresos de acuerdo a los códigos de SIIF Nación II, luego crea una tabla dinámica para consolidar la información por código y valor, con el resumen de los conceptos de ingresos de ecollect y genera un archivo en SIIF Nación II el cual denomina "Documento por Clasificar. El ingreso al aplicativo SIIF Nación II se realiza utilizando la ruta: SenaDireccion general/rec/extractos bancarios/carga manual. 3.3 Extraer información de SIIF El profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II, ingresa al aplicativo SIIF con el fin de generar un informe 12 GRF- G 008 V.02

13 denominado Documentos por Clasificar, en la siguiente ruta: Sena Dirección General Reportes Ing Informes Saldos para imputar de ingresos presupuestales, actividad que realiza una vez creado el documento por clasificar para la verificación de saldos. 3.4 Creación Archivo Maestro y detallado El profesional encargado de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II, ingresa al aplicativo SIIF crea un archivo maestro de 19 columnas y 1 de detalle de 5 columnas en Excel, lo salva en el disco duro local con extensión TXT, luego es comprimido utilizando WinRAR ZIP y por ultimo P7Z CON FIRMA DIGITAL en estructura SIIF Nación II con los registros del día de los conceptos de ingresos de ecollect y de esta manera proceder con la causación masiva, esta actividad se realiza de acuerdo a la guía del Ministerio de hacienda, la cual se encuentra en el siguiente link: Si al realizar la carga masiva, ésta es rechazada en el Sistema SIIF Nación II, el profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II, realiza la creación del tercero en el aplicativo SIIF Nación II- en la siguiente Ruta: Sena Gestión General adm terceros y cuentas persona jurídica UE y/o persona natural UE. Si por el contrario no es rechazada, se crea el tercero, y proceder nuevamente a la carga del archivo de acuerdo a la guía del Ministerio de Hacienda. Si el cargue no se puede realizar de forma masiva se procederá a ejecutar de manera manual por cada uno de los conceptos de ingresos de ecollect y por cada cuenta recaudadora, con la siguiente ruta: - Guía Perfil Gestión de Ingresos. 3.5 Generación de Informe SIIF El profesional encargado del grupo de Recaudo y Cartera de la consolidación de los ingresos del SENA en SIIF NACION II, consulta qué información está cargada en el SIIF Nación II, 13 GRF- G 008 V.02

14 generando un archivo directo en este aplicativo- en la siguiente ruta: Sena Dirección General cen - consulta documentos de ingresos, por fechas. Esta información es guardada en una carpeta en el disco local con el fin que se encuentre a disposición de los diferentes entes de control internos y externos que lo soliciten. 14 GRF- G 008 V.02