Gestió Logística i Comercial

Transcripción

1 Gestió Logística i Comercial Esperanza Martín Gómez Formació Professional

2 ÍNDEX U nitat 1 Logística i aprovisionament 6 1 >> Logística empresarial > Concepte de logística > Funcions de la logística > Objectius de la logística 10 2 >> Aprovisionament > Etapes del procés d aprovisionament > Desenvolupament del procés d aprovisionament a l empresa > Organització de l aprovisionament > Necessitats d aprovisionament > Importància de l aprovisionament > Pla d aprovisionament > TIC en l aprovisionament 19 U nitat 2 Gestió de compres 24 1 >> El procés de compra > Tipus de compres > Tendències actuals en la gestió de compres > Fases del procés de compra 27 2 >> Càlcul del cost unitari d adquisició > Tipus de descomptes > Costos 32 3 >> Qualitat en la gestió de compres > Model de qualitat en la gestió de compres > Indicadors de qualitat en la gestió de compres 38 U nitat 3 Gestió d estocs 44 1 >> Concepte i classificació d estocs 46 2 >> Necessitat de gestionar estocs > Marge comercial > Índex de rotació d estocs 50 3 >> Com gestionar estocs > Previsió de la demanda > Anàlisi d estoc > Manteniment d estoc > Control d estocs i reposició de mercaderies 60

3 ÍNDEX U nitat 4 El magatzem 70 1 >> Emmagatzematge d estoc 72 2 >> Magatzem > Tipus de magatzem > Organització del magatzem > Sistemes d emmagatzematge > Elecció dels sistemes d emmagatzematge 76 3 >> Procés de gestió d emmagatzematge d estoc > Entrada de mercaderies > Emmagatzematge > Sortida de mercaderies 78 4 >> Fitxes de magatzem. Valoració d existències 79 5 >> Indicadors de qualitat en la gestió del magatzem 82 U nitat 5 Selecció i negociació amb proveïdors 88 1 >> Proveïdors > Concepte de proveïdor > Els proveïdors com a aliats estratègics > Tipus de proveïdors 91 2 >> Procés de selecció de proveïdors > Localització de proveïdors > Selecció de proveïdors 94 3 >> Negociació amb els proveïdors > Fases de la negociació > Característiques d un bon negociador > Estratègies de negociació > Associació amb proveïdors. El comakership >> Qualitat 103 U nitat 6 Gestió documental en operacions de logística >> Traçabilitat de la documentació i del producte >> Ofertes i sol licitud de mercaderia > Pressupost > Comanda 115

4 ÍNDEX 2.3 > Comandes en línia en el comerç electrònic > Registre de comandes emeses >> Recepció i enviament de mercaderies > Albarà > Carta de ports > Serveis de transport en el comerç electrònic > Incoterms i transport internacional >> Factures > Càlcul de la base imposable > Tipus de factures 127 U nitat 7 Organització logística >> Implantació de la logística > Externalitzar la funció logística > Incloure la funció logística en un departament de l empresa > Crear un departament de logística a l empresa >> Pla de direcció logística > Anàlisi de la situació > Definició d objectius > Definició del pla d acció >> Cadena logística > Canals de distribució > Models de gestió logística > Transport en la cadena logística >> Qualitat logística > Principis de qualitat total > La qualitat com a estratègia > Qualitat en els recursos humans de l empresa > Control continu de la qualitat > Sistemes Just in Time (JIT) > Servei al client 153 U nitat 8 Costos logístics >> Classificació dels costos i llindar de rendibilitat > Costos segons la seva imputació al producte o servei 162

5 ÍNDEX 1.2 > Costos segons el volum d activitat de l empresa > Llindar de rendibilitat >> Concepte de costos logístics > Costos d aprovisionament > Costos d emmagatzematge > Costos financers > Costos de transport > Costos d administració > Costos ocults 175 U nitat 9 Logística inversa >> Concepte de logística inversa > Logística inversa en el comerç electrònic > Utilitats de la logística inversa >> Modalitats de la logística inversa > Logística de residus, envasos i embalatges fora d ús > Logística de productes, envasos i embalatges > Logística de devolucions >> Gestió de la logística inversa >> La responsabilitat social corporativa 196 U nitat 10 Facturació i control d estocs amb FACTUSOL >> Introducció > Accedir a FACTUSOL > Sortir de FACTUSOL >> Operacions de compravenda en una empresa comercial > Creació d una empresa > Configurar comptes bancaris i formes de cobrament i pagament > Organització del magatzem > Clients > Compres > Pagaments a proveïdors > Vendes > Ofertes > Devolucions > Cobraments 224 Projecte final 228

6 U nitat 1 Logística i aprovisionament Per al projecte final Dissenyaràs l organigrama d una empresa amb un sistema d aprovisionament centralitzat. Indicaràs les funcions logístiques que es realitzen en l organització. Identificaràs les etapes d aprovisionament de l empresa. Indicaràs els departaments i seccions que intervenen en el procés d aprovisionament. En aquesta unitat aprendràs a... Conèixer les funcions logístiques de l empresa. Identificar la funció d aprovisionament. Descriure un pla d aprovisionament. Analitzar la implicació dels diferents departaments de l empresa en l aprovisionament. Valorar la importància d una gestió d aprovisionament eficient.

7 Unitat 1 - Logística i aprovisionament 7 Esquema inicial Concepte Aprovisionament Logística empresarial Funcions Logística interna Objectius Logística externa Identificació de les necessitats Etapes Selecció de les fonts d aprovisionament Gestió de compres Gestió d estocs Avaluació i control Procés Logística i aprovisionament Aprovisionament Centralitzada Organització Descentralitzada Matricial Demanda prevista Necessitats Organització de la producció Gestió del magatzem Anàlisi prèvia Redacció del pla Pla d aprovisionament Posada en marxa TIC en l aprovisionament Valoració i control

8 8 1 >> Logística empresarial El terme logística prové del grec logistikos, que significa relatiu al càlcul. Durant l Imperi romà, aquest terme es va començar a utilitzar en l àmbit militar, i es denominava logista l administrador de l exèrcit. Aquest concepte es va seguir utilitzant en l àmbit militar i de càlcul durant segles, i no és fins als anys 60 del segle XX quan s incorpora al camp empresarial. Així, es comença a parlar de logística empresarial com el conjunt d activitats destinades a la gestió dels productes des de la seva fabricació fins a la seva arribada al consumidor final. Avui dia, la tendència empresarial consisteix en aplicar una logística integrada; és a dir, que incorpori tot el procés, des del subministrament de materials fins al servei postvenda. Alguns autors, fins i tot, són partidaris d integrar les estratègies de màrqueting en les estratègies logístiques. Per tant, el paper de la logística és de gran importància, ja que el desenvolupament adequat d aquesta funció permet la millora en la gestió d aprovisionament, en el funcionament intern de l empresa i en el nivell de qualitat ofert al mercat. Altres definicions de logística Unió de la gestió dels materials amb la distribució física (Bernard Lalonde). Control del flux de materials des de la font d aprovisionament fins a situar el producte en el punt de venda d acord amb els requeriments del client (Julio Juan Anaya). 1.1 > Concepte de logística El concepte de logística ha anat evolucionant en el temps de forma simultània al desenvolupament de l aplicació de polítiques i estratègies de màrqueting a les empreses. La logística és, segons el professor James L. Heskett, el conjunt de tècniques i mitjans destinats a gestionar el flux de materials i d informació, coordinant recursos i demanda, per assegurar un nivell determinat de servei al menor cost possible. A continuació, procedim a l anàlisi detallat del concepte definit: Conjunt de tècniques i mitjans: es refereix tant a la forma de fer les coses com als mitjans que cal utilitzar per dur-les a terme. Gestió de flux de materials i d informació: a més de gestionar les mercaderies físiques, cal gestionar la informació, per la qual cosa s han de formalitzar diferents tipus de documents que contenen dades rellevants sobre aquestes mercaderies. Coordinació de recursos i demanda: els recursos que l empresa utilitza per al desenvolupament de la funció logística han d estar al servei de la demanda, de forma que han de ser suficients per respondre-hi. Determinat nivell de servei: s introdueix el concepte de qualitat i, per tant, les tècniques, els recursos i la seva aplicació han de complir uns estàndards mínims prèviament establerts per l empresa, complint sempre amb els requisits exigits per la normativa vigent. Menor cost possible: la funció logística, com la resta de les funcions que desenvolupa una empresa, ha de ser rendible per si mateixa. 1 Una funció logística adequada permet millorar la gestió d aprovisionament i la qualitat del servei que s ofereix al client.

9 Unitat 1 - Logística i aprovisionament > Funcions de la logística En l actualitat, la logística s entén com un sistema integral que pot prendre diferents formes organitzatives però que, en qualsevol cas, ha d incidir en tres àrees diferents, complint les funcions següents: Funcions de la logística Àrea Funcions Descripció Aprovisionament Logística interna Logística externa Gestió de compres Gestió d estocs Emmagatzematge Control d inventaris Expedició de mercaderies Transport Atenció al client Tasques pròpies de l aprovisionament que comprenen el procés de compra industrial: Especificació de necessitats. Recerca de proveïdors. Determinació de les mercaderies necessàries. Realització de la comanda. Recepció de la mercaderia. Determinació dels nivells d estocs adequats per al funcionament de l empresa amb el mínim cost possible, que porta a determinar la quantificació i la periodicitat de les comandes. Ubicació, conservació i manipulació de les mercaderies mentre es mantenen a l empresa. Control i valoració de les existències de mercaderies en els magatzems en cada moment. Preparació de les comandes de clients, la qual cosa inclou l embalatge dels productes i l etiquetatge. Trasllat de la mercaderia des del magatzem fins al punt de destinació en condicions òptimes, tant de temps i forma com de rendibilitat. Desenvolupament del sistema de logística comercial en funció de les necessitats del client. 2 El transport constitueix una de les principals funcions de la logística externa dins de l empresa. El desenvolupament d aquestes funcions determina les relacions directes que s estableixen entre la logística i les altres funcions bàsiques de l empresa. Així, les dues funcions directament relacionades amb la logística són la producció i la comercialització, i es pot dir que la logística és una funció intermediària entre elles. Pel que fa a la producció, la logística gestiona l aprovisionament dels materials necessaris i la localització dels magatzems i, per tant, de les plantes de producció. Respecte de la comercialització, cal tenir en compte que l expedició de mercaderies i, al mateix temps, el nivell de servei que es pot oferir al client són funcions bàsiques de la logística externa.

10 > Objectius de la logística De l anàlisi del concepte de logística i de les seves funcions se n dedueix que l objectiu general és respondre a les necessitats de la distribució, interna i externa, amb eficiència. Aquest objectiu es pot dividir en una sèrie d objectius específics que, relacionats amb les funcions logístiques, s enumeren de la forma següent: Objectius específics de la funció logística Aprovisionament Logística interna Logística externa Proporcionar un flux ininterromput de materials, subministraments i serveis necessaris per al funcionament de l empresa. Mantenir al mínim els costos ocults: costos per deteriorament, robatori i obsolescència, entre altres. Reduir les pèrdues d existències al nivell mínim possible. Mantenir unes normes de qualitat adequades a l estratègia empresarial. Buscar, trobar, mantenir i gestionar proveïdors idonis. Normalitzar els processos d adquisició de mercaderies. Comprar o llogar els elements i serveis necessaris al preu més baix possible. Mantenir la posició competitiva de l empresa en el mercat. Assolir l eficiència en la funció d aprovisionament i aconseguir així els objectius proposats amb el mínim cost possible. Determinar els recursos humans i materials necessaris. Gestionar el magatzem amb criteris d eficiència. Controlar la ubicació i l estat de les mercaderies. Valorar les mercaderies utilitzant el mètode més adequat a cada situació. Prioritzar les necessitats dels clients. Adaptar-se de forma dinàmica a la situació de constant canvi del mercat. Distribuir les mercaderies en la forma i el temps òptims amb el menor cost possible. 1 Casos pràctics objectius específics d aprovisionament en la funció logística L empresa CAOS, SL ha perdut el lideratge en costos i en servei al client degut a l entrada massiva de competidors internacionals. També té problemes per mantenir els seus proveïdors. Les seves vendes han disminuït considerablement, per la qual cosa al magatzem es troben matèries primeres que tardarà en consumir. No té definides responsabilitats entre els encarregats de la gestió de les compres, amb l objecte d assegurar que els materials i els serveis subcontractats compleixin amb els requisits exigits. Indica quins objectius específics de l àrea d aprovisionament no s estan complint. solució El primer objectiu que ha incomplert CAOS, SL és mantenir la posició competitiva de l empresa en el mercat. No es pot frenar l entrada de competidors internacionals, però sí minimitzar costos; per això, és necessari preveure les variacions de la demanda de la forma més precisa possible, cosa que no ha fet CAOS, SL. Aquesta pèrdua de competitivitat provoca que les existències acumulades corrin el risc de tornar-se obsoletes o fer-se malbé, per la qual cosa també s incompleixen els objectius de mantenir les inversions en existències de forma idònia i de reduir-ne la pèrdua del valor corresponent. Un altre dels objectius que no compleix CAOS, SL, mentre no tingui definides les responsabilitats dels encarregats de la gestió de compres, és el de normalitzar els processos d adquisició de mercaderies. Per tant, podem concloure que CAOS, SL no ha aconseguit l eficiència en la funció d aprovisionament.

11 Unitat 1 - Logística i aprovisionament 11 2 >> Aprovisionament L aprovisionament és el procés que, de forma eficient, duu a terme una empresa per garantir-se la disponibilitat dels productes i serveis externs necessaris per al desenvolupament de la seva activitat i, per tant, per a l assoliment dels seus objectius estratègics. De l anàlisi d aquesta definició s obtenen les idees següents: És un procés i, per tant, consta d un conjunt d activitats ordenades amb un objectiu concret. És eficient, per la qual cosa ha de ser una funció rendible en si mateixa. Garanteix la disponibilitat de tots els productes i serveis necessaris. Per tant, s entén que s ha d encarregar de tot l abastiment de l empresa. És una funció estratègica, ja que està directament relacionada amb els objectius estratègics de l empresa. reaprovisionament La garantia que l empresa disposarà de tot el que necessiti ha de ser permanent en el temps; per tant, el procés d aprovisionament és continu i les operacions d aprovisionament que es repeteixen es denominen operacions de reaprovisionament. 2.1 > Etapes del procés d aprovisionament La taula següent recull les etapes del procés d aprovisionament: Procés d aprovisionament Etapa Identificació de necessitats selecció de les fonts d aprovisionament gestió de compres gestió d estocs Avaluació i control Descripció Comunicació de cada departament de les necessitats de material per al seu funcionament. Recerca dels proveïdors adequats per realitzar les compres o recompres necessàries per a l aprovisionament. Realització de la comanda, control de la recepció dels materials i validació de l operació (factures) per tal que es procedeixi al pagament corresponent. Realització i control de les operacions d emmagatzematge de les mercaderies, així com de les entrades i sortides de materials dels diferents magatzems de l empresa. Valoració de l assoliment dels objectius del procés d aprovisionament i control del correcte desenvolupament de les activitats d acord amb el previst. 2 Casos pràctics Procés d aprovisionament d una empresa de serveis TURILLOGUER, SL és una empresa de serveis que té com a objecte social el lloguer de vehicles. Indica el procés d aprovisionament que caldria seguir. solució El procés d aprovisionament d una empresa de serveis hauria de seguir l ordre següent: Es determinen les necessitats. Es busquen fonts d aprovisionament. Se selecciona el proveïdor o els proveïdors idonis. Es realitza la comanda. Es fa un seguiment d aquesta comanda. Es gestionen les entrades dels productes sol licitats. Es verifiquen les factures rebudes.

12 > Desenvolupament del procés d aprovisionament a l empresa El desenvolupament de la funció d aprovisionament requereix que aquesta s integri en el sistema organitzatiu de l empresa de forma coherent. La forma en què s integra depèn de diferents factors empresarials: tipus d activitat, dimensions de l empresa, criteris organitzatius, etc. La majoria de les mitjanes i grans empreses s organitzen de forma departamental i, en aquest sistema organitzatiu, la funció d aprovisionament la realitza el departament de compres, que és un dels que depenen de la direcció comercial de l empresa. L organigrama mostra la ubicació del departament de compres (figura 3): Direcció de producció Departament de compres Purchasing/procurement Cada vegada apareixen més anglicismes empresarials en el nostre llenguatge, de forma que molts empresaris parlen de purchasing (compres) i procurement (aprovisionament). En aquest sentit, es pot dir que el procurement satisfà les necessitats de subministrament de les empreses per mitjà del purchasing. DIreCCIÓ general Direcció comercial Direcció administrativa Departament de logística Departament de comercialització Direcció de recursos humans 3 El departament de compres dins de l organigrama d una empresa. El departament de compres és l encarregat d adquirir els productes i serveis necessaris per realitzar de forma adequada les activitats de l empresa, per tal d assolir els objectius plantejats; és a dir, en aquest departament es realitza la funció d aprovisionament. Tot i això, encara que comprar i aprovisionar-se poden semblar sinònims, es tracta de conceptes diferents des del punt de vista empresarial. Com s exposa a la taula de l epígraf 1.2, dins de l àrea d aprovisionament podem parlar de dues àrees: gestió de compres i gestió d estocs, per la qual cosa comprar està relacionat amb aquesta i aprovisionar-se, amb aquella. També podem dir que negociar preus i condicions amb proveïdors és una funció de compres, mentre que el control de les mercaderies al magatzem és una funció d aprovisionament. Funcions de compres: Assegurar l existència de proveïdors fiables i competitius. Adquirir els materials o productes amb la qualitat adequada a les necessitats de l empresa. Realitzar totes les compres en les condicions més avantatjoses possible. Col laborar en la gestió d estocs per tal que sigui eficient. Relacionar-se de forma fluida i eficaç amb la resta dels departaments. Controlar i avaluar tots els processos de compra per millorar-los i dotar-los de major qualitat.

13 Unitat 1 - Logística i aprovisionament 13 Funcions d aprovisionament: Predir les necessitats d aprovisionament i determinar la quantitat d estocs que s han de mantenir per cobrir aquestes necessitats. Planificar i gestionar les compres per garantir un ritme de comandes adequat que asseguri el mínim d inversió en existències. Gestionar i controlar els inventaris i els costos que aquests generin. A la taula següent podem veure les funcions dels diferents departaments d una empresa relacionats amb l àrea d aprovisionament: Departament Direcció comercial Direcció de producció Direcció administrativa/financera Direcció de recursos humans Logística Comercialització Funcions Establiment d objectius. Determinació de la forma de fer. Definició del pressupost. Compra dels productes necessaris per realitzar la funció de direcció comercial. Necessitat de matèries primeres i materials per al desenvolupament de la funció de producció, tant en quantitat com en qualitat i freqüència d ús. Actualització dels registres d informació i comptabilitat. Ordres per tal que es realitzin els pagaments de les compres. Compra dels productes necessaris per realitzar la funció administrativa. Petició de persones que desenvolupin els llocs de treball necessaris. Compra dels productes necessaris per realitzar la funció de recursos humans. Coneixement dels sistemes d emmagatzematge i transport. Informació per a la gestió d estocs. Compra dels productes necessaris per realitzar la funció logística. Informació sobre la necessitat de productes per a la venda. Compra dels productes necessaris per realitzar la funció de comercialització. exemples 1 Funció dels departaments d una empresa en una operació de compra A continuació, analitzem la funció dels diferents departaments d una empresa fabricant de maletes, en una operació de compra de pell per a la fabricació d un nou model de maleta de mà. El departament de producció indicarà les necessitats d aquest material. El departament comercial calcularà el pressupost que es necessitaria per comprar aquest material. La direcció administrativa/financera ha d indicar si hi ha disponibilitat pressupostària suficient per adquirir-lo. La direcció de recursos humans contractarà nous comercials que s encarreguin de buscar els proveïdors idonis, i també s encarregarà de facilitar als operaris un curs sobre la fabricació d aquestes noves maletes. El departament de compres realitzarà les comandes necessàries, un cop que estiguin seleccionats els proveïdors i realitzades les oportunes negociacions. El departament de logística realitzarà els càlculs sobre la gestió d inventaris i magatzem a l hora d incorporar aquest nou material. El departament de comercialització haurà estudiat les vendes previstes d aquest nou producte, a partir de les vendes d articles similars que comercialitza la competència. El departament administratiu registrarà i arxivarà la informació i també comptabilitzarà les operacions que s hagin produït.

14 > Organització de l aprovisionament Una empresa pot adoptar bàsicament tres tipus d organització en el seu procés d aprovisionament: centralitzada, descentralitzada i matricial. Centralitzada: consisteix en el fet que un sol departament, generalment el departament de compres, realitza totes les compres de l empresa. Un exemple d organigrama d una empresa amb aquest tipus d organització és el vist a la figura 3. Descentralitzada: no existeix un departament de compres, sinó que cada divisió, planta o secció de producció serà l encarregada de realitzar les seves pròpies compres. S utilitza quan les divisions de l empresa estan molt especialitzades i les seves necessitats d aprovisionament també. Un exemple d organigrama d una empresa amb organització descentralitzada que fabrica tres tipus de productes (a, b i c) seria el que apareix a la figura 4: DIreCCIÓ general Direcció de recursos humans Direcció de producció Direcció comercial Compres productes divisió a Compres productes divisió b Compres productes divisió c Lead time i termini de lliurament El lead time és el temps que transcorre entre l emissió de l ordre de comanda des de producció fins que es rep la mercaderia. Podríem dir que és el temps des que es detecta la necessitat, es fa la comanda i transcorre el termini de lliurament de la mercaderia per part del proveïdor. A les empreses centralitzades, el lead time és més llarg que en les descentralitzades, però en aquestes últimes els costos d aprovisionament o emissió de comanda són més alts. En les matricials, el lead time sol ser també més llarg, degut a les dificultats de comunicació que poden sorgir amb els proveïdors. Direcció administrativa 4 Organigrama d una empresa amb organització descentralitzada en el seu procés d aprovisionament. Matricial: l empresa adquireix tots els productes que necessita a uns pocs proveïdors especialitzats en cada zona geogràfica en què opera. És una mena de gestió centralitzada per regions. S utilitza sobretot en empreses multinacionals (figura 5). nord Producte a Producció i compres Producte b Producció i compres DIreCCIÓ general Centre Producte a Producció i compres Producte b Producció i compres sud Producte a Producció i compres Producte b Producció i compres 5 Organigrama d una empresa amb organització matricial en el seu procés d aprovisionament. L aplicació pràctica de les tres estructures organitzatives (centralitzada, descentralitzada i matricial) no sol ser excloent; és més, en la majoria dels casos, l organització de l aprovisionament a les empreses respon a una estructura mixta que pren de cada model el que més li convé.

15 Unitat 1 - Logística i aprovisionament 15 3 Casos pràctics organigrama i sistema organitzatiu en el procés d aprovisionament L empresa INFOCOMPUTER, SL es dedica a la venda d ordinadors clònics. Està instal lada a Barcelona i compta amb el personal següent: el propietari, que desenvolupa el càrrec de gerent general i del qual depenen un assessor legal extern i quatre caps de departament (financer, producció, comercialització i personal). El cap de producció supervisa dues seccions: assemblatge i informàtica. A la secció d assemblatge, hi ha un equip de personal encarregat de les compres relacionades amb el hardware i, a la d informàtica, hi ha un equip encarregat de les compres de software. El cap del departament financer té sota el seu control a dues seccions: secció de comptabilitat general i de costos i secció de tresoreria. En comercialització, compten amb tres àrees diferenciades: publicitat, promoció i vendes. a) Dissenya l organigrama d aquesta empresa. b) Quin sistema organitzatiu aplica INFOCOMPUTER, SL en el seu procés d aprovisionament? solució a) L organigrama és el següent: gerent general Assessor legal Cap del departament financer Cap del departament de producció Cap del departament de comercialització Cap del departament de personal Comptabilitat general i de costos Tresoreria Assemblatge Informàtica Publicitat Promoció Vendes Compra de hardware Compra de software b) Es tracta d un sistema descentralitzat d aprovisionament, ja que no hi ha un departament de compres pròpiament dit, sinó que cada una de les seccions de producció s encarrega d abastir-se dels productes que necessita. Aquestes seccions compten amb personal especialitzat en el tipus de productes que necessiten comprar, ja siguin de hardware o de software.

16 > Necessitats d aprovisionament La necessitat d aprovisionar és una conseqüència de tres variables: La demanda prevista. L organització de la producció. La gestió del magatzem. En funció d aquestes tres variables, les empreses decidiran la quantitat de productes que han de tenir emmagatzemats. Així, per exemple, si la demanda és estable, les empreses optaran per mantenir baixos nivells d inventari sempre que puguin comptar amb proveïdors fiables. Fins i tot no serà necessari emmagatzemar si s estableixen dates exactes per als lliuraments dels proveïdors. Això es coneix com a aprovisionament sincronitzat o just in time. Si, per contra, s espera un augment de la demanda, o fins i tot dels preus, interessa mantenir nivells alts d inventaris. Pel que fa a l organització de la producció, si la fabricació o la demanda és estacional, serà necessari tenir emmagatzemats alts nivells de matèries primeres o mercaderies, respectivament. Respecte de la gestió del magatzem, si es tracta de mercaderies que requereixen edificis i instal lacions per al magatzem amb una alta inversió, és millor mantenir baixos nivells d inventari. Un altre cas per al qual les empreses decideixen emmagatzemar un alt nombre de productes és el d aprofitar descomptes per volum de compres; és a dir, aprofitar les economies d escala. Per tal que la funció d aprovisionament d una empresa sigui eficient, cal donar resposta a quatre qüestions fonamentals: què comprar?, quan comprar?, a qui comprar? i com comprar? La resposta a aquestes preguntes ha d estar basada en les necessitats de l empresa, de forma que cada una impliqui la presa de decisions estratègiques i operatives adequades per a la satisfacció de les necessitats descrites a la taula següent: economia d escala L economia d escala constitueix l avantatge, en termes de cost, que una empresa obté gràcies a l expansió. Aquest avantatge és proporcionat per tots els factors que fan que el cost mitjà d un producte disminueixi a mesura que la producció augmenta. El fet d obtenir descomptes per volum de compres permet que el cost unitari del producte disminueixi, per la qual cosa diem que es produeix una economia d escala. Necessitats d aprovisionament Qüestió Necessitats Punts clau en la presa de decisions Què comprar? Quan comprar? A qui comprar? Com comprar? Abastiment de productes i serveis per al normal funcionament de l empresa. Rendibilitat de la funció d aprovisionament. Disposició de la quantitat de producte necessària en el moment precís. Garantia de qualitat de productes. Garantia de lliurament en temps i forma. Preu. Eficiència en els processos empresarials. Finançament de les compres. Quantitat de producte. Qualitat dels productes. Periodicitat de les compres. Sistemes d emmagatzematge. Quantitat de producte per cada compra. Fonts d informació sobre proveïdors. Criteris de selecció de proveïdors. Procés de compra. Formes de pagament. Per satisfer les esmentades necessitats, cal que el sistema d informació de l empresa permeti una comunicació fluida entre els diversos departaments implicats en la funció d aprovisionament.

17 Unitat 1 - Logística i aprovisionament > Importància de l aprovisionament Per tal que la funció d aprovisionament sigui eficient, s ha de centrar en els punts següents: Col laboració amb els proveïdors. Disseny d estratègies de compres basades en la tecnologia i l experiència. Implementació de la qualitat en els processos de compra. Optimització de la gestió d estocs. D aquesta forma, s obtindran els beneficis següents: Beneficis econòmics: la gestió de l aprovisionament eficient aconsegueix reduir costos en els materials. Així, l empresa augmenta el seu marge de maniobra, fet que pot utilitzar per obtenir un augment del benefici, una reducció dels costos, un augment de la qualitat o un manteniment de l avantatge competitiu. Beneficis en les relacions: un dels pilars fonamentals de la gestió de l aprovisionament és la relació de confiança amb els proveïdors, fet que representa els següents avantatges per a l empresa: Garantia de subministrament. Informació de primera mà sobre els mercats de matèries primeres i béns d equip. Major informació del personal de l empresa. Beneficis tècnics: l aprovisionament eficient porta a l adquisició dels productes més adequats per a cada un dels processos en què s utilitzen. Això pot generar les següents utilitats per a l empresa: Implementació de processos de qualitat en reduir els errors. Producció eficient en reduir la quantitat de residus. valor afegit o agregat El valor afegit o agregat d un bé o servei és el valor econòmic addicional que adquireix en ser transformat durant el procés d explotació. També podem dir que és el valor econòmic que un determinat procés productiu afegeix a les matèries primeres que es van utilitzar per a la seva fabricació. 4 Casos pràctics Increment de benefici per una gestió eficient de l aprovisionament L empresa MODCOTÓ, SL fabrica samarretes d equips de futbol. El preu de venda d una de les seves samarretes està format pels següents elements (en percentatge): Cost de matèries primeres (adquisició, de producció, de magatzem, etc.): 50%. Valor afegit: 30%. Benefici: 20%. Degut a una bona gestió d aprovisionament, a l empresa aconsegueixen comprar les matèries primeres a un preu més baix i allargar els terminis en la forma de pagament als proveïdors. També han aconseguit minimitzar els costos de magatzem, fet que suposa que els costos de matèries primeres es redueixen a un 44%. En quin percentatge s ha incrementat el benefici d aquesta operació? solució El preu de venda amb el nou percentatge de cost de matèries primeres es distribueix de la forma següent: Cost de matèries primeres (adquisició, de producció, de magatzem, etc.): 44%. Valor afegit: 30%. Benefici: 26% El benefici és ara d un 26%. Per tant, l increment del benefici ha estat de: = 30%.

18 > Pla d aprovisionament L aprovisionament, juntament amb la resta de les funcions empresarials, s ha de dur a terme de forma coherent i ordenada o, el que és el mateix, mitjançant el desenvolupament d un pla específic. El pla d aprovisionament és el document de treball escrit, ordenat i definit per a un període concret, que té com a objectiu final l elaboració i la implementació del programa de compres que respongui a les necessitats de l empresa. Amb l anàlisi d aquesta definició, es poden extraure les següents conclusions respecte del pla d aprovisionament: És un programa detallat d accions que persegueixen uns objectius concrets. Es realitza per a un període determinat, habitualment un any. S elabora a partir de l estudi de les necessitats de l empresa i de l aplicació dels objectius estratègics. Com tot pla, la seva implementació s ha de controlar i els seus resultats s han d avaluar per tractar de millorar en el següent pla que es realitzi. Les fonts d informació necessàries per tal de realitzar el pla d aprovisionament, com ja s ha indicat, són les que contenen les necessitats de l empresa o, el que és el mateix, la resta de plans de l empresa: producció, recursos humans, màrqueting, etc. El pla d aprovisionament ha de contenir el reflectit a continuació: Anàlisi prèvia Estimació dels objectius estratègics de l empresa Valoració del pla anterior d aprovisionament Estudi de la resta de plans de l empresa per determinar les necessitats redacció del pla Establiment d objectius operatius a curt termini Definició d estratègies per determinar els sistemes d aprovisionament, els criteris d emmagatzematge i la gestió d estocs Posada en marxa Desenvolupament del procés de compra Aplicació dels models apropiats de gestió d estocs Utilització de les tecnologies de la informació i la comunicació valoració i control Control del procés per verificar que s ha realitzat d acord amb el previst Aplicació de paràmetres de qualitat per no cometre errors Valoració econòmica dels resultats obtinguts 6 Contingut del pla d aprovisionament. 7 L aplicació de models apropiats en la gestió d estocs és fonamental per a la realització d un pla d aprovisionament eficient.

19 Unitat 1 - Logística i aprovisionament > TIC en l aprovisionament Les empreses operen en mercats globalitzats, cada vegada més competitius i canviants. Per tant, han de buscar la forma de ser competitives i atendre les necessitats que aquest mercat demanda. L evolució de la gestió empresarial, així com l aplicació de les tecnologies de la informació i comunicació (TIC), permeten que les empreses millorin la seva competitivitat. En l àrea de logística i aprovisionament també han d intentar ser el més eficients possible. Per això, les TIC més utilitzades són: Sistemes de planificació de recursos empresarials o ERP (per les seves sigles en anglès, Enterprise Resource Planning): es tracta de software de gestió integrada. Aquests sistemes estan formats per un grup de mòduls connectats a una única base de dades que permeten administrar tots els processos operatius d una empresa. Intercanvi electrònic de dades EDI (per les seves sigles en anglès, Electronic Data Interchange): és un sistema d intercanvi electrònic dels documents necessaris per a les operacions comercials (comandes, albarans, factures...). S intercanvien de forma electrònica entre proveïdors i clients, gràcies a l ús d un llenguatge comú que permet que diferents sistemes d informació interactuïn entre si. El seu ús es pot integrar en els sistemes interns de gestió o ERP. Sistemes d identificació per radiofreqüència digital o RFDI (per les seves sigles en anglès, Radio Frequency Identification): mètode electrònic que assigna un codi d identificació a un producte i usa aquest codi per identificar o accedir a informació addicional sobre l estoc (quins productes es troben al magatzem, en quines prestatgeries estan ubicats, etc.). Aplicacions o sistemes de gestió de magatzems o SGA: software per gestionar tota l operativa d un magatzem, des d actualitzar l estoc fins a dirigir els processos de preparació i expedició de mercaderies. Se solen coordinar amb els ERP. Sistema de gestió de comandes de clients (per les seves sigles en anglès, Order Management System): és un sistema de procés integrat dins de la gestió documental i s utilitza per les empreses per a l entrada i el processament de comandes. Forecasting: aquest procediment consisteix en la previsió i l anàlisi de la demanda d un producte, per a la qual cosa s utilitzen les dades històriques de venda i estimacions de màrqueting. Es duu a terme a través de dos tipus de software: Paquets estadístics: inclouen només el necessari per realitzar estadístiques. Pot ser un full de càlcul (Excel) o altres programes més específics. Paquets de pronòstics: aplicacions per a la projecció de vendes (Total Forecasting System, Easy Forecasting Plus, etc.). Software de facturació: en els últims anys, la majoria dels autònoms i les pimes gestionen la seva activitat a través d algun dels software de facturació que existeixen al mercat. Un exemple d aquest tipus de software és FactuSOL. 8 L aplicació de les tecnologies de la informació i comunicació (TIC) permeten que les empreses millorin la seva competitivitat. Quins són els erp, edi i sga més utilitzats per les empreses espanyoles? Els ERP més utilitzats per les grans empreses són el SAP i el Microsoft Dynamics. Les pimes utilitzen el SAGE X3, el SAP Business One, l A3 ERP i l OPEN ERP, que és software lliure. Pel que fa a EDI, alguns dels principals fabricants són: Edicom, AXWAY, QUERRY, SA i la marca TREY, que ofereix la possibilitat d integrar la plataforma EDI amb el software lliure OPEN ERP. La majoria dels fabricants d ERP i EDI ofereixen també SGA; les empreses elegeixen uns o els altres en funció de les seves necessitats: Ambar-7 Pocket Logística de Querry, SA de Rem, que és software lliure, per citar alguns exemples. Aquestes eines són una mostra del software generat en el marc del que es coneix com a e-procurement, que es defineix com la utilització de la xarxa per aconseguir la integració dels processos entre compradors i venedors. A l hora d implantar-les, és necessari tenir en compte el tipus d empresa, les dimensions, la cartera de productes, el sector i l activitat, etc.

20 Activitats proposades 1 >> Logística empresarial 1 Busca a Internet diferents definicions de logística empresarial des dels anys 60 fins avui i explica com ha evolucionat el concepte. 2 Indica a quina àrea i funció pertanyen les següents tasques que es realitzen al departament de logística d una empresa industrial: a) Determinació dels nivells d estocs adequats. b) Recerca de proveïdors. c) Manipulació de les mercaderies dins de l empresa. d) Preparació de comandes. e) Control i valoració de les existències de mercaderies als magatzems. f) Trasllat de la mercaderia des del magatzem fins al punt de destinació. 3 BIOMET és una empresa espanyola que s encarrega del disseny i de la fabricació d implants ortopèdics. Un dels seus assoliments més importants va ser haver aconseguit reduir en dos anys el seu estoc en 10 milions d euros. El cap de la cadena de subministrament, Sergi Guiu, va enumerar en una conferència les cinc regles principals per dur a terme un bon aprovisionament i augmentar la rendibilitat de l empresa: a) Concentrar-se en l assortiment principal. b) Si les vendes baixen, no permetre que es produeixi una ruptura d estoc. c) No permetre un sobreestoc en cas que els bancs no prestin diners a l empresa. d) No disposar d obsolets en època de crisi. e) Establir un sistema que permeti complir amb les regles anteriors de la manera més senzilla possible. Podries dir quins objectius dels estudiats a l epígraf 1.3 d aquesta unitat, respecte de l aprovisionament, fan referència a cada una d aquestes regles? 2 >> Aprovisionament 4 A la taula sobre les necessitats d aprovisionament que s inclou a l epígraf 2.4 d aquesta unitat, s assignen qüestions a les necessitats d aprovisionament. Dins de la funció d aprovisionament, es diferencia entre comprar i aprovisionar-se. Podries indicar quines de les qüestions de la taula estan més relacionades amb comprar i quines amb aprovisionar-se? 5 De les següents activitats, indica quines pertanyen al procés de compres i quines al procés d aprovisionament: a) Un empleat sol licita X unitats de producte. b) L empresa aconsegueix minimitzar el termini de lliurament de materials del seu proveïdor. c) Un empleat comprova que han estat lliurats determinats productes. d) L empresa aconsegueix un descompte per volum de compres. 6 L aprovisionament eficient inclou, entre altres consideracions, la necessitat de comptar amb un sistema eficaç de col laboració amb els proveïdors. Indica els beneficis econòmics i tècnics que la col laboració amb els proveïdors pot produir a l empresa. 7 Determina si les següents afirmacions són correctes o incorrectes: a) El procés d aprovisionament ha de ser continu. b) La realització i el control de les operacions d emmagatzematge de les mercaderies és una de les etapes d aprovisionament, concretament la de gestió de compres. c) Controlar i avaluar tots els processos de compra per millorar-los i dotar-los de major qualitat és una funció tant de compres com d aprovisionament. d) Davant de situacions de demanda estable, les empreses opten per mantenir alts nivells d inventari. 8 Podries esmentar alguns sistemes de planificació de recursos empresarials o ERP que implanten les empreses espanyoles en la seva gestió d aprovisionament? Busca informació a Internet.

