Resolución Directoral

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1 MlmI"~'P/j" '1~"'ui, OFICINA GENERALDE ASESORíA JURíDICA o,j'o\\c/idi;t p «-<v<? ~-9& COPIA FIEL DEL ORIGINAL Ministerio de Transportes y Comunicaciones Oficina General de Adml'ñlstración 1 9 MAYO2008 RECIBIDO Hor~-:;t:!:~ Firma~: ReaN : FO/j, RegN :~~ Fecha: 19 MAYO ZOOB Resolución Directoral Lima, 14 de mayo de 2008 W MTC/1 O CONSIDERANDO: Que, por Resolución Directoral N MTC/l0, de fecha 09 de julio de 2007, se aprobó la Directiva N MTC/l0 sobre "Procedimiento para el Control y Custodia de Garantías Presentadas por Contratistas, Proveedores y/o Usuarios del Ministerio de Transportes y Comunicaciones"; Que, en el marco del proceso de modernización y simplificación administrativa resulta necesario actualizar el procedimiento que contiene dicha Directiva, adecuándola asimismo a la nueva estructura orgánica del Ministerio de Transportes y Comunicaciones dispuesta por el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, aprobado por Decreto Supremo W MTC; Que, para dicho efecto la Oficina de Finanzas con Memorándum N MTC/1008, remite el proyecto de Directiva actualizada a la fecha que regula el Procedimiento para el Control y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas, Proveedores y/o Usuarios del Ministeriode Transportes y Comunicaciones; Que, en tal sentido debe dictarse el acto administrativo pertinente; Que, por Resolución Secretarial N MTC/04,de fecha 16 de noviembre dé 2007, se asignó a la Oficina General de Administración la función de expedir Directivas internas sobre los Sistemas Administrativos a su cargo, así como de control patrimonial, de alcance a todos los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Transportes y Comunicaciones; De conformidad con el Reglamento de Organización y Funciones del MTC, aprobado por Decreto Supremo N MTC SE RESUelVE: Artículo 1 _Aprobar la Directiva N MTC/l0 sobre "Procedimiento para el Control y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas, Proveedores y/o Usuarios del Ministerio de Transportes y Comunicaciones" que forma parte integrante de la presente Resolución Artículo 2 _Dejar sin efecto la Directiva N MTC/l0 Articulo 3 _Remitir copia de la presente Resolución y de la Directiva aprobada a la Oficina de Finanzas para su debida aplicación y cumplimiento

2 "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Perú" -':~ M - C~~ ",_J0,< \,tq-!;(»<>,;, ~~ ( "">\;~, ~~~ ~t Y;[I 11 ~~iq _~~i!iii'; ~i51 \~y Mln stel'io di(:tran-iporte:t; y COn1unl<lIIdone! PROCEDIMIENTO PARA ELCONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS FIANZAS PRESENTADAS POR CONTRATISTAS, PROVEEDORES YlO USUARIOS DEL MINISTERIO DE TRANSPORTESY COMUNICACIONES 1 OBJETIVO DIRECTIVA W B-MTC/10 ~~ ~g Z'ü e ~:Q C)'c ~ : ~ ~E~ 08, ~ """ 1Il:g«1"'\1:: 0_, a <ti _ri>~ IIIg cv t= Ii :r""o<ti ~Q'5 ~ t"" o~o OS ~ <ti c '-' CIJ '"- Establecer el procedimiento para el control y custodia de las Cartas Fianzas presentadas por los contratistas, proveedores y/o usuarios del MTC, que permita salvaguardar en forma conveniente los intereses del Estado FINALIDAD 1 Especificar el 'contenido de las Cartas Fianzas, así como fijar los trámites a seguir para el control y custodia, a fin de garantizar el pleno respaldo de los fondos públicos y el cumplimiento de los contratos que realiza el MTC ~: ~ 2 Facilitar el control y simplificar el trámite de manejo correspondiente z '" III~ a las Cartas Fianzas ALCANCE Las disposiciones emanadas de esta Directiva, serán de e3tricta aplicación, en la Oficina General de Administración y Unidades Orgánicas de la sede centrol del MTC También es de alcance para las Direcciones Generales del MTC que, en virtud de las normas que regulan sus actividades, recepcionen Cartas Fianzas que presenten los contratistas, proveedores y/o usuarios garantizando el fiel cumplimiento de sus obligaciones /'t~:: ~( Q ~;-,/ IV BASE LEGAL Código Civil TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N PCM Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley N Decreto Supremo N EF, que modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

