Práctica: El gestor de base de datos FileMaker Pro 12

Transcripción

1 Práctica: El gestor de base de datos FileMaker Pro 12 Pere Manel Verdugo Zamora Monitor de informática y nuevas tecnología Móvil Correo: [email protected] Skype: peremanelv FaceTime: (Desde iphone, ipad o Mac) Facebook:

2 Introducción y objetivos: Un gestor de base de datos es un programa que permite la creación, utilización y modificación de una base de datos. Así mismo, una base de datos es una colección estructurada de información referente a algún ámbito de conocimiento o actividad. Un ejemplo sencillo de base de datos lo constituye una agenda de direcciones y teléfonos. En una agenda, guardamos información sobre personas. Para cada una de ellas, apuntamos, por ejemplo, su nombre, dirección y teléfono. Cada uno de estos datos se denominan campo. La información de una sola persona, es decir, los tres campos juntos, se conoce como registro. El objetivo de esta práctica es presentar a nivel elemental el uso de un gestor de base de datos, FileMaker Pro 12, mostrando paso a paso cómo crear una pequeña base de datos y cómo introducir datos en ella. Entrada a FileMaker Paso 1 Abrir la aplicación FileMaker Pro 12. Nota: FileMaker Pro guarda automáticamente el trabajo que se realiza no siendo necesario hacerlo al final de la sesión, por lo tanto tendrán que darse un nombre al archivo y especificar dónde se deberá guardar antes de crearlo. Paso 2 Aparecerá una ventana con el cuadro de diálogo Apertura de Archivos en el cual le indicaremos que queremos crear un archivo de base de datos en la carpeta Documentos de nuestro ordenador, teclearemos Facturas como nombre de dicho archivo y, a continuación, haremos clic sobre el botón Nuevo.

3 Aparecerá seguidamente una nueva ventana con un cuadro de diálogo para definir la estructura del archivo, que nos permitirá darle nombre a los campos que vayamos a crear y seleccionar el tipo de información que han de contener dichos campos. El resultado final será similar a la pantalla que se muestra a continuación:

4 Definición de campos y opciones de entrada Paso 3 Comenzaremos a introducir los campos de nuestra base de datos de la siguiente forma: Teclear en el campo Nombre: Nº Factura. Hacer clic en Texto. Hacer clic en Crear. De la misma forma crear los campos: Fecha Factura (Tipo Fecha), Importe Factura (Tipo Numérico) y IVA (Tipo Numérico). Paso 4 El campo Nº Factura debería tener un valor en cada uno de los registros ya que nos permitirá identificar cada una de las facturas. FileMaker permite añadir como opción a un campo la existencia de que éste tenga un valor. Para ello, haremos clic sobre el botón Opciones. Indicaremos que el campo no debe estar vacío y además debe ser único: Hacer clic en el botón Aceptar. NOTA: Es equivalente hacer clic sobre Opciones o hacer doble clic sobre el propio campo. Si un campo contiene valores de uso frecuentes, se puede crear una lista

5 sobre la cual se puedan seleccionar valores en lugar de teclearlos cada vez, como haremos en el siguiente campo. Paso 5 Añadir el campo Tipo Factura de tipo Texto, y tras hacer clic en Crear abrir Opciones y hacer clic sobre Datos que desea visualizar, y que son en este caso: Reducida, Detallada y Completa. NOTA: Cada valor deberá ir en una única línea, por lo que tras introducir cada valor de la lista pulsaremos la tecla <RETORNO> ó <INTRO>. Paso 6 Añadir el campo Importe IVA de tipo Cálculo y hacer clic en Crear. Al seleccionar el tipo de cálculo, FileMaker nos presentará una cuadro de diálogo para insertar la fórmula que nos permita realizar el cálculo para obtener el valor del campo: Importe Factura * % IVA / 100

6 Paso 7 Añadir el campo Importe TOTAL de tipo Cálculo, que se calculará a partir de la fórmula: Importe TOTAL = Importe Factura + Importe IVA Paso 8 Añadir el campo Beneficio cuya fórmula de cálculo será: Si el importe TOTAL es superior a 600, el beneficio será un 20% del importe TOTAL, en caso contrario el beneficio será 0. Dicha fórmula de cálculo la expresaremos de la siguiente forma: If(Importe TOTAL > 600; Importe TOTAL * 0,2;0)

7 NOTA: Procurar introducir la fórmula mediante clics en los campos, botones, operadores y funciones que figuran en la parte superior de la pantalla siempre que sea posible, ya que resulta fácil equivocarse y omitir o añadir algún espacio en blanco, que en el caso de los nombres de los campos son significativos. Introducción de datos Paso 9 Hacer clic en el botón Aceptar y observaremos que pasamos a la pantalla de introducción de datos, donde comenzar a introducir los datos que aparecen en la tabla siguiente, rellenando cada uno de los campos que aparecen en la figura.

8 Nº Fecha Importe IVA Tipo /12/ Reducida /10/ Detallada /03/ Completa /04/ Completa /01/ Detallada /04/ Reducida /06/ Completa /10/ Reducida /01/ Reducida /11/ Reducida Paso 10 Teclear los datos correspondientes al primer campo del primer registro, e ir introduciendo a continuación los restantes campos pasando de uno a otro o bien haciendo clic mediante el ratón en el siguiente rectángulo o bien mediante la tecla <TAB>, hasta completar el registro. En el campo con la lista de valores predefinida, Tipo Factura, pulsar <RETORNO> o hacer clic dos veces con el ratón para indicarle uno de los valores de la lista. Paso 11 Seleccionar del menú Edición la opción Nuevo Registro, e introducir todos los datos del segundo registro. Para poder ver ambos registros simultáneamente usaremos el menú Selec la opción Ver como lista. Para verlo individualmente, seleccionar de nuevo Selec Ver como formulario. Paso 12 Si por cualquier motivo necesitamos una ayuda, el programa incorpora una que se puede activar mediante el menú Ayuda FileMaker Pro. Si necesitamos saber el funcionamiento de la ayuda, haremos clic sobre Documentación del producto. Paso 13 A continuación, saldremos del programa mediante la opción Cerrar Filemaker Ejercicios 1.- Abre de nuevo la base de datos. 2.- Pasa a la lista de campos mediante Archivo, Gestionar, Base de datos.

9 Una vez allí, comprobar que es posible variar el orden de los campos haciendo clic en la doble flecha que se encuentra a al izquierda de su nombre, y arrastrándola en el sentido deseado. 3.- Una vez cambiado el orden de los campos, comprobar que, sin embargo, la visualización de los registros ya introducidos no se modifica, mediante el comando Selec- >Visualizar. 4.- En la pantalla de introducción de los datos, añadir algún registro más con unos datos cualquiera y probar las diferentes formas de cambiar de registro. Haciendo clic en las hojas del libro. Modificar el nº de registro que se encuentra debajo del libro. 5.- Comprobar el uso de los diferentes elementos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla de introducción de los datos: Cuadro de porcentaje de zoom. Cuadro de control del zoom (reducir/ampliar)

10 Cuadro de control del panel de estado. 6.- Comprobar que la modificar del Importe Factura en uno de los registros implica automáticamente el cambio del Importe IVA y del Importe TOTAL.