21 Activitats finals 21 1 Una empresa de comercialització de pintures i productes per a decoració va realitzar, entre altres, les següents operacions en l última setmana: Dilluns: sol licitud de catàlegs de productes a diversos proveïdors. Dimarts: comanda de mercaderia al proveïdor PRODUCCIONS QUÍMIQUES, SA. Dimecres: enviament d informació sobre una oferta de productes als clients de l empresa que realitza més comandes. Dijous: recepció de mercaderies de la comanda sol licitada el dimarts. Divendres: enviament d una comanda al client SISTEMES DE DEPURACIÓ JACINT PONS, SL. Indica quines funcions de la logística es posen en funcionament en cada una d aquestes operacions. 2 Una empresa situada a Badajoz fabrica tres tipus de productes: Z1, Z2 i Z3. Cada planta de producció de cada producte s encarrega de les compres de les matèries primeres necessàries per a la fabricació de Z1, Z2 i Z3, respectivament. L empresa compta amb tres magatzems: un de matèries primeres, que depèn directament del departament de producció; un altre de central de productes acabats, situat a Badajoz i que abasteix Espanya i Portugal; i un altre de situat a Casablanca (Marroc), que abasteix el Nord d Àfrica. Els magatzems de productes acabats són gestionats pel departament comercial. A més d aquests dos departaments, compta amb un departament administratiu/financer, un altre de recursos humans i un altre de distribució física, on es gestiona l expedició de mercaderies i el transport. a) Quines activitats de logística es realitzen i en quins departaments de l empresa? b) Quin sistema organitzatiu aplica l empresa en el seu procés d aprovisionament? 3 Una empresa que dedica la seva activitat a la fabricació de productes electrònics per a l automòbil vol contractar un treballador per tal que dugui a terme la funció d aprovisionament. Per determinar el perfil del lloc de treball, cal resoldre les qüestions següents: a) Quins objectius ha d assolir? b) Quins criteris haurà d aplicar per realitzar les seves funcions? c) Com s ha de relacionar amb la resta de les funcions de compra i venda de l empresa? d) Quins són els aspectes econòmics més importants que haurà de tenir en compte? 4 De les següents activitats indica quines pertanyen al procés de compra i quines al procés d aprovisionament d una empresa: a) Comparar entre diversos productes abans de decidir quin adquirir. b) Controlar la qualitat de la mercaderia. c) Registrar la mercaderia a la seva arribada al magatzem. d) Negociar preus i condicions amb proveïdors. e) Determinar la periodicitat de les comandes. 5 El preu de venda del producte LZ, fabricat per l empresa NATIONALCENTER, SA, està format pels següents elements (en percentatge): a) Cost del producte: 60%. b) Valor afegit: 20%. c) Benefici: 20%. Si redueix els seus costos d aprovisionament en un 5% i els seus costos de distribució en un 2,50%, en quin percentatge incrementarà el benefici? 6 L empresa de fabricació de productes de neteja FABRILGA, SA ha de confeccionar un nou pla d aprovisionament per al proper exercici econòmic. L elaboració del pla requereix el desenvolupament d una sèrie de tasques i l obtenció d informació de fonts concretes. Indica les tasques que cal desenvolupar per realitzar el pla d aprovisionament i les fonts de les quals obtenir la informació necessària. 7 De les TIC estudiades en aquesta unitat, quines es poden considerar exclusivament de l àrea d aprovisionament i quines d altres àrees o funcions de la logística?

22 Casos finals sistema d aprovisionament en una empresa industrial DIGITALVISIÓ, SL, fabricant d objectius i peces de càmeres digitals, mostra l organigrama següent: DIreCCIÓ general Direcció financiera Direcció de producció Direcció comercial Compres i aprovisionament Producció Previsió de vendes Magatzem de productes acabats Transport i distribució Magatzem de matèries primeres Disseny i planificació Gestió de materials Fabricació a) Segons aquest organigrama, podem afirmar que l empresa té un departament de logística pròpiament dit? b) On es realitzen les funcions de logística segons l organigrama? Quines són aquestes funcions? c) Quina estructura organitzativa aplica l empresa en el seu procés d aprovisionament? d) Indica algunes de les activitats que, al teu parer, es realitzaran en la direcció de producció pel que fa a compres i aprovisionament. Davant de la necessitat i la decisió de fabricar un nou producte que demanden els clients de DIGITALVISIÓ, SL, l organització actua segons el següent fluxograma (representació gràfica d un procés): Nou producte Viabilitat Sí Sol licitud de compra de materials Procés de recepció Realització de comanda Elecció de proveïdors Pressupost de materials e) Segons aquest fluxograma, quines són les etapes del procés d aprovisionament? f) Quins departaments creus que intervenen en aquest procés? Explica quina és la relació que existeix entre aquests departaments.

23 Autoavaluació Indica quin benefici pot aportar a qualsevol empresa una logística adequadament desenvolupada: a) Implica una gestió més adequada del procés d aprovisionament. b) Constitueix una millora en la funció interna de l empresa. c) Suposa una millora en la qualitat del producte ofert al mercat. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 2. Quines són les funcions principals de la logística? a) Les funcions principals de la logística són la gestió de compres i la gestió d estocs. b) Les funcions principals de la logística són el magatzem i el control d inventaris. c) Les funcions principals de la logística són el transport, l expedició de mercaderies i l atenció al client. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 3. Alguns dels objectius de l aprovisionament són: a) Determinar els recursos humans i materials precisos i buscar, trobar, mantenir i gestionar proveïdors idonis. b) Buscar, trobar, mantenir i gestionar proveïdors idonis i distribuir les mercaderies en la forma i el temps òptims amb el menor cost possible. c) Distribuir les mercaderies en la forma i el temps òptims amb el menor cost possible i valorar les mercaderies utilitzant el mètode més adequat a cada situació. d) Reduir les pèrdues d existències al nivell mínim possible i buscar, trobar, mantenir i gestionar proveïdors idonis. 4. Una empresa pot adoptar tres tipus de gestió organitzativa en el seu procés d aprovisionament: centralitzada, descentralitzada i matricial. Es poden combinar entre elles per formar una estructura mixta? a) No és possible combinar aquests tres tipus de gestió, ja que són excloents. b) Sí, es poden combinar en funció de les seves necessitats. c) No, només existeix una forma d organitzar l aprovisionament: la gestió centralitzada. d) No, només existeix una forma d organitzar l aprovisionament: la matricial. 5. Quines tres variables es tenen en compte a l hora d aprovisionar? a) La demanda prevista, l organització de la producció i la gestió del magatzem. b) La demanda prevista, l organització de la producció i el transport. c) La demanda prevista, l organització de la producció i el procés de compres. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 6. Comprar més quantitat de producte per obtenir un descompte per volum de compres: a) Implica aprofitar les anomenades economies d escala. b) Suposa un menor cost d adquisició del producte. c) La resposta a) i la resposta b) són incorrectes. d) La resposta a) i la resposta b) són correctes. 7. Els beneficis que genera l aprovisionament poden ser: a) Econòmics i industrials. b) Industrials i tècnics. c) Tècnics, econòmics i en la relació amb els proveïdors. d) Industrials, econòmics i tècnics. 8. El pla d aprovisionament d una empresa s estableix: a) Per a un període de temps indefinit. b) Per a un període de temps definit, normalment un mes. c) Per a un període de temps definit, normalment un any. d) Un sol cop, quan comença l activitat de l empresa. 9. Què signifiquen les sigles ERP? a) Electronic Resource Planning. b) Enterprise Resource Planning. c) Enterprise Resource Program. d) Electronic Resource Program. 10. El mètode electrònic que assigna un codi d identificació a un producte i usa aquest codi per identificar o accedir a informació addicional sobre els seus estocs es coneix per les sigles: a) ERC. b) RFDI. c) EDI. d) SGA.

24 U nitat 2 Gestió de compres Per al projecte final Identificaràs les fases del procés de compra. Emplenaràs una requisició de compres. Reconeixeràs una incidència i l anotaràs a la corresponent fitxa d incidències. Realitzaràs un sistema de mesura de qualitat amb l ús d indicadors de qualitat en compres. En aquesta unitat aprendràs a... Analitzar el procés de compra. Calcular els costos d adquisició d una compra, restant descomptes i incloent despeses. Descriure i elaborar la documentació que es genera en un procés de compra. Determinar els factors que defineixen la qualitat en un procés de compra. Valorar la importància de tractar de forma automàtica i segura la informació generada en els processos de compra.

25 Unitat 2 - Gestió de compres 25 Esquema inicial Procés de compra Tipus de compres Tendències actuals en la gestió de compres Fases del procés de compra 1. Anàlisi de les necessitats 2. Desenvolupament de les especificacions 3. Fonts d aprovisionament 4. Preparació de la compra 5. Execució de la compra Gestió de compres 6. Seguiment i control Càlcul del cost d adquisició Tipus de descomptes Costos Prorrateig de costos comuns Constant de proporcionalitat K Qualitat en la gestió de compres Model de qualitat Indicadors de qualitat en la gestió de compres

26 26 1 >> El procés de compra Un dels elements fonamentals de la funció d aprovisionament és la compra, que consisteix en buscar les fonts de subministrament idònies i adquirir els productes i materials necessaris per desenvolupar l activitat empresarial de forma eficient. Per aconseguir aquesta eficiència en la compra, cal desenvolupar un procés lògic, el procés de compra. Abans d analitzar les fases d aquest procés, veurem els tipus de compres i les tendències actuals en la gestió de compres. 1.1 > Tipus de compres A la taula següent podem veure les classificacions més utilitzades: Tipus de compres Segons la destinació del bé objecte de compra Segons les necessitats d aprovisionament Consum o B2C: compra que es fa amb la finalitat de satisfer necessitats personals o familiars. Industrial o B2B: compra de les mercaderies i els serveis necessaris per a la producció d altres productes o serveis més elaborats. És la compra que realitzen les indústries per poder fabricar; les empreses de serveis per poder desenvolupar la seva activitat; o les empreses comercials per poder revendre. Institucional o B2A: compra realitzada per les Administracions i institucions públiques, que té com a objecte aprovisionar-se dels béns i serveis necessaris per al desenvolupament de les seves funcions. Cícliques: compres rutinàries i regulars. Immediates: atenen necessitats urgents. Estacionals: compres de productes de temporada. Especials: inversions en béns d equip. D oportunitat: es realitzen per obtenir rendibilitat amb la pròpia compra. exemples 1 tipus de compres L empresa YAZO, SL, ven a la SOC. COOPERATIVA OLIVERA ARBEQUINA una màquina per moldre olives, valorada en Es tracta d una compra industrial i especial. 1.2 > Tendències actuals en la gestió de compres Actualment, la gestió de compres es basa en dos punts clau: la relació amb els proveïdors i la coordinació entre els departaments que usaran els productes amb el departament de compres. A partir d això, es pot dir que les tendències actuals són: Recerca activa de proveïdors (ho veurem a la unitat de Selecció i negociació amb proveïdors ). Aprofitament de les economies d escala en disminuir el número de proveïdors i augmentar les compres a cada proveïdor. Cooperació i coordinació amb el proveïdor en tot moment. Informació detallada sobre productes, costos i proveïdors que ha de manejar el departament de compres.

27 Unitat 2 - Gestió de compres > Fases del procés de compra A continuació, veurem les fases que formen el procés de compra (figura 1): 1. Anàlisi de les necessitats En aquesta primera fase, els empleats del departament de compres han de col laborar amb el departament tècnic, el comercial i la direcció, per concretar quines són les necessitats per al desenvolupament de l activitat d explotació de l empresa. Aquest departament ha de formular suggeriments i proposar la possibilitat d estandardització de materials, o fins i tot l ús de materials reciclats, sempre que sigui possible. Així mateix, ha de mantenir un sistema d informació fluid sobre desenvolupament del mercat (possibles canvis que puguin influir en l empresa, com la fluctuació en els preus o els canvis en la demanda), nous materials i serveis que sorgeixin, noves fonts d aprovisionament, etc. 2. Desenvolupament de les especificacions La requisició de compres, també anomenada butlletí de compres, és el document amb què se sol licita al departament de compres l adquisició de matèries primeres, materials auxiliars, productes o serveis, segons sigui el cas. És fonamental que les especificacions sobre la descripció dels materials requerits es facin amb tota la claredat possible, per evitar confusions en el moment de sol licitar les ofertes als proveïdors (figura 2). materials estandarditzats L ús de materials estàndard en comptes de materials fabricats expressament per a l empresa redueix els costos de producció, en ser oferts aquests materials en el mercat per diferents fonts de subministrament i a preus més accessibles. 1. Anàlisi de les necessitats 2. desenvolupament de les especificacions 3. Fonts d aprovisionament 4. execució de la compra REQUISICIÓ DE COMPRES DEPARTAMENT: 1 Número: 2 Data de la requisició: 3 Data d utilització: 4 5. seguiment i control 1 Fases del procés de compra. Article Descripció Quantitat Qualitat: 5 Període de prova i garantia: Altres observacions: Emesa per: Signat ESPECIFICACIONS Document de requisició de compres. 6 8 Envasos, embalatges i etiquetatge: Necessitats de manteniment: Rebuda per: Signat Departament que precisa la compra i signa la requisició. Número requisició de hi ha de posar el departament de compres quan la rep. 3 Data d'emissió de la requisició. 4 Data en què s'utilitzarà el producte. 5 Nom comercial del producte necessari. 6 Descripció tècnica del producte. 7 Quantitat de producte. 8 Especificacions tècniques per a l'operació de compra Signatura de qui va analitzar la necessitat. Signatura de l'encarregat d'executar la compra.

28 28 Els elements bàsics que ha de contenir la requisició de compres són els següents: Les característiques tècniques del producte. La quantitat de producte necessària. La qualitat objectiva o certificada del producte. Els envasos, embalatges i etiquetatge. El període de prova del producte. L abast de la garantia. La qualitat del manteniment postcompra. La formació dels operaris que han d utilitzar el producte en cas de ser necessari. La data en què cal disposar del producte. 3. Fonts d aprovisionament El departament de compres, a la vista de les requisicions rebudes d altres departaments, ha de localitzar les fonts d aprovisionament adequades per establir relacions comercials que donin lloc a contractes de compra i aprovisionament. Per localitzar les fonts d aprovisionament, se segueix el procés següent: 1. Establiment de criteris: el primer que cal fer és establir els criteris bàsics que han de complir tant el producte que es necessita adquirir com l empresa subministradora. A la taula següent, es poden observar els criteris més importants que fan referència al producte i a l empresa subministradora: Criteris econòmics Criteris tècnics Criteris sobre el servei postvenda Criteris de l empresa proveïdora Preu Termini de lliurament Garantia Localització geogràfica Descomptes Qualitat (lliurament de mostres) Devolució d excedents Ètica empresarial Forma de pagament Instal lació i muntatge Manteniment Solvència Ports i assegurances Embalatges especials Assistència tècnica Prestigi Recàrrec per ajornament en el pagament Formació dels usuaris Revisió de preus Capacitat de prestació de servei 2. Identificació de subministradors potencials: es tracta de localitzar possibles proveïdors que puguin subministrar els productes que l empresa requereix. Aquest procés es denomina localització de proveïdors i s estudiarà en la unitat de Selecció i negociació amb proveïdors. 3. Sol licitud d ofertes: a les empreses localitzades com a possibles proveïdors se ls sol licita informació per tal que enviïn una oferta que ha d incloure les especificacions tècniques del producte i les condicions de l operació (forma de pagament, lloc i data de lliurament, mitjà de transport, etc.). L oferta o el pressupost és vinculant per al proveïdor que la signa i el seu termini de validesa sol ser inferior a 90 dies. 4. Selecció del proveïdor: un cop rebudes les ofertes de les diferents empreses, es duu a terme un procés de selecció de proveïdors que tindrà com a base els criteris establerts. El desenvolupament d aquest procés el veurem en la unitat de Selecció i negociació amb proveïdors.

29 Unitat 2 - Gestió de compres 29 sol licitud d ofertes exemples 2 L empresa DISSENYS MATARÓ, SL està immersa en un procés de recerca de proveïdors per adquirir prestatgeries de picking. Aquesta és la carta de sol licitud d ofertes que envia als possibles proveïdors. Els criteris més importants per a aquesta empresa, a més del preu, són els descomptes, terminis de lliurament, forma de pagament i a compte de qui corren els ports, assegurances i embalatges. C/ Sagrada Fam lia, Barcelona Tel /79 Correu electr nic: dissenysmataro@telenet.cat DISSENYS MATARÓ SL Assumpte: Solá licitud dʼinformaci Logronyo, 26 d'octubre de 20XX Benvolguts senyors, Som una empresa dedicada a la log stica comercial i estem presents en les ciutats mž s importants dʼespanya. Un dels nostres principals objectius estrat gics Ž s lʼexpansi en el mercat, per a la qual pretenem ampliar el nostre magatzem central del nord-oest. En aquests moments, estem immersos en un procž s de recerca i selecci de prove dors de prestatgeries de picking. Amb la finalitat de con ixer els articles que la seva empresa ens pot subministrar, els preguem que ens envi n un catˆ leg amb les caracter stiques i els preus dels productes que fabriqueu. Aix mateix, us agrair em que ens facilitž ssiu informaci sobre les qÿ estions que sʼindiquen a continuaci : Descomptes. Forma de pagament. A cˆ rrec de qui corren les despeses de ports, assegurances i embalatges. Termini de lliurament. Per ode de garantia. Si Ž s possible, necessitar em rebre la informaci solá licitada abans del 10 de novembre. Aprofitem lʼavinentesa per saludar-vos atentament, Cap de compres, Signat Avui dia és habitual que les empreses escriguin un correu electrònic per sol licitar informació per tal que els proveïdors enviïn una oferta. És important que aquest correu s enviï amb l opció de còpia oculta si ha d arribar a diversos possibles proveïdors: Sol licitud d informació A/co: estantesdelnorte@telenet.es; utenalmacen@inter.es Tema: sol licitud d informació Benvolguts senyors: Som una empresa dedicada a la logística comercial amb presència en les principals ciutats espanyoles i ens trobem immersos en l ampliació del nostre magatzem central del nord-oest del país. Tenim informació que la vostra empresa comercialitza prestatgeries i altres elements de magatzem. En el nostre cas, estaríem interessats en prestatgeries de picking. Per això, us sol licitem la següent informació al respecte: Preus, descomptes, forma de pagament, a càrrec de qui corren els ports, assegurances i embalatges, terminis de lliurament i període de garantia. Si és possible, agrairíem que ens enviéssiu catàlegs o fitxes de productes. Esperant poder comptar amb la vostra empresa en la nostra cartera de proveïdors, rebeu una salutació cordial, Dissenys Mataró, SL Cap de compres

30 30 4. Execució de la compra Un cop rebudes les ofertes de diversos proveïdors i seleccionada la que compleix els criteris exigits per l empresa, és el moment de realitzar la compra. Prèviament, cal negociar amb el proveïdor seleccionat. Aquest procés el veurem a la unitat de Selecció i negociació amb proveïdors. L execució de la compra es desenvolupa amb el llançament de l ordre de compra per part de l empresa que ha d adquirir el producte. Aquest document també es denomina nota de comanda (el veurem a la unitat de Gestió documental d operacions de logística ), i té el seu origen legal en el contracte de compravenda entre l empresa proveïdora i client, i el seu origen documental en els documents generats fins ara: la requisició de compres, la sol licitud d ofertes, l oferta o el pressupost i el contracte de compravenda. 5. Seguiment i control de la compra El procés de compra no finalitza amb el llançament de la comanda, sinó amb el pagament de la factura generada en l operació. Entre l emissió de la nota de comanda i la recepció i el pagament de la factura, cal desenvolupar un seguiment del procés que, d una banda, verifiqui que tot s ha desenvolupat d acord al previst i que, a més, aporti informació rellevant per a la millora contínua de la funció d aprovisionament. Aquest procés es desenvolupa d acord amb l esquema següent: Compravenda mercantil i el seu contracte Una compravenda mercantil és la que té per objecte la compra de coses o mobles per revendre ls, en la forma en què es van comprar o en una altra de diferent, amb ànim de lucrar-se en la revenda. El contracte de compravenda mercantil pot ser verbal o per escrit; ha de pertànyer obligatòriament a aquesta segona modalitat quan es tracta d una compravenda a terminis. Procés de seguiment i control de la compra 1. Seguiment de la comanda La comanda es pot llançar utilitzant: correu, telèfon, Internet, fax, EDI (intercanvi electrònic de dades) per a la transmissió de documents; en aquest cas, es tracta de comandes, per mitjans electrònics, preparades en un format capaç de ser llegit per l ordinador i de ser processat de forma automàtica. Les comandes aquí són orders. Un cop llançada la comanda, és necessari verificar que ha arribat a la seva destinació en el temps previst i que el proveïdor accepta les condicions definitives establertes en el document. En cas que no es rebi l acceptació en el termini previst, cal posar-se en contacte amb el proveïdor. 2. Recepció de la mercaderia Quan la mercaderia arriba a l empresa, cal realitzar les accions següents: descarregar la mercaderia, verificar que es correspon amb la mercaderia demanada (això es fa contrastant la realitat amb la informació inclosa a l albarà, denominat també nota d entrega), verificar la documentació que acompanya la mercaderia, dipositar la mercaderia al magatzem i introduir les dades en els registres corresponents. 3. Ordre de pagament Un cop realitzades la recepció de la mercaderia i la comprovació que tot és correcte, el departament de compres emet una ordre de pagament al departament financer per tal que pagui la factura. Amb aquesta ordre de pagament, s adjunta una còpia de l ordre de comanda i una altra de l ordre d entrega. 4. Control d incidències Per finalitzar el procés, és convenient analitzar-ne el desenvolupament amb la finalitat de determinar les incidències que l hagin pogut fer ineficient. Aquestes incidències s han pogut produir respecte de: terminis de lliurament, estat dels embalatges, diferències entre la quantitat demanada i la rebuda, possibles devolucions per no conformitat amb el compliment de les condicions de compra, etc. 5. Anàlisi de resultats S analitza i es valora el resultat de la compra en funció de la satisfacció de les necessitats de l empresa i del compliment dels acords per part dels proveïdors. Els resultats d aquesta anàlisi poden ser dos: compliment, per la qual cosa es tindrà en compte el proveïdor per a compres futures; o incompliment de les condicions, que pot donar lloc a reclamacions o anul lacions. Per a l avaluació de la qualitat, s usen els KPI, que veurem en els propers epígrafs.

31 Unitat 2 - Gestió de compres 31 2 >> Càlcul del cost unitari d adquisició El cost unitari d adquisició en una operació de compra es calcula segons l esquema següent:: Preu d adquisició = Preu de compra Descomptes + Despeses ocasionades en la compra (envasos, embalatges, ports, assegurances, aranzels, etc.). 2.1 > Tipus de descomptes iva com a despesa Quan l empresari no pot deduir l IVA suportat en les operacions exemptes limitades, l IVA s inclou com una despesa més en el preu d adquisició. A la taula següent es poden veure els diferents tipus de descomptes que s apliquen, encara que la forma de càlcul és la més general i utilitzada, però dependrà de l acord comercial al qual hagin arribat les parts o de la pràctica comercial habitual de l empresa. Tipus de descompte Definició Càlcul Descompte comercial És una rebaixa que s aplica al preu del producte. S aplica sobre l'import brut. Descompte funcional Descompte per volum o ràpels Descompte estacional Descompte per pagament immediat S aplica als membres del canal de distribució per tal que realitzin funcions com vendes, emmagatzematge, promoció, etc. Només s aplica a majoristes o detallistes. Es concedeix per estimular als clients a comprar majors quantitats d un producte o servei. N existeixen de dues classes: No acumulatiu: s aplica a una compra específica. Acumulatiu: s aplica a les compres totals que realitza el client en un període de temps determinat. Té l objectiu d estimular la compra de productes en temporades de menys demanda. Tenen l objectiu d estimular als clients a realitzar el pagament del seu compte en un termini de temps específic o el més abans possible. S aplica sobre l import brut. Si hi ha descompte comercial, s'aplica sobre el brut menys el descompte comercial. S aplica sobre l import net; és a dir, sobre l import brut menys el descompte comercial i funcional, si n hi ha. S aplica sobre l import brut, ja que es tracta d una reducció del preu que s assigna a la compra de productes que estan fora de temporada. S aplica sobre l import net; és a dir, sobre l import brut menys tots els descomptes que s hagin concedit, ja siguin comercials, funcionals, ràpels, etc. Altres descomptes Unitats bonificades, 2 per 1, etc. S inclouen a la factura amb preu 0. A la figura 3 es pot veure com s apliquen els descomptes en una factura. Preu Quantitat = Import brut Descompte comercial = % Import brut Descompte funcional = % (Import brut Descompte comercial) Ràpel = % (Import brut Descompte comercial Descompte funcional) = Import net o líquid Descompte p. p. p. = % Import net = Total Base imposable El total de l aplicació de descomptes en una factura s anomenaria base imposable, si no calgués sumar-hi cap altre cost, com ports, envasos, embalatges, etc. 3 Aplicació de descomptes en una factura.

32 32 1 Casos pràctics tipus de descomptes Calcula el preu d adquisició unitari de l operació següent: productes, a un preu de compra de 20, amb un descompte comercial del 10%. Se li aplicarà un ràpel no acumulatiu del 5% si la compra és superior a Com que la forma de pagament és a 30 d/f se li aplica un descompte per pagament immediat del 7%. solució Import brut = ut. 20 = Descompte comercial = (10% ) = Ràpel = [5% ( )] = 900. Import net o líquid = = Descompte p. p. p. (7% ) = Total = Cost d adquisició unitari = / ut. = 15, > Costos Quan el client rep l oferta o el pressupost, necessita calcular el cost unitari d adquisició per comparar-lo amb altres ofertes d altres possibles proveïdors. Si únicament se sol licita un producte, com el cas de l exemple de les prestatgeries picking, el càlcul és molt fàcil per què totes les despeses de transport, assegurances, embalatges, etc. es corresponen amb aquest producte. Però, què ocorre quan hi ha costos comuns a repartir entre diversos productes? Hi ha diversos mètodes, els més usats dels quals són: Prorrateig de costos comuns: consisteix en repartir proporcionalment els ports, envasos i embalatges, etc., entre els diferents articles, utilitzant repartiments proporcionals mitjançant regles de tres directes. Això suposa haver de repetir el procediment per a cada un dels articles. Una opció és elaborar una taula com aquesta: Formes de pagament en la compravenda La forma de pagament més usada en la compravenda és el pagament amb termini a dies data factura. En aquesta, el venciment es fixa a partir de la data en què es rep la factura. Per exemple: amb 30 dies data factura, la seva abreviatura seria 30 d/f. Article Quantitat Preu Import Descomptes Envasos Embalatges Ports Assegurances Total Total unitat Total pressupost Els criteris generals per al repartiment dels costos comuns en l adquisició de productes són els següents: Envasos i embalatges: es reparteixen en funció de les unitats (sempre que no siguin retornables). Transports: es reparteixen en funció del pes o del volum. Càrrega i descàrrega: en funció del pes o el grau de dificultat per manejar-los. Assegurança i aranzels: segons el valor net de la mercaderia.

33 Unitat 2 - Gestió de compres 33 Constant de proporcionalitat K: una forma de reduir el càlcul consisteix en utilitzar la denominada constant de proporcionalitat (K), que s aplica de la manera següent: K = (Cost total / Import brut). Cost total = Import brut Descomptes + Costos comuns. Import brut = Quantitat de cada article (Q) Preu de cada un dels productes (P). Un cop coneguda K, el cost unitari de cada producte serà igual a K pel preu de compra de cada unitat 2 Casos pràctics Càlcul del cost unitari segons el mètode del prorrateig de costos comuns L empresa XSPORT, SL ha rebut la següent oferta del seu proveïdor PILOTERS, SA sobre els productes següents: Volants de bàdminton: 100 caixes amb 120 productes a 0,20 ut. Cada caixa pesa 2 kg. Pilotes de tennis: 200 caixes amb 120 productes a 0,45 ut. Cada caixa pesa 7 kg. Ports: 40. Assegurances: 80. Embalatges: 150. Calcula el cost unitari de cada producte utilitzant el mètode del prorrateig de costos comuns. solució El primer que farem al nostre quadern és una taula com la següent: Article Quantitat Preu Import Embalatges Ports Assegurances Total Total ut. Volants de bàdminton , Pilotes de tennis , Total pressupost Repartim els embalatges en funció de les caixes: 150 / 300 caixes = 0,50 per caixa. 0, caixes = 50 per als volants de bàdminton. 0, caixes = 100 per a les pilotes de tennis. Repartim els embalatges en funció de les caixes: 100 caixes 2 kg = 200 kg pesen les caixes de volants de bàdminton. 200 caixes 7 kg = kg pesen les caixes de pilotes de tennis. 40 de ports / kg = 0,025 /kg. 0, kg = 5. 0, kg = 35. Repartim les assegurances en funció de l import brut: 80 / = 0,006. 0, = 14,55. 0, = 65,45.

34 34 2 I, a continuació, completem la taula: Article Quantitat Preu Import Embalatges Ports Assegurances Total Total ut. Volants de bàdminton , , ,55 0,21 Pilotes de tennis , , ,45 0, Total pressupost El total és la suma de l import, els embalatges, els ports i les assegurances. I el total unitari és la divisió del total entre la quantitat de cada article. 3 Casos pràctics Càlcul del cost unitari segons el mètode de la constant de proporcionalitat K L empresa XSPORT, SL ha rebut la següent oferta del seu proveïdor MODAESPORT, SA sobre els productes següents: 140 unitats Samarreta d esport unitats Pantalons d esport 60 Descompte comercial 5% Ports 80 Assegurances 30 Calcula el cost unitari d adquisició; usant el mètode de la constant de proporcionalitat K. solució K = (Cost total / Import brut). Import brut = (140 unitats 45 ) + (110 unitats 60 ) = Cost total = Import brut Descomptes + Ports + Assegurances = = K = / = 0,96. Per tant: Samarreta d esports = 45 0,96 = 43. Pantalons d esport = 60 0,96 = 57,60.

35 Unitat 2 - Gestió de compres 35 3 >> Qualitat en la gestió de compres La funció d aprovisionament constitueix, com s ha anat veient, una de les funcions bàsiques de l empresa; i, per tant, és molt important que es desenvolupi amb els mínims errors possibles o, el que és el mateix, sota un criteri de qualitat total. 3.1 > Model de qualitat en la gestió de compres iso 9000 i 9001 ISO 9000: Sistema de Gestió de Qualitat. Definicions i fonament. ISO 9001: Sistema de Gestió de Qualitat. Requisits. Actualment, les empreses opten per estratègies proactives de qualitat en la seva gestió de compres, en comptes d estratègies més reactives. Aquestes estratègies proactives consisteixen en prevenir problemes abans d haver de solucionar-los. Per prevenir precoçment els possibles problemes, és fonamental tenir en compte la qualitat en els punts següents: L organització ha de tenir establert un procediment normalitzat per a les compres: aquest procediment ha de seguir les pautes que la norma ISO especifica. Les normes ISO 9000 i ISO 9001 són el reconeixement oficial internacional que ISO (Organització Internacional d Estandardització) concedeix a les empreses que estandarditzen el seu sistema de gestió de qualitat (SGC) en funció dels requisits exigits. Aquests requisits o normes de qualitat de gestió establertes per ISO van des del disseny i la documentació dels processos, la formació i la capacitació dels empleats, fins a la realització d una auditoria a través d una consultoria reconeguda per ISO. Si l empresa auditora confirma que l organització aplica els requisits de la norma, la companyia rep el certificat, renovable cada dos anys. A Espanya, l organisme legalment responsable d acreditar aquest reconeixement és AENOR (Associació Espanyola de Normalització i Certificació). Les normes de qualitat ISO 9000 i 9001 aplicades a l aprovisionament defineixen un procediment de qualitat, que és el referent per implementar bones pràctiques en la funció d aprovisionament. Aquest procediment general se sol dividir en dos d específics: la gestió de les compres i l avaluació dels proveïdors. En aquesta unitat, s analitzarà la qualitat en la gestió de compres, deixant l avaluació de proveïdors per a futures unitats. Personal qualificat en el departament de compres: es tracta d un equip de compradors que treballin molt de prop amb els proveïdors per aconseguir que no hi hagi defectes en els materials i productes que compren. Cal tenir clares en tot moment les responsabilitats de cada departament i de cada empleat dins d aquest departament. Establir polítiques de qualitat per a la compra de materials: a més, les especificacions establertes en la requisició de compres han de ser clares i tenir el vistiplau dels departaments afectats abans de fer la sol licitud d ofertes als proveïdors. Inspecció i verificació dels productes: un cop rebuts els productes, cal inspeccionar-los i verificar-los per comprovar que el proveïdor compleix amb els requisits pactats. En aquesta inspecció, han de participar els departaments que directament hauran d usar aquests productes, i cal portar un registre d incidències. Apartat de compres de la norma iso 9001 Els requisits bàsics que cal tenir en compte en el procés de compra són la selecció de proveïdors, la determinació dels requisits que se sol licitarà als proveïdors, la inspecció en recepció i l avaluació del comportament dels proveïdors al llarg del temps. dificultats a l hora d implantar un sistema de gestió de qualitat A vegades, les organitzacions demostren un excessiu interès per obtenir la certificació ISO en qualitat, però no és tan fàcil. Aquestes són algunes de les dificultats amb què es poden trobar: Direcció i personal no capacitats per desenvolupar el sistema. Falta de recursos monetaris en organitzacions que tenen com a filosofia estalviar a tota costa. Falta d informació sobre la importància del sistema. Resistència al canvi en organitzacions conservadores.

36 36 Es denominen incidències totes les desviacions sobre el prèviament establert que es produeixen en el desenvolupament d un determinat procés; entre altres, es poden trobar les reclamacions relacionades amb els proveïdors, la recepció de materials no satisfactoris, etc. Les incidències poden tenir el seu origen en l incorrecte disseny del procés o els processos; o bé que, encara que el disseny sigui l apropiat, la seva execució sigui incorrecta. Les incidències reflecteixen de forma objectiva els errors que s han produït en la gestió de compres, per la qual cosa permeten buscar i, per tant, corregir les causes d aquests errors. Les incidències s han de comunicar al departament de qualitat, que és l encarregat de registrar-les i d analitzar-ne les causes i les conseqüències. Cada empresa determina el tipus de document que utilitza per al registre de les incidències com, per exemple, la fitxa individual d incidències (figura 4): Comanda núm.: Proveïdor: Data de la incidència: Valoració de la incidència: Documentació La incidència és relativa a: Qualitat del producte Quantitat de producte Condicions de lliurament Observacions: Data: He rebut Dept. Qualitat 4 Fitxa individual d incidències en comandes. Les incidències registrades s analitzen periòdicament per veure com corregir-les o millorar-les, i sobretot com prevenir-les. Això es coneix com a accions de millora. A la figura 5, podem veure un exemple d un registre trimestral d incidències que compleix els requisits de qualitat de la norma ISO Com a norma general, les empreses tenen informatitzades aquest tipus de registres d incidències. REGISTRE D INCIDÈNCIES EN LA GESTIÓ DE COMPRES Any Trimestre Núm. Data Núm. comanda Proveïdor Relativa a Valoració Observacions 5 Fitxa de registre trimestral d incidències. La valoració de la incidència indica la gravetat objectiva que la situació produeix a l empresa. Se sol utilitzar una escala de l 1 al 5, amb la valoració següent: (1) lleu, (2) moderada, (3) greu, (4) molt greu i (5) intolerable. En la majoria dels casos d incidències valorades amb un 5, es trenquen les relacions amb el proveïdor. Per últim, és necessari arxivar la documentació generada en el procés de compra (correus electrònics, notes de comanda, etc.).

37 Unitat 2 - Gestió de compres 37 4 Casos pràctics registre d incidències El departament de compres de CONFANG, SL ha realitzat 165 operacions amb proveïdors durant l últim mes. Aquestes operacions s han realitzat amb 23 proveïdors, sis dels quals estan involucrats en alguna incidència. Algunes de les incidències són les següents: 1. 03/10/XX. El proveïdor A01 ha enviat una comanda d envasos valorada en amb un retard de dos dies respecte del previst. Es considera una incidència lleu, amb una penalització del 10% sobre el valor total del proveïdor en terminis de lliurament /10/XX. El proveïdor A05 ha enviat una comanda de material d escriptori valorada en en el temps estipulat, però falta una part dels productes, la qual cosa es considera una incidència lleu, amb una penalització del 6% sobre el valor total del proveïdor en aquest apartat /11/XX. El proveïdor A07 ha enviat una comanda de matèries primeres, valorada en 5.850, sense l homologació corresponent dels materials, la qual cosa es considera una incidència grau que es penalitza amb un 30% del valor total del proveïdor en aquest apartat. Un cop detectada la incidència, el proveïdor la resol de forma immediata /12/XX. El proveïdor A11 ha desenvolupat una aplicació informàtica per al magatzem valorada en Una cop instal lada, l aplicació falla i el proveïdor, a més de tardar molt a resoldre el problema, no ho fa de forma satisfactòria. Aquesta incidència s estima intolerable, amb una penalització del 80% del total del proveïdor en aquest apartat. Registra les incidències ressenyades. solució registre d incidències en LA Gestió de ComPres CoNFANG, sl magatzem 02 Any: 20XX trimestre: 4 Núm. Data Núm. de comanda Proveïdor Relatiu a Valoració Observacions 1 03/10/XX 15 A01 Incompliment del termini de lliurament. Retard de dos dies. 2 10/10/XX 39 A05 Lliurament incomplet. 3 01/11/XX 48 A07 Els productes lliurats no estan homologats. 4 05/12/XX 56 A11 El servei prestat pel proveïdor no és l esperat. Després de comunicar-ho, el proveïdor no resol bé el problema. 1 Enviament de carta de comunicació al proveïdor en què s indica que no es toleraran futures demores. 1 Comunicació telefònica amb el proveïdor per indicar-li els productes que falten. 3 El proveïdor es compromet a enviar nous productes en el termini de cinc dies. 5 Se sol licita al proveïdor la devolució o la restitució immediata del servei acordat. En cas contrari, no es tornarà a treballar amb aquest proveïdor.