3 ' \~! ~A ~ :'(\~j'pti(';a OI1(,()~ ~ ~(; ~ ~ s: '" ',1 111, "'1\ '~/ "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Perú" M~C~~'~~> :-;y' t;, ;':',~, " ',o ",',',,""'",;,;~_, ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL Mlnih:tio dt' Trdm~(tes y Con"'uointcJldon-ei V CARTAS FIANZAS 1 EMISiÓN Se aceptarán a los contratistas, proveedores y/o usuarios del MTC únicamente Cartas Fianzas emitidas por Instituciones Financieras, de Seguros y Administradoras Privadas del Fondo de Pensiones, sujetas al ámbito de la Superintendencia de Banca y Seguros 2 CARACTERíSTICAS Las Cartas Fianzas serán incondicionadas, solidarias, irrevocables y de realización automática al sólo requerimiento del MTC y sin beneficio de excusión 3 SITUACIONES QUE EXIGEN PRESENTACiÓN DE CARTAS FIANZAS Como garantía de fiel cumplimiento del contrato Como garantía adicional por el monto diferencial entre el valor referencial y la propuesta económica Como garantía por los adelantos que en efectivo y/o en materiales se entregan a los contratistas Como garantía de fiel cumplimiento de las obligaciones del usuario Las Cartas Fianzas se presentarán en los siguientes casos: VI PROCEDIMIENTO : f$ ') c,-i }, / -""";- 1 Las Cartas Fianzas, que garantizan las obligaciones estipuladas en los contratos de adquisición de bienes, prestación de servicios, contratos de obras, supervisión de obras y consultorios, derivados de procesos de selección, serán recibidas por la Asesoría Legal de la Oficina General de Administración, para ser consignada la información pertinente en los respectivos contratos 2 Luego, de lo cual serán remitidas con copia del contrato a la Oficina de Finanzas, la que la remitirá al área de Tesorería para su registro, control y custodia 3 Aquellas Cartas Fianzas que exigen las diversas Direcciones Generales a sus usuarios garantizando el cumplimiento de las obligaciones derivadas por las normas que regulan sus actividades, serán recibidas por éstas, para luego ser remitidas a la Oficina de Finanzas dentro de las 24 horas siguientes, para su registro, control y 2

4 "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Perú" ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL - M- - C a " ~~ "' '<\ ~~, A"'\-;Jff' /,(h-~~)' Minbtetio die!'trfln\portu y Comunicdon~; custodia con su respectivo sustento (Resolución Directoral/ Contratos 4 Las renovaciones de las Cartas Fianzas serán recibidas unlca y directamente por la Oficina de Finanzas VII REQUISITOS 1 La Oficina de Finanzas revisará y comprobará que las Cartas Fianzas cumplan con los siguientes requisitos y condiciones: Ser emitida por una entidad autorizada que se encuentre bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros Ser emitida a favor del Ministerio de Transportes y Comunicaciones Señalar el nombre o razón social del afianzado Ser solidaria irrevocable, incondicional y de realización automática Indicar que la entidad afianzadora renuncia al beneficio de excusión Señalar el bien servicio u obra a adquirir o contratar, según corresponda y que es objeto de la garantía Indicar la clase de garantía a que se refiere el numeral V3 de la presente Directiva Señalar la moneda y el monto de la garantía, dato que deberá constar en números y en letras Indicar nombre cargo firma y sello de los representantes del afianzador que lo suscriben Indicar en forma detallada su vigencia, precisando fecha de inicio y de término Si es emitida en el extranjero deberá considerar para ser requerida notarial mente la dirección de una entidad financiera local (Lima) No deben estar con borrones enmendaduras y/o perforadas 2 En caso de ser observado se devolverá de inmediato a la Dirección General responsable o al contratista según corresponda, con la indicación de la observación 3 Efectuada la conformidad de la Carta Fianza por la Oficina de Finanzas, ésta la remitirá al Tesorero(a) para su registro control y custodia VIII REGISTRO, CONTROL Y CUSTODIA Elregistro, control y custodia de las Cartas Fianzas estará o cargo de la Oficina de Finanzas, quien a través del Tesorero(a) llevará a cabo las siguientes acciones: 3

