La persona que se designe deberá acudir a las citas, y reuniones a las que se le requiera para la realización de los servicios.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADJUDICACIÓN DE UN CONTRATO DE SERVICIO DE GABINETE DE PRENSA Y COMUNICACIÓN DEL ORGANISMO AUTÓNOMO LOCAL VIVIENDAS MUNICIPALES DE BILBAO. PRIMERA - OBJETO DEL CONTRATO. Este Pliego tiene por objeto establecer las prescripciones y demás formalidades técnicas que han de regir la adjudicación, mediante procedimiento abierto del SERVICIO DE GABINETE DE PRENSA Y COMUNICACIÓN PARA EL OAL EL OAL VIVIENDAS MUNICIPALES DE BILBAO DE BILBAO, con el fin de reforzar y ampliar la comunicación de las acciones emprendidas desde el organismo y que son requeridas SEGUNDA - ALCANCE Y CONTENIDO DEL SERVICIO. Para la realización de los servicios que se relacionan a continuación, la empresa adjudicataria, deberá contar con una persona licenciada en Ciencias de la Información (periodista) con dedicación plena al contrato, que deberá encontrarse a disposición de la Dirección General del OAL Viviendas Municipales de Bilbao. La persona que se designe deberá acudir a las citas, y reuniones a las que se le requiera para la realización de los servicios. Consisten en el asesoramiento estratégico y gabinete de prensa tanto en procesos ordinarios como de crisis realizando la definición de estrategias de comunicación del OAL Viviendas Municipales de Bilbao y la definición de los mensajes a trasladar a la ciudadanía, así como su posterior adecuación a cada colectivo, a través entre otras de las siguientes acciones: 1.- Este gabinete de comunicación incluirá los siguientes aspectos distribuidos en 4 áreas básicas: a) Colaboración con la estrategia comunicativa del OAL Viviendas Municipales de Bilbao y la concreción y desarrollo del plan de comunicación. Evaluación de la estructura comunicativa actual y propuesta de adaptaciones para que EL OAL VIVIENDAS MUNICIPALES DE BILBAO, cuente con los soportes básicos de comunicación corporativa alineados con su visión, misión y estrategia. Apoyo en la definición de la Estrategia Institucional de Comunicación, objetivos a alcanzar, públicos objetivos y acciones a desarrollar. Apoyo en la ejecución del proceso de implementación del plan de comunicación y el desarrollo de estrategias comunicativas de Viviendas Municipales de Bilbao.

2 Detección y seguimiento cercano de los actos y acontecimientos relacionados con la vivienda y presentación de propuestas correspondiente para hacer efectiva su participación comunicativa en los mismos. b) Servicios en relación con los medios de comunicación. Convocatoria, preparación y seguimiento de ruedas de prensa; Redacción de discursos y guiones para intervenciones en ruedas de prensa; Portar dosieres de impactos en medios escritos y audiovisuales. Elaboración de dosieres y notas de prensa. Elaboración de memorias de prensa. Coordinación con el Gabinete de Comunicación Municipal y con los demás gabinetes u oficinas de prensa de las entidades municipales vinculadas al OAL. Control de la información aparecida y emitida en los medios. Asesoría en temas de comunicación; y preparación de intervenciones en órganos municipales de información. Redacción, diseño y maquetación de prólogos para publicaciones, folletos y otros elementos de comunicación del OAL; Asesoría al OAL sobre distintas iniciativas de comunicación, que mejoren la información a la ciudadanía, de los programas, actividades y servicios llevados a cabo a través de cualquiera de sus actividades. Apoyo en la relación con los medios de comunicación. Cobertura fotográfica en actos. Elaboración resumen de prensa diario en formato digital. c) Actividades básicas de asesoramiento en diseño y publicidad. Labores básicas de asesoramiento en diseño de campañas de difusión del OAL Viviendas Municipales de Bilbao. Presentaciones institucionales en formato power-point o similar. Elaboración de los contenidos, redacción creativa y realización de materiales impresos, de radio, web o televisión para los diferentes públicos objetivos.