38 > Indicadors de qualitat en la gestió de compres S entén per indicador de qualitat o KPI l instrument que mesura la qualitat d un determinat procés. Per a la gestió de compres, i d acord amb la norma ISO 9001, els indicadors de qualitat més utilitzats són els següents: Indicadors de qualitat més utilitzats per a la gestió de compres Denominació Valoració Càlcul Lliuraments complets Lliuraments a temps Lliuraments amb incidències Lliuraments retornats Comandes rebutjades Mesura el percentatge de comandes que s han rebut en la seva totalitat i sense errors. Com més proper a 100 sigui el valor obtingut, major serà la qualitat en el procés. Mesura el percentatge de comandes que s han rebut en el termini establert. Com més proper a 100 sigui el valor obtingut, major serà la qualitat en el procés. Mesura el percentatge de comandes que s han rebut amb incidències. Com més proper a 0 sigui el valor obtingut, menor nombre d errors i, per tant, major serà la qualitat. Mesura el percentatge de lliuraments que l empresa ha rebutjat (lliuraments retornats) per tenir errors intolerables. Com menor sigui el valor obtingut, major serà la qualitat. Mesura el percentatge de comandes no ateses pels proveïdors respecte del total de les comandes. Com més proper a 0 sigui el valor obtingut, major serà la qualitat. L anàlisi dels resultats d aquests indicadors proporciona informació valuosa sobre el nivell de qualitat assolit en els processos de compra de l empresa. Per determinar les causes de les desviacions i prendre les mesures necessàries per a la seva eliminació, és necessari complementar l anàlisi d aquests indicadors. 5 Casos pràctics Càlcul de KPi de gestió de compres Llc. = Llt = Lli = Llr = Cr = C. completes 100 C. totals C. a temps 100 C. totals C. amb incidències 100 C. totals C. retornades 100 C. totals C. rebutjades 100 C. totals Calcula els KPI d una empresa que ha emès durant l últim trimestre 300 comandes. D aquestes, sis no han estat ateses pel proveïdor, 14 han arribat amb retard, nou incompletes, tres han estat retornades per errors intolerables i quatre han arribat sense la documentació necessària. solució Denominació Càlcul Valoració Lliuraments complets Lliuraments a temps Lliuraments amb incidències Comandes completes Comandes totals = = Comandes a temps = 100 = 95 Comandes totals 300 C. amb incidències Comandes totals = = Es pot dir que el valor és molt positiu, ja que s aproxima molt a 100 Es pot dir que el valor és molt positiu, ja que s aproxima molt a 100. El número d incidències supera el 10%, per la qual cosa no es pot dir que el nivell de qualitat sigui bo. Tots els indicadors, excepte el de lliuraments amb incidències, mostren alts nivells de qualitat. Els dos primers s aproximen a 100 i, per tant, el valor és molt positiu. Les comandes rebutjades s aproximen a 0, que és la situació ideal. Les comandes amb incidències superen el 10%, la qual cosa indica que hi ha massa errors, de forma que cal buscar-ne la causa concreta.

39 Activitats proposades 39 1 >> El procés de compra 1 Indica al teu quadern de quin tipus són les compres següents: a) Compra d una màquina registradora per part del propietari d un supermercat. b) Compra, per part d un empresari, d una cinta transportadora per instal lar als seus magatzems. c) Compra d una partida d oli, per part d un supermercat a una cooperativa. d) Compra de material d oficina per part d un ajuntament. e) Compra de pa en una fleca. 2 Indica al teu quadern en quina fase del procés de compra es realitzen les activitats següents: a) Rebre la requisició de compres de part del departament tècnic. b) Realitzar la petició d ofertes. c) Seleccionar el proveïdor. d) Emplenar la nota de comanda. e) Rebre la mercaderia. f) Emetre l ordre de pagament al departament financer. g) Formular suggeriments i proposar la possibilitat d estandardització de materials. 3 La requisició de compres és un document que reflecteix les necessitats d aprovisionament d un departament concret d una empresa en un moment determinat. Indica si aquesta definició és correcta o incorrecta; justifica la teva resposta. Indica el següent sobre la requisició de compres: a) Qui l emet i qui la rep? b) Quina és la informació mínima que ha de contenir pel que fa a les especificacions? 4 L Eva Pons, cap de compres de l empresa SIGAMALSA, SL, rep el 20/03/XX la requisició de compres del departament de Recursos Humans sol licitada per Lluís Amat, cap del departament. Per tant, la cap del departament de compres executa l ordre de compra que va ser autoritzada en la seva totalitat, negociant amb el proveïdor EQUIMAT, SA. Els productes sol licitats són els següents: Un ordinador de sobretaula, una impressora làser a color, un ordinador portàtil i un projector. Requisits: dos anys mínims de garantia; estar certificats segons la norma ISO 9000; lliurar abans de 10 dies i disponibilitat de gamma mitjana en aquest tipus d equips. Confecciona la requisició de compres segons l exposat. 5 Dels criteris següents a l hora de sol licitar informació al possible proveïdor, indica quins són econòmics, tècnics, de servei postvenda o relacionats amb l empresa proveïdora. a) Qualitat. b) Manteniment. c) Solvència. d) Ports. e) Garantia. f) Prestigi. 6 Redacta una carta de sol licitud d oferta per demanar informació sobre la compra de teles per fabricar cortines. Insisteix en els criteris econòmics, tècnics i en serveis postvenda o relacionats amb l empresa proveïdora que creguis més interessants per a aquesta compra. 7 Redacta el correu electrònic que va escriure l Eva Pons, de l activitat 4, a EQUIMAT, SA, en què sol licitava informació dels equips informàtics que necessitava el departament de Recursos Humans. 8 Com que les condicions de EQUIMAT, SA són favorables, l Eva Pons envia la nota de comanda. Realitza un esquema al teu quadern de com ha de ser el seguiment i el control d aquesta compra.

40 Activitats proposades 2 >> Càlcul del cost unitari d adquisició 9 El restaurant ALBA PLATA necessita adquirir una partida de productes per a la confecció d un nou plat al seu menú. Per això, envia una carta de sol licitud d ofertes als majoristes DELIMAR, SL i TOTGOURMET, SA. Aquests són els pressupostos rebuts: Empresa Article DELIMAR, SL TOTGOURMET, SA Alga espagueti (8 kg) 4,95 bossa de 100 g 3,98 bossa de 100 g Alga wakame (15 kg) 57 pot de vidre 1 kg 28 pot de vidre 1/2 kg Alga dolça (6 kg) 7,9 bossa de 100 g 11,95 bossa de 150 g Descompte 10% 6% Ports Assegurança a) Calcula quin pressupost resulta més econòmic. b) Calcula el cost per unitat dels articles en cada un dels pressupostos. 10 La cooperativa LA PAU, situada en Balaguer, s encarrega de manufacturar hortalisses en llaunes i envasos de vidre. Està pensant en canviar de proveïdor d envasos i ha rebut el següent pressupost del proveïdor LLAUNES I VIDRES DEL SUD, SL: Article Quantitat Preu unitari Llaunes (500 g) ,25 Pots de vidre (1 kg) 900 0,45 Descompte 10% Ports 75 Assegurança 100 El proveïdor actual cobra les llaunes a 0,30 i els pots de vidre a 0,50. Aplica la constant de proporcionalitat K i indica si l oferta de LLAUNES I VIDRES DEL SUD, SL és més econòmica que la del proveïdor actual. 3 >> Qualitat en la gestió de compres 11 El dia 4 de novembre, a la cooperativa LA PAU es va produir una incidència greu en la comanda núm. 210 del proveïdor VERDÚ, SA, perquè la qualitat del producte (carxofes) no era la que s havia pactat al contracte de subministrament. Després de parlar amb el proveïdor, s arriba a un acord: LA PAU es queda amb les carxofes, amb un descompte del 25% sobre l import brut. Dissenya i emplena al teu quadern la corresponent fitxa d incidències. 12 En l últim trimestre de l any, VR, SA realitza 240 comandes, totes les quals són ateses, ja que no se n rebutja el lliurament de cap. De totes les comandes, 12 han arribat amb retard i 10 no estaven completes. VR, SA es va fer càrrec en 150 casos de les despeses de transport. A més, 10 comandes han arribat sense tota la documentació. Calcula els indicadors de qualitat per a aquest trimestre i compara els resultats amb els que es van obtenir el trimestre anterior. Descriu l evolució de la qualitat en el procés de gestió de compres d aquesta empresa en aquest període.

41 Activitats finals 41 1 LOGÍSTICA MALAGUETA, SA disposa de diversos magatzems distribuïts per la geografia espanyola. El magatzem central està essent objecte d una reestructuració de la qual han sorgit certes necessitats: precisa adquirir quatre prestatgeries de picking (de plafó ranurat, amb fons de malla de 2,25 0,50 m i amb quatre prestatges verticals i tres horitzontals); la qualitat dels equips d emmagatzematge de l empresa ha d estar certificada per AENOR i tots han de disposar almenys d un any de garantia assegurada pel fabricant; i, per realitzar el treball diari al magatzem, s utilitzaran indicadors magnètics a les prestatgeries, en comptes dels clàssics targeters. Dissenya i emplena al teu quadern la requisició de compres. 2 Redacta un correu electrònic per demanar informació a diverses empreses sobre envasos de cartró per embalar mobles. Necessites conèixer la qualitat, el preu, el termini de lliurament i la forma de pagament. Demana mostres del producte. 3 Calcula el total de l operació de compra de MAJORISTES REVIX, SL a FABRICANTS VIGATANS, SA del material següent: a) 50 unitats del producte A a 250 /ut. b) 80 unitats del producte B a 140 /ut. c) 60 unitats del producte C a 130 /ut. Els productes A i B porten un descompte en línia del 5%. Es fa un descompte funcional per ser majorista del 10% i es concedeix un ràpel per unitats comprades, sempre que es comprin 60 unitats o més de cada producte. Com que es paga per transferència bancària als cinc dies de rebuda la mercaderia, es concedeix un descompte per pagament immediat del 8%. 4 La botiga d electrodomèstics SERRA ALTA necessita adquirir petits electrodomèstics per vendre al públic; en concret, ha sol licitat informació sobre 40 microones i 20 miniforns. Aquest és el pressupost que ha rebut de dues possibles empreses subministradores: Empresa Article ELECTROMOBLE, SL DOMESTIC, SA 40 microones miniforns Descompte 5% Embalatges Ports Assegurança Per al repartiment dels costos comuns, cal tenir en compte el següent: els embalatges es reparteixen en funció de les unitats; els ports es reparteixen en funció del pes (el microones pesa el doble que el miniforn); i les assegurances es reparteixen en funció de l import brut. Calcula quin és el millor dels dos pressupostos i el cost unitari de cada producte. 5 Una floristeria minorista necessita comprar roses i orquídies, i ha demanat pressupost a dos majoristes. D acord amb les ofertes que s exposen a continuació, elegeix el millor pressupost mitjançant la constant de proporcionalitat K. Proveïdor A Proveïdor B Article Quantitat Preu unitari Preu unitari Dotzena de roses Orquídies ,50 11 Descompte 10% 12% Ports Assegurança

42 Casos finals Procés de gestió de compres Per seguir amb el seu pla de treball, el departament de producció de l empresa FABRILSA, SA requereix, en el termini de 13 dies, una partida de: 100 sacs de 50 quilos de grànuls de cautxú amb les característiques tècniques següents: Composició: monòmer d etilè propilè diè (EPDM). Gra de mida regular i homogeni de color vermell. No ha de contenir traces de cap material tòxic. 120 sacs de 25 quilos de cautxú nitril amb les característiques tècniques següents: Composició: cautxú nitril NBR. Gra de mida regular i homogeni de color negre. No ha de contenir traces de cap material tòxic. El proveïdor actual d aquest tipus de productes ha tingut algunes incidències greus en els últims temps, per la qual cosa l empresa decideix buscar un proveïdor nou per a aquesta comanda. FABRILSA realitza una petició d oferta a les diferents empreses que s anuncien a la revista Cautxú industrial. De les ofertes que rep, accepta la de l empresa FACADESA, que inclou les següents condicions de compravenda: El producte s ha de lliurar a les instal lacions del comprador. El preu del sac de cautxú reciclat és de 60. El preu del sac de cautxú nitril és de 45. El termini de lliurament és de vuit dies. La forma de pagament es realitza amb efecte comercial a 60 dies. L operació té un descompte del 5%. També té un ràpel no acumulatiu del 2,50%. Els ports estan a càrrec del comprador i suposen 115. Les assegurances també estan a càrrec del comprador i suposen 90. En la recepció del producte, l empleat del magatzem s adona que 20 dels sacs del cautxú reciclat són de color marró i no els accepta. Es comunica aquest error al proveïdor, que el resol en el termini de 24 hores. Al respecte de la situació descrita, realitza les tasques següents: a) Descriu el tipus de compra que es dona en aquest cas. b) Indica les fases del procés de compra i descriu quines actuacions s han realitzat en cada fase. c) Emplena la requisició de compres. d) Redacta la carta de sol licitud d ofertes. e) Calcula el cost unitari tenint en compte que els ports es reparteixen per quilo transportat i les assegurances segons l import brut de la compra. f) Emplena la fitxa d incidències. g) En el segon trimestre de l any, FABRILSA ha realitzat 120 comandes, 112 de les quals han estat ateses. N ha rebutjat 13. De totes les comandes, sis van arribar amb retard, vuit no estaven completes i 11 han arribat sense tota la documentació. Calcula els indicadors de qualitat i comenta els resultats.

43 Autoavaluació Constitueixen tendències actuals en la gestió de compres: a) Disminuir el número de proveïdors i augmentar les compres a cada proveïdor. b) Augmentar el número de proveïdors i disminuir les compres a cada proveïdor. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 2. La compra realitzada per l Administració pública s anomena: a) Compra industrial. b) Compra de consum. c) Compra institucional. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 3. Com es denomina el document amb què se sol licita al departament de compres l adquisició de matèries primeres, materials auxiliars, productes o serveis? a) Nota de comanda. b) Registre d incidències. c) Requisició de compres. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 8. Indica la resposta correcta pel que fa a qualitat en la gestió de compres: a) Consta de personal qualificat en el departament de compres. b) Constitueix polítiques de qualitat en la compra de materials. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 9. Com es calcula la fórmula de la constant K? a) Amb la divisió del cost total entre l import brut. b) Amb la divisió de l import brut entre el cost total. c) Amb la divisió del preu d adquisició entre el preu de cost. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 10. Les incidències han de ser comunicades a: a) La direcció de l empresa. b) El departament de compres. c) El departament de qualitat. d) El magatzem. 4. La devolució d excedents és un criteri: a) Econòmic. b) Tècnic. c) De servei postvenda. d) Sobre l empresa proveïdora. 5. El termini de lliurament és un criteri: a) Econòmic. b) Tècnic. c) De servei postvenda. d) Sobre l empresa proveïdora. 6. En quina fase de la gestió de compres es realitza la petició d ofertes? a) En l anàlisi de les necessitats. b) En el desenvolupament d especificacions. c) En les fonts d aprovisionament. d) En la preparació de la compra. 7. En quina fase es realitza el control d incidències? a) En l execució de la compra. b) En la preparació de la compra. c) En el seguiment i control. d) En el desenvolupament d especificacions.

44 U nitat 3 Gestió d estocs Per al projecte final Calcularàs la previsió de demanda per a un proper període. Determinaràs el lot econòmic. Calcularàs el número de comandes anuals i el temps entre comandes. Identificaràs el sistema de revisió i control de mercaderies utilitzat. En aquesta unitat aprendràs a... Obtenir previsions d aprovisionament i demanda per períodes. Analitzar les necessitats d estocs d una empresa. Determinar la capacitat òptima del lot econòmic de comanda. Valorar la importància d una gestió d estocs eficient. Determinar els nivells d estocs màxim, mínim, de seguretat, mitjà i òptim. Calcular els costos de manteniment d inventari.

45 Unitat 3 - Gestió d estocs 45 Esquema inicial Concepte i classificació d estocs Composició d estocs Classificació d estocs Per la durada Per l aplicació Segons la funció Segons la gestió Pel valor Necessitat de gestionar estocs Marge comercial Índex de rotació GESTIÓ D ESTOCS Previsió de la demanda Mètode ingenu Mètode de les mitjanes simples Mètode de les mitjanes mòbils Com gestionar estocs Anàlisi d estoc Estoc mínim, màxim, mitjà, de seguretat i ruptura d estocs Nivell de servei ofert al client Ruptura d estocs Manteniment d estoc Model de Wilson Punt de comanda Cost total d estoc Control d estocs i reposició de mercaderies Revisió periòdica Revisió contínua Inventaris

46 46 1 >> Concepte i classificació d estocs Per tal que el funcionament de les empreses sigui eficient, és necessari realitzar una gestió adequada dels productes adquirits. Es denomina estoc d una empresa el conjunt de mercaderies que s hi troben, acumulades en un lloc determinat, en trànsit o immerses en el procés de producció, i que té com a objectiu la seva aplicació empresarial en processos industrials o comercials. L empresa ha de mantenir un nivell d estoc òptim a través d una gestió eficient. L estoc òptim és el nivell d estoc que garanteix una adequada atenció a la demanda o al consum de materials per a la producció, i minimitza els costos de manteniment. Funcions de l estoc Aproximació de la mercaderia necessària al centre de producció o al magatzem d existències, per poder realitzar l activitat empresarial. Compensació de les diferències entre les previsions de vendes i les vendes reals d una empresa. Control de part del valor de l immobilitzat de l empresa. En el terme estoc s inclouen una gran diversitat de productes, que es poden agrupar en diferents conceptes. A la taula següent es recull la classificació que estableix d aquests conceptes el Pla General Comptable (Grup 3, Existències): Composició d estocs Denominació Descripció Exemple Matèries primeres Altres aprovisionaments Productes en curs Productes semiacabats Productes acabats Subproductes Residus Materials recuperats Existències comercials Materials que usa l empresa per a la producció d altres béns. Elements i conjunts incorporables al procés productiu per elaborar el producte final. No són la base d aquest producte. Combustibles; faciliten el procés però no s inclouen en el producte. Recanvis, peces de recanvi. Materials diversos; no s inclouen en els grups anteriors i tampoc s incorporen al producte. Embalatges, embolcalls per empaquetar. Envasos, recipients que contenen el producte. Es troben a l espera de ser integrats en la següent fase del procés de producció. Productes que han completat el procés de producció, però que encara no estan preparats per a la venda. Existències en els magatzems a l espera de ser venudes. Productes que es fabriquen amb restes de matèria primera recuperable. Productes de rebuig generats en les activitats de producció. Materials que tornen novament al magatzem després d haver estat utilitzats en el procés de producció. Productes adquirits per les empreses comercials que no seran sotmesos a cap procés de producció. També es coneixen com a mercaderies. En una empresa tèxtil, la tela i el fil que s usen per fabricar camises. Botons de les camises. Gasoil. Peça d una màquina. Oli lubricant. Caixes de cartró. Plàstics amb què s emboliquen les camises. Patrons tallats i units a falta de passar per la màquina. Camises a les quals els falta posar l etiqueta. Camises planxades i embolicades. Mocadors realitzats amb restes de tela. Trossos de tela venuts com a retalls. Patrons que es poden tornar a utilitzar en altres models de camisa. Guants que l empresa compra i ven sense sotmetre ls a cap procés productiu.

47 Unitat 3 - Gestió d estocs 47 Classificació d estocs Per poder analitzar de forma coherent els estocs d una empresa, cal classificar-los en funció de diferents criteris: Classificació d estocs Criteri Tipus Descripció Per la durada: temps de vida útil de la mercaderia Per l aplicació: utilitat que tenen les mercaderies per a l empresa Per la funció: paper que compleixen a l empresa Per la gestió: incidència en la gestió de les existències Pel valor: valor econòmic que representen en relació amb l estoc total Perible No perible Amb data de caducitat Comercial Industrial De cicle De seguretat D especulació D anticipació En trànsit Mort Adormit Reutilitzable Operatiu Físic Net Disponible Sistema ABC Es deterioren amb el pas del temps. Gairebé no es veuen afectats pel pas del temps. No es poden vendre després d una data concreta. Productes que formen l assortiment de l empresa o, el que és el mateix, oferta comercial de l empresa als seus clients. En els establiments d autoservei, es coneixen com a estoc de presentació. Productes que s incorporen al procés productiu. També denominats normals, cobreixen la demanda habitual a l empresa. Tenen la funció d evitar ruptures d estoc. S aprofiten preus baixos per comprar més de l habitual. Destinats a servir possibles vendes estacionals o especials. Totes les mercaderies immerses en els diferents canals de producció o comercialització. D aquesta forma, hi ha mercaderies en ruta (en el transport), en embalatge (en el procés de sortida), en curs (en el procés de fabricació), etc. Totes les mercaderies que ja no tenen cap ús per a l empresa, llevat la seva possible venda com a material rebutjat (ferralla, etc.). Part de les mercaderies que no s han utilitzat en molt temps. Aquest tipus d estocs indica de forma evident nivells d existències excessius. Mercaderies rebutjades que poden ser reutilitzades completament o parcialment. Els reaprovisionaments de mercaderies que s utilitzen habitualment. Quantitat de producte disponible al magatzem, en un moment donat. Estoc físic menys les comandes no servides als clients. Estoc net més les comandes no rebudes dels proveïdors. Grup A: poques unitats físiques (20%) que tenen molt valor econòmic (80%). Grup B: percentatge mitjà respecte de les unitats físiques (40%) i respecte del valor econòmic (25%). Grup C: moltes unitats físiques (40%) que representen poc valor econòmic (5%).

48 48 Des d un punt de vista econòmic i funcional, la classificació segons el sistema ABC és molt útil, ja que indica el nivell de control que cal exercir sobre els diferents grups de productes: El grup A: s ha de controlar amb molta cura i de forma permanent, ja que, en actuar sobre aquest grup, s aconsegueix controlar la major part del valor econòmic del magatzem amb poques operacions. El grup B: mereix un control mitjà. En sumar el control del grup A al d aquest grup B es controla gairebé la totalitat del valor econòmic del magatzem. El grup C: requereix controls simples i aleatoris, ja que cal intervenir sobre grans quantitats de producte que representen poc valor econòmic. 1 Casos pràctics El sistema ABC en la gestió d estocs L empresa PASAGA realitza la gestió d un estoc format pels cinc articles següents: Producte Unitats Valor unitari (en ) JWE JXL JYO JZU JHR Determina les mercaderies sobre les quals cal exercir major control en el magatzem segons el sistema ABC. Solució Valorarem la importància econòmica relativa de cada article amb l aplicació de l anàlisi ABC. En primer lloc, calculem el valor econòmic de les unitats emmagatzemades i el percentatge que representa sobre el valor del total emmagatzemat; és a dir, en calculem el valor relatiu: Producte Unitats % Unitats Valor unitari % sobre valor JWE 50 7, ,54 JXL , ,70 JYO , ,11 JZU 30 4, ,43 JHR , ,22 Totals S observa com els articles JWE i JZU, que tenen poc valor relatiu a les unitats (7,35% i 4,41%), suposen gairebé el 73% del valor de les unitats emmagatzemades (40,54% + 32,43%). Segons l anàlisi ABC, serien productes de tipus A; és a dir, articles realment importants que requereixen un control minuciós i permanent. Segons la mateixa anàlisi, el producte JHR es pot considerar de tipus B, i els productes JYO i JXL són productes de tipus C, ja que una gran quantitat d unitats suposen tan sols al voltant del 10% del valor econòmic total dels productes al magatzem.

49 Unitat 3 - Gestió d estocs 49 2 >> Necessitat de gestionar estocs La gestió d estocs té com a objectiu determinar les quantitats de productes que ha de tenir l empresa, de forma que es compleixi el principi logístic bàsic: disposar en cada moment dels materials necessaris amb el menor cost possible. Per tant, la necessitat de gestionar estocs de forma programada naix de la conveniència de coordinar de forma eficient els serveis a clients, les necessitats de producció i les comandes als proveïdors. Així, la gestió d estocs ha de dotar l empresa d una flexibilitat en els nivells d existències que li permeti produir o adquirir productes a ritmes diferents dels de les vendes, per tal que puguin servir a temps tant les comandes previstes com les imprevistes. Per aquest motiu, cal determinar un sistema que equilibri els costos de possessió de les mercaderies amb la satisfacció de les necessitats de producció i comercialització de l empresa. La consecució d aquest equilibri determinarà la rendibilitat que la gestió d estocs és capaç d obtenir de la inversió realitzada en la pròpia gestió. Per assolir aquest objectiu de rendibilitat, cal combinar dos conceptes: el marge comercial i l índex de rotació d estocs. 2.1 > Marge comercial El marge comercial és la diferència que existeix entre els ingressos que s obtenen en la comercialització d un producte i el cost total (costos d adquisició i costos de possessió) de les mercaderies o materials necessaris. Per augmentar el marge comercial, és necessari disminuir els costos de possessió; per tant, caldrà prendre decisions en aquest sentit. La millor forma de disminuir els costos de possessió és emmagatzemar el mínim de productes durant el menor temps possible; és a dir, aconseguir que les mercaderies es reposin contínuament al magatzem. Costos de possessió d estocs Són els costos en què l empresa ha d incórrer per conservar els seus estocs. Els més importants són: Administratius: despeses de personal administratiu, sistemes informàtics, material administratiu, etc. Operatius: despeses de personal del magatzem, equips d emmagatzematge, assegurances dels riscos de les mercaderies, etc. D espai: lloguers, amortitzacions, assegurances, impostos i subministraments dels espais d emmagatzematge. Econòmics: pèrdues i deterioraments de la mercaderia. Financers: cost del capital invertit en emmagatzematge. Exemples 1 Càlcul del marge comercial El cost d adquisició (CA) d un lot de productes adquirit per una empresa és de 200. Els costos de possessió (CP) de l esmentat lot de productes ascendeixen a 50. Es venen les mercaderies, sense comptar els impostos, per 320. Per determinar el marge comercial (MC) es resta al preu final de venda (PV) sense impostos el cost d adquisició del producte i els costos de possessió: = 70. Per tant, el marge comercial d aquesta operació és de 70. Aquest marge se sol usar en tant per cent. La fórmula per calcular-lo com a percentatge és la següent: PV CA CP MC ( + ) = 100 PV En aquesta operació, l empresa obté el següent marge comercial: 320 ( ) MC = 100 = 21,87% 320

50 > Índex de rotació d estocs L índex de rotació d estocs és el número de vegades que un producte es reposa al magatzem, recuperant la inversió realitzada i obtenint el marge comercial, en un període determinat de temps. L índex de rotació d estocs es calcula de la forma següent: Índex de rotació d estocs Consum de matèries primeres i altres materials = Estoc mitjà de matèries primeres i altres materials El resultat ens indica el número de vegades que els materials es renoven al llarg de l any. Si l índex de rotació és molt baix, aleshores la inversió que s ha realitzat no és productiva i els articles es renoven poc, fet que suposa un cost de possessió alt i risc que els productes quedin obsolets. Si l índex de rotació és molt alt, les existències estan en un continu moviment; per tant, els costos de gestió de compra són alts i s haurà de prestar un servei eficient als clients en períodes imprevistos. D aquesta forma, el benefici que s obté en la gestió d estocs és el número de vegades que s obté el marge comercial: Benefici = Marge comercial Índex de rotació Per tant, l ideal és augmentar l índex de rotació d estocs mantenint el marge comercial. A partir de l índex de rotació d estocs, es pot calcular el període mitjà d emmagatzematge, que ens indica cada quants dies o mesos es renoven els materials. 2 Període mitjà d emmagatzematge Període mitjà d emmagatzematge Casos pràctics 365 Índex de rotació d estocs 12 Índex de rotació d estocs Número de dies Número de mesos Càlcul de l índex de rotació i del període mitjà d emmagatzematge Període mitjà de maduració econòmic És la durada mitjana del que es coneix com a cicle d explotació; és a dir, el temps que transcorre des que l empresa inverteix una unitat monetària en matèries primeres fins que la recupera. Per determinar-lo, necessitem calcular, a més, els següents índexs: Índex de rotació de productes fabricats: serà igual a la producció del període dividit entre les existències mitjanes de productes en curs. Índex de rotació de productes venuts: serà igual a la producció venuda entre les existències mitjanes de productes acabats. Índex de rotació de cobraments a clients: serà igual a les vendes netes del període (vendes devolucions) entre el saldo mitjà del compte de clients. Si dividim 365 o 12 entre cada un d aquests índexs obtenim, en dies o mesos, el període mitjà de fabricació, de compres i de cobraments a clients, respectivament. La suma d aquests períodes més el període mitjà d emmagatzematge ens proporciona el període mitjà de maduració econòmic. L empresa MACASAN va adquirir i consumir l any passat de matèries primeres per a la fabricació del seu producte estrella. El valor econòmic de l estoc mitjà que va mantenir al magatzem va ser de Calcula l índex de rotació de matèries primeres i el període mitjà d emmagatzematge (en dies). Solució Índex de rotació de matèries primeres = = 12. Per tant, la matèria primera al magatzem s ha renovat vegades. 365 Període mitjà d emmagatzematge = = 30,41. Per tant, les matèries primeres de MACASAN es mantenen dies al magatzem abans de ser utilitzades.

51 Unitat 3 - Gestió d estocs 51 3 >> Com gestionar estocs La gestió d estocs d una empresa és un procés circular que té com a objectiu fonamental establir l equilibri entre el cost dels estocs i el nivell de servei d atenció al client. Com es pot veure a la figura 1, la gestió d estocs comença amb la previsió de la demanda, ja que a partir de les dades de previsió de vendes s analitza la composició de l estoc necessari per servir aquestes vendes. Quan es produeix la venda, les mercaderies surten del magatzem i, per tant, és necessari tornar a actualitzar el nivell d estocs per mitjà de la reposició. La reposició es fa comprant les quantitats necessàries per tornar a l estat d equilibri, així que cal realitzar la previsió de compres, que està directament relacionada amb la de vendes, i executar-la per tal que la mercaderia entri i es tanqui el cercle. Preguntes bàsiques en la gestió d estocs Quants articles hem d emmagatzemar? Previsió de la demanda (es calcula l estoc màxim). Quina quantitat hem de sol licitar? Es calcula el volum òptim de comanda. Quan hem d emetre una nova comanda? S atén a la quantitat calculada en el punt de comanda. Com evitar ruptures d estoc? S ha de comptar amb un estoc de seguretat. 1 Previsió de la demanda 2 Anàlisi d estoc 4 Control d estocs i reposició de mercaderies 3 Manteniment d estocs 1 Procés circular de la gestió eficient d estocs. Per tant, les funcions bàsiques que cal desenvolupar per dur a bon terme la gestió d estocs són: Previsió de la demanda: realitzada pel departament comercial de l empresa, consisteix en determinar amb la major exactitud possible el volum de vendes de l empresa, per a cada producte, en un període de temps concret. Per tant, també és útil per determinar les compres. Anàlisi d estoc: indica la quantitat mínima, òptima i màxima de mercaderia que ha de contenir el magatzem en cada moment. Manteniment d estoc: es determina el número d unitats que cal comprar per mantenir els nivells d estocs previstos sota condicions de cost eficient. Control d estocs i reposició de mercaderies: es controla en cada moment l estoc real de l empresa a través del sistema de revisió periòdica i del sistema de revisió contínua, i es realitzen els inventaris.

52 > Previsió de la demanda La primera fase del procés de gestió d estocs consisteix en preveure la demanda futura. Per això, les empreses tenen en compte variables com: Evolució de les vendes: s analitzen informes de les vendes de mesos, trimestres o anys anteriors. Situació general del mercat: per fer-ho, s utilitza la denominada anàlisi PEST, que té en compte tots els factors que influeixen en el mercat: polítics, econòmics, socials, tecnològics i ètics. Evolució de la competència: no només cal identificar els principals competidors, sinó també estudiar què estan fent bé i intentar preveure n la reacció. Existeixen diversos mètodes de previsió, que s utilitzaran en funció del següent: El termini de previsió de la demanda: curt, mitjà o llarg. La disponibilitat de dades històriques fiables (dades de vendes ja realitzades en els períodes anteriors al que es pretén predir). L exactitud exigida en la previsió, que dependrà del tipus de producte, del mercat i de l estratègia comercial de l empresa. En aquells casos en què no es poden utilitzar dades històriques de vendes, ja sigui perquè es tracti d un producte nou o bé per la falta de rigor de les dades, es pot estimar la demanda. En qualsevol cas, és necessari tenir en compte el següent: Cap mètode de previsió és perfecte, ja que és impossible determinar els esdeveniments futurs. L exactitud de la previsió depèn del rigor i l objectivitat de les dades. La previsió de la demanda té com a objectiu fonamental reduir la incertesa i, per tant, el risc en la presa de decisions logístiques i comercials. En molts casos, és més important identificar els factors que fan variar la demanda que quantificar-ne la possible variació. Les dades obtingudes en les previsions han de servir com a base per a la presa de decisions estratègiques de l empresa, decisions que influeixen directament en la gestió d estocs. Estimació de la demanda És l alternativa que s utilitza per determinar la possible quantitat de producte demandat en un període futur. S utilitzen diferents models per als mercats de consum (es calcula el número possible de consumidors i el que podrien consumir) i per als mercats industrials (es pregunta directament als interessats per la possibilitat d adquirir el producte). Per calcular la previsió de la demanda en la gestió d estocs, utilitzarem tres mètodes objectius. Es denominen així perquè les previsions es realitzen a partir de sèries cronològiques de dades. Mètode ingenu El mètode ingenu consisteix en aplicar el percentatge de variació del període anterior al període futur, de forma que se suposa que la tendència de les vendes es manté constant en el temps. És un mètode molt senzill de calcular però poc rigorós, ja que només té en compte les variacions de l últim període. Si prenem P com el volum de vendes de cada període, la fórmula de càlcul és la següent: P n+ 1 Pn = P P n 1 n

53 Unitat 3 - Gestió d estocs 53 Mètode de les mitjanes simples El mètode de les mitjanes simples utilitza tots els valors de la sèrie cronològica per calcular la seva mitjana aritmètica com a previsió per al període següent. D aquesta forma, se suposa que les variacions d un període estan condicionades per les variacions que van tenir lloc en els períodes anteriors. El problema d aquest mètode es troba en el fet que s atorga la mateixa importància a les variacions produïdes en tots els períodes sense tenir en compte la seva proximitat al moment real. Si prenem P com el volum de vendes de cada període, la fórmula de càlcul és la següent: P n+ 1 Mètode de les mitjanes mòbils P1 + P P = n Per resoldre el problema d atorgar la mateixa importància a totes les variacions entre períodes sense tenir en compte l antiguitat de les dades, es pot aplicar el mètode de les mitjanes mòbils. En aquest mètode, es prenen tots els valors de la sèrie cronològica de tants en tants, de forma que s indica el rang de la mitjana mòbil. Per exemple, els valors presos de tres en tres indiquen una mitjana mòbil de rang tres. Amb el resultat de les mitjanes obtingudes amb els valors segons el grau, es fa una nova sèrie, i la previsió s obté d aquesta nova sèrie. El càlcul de les mitjanes mòbils indica la tendència que ha seguit la sèrie de dades al llarg del temps, de forma que el resultat respon a la tendència de tota la sèrie de dades. La fórmula de càlcul per a la mitjana mòbil (MM) de rang tres dels tres primers valors d una sèrie és la següent: MM 4 P + P + P = Aquests tres mètodes s utilitzen quan comptem amb dades històriques, però si això no és possible o les dades disponibles no són rellevants, existeixen mètodes no quantitatius que, usats individualment o en conjunció amb altres, ajudaran a la previsió de la demanda en aquests casos. D altra banda, els mètodes qualitatius més utilitzats a l hora d establir estimacions sobre la demanda de productes nous o de productes amb demanda molt variable són els estudis de mercat. Aquests estudis constitueixen un procés de recol lecció i anàlisi d informació sobre la demanda, els clients potencials i els principals competidors. Se solen realitzar quan s ha d iniciar un negoci, es pretén operar en un mercat desconegut o es vol llançar un producte o servei nou. En els negocis amb venda en línia, un mètode molt útil per recopilar informació sobre la demanda és l analítica web, que consisteix en recollir la informació que Google Analytics, Yahoo Web Analytics o altres eines de mesura proporcionen sobre el tràfic, l ús i el comportament dels usuaris de la web de l empresa. n

54 54 3 Casos pràctics Previsió de la demanda L empresa JPAC ha venut durant els sis últims anys les següents quantitats del seu producte JWE: 500, 550, 560, 600, 500 i 430. Determina la previsió de la demanda per al 7è període mitjançant els mètodes ingenu, de mitjanes simples i de mitjanes mòbils de rang quatre. Solució La previsió de la demanda mitjançant cada mètode seria la següent: Mètode ingenu Es calcula el percentatge de variació entre els valors del període n i el període n 1 i es multiplica pel valor del període n: P n+ 1 Pn 430 = P = 430 = 370 n+ 1 P 500 n 1 Mètode de les mitjanes simples La previsió és igual a la mitjana aritmètica de totes les dades de tota la sèrie: P P + P P 1 2 n = = n 6 = n Mètode de les mitjanes mòbils Es calculen les mitjanes mòbils de tota la distribució a partir de la mitjana simple de les dades dels períodes presos de quatre en quatre. La previsió de la mitjana mòbil per al període n + 1 (en aquest cas, període 7) surt de la taula següent: Període Sèrie original Sèrie mitjanes mòbils (MM) Càlcul de les mitjanes mòbils i previsió , , ,50 Previsió 542,50 P + P + P + P MM = = = 552, P + P + P + P MM = = = 552, P + P + P + P MM = = = 522, P n + 1 = MM + MM + MM , , ,50 = = 542, Les diferències en els resultats es deuen al contingut dels diferents mètodes. Així, en el cas del mètode ingenu, la previsió és més pessimista, ja que la variació de l últim període ha estat molt negativa, mentre que en els altres dos mètodes la previsió de vendes és més alta, perquè al llarg de la sèrie la majoria de les variacions són positives.

55 Unitat 3 - Gestió d estocs > Anàlisi d estoc L anàlisi d estoc parteix de l observació del comportament que presenten els estocs d una empresa. El comportament més habitual és el cíclic, que es pot representar gràficament de la forma següent (figura 2): Estoc actiu Quantitat d actiu necessari per atendre les necessitats normals del procés productiu. Estocs 1 Estoc de presentació o comercial Unitats de producte que es troben en el punt de venda per atendre la demanda més immediata. 1 Estoc d anticipació És el que tracta de satisfer les Temps necessitats d aprovisionament en un moment determinat de la producció. Estoc mitjà 2 Representació gràfica del comportament cíclic d estocs al llarg del seu procés de gestió. Aquest comportament cíclic es deu a la reposició que es realitza cada determinat temps per mantenir l estoc entre els seus límits màxim i mínim. 1 Estoc màxim: quantitat màxima de cada producte que és convenient emmagatzemar per mantenir un servei d atenció al client de total qualitat al menor cost possible. Aquest estoc té els límits següents: Mitjana de la quantitat de mercaderia que entra en cada període (Q) més l estoc de seguretat (es). Si suposem que totes les entrades són de la mateixa quantia, es calcula: Estoc Q Estoc de seguretat mitjà 2 Físic: les dimensions del magatzem. Financer: la disponibilitat financera de l empresa. Econòmic: el cost de l emmagatzematge. L estoc màxim es determina de la forma següent: Estoc màxim = (Estoc actiu + Estoc previst durant el termini de lliurament + + Estoc de seguretat) = (Dd n) + (Dd d) + es = Dd (n + d) + es 2 Estoc mínim: quantitat mínima de mercaderia necessària per poder servir les comandes dels clients i no quedar desproveït. 3 Estoc de seguretat: quantitat de producte que s ha de tenir emmagatzemada com a garantia de manteniment de l estoc mínim en la pitjor de les situacions previstes. Es calcula de la forma següent: es = Dd (dr d) 4 Ruptura d estoc: situació que es presenta quan es produeix l esgotament sobtat d un actiu o matèria primera que s havia d utilitzar amb normalitat en el procés productiu d un bé o de la prestació d un servei. El desencadenant de la ruptura d estoc sol ser la insuficiència de l estoc de seguretat, i la conseqüència immediata és el desproveïment i, per tant, la disminució del nivell de servei al client. Notació de les fórmules Dd = Demanda o consum diari n = Dies d activitat del període d = Termini de lliurament es = Estoc de seguretat dr = Termini de lliurament del proveïdor amb possibles dies de retard En l anàlisi d estoc també cal tenir en compte l estoc d anticipació i l estoc mitjà.