5 "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Perú",~0'3'lIC'" os'( c~ ~" " ''''" M~C~ ~~;"\" "~C~~'i' ~~:~~ ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL ~:,~*}~;~~, ~~ ~' Mlni~h~,io die: Tran!tporl:e!y ComunkC!lcJono:' -",0:,,\ "'\ ',',, '1'1 l Remitir a la Dirección General de la Oficina General de Administración ya las Direcciones Generales, según corresponda, un reporte mensual del estado situacional de las Cartas Fianzas, el que se emitirá hasta el tercer día hábil del mes siguiente 2 Las Direcciones Generales, de acuerdo a este reporte, deberán comunicar con la debida anticipación a la Oficina de Finanzas su pronunciamiento respecto a la acción que deberá tomar al vencimiento de la Carta Fianza, según lo que determinen las normas que regulen sus actividades 3 Preparar y elevar con la debida anticipación el proyecto de Carta Notarial dirigida a las instituciones financieras solicitando, cuando corresponda, la ejecución de las Cartas Fianzas $-"',,'- '-:i'i':~ ~,-;;,~', -",' IX EJECUCiÓN 1 La Oficina de Finanzas con la debida anticipación (no menor de tres días previos al vencimiento señalado en la Carta Fianza) y conforme a lo prescrito en el Art del Código Civil, elevará a la Oficina General de Administración, el proyecto de Carta Notarial para la firma del Director General y disponga su remisión, solicitando a la entidad financiera la ejecución de la garantía y su efectivización mediante la entrega de cheque de gerencia a la orden delmtc por el importe afianzado fp, :0 I; B G> tj'),) ~ ~ ~ ' 2 En el caso que la entidad financiera comunique que el contratista ha solicitado la renovación de la Carta Fianza, se le deberá exigir al contratista la entrega inmediata de dicho documento renovado en un plazo perentorio, en caso contrario se exigirá la ejecución de la Carta Fianza 3 La Oficina de Finanzas no deberá mantener en cartera Cartas Fianzas vencidas, que no hallan sido notificadas dentro de los plazos de ley DEVOLUCiÓN l Para la devolución de las Cartas Fianzas se requiere: a) EN CASO DE CONTRATO POR OBRAS 01) Memorándum de la Dirección General responsable, dando la conformidad de la obra, adjuntando la resolución de liquidación y/o liquidación final de la obra 4

6 ', ' 1(~09\1I;;!' O/:-(o~ ~ 1'", "'~C), ~1(~:14 ~d "~' "Decenio de la Personas con Discapacidad en el PerÚ" ES COPlA FIEL DEL ORIGINAL M~C a " ~{<;\ ~ ~ ~<:~\ ~\,,,,,,' ",, ",,",,,!J ", w "',1r'P,~'<,," Mlni,t~tio dotr"trbrupor'te1 y Com\4ntcadon~s 02) Una carta del contratista donde presenta a la persona autorizada para recoger la Carta Fianza, adjuntando copia de su documento de identidad b) EN CASO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACiÓN DE SERVICIOS, CONSULTORIA y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE USUARIOS ";:-:- / ~A,, t) tn : c: ' } o " 'f~ s J' XI XII bl) Memorándum de la Dirección General responsable dando la conformidad de recepción del bien y/o del servicio y/o de cumplimiento de obligaciones contractuales b2) En los casos que corresponda a la Oficina General de Administración, la conformidad la dará la Oficina de Abastecimiento b3) Una carta del contratista y/o del proveedor y/o usuario donde presenta a la persona autorizada para recoger la carta fianza, adjuntando copia de su documento de identidad 2 Efectuada la revisión y aprobación de los documentos referidos, se emitirá la correspondiente CONSTANCIA DE DEVOLUCIÓN,visada por el responsable de la custodia y control de las Cartas Fianzas, firmada por el Tesorero(a) y aprobada por la Oficina de Finanzas 3 Se seguirá el mismo procedimiento de devolución de la Carta Fianza al contratista cuando haya cumplido con renovar oportunamente la Carta Fianza REDUCCiÓN La reducción de la Carta Fianza en custodia procederá siempre y cuando la Dirección General responsable del Contrato lo apruebe, a través del documento correspondiente y el sustento respectivo (el mismo que deberá precisar el monto de la reducción y el plazo de vigencia) y lo comunique a la Oficina de Finanzas RESPONSABILIDAD Los funcionarios y/o servidores que no observen las disposiciones contenidas en la presente Directiva serán sancionados de acuerdo a las normas vigentes sobre la materia En caso de pérdida o extravío de la Carta Fianza la responsabilidad recaerá en la Dirección General o dependencia que figure en el SIDI como última receptora de la misma 5