3 d) Web. Redacción, elaboración y edición de contenidos de la memoria anual en formato impresa y/o digital con textos, gráficos e imágenes que incluirá una síntesis de los actos de comunicación realizados en el marco del contrato. Generación de contenidos e inserción en las webs del OAL Viviendas Municipales de Bilbao y del Ayuntamiento de Bilbao. Propuesta de forma periódica de las actualizaciones correspondientes a información y comunicación en las páginas web del OAL Viviendas Municipales de Bilbao, así como su inserción y materialización (actualmente la tecnología usada es.net ). 2.- La adjudicataria pondrá a disposición del contrato el personal necesario con la cualificación técnica adecuada para ello evitando en lo posible introducir variaciones en su composición; facilitará una relación del mismo y procederá inmediatamente a petición del OAL Viviendas Municipales de Bilbao a su ampliación o sustitución, de forma que la ejecución del contrato quede siempre asegurada. Las relaciones con la adjudicataria podrán ser bilingües euskera / castellano según sean requeridas. La adjudicataria designará además un/a gestor de cuenta a una persona del mayor nivel de su organización para relaciones con el OAL Viviendas Municipales de Bilbao y resolución de las incidencias que pudieren surgir en el funcionamiento de los servicios. 3.- Asimismo, el OAL Viviendas Municipales de Bilbao se reserva el derecho de poder contratar directamente aspectos parciales del objeto del contrato cuando el interés general así lo requiera. 4- La adjudicataria contará con los permisos y licencias necesarias para alimentar los soportes web, debiendo responder técnicamente de la capacidad para materializarlo. 5.- Desde el área de direccion se realizarán reuniones mensuales para el seguimiento del contrato debiendo acreditar y justificar una dedicación mensual mínima de 35 horas que comprenda y distribuya los diferentes apartados en que se divide la prestación. No se atenderán facturas mensuales que no reflejen la realidad de dicha dedicación o que en otro caso, no desglosen adecuadamente la imputación de horas. TERCERA.- OBLIGACIONES GENERALES DE LA ADJUDICATARIA. a) EN GENERAL y salvo lo expresamente dispuesto en este pliego, son de cargo de la empresa adjudicataria todos los gastos necesarios para la completa realización del servicio contratado: trámites preparatorios y de formalización del contrato, materiales e instalaciones, medios instrumentales, mano de obra, Seguridad Social, tributación, responsabilidades y seguros de todo tipo, y las demás cargas y obligaciones de cualquier índole correspondientes a la

4 Empresa, todas las cuales asume desde el momento de la adjudicación definitiva, además de cualesquiera otras nacidas del contrato o de la participación en la licitación. Corresponde a la empresa adjudicataria la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización de la prestación. La empresa adjudicataria será responsable de la calidad técnica de los trabajos que desarrolle y de las prestaciones y servicios realizados, así como de las consecuencias que se deduzcan para la Administración o para terceras personas de las omisiones, errores, métodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato, en la forma establecida en el art. 305 de la Ley de Contratos del Sector Público. Hasta que transcurra el plazo de garantía, la empresa adjudicataria responderá de la correcta realización de los trabajos contratados y de los defectos que en ellos hubiere, sin que sea eximente ni le dé derecho alguno la circunstancia de que representantes de la Administración los hayan examinado o reconocido durante su elaboración o aceptado en comprobaciones, valoraciones o certificaciones parciales. La empresa adjudicataria deberá prestar, sin derecho a pago suplementario, los servicios que se estimen necesarios para el correcto desarrollo y cumplimiento del contrato, tales como asistencia a reuniones de trabajo, informativas, etc. Esta obligación se mantendrá hasta la finalización del período de garantía. b) LABORALES. La empresa adjudicataria está obligada al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia laboral, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales, quedando la Administración exonerada de responsabilidad por este incumplimiento. c) ORGANIZACIÓN. La empresa adjudicataria dispondrá de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del contrato. d) RECURSOS HUMANOS. La empresa deberá contar con personal suficiente y cualificado para las tareas que se deben desarrollar en ejecución del presente contrato. La empresa adjudicataria determinará, sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, de forma exclusiva las necesidades de su personal. En todo caso deberá disponer de un equipo humano debidamente coordinado para realización, en tiempo y forma, de los servicios a prestar. La Administración no tendrá responsabilidad directa, solidaria, ni subsidiaria respecto el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa adjudicataria, así como tampoco de las que se puedan derivar, en su caso, de la extinción de los contratos de trabajo, tanto durante la vigencia del presente contrato, como con posterioridad a su terminación, asumiendo la empresa adjudicataria la totalidad de las consecuencias jurídico laborales derivadas de los mismos, tanto durante la vigencia del presente contrato, como una vez finalizado el mismo. La Administración no tendrá respecto al personal que preste sus servicios para la empresa adjudicataria ninguna facultad organizativa ni de dirección ni existirá relación jurídico laboral, civil o administrativa alguna con los mismos.