56 56 Nivell de servei ofert al client El nivell de servei ofert al client és la relació entre els productes de què disposem al magatzem i els que el client demanda; és a dir, la relació que existeix entre els productes venuts i el total de productes sol licitats. Nivell de servei ofert al client Comandes realitzades Comandes servides 100 Ruptura d estoc Es poden produir diferents situacions en cas de ruptura d estoc: Pèrdua de clients: els clients que no veuen ateses les seves necessitats busquen altres proveïdors entre els competidors i és possible que deixin de fer comandes a l empresa que ha tingut la ruptura. En aquest cas, determinar el cost de la ruptura és complex, ja que al benefici perdut en l operació amb ruptura cal afegir el valor (subjectiu) que l empresa dóna als clients perduts. Pèrdua de rendibilitat: els clients que no poden ser atesos amb un determinat producte canvien la seva comanda per un altre producte d inferior qualitat o que deixa un marge comercial menor a l empresa. El cost de la ruptura és la diferència entre el benefici previst en la comanda original i el benefici realment obtingut. Augment de la rendibilitat: els clients que no poden ser atesos amb un determinat producte canvien la seva comanda per un altre producte de qualitat superior o que deixa un marge comercial major a l empresa. El cost de la ruptura suposa un benefici, que és la diferència entre el benefici previst en la comanda original i el benefici obtingut realment. Ruptura programada: és habitual que els clients admetin certa demora en el lliurament de les comandes, de forma que l empresa pot programar la ruptura d estoc. Per això, és necessari determinar la diferència entre el temps de servei (termini de lliurament que s ofereix als clients) i el temps de ruptura (dies de retard en el lliurament admesos pel client). El benefici obtingut en la ruptura programada consisteix en la disminució del cost d emmagatzematge. Càlcul del nivell de servei ofert al client i del percentatge de ruptura d estoc L empresa LACTASA llança al mercat una nova llet amb suplement de calci. En l últim període, ha venut unitats, però en el número de comandes dels seus clients n apareixen sol licitades unitats. El nivell de servei ofert al client serà: Nivell de servei ofert al client = ,24% = Exemples 2 El nivell de servei de LACTASA és molt alt, però no cobreix el 100% de les vendes. Les comandes no satisfetes, per tant, són = 170 unitats. El percentatge de ruptura d estoc de l empresa és el següent: Ruptura d estoc Comandes no satisfetes Comandes totals = 100 2,76% =

57 Unitat 3 - Gestió d estocs > Manteniment d estoc El manteniment d estoc és una part més de la seva anàlisi que té com a finalitat determinar el número d unitats que cal comprar per mantenir els nivells d estocs previstos sota condicions de cost eficient. Per analitzar el manteniment d estoc, s aplica el model de Wilson, que parteix de les premisses següents: La demanda prevista és cíclica i regular: es venen les mateixes quantitats en els mateixos períodes. Els preus de compra es mantenen fixos durant el període d anàlisi. El termini d aprovisionament (lliurament de la mercaderia des que es fa la comanda) és conegut. No hi ha restriccions físiques o econòmiques per dur a terme l aprovisionament. En aquest model, es determinen en primer lloc els costos que afecten les quantitats de producte que cal demanar: Costos de manteniment d estoc. Model de Wilson Cost Adquisició Comanda Descripció Preu del producte que cal adquirir. No s ha de confondre preu de compra amb preu d adquisició. El preu d adquisició està format per: preu de compra del producte descompte + envasos i embalatges + ports + assegurances + aranzels... (L IVA no es considera cost d adquisició, sempre i quan sigui recuperable). Despeses que són necessàries per emetre les comandes del període, per exemple: costos de material d oficina, telèfon, fax, salaris, dietes i viatges dels agents de compres, etc. Fórmula de càlcul Ca = D P Cc = E D Q Notació de les fórmules Ca = Cost d adquisició D = Volum de la demanda P = Preu d unitat de producte Cc = Cost de comanda E = Despeses d emissió de comanda Q = Quantitat de producte per comanda Ce = Cost d emmagatzematge A = Despeses per mantenir una unitat de producte al magatzem Cf = Cost financer i = Tipus d interès n = Número de dies que dura el període Emmagatzematge Financer Cost del manteniment de les mercaderies al magatzem des que hi entren fins que en surten. Per exemple: el cost del local o magatzem, el del transport intern, el de conservació dels productes emmagatzemats, etc. També anomenat cost d oportunitat, representa el benefici que podria obtenir l empresa en el cas d invertir els diners de l estoc al tipus d interès del mercat. Ce = A Q 2 P Q Cf = i 2 La suma dels costos d adquisició, comanda, emmagatzematge i financer ens proporciona la fórmula del cost total d estoc: Cost total d estoc: Ca + Cc + Ce + Cf

58 58 A partir de l anàlisi d aquests costos i de la previsió de la demanda sorgeix el gràfic següent (figura 3): Estocs Nivell d estoc màxim. 2 Quantitat econòmica de comanda (Q). 3 Punt de comanda. 4 Nivell d estoc mínim. 5 Termini de lliurament de comanda. 0 5 Temps 3 Representació gràfica de la gestió d entrades d estocs. Del gràfic anterior, s obtenen les fórmules que permeten gestionar el manteniment de l estoc: Quantitat econòmica de comanda (lot econòmic): el número d unitats que cal adquirir en cada una de les comandes, suposant que aquestes quantitats siguin constants. Es calcula amb la fórmula: Qp= 2 D E A Punt de comanda: indica el número d unitats que ha de tenir el magatzem per realitzar una comanda; és a dir, proporciona informació sobre el moment de realitzar la comanda per rebre la mercaderia. Es calcula tenint en compte les sortides previstes en el període (D), la durada del període (n), el termini de lliurament de les mercaderies (d) i l estoc de seguretat (es), mitjançant les fórmules següents: D PP = d es PP Dd d es n L aplicació del model de Wilson també permet calcular altres valors importants per a la gestió dels estocs de l empresa. Els més importants són: Demanda diària: quantitat mitjana que surt del magatzem segons el número de dies que dura el període. Es calcula dividint la demanda total (D) entre el número de dies que dura el període: D Dd = n Temps de reaprovisionament: el temps que transcorre entre dues entrades consecutives de mercaderia al magatzem. Es calcula dividint la quantitat econòmica de comanda (Qc) entre la demanda diària: Qc T = Dd Número de rotacions: número de vegades que cal reposar un article al magatzem durant un determinat període de temps. Es calcula dividint la demanda total del període (D) entre el lot econòmic (Qp): Número de rotacions

59 Unitat 3 - Gestió d estocs 59 4 Casos pràctics Aplicació del model de Wilson Una cooperativa agrícola utilitza al dia 500 envasos de vidre per embotellar el seu oli d oliva verge extra. Cada envàs té un preu de 0,95, i el seu cost d emmagatzematge és de 0,50 /unitat. El cost per comanda realitzat és de 4. Els proveïdors tarden en servir cada comanda 10 dies, encara que poden existir retards en el lliurament que allarguin el termini fins a 14 dies. Si el tipus d interès del mercat és del 5% i els dies hàbils són 247, calcula: a) La quantitat econòmica de comanda o lot econòmic. b) El punt de comanda. c) El número de rotacions anuals. d) El cost total de manteniment d estocs. e) La quantitat que interessa comprar si el proveïdor ofereix un 2% de descompte sobre el preu per una compra igual o superior a unitats. Quina quantitat interessa comprar? Solució a) En primer lloc, calculem la demanda total del període, que és la demanda diària (Dn) pel número de dies del període (n): D = Dn n = = unitats Calcularem el lot econòmic de comanda amb l aplicació de la fórmula del model de Wilson: Qp = 2 D E = = envasos A 0,50 b) El punt de comanda es calcula sumant l estoc de seguretat (per tant, cal determinar-ne el valor prèviament) i el consum previst en el termini de lliurament. es = Dd (dr d) = 500 (14 10) = envasos PP = Dd d + es = (500 10) = envasos c) Per calcular el número de rotacions anuals, es divideix el total de vendes de l any (D) entre la quantitat econòmica de comanda, fet que indicarà quantes vegades és necessari reposar els productes al magatzem; és a dir, el número de comandes anuals que ha de fer l empresa: D Número de rotacions = Qp = = 88 d) El cost total associat al manteniment d estocs serà la suma dels costos parcials relatius a l aprovisionament, és a dir: Cost total d estoc: Ca + Cp + Cl + Cf = D P + E D + Q A Q + P Q i , , , Cost total d estoc: ,05 = e) Si ens apliquen un descompte del 2% sobre el preu per una compra igual o superior a unitats, el nostre nou preu serà: P = 0,95 (1 0,02) = 0,93 El cost total per a aquest cas serà: , , , Cost total d estoc: ,05 = , Així, doncs, interessa més comprar unitats al preu de 0,93 la unitat, ja que el cost total de l estoc és menor que si comprem unitats a 0,95 la unitat. La diferència és de 2.464,29.

60 > Control d estocs i reposició de mercaderies Per dur a efecte la gestió d estocs, cal controlar en cada moment l estoc real de l empresa. Els sistemes més utilitzats són: Sistema de revisió periòdica: consisteix en realitzar recomptes físics, producte per producte, de totes les mercaderies que hi ha, tant al magatzem com a la resta de l empresa. Es tracta de fer les comandes en dates prefixades i constants, tenint en compte un estoc màxim. La quantitat que es demanarà ve determinada per la fórmula següent: Q = Estoc màxim Estoc actual al magatzem És un sistema molt senzill que es pot realitzar sense cap tipus d instruments auxiliars, però que té l inconvenient que és molt pesat per a qui el duu a terme, per la qual cosa només s usa en magatzems on hi ha molt pocs productes i poques unitats de cada un. Sistema de revisió contínua: consisteix en actualitzar el nivell d existències de forma immediata cada vegada que es produeix una nova entrada o sortida. La comanda es realitzarà automàticament quan el nivell d estoc arribi al punt de comanda i la quantitat sol licitada serà la del lot econòmic de comanda. Als magatzems que segueixen aquest sistema, l estoc màxim està format per la quantitat del lot econòmic més l estoc de seguretat. Actualment, sistemes informàtics específics fan que aquest sistema sigui el més utilitzat; per exemple, els terminals de transmissió de dades per radiofreqüència connectats a lectors òptics o escàner permeten l automatització dels processos del magatzem des de la recepció de la mercaderia fins a l expedició dels articles al punt de venda. Aquests sistemes proporcionen un suport automatitzat en el procés de tots els moviments d estocs, des de la recepció, la ubicació i el picking fins a l expedició. Amb la utilització d aquest sistema, juntament amb els sistemes integrats de gestió, les comandes es generen de forma automàtica en arribar les existències al punt de comanda. Aquest sistema és bastant exacte i funciona a la perfecció, independentment del número de productes i les quantitats de cada producte que hi hagi al magatzem. Picking És la preparació de comandes de forma automatitzada. Consisteix en partir d una llista d articles i ubicacions en què es troben els productes i anar recollint les unitats que especifica la llista per conformar una o diverses comandes. Els sistemes de revisió contínua i periòdica no són excloents entre si, de tal forma que la majoria de les empreses els apliquen complementàriament, usant el sistema de revisió contínua i, a més, realitzant recomptes periòdics per contrastar la informació. Exemples 3 Càlcul de la quantitat de mercaderia pel sistema de revisió periòdica En un magatzem d estocs, es tenen les dades següents: Dd = 3 unitats; dies al mes d activitat de l empresa, n = 24; termini de lliurament = 8 dies; es = 6 unitats. Es realitza una comanda cada mes i l estoc actual és de 20 unitats. La quantitat que es demanarà en el mes actual (Q) és igual a l estoc màxim menys l estoc actual, per la qual cosa calculem primer l estoc màxim: Estoc màxim = (3 24) + (3 8) + 6 = 102 unitats A continuació, restem l estoc màxim de l estoc actual. Per tant, aquest mes es demanarà: Q = = 82 unitats

61 Unitat 3 - Gestió d estocs 61 Inventaris El control dels estocs requereix la realització d inventaris, que són documents que tenen les característiques següents: Indiquen la valoració econòmica de les mercaderies de l empresa. Requereixen el recompte físic dels estocs. Es refereixen a un moment concret, per la qual cosa cal efectuar-lo cada vegada que sigui necessari tenir un coneixement exacte de les mercaderies de l empresa. Localitzen les existències on estiguin (magatzem, procés productiu, botiga, etc.). Contribueixen de forma decisiva al control de la gestió d estocs. PREPARACIÓ EXECUCIÓ APLICACIÓ 4 Procés de realització d un inventari. La realització d un inventari suposa desenvolupar el procés descrit a la figura 4. Els inventaris més habituals en una empresa són els següents: Inventari per seccions: es realitza l inventari dels estocs fent un recompte físic segons les seccions compostes per grups de productes de la mateixa naturalesa (figura 5). Definició del tipus d inventari Determinació del moment Instrucció del personal Col locació de la mercaderia Recompte físic Anotació Valoració Control Inventari a 1 de 20XX Secció: 2 Codi Producte Quantitat Cost entrada Data de realització de l inventari. 2 Nom de la secció. 3 Codi del producte. 4 Denominació del producte. 5 Quantitat del producte que hi ha en el recompte. 6 Cost unitari del producte. 5 Model d inventari per seccions.

62 62 Inventari per articles: aquest sistema consisteix en realitzar el recompte físic segons els productes que presenten diferències de colors i talles (figura 6). Producte: Codi Inventari a 1 de de 20XX 2 Talles Denominació A B C D E F 1 Data de realització de l inventari. 2 Nom del producte. 3 Codi del producte. 4 Denominació del producte. 5 Quantitat del producte per cada una de les talles Inventaris administrats pels proveïdors 6 Model d inventari per articles. Inventari valorat: registra el valor d estocs. Per regla general, es valora segons el cost d entrada al magatzem, llevat en casos en què el preu de mercat del producte hagi caigut i sigui inferior al d adquisició; en aquest supòsit, es tindrà en compte aquest últim per evitar la sobrevaloració (figura 7). Es denominen VMI per les seves sigles en anglès (Vendor Managed Inventory). Els proveïdors gestionen els inventaris dels productes que venen a l empresa, la qual cosa implica la cooperació entre els proveïdors i tots els intermediaris de l empresa fins a arribar als consumidors finals. Família de productes: Compte: 2 1 Data: de de 20XX 3 Codi Producte Quantitat Preu de cost Preu de venda Valor unitari Import total Model d inventari valorat. 1 Identificació de la família de productes a la qual correspon l inventari, ja que l inventari valorat sempre es fa per productes. 2 Identificació del compte del Pla General Comptable al qual correspon la família de productes. 3 Data de la valoració. 4 Codi de cada un dels productes relacionats. 5 Nom de cada un dels productes relacionats. 6 Número d unitats de cada producte. 7 Cost monetari d entrada per unitat de producte. 8 Preu de mercat (venda) per unitat de producte. 9 Valor que s aplica: el menor dels dos anteriors. 10 Valor total de cada producte, que es calcula multiplicant la quantitat pel valor unitari.

63 Unitat 3 - Gestió d estocs 63 5 Casos pràctics Confecció d inventaris L empresa ROLLINHAWK, que comercialitza complements per a la pràctica de l skate, presenta el següent inventari a 30 de juny de 20XX: Ref. Article Quantitat Cost d entrada T02 Taules 35 55,55 /ut. R56 Rodes 28 36,36 /4 ut. S32 Rodaments /caixa J23 Eixos 4 50 /ut. El marge comercial per a les taules és del 35% i per a les rodes i rodaments, del 20%. Els quatre eixos que es troben al magatzem estan obsolets i es vendran 15 per sota del seu cost d entrada per liquidar existències i comprar-ne altres de més moderns. a) Amb aquestes dades, elabora l inventari valorat. A partir de juliol de 20XX, ROLLINHAWK inclou en la seva cartera de productes samarretes, pantalons, jaquetes i gorres. Al desembre d aquest mateix any, es realitza un recompte de les peces que no s havien venut: Samarretes (codi RC): 4 de talla XL, 2 de talla L i 5 de talla M. Pantalons (codi RP): 2 de talla XL, 1 de talla L i 3 de talla M. Jaquetes (codi RCH): 5 de talla XL, 2 de talla L i 4 de talla M. Gorres (codi RG): 4 de talla XL i 3 de talla L. b) Amb aquestes dades, elabora l inventari per articles. Solució a) Inventari valorat: Codi Producte Quantitat Preu de cost Preu de venda Valor unitari Import total T02 Taules 35 55,55 /ut R56 Rodes 28 36,36 /4 ut S32 Rodaments /caixa J23 Eixos 4 50 /ut b) Inventari per articles: Talles Codi Denominació XL L M RC Samarretes RP Pantalons RCH Jaquetes RG Gorres 4 3 0

64 Activitats proposades 1 >> Concepte i classificació d estocs 1 L empresa MODULAR té en un dels seus magatzems les mercaderies següents: Caixes per embalar lots de productes i protegir-los durant el transport. Armaris ja venuts i que estan en el procés de ser enviats als compradors. Planxes de metall que s utilitzen per fer els armaris. Eines diverses per a la producció d armaris. Escapçadures de metall procedents de la fabricació d armaris. a) Identifica els estocs de l empresa i la seva composició. b) Classifica els diferents estocs segons els criteris d aplicació i la funció. 2 L empresa SUROTAP, SL, de Barcelona, compra suro a la cooperativa EXPLOTACIONS SURERES, d Olot (Girona), i el ven a BODEGUES DEL SEGRE, SA, de Lleida, transformat en taps. Segons el PGC, indica quin tipus d existència constitueix el suro per a les tres empreses que intervenen en el negoci. 3 L empresa PAPERCOSA, dedicada a la comercialització de material d oficina, té la següent situació pel que fa al producte cartutxos d impressió làser PIL-345: ha demanat als seus proveïdors 200 unitats que encara no ha rebut, disposa al magatzem de 50 unitats i té pendents de servir als seus clients 150 unitats. Determina l estoc físic, net i disponible. 2 >> Necessitat de gestionar estocs 4 L empresa OLIVASANA compra olives a l engròs que envasa i ven a països europeus. Un dels seus productes és l arbequina suprema. Durant l exercici econòmic actual ha comprat kg d arbequina a 0,60 /kg. Totes les olives que es van comprar s han envasat. Cada envàs d arbequines es ven a 1,80 i està format per ½ kg d olives. Els costos de possessió van ascendir a 0,14 /kg i les existències mitjanes d arbequina al magatzem van ser de 800 kg. Amb les dades anteriors, calcula: a) El marge comercial. b) L índex de rotació. c) El període mitjà d emmagatzematge. 5 L empresa fabricant de maquinària industrial MIXELEC, SA fabrica i ven màquines d un alt valor econòmic a empreses d Espanya i Portugal. Cada màquina està valorada en Durant l últim exercici econòmic, l empresa va fabricar i va vendre 30 màquines, i el valor econòmic de l estoc mitjà que va mantenir al magatzem va ser de Calcula quants mesos es troben al magatzem els seus productes acabats abans de ser enviats als clients. 6 El senyor Llop és un empresari individual que comercialitza articles de regal. Amb la venda del clauer de pota de conill només va obtenir 60 de beneficis el període anterior. El preu de cost va ser de 9 per unitat i el de venda, de 15. Calcula l índex de rotació d aquest article. 7 Calcula l índex de rotació dels articles A, B i C si el moviment al magatzem d aquests articles ha estat el següent durant l any passat: Productes Sortides de magatzem Estoc mitjà A B C Comenta els resultats i calcula el període mitjà d emmagatzematge mensual per a cada producte.

65 Activitats proposades 65 3 >> Com gestionar estocs 8 L empresa JPAC ha venut en els últims set anys les següents quantitats del seu producte HTI-23: 3.000, 4.000, 4.560, 5.100, 4.900, i Determina la previsió de la demanda per al vuitè període mitjançant els mètodes ingenu, de mitjanes simples i de mitjanes mòbils de rang tres. 9 Si una empresa rep a l any comandes d un total de unitats d un determinat producte, però només en pot servir unitats, està incorrent en ruptura d estocs? En cas afirmatiu, en quin percentatge? Quin és el seu nivell de servei? 10 L empresa INFORTOUR, SA vol dur a terme l anàlisi i el manteniment de l estoc del seu producte GPS-XP per al període d un any (247 dies hàbils). Per fer-ho, compta amb les dades següents: Demanda diària: 60 unitats. Preu de compra de cada unitat: 40. Termini de lliurament dels proveïdors: 9 dies. Termini de lliurament amb retard previst: 12 dies. Despesa per cada comanda: 6. Cost diari d emmagatzematge dels productes: 0,60. Tipus d interès del mercat: 5,60%. Calcula els valors següents: a) Estoc de seguretat. b) Lot econòmic. c) Punt de comanda. d) Número de rotacions anuals i temps de reaprovisionament. e) Estoc mitjà. f) Cost total del manteniment de l estoc. 11 En la secció d eines de l empresa HERRASA s ha elaborat l inventari següent: Inventari a _DD_ de MM de 20 XX Secció: EINES Codi Producte Quantitat Cost entrada HM-23 Martells HM-24 Tenalles HM-26 Maces HM-28 Alicates Confecciona l inventari valorat de les eines, tenint en compte que: Les quantitats dels productes augmenten un 10%, excepte per al producte denominat HM-26, que desapareix de l inventari. Els costos d entrada disminueixen un 8% i el marge comercial aplicable és un 18%.

66 Activitats finals 1 Els responsables de la gestió d estocs de l empresa PAPERCOSA volen redistribuir les seves zones de magatzem i ubicar les mercaderies seguint l anàlisi ABC. L estoc emmagatzemat, així com el seu valor econòmic, es mostra a la taula següent: Producte PC-01 IL-03 SZ-07 LT-03 ZT-21 Unitats Valor Determina els estocs que pertanyen a cada categoria i quin control cal realitzar dins del magatzem. 2 Completa la següent taula amb dades del magatzem de les samarretes fabricades per l empresa TSHIRT: Producte Cost Preu venda Marge comercial Consum Estoc mitjà Índex de rotació Benefici S M L XL Indica si les afirmacions següents són vertaderes o falses: a) El marge comercial disminueix si els costos de possessió disminueixen. b) La millor forma de disminuir els costos de possessió és augmentant la quantitat emmagatzemada de mercaderia. c) El marge comercial se sol usar en tant per cent. d) Per determinar el marge comercial, es resta al preu final de la mercaderia els costos d adquisició i possessió. e) Per calcular el benefici, es divideix el marge comercial entre l índex de rotació. 4 CATERING SALUT, SL és una empresa comercial que s encarrega de distribuir aliments a escoles i hospitals. A partir de la informació següent, calcula n el període mitjà d emmagatzematge: Compres d aliments: Estoc mitjà d aliments en magatzem: Posteriorment, comenta el resultat al teu quadern. 5 L empresa SPORTSKI ven 40 unitats diàries dels esquís model T22. Els proveïdors que li subministren els esquís tarden normalment 12 dies en servir el producte des que se ls sol licita, encara que a vegades poden tardar fins a 17 dies. SPORTSKI realitza una comanda fixa de 500 unitats d esquís. a) Analitza la situació i determina l estoc de seguretat i l estoc mitjà. b) SPORTSKI aconsegueix, negociant amb el seu proveïdor, reduir en dos dies el nivell de retard possible; així mateix, aconsegueix un contracte de venda de 15 unitats diàries més. Amb aquestes noves dades, torna a calcular l estoc de seguretat i l estoc mitjà. 6 Una empresa ha rebut comandes per un total de unitats del producte X. Quantes n ha de subministrar per obtenir un nivell de servei del 90%? 7 Les dades de vendes del producte TZBA realitzades per JPAC en els últims sis anys són: Any Unitats venudes El mètode de previsió de la demanda que utilitza aquesta empresa és el de mitjanes mòbils de rang tres.

67 Activitats finals 67 En el període actual, per al qual es calcula la previsió de la demanda, s observen les dades següents: Dies hàbils de l any: 250. Tipus d interès en el mercat: 6,50%. Preu unitari del producte: 15. Termini de lliurament previst de les mercaderies: 9 dies. a) Quantitat econòmica de la comanda. c) Número de rotacions anuals. e) Estoc mitjà. b) Punt de comanda. d) Temps de reaprovisionament. f) Cost financer. 8 L empresa MILLANPF, SL té previst un consum anual de unitats de matèria primera TM. El preu unitari és de 7 ; el cost d emmagatzematge, 0,85 anuals per unitat; i el cost de comanda ascendeix a 19. a) Elabora una taula de costos totals quan se sol liciten 600, 900, i unitats. b) Calcula el lot econòmic, el número de comandes a l any i el temps de reaprovisionament. c) Resultaria rendible (segons les dades aportades) realitzar comandes a l any si el preu es redueix un 3%? 9 A partir de les dades següents, dibuixa una representació gràfica d entrades d estocs (basa t en la que apareix a la unitat). 1. Estoc de seguretat: 10 unitats. 4. Termini de lliurament dels proveïdors: 7 dies. 2. Demanda anual: unitats. 5. Cost de gestió de comandes: Dies d activitat: 100 dies. 6. Cost d emmagatzematge: 2, A l empresa en què treballes com a encarregat d aprovisionament, se segueix el sistema de revisió contínua per a la reposició d existències. Es facilita la informació següent: Article Consum anual Cost de comanda Cost d emmagatzematge Preu unitari Termini de lliurament del proveïdor Dies possibles de retard A ut % 7 15 dies 2 dies A ut % 8 5 dies 0 dies A ut % dies 4 dies A ut % 15 4 dies 2 dies Si es treballa a l empresa 300 dies a l any: a) Calcula el punt de comanda. b) Determina el lot econòmic. c) Realitza una anàlisi ABC d aquests articles. 11 Acabes de crear la teva pròpia empresa. En principi, hi comercialitzaràs dos productes: una cafetera ecològica que no necessita electricitat, ja que aprofita l energia humana a través d una palanca; i cafè ecològic importat des del Perú. Totes les teves vendes es realitzaran en línia. Amb el proveïdor de les cafeteres has negociat les condicions següents: no pots realitzar una comanda en qualsevol moment, sinó només cada 30 dies; i podràs demanar una quantitat màxima establerta. El termini de lliurament és mínim. Amb el proveïdor del cafè, pots realitzar la comanda en qualsevol moment, tenint en compte que el termini de lliurament serà de 20 dies, amb possibles retards. Donades aquestes condicions, quin sistema de reposició de mercaderies i control d estocs creus que és el més apropiat per a cada producte? Raona la teva resposta. 12 A la botiga d il luminació LUCEROX, SL s aplica un sistema de revisió periòdica per al control de les existències de la làmpada LMP 22. La comanda d aquest model de làmpades es realitza cada 30 dies i l empresa obre al públic 312 dies a l any. La venda de làmpades del model LMP 22 és de 902 unitats a l any. El proveïdor tarda cinc dies en enviar-les a la botiga, encara que hi ha possibilitat que es retardi dos dies més. Al magatzem compten amb 20 unitats. Aquest mes, la botiga es manté oberta al públic 26 dies. 13 Dissenya l inventari valorat de la família de productes BELJUV, productes d higiene corporal. Actualment, al magatzem compten amb l estoc següent: BEL01, 209 unitats amb un cost d entrada de 15,50 ; BEL02, 110 unitats amb un cost d entrada de 17,25, i BEL03, 100 unitats amb un cost d entrada de 19,20. El marge comercial aplicable és del 25%. Determina l estoc màxim i la quantitat que ha de sol licitar aquest mes.

68 Casos finals Anàlisi integral de la gestió d estocs L empresa comercial GRALAMESA comercialitza diferents seccions de productes. En la secció de mobiliari d estudi, té diversos tipus de taules; una és la taula amb ala GD-202, que en l actualitat té un preu d adquisició per unitat de 150. Durant els últims vuit anys, s han venut les següents quantitats anuals de l esmentat producte: Any Unitats venudes L anàlisi de les dades dels registres de l empresa indica el següent: Termini de lliurament del proveïdor que serveix les taules: 10 dies. Termini de lliurament amb possible retard: 12 dies. Dies hàbils de l any en curs per a aquesta empresa: 242 dies. Despesa que comporta cada una de les comandes: 9. Cost diari d emmagatzematge per unitat de producte: 0,20. Tipus d interès en el mercat: 7%. a) Amb aquestes dades, realitza una anàlisi completa de la gestió i el manteniment d estocs que inclogui: Previsió de la demanda mitjançant els tres mètodes analitzats. Per seguir amb el desenvolupament d aquest cas final, es pren la dada obtinguda en el mètode de mitjanes mòbils de rang quatre. Aplicació del model de Wilson, calculant el lot econòmic, el punt de comanda, l estoc de seguretat, el número de rotacions, el temps de reaprovisionanent, l estoc mitjà i els costos de manteniment. Indicació del tipus de reposició d estocs més adequat al cas. La taula següent mostra informació sobre la producció venuda i l estoc que cada mes es troba al magatzem d un altre dels productes de GRALAMESA, la cadira SD302. Vendes (en milers d ) Estoc (en milers d ) Gener Febrer Març Abril Maig Juny Juliol Agost Set. Oct. Nov. Des b) Calcula l índex de rotació de vendes d aquest article i compara l amb el de la competència, que és de 5. Quines conclusions pots obtenir d aquesta comparació?

69 Autoavaluació Els estocs que cobreixen la demanda normal a l empresa es denominen: a) De cicle. b) Comercials. c) Peribles. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 2. Com s anomena el sistema que indica el nivell de control a exercir sobre els productes d una empresa? a) Sistema de les mitjanes mòbils. b) Sistema de la rotació de l estoc. c) Sistema ABC. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 3. El marge comercial es calcula: a) Restant al preu de venda de la mercaderia els costos d adquisició. b) Restant al preu de venda de la mercaderia els costos de possessió. c) Restant al preu de venda de la mercaderia els costos d adquisició i possessió. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 4. Què vol dir que en una empresa l índex de rotació d estocs és igual a 12? a) Que els estocs es renoven un cop cada mes a l empresa. b) Que els estocs es renoven cada 12 dies a l empresa. c) Que els estocs es renoven cada 12 mesos a l empresa. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 8. La mida de la comanda influeix en la freqüència amb la qual s hauran de realitzar les noves comandes i el nivell mitjà de l estoc. D aquesta forma: a) Com menor sigui Qp, major serà el número de rotacions i, per tant, majors els costos de comanda. b) Com major sigui Qp, major serà el nivell mitjà en magatzem i majors els costos d emmagatzematge. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. 9. El moment de la reposició dels estocs s ha de produir quan les existències siguin: a) Majors que el punt de comanda. b) Menors que el punt de comanda. c) Iguals al punt de comanda. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 10. El sistema de revisió periòdica d estoc es realitza quan: a) Al magatzem hi ha pocs productes i poques unitats de cada un. b) Al magatzem hi ha molts productes i moltes unitats de cada un. c) Al magatzem hi ha pocs productes i moltes unitats de cada un. d) Al magatzem hi ha molts productes i poques unitats de cada un. 5. Diem que l estoc té un comportament: a) Natural. b) Cíclic. c) De seguretat. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 6. El preu d adquisició comprèn: a) Les despeses i els descomptes inclosos a la factura. b) Les despeses i els descomptes inclosos a la factura més l IVA. c) Les despeses i els descomptes inclosos a la factura més l IVA quan aquest no és recuperable. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 7. Els costos d emmagatzematge augmenten si: a) Augmenta la quantitat demanada. b) Augmenta el cost de comanda. c) Disminueix la quantitat demanada. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes.

70 U nitat 4 El magatzem Per al projecte final Distingiràs diversos tipus de magatzem. Portaràs el control de les existències d un magatzem utilitzant els mètodes FIFO i PMP. Realitzaràs un sistema de mesura de qualitat amb l ús d indicadors de qualitat en el magatzem. En aquesta unitat aprendràs a... Identificar la funció d emmagatzematge i descriure n els punts crítics. Determinar la capacitat òptima d emmagatzematge. Elaborar la documentació dels moviments de mercaderia en el magatzem. Aprendre a realitzar fitxes de magatzem amb els mètodes de valoració admesos pel Pla General de Comptabilitat. Conèixer mitjans tecnològics per a l emmagatzematge.

71 Unitat 4 - El magatzem 71 Esquema inicial Gestió d emmagatzematge Característiques Objectius i funcions Concepte Magatzem Tipus de magatzem Organització del magatzem Estàtics Sistemes d emmagatzematge Dinàmics EMMAGATZEMATGE D ESTOC Entrada de mercaderies Auxiliars Procés de gestió d emmagatzematge d estoc Emmagatzematge Sortida de mercaderies Fitxes de magatzem Mètode FIFO Mètode PMP Indicadors de qualitat en la gestió del magatzem

72 72 1 >> Emmagatzematge d estoc Actualment, un magatzem ja no és només el lloc on es guarda la mercaderia, sinó un pas fonamental per obtenir la satisfacció del client o, per contra, el coll d ampolla per no aconseguir-ho. Per tant, l emmagatzematge és una funció clau que proveeix elements físics i funcionals capaços de generar un valor afegit al producte, no només minimitzar costos d emmagatzematge. L emmagatzematge és el procediment sistematitzat pel qual s apliquen els recursos humans i materials necessaris per aconseguir un funcionament eficient dels magatzems de l empresa. Colls d ampolla Són les activitats tècniques i humanes que fan disminuir la productivitat, per alentir els processos, incrementar els temps d espera, etc. Això suposa un augment de costos. Una bona gestió de magatzem no només manté els estocs protegits de deterioraments, robatoris o incendis, sinó que també ha de permetre agilitzar la distribució física dels estocs, facilitant l accés a les persones autoritzades, i dur a terme un control de les existències que permeti saber en quina situació es troben en cada moment. El procediment sistemàtic d emmagatzematge és susceptible de desenvolupar-se sota els paràmetres de la qualitat de gestió. La norma ISO 9000 contempla tot el procés d emmagatzematge des de l entrada fins a la sortida de l estoc. Exemples 1 Valor afegit a l estoc propietat de l empresa Com es pot afegir valor a l estoc de l empresa durant l emmagatzematge? A través de l embalatge (per exemple, la plastificació de la mercaderia), de l empaquetatge en caixes més grans, del control de qualitat de les mercaderies, de la ubicació dels estocs en el magatzem amb la seva identificació, amb l ús de sistemes de control com la radiofreqüència, amb esforços en la formació dels professionals i la motivació als treballadors per tal que creguin en el valor afegit de la qualitat del servei. A la taula següent es mostren els objectius d emmagatzematge i les condicions que s han de donar per complir-los: Objectius Emmagatzemar productes per adequar la demanda interna (producció o emmagatzematge) a la demanda externa (venda). Garantir un subministrament continu dels productes i materials requerits per assegurar la producció o el servei de forma ininterrompuda. Optimitzar l aplicació de recursos financers, per la qual cosa és necessari desenvolupar un mètode d emmagatzematge que aporti més valor que els recursos que consumeixi. Condicions Reduir els temps dels processos de fabricació o comercialització amb l augment del número de rotacions. Millorar la qualitat dels productes fabricats i del servei d atenció al client. Disposar de les instal lacions adequades segons el producte que s hi hagi d emmagatzemar. Permetre una recepció còmoda i ràpida. Possibilitar una fàcil entrada i sortida dels productes. Facilitar lliuraments ràpids. Reduir els costos. Minimitzar les operacions de manipulació i els moviments de mercaderies. Disminuir les tasques administratives dels processos de gestió de l estoc.

73 Unitat 4 - El magatzem 73 2 >> Magatzem El magatzem és el local on es guarda, ordenadament i sota criteris de rendibilitat, l estoc de la mercaderia que té com a destinació la venda o la incorporació al procés productiu. Les característiques bàsiques del magatzem han de ser les següents: Es tracta d un local que pot prendre qualsevol forma física en funció de les necessitats de l empresa o el tipus de mercaderia. La mercaderia es guarda de forma ordenada, en funció de les seves característiques i valor. El seu establiment i funcionament es dissenyen sota criteris de rendibilitat i, per tant, l emmagatzematge ha de ser rendible per a l empresa. La destinació de la mercaderia guardada és econòmic: comercial (venda) o de producció (incorporació al procés productiu). La conservació de la mercaderia guardada requereix tasques d emmagatzematge i d administració. 2.1 > Tipus de magatzem Existeixen diferents tipus de magatzem, dissenyats en funció de diferents criteris: a) Segons la seva funció en el sistema logístic de l empresa, es poden distingir: Plataformes logístiques: són magatzems on es centralitza una gran quantitat de mercaderia de tot tipus per ser distribuïda als seus punts de destinació. Compten amb tot tipus de serveis per a transport, manteniment i conservació de mercaderies. I poden ser per a una sola modalitat de transport, normalment en carretera, o multimodals, és a dir, que reben i envien mercaderia per diferents mitjans de transport. La finalitat de l existència d aquesta plataforma logística és estalviar costos en distribució, aprovisionament i emmagatzematge. Magatzems de trànsit o de consolidació: s hi agrupen petits volums de mercaderia per enviar-la a altres magatzems, com poden ser les plataformes logístiques. Redueixen els costos de distribució. Magatzems locals o regionals: s hi guarda la mercaderia que es distribuirà en destinacions de la mateixa zona geogràfica. A l igual que en els magatzems de trànsit, aquests també permeten reduir costos de distribució. Exemples 2 PLAZA: la major plataforma logística d Europa Amb una extensió de m 2, la Plataforma Logística de Zaragoza (PLAZA) és el recinte logístic de majors dimensions d Europa. La seva gestió, execució i promoció estan encomanades a PLAZA, SA, societat participada majoritàriament pel Govern d Aragó, amb presència de l Ajuntament de Saragossa i de les dues principals entitats d estalvi de la comunitat autònoma. La seva principal característica és que està basada en un centre intermodal de transports (ferrocarril, carretera i avió), fet que possibilita unes capacitats que converteixen Saragossa en una de les ciutats logístiques més importants d Europa, amb connexions amb els centres de producció i consum més rellevants d Europa. La seva extensió, la seva ubicació en la diagonal del sud-oest europeu i la seva capacitat de servei intermodal han fet que PLAZA sigui el lloc elegit per empreses líders en els seus respectius sectors, com INDITEX, IMAGI- NARIUM, MEMORY SET, PORCELANOSA, TDN, DHL EXPRESS, BARCLAYS BANK o MANN FILTER.