5 e) IMAGEN CORPORATIVA. Se utilizará siempre la imagen corporativa del OAL Viviendas Municipales de Bilbao, derivada de la estrategia corporativa del Ayuntamiento de Bilbao, conforme a las instrucciones de la Administración. La utilización de otros elementos exigirá el consentimiento expreso y escrito de la Administración f) FOTOGRAFÍAS E IMÁGENES: Cuando para la ejecución de tareas de comunicación se utilicen fotografías y/o imágenes, éstas deberán ser propiedad del OAL Viviendas Municipales de Bilbao. En su defecto, el adjudicatario podrá utilizar un banco de imágenes. Si el adjudicatario utilizara para este tipo de tareas fotografías y/o imágenes efectuadas por sí mismo, la inclusión en los actos de comunicación que sean objeto del contrato traerá como consecuencia la libre disposición de esas fotografías e imágenes por el OAL Viviendas Municipales de Bilbao. En ningún caso se podrán utilizar imágenes, fotografías o diseños que impliquen una responsabilidad legal por su uso. g) EUSKERA: En los actos de comunicación se utilizarán el castellano y el euskera, correspondiendo a la empresa adjudicataria los trabajos de traducción que sean necesarios a tal efecto. Toda la documentación que se remita a los diferentes medios de comunicación se realizará tanto en euskera como en castellano. En las ruedas de prensa, la empresa adjudicataria deberá tener una persona con un conocimiento suficiente del euskera, de modo que se garantice su correcto y fluido uso en las comunicaciones que se hagan a los medios. Las ruedas de prensa o actos de comunicación en los que el público destinatario sea euskaldun podrán desarrollarse exclusivamente en euskera. Con carácter general: El resultado del objeto del contrato (estudios, informes, proyectos ) deberá entregarse en ambas lenguas oficiales, siempre y cuando se prevea que el resultado, en su totalidad o en parte, vaya a difundirse entre la ciudadanía. Si para la elaboración del resultado objeto del contrato hubieran de desarrollarse actividades que impliquen relación directa con la ciudadanía, se deberá atender a la lengua oficial de elección del ciudadano o ciudadana, debiendo garantizar el uso de ambas lenguas oficiales en todos los soportes o actividades que sirvan de base a esa relación (encuestas, cuestionarios, grupos de discusión, ). Para ello, el contratista o subcontratista deberá destinar al desempeño de las funciones que tengan relación directa con la ciudadanía la cantidad apropiada de efectivos capacitados para el desarrollo de dichas funciones en euskera. Asimismo, se deberá utilizar el castellano y el euskara en plena igualdad en las intervenciones públicas ligadas a la actividad objeto del contrato.

6 h) LENGUAJE INCLUSIVO: La empresa adjudicataria utilizará en sus comunicaciones un lenguaje no sexista. i) FORMATO WEB: los productos se presentarán también en formato digital, de forma que permita el uso ulterior de sus contenidos y se facilite su inclusión en la página web del OAL EL OAL VIVIENDAS MUNICIPALES DE BILBAO de Bilbao y Ayuntamiento de Bilbao. j) MEMORIA: con carácter anual presentará una memoria del servicio que comprenda el alarde de actuaciones del ejercicio, para su inclusión en la propia memoria del OAL Viviendas Municipales de Bilbao. k) CONFIDENCIALIDAD. Todos aquellos datos que pudiera conocer la empresa adjudicataria en relación con los servicios contratados, se entienden confidenciales, debiendo guardar la identidad y el secreto de los mismos. El adjudicatario deberá indemnizar al OAL Viviendas Municipales de Bilbao y a las personas afectadas por los daños y perjuicios causados por la contravención del deber de sigilo profesional. l) DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE. La empresa adjudicataria deberá nombrar una persona responsable última de la misma ante la Administración en todo lo concerniente al servicio. Dicha persona tendrá el poder suficiente para tomar en nombre de la empresa adjudicataria las decisiones oportunas, sin que las mismas puedan verse afectadas por falta de capacidad decisoria, ya sea legal o formal, siendo la única interlocutora válida para todos los asuntos relativos al contrato. Esta persona responsable funcionará en régimen de plena disponibilidad, debiendo por tanto cubrir las necesidades contratadas fuera del horario laboral normal, incluso los días de fiesta y fines de semana, y deberá poder ser contactada de forma permanente a través de teléfono móvil durante las 24 horas del día y los 365 días del año. m) PRESTACION DEL SERVICIO A PRIMER REQUERIMIENTO. La adjudicataria deberá garantizar su presencia física para las labores objeto del contrato, a primer requerimiento que permitan llevar a cabo cuantas sesiones de trabajo y reuniones sean necesarias con el OAL Viviendas Municipales de Bilbao con el fin de que cumpla su cometido de la manera más adecuada posible, para lo que resultará necesario en ocasiones el desplazamiento de personal de la empresa a las oficinas del OAL Viviendas Municipales de Bilbao o lugares de desarrollo de las acciones de comunicación. n) EMERGENCIAS. Si como consecuencia de emergencias empresariales u otros motivos análogos, la empresa adjudicataria estimase que no puede realizar el servicio en las condiciones establecidas, estará obligada a comunicarlo inmediatamente a la Administración para que éste procure adoptar las medidas precisas, a fin de evitar o reducir los perjuicios que ello causara. Los gastos causados por tales medidas serán abonados por la empresa adjudicataria. ñ) PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. En todo caso, se deberán cumplir cuantas obligaciones deriven de la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales,

7 configurando los instrumentos legalmente establecidos para la adecuada aplicación de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales derivados de la actividad desarrollada en virtud del presente contrato, siendo la empresa adjudicataria la única y exclusiva responsable del cumplimiento de las referidas obligaciones, y por ello, de las consecuencias que pudieran derivarse del incumplimiento o cumplimiento defectuoso de las mismas. o) DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL: Todos los derechos de propiedad intelectual y de copyright que se puedan derivar de los trabajos objeto de la asistencia serán de la propiedad exclusiva del Ayuntamiento de Bilbao, obligándose las partes a otorgar el documento oportuno cuando éste sea necesario para la debida constancia pública de este hecho. p) DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. La utilización por la empresa adjudicataria, en su caso, de datos de carácter personal objeto de tratamiento automatizado que puedan resultar precisos para el cumplimiento del contrato, se efectuará con observancia de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de protección de datos de carácter personal, así como las normas que desarrollan esas disposiciones. La empresa adjudicataria no podrá aplicar o utilizar los datos automatizados de carácter personal que pudiere obtener por razón del contrato con fin distinto al que figura en el mismo. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal tratados deberán ser entregados a la Administración y la empresa adjudicataria destruirá los suyos, salvo que medie autorización escrita de la Administración motivada por la posibilidad de ulteriores servicios, en cuyo caso se podrán almacenar, con las debidas condiciones de seguridad, por un período de cinco años. q) MEDIOS MATERIALES. La adjudicataria se responsabilizará del buen uso de elementos informáticos, redes, materiales o cualquier otra infraestructura municipal que pudiera, en su caso, ponerse a disposición del contrato. CUARTA PRECIO A TANTO ALZADO y FACTURAS. Se establece un precio anual a tanto alzado por la totalidad de los servicios, cuya facturación se prorrateará por meses debiendo incluir una dedicación mínima de 35 horas mensuales como criterio de aprobación de la factura. QUINTA.- PROPUESTA. La propuesta deberá contener una descripción de los servicios ofertados para dar cumplimiento a las tareas contempladas en el presente pliego.

8 SEXTA.- DIRECCIÓN TÉCNICA DEL CONTRATO. La Dirección Técnica del contrato corresponderá a la Dirección General, o persona o equipo que se configure al efecto designado ésta o por el Presidente del OAL Viviendas Municipales de Bilbao. Bilbao, a 26 de septiembre de DIRECTORA GENERAL Eider Bilbao SUBDIRECTOR OPERATIVO Y JURIDICO José Mª Escolástico