74 74 b) Segons la seva funció en el procés productiu de l empresa: existeixen els següents tipus de magatzems: De matèries primeres: situats prop de la fàbrica o el centre de producció. De matèries auxiliars: es troben prop del centre de producció. De productes semielaborats: estan situats a les pròpies plantes de producció. De productes acabats: se situen en l entorn del centre de producció i es denominen també magatzems de planta. De subproductes: estan prop del centre de producció; solen ser magatzems descoberts, en superfícies de terreny sense edificar. De recanvis: s ubiquen en els tallers de reparació. D informació: a les oficines; es tracta de magatzems de material d oficina. c) Segons el règim de propietat: Magatzems propis: formen part de l immobilitzat de l empresa propietària de la mercaderia emmagatzemada. Requereixen una forta inversió, però proporcionen el control complet sobre la gestió. Magatzems en copropietat: pertanyen a una associació de diverses empreses que s uneixen per utilitzar com a magatzem el mateix recinte físic, que és propietat de totes. Magatzems en lísing: magatzems llogats amb opció de compra; és a dir, en règim de lísing. Magatzems llogats: instal lacions pertanyents a una altra empresa per les quals es paga un lloguer mensual. d) Segons els sistemes de manipulació de les mercaderies: Magatzems tradicionals: també coneguts com a manuals, són els que no tenen cap tipus d automatització, tot i que s utilitzin elements mecànics per al transport i la col locació de la mercaderia. Però la gestió del magatzem, la recepció, l emmagatzematge i els moviments i les sortides de mercaderies són tractats per operaris. Magatzems intel ligents: totes les operacions del magatzem estan automatitzades gràcies a la tecnologia, i intenten aconseguir eficiència i reduir temps. Aquestes operacions (càrrega, descàrrega, picking, col locació, etc.) es realitzen amb l ajuda de mecanismes controlats per un ordinador central. Tecnologia en sistemes intel ligents Entre les tecnologies més usades en els sistemes intel ligents es troben: La radiofreqüència, que permet gestionar en temps real els fluxos d informació associats als moviments de mercaderia o RFDI. Codis de barres. Ordinadors a bord als carretons. Sistemes d identificació per visió amb càmeres digitals. Sistemes de preparació de comandes mitjançant la tecnologia Put to light, o altres tecnologies de picking. Sistema de tracking. Aplicació web vinculada amb un dispositiu per al transportista que s actualitza en el moment que la comanda va variant d estat durant el procés en la cadena logística. Sistemes de monitorització que permeten la vigilància i control remots del magatzem a través d un ordinador central. Per exemple, els sistemes SCADA. 1 Casos pràctics Determinació del tipus de magatzem Identifica de quin tipus de magatzem estem parlant, segons els criteris de classificació: Una empresa, fabricant de teixits de cotó, decideix obrir un nou magatzem per reduir costos de distribució, que permeti portar el cotó que es compra en determinades zones al magatzem central. S han llogat les instal lacions per a l emmagatzematge, amb opció de compra en el termini de cinc anys, a un valor residual de , i s han automatitzat amb un ordinador central que permet la vigilància i el control remots del magatzem mitjançant sistemes de radiofreqüència (RFID). Solució Es tracta d un magatzem de trànsit de matèries primeres, adquirit en règim de lísing, que compta amb tecnologia intel ligent.

75 Unitat 4 - El magatzem > Organització del magatzem Organització del magatzem Etapes Descripció Els criteris que cal tenir en compte a l hora d ubicar el magatzem són: Costos de transport (proximitat a la demanda i a l aprovisionament). Costos del sòl (construcció i impostos). Costos a efectes legals i ambientals. Localització Existeixen diversos mètodes per determinar la ubicació dels magatzems. S examinarà el mètode de qualificació de factors, que consisteix en una llista amb els factors més rellevants de cada ubicació possible i en l assignació d un valor a cada factor. Es baremen els factors de cada ubicació i se ls puntua. Es multipliquen els punts pels valors obtinguts i s elegeix la localització amb la puntuació més alta. Disseny en planta Zonificació Distribució de l espai El disseny en planta del magatzem o layout ha de complir els principis següents: aprofitament òptim de l espai, optimització dels moviments de mercaderia, flexibilitat davant de possibles modificacions i compliment de la seguretat laboral. Un magatzem ha de tenir, almenys, les zones següents: recepció per a l entrada de mercaderies, zona d emmagatzematge, zona d expedició per a la sortida de mercaderies, de serveis administratius i del personal, zona de devolucions, zona de manteniment i zona d envasos buits. L espai s ha de distribuir de forma òptima. Hi ha dues opcions bàsiques: En línia recta, de forma que l entrada i la sortida estiguin enfrontades a tots dos costats de l edifici. En ferradura, de forma que la sortida i l entrada estiguin en el mateix costat de l edifici. Cal habilitar molls de càrrega i descàrrega, i els passadissos necessaris, per als moviments físics de persones i mercaderies. Elegir la ubicació d un magatzem amb el mètode de qualificació de factors LIGHTDOLÇ, SL és una empresa de fabricació de dolços i postres sense sucre. El seu centre de producció es troba a Madrid, on té la seva plataforma logística, i disposa de magatzems a València i Bilbao. Com que la demanda a Portugal ha augmentat considerablement, li convé obrir un nou magatzem regional abans que cobrir els costos del transport. Però cal decidir on ubicar-lo, al nord o al sud del país, ja que els clients es reparteixen per igual en totes dues zones. La taula següent conté la llista dels factors més importants per decidir la localització del magatzem, amb les ponderacions i els punts per als dos llocs possibles. Factors Ponderació Zona nord (punts) Zona sud (punts) Total zona nord (punts) Total zona sud (punts) Distància 0, ,50 10 = 5 0,50 15 = 7,50 Cost del lloguer 0, ,25 20 = 5 0,25 20 = 5 Dotació industrial 0, ,15 30 = 4,50 0,15 20 = 3 Mà d obra qualificada 0, ,10 40 = 4 0,10 40 = 4 Total ,50 19,50 D acord amb aquesta puntuació, la ubicació elegida és la zona sud. Exemples 3

76 > Sistemes d emmagatzematge Els sistemes d emmagatzematge són els recursos materials que s utilitzen per dur a terme les operacions d emmagatzematge de mercaderies. La classificació dels sistemes d emmagatzematge se sol realitzar a partir del criteri descriptiu d utilitat, que dona lloc a la taula següent: Sistemes d emmagatzematge Safates i caixes: s utilitzen per guardar materials classificats i guardar-los en els prestatges. Estàtics: no es poden moure per si mateixos Dinàmics: es poden moure per si mateixos Auxiliars: màquines que s usen per automatitzar les tasques auxiliars Palets i accessoris, suports de càrrega: s utilitzen com a suport de petites peces en grans quantitats o bé de peces grans en quantitats menors. Contenidors: elements dissenyats per contenir la mercaderia. Prestatgeries: suports rígids en què es col loca la mercaderia. Carretons elevadors: màquines que es desplacen pel terra, de tracció i destinades a transportar i aixecar càrregues. Armaris rotatius: armaris muntats sobre dos eixos horitzontals amb una rotació que permet extraure, per una obertura, les barres o safates sobre les quals es col loca la mercaderia. Carrusels: armaris muntats sobre eixos verticals en què es pengen prestatges i recipients on es poden guardar mercaderies de petites dimensions. Transtockeurs o transelevadors: elements que treballen en passadissos estrets, que s instal len sobre un rail i s hi desplacen manipulant les mercaderies en càrregues petites. Dispositius de càrrega global: plataformes col locades en el moll de càrrega que s acoblen al camió i sobre les quals es col loquen els palets de mida normalitzada. Classificadores: realitzen la classificació dels paquets en funció de la mida o de la destinació i els col loquen agrupats en els llocs de càrrega. Embaladores: formen els paquets corresponents per al transport de la mercaderia. A més, solen desenvolupar la funció d etiquetatge. Etiquetadores: també anomenades aplicadores d etiquetes, confeccionen i apliquen les etiquetes identificatives als paquets preparats per al transport. 2.4 > Elecció dels sistemes d emmagatzematge L elecció dels sistemes d emmagatzematge depèn de diversos factors, entre els quals destaquen l espai disponible, la naturalesa de la mercaderia, els nivells d estoc, el tipus d embalatge i la velocitat d atenció requerida. A més d aquests factors, abans d elegir el sistema d emmagatzematge idoni, és necessari tenir en comptes dues qüestions: la previsió de la demanda i el volum d estocs necessari per cobrir-la, i la rotació d aquests estocs. Això dependrà molt de la producció. Si es tracta de producció en lots petits, la rotació serà molt més alta que en lots grans. Si s analitzen bé aquestes dues qüestions, és possible calcular el número de productes que cal emmagatzemar i la superfície del magatzem. Si a això unim el número de moviments que cal realitzar en un dia en el magatzem, serà més fàcil elegir els sistemes d emmagatzematge adequats. Si la mercaderia es col loca de forma ordenada, és a dir, es disposa d un espai per a cada producte, es necessiten mitjans estàtics i algun d auxiliar, ja que l estoc serà molt fàcil de manipular i controlar. Si la mercaderia es va col locant de forma desordenada, serà més lògic usar mitjans dinàmics i sistemes informàtics que ajudin al recompte i al control d aquesta mercaderia.

77 Unitat 4 - El magatzem 77 3 >> Procés de gestió d emmagatzematge d estoc El procés de gestió d emmagatzematge d estoc té les fases següents: 3.1 > Entrada de mercaderies L entrada de mercaderies inclou totes les tasques que cal realitzar des que el transport arriba amb la mercaderia a la porta del magatzem fins que aquesta mercaderia hi queda dipositada. Les tasques més importants són: Recepció La recepció és el procés de planificar l entrada de la mercaderia. En primer lloc, l encarregat de rebre el transportista ha de tenir un llistat amb totes les mercaderies que s esperen (una previsió d entrades). Es guia el transportista cap al lloc on ha de realitzar la descàrrega i es comprova que l albarà d entrada que porta es correspon amb la comanda realitzada per l empresa. Inspecció de la mercaderia L albarà d entrada es contrasta amb la mercaderia rebuda: s inspecciona la quantitat (si el número de paquets que es descarreguen es correspon amb el que figura al document) i la qualitat (es comprova l estat dels paquets per separar els que presenten cops o no són la mercaderia que s esperava). Registre de la mercaderia És necessari comprovar les característiques físiques de la mercaderia rebuda. Per això, es pot extraure una mostra per al control de qualitat. Com a conseqüència d això, es genera un registre d entrada (figura 1), en què quedaran reflectides la mercaderia entrant i la rebutjada (si n hi hagués), així com totes les possibles incidències. 1 Núm. d ordre d arribada de la mercaderia al magatzem. 2 Data en què es rep la mercaderia. 3 Núm. d albarà que acompanya la mercaderia. 4 Identificació del proveïdor. 5 Codi o referència dels articles. 6 Quantitat de mercaderia rebuda. 7 Núm. que porta el lot dels articles per seguir la traçabilitat. 8 Núm. de palets o paquets embalats. 9 Preu unitari dels articles. 10 Preu total. 11 Qualsevol circumstància que calgui ressenyar. Entrada de mercaderies Magatzem Núm. entrada Data entrada Núm. albarà d entrada Proveïdor Codi de mercaderia Quantitat de mercaderia Número de lot Número de paquets Valor unitari Valor total Observacions Registre d entrades de mercaderies en un magatzem. Descàrrega A continuació, es duu a terme la descàrrega. Se separen i identifiquen els productes/materials rebuts i s usa un sistema de codificació. Cada vegada és més freqüent que s usin noves tecnologies per fer-ho: lector de codi de barres, RFID, etc. Aquesta codificació ajudarà al control i la localització en tot moment de les mercaderies dins del magatzem.

78 > Emmagatzematge Després de la descàrrega, les mercaderies passen a la fase d emmagatzematge, que pot ser temporal fins que s emmagatzemi de forma definitiva. Les tasques més importants són: Ubicació La mercaderia s ubica de forma organitzada a l interior del magatzem, amb la finalitat de poder-la localitzar i tractar eficaçment. Cal utilitzar sistemes d ubicació que, en funció de les característiques físiques de la mercaderia, facilitin el seu control i circulació, per optimitzar l espai del magatzem. Per aconseguir-ho, és necessari establir una metodologia de treball i un mapa de la zona d emmagatzematge, amb les diferents seccions (mercaderies perilloses, devolucions, productes peribles, etc.) correctament senyalitzades i codificades. Per exemple, es col loquen els productes de major rotació prop de la sortida per reduir els desplaçaments, o passen directament a la zona de picking en cas que calgui reposar algun article. Si la mercaderia és tòxica, s ha d emmagatzemar lluny d altres mercaderies que poguessin patir contaminació. Conservació La conservació de la mercaderia ha d assegurar el manteniment de les seves característiques íntegres fins al moment en què s hagi de preparar per a la sortida del magatzem, amb l ús dels mitjans necessaris per fer-ho. 3.3 > Sortida de mercaderies L etapa de sortida de mercaderies del magatzem o picking comença amb la preparació de les comandes rebudes al departament de vendes i finalitza amb la càrrega de la mercaderia en el mitjà de transport elegit per a l operació. Les tasques més importants d aquesta etapa del procés de gestió de l emmagatzematge són: Preparació de les comandes Es tracta de localitzar, seleccionar les quantitats i traslladar els productes/materials emmagatzemats cap a l àrea de preparació de comandes, on es classificaran, embalaran, pesaran i etiquetaran adequadament: Embalatge: és una tasca que té com a objectiu protegir i agrupar la mercaderia. Per protegir la mercaderia de forma individual, s utilitzen els envasos i, per agrupar-la, s utilitza l embalatge. La forma d embalatge es decideix al magatzem en funció del sistema de gestió corresponent i de la naturalesa dels productes. En qualsevol cas, ha de complir les indicacions següents: Protegir la mercaderia. Formar el mínim número de paquets possible. Aconseguir una mida adequada dels paquets. Obtenir el màxim volum de mercaderia en el mínim d espai. Emplenar els espais buits dels paquets amb material de protecció. Un cop embalada la mercaderia, cal procedir a precintar els paquets per tal que aquesta mercaderia arribi al destinatari en les mateixes condicions en què va sortir del magatzem. Pesada: quan els paquets estan preparats, s han de pesar, ja que és important tant per al maneig de la mercaderia com per al transport corresponent. També és convenient determinar el volum de cada paquet. Ubicació directa Quan entre el client i el proveïdor hi ha tanta confiança que no és necessari comprovar la recepció, el producte passa a ubicar-se directament a la zona d estoc. Això s anomena ubicació directa o direct putaway. Sistema de codificació espanyol La codificació més usada a Espanya és la del codi EAN13, elaborat per l Associació Internacional de Numeració d Articles (European Article Number), que està constituït per 13 dígits i té una estructura dividida en quatre parts: els dos primers dígits des de l esquerra són el prefix que assigna EAN a AECOC (el mateix per a totes les empreses espanyoles). Els cinc dígits següents són l identificador de l empresa (l assigna AECOC). Els cinc següents són assignats per la pròpia empresa al producte. I l últim és un dígit de control que es calcula amb una fórmula matemàtica.

79 Unitat 4 - El magatzem 79 Etiquetatge: els paquets no poden sortir de la zona de preparació del magatzem sense identificar, per la qual cosa cal etiquetar-los. La funció de l etiquetatge és doble: d una banda, aporta informació sobre el destinatari de cada un dels paquets que es carreguen al palet per portar-los al mitjà de transport i, de l altra, identifica el producte i afegeix totes les consideracions necessàries per al seu transport (fragilitat, toxicitat, pes, volum, etc.). L etiquetatge es duu a terme amb màquines específiques que, en alguns casos, són les pròpies bàscules de pesada. Expedició de la mercaderia Finalment, es procedeix a l expedició de la mercaderia. A través de l albarà de sortida, el client donarà la seva conformitat i, de la mateixa forma que es fa en el procés de recepció, abans de realitzar l enviament es revisa i contrasta la mercaderia amb aquest albarà, tant en quantitat com en qualitat, per evitar reclamacions del client. Això es plasma en un registre de sortida (figura 2), on queda reflectida la mercaderia sortint i la rebutjada (en cas que n hi hagués). 1 Data d emissió del document. 2 Núm. d albarà. 3 Codi de client. 4 Núm. de paquets que formen l enviament. 5 Identificació del transportista. 6 Data en què la comanda s ha de lliurar al client. 7 Qualsevol altra circumstància que calgui ressenyar. Registre de sortida Data Núm. albarà de sortida Client Mercaderia Transportista Data de lliurament Observacions Registre de sortida. Embarcament L última fase del procés de sortida de mercaderies és la sortida física de la mercaderia del magatzem i la seva càrrega en el mitjà de transport elegit a l efecte. 4 >> Fitxes de magatzem. Valoració d existències Les fitxes de magatzem són l eina que usen les empreses per conèixer el moviment d entrades i sortides d existències, amb l especificació del seu valor i la data en què es produeix. Es portarà una fitxa per cada producte o material que hi hagi al magatzem (figura 3). 1 Núm. d unitats màx. al magatzem. 2 Núm. d unitats mín. al magatzem. 3 FIFO o PMP. 4 Document que especifica l entrada o sortida i el proveïdor o client. 5 Quantitat d entrada al magatzem des de fàbrica o proveïdor, al cost de producció o adquisició i import total. 6 Quantitat de sortida a magatzem des de fàbrica o cap a client, el mètode de valoració elegit i import total. 7 Quantitat en magatzem valorada segons mètode elegit i valor total. Producte Família Codi Data Procedència o destinació 4 Estoc màx. 1 FITXA DE MAGATZEM Estoc seg. 2 Mètode de valoració 3 Entrades 5 Sortides 6 Existències 7 Quantitat Preu Import Quantitat Preu Import Quantitat Preu Valor 3 Fitxa de magatzem.

80 80 La valoració de les entrades d existències es contempla a la norma de valoració 13a del PGC. S hi estableix que les entrades es faran al preu d adquisició o al cost de producció. A vegades, la valoració de la sortida d existències es pot fer d una manera individualitzada perquè el cost dels béns sigui perfectament identificable. Per exemple, si una empresa es dedica a la criança de cavalls de curses, és fàcilment identificable el cost de cada animal. Per tant, la seva valoració no té cap dificultat. Però no sempre ocorre això. Per exemple, en una fàbrica de mobles d oficina, en què els mobles un cop acabats van al magatzem, pot ser que hi hagi entrades dels mateixos mobles amb costos diferents, ja que el preu de la fusta, de la mà d obra i d altres aprovisionaments poden haver experimentat variacions al llarg del temps que hauran incidit en el càlcul del cost dels mobles. Per a aquest cas, el PGC contempla dos mètodes de valoració: Mètode FIFO (First in First out). Primera entrada, primera sortida: amb aquest mètode, les existències més antigues són les que surten primer del magatzem. Per exemple: Valoració de les existències segons el FIFO: 02/01/XX Existències 100 unitats a 50 04/02/XX Compres 100 unitats a 70 08/03/XX Vendes 150 unitats: 100 unitats a unitats a 70 Mètode preu mitjà ponderat: consisteix en calcular el valor mitjà de les existències inicials i de les entrades ponderades segons les seves quantitats. Aquest preu mitjà s aplica a les següents sortides que es realitzin, mentre no calgui calcular un nou preu mitjà (quan es produeixi una nova entrada). (Existències inicials Valor) + (Unitats comprades o produïdes Cost de producció) PMP = Existències inicials + Unitats comprades o produïdes Per exemple: Valoració d existències segons el PMP: 02/01/XX Existències 100 unitats a 50 04/02/XX Compres 100 unitats a 70 08/03/XX Vendes 150 unitats a 60 (100 50) + (100 70) PMP = = Codificació del magatzem i els productes Existeixen dues tasques prèvies per localitzar un producte dins del magatzem: Codificar el magatzem: tota instal lació, zona, àrea i ubicació ha de posseir una codificació única que la diferencia de la resta. Codificar els productes o materials: cada mercaderia que entri al magatzem ha de ser degudament identificada i única. Al seu torn, ha d estar relacionada de forma directa amb la identificació de la ubicació on es troba. Valoració al tancament de l exercici Si l empresa té mercaderies o matèries primeres, hauran d estar valorades al preu d adquisició; si el magatzem és de productes acabats, es valoraran al cost de producció. Devolucions i minves En el cas d una devolució de vendes, només s anotarà si les existències retornades són aptes per a una nova venda i el seu valor serà el mateix que al que se li va donar sortida. En el cas d una devolució de compres, s anotarà com a sortida al mateix preu al qual es va valorar com a entrada. En el cas de minves, deterioraments, robatoris, etc., es valorarà com a sortida al preu de cost de l entrada corresponent. Si no és possible saber de quina entrada es tracta, es valorarà segons el mètode que s estigui usant: FIFO o PMP.

81 Unitat 4 - El magatzem 81 2 Casos pràctics Valoració d existències MENALLUM, SL el 01/01/XX té al magatzem draps de cuina TC34 valorats a 200 per unitat. El 01/02/XX compra al seu proveïdor X, S/fra. núm. 5, 500 unitats de TC34. El 02/03/XX ven al client Z, N/fra. núm. 28, unitats. El 04/04/XX compra al seu proveïdor X 200 unitats a un preu de 200, S/fra. núm. 18. El 06/04/XX es retornen 100 unitats corresponents a la fra. núm. 18 del dia 4. El 08/05/XX, el client Z ens retorna 50 unitats perquè les hi vam enviar de més en la comanda. Aquestes unitats es troben en perfecte estat i tornen a entrar al magatzem. Emplena les fitxes de magatzem segons els dos mètodes de valoració que coneixes. Solució Producte Draps de cuina Estoc màx ut. FITXA DE MAGATZEM Família Tèxtil o cuina Estoc seg. 200 ut. Codi TC34 Criteri valoració FIFO Entrades Sortides Existències Data Procedència o destinació Quantitat Preu Import Quantitat Preu Import Quantitat Preu Valor 01/01/XX Existències inicials /02/XX S/fra. núm. 5 proveïdor X /03/XX N/fra. núm. 28 client Z /04/XX S/fra. núm. 18 proveïdor X /04/XX Devolució fra. núm. 18 proveïdor X /05/XX Devolució venda fra. núm Producte Draps de cuina Estoc màx ut. FITXA DE MAGATZEM Família Tèxtil o cuina Estoc seg. 200 ut. Codi TC34 Criteri valoració PMP Entrades Sortides Existències Data Procedència o destinació Quantitat Preu Import Quantitat Preu Import Quantitat Preu Valor 01/01/XX Existències inicials , /02/XX S/fra. núm. 5 proveïdor X , /03/XX N/fra. núm. 28 client Z , , /04/XX S/fra. núm. 18 proveïdor X , /04/XX Devolució fra. núm. 18 proveïdor X , , /05/XX Devolució venda fra. núm , , ( ) + ( ) PMP 01/02/XX = = 166, ( ,66) + ( ) PMP 04/04/XX = = 177, En ser una devolució de compres, cal fer un nou PMP, però en aquest cas cal restar la quantitat que es retorna pel preu d aquestes compres a la quantitat que existeix al magatzem per l anterior PMP. ( ,77) ( ) PMP 06/04/XX = = 173, ( ,32) + (50 166,66) PMP 09/05/XX = =

82 82 5 >> Indicadors de qualitat en la gestió del magatzem La missió de la Norma ISO 9001, respecte del procés d emmagatzematge de mercaderies, és assegurar que els materials siguin manipulats, emmagatzemats i mantinguts en condicions òptimes pel que fa a estat i identificació. A la taula següent es mostren alguns dels indicadors de gestió logística adequats per mesurar la qualitat en la gestió d emmagatzematge. Lean i Six Sigma És una eina per a l administració de la qualitat en tota la cadena logística. Consisteix en millores de la qualitat i velocitat del servei de manipulació i emmagatzematge. Indicadors de qualitat en la gestió de l emmagatzematge Denominació Valoració Càlcul Cost d unitat emmagatzemada Controla el cost unitari de les mercaderies que hi ha al magatzem. Com menor sigui el valor, més eficient serà la gestió del magatzem. C. ut. emmagatzemada = Cost total del magatzem Estoc mitjà Cost d unitat despatxada Cost de superfície Controla el cost unitari de la mercaderia que surt del magatzem. Com menor sigui el valor, més eficient serà la gestió del magatzem. Controla el cost del metre quadrat del magatzem en referència al cost total de l emmagatzematge. Com menor sigui el valor, més eficient serà la gestió del magatzem. C. ut. despatxada = Cost total operacions de sortida Núm. ut. expedides Cost total del magatzem C. de superfície = m superfície 3 Casos pràctics Càlcul d indicadors de qualitat en la gestió de magatzem Una empresa dedicada a la venda de roba de bany que té unes instal lacions de 900 m 2, de les quals el 50% està destinat a emmagatzematge, presenta les següents dades referents al mes de maig sobre el seu producte Trikini Soleil: Cost total del magatzem: ; estoc mitjà emmagatzemat: ut.; unitats venudes: 8.200; vendes al mes: 75 sortides a un cost mitjà de 40. Els estàndards adequats establerts segons el pla de qualitat són: C. unitat emmagatzemada; 0,11 ; C. unitat despatxada: 0,20 ; C. de superfície: 2,50%. Amb aquestes dades, calcula els indicadors de qualitat d emmagatzematge per a aquesta situació, determina el nivell de qualitat en aquest magatzem i indica en què cal millorar la gestió de l emmagatzematge. Solució Cost total del magatzem C. unitat emmagatzemada = = = 0,10 /ut. Estoc mitjà ut. Cost total operacions de sortida 75 sortides C. unitat despatxada = = = = 0,36 /ut. Núm. unitats expedides Cost total del magatzem C. de superficie = 100 = 100 = 3,33% 2 2 m superficie 450 m Núm. total de sortides realitzades a temps 73 Despatxos a temps = 100 = 100 = 97,33% Núm. total de sortides 75 Cal millorar dos punts clau: el cost per unitat despatxada i el cost per superfície. Per millorar aquest últim, caldria reduir el cost total del magatzem.

83 Activitats proposades 83 1 >> Emmagatzematge d estoc 1 La gestió de l estoc i la gestió de l emmagatzematge són parts d un mateix element. Indica el procés del qual formen part, enumerant les similituds i diferències que existeixen entre les dues gestions esmentades. 2 Descriu els objectius principals que es plantegen les empreses en el procés d emmagatzematge d estocs i les funcions que s han de realitzar per assolir-los. 2 >> Magatzem 3 Indica a quin magatzem es refereixen les següents afirmacions en funció del sistema logístic de l empresa: a) En aquest magatzem, es desagrupa la mercaderia i se seleccionen els productes per comandes de clients de la mateixa zona geogràfica. b) Físicament, és el més gran dels tres, ja que s hi centralitza una gran quantitat de mercaderia, els productes i les comandes, tant dels proveïdors com dels clients. c) La finalitat de l existència d aquest tipus de magatzem és estalviar costos en distribució, aprovisionament i emmagatzematge. d) Se sol dir que, en aquest tipus de magatzems, es consolida o agrupa la mercaderia. 4 Podries indicar de quin tipus de magatzems es tracta si es tenen en compte les següents ubicacions? a) Situats prop del centre de producció. b) Situats prop del centre de producció; solen ser magatzems descoberts. c) Situats als tallers de reparació. d) Situats a les oficines. e) Situats a les pròpies plantes de producció. f) Situat a l entorn del centre de producció. També es denominen magatzems de planta. g) Situats prop de la fàbrica o el centre de producció. 5 Uns joves empresaris busquen ubicació per a un magatzem de tràfic que necessiten per millorar el seu sistema de distribució a l empresa. Aquests són els requisits més importants, i la seva ponderació, a l hora de decidir-se per una ubicació o una altra: Proximitat a la demanda (0,40 punts). Preu del sòl (0,30 punts). Accés al transport (0,20 punts). Disponibilitat de mà d obra (0,10 punts). Les tres possibles ubicacions són les següents: a) Badalona: el preu del sòl és molt car, però estaria a prop dels clients; l accés al transport és molt bo i la disponibilitat de mà d obra és àmplia, encara que els sous són una mica més elevats que en altres ubicacions. b) Sabadell: el preu del sòl és car, encara que no tan car com el de Badalona; disposa de bon accés als transports i se situa mitjanament a prop de la demanda. La disponibilitat de mà d obra és elevada i els sous són més competitius que en la resta. c) Terrassa: el preu és el menys car dels tres; l accés als transports és bo i està mitjanament a prop de la demanda; també disposa de mà d obra a baixos preus. En funció d aquestes dades, quina ubicació elegiries? 3 >> Procés de gestió d emmagatzematge d estoc 6 Realitza un esquema amb les etapes del procés de gestió de l emmagatzematge d estocs amb les principals tasques que es realitzen en cada etapa.

84 Activitats proposades 7 L empresa Almacasisa rep el dia 30 la mercaderia referenciada a la comanda núm. 235 realitzada a l empresa Sabateries del Nord el dia 21. Les condicions de la comanda són les següents: Número de comanda: 214. Producte: botes de treball negres BTH-234. Quantitat: 150 parells. Preu unitari: 33. Cada parell de botes està embalat en una caixa i cada paquet està format per 25 caixes. A la recepció de la mercaderia se li afegeixen les dades següents: Número d entrada de la mercaderia: 310. Ubicació de la mercaderia: magatzem 01, passadís 07, prestatgeria B-10. Descriu el procés de recepció de la mercaderia i confecciona el registre d entrada de mercaderies. 4 >> Fitxes de magatzem. Valoració d existències 8 MANTEROLA, SL és una distribuïdora de mantes i cobrellits, situada a Girona. Aquests són els moviments del seu magatzem del producte MantaCotóMar02, durant el primer trimestre de l any 20XX: 1. 01/01/XX: existències inicials de 100 mantes, valorades a /02/XX: compra de 400 mantes a 66. Proveïdor: MENANORD, SA, S/fra. núm /02/XX: compra de 500 mantes a 62. Proveïdor: PIRILLAR, SA, S/fra. núm /02/XX: venda de 700 mantes al client HOTELS-ESTRELLES, SA, N/fra. núm. 12. Preu de venda: 102 /ut /02/XX: retorna 10 mantes de les comprades el dia 15 per estar defectuoses /03/XX: compra 100 mantes a MENANORD, SA, S/fra. núm. 49 a 65 /ut /03/XX: ven 150 mantes a CLÍNICA VIA NORD, SL, N/fra. núm. 23. Preu de venda: 99 /ut /03/XX: CLÍNICA VIA NORD, SL retorna 20 mantes que compra el dia 10 per no haver estat sol licitades /03/XX: després de realitzar recompte per fer inventari, es comprova que quatre mantes es troben en mal estat, presenten un color grisós i fan olor d humitat. Caldria realitzar les següents valoracions d existències: a) Valoració amb el mètode FIFO. b) Valoració amb el mètode PMP. 5 >> Indicadors de qualitat en la gestió del magatzem 9 Una empresa dedicada a la venda de roba esportiva té un magatzem de m 2, el 70% dels quals són zona útil d emmagatzematge. Les dades respecte de l emmagatzematge durant el mes passat van ser les següents: Cost total del magatzem: Estoc mitjà de productes: ut. Durant el mes es van realitzar 75 sortides, amb un cost mitjà per sortida de 50. El número d unitats venudes va ascendir a El número d unitats comprades va ser de Els estàndards adequats establerts al pla de qualitat són: Cost per unitat emmagatzemada: 0,11. Cost per unitat despatxada: 0,20. Cost de superfície: 2,50%. Amb aquestes dades, realitza les tasques següents: a) Calcula els indicadors de qualitat d emmagatzematge per a aquesta situació. b) Determina el nivell de qualitat en aquest magatzem, indicant els aspectes en què cal millorar la gestió de l emmagatzematge.

85 Activitats finals 85 1 La societat TOMATA, SL realitza les següents operacions durant el mes d abril: 1. 04/04/XX. Existències inicials kg de tomàquets a 1,50 /kg /04/XX. Compra de kg de tomàquets a 1,70 /kg. Fra. núm. 28, TOMATOR, SA /04/XX. Venda de kg de tomàquets. Fra. núm. 136, FRUITERIA BASA, SL /04/XX: Devolució de 400 kg corresponents a la fra. núm. 38, TOMATOR, SA /04/XX. Venda de kg de tomàquets. Fra. núm. 146, VERDUVERDA, SA /04/XX. Compra de kg de tomàquets a 1,65 /kg. Fra. núm. 48, TOMATOR, SA /04/XX. Compra de kg de tomàquets a 1,50 /kg. Fra. núm. 56, TOMATOR, SA /04/XX. Venda de kg de tomàquets. Fra. núm. 151, Andreu Llop. Realitza la fitxa de magatzem pel mètode de valoració FIFO. 2 L empresa SOL&SPORT, SL, dedicada a la compravenda d accessoris esportius, presenta la següent informació sobre el seu article Bicicleta de muntanya ST36, el proveïdor de la qual és BIKESPAIN, SA. Estoc màxim: 60 bicicletes. Estoc de seguretat: 8 bicicletes. Data Compravenda Quantitat Preu 01/04/XX Existències inicials /04/XX Compra factura núm /04/XX Venda factura núm. 53, Màrius Pons /04/XX Venda factura núm. 55, ESPORTS MARC, SL /04/XX Compra factura núm /04/XX Compra factura núm /04/XX Venda factura núm. 58, ESPESPORTS, SL /04/XX Venda factura núm /04/XX Devolució factura núm. 5, ESPORTS MARC, SL /04/XX Venda factura núm. 68, Francesc Pomés /04/XX Robatori 2 28/04/XX Compra factura núm Realitza la fitxa de magatzem corresponent pels mètodes FIFO i PMP. 3 El magatzem d una empresa distribuïdora de calçat té m 2. Se ns dona la següent informació sobre la seva gestió d emmagatzematge durant el passat mes. Cost total del magatzem: Estoc mitjà emmagatzemat: ut. Unitats venudes: Vendes al mes: 175 sortides a un cost mitjà de 40. Els estàndards adequats establerts segons el pla de qualitat de l empresa són: Cost d unitat emmagatzemada: 0,15. Cost d unitat despatxada: 0,20. Cost de superfície: 1,50%. A partir d aquesta informació, respon les preguntes següents: a) Calcula els indicadors de qualitat d emmagatzematge per a aquesta situació. b) Determina el nivell de qualitat en aquest magatzem i indica els aspectes en què cal millorar la gestió de l emmagatzematge.

86 Casos finals Gestió d emmagatzematge, valoració d existències i política de qualitat L empresa MEL, SL rep el dia 26 la mercaderia referenciada en la comanda núm. 156, realitzada a l empresa FABRICOSAS el dia 15. Aquesta comanda consta de 300 unitats del producte Caixes de cartró, amb referència CC2345, a un preu unitari de 2,50. El número d entrada de mercaderia, que ve embalada en paquets de 100 unitats cada un, és el 245. El número d unitats màximes que pot haver-hi al magatzem de CC2345 és de 500 i, com a estoc de seguretat, 50. FABRICOSAS és el proveïdor habitual d aquest producte. El preu d aquest article oscil la entre 2,20 i 2,50. Abans del dia 22 es van realitzar al magatzem els següents moviments d entrada i sortida: Data Compra/Venda Quantitat (ut.) Preu ( ) 01/04/XX Existències inicials 50 2,20 06/04/XX Compra 200 2,10 10/04/XX Venda 300 3,10 14/04/XX Venda 100 3,10 18/04/XX Compra 200 2,20 20/04/XX Compra 300 2,30 21/04/XX Venda 200 3,10 El mateix dia 26, MEL rep del seu client VEDERONA la comanda núm. 347, que consta de 100 unitats de producte CC2345. La comanda s accepta i se serveix el dia 29. L albarà de l entrega té el núm. 451 i el producte s embala en paquets de 20 unitats. El transportista que ha de recollir l enviament és TRANSPORTS LLUC, SL. Les instal lacions de MEL són de m 2, el 75% dels quals estan destinats a magatzem. El cost total de magatzem d aquest mes ha estat de 700, i l estoc mitjà d unitats emmagatzemades ha estat de 200. Es demana: a) Indica els passos que realitzarà MEL en el seu magatzem per a la recepció de la comanda núm Inclou el registre d entrada de mercaderies. b) Valora les existències seguint el mètode PMP. c) Indica els passos que realitzarà MEL al seu magatzem a la sortida de la comanda núm d) Calcula el cost per unitat emmagatzemada. e) Calcula, en funció de les sortides realitzades durant aquest mes, inclosa la del dia 29, amb un cost mitjà de sortida de 19, el cost per unitat despatxada. f) De totes les sortides, només dues no es van realitzar en la data pactada. Calcula els despatxos a temps. g) Calcula el cost de superfície del magatzem de MEL. h) Determina el nivell de qualitat d aquest magatzem; saps que els estàndards òptims segons la política de qualitat de MEL són: c. unitat emmagatzemada: 0,10 c. unitat despatxada: 0,18 ; c. de superfície: 3%; despatxos a temps: 95%.

87 Autoavaluació La funció clau que proveeix elements físics i funcionals capaços de generar un valor afegit al producte és: a) Gestió de compres. b) Gestió d aprovisionament. c) Gestió d emmagatzematge. d) Gestió de qualitat. 2. Disposar de les instal lacions adequades a partir del producte que s ha d emmagatzemar és: a) Un objectiu de l emmagatzematge. b) Una funció de l emmagatzematge. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 3. Els costos de transport, del sòl i els costos a efectes legals i ambientals són criteris que cal tenir en compte respecte: a) Del disseny del magatzem. b) De la ubicació del magatzem. c) De la distribució de l espai del magatzem. d) De la zonificació del magatzem. 4. Palets i accessoris, contenidors i prestatgeries són: a) Elements d un sistema d emmagatzematge dinàmic. b) Elements d un sistema d emmagatzematge estàtic. c) Elements d un sistema d emmagatzematge intel ligent. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 8. Els paquets no poden sortir de la zona de preparació del magatzem sense identificar i, per això, és fonamental: a) Embalar-los. b) Pesar-los. c) Etiquetar-los. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 9. El document que usen les empreses per conèixer el moviment d entrades i sortides d existències, i que especifica el valor d aquestes i la data en què el moviment es produeix, és: a) El registre d entrades al magatzem. b) Les fitxes de magatzem. c) El registre d albarans. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 10. L entrada de mercaderies al magatzem es valora segons el: a) Cost de fabricació. b) Mètode FIFO. c) Preu d adquisició. d) Mètode PMP. 11. Què és el cost per unitat emmagatzemada? a) Una ràtio de rendibilitat. b) Un indicador de qualitat. c) Una fórmula per calcular els costos indirectes. d) Una fórmula per calcular els costos directes. 5. L elecció dels sistemes d emmagatzematge depèn de: a) La velocitat d atenció requerida. b) Els nivells d estocs. c) El tipus d embalatge. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 6. Què és una previsió d entrades? a) Un llistat amb les mercaderies que s han de rebre. b) Un llistat amb les mercaderies que s han rebut. c) Un llistat amb les mercaderies que s han de lliurar. d) Un llistat amb les mercaderies que s han lliurat. 7. L albarà d entrada es contrasta amb: a) La mercaderia rebuda, per veure que el que hi ha és el que realment porta. b) La comanda realitzada per l empresa, per veure que el que porta és el que es va sol licitar. c) Les respostes a) i b) no són correctes. d) Les respostes a) i b) són correctes.

88 U nitat 5 Selecció i negociació amb proveïdors Per al projecte final Redactaràs un correu electrònic de sol licitud d ofertes. Seleccionaràs el millor proveïdor. Elaboraràs un barem de diverses ofertes. Realitzaràs un sistema de mesura de qualitat amb indicadors de qualitat en avaluació a proveïdors. En aquesta unitat aprendràs a... Delimitar el concepte i els tipus de proveïdors. Confeccionar llistes de proveïdors i definir els criteris essencials per a la seva selecció. Comparar ofertes de diversos proveïdors. Determinar els criteris bàsics per a la relació eficient amb els proveïdors. Desenvolupar un procés de negociació comercial enfocat a l aprovisionament. Definir els indicadors de qualitat amb proveïdors.

89 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors 89 Esquema inicial Concepte Proveïdors Proveïdor com a aliat estratègic Tipus de proveïdors Anàlisi de les necessitats Requisits mínims Localització Recerca i anàlisi d informació SELECCIÓ I NEGOCIACIÓ AMB PROVEÏDORS Procés de selecció de proveïdors Llistat de proveïdors Criteris de selecció Contacte amb proveïdors Selecció Valoració d ofertes Elecció del proveïdor Avaluació del proveïdor 1. Preparació Negociació amb proveïdors Fases 2. Inici 3. Desenvolupament 4. Tancament Qualitat

90 90 1 >> Proveïdors Dins de les funcions logístiques de l empresa, a l àrea d aprovisionament es troba una de les tasques més importants i de major responsabilitat de la gestió logística: la recerca i selecció dels proveïdors més apropiats i el desenvolupament amb ells d una relació òptima. 1.1 > Concepte de proveïdor El proveïdor és la persona o empresa que garanteix i efectua el subministrament de béns, serveis o recursos a altres empreses sota les condicions legals de la contractació mercantil. Contractació mercantil Les operacions que es realitzen entre els proveïdors i els seus clients estan regulades pel dret mercantil, de forma que és necessari tenir en compte les condicions de la contractació mercantil. A la figura 1, es pot veure com en una cadena de subministraments l activitat dels proveïdors s emmarca dins dels mercats industrials o organitzacionals. Empresa proveïdor Béns Serveis Recursos Empresa client Béns Serveis Consumidors i usuaris INTERMEDIARIS MERCAT INDUSTRIAL o B2B MERCAT DE CONSUM o B2C 1 Cadena de subministraments. 1.2 > Els proveïdors com a aliats estratègics La tendència actual és considerar els proveïdors com a aliats estratègics per al desenvolupament de l activitat de l empresa, que permetin establir relacions duradores i de confiança, basades en: La col laboració: incrementa la capacitat de les dues parts per crear riquesa. Una bona coordinació amb els proveïdors redunda en la millora de la producció, fet que propicia un augment del nivell de servei al client. L estabilitat: garanteix nivells mínims d aprovisionament per a les empreses i nivells mínims de negoci per als proveïdors. La flexibilitat: facilita la ràpida adaptació a les necessitats i expectatives dels consumidors. La relació entre empreses i proveïdors s ha d ajustar ràpidament a les necessitats del mercat si volen mantenir o augmentar el seu nivell de negoci. La transparència: els dos agents econòmics tenen la responsabilitat de subministrar a l altre informació clara i adequada, de forma que el proveïdor sàpiga amb tota precisió què ha de subministrar i que el client conegui en la seva totalitat les característiques de la mercaderia que rep. Aliança estratègica Les aliances estratègiques ocorren quan dues o més organitzacions, en aquest cas empresa client i empresa proveïdora, s uneixen per aconseguir beneficis mutus. Cada un dels socis espera que els resultats obtinguts amb l aliança siguin millors que els resultats assolits per si mateixos. Per tal que aquesta relació tingui èxit, és necessari que les empreses seleccionin adequadament els seus proveïdors, els avaluïn i hi negociïn les condicions més avantatjoses per a les dues empreses.

91 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors > Tipus de proveïdors A la taula següent es poden apreciar diferents tipus de proveïdors: Tipus de proveïdors Segons el tipus de necessitat que cobreixen Segons la posició respecte de l empresa Segons el grau de vinculació amb la producció Segons el sistema de gestió de qualitat de l empresa Proveïdors de béns: cobreixen les necessitats d aprovisionament de matèries primeres, eines, mobiliari o equips. Proveïdors de serveis: cobreixen les necessitats de contractació dels serveis externs que necessita l empresa per al seu funcionament. Proveïdors de recursos financers: entitats financeres que faciliten l accés de l empresa als recursos econòmics externs. Proveïdors interns: departaments de l empresa que gestionen l estoc i el faciliten a altres departaments per al seu funcionament; per exemple, el magatzem. Proveïdors externs: empreses que faciliten l aprovisionament de tot el necessari per tal que es pugui dur a terme l activitat en condicions òptimes. Artesans: persones que realitzen tasques d artesania produint béns diferenciats i de gran qualitat. Solen tenir una capacitat de producció molt limitada. Fabricants: empreses que fabriquen, amb procediments industrials, béns de tot tipus. En la majoria dels casos, excepte en mercats molt concrets, els fabricants solen ser proveïdors dels distribuïdors. Distribuïdors: empreses que compren productes als fabricants i els venen a altres empreses, els majoristes. Importadors: empreses majoristes que adquireixen productes de fabricants de països diferents al dels clients que els compren aquests mateixos productes. Proveïdors de grau I: empreses amb certificacions de qualitat que compleixen tots els requisits que planteja una empresa i que poden subministrar els seus béns o serveis sense cap restricció. Proveïdors de grau II: empreses de confiança amb un alt grau de capacitat per al subministrament de béns i serveis, i que estan en situació d obtenir certificacions de qualitat a curt termini. Proveïdors de grau III: empreses amb una capacitat limitada de prestar serveis eficients i que podrien obtenir certificacions de qualitat a mitjà o llarg termini. Proveïdors de grau IV: empreses de capacitat dubtosa en la prestació de serveis o en l aprovisionament de béns. Només s acut a aquest tipus de proveïdors quan no hi ha cap altra solució per a l aprovisionament. 1 Casos pràctics Tipus de proveïdors Indica a quin tipus pertanyen els següents proveïdors d una determinada empresa: a) Proveïdor que realitza un contracte de subministrament de gas amb una empresa distribuïdora que és líder a la zona i que té la certificació de qualitat ISO b) Proveïdor que compra matèries primeres procedents de Xile a un majorista de Saragossa que té la intenció de sol licitar la certificació de qualitat. Solució a) Proveïdor de serveis, extern, distribuïdor i de grau I. b) Proveïdor de béns, extern, importador i de grau III.

92 92 2 >> Procés de selecció de proveïdors Quan una empresa necessita buscar i seleccionar nous proveïdors per situacions de compres noves, o perquè desitja buscar altres subministradors per diferents raons, duu a terme un procés de recerca i selecció de proveïdors. Aquest procés comença amb la localització de proveïdors. 2.1 > Localització de proveïdors La localització de proveïdors és el procés que es desenvolupa per identificar i situar les empreses que poden satisfer les necessitats d aprovisionament de forma eficient. Portafolis de proveïdors Es tracta d una cartera de proveïdors potencials de l empresa; és a dir, dades dels possibles proveïdors que en un futur poden subministrar productes, materials o serveis a l empresa. En definitiva, es tracta de crear un portafolis de proveïdors potencials. El procés de localització consta de les fases següents (figura 2): 1. Anàlisi de les necessitats d aprovisionament: com ja hem vist a la unitat de Gestió de compres, el primer pas del procés de compres suposa conèixer les especificacions tècniques dels productes que cal comprar per buscar els proveïdors més capacitats per complir-les. 2. Establiment de requisits mínims dels proveïdors, que s estableixen per la majoria de les empreses: Requisits legals: empreses que estiguin al dia amb les seves obligacions fiscals i Seguretat Social. Requisits laborals: empreses que duguin a terme pràctiques laborals justes i respectuoses amb els drets humans, complint amb les lleis laborals del seu país i les recomanacions de l Organització Internacional del Treball. Requisits de qualitat: moltes empreses obtenen certificacions de qualitat per poder ser proveïdores d altres empreses. Requisits de salut i seguretat: empreses que implementin les mesures pertinents per complir les normes de salut i seguretat laboral vigents. Requisits de protecció mediambiental: empreses que compleixin la normativa vigent sobre tractament de residus i contaminació. Requisits específics en funció dels productes que comercialitzen: en productes agroalimentaris, químics o d altres materials perillosos. 3. Recerca i anàlisi de la informació interna: es tracta d acudir a l anàlisi dels arxius i les bases de dades de l empresa per aconseguir informació sobre els proveïdors amb què ja s han realitzat operacions comercials anteriorment. 1. Anàlisi de les necessitats d aprovisionament 2. Establiment de requisits mínims dels proveïdors 3. Recerca i anàlisi d informació interna 4. Recerca i anàlisi d informació externa 5. Llistat de proveïdors 2 Procés de localització de proveïdors. 4. Recerca i anàlisi de la informació externa: quan la informació interna no és suficient, cal buscar informació externa, que pot ser: Off line: a través de Cambres de Comerç i Indústria, publicacions especialitzades, associacions empresarials i professionals, guies professionals i telefòniques, organismes públics, empreses especialitzades en anàlisi de mercat, intermediaris comercials i fires i exposicions. On line: a través d Internet (cercadors, fòrums, blogs, xarxes socials, etc.) i e-marketplaces, que són llocs virtuals i globals de negoci que permeten localitzar i establir relacions comercials entre diferents empreses. Intermediaris comercials Són agents de vendes, representants o comercials.

93 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors Llistat de proveïdors: finalitzat el procés de recollida d informació sobre els possibles proveïdors, es plasma la informació en dos llistats successius: Llistat preliminar: s hi recullen tots els proveïdors sobre els quals s ha obtingut informació suficient, tal com s aprecia a la figura 3. Proveïdor Subministrament Adreça Correu electrònic Telèfon Requisits mínims complerts Legals Laborals Qualitat Específics 3 Llistat preliminar de proveïdors. Llistat depurat: llistat final, basat en el preliminar, amb les empreses que compleixen els requisits establerts, tal com es pot veure a la figura 4. Proveïdor Subministrament Adreça Correu electrònic Telèfon Contacte Data d acceptació Observacions 4 Llistat depurat de proveïdors. 2 Casos pràctics Procés de localització de proveïdors El departament de compres de PROVESUD, SL t ha encomanat confeccionar un portafolis de proveïdors del producte Pell sintètica-ecològica. Quins són els passos que cal seguir? Solució 1. Veure les característiques tècniques del producte. Informació proporcionada pel departament tècnic. 2. Preguntar al cap de compres quins requisits mínims s exigeix als proveïdors per poder-hi establir relacions comercials. S indica que són els següents: Compliment de les directrius de la Norma ISO Implementació i certificació d un sistema de gestió mediambiental. Norma ISO Que tinguin un sistema de gestió de salut i seguretat en el treball. I, evidentment, que estiguin al corrent de les seves obligacions fiscals i de Seguretat Social. 3. Comprovar si és la primera vegada que aquest producte s utilitzarà a l empresa o si ja s ha adquirit en altres ocasions. Si ja s ha comprat anteriorment, cal buscar en el programa de gestió de l empresa, els fitxers de proveïdors, l arxiu, etc., dades sobre proveïdors d aquest article. Si aquest article és una compra nova, cal buscar informació externa, a Internet i publicacions especialitzades que les empreses fabricants del producte en qüestió envien al domicili de l empresa. 4. Realitzar un llistat preliminar amb totes les dades recopilades dels diferents proveïdors. 5. Filtrar les dades dels proveïdors que compleixin els requisits mínims exigits i elaborar el llistat depurat amb els possibles proveïdors d aquest article.

94 > Selecció de proveïdors Abans de començar el procés de selecció de proveïdors, és necessari valorar la importància del producte o material per a l organització. Per exemple, en una rostisseria, no es pot atorgar la mateixa rellevància estratègica a la carn que als tovallons o els mantells, de forma que la selecció i la negociació amb els proveïdors depenen del producte o l entrada. Entrada o input És tot el material utilitzat en la fabricació d un producte. A les empreses que segueixen models d aprovisionament eficient, la selecció de proveïdors es duu a terme per un comitè de compres format per persones pertanyents al departament de compres, al departament al qual va destinat l aprovisionament i al departament administratiu/financer, de forma que es minimitzin els riscos que tenen les decisions de gestió empresarial preses de forma individual. A partir dels llistats depurats, es realitza el procés de selecció dels proveïdors adequats per complir amb les operacions d aprovisionament necessàries. Les fases del procés de selecció del proveïdor són les que s expliquen a continuació (figura 5): 1. Criteris de selecció: a la unitat Gestió de compres, estan recollits en una taula els principals criteris de selecció, tant econòmics com tècnics, del servei postvenda i de la imatge de l empresa proveïdora. L empresa considerarà els més importants en funció de les seves necessitats. Criteris de selecció de proveïdors segons el mètode Lehman i O Shaughnessy Exemples 1 Un dels mètodes més utilitzats per a la selecció de proveïdors, dins dels que utilitzen una mitjana ponderada de valoració, és el mètode Lehman i O Shaughnessy, que es basa en 17 criteris: 1 Reputació general del proveïdor. 2. Condicions financeres. 3. Servei tècnic ofert. 4. Preu. 5. Servei postvenda. 6. Especificacions tècniques. 7. Temps de formació requerit. 8. Formació oferta pel subministrador. 9. Flexibilitat del subministrador per adaptar-se a les necessitats de l empresa. 10. Experiència amb el subministrador en situacions anàlogues. 11. Confiança amb el venedor. 12. Comoditat en el subministrament de la comanda. 13. Dades sobre l adequació de la comanda. 14. Facilitat d ús. 15. Preferències de l usuari principal del producte. 16. Confiança en la data de lliurament pactada. 17. Facilitat de manteniment. 3 Casos pràctics Criteris de selecció Segons el mètode Lehman i O Shaughnessy, quins són els criteris de selecció més importants per a una empresa que busca qualitat per damunt de tot, mantenir els inventaris al mínim i bona relació amb el proveïdor? Solució Serien: especificacions tècniques, flexibilitat del subministrador per adaptar-se a les necessitats de l empresa, confiança amb el venedor i confiança en la data de lliurament pactada.

95 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors Contacte amb proveïdors i sol licitud d ofertes: es tracta de contactar amb els proveïdors de la llista depurada; és a dir, amb el portafolis de proveïdors de l empresa. Aquesta posada en contacte es pot realitzar per Internet, telèfon, correu convencional o amb una visita personal. En qualsevol cas, es tracta d obtenir una oferta concreta i detallada per realitzar la compra. A la unitat de Gestió de compres, ja hem vist la sol licitud d ofertes i diversos exemples del contingut que ha de tenir aquest tipus de document. 3. Valoració de les ofertes: un cop rebudes les ofertes, cal analitzar-les: es tabulen en un quadre comparatiu i se n procedeix a la valoració i a elegir la més adequada. Existeixen diversos mètodes per valorar les ofertes, en funció dels criteris de selecció. A continuació, en veurem alguns: Atributs i condicions excloents: el proveïdor que no compleixi amb algun dels atributs exigits per al producte o les condicions de compravenda no serà seleccionat. Quantitat d atributs i condicions en valors absoluts: es considera que tots els atributs tenen la mateixa importància, per la qual cosa el proveïdor seleccionat serà el que en reuneixi un major nombre. Es calcula després d atorgar a tots els atributs el mateix valor numèric, de forma que el proveïdor seleccionat és aquell amb una valoració total major després de sumar la valoració parcial de cada un dels atributs valorats. 1. Establiment de criteris de selecció 2. Contacte amb proveïdors i sol licitud d ofertes 3. Valoració de les ofertes 4. Elecció del proveïdor 5. Avaluació dels proveïdors 5 Procés de selecció del proveïdor. Exemples 2 Criteris excloents a l hora de seleccionar un proveïdor L empresa SOLLUNA, SL considera com a criteris excloents, a l hora de seleccionar un proveïdor per a l abastiment del seu producte K28, els que apareixen a la taula. Les ofertes que no incloguin els dos atributs excloents seran descartades. Criteris excloents Atributs excloents Preu inferior a 200 Forma de pagament superior a 60 dies data factura Altres atributs Garantia igual o major de dos anys Termini de lliurament menor de 10 dies Exemples 3 Criteris en valors absoluts a l hora de seleccionar un proveïdor L equip de compres de l empresa VISIABSOLUTA, SL ha confeccionat el següent quadre comparatiu de selecció de proveïdors per a la compra de 100 unitats de producte VA: Proveïdor Preu inferior a 30 Termini de lliurament menor de 5 dies Qualitat del producte Disponibilitat d estoc Proveïdor X X 1 Proveïdor Y X X X 3 Proveïdor Z X X 2 Suma Factor El proveïdor elegit serà el proveïdor Y.

96 96 Ponderació objectiva multicriteri: s assignen un total de punts que es reparteixen entre els atributs del producte i les condicions comercials en funció de la importància que tingui cada un. Serà el departament corresponent el que estableixi el barem o criteri de puntuació, segons el pes específic que aquest atribut representi sobre el total dels considerats. Exemples 4 Ponderació de criteri a l hora de seleccionar un proveïdor D un total de 100 punts, l empresa LOTISGET, SL considera que l atribut de qualitat és el més important, i li assigna 50 punts, al preu 30 i al servei postvenda 20. El pas següent serà calcular la puntuació que, sobre la base del barem, ha obtingut cada una de les ofertes preseleccionades. 4. Elecció del proveïdor: la comparació dels resultats obtinguts en el procés de valoració de proveïdors ens permet determinar el proveïdor seleccionat i procedir a enviar la comanda corresponent. Les dades dels proveïdors no seleccionats es conserven com a informació secundària interna per poder-la utilitzar en posteriors processos de localització i selecció de proveïdors. És convenient enviar una carta o un correu electrònic als proveïdors no seleccionats, agraint-los la informació i indicant-los que se ls tindrà en compte per a futures compres. 5. Avaluació dels proveïdors: per tancar el procés de localització i selecció de proveïdors, cal realitzar una avaluació dels resultats obtinguts en les relacions establertes amb ells. A l epígraf 4 d aquesta unitat, es poden observar els indicadors que s usen per realitzar aquesta avaluació. És convenient realitzar un pla de mesura i control de la gestió amb els proveïdors. Per exemple, es pot avaluar la seva col laboració periòdicament, enviant-los una enquesta de qualitat en el servei, i així es genera un compromís basat en la supervisió de la qualitat per a ambdues parts. També és convenient sol licitar als proveïdors que informin de totes les novetats en els seus serveis. 4 Casos pràctics Procés de selecció de proveïdors Des del departament tècnic, t envien la següent requisició de compres: REQUISICIÓ DE COMPRES Departament: de producció PROVESUD, SL Número: 238/17 Data d utilització: 20/04/XX Data de requisició: 06/03/XX Article Descripció Quantitat PSE-4 Pell sintètica-ecològica. Color verd botella 100 peces de 20 m c/u Especificacions Qualitat: Envasos, embalatges i etiquetatge 4 mm de gruix Període de prova: Necessitats de manteniment: 5 dies No requereix manteniment Altres observacions: Sol licitar mostres abans de comprar Emès per: producció Signat. Rebut per: compres Signat.

97 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors 97 4 Des del departament administratiu/financer, t indiquen que el preu òptim és de i que la forma de pagament idònia és a 60 dies data/factura. Des de producció, t avisen que el termini de lliurament òptim no ha de passar dels 10 dies. Realitza el procés de selecció de proveïdors. Solució En primer lloc, busquem al nostre llistat depurat de proveïdors i hi trobem que tres dels proveïdors compleixen tots els requisits mínims: PELL MÓN, SL, ECOPELL, SA i MATERIDIVER, SL. Enviem als tres, amb còpia oculta, el següent correu electrònic, en què se sol licita informació: Sol licitud d informació C/o: pellmon@telenet.com, ecopell@telenet.com, materidiver@telenet.com Sol licitud d informació Benvolguts senyors, Som una empresa que es dedica a la producció de tapisseries de pell per a automòbils i estem immersos en el disseny d un nou producte: una manta coixí reversible de pell sintètica. Per fabricar-lo, necessitem 100 peces, de 20 metres cada una, de pell sintètica-ecològica de 4 mm de gruix i de color verd botella. Sabem que sou fabricants d aquest material, per la qual cosa us sol licitem informació sobre: Preus i forma de pagament. Termini de lliurament. Imprescindible que ens envieu mostres del material. Esperem poder realitzar operacions de compra amb la vostra empresa. Salutacions cordials, Alícia Miret Cap de compres Cinc dies després de la sol licitud d informació, ja tenim les tres ofertes rebudes. Els encàrrecs del departament tècnic analitzen les mostres, i amb les seves conclusions es realitza un resum de la informació més rellevant en aquesta taula: Atributs PELL MÓN, SL ECOPELL, SA MATERIDIVER, SL Preu unitari Descompte comercial 2% 1,50% 2,50% Embalatges 5 la peça Inclosos Inclosos Transport Inclosos Termini de lliurament A cinc dies de la comanda A quatre dies de la comanda A set dies de la comanda Forma de pagament Al comptat Rebut a 30 dies Rebut a 60 dies Qualitat de la mostra Bona Acceptable Molt bona Per poder comparar les tres ofertes, realitzem un quadre comparatiu com el següent, en què ja s ha tingut en compte la que seria l oferta òptima segons els atributs que l empresa considera més importants.

98 98 4 Atributs Cost unitari Qualitat de la mostra Forma de pagament Termini de lliurament Oferta òptima PELL MÓN, SL ECOPELL, SA MATERDIVER, SL Avaluació òptima Puntuació màxima Oferta A Punts Oferta B Punts Oferta C Punts punts 1.182,75 27, ,50 25, ,50 22,56 Molt bona 30 punts Bona 20 Acceptable 10 Molt bona dies amb lletra 15 punts Comptat 0 30 dies 7,50 60 dies 15 1 dia 25 punts 5 dies 5 4 dies 6,25 7 dies 3,57 Total 100 punts 52,90 49,48 71,13 Ara veurem com s ha calculat la puntuació en cada un dels apartats: a) Càlcul del cost d adquisició: Atributs Oferta A Oferta B Oferta C Preu/peça = = = Descompte 2% sobre = 24 1,50% sobre = 19,50 2,50% sobre = 37,50 Embalatges 5 Transports 175 / 100 = 1, / 100 = 2 Total ,75 = 1.182, , = 1.282, , = 1.462,50 Un cop calculat el cost, es pondera amb una regla de tres inversa, en funció de la puntuació màxima: Si punts 1.182,75 x x = ( ) / 1.182,75 = 27,90 punts per al primer proveïdor, 25,73 per al segon i 22,50 per al tercer b) Per a la puntuació de qualitat de la mostra, es realitza una escala amb rang 10 de la forma següent: Molt bona 30 punts Bona 20 punts Acceptable 10 punts Dolenta 0 punts c) La forma de pagament es pot ponderar gràcies a una regla de tres directa: Si 60 dies 15 punts 0 dies x x = (0 15) / 60 = 0 punts per a l oferta del primer proveïdor, 7,50 punts per al segon i 15 per al tercer. d) Per al càlcul de la puntuació del termini de lliurament, també s usa una regla de tres inversa: Si 1 dies 25 punts 5 dies x x = (1 25) / 5 = 5 punts per al primer proveïdor, 6,25 per al segon i 3,57 per al tercer. En vista d aquests resultats, el proveïdor elegit per realitzar la comanda és MATERIDIVER, SL.

99 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors 99 3 >> Negociació amb els proveïdors Negociar és un procés de resolució d un conflicte entre dues o més parts. El procés de negociació consta d una sèrie de fases, que van des de la posició inicial fins a l acord. Aquestes fases han de seguir un ordre concret i una no pot començar si no ha finalitzat l altra. 3.1 > Fases de la negociació En una organització es realitzen negociacions amb treballadors, clients, proveïdors, distribuïdors, la pròpia administració, etc. En aquest cas, cal ocupar-se de la negociació amb els proveïdors, que es desenvolupa en les fases següents (figura 6): 1. Preparació de la negociació: aquesta fase és fonamental i cal treballar-hi a partir dels punts següents: Recopilar informació sobre el proveïdor: conèixer-ne la capacitat de producció, les necessitats de venda, la forma de venda i la solvència financera, entre altres dades. Establirel s objectius que es vol assolir amb la negociació. Fixar els punts clau que es negociaran i els arguments per defensar la posició pròpia. Determinar el lloc: en la majoria dels casos, serà el domicili del proveïdor, sobre el qual no es pot establir cap control. Quan sigui possible, és preferible aconseguir que la negociació es realitzi a les dependències de l empresa, que sí que es poden controlar. Establir l estratègia que se seguirà; és a dir, la manera en què cada part conduirà la negociació per assolir els seus objectius. Com veurem més endavant, pot ser: guanyar-guanyar (tant proveïdor com client es beneficien de l acord) o guanyar-perdre (cada part tracta d aconseguir el màxim possible a costa de l oponent). Fixar les tàctiques, que poden ser: de desenvolupament, concretant l estratègia elegida; o de pressió, on es tracta d enfortir la posició i debilitar l oponent tant com sigui possible. Exemples de tàctiques de pressió són: oferir una cadira més baixa a l oponent, interrompre la negociació constantment i allargar-la fins a esgotar. Fixar les concessions que es poden realitzar i el moment en què es pot trencar la negociació. Per exemple: fins on se cedirà, quins tipus d acords es poden signar sense l autorització dels superiors, etc. 2. Inici de la negociació: cal considerar els punts següents: Trencar el gel i establir una via de comunicació. És un període de temps breu, però de gran importància, ja que es tracta del primer contacte personal amb el proveïdor. Per tal que aquest primer moment sigui reeixit, se sol seguir el guió següent: Explicar en què consisteix el negoci. Fer referència a contactes anteriors (telefònics o epistolars). Provocar la curiositat del proveïdor. Esmentar la competència, si és necessari. Identificar la qualitat de l oferta del proveïdor: per fer-ho, cal preguntar al proveïdor sobre el sistema de qualitat de la seva empresa, la forma en què preveu resoldre els problemes que es puguin plantejar, etc. 1. Preparació Informació Objectius Arguments Estratègia Concessions 2. Inici Establir via de comunicació Identificar la qualitat de l oferta 3. Desenvolupament Argumentacions Tractament de les objeccions 4. Tancament Acord per escrit No acord 6 Fases de negociació amb els proveïdors. Pàgina web del proveïdor La informació que mostren les empreses a la seva pàgina web pot resultar d ajuda per preparar la negociació. És convenient analitzar-la detingudament, i fins i tot, si hi apareix el detall de clients, se n poden demanar referències.

100 Desenvolupament de la negociació: les dues parts argumenten sobre els avantatges i beneficis de les seves propostes. Abraça des que comença la negociació fins que finalitza, amb o sense acord. Aquestes argumentacions han de complir les característiques següents: Ser adequades al cas i significatives per als destinataris. Ser defensables davant de qualsevol objecció lògica. Estar expressades de forma precisa i clara per evitar malentesos. No contenir contradiccions. Davant de l argumentació, sempre es presentaran objeccions, que no s han d entendre com a obstacles, sinó com una font d informació que indica el que realment preocupa a l altra part; d aquesta forma, nosaltres podem saber què hem d argumentar. Les causes de les objeccions solen ser: No considerar atractives les condicions de la proposta. No disposar de tota la informació precisa per prendre la decisió. No tenir capacitat de decisió per realitzar l operació. Per al tractament de les objeccions, es poden seguir una sèrie de passos: 1. Esperar que el proveïdor expliqui la seva objecció de forma detallada. 2. Un cop explicada, realitzar preguntes obertes per obtenir tota la informació possible que ens pugui ser útil. 3. Aïllar el motiu de l objecció. 4. Proposar una solució a aquesta objecció si el proveïdor fa una concessió. 5. Aprofitar l objecció per mostrar algun benefici que no veu el proveïdor. És el que s anomena efecte bumerang. 6. Procurar minimitzar l objecció. Si arriba el moment en què la negociació se situa en un carreró sense sortida; és a dir, que es bloqueja per la dificultat d arribar a un acord, és convenient: Buscar punts d acord i aprofundir-hi per resoldre els desacords. Prendre s un temps per reconsiderar l estratègia i, per tant, l estil de la negociació. 4. Tancament de la negociació: pot ser amb o sense acord; però, si s arriba a l acord, han de quedar per escrit les responsabilitats de les parts. També s han de deixar tancats tots els punts clau i diferents aspectes en l acord, i remarcar els punts bàsics, com qualitat, servei, preu, terminis de lliurament, etc. Sempre és millor no tancar un acord que tancar un mal acord. Aquestes són algunes formes de tancament d una negociació: Tancament directe: es tanca la negociació amb un acord satisfactori per a ambdues parts. Tancament a prova: el proveïdor ofereix al seu client la possibilitat de provar el producte al seu domicili durant un temps determinat. Tancament per aprofitament de l oportunitat: el venedor ressalta que es tracta d una oportunitat única per al comprador. Tancament derivat: el venedor fa entendre al client que posposarà el tracte, ja que hi ha altres clients esperant realitzar el mateix negoci. Tancament amb opcions: el venedor presenta diverses possibilitats de compra al comprador per tal que la decisió se centri en què comprar en comptes de en si comprar o no.

101 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors > Característiques d un bon negociador Un bon negociador aprèn de cada negociació, però ha de partir de les qualitats següents: Ha de ser empàtic; és a dir, tenir capacitat per posar-se al lloc de l altre. Ha de ser pacient i saber escoltar. Ha de ser un bon observador. Ha de tenir capacitat de lideratge. Ha de ser flexible i creatiu. Ha de tenir autodomini i autoconfiança. Ha de ser persuasiu. Ha de ser raonable i perseverant. 3.3 > Estratègies de negociació Una estratègia de negociació és la forma que tenen les parts de conduir la negociació per assolir els objectius plantejats. L estratègia que sempre s ha utilitzat és la de guanyar-perdre; en aquest cas, només un oponent aconsegueix assolir tots els seus beneficis a canvi que l altre no n aconsegueixi cap. Actualment, els negociadors aposten més per guanyar-guanyar: les dues parts han d aconseguir els seus objectius, encara que totes dues amb concessions. A la taula següent, podem veure les principals diferències entre una estratègia i l altra: Diferències entre estratègies de negociació Guanyar-perdre Guanyar-guanyar Per a comandes aïllades. Hi ha un ambient de confrontació. L altra part és un adversari. No preocupa la situació de l altre. Relació duradora amb el proveïdor. Hi ha un ambient de confiança. L altra part és un col laborador. S empatitza amb l altre. 3.4 > Associació amb proveïdors. El comakership El comakership és una forma de gestionar les relacions entre el comprador i el venedor en què tots dos comparteixen un esperit de socis, que va des del compliment d acords i la flexibilitat en els lliuraments fins a col laborar en el disseny del producte o en la pròpia gestió de l empresa. El comakership es basa en els punts següents: Pocs proveïdors actius amb els quals mantenir relacions estables a llarg termini. Processos de selecció de proveïdors en què participi tota l organització. Avaluació dels proveïdors en funció dels costos totals i no només del preu. Cooperació amb els proveïdors, fins i tot en els seus processos de producció i gestió. Partnership/comakership Totes dues són estratègies o aliances de compres amb proveïdors, però el comakership va més enllà, ja que tracta relacions de subcontractació amb fabricants.

102 102 Qualitat garantida concertada prèviament en els subministraments; és a dir, establir els principis bàsics que han de complir les empreses compradora i venedora per assegurar, entre altres, el procediment ràpid i productiu del lliurament i la recepció de mercaderies. Màrqueting de compres. Consisteix en investigar el mercat de subministrament. Els avantatges que es poden obtenir en el comakership són: major productivitat, millores en la gestió d estocs i nivells d inventari, menors costos de producció, millora de la qualitat i de la capacitat de reacció davant dels problemes. En funció de les relacions que s estableixin entre proveïdor i client, existeixen tres nivells que defineixen els proveïdors: Nivells en les relacions amb els proveïdors Nivell Característiques S ofereixen preus més baixos. Comandes a curt termini. Nivell III. Proveïdor convencional Comprovació i avaluació regular dels subministraments. S analitza cada compra. Alts inventaris d estoc. Nivel II. Proveïdor associat (comakership operatiu) Nivell I. Proveïdor soci (comakership global) Relacions a llarg termini. Revisions periòdiques de subministraments, però no s analitza cada compra. Qualitat garantida i concertada prèviament. Responsabilitat total sobre els subministraments lliurats. Eliminació del control d entrada de la mercaderia. Subministraments directes als departaments en un flux pull, sense mantenir estocs en reserva. Reducció de costos de manipulació i emmagatzematge. Comandes obertes, freqüents i en petits lots. Millores sistemàtiques en la qualitat i el preu. Qualitat total i millora contínua. Característiques dels proveïdors de nivell II. Cooperació en el disseny de nous productes. Inversions conjuntes en I+D i en avenços tecnològics. Intercanvi constant d informació relativa als processos i productes. Sistema de control d inventaris push i pull Push: aquest sistema de control d inventaris consisteix en preveure els productes que demandaran els clients, fabricar per satisfer aquesta demanda prevista i vendre o empènyer els productes al client. Pull: comença amb la comanda del client. Amb aquest sistema, l empresa només mantindrà estoc suficient per complir amb les comandes del client. 5 Casos pràctics Tipus de relació de l empresa amb el proveïdor L empresa ILLABLUE, SL compta amb un magatzem petit i signa amb el seu proveïdor un contracte amb les característiques següents: contracte a llarg termini; petites quantitats de comanda; cap inspecció a l arribada de la mercaderia; la comunicació amb el proveïdor és verbal, no es necessiten ordres de compres per escrit; abans de dissenyar un nou producte, es demanen idees al proveïdor. En quin nivell es troba ILLABLUE amb el seu proveïdor? Solució Per la informació que es facilita, considerem que es tracta d un proveïdor de nivell I, ja que compleix moltes de les característiques d un proveïdor de nivell II, però també coopera en el disseny de nous productes.

103 Unitat 5 - Selecció i negociació amb proveïdors >> Qualitat Cal definir i implementar un sistema eficient de control de la gestió de les relacions amb els proveïdors. Per portar un sistema eficient i de qualitat proactiva, les empreses han de realitzar un seguiment continu dels seus proveïdors, tant de matèries primeres o mercaderies com de serveis per garantir que les adquisicions compleixen amb els requisits exigits pel departament de compres, el departament tècnic o el que l hagi d utilitzar i, evidentment, per tal que satisfacin de forma òptima les necessitats dels clients. Segons indica la norma ISO 9001, al seu apartat relacionat amb els proveïdors, el procés necessari per al sistema de gestió de la qualitat és el que s indica a continuació: Realitzar un seguiment continu dels proveïdors de materials i serveis amb destinació al client, amb la finalitat de garantir per endavant que l adquirit complirà amb els requisits exigits pel departament de compres. Actualitzar els criteris d avaluació, selecció i reavaluació de proveïdors. Renovar el llistat de proveïdors avaluats. Comptar amb un manual de qualitat per a proveïdors, la qual cosa es coneix com a SQM (supplier quality manual), en què es recullen els objectius que es pretén assolir, els requisits que han de complir els proveïdors, possibles auditories a aquests proveïdors, control de qualitat, indicadors usats com a mètodes de mesura, etc. Aquest procés està molt relacionat amb la compra de material i serveis, control de recepció i gestió d incidència que hem vist a la unitat de Gestió de compres. A continuació, es detallen alguns dels indicadors de qualitat per a proveïdors, i s estableix la valoració i el càlcul corresponent: Indicadors de qualitat per als proveïdors d acord amb la norma ISO Denominació Valoració Càlcul Grau d acceptació de comandes Proveïdors certificats en qualitat Termini de resposta Flexibilitat en els enviaments Relació de preus Expressa el grau de compliment de les característiques qualitatives dels articles que subministra el proveïdor. Mesura el percentatge de proveïdors amb certificació de qualitat sobre el total dels proveïdors. Com més proper a 1 sigui el valor obtingut, major serà la qualitat dels proveïdors. Mesura la capacitat dels proveïdors per posar a disposició del seu client tota la informació necessària. Mesura el grau de reacció d un proveïdor respecte de les modificacions no previstes en les comandes. Expressa la relació entre el preu proposat pel proveïdor i el preu mínim del mercat. Número de comandes acceptades pels proveïdors dividit entre el número total de comandes emeses per l empresa. Número de proveïdors certificats dividit entre el número total de proveïdors. Número de dies idoni per a la resposta dividit entre el número de dies que tarden en respondre. Número de modificacions ateses en temps i forma, dividit entre el número total de modificacions sol licitades. Preu mínim del producte en el mercat dividit entre el preu proposat pel proveïdor.

104 104 6 Casos pràctics Avaluació de proveïdors L empresa JPAC decideix avaluar la qualitat del conjunt dels seus proveïdors durant el mes passat. Per fer-ho, parteix de les dades següents: El número total de proveïdors als quals ha comprat producte és de 21. D aquests 18 compten amb alguna certificació de qualitat. S han realitzat 67 comandes, 4 de les quals han estat rebutjades. S han sol licitat 9 modificacions sobre les comandes ja realitzades, 3 de les quals han estat ateses a temps. El preu mitjà que s ha pagat per les comandes és un 15% superior al preu mínim del mercat. En tots els casos, s ha rebut la informació dels proveïdors en els terminis previstos. Calcula els indicadors de qualitat de l avaluació de proveïdors d aquesta empresa per descriure el nivell de qualitat global dels seus proveïdors. Solució Per avaluar els proveïdors en conjunt i determinar el nivell de qualitat que presenten en el seu desenvolupament, s ha de calcular el valor per a cada un dels indicadors bàsics de qualitat i, posteriorment, comparar la suma dels resultats amb el valor que indica l excel lència i, per tant, la qualitat total. Aquest procés es realitza de la forma següent: Denominació Càlcul Valoració Grau d acceptació de comandes Comandes acceptades Comandes realitzades = 67 4 = 0,94 67 El valor és positiu perquè passa de 0,90. El percentatge de comandes rebutjades, per tant, és acceptable. Proveïdors certificats en qualitat Proveïdors certificats Total de proveïdors = = 0,86 El valor no es pot considerar positiu, ja que no arriba a 0,90. Hi ha massa proveïdors sense certificar. Termini de resposta Flexibilitat en els enviaments Número de dies idoni per a la resposta / Número de dies que tarden en respondre = 3 / 5 = 0,6 Modificacions ateses Modificacions sol licitades = 3 9 = 0,33 La dada ideal seria 1. Per tant, cal intentar que els proveïdors augmentin la seva capacitat de resposta davant de les nostres qüestions. La dada és molt negativa, ja que no arriba a 0,50. Els proveïdors no tenen flexibilitat. Relació de preus Preu mínim de mercat Preu proposat 1 El valor no es pot considerar positiu = 1,15 = 0,87 perquè no arriba a 0,90. Cal revisar els preus. Per calcular el nivell de qualitat global, se suma el valor de cada un dels indicadors. El resultat s estima tenint en compte que el màxim valor possible és 5, que indica la qualitat total. Índex de qualitat global = 0,94 + 0, ,33 + 0,87 = 3,99 Aquest índex indica que la qualitat dels proveïdors de l empresa ha de millorar, ja que està allunyat de l excel lència, representada pel valor 5. Caldria negociar amb els proveïdors tres qüestions fonamentals: Revisió de preus. Flexibilitat en els terminis de lliurament. Exigència de certificacions de qualitat.

105 Activitats proposades >> Proveïdors 1 Per què creus que l aprovisionament és una de les tasques més importants de la gestió logística? Quin paper desenvolupen els proveïdors en l aprovisionament? 2 L empresa TRAPASISA realitza les següents operacions d aprovisionament: a) Compra diversos objectes de ceràmica exclusius per regalar-los als treballadors que han complert 25 anys d antiguitat a l empresa. b) Realitza un contracte de subministrament de gas amb una empresa distribuïdora que és líder a la zona i que té sol licitada la certificació de qualitat. c) Compra matèries primeres procedents de Xile a una majorista de Saragossa que té la intenció de sol licitar la certificació de qualitat. d) Trasllada accessoris del magatzem de transferència a la planta de fabricació. e) Encarrega la fabricació d una màquina específica a una empresa que és posseïdora de la certificació de qualitat. Analitza cada una d aquestes situacions i determina quina és la tipologia dels proveïdors que hi intervenen. 2 >> Procés de selecció de proveïdors 3 L empresa per a la qual treballes t encomana la recerca d informació sobre proveïdors potencials d un determinat article. Com procediries? 4 Imagina que ets un empresari que vols obrir un negoci d hostaleria. Necessites buscar proveïdors que siguin majoristes de mantells, llençols, tovalloles, etc. a) Elabora un llistat preliminar amb les seves dades i els requisits que s han estudiat a l epígraf 2. b) Elabora un llistat depurat amb els requisits que, al teu parer, creguis que són més importants per a l empresa. 5 L empresa MAJORISTES ROSERS, SL, de Barcelona, amb domicili al c/ de la Soledat, 15, CP-08080, i NIF: B , ha rebut les ofertes dels proveïdors que apareixen en el següent quadre comparatiu, referent a la compra de 120 impressores 3D. Atributs Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Preu unitari Descompte 10% 5% 8% Ports 5 /unitat a compte del comprador Per compte del venedor 360 Assegurança de la mercaderia 3% s/ el preu brut per compte del comprador Per compte del venedor 1% s/ el preu brut per compte del comprador Forma de pagament 30 dies data factura Comptat 60 dies data factura Termini de lliurament 10 dies 15 dies 10 dies La qualitat és pràcticament la mateixa en les tres ofertes i les tres empreses tenen reputació i solvència molt positives. El responsable del departament de compres considera com a cost unitari idoni 700 /ut. La política de compres de l empresa, pel que fa a pagament a proveïdors, considera òptim el pagament a 90 dies. Respecte del termini de lliurament, es considera que l idoni seria una setmana. El departament de compres pondera en un 70% els criteris econòmics (cost d adquisició: 40% i forma de pagament: 30%), i la resta (30%) per al termini de lliurament. Segons aquesta informació, estableix el barem i calcula la puntuació que correspon a cada oferta.

106 Activitats proposades 6 Completa al teu quadern la taula següent, i indica-hi a quin grup pertany cada un dels criteris de selecció de proveïdors, segons el mètode Lehman i O Shaughnessy. Criteris econòmics Criteris tècnics Criteris sobre el servei postvenda Criteris de l empresa proveïdora 3 >> Negociació amb els proveïdors 7 Com et prepararies davant d una negociació amb el teu proveïdor sobre la compra d una partida de monitors amb USB? 8 Creus que un bon negociador naix o es fa? Entre les característiques exposades a l epígraf 3.2 no apareix l honradesa. Creus que aquesta característica és important? Per què? 9 Indica a quin tipus de tancament d una negociació es corresponen les situacions següents: a) En una immobiliària, l agent indica que hi ha altres clients interessats en el pis; per tant, ha de prendre la decisió immediatament. b) El venedor d un descalcificador d aigua indica al seu client que se li permet provar-lo durant 30 dies; si transcorregut aquest temps el client no n està convençut, li retorna els diners. c) El proveïdor indica al client que els preus de la mercaderia són preus de saldo i que, a partir de la venda d aquests productes, el preu d aquest article pujarà un 25%. d) Després d una negociació en què es pretenia vendre una màquina retractiladora automàtica valorada en 8.000, es presenta l alternativa d arrendament amb opció de compra (lísing) o la compra d una màquina retractiladora semiautomàtica valorada en En aquesta unitat, hem parlat de dues estratègies clau de negociació: guanyar/guanyar i guanyar/perdre. A partir d aquestes estratègies, podries explicar la taula següent? Lideratge, autoconfiança, empatia Guanyar/perdre Perdre/perdre Guanyar/guanyar Perdre/guanyar Arguments i concessions 11 Dibuixa al teu quadern una taula per indicar les premisses en què es basa el comakership i els avantatges que això suposa per a l empresa client. 4 >> Qualitat 12 Calcula els indicadors de qualitat per avaluar la qualitat dels proveïdors de Gestió Global, SL. Per fer-ho, hauràs de tenir en compte el següent: El número total de proveïdors als quals han comprat productes és de 31, dels quals 23 compten amb alguna certificació de qualitat. S han realitzat 96 comandes, 3 de les quals han estat rebutjades. S han sol licitat 19 modificacions de les comandes ja realitzades, 11 de les quals es van atendre a temps. El preu mitjà que s ha pagat per les comandes és un 10% superior al preu mínim del mercat. L empresa desitja que els proveïdors responguin a la seva petició d informació immediatament; és a dir, en un dia. Tot i això, els proveïdors tarden una mitjana de 3 dies per respondre totes les qüestions.

107 Activitats finals Al final de la pàgina web del Consell Superior de Cambres de Comerç ( es poden trobar diversos directoris. Un d aquests directoris permet accedir a les empreses nacionals. Fes-hi clic al damunt i hi trobaràs una opció denominada Consultar Censo Nacional de Empresas, en què pots buscar empreses de qualsevol activitat a l Estat. a) Realitza una recerca concreta d empreses de refinament de petroli (IAE 130). Indica quantes n hi ha a la Comunitat de Madrid i quines dades s ofereix d aquestes empreses. b) Si vols obtenir més dades, fes clic a l enllaç Fichero de empresas i busca més informació, concretament en Productos. Realitza una nova recerca més avançada i busca informació sobre una de les empreses de refinament de petroli. Quines dades ofereix aquesta nova recerca? 2 SURPAC, SL necessita adquirir vuit mobles arxivadors. La direcció de l empresa encarrega al departament de compres que realitzi totes les tasques oportunes. Ha de tenir en compte que els arxivadors han d estar disponibles en el termini de 20 dies, que han de complir la normativa de qualitat ISO i que el preu de cada un ha de ser inferior a 300. El departament de compres demana un informe al director administratiu sobre les característiques que han de complir els mobles, en què s especifica que han de ser metàl lics, amb quatre calaixos, admetre totes les mides de carpetes penjants i disposar de sistema antibolcada i pany centralitzat. El registre de compra de mobiliari d oficina de què es disposa data de fa sis anys, i es va realitzar amb un proveïdor que va abandonar el negoci de mobles d oficina per dedicar-se al mobiliari de cuina i bany. Indica el procés que ha de seguir el departament de compres per localitzar els proveïdors. 3 L empresa FOTOS, SA, de Girona, ha rebut les ofertes dels proveïdors que apareixen al següent quadre comparatiu, referents a la compra de 50 càmeres rèflex model X1200. Atributs Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Preu unitari Descompte 2% 0 3% Ports i assegurances 9 /unitat a compte del comprador Per compte del venedor 50 Imatge d empresa Bona Molt bona Bona Forma de pagament 30 dies data factura 60 dies data factura 60 dies data factura Termini de lliurament 5 dies 0 dies 10 dies El responsable del departament de compres considera com a cost unitari idoni 600 /ut. La política de compres de l empresa, en relació amb el pagament a proveïdors, considera com a òptim el pagament a 60 dies. Respecte del termini de lliurament, es considera que l idoni seria 0 dies. El departament de compres pondera en un 40% el cost d adquisició; en un 30% la forma de pagament; en un 20% el termini de lliurament, restant dos punts per cada dia que es retardi; i en un 10% la imatge de l empresa. Segons tota aquesta informació, estableix el barem i calcula la puntuació que correspon a cada oferta. 4 El cap de compres d una empresa que es dedica al muntatge i la comercialització d equips informàtics ha de visitar a un fabricant de productes electrònics amb l objectiu de tancar un contracte d aprovisionament de components dels ordinadors (ratolins, targetes de memòria, teclats, targetes gràfiques i unitats de procés de dades). a) Explica les activitats que haurà de desenvolupar el cap de compres de l empresa comercial abans de visitar el fabricant. b) Descriu els possibles tipus de tancament que es poden donar en aquesta negociació. c) Redacta el document de l acord al qual s arribi.

108 Casos finals Localització, selecció i negociació amb proveïdors 1. Treballes per al departament de compres de l empresa OFIPAPER, SL, i se t ha encomanat el treball de confeccionar un portafolis de proveïdors potencials del producte HJZ. 2. Des del departament tècnic se t envia la requisició de compres, on s especifica que es necessiten unitats de HJZ, de qualitat mitjana/alta i color blau elèctric. 3. Des del departament administratiu/financer, t indiquen que el preu òptim d aquest producte és de 110 i que la forma de pagament ha de ser preferentment a 30 dies data factura. Des del departament de producció, t indiquen que el termini de lliurament òptim no ha de superar els cinc dies. 4. Envies un correu electrònic de sol licitud d informació. 5. Als cinc dies d haver enviat el correu electrònic de sol licitud d informació, ja has rebut tres ofertes: Atributs Oferta X Oferta Y Oferta Z Preu unitari Descompte comercial 2% 1,50% 2,50% Embalatges 50 Inclosos Inclosos Transport Inclosos Termini de lliurament A cinc dies de la comanda A quatre dies de la comanda A set dies de la comanda Forma de pagament Al comptat Rebut a 30 dies Rebut a 60 dies Qualitat Bona Molt bona Acceptable Es demana el següent: a) Enumera els passos i les accions que has de realitzar per elaborar el portafolis de proveïdors. b) Redacta el correu electrònic de sol licitud d informació. c) Dissenya el quadre comparatiu segons els criteris i el barem dels diferents departaments, i elegeix el proveïdor que obté major puntuació. d) Abans de realitzar la comanda, proveïdor i client comencen un procés de negociació. Descriu la preparació del procés per part de l empresa OFIPAPER. e) Què ha de fer el negociador de l empresa compradora en cas que es produeixi un bloqueig en el procés de negociació? f) En quins elements s ha de fixar el comprador per determinar la seva estratègia de negociació en funció del poder negociador de les dues parts? g) En un programa comakership, quin tipus de proveïdor seria el d aquest cas? Indica les característiques que hauran de tenir els subministraments per tal que la relació avanci a l esglaó següent, i indica els punts bàsics de col laboració que es poden donar en les dues empreses.

109 Autoavaluació L activitat dels proveïdors s emmarca dins dels mercats: a) Industrials o B2B. b) De consum o B2C. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 2. Els e-marketplaces són llocs virtuals de negoci. Acudir-hi per buscar possibles proveïdors implica: a) Informació interna on line. b) Informació externa on line. c) Informació interna off line. d) Informació externa off line. 3. En un procés de selecció de proveïdors, les dades dels proveïdors no seleccionats: a) Es conserven com a informació interna. b) S eliminen perquè ja no tenen interès per a la nostra empresa. c) S eliminen, però prèviament s avisa al proveïdor no seleccionat. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 4. Per a què és convenient realitzar un pla de mesura i control de la gestió amb els proveïdors? a) Per a l elecció del proveïdor. b) Per a la selecció del proveïdor. c) Per a l avaluació del proveïdor. d) Per al barem del proveïdor. 8. El comakership es basa en: a) Molts proveïdors actius amb els quals mantenir relacions estables a llarg termini. b) Pocs proveïdors actius amb els quals mantenir relacions estables a llarg termini. c) Molts proveïdors actius amb els quals mantenir relacions estables a curt termini. d) Pocs proveïdors actius amb els quals mantenir relacions estables a curt termini. 9. En quin nivell es pot ubicar el proveïdor que té una relació amb el client en què existeix cooperació en el disseny de nous productes i tecnologies? a) Nivell I. b) Nivell II. c) Nivell III. d) Nivell IV. 10. Les activitats que formen el procés referent a proveïdors de la norma ISO 9001 són: a) Actualitzar els criteris d avaluació, selecció i reavaluació de proveïdors, i actualitzar el llistat de proveïdors avaluats. b) Compra de material i serveis. c) Control de recepció i gestió d incidències. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 5. Establir l estil i l estratègia que cal seguir es troba en la següent fase de negociació amb proveïdors, que és: a) Desenvolupament. b) Inici. c) Tancament. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 6. Si arribat un moment la negociació es bloqueja, és convenient: a) Buscar punts d acord i aprofundir-hi. b) Prendre s un temps per reconsiderar l estratègia i, per tant, l estil de la negociació. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 7. El màrqueting de compres consisteix en: a) Estudis de mercat de la demanda. b) Estudis de mercat de subministraments. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes.

110 U nitat 6 Gestió documental en operacions de logística Per al projecte final Realitzaràs tot el procés de traçabilitat de la documentació de les operacions dutes a terme per l empresa. Emplenaràs una carta de ports segons una tarifa d una agència de transports. Portaràs el llibre registre de totes les comandes emeses. Realitzaràs factures. En aquesta unitat aprendràs a... Descriure i elaborar la documentació que reflecteix l entrada de materials o productes en el magatzem. Confeccionar documents de sortida de mercaderia del magatzem. Conèixer la normativa legal que regula l emissió de factures. Conèixer els diferents tipus de factures que existeixen. Identificar l IVA al qual tributen els productes i les activitats que estan subjectes, no subjectes i exemptes.

111 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 111 Esquema inicial De la documentació Traçabilitat Del producte Ofertes i sol licitud de mercaderies Pressupost Comanda Comanda en línia Registre de comandes GESTIÓ DOCUMENTAL EN LOGÍSTICA Recepció i transport de mercaderies Albarà Carta de ports Serveis de ports en el comerç electrònic Incoterms Concepte i contingut Factura simplificada Factura ordinària Factura rectificativa Factura electrònica o e-factura Factura Factura recapitulativa Factura proforma Factura amb retenció d IRPF

112 112 1 >> Traçabilitat de la documentació i del producte Anomenem traçabilitat de la documentació en les operacions de compravenda la possibilitat de conèixer en cada moment l origen i la destinació d una operació a través de la seva documentació. Cada document es genera a partir d un document anterior i això permet que tant el proveïdor com el client puguin conèixer, per exemple, de quin pressupost va partir una determinada factura. A la taula següent podem veure la majoria dels documents que es generen en les operacions de compravenda i com estan relacionats entre si. L ordre s ha establert segons la seva traçabilitat: Document/registre Requisició de compres Carta de sol licitud d informació Pressupost Nota de comanda Full de sol licitud Albarà Carta de ports Factura ordinària Factura rectificativa Departament/propòsit Departament tècnic (o qualsevol altre que necessiti productes o materials) de l empresa client. Genera la sol licitud d informació a possibles proveïdors. Departament de compres de l empresa client. Genera el pressupost o l oferta a través d una carta, correu electrònic, etc. Departament de vendes de l empresa proveïdora. Si s aprova, genera la comanda, ja sigui a través d una nota de comanda, per correu electrònic, conversació telefònica, etc. Departament de compres de l empresa client. Si no s ha signat prèviament un contracte de compravenda mercantil, la comanda fa també la funció de contracte. Aquest, al seu torn, genera l albarà. Departament de compres de l empresa client. Es tracta d un document intern per sol licitar mercaderia d una secció de l empresa a una altra. Departament de vendes de l empresa proveïdora. És el justificant del lliurament i genera la factura. Agència de transport. Pot ser contractada pel proveïdor o el client. És el document que autoritza el transport de la mercaderia. Departament de vendes de l empresa proveïdora. Si no hi ha devolucions ni errors en aquest document, suposa el final de la cadena de traçabilitat pel que fa a documentació de compravenda. Departament de vendes de l empresa proveïdora. S emet en cas de devolució o errors en la factura. D aquests documents, la requisició o el butlletí de compres, la carta de sol licitud d informació i el registre d incidències els hem vist a la unitat de Gestió de compres. El registre d entrada de mercaderia, en la unitat de Magatzem. La resta els veurem en els epígrafs següents d aquesta unitat. Avui dia, l enviament electrònic de documents és l opció més econòmica, fàcil i ràpida. Tot i això, l enviament de factures o comandes per correu electrònic sense signatura digital no compleix amb les garanties de seguretat mínimes, ja que hi ha la possibilitat que es produeixi un error humà intencionat o no; per això, les empreses usen l intercanvi electrònic de dades, o EDI, que automatitza l enviament dels documents esmentats anteriorment.

113 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 113 Exemples 1 Traçabilitat de la documentació en una operació de compravenda En el següent exemple, podem veure els diferents documents que es generen en l aprovisionament d un determinat producte: Empresa client Es rep el pressupost enviat pel proveïdor; després de comprovar-lo i analitzar-lo, el departament comercial el converteix en comanda. Aquesta comanda s incorpora al registre de comandes. Empresa proveïdora Després de rebre la comanda, s envia l ordre de fabricació al departament tècnic. Aquest departament, per poder fabricar els productes demanats, necessita alguns materials sense estoc en el magatzem central i, per tant, s envia la requisició de compres al seu departament de compres. L empresa envia un full de sol licitud al seu magatzem regional, on sí que pot disposar dels productes necessaris. Es reben aquest mateix dia i, al cap de quatre dies, els productes ja estan fabricats i al magatzem. S anoten com a entrada en la corresponent fitxa de magatzem. Es prepara l enviament i, al cap de cinc dies, s envia juntament amb l albarà. Es contracta una agència de transports, que emet la corresponent carta de ports. Es dona sortida als productes en la fitxa de magatzem. Empresa client Es rep l albarà, que es contrasta amb la comanda, i es comprova que la mercaderia es presenta en bon estat. Això s anota en el corresponent registre d entrada de mercaderies. Com que no hi ha cap incidència, no és necessari emplenar la fitxa d incidències. Empresa proveïdora El transportista retorna l albarà signat a l empresa proveïdora, que realitza la factura corresponent. Traçabilitat del producte Quan parlem de traçabilitat, no només ens referim a la documentació. En logística, és important seguir el rastre a un producte des del seu origen com a matèria primera fins que passa per producció, magatzem i distribució. Això es coneix com a traçabilitat del producte. L AECOC, Associació Espanyola de Codificació Comercial, defineix la traçabilitat del producte com: el conjunt de procediments preestablerts i autosuficients que permeten conèixer l històric, la ubicació i la trajectòria d un producte o lot de productes al llarg de la cadena de subministrament, en un moment donat i a través d eines determinades. Aquestes eines de què parla l AECOC són: Una codificació precisa i detallada per al producte mitjançant sistemes de codi de barres. Etiquetes normalitzades que identifiquin de forma automàtica el producte. Informació contínua entre tots els agents relacionats amb el producte, dins de l empresa i fora, els quals formen part de la cadena de subministraments. Software especialitzat en traçabilitat Actualment, al mercat hi ha software especialitzat per al rastreig dels productes en la gestió logística, fet que redueix al màxim possible qualsevol error tant en el nivell intern (durant el procés de producció dins de l empresa i la seva manipulació en el lliurament a clients) com en el nivell extern (intercanvi de la mercaderia en les diferents baules de la cadena de distribució). La finalitat de la traçabilitat és millorar la qualitat del producte final i tractar d evitar qualsevol risc que pugui afectar la salut del consumidor.

114 114 2 >> Ofertes i sol licitud de mercaderies Quan el departament de compres rep la requisició de compres, necessita realitzar la comanda dels productes o serveis que s hi indiquen. Tot i això, si aquests productes, materials o serveis es compren per primera vegada, és necessari enviar una carta de sol licitud d informació a diferents proveïdors per realitzar el procés de selecció. 2.1 > Pressupost Com a resposta a la sol licitud d informació sobre la prestació d un determinat servei que el departament de compres envia als seus possibles proveïdors, aquests solen respondre amb un document anomenat pressupost. Pressupost en línia Actualment, moltes empreses de serveis donen l opció als seus possibles clients d obtenir el pressupost en línia: donen un llistat d opcions dels serveis que precisa al client i calculen un pressupost adaptat a aquestes opcions. Aquest document o informe detalla el cost que tindrà un bé o servei, en cas de realitzar-se. L emet el proveïdor i, si el client l accepta, el proveïdor s hi ha d atenir sense canviar-lo. L oferta que apareix al pressupost ha de tenir una data de validesa, passada la qual el client ha de sol licitar nova informació. Exemples 2 Pressupost L empresa ANZA, SL necessita canviar les canonades d aigua de la seva sala de màquines. Per això, sol licita informació a diverses empreses. Aquest és el pressupost d una de les empreses: Emès per: LA GOTA, SL: C/ de l Ametller, Barcelona NIF: B Forma de pagament: 30% acceptació del pressupost 70% finalització de l obra Pressupost núm. 36 Data: Referència: Validesa: 28/03/XX S/ de 25/03/XX 30 dies Client: ANZA, SL C/ del Parc, 44, Barcelona B Codi Descripció Quantitat Preu Total H-22 Canvi de canonades generals d aigua freda Canonades de coure Retirada de l antiga Col locació de la nova m. 4 h. 12 h. 6,85 12,50 12,50 Total ,00 50,00 150, ,00 1 Data d emissió i termini de validesa o termini d acceptació. 2 A quin document, correu electrònic o conversació telefònica fa referència aquest pressupost. 3 Forma de pagament i condicions econòmiques i tècniques. 4 Signatura i segell del cap de vendes de l empresa proveïdora (s identificarà en tot moment el nom de la persona i el càrrec). Si el client hi està d acord, signarà a Accepto. Condicions: Els costos de transport fins a la seva instal lació corren a càrrec nostre IVA 21% no inclòs Cap de Vendes Accepto: 4

115 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística > Comanda Les operacions de compravenda estan regulades pel Dret Mercantil, perquè generen contractes mercantils. A vegades, les empreses signen contractes de compravenda mercantils i altres són acords verbals, tan vàlids com els primers. En cas que no s hagi signat contracte mercantil, es pot dir que la comanda fa també la funció de contracte. Un cop seleccionat el proveïdor, es procedirà a realitzar la comanda, que es pot formalitzar de diferents formes: per carta, per correu electrònic, per telèfon, mitjançant la visita de l agent comercial del proveïdor a l empresa del client o mitjançant una nota de comanda. Quan les comandes es fan dins de la mateixa empresa, és a dir, d una sucursal a una altra, des del magatzem central a fàbrica, d una plataforma logística a un magatzem regional, etc., s usa un document intern similar a la comanda, anomenat full de sol licitud, en què el subministrador és part de l empresa, no una empresa externa. Compravenda mercantil Segons el Codi de Comerç, la compravenda és mercantil quan es compren coses mobles per revendre-les, ja sigui en la mateixa forma en què es van comprar o bé en una altra de diferent, amb ànim de lucrar-se en la revenda. Per tant, la compra de béns destinats al consum del comprador no serà mercantil. Seran mercantils les compravendes de béns immobles realitzades amb caràcter especulatiu. Classes de comandes Segons el compromís adquirit per proveïdor i client Segons la forma En ferm: s origina quan entre el proveïdor i el client s ha realitzat una negociació prèvia i la comanda recull l acord pactat. En aquest cas, s emet el que s anomena la nota de comanda. Condicional: el client exposa les seves condicions al seu proveïdor. Si hi està d acord, la comanda es passarà a emetre en ferm; en cas contrari, s anul larà l operació. En aquest cas, s emet la proposta de comanda. Tancada: en què les condicions de la comanda, quantitat, termini de lliurament, etc., són conegudes i fixes. És la que realitza el client per a un producte concret del qual se n coneix la demanda. Oberta: la quantitat, data de lliurament o altres paràmetres es troben sense determinar. El client acorda amb el proveïdor subministrar materials o serveis segons unes condicions acordades i dins d un determinat període. La comanda oberta se sol llançar per la necessitat d assegurar un gran número de subministraments, així com reduir els costos d aprovisionament. 1 Casos pràctics Tipus de comanda Indica quins tipus de comandes es generen en les situacions següents: a) El comprador exposa al venedor que els ports i les assegurances siguin pagats. La validesa de la comanda dependrà de l acceptació d aquesta condició per part del venedor. b) S acorda amb el venedor que l empresa sol licitarà una determinada quantitat de material durant un període especificat. c) Comprador i venedor estan d acord en les condicions de l operació i no esperen que hi hagi cap modificació. Solució a) Comanda condicional. b) Comanda oberta. c) Comanda en ferm.

116 116 Exemples 3 Nota de comanda Els representants legals de les empreses ATOMSA (client) i RP, SA (proveïdor), després d un procés de negociació, arriben al següent acord: compra de làmines de vidre RC, a un preu unitari de 0,98 /làmina. Se li aplicarà un ràpel d un 4% per volum de compres. Els ports van a càrrec del venedor. L agència de transport contractada serà TRANSPORMERC, SA. La mercaderia s enviarà als magatzems que l empresa té al Polígon H, nau 3, de Sabadell. Emès per: ATOMSA C/ de les Flors, Girona NIF: B Lliurar a: Magatzem central Polígon H. Nau 3 Sabadell Env. per: TRANSPORMER, SA Ports: Pagats 2 Nota de comanda núm. 87 Data: Referència: Termini lliurament Proveïdor: RP, SA C/ Partida, Sabadell NIF: A /03/XX Acord 15/03/XX 1 5 dies 2 Codi Quantitat Descripció Preu Dte.% Import RC Làmines de vidre 0, ,00 1 La nota de comanda és emesa pel client i s hi ha de fer referència al que va propiciar aquesta comanda. 2 És imprescindible que hi apareguin el termini de lliurament i altres condicions, com són descomptes; no és necessari aplicar-los, només esmentar-los; forma de pagament, a càrrec de qui van els ports i tot el que sigui necessari per evitar equívocs en l operació de compravenda. 3 Per donar validesa al document, s ha de signar i segellar. Condicions: Ràpels 4% Forma de pagament: 30 dies data factura Signatura: Total comanda 2.940, Exemples 4 Full de sol licitud ATOMSA Centre sol licitant: Magatzem regional Girona Codi Quantitat Descripció TC Làmines vidre tintat blau Full de sol licitud núm. 49 Data: 25/03/XX Centre subministrador: Magatzem central Sabadell El magatzem regional de l empresa ATOMSA, fabricant de mobiliari d oficina a Girona, va sol licitar al magatzem central situat a Sabadell, mitjançant full de sol licitud núm. 49, de 25/03/XX, la quantitat de 100 làmines de vidre tintat blau, amb referència TC68. Observacions: Lliurar de forma urgent En embalatge especial Signatura del sol licitant: Es requereixen el més aviat possible i en embalatge especial, degut a les característiques del producte.

117 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística > Comandes en línia en el comerç electrònic Actualment, la majoria de les empreses ofereixen els seus productes o serveis per mitjans electrònics; això s anomena comerç electrònic, o e-commerce. Es pot tractar de compra de mercaderies entre empreses o de productes per a l ús o consum particular. Al principi, l ús dels mitjans electrònics per al comerç era exclusiu entre empreses a través de l EDI (electronic data exchange). Amb l arribada d Internet a les llars es crea un nou mercat, el dels consumidors. Les empreses troben avantatges competitius en aquest tipus de vendes. Es diu que una comanda en línia és la que es realitza a través de la botiga en línia de l empresa; és a dir, la plataforma tecnològica que l empresa posa a disposició dels seus clients per tal que comprin els seus productes. Aquest tipus de comandes porta implícites una sèrie de característiques, que són: Registre a través de la web: la pàgina web ha de generar la informació necessària del client en realitzar la comanda, des de l adreça de lliurament fins a la forma de pagament. El client ha de tenir la possibilitat de corregir la informació que hi introdueix durant el procés de comanda. Gestió de les comandes en temps real: que permeti comprovar la veracitat de la comanda, evitar comandes duplicades i comprovar la disponibilitat d estoc per evitar les ruptures. El venedor està obligat a confirmar immediatament la recepció de la comanda, que se sol fer amb l enviament d un correu de confirmació automàtica. Proporcionar al client un seguiment de la comanda en línia: l estat de la comanda ha d estar a disposició del client en cada moment. 2.4 > Registre de comandes emeses El registre de comandes emeses és un document en què es registren les comandes que emet una empresa per als seus proveïdors. En aquest document, s inclou el número i la data de les comandes, descripció de la mercaderia, nom i codi del proveïdor, les requisicions de compra que originen aquesta comanda, i la data de lliurament acordada amb el proveïdor i la data en què realment es rep. És important que hi aparegui un apartat per indicar-hi alguna observació sobre l estat de les mercaderies o alguna altra incidència. Alguns documents contenen el número d albarà corresponent a la comanda (figura 1). Registre de comanda com a instrument de qualitat en la gestió de proveïdors Aquest registre de comandes ajuda a veure quins proveïdors compleixen amb els seus terminis de lliurament i quins no; és a dir, és una eina més que té l empresa com a control de qualitat. Núm. de comanda Data d emissió Núm. de requisició Proveïdor Data de lliurament Data de recepció Núm. d albarà d entrada Observacions 1 Document de registre de comandes emeses.

118 118 3 >> Recepció i enviament de mercaderies Les mercaderies han d anar acompanyades d un justificant de lliurament, que és l albarà. El transportista també ha de portar un justificant dels productes que transporta: es tracta de la carta de ports. 3.1 > Albarà Les mercaderies sol licitades sempre estan acompanyades de l albarà o nota de lliurament, que és el document que emet l empresa proveïdora juntament amb la mercaderia lliurada. Aquest document, degudament signat pel client, li serveix al proveïdor com a justificant d haver lliurat la mercaderia. D acord amb aquest albarà, posteriorment s elaborarà la factura. Obligació d emetre albarà L emissió i el lliurament de l albarà no són obligatoris, encara que sí que resulten de gran utilitat per justificar el lliurament de la mercaderia. A vegades, la factura es lliura directament, juntament amb la mercaderia. El cap de magatzem o l encarregat de recepció de la mercaderia a l empresa client comprovaran que la mercaderia s ajusta al sol licitat en la comanda. Abans de signar l albarà, haurà de comprovar igualment que els productes es troben en bon estat i són els esperats. Si hi ha alguna incidència, ha de signar l albarà, però prèviament hi indicarà la incidència detectada. I, acte seguit, emplenarà el corresponent full d incidències. Pel que fa a defectes de qualitat o quantitat de les mercaderies embalades, que és com se solen lliurar, el Codi de Comerç estableix quatre dies per reclamar aquests defectes, sempre que es tracti de vicis aparents (art. 336). Així mateix, el Codi de Comerç també estableix que el comprador no tindrà acció per repetir contra el venedor, al legant defecte en quantitat o qualitat en els productes rebuts, si l albarà està signat reconeixent haver-los rebut. I, pel que fa als vicis ocults dels productes, el termini per reclamar és de 30 dies comptats des de la data del lliurament. Normalment, s emeten un original i dues còpies de l albarà. Un exemplar es queda al magatzem o al departament comercial de l empresa proveïdora, mentre que els altres dos exemplars els porta el transportista al magatzem del client. Allí signaran els dos exemplars i el transportista en portarà una de tornada per a la facturació. És necessari que l empresa client guardi l albarà, o una còpia, per si calgués fer una reclamació. Aquest albarà pot ser: Sense valorar: és l albarà en què només es mostren la quantitat de mercaderia i la seva descripció. No s hi indica ni el preu unitari dels productes ni l import total. Per exemple, això ocorre en cas que l operació sigui de gran secret i ni el transportista s hagi d assabentar dels preus. Valorat: és aquell en què poden aparèixer, a més de la quantitat i la descripció, el preu unitari, l import total, els descomptes, les despeses i fins i tot l impost, si l empresari ho creu convenient. Per exemple, quan la factura s emeti a finals de mes, amb tots els lliuraments que s han realitzat a aquest client. Encara que es tracti d un albarà valorat, aquest albarà no produeix els mateixos efectes que la factura i no n és un substitutiu. Per tant, l ús d un tipus d albarà o un altre depèn del moment en què s emeti la factura i de les peticions de cada client, o de la política de facturació de la companyia. Com a mínim, l albarà ha d incloure: 1 Data del lliurament del bé o la prestació del servei. 2 Dades identificatives del client i lloc de lliurament. 3 Quantitat d articles que es lliuren, amb les especificacions necessàries.

119 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 119 Exemples 5 Albarà TEIXITS EG, SL va sol licitar mitjançant correu electrònic, el dia 9 d abril, els següents productes a TELERS JJP, SA: 500 m 2 de tela de niló blau a 30 /m m 2 de tela de cotó blanc a 25 /m 2. Les condicions d aquesta operació són les següents: descompte comercial del 5%, 30 de ports a càrrec del comprador, assegurances incloses en els ports, forma de pagament a 60 dies data factura. Emès per: TELERS JJP, SA C/ del Seminari, Lleida NIF: A Client: TEIXITS EG, SL C/ de les Roses, Barcelona NIF: B Albarà núm.: 43 Data: 12/04/20XX 1 Referència: Comanda núm. 231; 09/04 Codi Quantitat Descripció Preu unitari Import N m 2 Tela niló blau 30, ,00 A m 2 Tela cotó blanc 25, ,00 3 Import brut: ,00 Descompte 5% 1.062,50 Import net: ,50 Ports 30,00 Base imposable ,50 IVA 21% 4.245,68 Observacions: Total albarà: ,18 Forma de pagament: 60 dies data factura Política de devolució: Les empreses tenen al magatzem un registre d entrada de mercaderies, on s anoten cada lliurament, el número d albarà, els productes lliurats, la data, etc. S ha d emplenar tant si en aquest lliurament s han trobat incidències com si no. En cas de trobar-hi incidències, també s anotarien en la corresponent fitxa d incidències. 3.2 > Carta de ports La carta de ports és el document que evidencia l existència d un contracte de transport. És emès per l agència de transport o operador logístic, i s hi reflecteixen els termes en què es va produir l acord entre l empresa de transport i el seu client. El client pot ser el remitent de la mercaderia (proveïdor) o el destinatari (client). Serveix com a rebut de la mercaderia per part del transportista, així com davant de l autoritat si es necessita fer una comprovació de la càrrega. A més, suposa la factura que presenta la companyia de transport al seu client pel servei prestat i, per això, inclou els conceptes facturats i l IVA aplicat.

120 120 Exemples 6 Carta de ports JOIES DEL MAR, SA, domiciliada al c/ del Mar, 1, 43070, Tarragona, i amb NIF ES-A30XXXX71, es dedica a la producció i la venda a l engròs de conserves de peix. El 04/04/XX va contractar, mitjançant correu electrònic, el transport a càrrec complet amb l empresa JOSPISA, situada a Barcelona i amb NIF ES-A30XXXX04. El destinatari de l enviament és SUPERTOTAL, SA, domiciliat al c/ de Sant Lluís, 22, 08080, Barcelona. La mercaderia que s ha de transportar és la següent: caixes de cartró que contenen 40 llaunes de musclos cada una, transportada cada una en 30 europalets. El pes brut de cada caixa és de 4 kg. Cada europalet pesa 20 kg. Les dimensions de les caixes són 0,60 m 0,40 m 0,16 m (llarg, ample i alt) i dels europalets 15 cm d alt. La mercaderia es carregarà el 06/04/XX a las h. Es lliura al transportista l albarà núm. 35. El transportista ha de portar de tornada els europalets. La tarifa de l agència de transports és: ports 600, amb un descompte del 2,50%, assegurances per valor de 30 i despeses de descàrrega de 25. Els ports es paguen pel proveïdor. La mercaderia es rep el 06/04/XX a las h. Despeses de ports Si és el proveïdor el que corre amb les despeses de ports, es parla de ports pagats o ports pagats en origen. Si és el client el que corre amb les despeses, són ports deguts o pagats en destinació. Hi ha una altra modalitat de pagament, que és contra reemborsament : els paga el client en rebre la mercaderia. L IVA de transport de mercaderies és el 21%, a no ser que siguin ports facturats dins de la factura de l operació principal, que portaran el mateix IVA que els productes que es transporten. JOSPISA C/ Estrella polar, Barcelona ES-A30XXXX04 Portsjospisa@net.com Carta de ports núm. 89 Data: 04/04/20XX Remitent: JOIES DEL MAR, SA Consignatari: SUPERTOTAL, SA Domicili: C/ Mar, 1 Domicili: c/ de Sant Lluís, 22 Localitat: Tarragona Localitat: Barcelona CP: CP: NIF: ES-A30XXXX71 NIF: ES-A30XXXX06 Núm. paquets Descripció de la mercaderia Pes (Kg) caixes Musclos en conserva kg Ports Factura Observacions Pagats Ports 600,00 Es lliura al transportista albarà Deguts Descompte 15,00 núm. 35. Reemborsament Altres despeses 25,00 Assegurances 30,00 Retornar europalets Transportista Total transport 640,00 Josep Gou Cots 21% IVA 134,40 Signatura: Total transport 774,40 Origen Destinació Barcelona, 06/04/XX Hora: h. Tarragona, 06/04/XX Hora: h. Signat: Signat:

121 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística > Serveis de transport en el comerç electrònic Avui dia, moltes companyies de transport han anat canviant la seva idea de negoci per adaptar-se al tipus de transport que demanda el comerç electrònic. La majoria dels operadors logístics o empreses de transport ofereixen tarifes especials per a aquest tipus de comerç. Les característiques principals que ha de tenir un negoci en línia respecte del servei de lliurament i que, per tant, li ha d exigir al seu operador logístic són les següents: Oferir varietat de serveis pel que fa al lliurament. El client podrà elegir en funció de la urgència i el cost. Demanar al destinatari que indiqui l horari preferent de lliurament. Per exemple, elegir entre lliurament de matí o tarda. Possibilitat de modificar l horari de lliurament per part del client. Seguiment de la comanda per part del client. Per exemple, l empresa venedora informa el client sobre la sortida del magatzem, la data de lliurament a través de correu electrònic, telèfon, xat, etc. 3.4 > Incoterms i transport internacional Els Incoterms (International Commercial Terms) són un conjunt de normes que ajuden a la interpretació dels termes comercials en els contractes de compravenda mercantil internacional. Documents necessaris en operacions de compravenda internacional Contracte de compravenda internacional. Factura proforma (es veurà a l epígraf de factura). Factura comercial: és la factura real de l operació. Si no hi ha contracte de compravenda, aquesta factura servirà de contracte. Ha d anar signada i incloure les clàusules corresponents als contractes de compravenda internacionals. Packing list: document que acompanya la factura comercial i en què queda recollit el contingut dels paquets que constitueixen l exportació. Són publicats i actualitzats regularment per la Cambra Internacional de Comerç (ICC), que té la seu a París. Determinen el punt exacte de la transferència, el risc de dany i la responsabilitat de lliurament de la mercaderia entre els involucrats. Tot i això, no són considerats com a llei, sinó com a recomanacions reconegudes com a pràctica internacional uniforme de comerç. Existeixen onze Incoterms i cada un s utilitza per a una situació específica: Nolis Són els ports de mercaderies quan es realitzen per vaixell o per avió. EXW: la mercaderia es posa a disposició del client (importador) en la mateixa fàbrica del proveïdor (exportador). FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT i CIP: el client (importador) assumeix els costos i els riscos en relació amb el transport. DAP: el venedor (exportador) s ha de fer càrrec de totes les despeses i responsabilitats fins que la mercaderia es desembarca al port convingut. DAT i DDP: l exportador és responsable de les mercaderies fins que arriben al punt de destinació, que sol ser el magatzem de l importador. Els documents que es necessiten per al transport de les mercaderies són: Transport marítim Transport per carretera Transport per ferrocarril Transport aeri Transport multimodal Coneixement d embarcament, Bill of Lading Carta de ports per carretera (CMR) Carta de ports per ferrocarril (CIM) Coneixement d embarcament aeri, Air Waybill (AWB) Serveix com a contracte de transport marítim i comprovant que s ha utilitzat més d un mitjà de transport principal. El document es denomina FIATA o FBL A continuació, s inclou una taula on es pot veure a compte de qui corren les despeses ocasionades en una operació de compravenda internacional, segons l Incoterm utilitzat en el contracte. V és el venedor i C és el comprador (figura 2).

122 122 Incoterm Embalatge Càrrega EXW Ex Works (A peu de fàbrica) FCA Free carrier (Franc a transportista) FAS Free alongside ship (Franc a moll) FOB Free on board (Lliurat a vaixell) CFR Cost and freight (Cost i noli) CIF Cost insurance & freight (Cost, assegurança i noli) CPT Carriage paid to (Ports pagats fins a) CIP Carriage and insurance paid to (Ports i assegurança pagats fins a) DAT Delivered at terminal (Lliurada a la terminal) DAP Delivered at place (Lliurada al lloc) DDP Delivered Duty paid (Lliurada amb drets pagats) Ports fins al port Impostos exportació Costos descàrrega i càrrega al buc/avió Transport principal o nolis 2 Qui assumeix les despeses en una operació de compravenda internacional. Assegurança mercaderia Assegurança transport Costos descàrrega buc/avió i càrrega camió Impostos importació Ports fins a magatzem comprador V C C C C C C C C C C C V V V V C C C C C C C C V V V V C C C C C C C C V V V V V / C C C C C C C C V V V V V V V V V V C C V V V V V V V C C C C C V V V V V V C C C C C C V V V V V V V V C C C C V V V V V V V V V C C C V V V V V V V V V C V V V V V V V V V V V V V V Lliurament Càlcul de l import total d una operació de compravenda internacional Exemples 7 Un empresari extremeny desitja enviar pernils ibèrics a Tòquio. El preu de venda de cada pernil és de 100. La idea és enviar un contenidor de 100 unitats des del port de Barcelona fins a Tòquio. Ara calcularem el preu unitari de cada pernil per a l empresari japonès segons els Incoterms. Es coneix que: El transport per carretera des de Mèrida fins a Barcelona costa Import brut 100 pernils ,00 EXW ,00 Els drets d estiba i manipulació del Ports fins al port de Barcelona 1.000,00 contenidor són 200. FAS ,00 El noli des de Barcelona fins a Tòquio Estiba i manipulació 200,00 per l empresa KAWASAKI KAISHA, LTD FOB ,00 suposa un import de Noli 2.500,00 Els costos de desestiba o descàrrega en Descàrrega 150,00 el port de Tòquio són 150. CFR ,00 L assegurança de transport ascendeix a un 4% sobre el valor Ex Works. Els ports des de Tòquio fins a l empresa del comprador són 600. Assegurança de transport Ports fins a l empresa del comprador CIF 400,00 600, ,00

123 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística >> Factures La factura és el document que acredita legalment l operació de compravenda o prestació de serveis. Està regulada pel RD 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s aprova el reglament amb què es regulen les obligacions de facturació. A l article 1 d aquest reial decret s especifica que els empresaris estan obligats a emetre i lliurar factures o justificants per les operacions que realitzin en la seva activitat empresarial, així com de conservar-ne còpia. Els terminis de conservació de les factures són de sis anys amb caràcter general, segons la normativa mercantil. L impost sobre societats estableix 15 anys per compensar bases imposables negatives, temps durant el qual cal conservar les factures que van ocasionar aquestes bases. 4.1 > Càlcul de la base imposable La base imposable és la quantitat sobre la qual s aplica el tipus impositiu per obtenir la quota tributària. La base imposable es calcula en restar a l import brut els descomptes i en sumar-hi les despeses ocasionades per l operació, com poden ser ports, assegurances, envasos i embalatges, etc. La base imposable més la quota tributària és el total de la factura. Béns d inversió Es consideren béns d inversió els béns amb un import superior a 3.005,06 i que es mantinguin a l empresa més d un exercici econòmic. Càlcul de la base imposable Preu Quantitat = Import brut Descompte comercial Descompte funcional Ràpels Descompte p. p. p. = Import net + Ports i assegurances + Envasos i embalatges + Altres despeses = Base imposable Quota d IVA = Tipus impositiu Base imposable Base imposable + Quota d IVA = Total factura A la taula següent podem veure els tipus impositius d IVA aplicable en territori espanyol de l IVA (se n exceptuen Canàries, Ceuta i Melilla): Superreduït: 4% Reduït: 10% General: 21% Productes alimentaris bàsics (pa comú, llet, formatge, ous, fruites, verdures, hortalisses, cereals i tubercles). Llibres, diaris i revistes, partitures, mapes, quaderns de dibuix i altres objectes que únicament es puguin utilitzar com a material escolar. Medicaments per a ús humà. Vehicles destinats a persones amb mobilitat reduïda. Serveis de teleassistència. Pròtesis i implantes interns per a persones amb discapacitat. Habitatges de protecció oficial. Serveis de teleassistència, ajuda a domicili, centres de dia i de nit, i atenció residencial. Alimentació en general, excepte els inclosos en el 4%. Aigua, tant per a reg com per a ús humà. Transport de viatgers. Hotels i restaurants. Entrades a biblioteques, museus, galeries d art, etc. Espectacles esportius de caràcter aficionat. Serveis de recollida i tractament de deixalles i residus, desratització i tractament d aigües residuals. Medicaments per a ús animal. Béns utilitzats en la realització d activitats agrícoles, forestals o ramaderes: llavors, fertilitzants, residus orgànics, herbicides, plaguicides, etc. Productes farmacèutics d ús directe per consumidor final, compreses, tampons, protectors íntims, preservatius i altres anticonceptius no medicinals. Habitatges, garatges (màxim dues unitats) i annexos que es transmetin conjuntament amb l habitatge en la primera venda. Altres béns i serveis no exempts de l impost i que no estan recollits en les altres categories.

124 124 Factures amb diferents bases imposables d IVA En una factura, s han d especificar per separat tantes bases imposables com productes com tipus diferents d IVA hi hagi; per tant, caldrà prorratejar els costos comuns per saber quina proporció li correspon a cada base imposable. La quota d IVA total es calcularà amb la suma de cada una de les quotes parcials, que es calculen multiplicant cada base imposable parcial pel tipus d IVA que li correspongui. Obligació d expedir factura Expedició de factures Les factures s hauran d expedir en el moment de realitzar-se l operació. Tot i això, quan el destinatari de l operació sigui un empresari o professional, les factures s hauran d expedir abans del dia 16 del mes següent. 1. Obligats: per regla general, s haurà d expedir sempre factura i còpia en: Operacions en què el destinatari sigui un empresari o professional que actuï com a tal. Els lliuraments de béns a un altre Estat membre de la UE. Lliuraments intracomunitaris. Els lliuraments de béns a països de fora de la UE. Exportacions. Els lliuraments de béns que han de ser objecte d instal lació o muntatge abans de la seva posada a disposició. Les operacions de les quals siguin destinatàries persones jurídiques, encara que no actuïn com a empresaris o professionals; o les Administracions Públiques. 2. No obligats: no existirà obligació d expedir factura: En determinades operacions exemptes d IVA. Les operacions respecte de l IVA poden ser: Subjectes: operacions que són fet imposable d IVA. L empresari repercutirà IVA en les seves factures. Per exemple, la prestació d un servei o la venda d una partida de mercaderies. No subjectes: operacions que no són fet imposable d IVA. Per exemple, el sou dels empleats. Exemptes: són les operacions en què l empresari no pot repercutir l IVA en els seus lliuraments. Poden ser de dos tipus: Exemptes plenes: lliuraments comunitaris, exportacions i enviaments a Canàries. En aquest cas, l empresari no repercuteix l IVA en els seus lliuraments, però sí que pot deduir l IVA que va suportar en les adquisicions de materials, productes i serveis que va necessitar per realitzar aquests lliuraments. Exemptes limitades: l empresari no pot deduir l IVA suportat. Són les que s inclouen dins d aquests grups d activitats: Serveis de correus. Sanitat (llevat d operacions de cirurgia estètica, que estan gravades al tipus general). Educació. Segones i posteriors vendes d habitatges i edificis, que estan subjectes a l impost sobre transmissions patrimonials. Lloguer d habitatges i garatges (el lloguer d oficines, per exemple, està gravat al tipus general). Operacions d assegurances (excepte les assegurances de mercaderies quan es facturen juntament amb els productes de l operació principal). Loteries i apostes de l Estat. Operacions financeres i bancàries. Llengua i moneda en la factura Les factures es podran emetre en qualsevol llengua i moneda. Tot i això, l Administració tributària podrà exigir-ne la traducció a una de les llengües oficials d Espanya. I, pel que fa a la moneda, és obligatori que l import de l impost estigui expressat en euros, al tipus de canvi fixat pel Banc d Espanya.

125 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 125 Les operacions realitzades per empresaris o professionals als quals sigui d aplicació el règim especial del recàrrec d equivalència. Els comerciants minoristes que venguin el 80% o més dels seus productes al detall i que siguin empresaris individuals estan obligats a acollir-se al règim especial del comerç minorista o recàrrec d equivalència. El funcionament d aquest règim és el següent: els proveïdors d aquests comerciants carregaran en les seves factures, a més de l IVA, un recàrrec d equivalència, que després s haurà d ingressar a Hisenda en la seva declaració liquidació model 303. Aquest recàrrec és: RE IVA 5,20% Per a productes gravats al 21% 1,40% Per a productes gravats al 10% 0,50% Per a productes gravats al 4% Els comerciants minoristes estan exempts de les obligacions administratives de l impost. Les operacions realitzades per empresaris que es trobin acollits al règim simplificat de l impost. En aquest règim, les quotes meritades es determinen en funció d uns mòduls aprovats per ordre ministerial. Cal tenir en compte que els únics subjectes passius que poden optar per aquest règim són les persones físiques o entitats en règim d atribució de rendes en l IRPF. Les operacions realitzades per empresaris o professionals acollits al règim especial d agricultura, ramaderia i pesca. El règim especial de l agricultura, ramaderia i pesca és d aplicació als titulars d explotacions agrícoles, forestals, ramaderes o pesqueres que compleixin una sèrie de requisits específics per a la seva aplicació i no hagin renunciat a aquest règim. Aquests empresaris tenen dret a percebre una compensació econòmica que els serà reintegrada pels empresaris que adquireixen els seus productes. Exemples 8 Factura amb recàrrec d equivalència Antoni Martí Parra, amb NIF M i domicili al c/ de Pablo Picasso, 8, Tàrrega, és un empresari minorista acollit al recàrrec d equivalència que va sol licitar al seu proveïdor MODES CDES, SA, amb NIF ES-A , domiciliat al c/ de Gaudí, 22, Vic, el 12/03/XX, en nota de comanda núm. 23, els productes següents: 25 faldilles model V-520, a un preu de 20,95 /ut. 40 bruses model H-390, a un preu de 18,75 /ut. La mercaderia es va rebre 10 dies després de la comanda, juntament amb l albarà núm Les condicions de la venda van ser les següents: Descompte comercial del 2%. Descompte per pagament immediat del 5% per ser la forma de pagament al comptat. Amb aquestes dades, calcularem la factura núm. 210.

126 126 8 MODES CDES, SA C/ de Gaudí, Vic NIF: ES-A Comanda núm. 23 Albarà núm. 234 Factura núm. 210 Data: 12/03/XX Antoni Martí Parra C/ de Pablo Picasso, Tàrrega NIF: M Codi Descripció Quantitat Preu unitat Import 2 V-520 Faldilles 25 20,95 523,75 H-390 Bruses 40 18,75 750,00 Import brut 1.273,75 Dte. 2% s/1.273,75 25,48 Import net 1.248,28 Dte. p.p.p 5% s/1.248,28 62,41 Base imposable 1.185,86 IVA 21 % 249,03 RE 5,20% 61,66 Total 1.496, A la factura sempre ha d aparèixer el NIF de les parts que hi intervenen. Han d estar numerades correlativament des de la primera que s expedeix a principis de l exercici econòmic fins a l última. Ha de tenir tantes bases imposables diferents com productes amb tipus diferents d IVA. Consta de tres parts: 1 L inici, amb les dades identificatives de proveïdor i client, data d expedició, núm. de factura i referències; 2 El cos, on figura el detall de la factura, amb la quantitat de productes, la descripció i el preu, i els descomptes i les despeses que s hi incloguin; 3 El peu, el desglossament de l IVA i el RE. Factura amb dues bases imposables Exemples 9 Carme Martí, amb NIF M, és la propietària de la cafeteria CARME CAFÈS, domiciliada al c/ de l Aurora, 18, Roses. El 23/04/XX rep la factura núm. 340, expedida per DISTRIBUCIONS LOMDOM, SA, amb NIF ES-A , domiciliada al c/ de la Muralla, 4, Cervera. Aquesta factura reflecteix tota la mercaderia sol licitada el 10/04/XX, segons proposta de comanda núm. 16, atesa pel representant de DISTRIBUCI- ONS LOMDOM, Ivan Gomà, i albarà d entrega núm. 660, de 20/04/XX. La forma de pagament serà mitjançant rebut domiciliat a 30 dies data factura. El gènere rebut és el següent: Mercaderia Codi Quantitat Preu Descompte Llet descremada LD botelles 0,80 /botella 2% Llet condensada LC pots 3 /pot 4% Ports deguts i inclosos en factura: 50. E mbalatges: els productes arriben embalats en caixes de cartró, i el proveïdor cobra 0,15 /caixa. Les ampolles de llet descremada van embalades en caixes de 8 ampolles i la llet condensada, en caixes de 10 pots. Es calcula la factura núm. 340, en què s hauran de reflectir els diferents tipus impositius d IVA. En aquest cas, la llet descremada està gravada al tipus superreduït i la llet condensada al tipus reduït.

127 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 127 Forma de pagament: Rebut a 30 dies data factura Observacions: DISTRIBUCIONS LOMDOM, SA C/ de la Muralla, 4 CP: Cervera NIF: ES-A lomdom@netnet.com Factura núm.: 340 Carme Martí C/ de l Aurora, 18 CP: Roses NIF: M Data: 23/04/XX Comanda núm. 16 Data: 10/04/XX Albarà núm. 660 Data: 20/04/XX Codi Quantitat Descripció Preu IVA% Import LD Ampolles llet descremada 0,80 4% 320,00 Dte. 2% S/320,00 6,40 Import net 313,60 Ports 36,36 Embalatges (50 caixes x 0,15) 7,50 Base imposabie I 357,46 LC Pots llet condensada 3,00 10% 450,00 Dte. 4% S/450,00 18,00 Import net 432,00 Ports 13,64 Embalatges (15 caixes x 0,15) 2,25 Base imposable II 447,89 IVA 4% 10% Base imposable 357,46 447,89 805,35 Quota IVA 14,30 44,79 59,09 Total 864,44 Es divideixen els costos comuns per veure quina part d aquests costos aniran gravats al 10% i quins al 4%. Els ports es poden repartir amb una regla de tres directa: 550 ampolles ampolles x Per tant, x = 36,36 ; és a dir, 36,36 dels ports totals tributen al 4% i aniran inclosos a la base imposable I ,36 = 13,64 aniran a la base imposable II. Pel que fa a l embalatge: 400 ampolles / 8 ampolles caixa = 50 caixes. 50 caixes 0,15 = 7,50 corresponen a la llet descremada. 150 ampolles / 10 ampolles caixa = 15 caixes. 15 caixes 0,15 = 2,25 corresponen a la llet condensada > Tipus de factures La normativa vigent de facturació té en compte tres tipus de factures: La factura ordinària, que és la que acabem d estudiar. Dins d aquesta, hi ha les factures simplificades i les factures electròniques. La factura rectificativa, que és una eina per esmenar errors en la factura ordinària. La factura recapitulativa, que ajuda a agilitzar, quan sigui possible, la factura ordinària. Altres tipus de factura són la factura proforma i la factura ordinària, que inclou retencions d IRPF. Factura simplificada La factura simplificada (figura 3) es podrà emetre, a elecció de l emissor, quan l import dels béns o serveis que s han de facturar no excedeixi de 400, IVA inclòs, o quan s hagi d expedir una factura rectificativa. A més, la factura simplificada es podrà emetre, quan el seu import no excedeixi de 3.000, IVA inclòs, en les operacions que es descriuen a continuació: vendes al detall, vendes o serveis en ambulància, vendes o serveis a domicili, transport de persones i els seus equipatges, serveis d hostaleria, estacionament de vehicles, etc.

128 Núm.: 20XX CLAUDIASA C/ del Mestre, Barcelona Telèfon: NIF: M 2 Factura simplificada HARDWMATIC C/ de la Lluna, Barcelona Telèfon: NIF: K Quant. Producte Preu Total 1 Impressora làser TJ 142,00 142,00 2 Tòner color TJ 15,00 30,00 Total Euros 172,00 IVA inclòs (21%) 6 El contingut de la factura simplificada es pot dividir en els punts següents: 1 Número d identificació fiscal (NIF). Nom i cognoms, raó o denominació social completa de l obligat a expedir factura. 2 NIF, nom i cognoms i domicili del destinatari quan sigui empresari, professional (o quan no ho sigui però així ho sol liciti). 3 Número (correlatiu). 4 Identificació del tipus de béns lliurats o de serveis prestats. 5 Tipus impositiu d IVA aplicat i, opcionalment, també l expressió IVA inclòs. 6 Import total a pagar. 7 Data d expedició de la factura. 7 Data: 22/04/XX Forma de pagament: TAJ. GRÀCIES PER LA VOSTRA COMPRA 3 Factura simplificada. Factura electrònica o e-factura La factura electrònica és una factura que s ajusta a l establert en el RD i que ha estat expedida i rebuda en format electrònic. L expedició de la factura electrònica estarà condicionada al fet que el seu destinatari hi hagi donat el consentiment. Les formes de garantir l autenticitat de l origen i la integritat són: Mitjançant signatura electrònica. Mitjançant un intercanvi electrònic de dades (EDI). Mitjançant altres mitjans que els interessats hagin comunicat a l Agència Estatal d Administració Tributària amb caràcter previ a la seva utilització i hagin estat validats per aquesta. Segons la Llei 25/2013, d Impuls a la Factura Electrònica, des del 15 de gener de 2015 els comerços electrònics estan obligats a emetre factura electrònica, sempre que els seus clients l acceptin. A més, han de facilitar l accés dels seus usuaris a un espai en què puguin comprovar, copiar, descarregar o imprimir aquestes factures. A més de la factura electrònica, des de l 1 de gener de 2015 està vigent un nou règim d IVA per al comerç electrònic: el règim especial per a la tributació de l IVA de les empreses electròniques, que permet a les empreses que s hi donin d alta aplicar als seus productes l IVA vigent al país de la Unió Europea en què resideixi el comprador. Factura rectificativa S ha d expedir factura rectificativa en les situacions següents: Quan es modifiqui la base imposable per circumstàncies com la devolució de mercaderia o d envasos i embalatges. En aquest cas, no serà necessari emetre factura rectificativa sempre que la mercaderia o els envasos es rectifiquin, amb signe negatiu, en una factura d una operació posterior.

129 Unitat 6 - Gestió documental en operacions de logística 129 Quan la factura original no compleixi algun dels requisits referents al seu contingut. Quan les quotes impositives repercutides s haguessin determinat incorrectament. Quan es concedeixin descomptes o bonificacions posteriors a l operació. Per exemple, ràpels acumulatius. La rectificació s efectua mitjançant l emissió d una nova factura, com la que es pot veure a l exemple següent: Exemples 10 Factura rectificativa L empresari Antoni Martí va retornar 11 de les bruses de l operació corresponent a la factura núm. 210, perquè no complien amb els requisits especificats en l acord de negociació. Aquesta devolució va generar la factura rectificativa R/42, de data 15/03/20XX. 2 3 MODES CDES, SA C/ de Gaudí, Vic NIF: ES-A Comanda núm. 23 Albarà núm. 234 Factura núm. R/42 Data: 15/03/XX Antoni Martí Parra C/ de Pablo Picasso, Tàrrega NIF: M Codi Descripció Quantitat Preu unitat Import H-390 Bruses 11 18,75-206,25 Dte. 2% s/206,25 4,13 Import net -202,13 Dte. p.p.p 5% s/202,13 10,11 Base imposable -192,02 Observacions: IVA 21% -40,32 Aquesta factura rectifica la núm. 210 de data 12/03/XX RE 5,20% -9,98 Total -242, En el nou document, hi ha de figurar: 1 Una numeració diferent; normalment comencen amb R. 2 La modificació efectuada. 3 Les dades identificatives de la factura que s està modificant. 4 En negatiu, el que indica l abonament, i la forma de pagament que s hagi d utilitzar per fer la devolució. És possible rectificar diverses factures en un sol document de rectificació, sempre que s identifiquin totes les factures rectificades. Si la modificació es deu a la concessió de ràpels acumulatius, no fa falta que s hi especifiquin totes les factures rectificades, sinó que només cal la indicació del període a què es refereixen. Factures recapitulatives Les factures recapitulatives són aquelles que inclouen en una sola factura diferents operacions realitzades en diferents dates per a un mateix destinatari, sempre que s hagin efectuat dins d un mateix mes natural. Aquestes factures s hauran d expedir com a màxim l últim dia del mes natural en què s hagin efectuat les operacions que s hi documentin. Tot i això, quan el destinatari d aquestes factures sigui un empresari o professional que actuï com a tal, l expedició s haurà de realitzar abans del dia 16 del mes següent a aquell en el transcurs del qual s hagin realitzat les operacions.

130 130 Factura proforma La factura proforma és un document en què es detalla una oferta comercial. L emet el venedor o exportador abans de concretar la venda, i s hi especifiquen les condicions d aquesta venda. La factura proforma serà un avançament de la factura comercial. Se sol utilitzar en el comerç internacional, sempre que sigui acceptada pel comprador o importador. Juntament amb les factures proforma, se solen enviar mostres sense valor comercial, i també s usen per tramitar llicències d importació, i fins i tot per sol licitar l obertura d un crèdit al banc del client. En aquest tipus de factures, ha d aparèixer ben visible l expressió factura proforma. Retenció de l IRPF en factures a professionals autònoms Els professionals autònoms donats d alta a les seccions segona i tercera de l impost sobre activitats econòmiques (IAE), relatives a activitats professionals i activitats artístiques, han d incloure, com a norma general, retencions de l IRPF en les seves factures. No han de practicar retencions en les seves factures els autònoms donats d alta en activitats empresarials, que són les incloses en la secció primera de l impost sobre activitats econòmiques (IAE). En l actualitat, l any en què inicien la seva activitat i els dos següents, els professionals autònoms que es donen d alta en activitats professionals han d aplicar el 7%; a partir del quart any, serà el 15%. Exemples 11 Factures amb retenció de l IRPF L empresa MANUFACTURES CARYMAR, SL, contracta els serveis d un assessor tècnic per a una nova instal lació de cintes transportadores al magatzem, que agilitzarien el procediment de logística inversa que es proposa implantar. La factura l emet un professional autònom a una societat limitada. Tant l IVA com l IRPF s apliquen sobre la base imposable. Mentre que l IVA se suma, l IRPF es resta. L empresa client és la que ingressarà la quota de l IRPF a Hisenda. Julià Romeu Orteu C/ de Sant Llorenç, 17 1r D Santa Eulàlia (Eivissa) NIF: K Factura núm. 128 Data: 28/04/XX MANUFACTURES CARYMAR, SL C/ del Mar Blau, Santa Eulàlia (Eivissa) NIF: B Codi Descripció Quantitat Preu unitat Import ATIC Assessorament tècnic sobre activitats de magatzem 1 80,00 80,00 21% IVA 16,80 15% IRPF 12,00 Total 84,80 El proveïdor del servei va avançant aquests pagaments a Hisenda en concepte d IRPF cada vegada que emet una factura, i els regularitzarà amb Hisenda en el moment en què presenti la declaració de la renda.

131 Activitats proposades >> Traçabilitat de la documentació i del producte 1 El taller de l empresa CONFECCIONS SOLES, SL indica al departament de compres la necessitat d abastir-se d un nou teixit que es troba en el mercat i que seria necessari per a la fabricació d un nou producte. Indica tot el procés administratiu que genera aquesta situació, des que el taller demana el nou teixit al departament de compres fins que finalment es rep el teixit al magatzem. 2 Podries dir quina informació ha de contenir l etiqueta de la carn de porc, a efectes de traçabilitat? Pots consultar-ho a Internet. 2 >> Ofertes i sol licitud de mercaderies 3 Dissenya al teu quadern un model de pressupost. Pots fer servir algun programa com l Excel, i emplenar-lo amb les dades següents: Data: la d avui. Client: MANUFACTURES CARYMAR, SL. Proveïdor: DISSEWEB, SL. Servei: disseny, implementació i desenvolupament d un lloc web amb base de dades i secció d administració. Condicions: preu de 630 anuals, IVA no inclòs; descompte del 50% a partir del 2n any pels serveis d administració i actualització; forma de pagament del 50% en lliurar la informació per confeccionar la web i del 50% en finalitzar-la. Validesa: 30 dies. 4 L empresa PELLQUALITAT, SL, B , domiciliada al c/ dels Rocs, 23, 08700, Igualada, va rebre de SAPATERIA GUIFRÉ, el propietari de la qual és Andreu Guifré, J, el dia 25 de febrer, la comanda següent: 25 parells de botes model BC42, a 97 /unitat. 15 parells de botes model BR37, a 80 /unitat. 20 parells de botes model BM40, a 72 /unitat. Els ports van a càrrec del venedor. Se li concedirà un ràpel acumulatiu del 5% si, al llarg dels primers sis mesos de l any, adquireix productes per valor de El lliurament de la mercaderia s haurà de realitzar, en el termini màxim de tres dies, al domicili del comprador. La forma de pagament es durà a terme mitjançant tres lletres de canvi, girades a 30, 60 i 90 dies. Redacta al teu quadern aquesta comanda, per enviar-la per correu electrònic. 5 Dissenya al teu quadern el procés de recollida de dades i posterior seguiment en una comanda en línia. 3 >> Recepció i enviament de mercaderies 6 Emplena al teu quadern la carta de ports d un servei realitzat per TRANSPORTS LLEUGERS, SL el dia 30 d abril, amb les característiques següents: 400 pots de vidre d espàrrecs de marge d 1 kg cada pot. 700 pots de vidre d espàrrecs blancs de 0,50 kg cada pot. 200 pots de vidre d espàrrecs varietat Argentuil de 0,25 kg cada pot. Consignatari: SUPERMERCATS LLOQUI, SL, B , domiciliat al c/ del Pont Vell, 123, Barcelona. Remitent: HORTA LLEIDATANA, SA, A , domiciliada a l Av. del Segre, núm. 56, Lleida. El preu del transport va ser de 0,36 per kg transportat. Els ports es van pagar en el moment de lliurar la mercaderia. El camió es va carregar a Lleida a les h i es va descarregar a Barcelona a les h. El transportista és Àngel Roca.

132 Activitats proposades 4 >> Factures 7 Un empresari malagueny vol enviar vi dolç als Estats Units. El preu de venda de cada unitat és de 7, amb un descompte del 10%. Desitja enviar un contenidor de unitats des del port de Màlaga fins a Charleston. Calcula el preu unitari de cada ampolla per a l empresari americà, segons els Incoterms que has estudiat. Es coneix que: el transport per carretera des de la bodega fins al port costa 40, els drets d estiba i manipulació del contenidor són 150, el noli té un import de 2.300, l assegurança de transport ascendeix a un 4% sobre el valor Ex Works, i els ports des de Charleston fins a l empresa del comprador són El Sr. Miret és un empresari minorista que va realitzar, el dia 2 de febrer, la següent operació: a) Compra de litres d aigua mineral a 0,25 /l. b) Compra de 150 litres de licor a 3,85 /l. c) Descompte: 10%. d) Descompte per pagament immediat: 2%. Calcula el total de la factura (només es demanen els càlculs, no és necessari emplenar l imprès de factura). 9 Calcula la base imposable de l operació següent: a) 300 unitats de producte CA a un preu de 46 /ut. b) Descompte comercial del 15%. c) Descompte funcional del 5%. d) Ràpels acumulatius del 4% si es compren més de unitats al final de període. e) Descompte per pagament immediat del 2%, ja que el proveïdor paga al comptat. f) Ports de 98 a compte del comprador. g) Envasos i embalatges de 35 a compte del venedor. 10 ECOOLIVA, SL ven oli d oliva verge extra ecològic a botigues gourmets, i el propietari del REBOST DEL CASTELL, Oriol Sala Torres, li fa una comanda de 300 llaunes de 0,50 kg/ut, valorades a 5 /ut. Hi ha un descompte comercial del 2% i, com que el pagament es fa a 30 dies data factura, li concedeix un descompte per pagament immediat del 5% amb ports pagats. Dissenya al teu quadern el model de factura núm. 32 i emplena l. Inventa les dades que siguin necessàries per emplenar la factura degudament. 11 Imagina que treballes per al departament comercial d una empresa. T encarregues de la facturació i has de preparar una bonificació per a un client, amb el qual has treballat els últims sis mesos. Aquesta bonificació és un 10% de totes les compres realitzades per aquest client en aquests sis mesos. Com procediries pel que fa a la facturació d aquesta bonificació? Emetries una factura rectificativa? En cas afirmatiu, utilitza el model de factura que has dissenyat en l exercici anterior i emplena l. 12 El REBOST DEL CASTELL rep el dia 1 de febrer una comanda del RESTAURANT TRADICIÓ, propietat de Gemma Rius, per la qual li sol licita: 50 llaunes de 0,50 kg d oli d oliva verge extra ecològic, a 6,10 /ut. 25 formatges de cabra d 1 kg, a 16,90 /kg. Els ports (80 ) i les assegurances (50 ) van a càrrec de la Gemma. A efectes de calcular les bases imposables, els ports es repartiran per quilogram transportat i les assegurances, en funció del preu. Confecciona al teu quadern la factura núm. 32, de data 18 de febrer, corresponent a l albarà núm. 40 de data 05/02/XX. 13 El RESTAURANT TRADICIÓ no es va adonar que cinc llaunes d oli d oliva van arribar en mal estat. Per això, truca al REBOST DEL CASTELL per comunicar-los-ho i, des d aquí, els comenten que se ls realitzarà una factura rectificativa pel valor d aquestes cinc llaunes. Com quedaria aquesta factura rectificativa? 14 L empresa nord-americana SHOW necessita una factura proforma en què s especifiqui la venda de 500 ampolles d oli d oli verge i 400 pots d olives de taula per part de l empresa espanyola SUBMINISTRAMENTS SPAIN, SL. El preu de cada ampolla és de 4 i el de cada pot, de 5. L Incoterm utilitzat serà el DAP.

133 Activitats finals Lluís Llobet és l administrador de l empresa RI, SAL, A , c/ de la Pau, 6, 08225, Terrassa, empresa dedicada a la comercialització de bicicletes. A principis de març, va sol licitar informació a diverses empreses distribuïdores de bicicletes model MK-256, ja que començarà a comercialitzar aquest tipus de bicicletes a partir del maig. Rep les següents propostes per a la compra de 15 bicicletes model MK: Concepte X Y Preu unitari Descompte 5% 2% Transport 5,60 per bici transportada 4,20 per bici transportada Assegurances 0,60 per bici assegurada 0,75 per bici transportada Ràpels 10% si supera Qualitat Molt bona Bona Termini de lliurament Dues setmanes Dues setmanes Els criteris més importants per a RI, SAL són: qualitat molt bona, termini de lliurament el més curt possible, sempre que el preu no sigui superior a 150. El proveïdor elegit és la Sra. Carme Guiu, propietària de MOTOS SEGEDA, domiciliada al c/ del Sol,12, de Sabadell, amb NIF: H. El dia 25 de març, enviem la comanda núm. 21 a MOTOS SEGEDA, amb les condicions pactades anteriorment. En el termini de lliurament convingut, MOTOS SEGEDA ens envia les bicicletes juntament amb l albarà núm. 46 (valorat). El problema es troba en el fet que dos de les 15 bicicletes arriben defectuoses i, per tant, signem l albarà a l espera de la factura, però hi indiquem que només en rebem 13 perquè les altres dues es retornen. a) A quina oferta correspon el proveïdor elegit, a la X o a la Y? b) Realitza al teu quadern la comanda núm. 21. c) Realitza al teu quadern l albarà valorat núm ECORODA, SA està pensant en informatitzar el magatzem, per la qual cosa s ha decidit a contractar un expert tècnic en aquestes qüestions. Es tracta d un autònom professional donat d alta en les seccions segona i tercera de l impost sobre activitats econòmiques (IAE), i cobra pels serveis prestats per la informatització del magatzem Ens fa un descompte comercial del 10% i li pagarem amb dos rebuts domiciliats a 30 i 60 dies data factura. Dissenya al teu quadern i emplena la factura que ens enviarà el tècnic. Inventa les dades de l autònom i tot el que sigui necessari. La retenció que s aplicarà és del 15%. 3 SUPERMERCAT LLUCH, pertanyent a Arnau Lluch, va comprar a MAGATZEMS DISTRIBUÏDORS, SL els productes següents: 500 l de llet a 0,89 /l. 400 iogurts a 0,19 /ut. 100 ampolles d aigua a 0,67 /ut. 100 kg de carn de boví a 1,25 /kg. 800 bosses de te a 0,05 /ut. 300 paquets de bolquers a 3,22 /ut. 250 paquets de folis a 1,20 /ut. 200 ampolles de detergent a 1,30 /ut. Tot això amb un descompte del 8%. Calcula el total de la factura. No és necessari que emplenis un imprès de factura.

134 Casos finals Documentació generada després de rebre una comanda de client 1. La secció de vendes de CENTER, SA rep la comanda següent: ARTFINAL C/ de la Plaça Verda, Barcelona NIF: A CENTER, SA N II Km Lleida NIF: A Data: 05/01/XX Nota de comanda núm.: 10 Lloc de lliurament: C/ Guardiola, 16 Descomptes: Comercial 5% Data de lliurament: 15/10/XX Pagament: L/ 60 dies Ports: Al seu càrrec Altres: A312 B420 Codi Quantitat Descripció Preu Camises d home Bruses de senyora 9,50 11,20 Observacions: l enviament s efectuarà a través de MANDAMODA, SA a) El 06/10/XX, un cop ja s han verificat les dades de la comanda, s emet l ordre de sortida de mercaderia. b) El 14/10/XX, el magatzem efectua el lliurament al transportista, juntament amb l albarà núm. 43. c) El 15/10/XX, segons l acordat, el client rep la mercaderia, però no està d acord amb la mercaderia rebuda, ja que, de les camises d home, quatre arriben en molt mal estat i, de les bruses de senyora, 12 també arriben defectuoses. Això ho anota a l albarà i a la fitxa d incidències que emplenes tu mateix, com a encarregat del magatzem de l empresa ART FINAL. d) El 25/10/XX es rep la factura núm. 51. En contrastar-la amb l albarà d entrada, comproves que t han facturat els productes que arriben en mal estat. e) Reclames al proveïdor, que t envia la corresponent factura rectificativa (R/14). Respecte d aquesta comanda, realitza les tasques següents: a) Emplena al teu quadern l albarà (valorat) que acompanya la mercaderia i la carta de ports. Saps que cada camisa està empaquetada en una caixa de cartró de 0,90 g cada una. L empresa de transport cobra per cada caixa transportada 0,15, i una assegurança de 0,10. S ofereix un descompte del 0,50%. L adreça del transportista és Polígon Sud, Nau 28, Barcelona. NIF: A b) Realitza al teu quadern les dues factures: la factura 51 i la rectificativa. c) Anota aquesta comanda núm. 10 en el corresponent registre de comandes emeses. 2. ART FINAL ha rebut una comanda de l empresa holandesa ALIEKE, que sol licita 50 bruses de senyora i et demana que li enviïs la corresponent factura proforma. El preu de venda de la brusa de senyora és de 18, amb un descompte del 10% si es paga abans de 30 dies. En aquest cas, es demana: a) Indica el tipus d operació que realitzaràs amb ALIEKE. b) Explica la modalitat d operació respecte de l IVA. c) Dissenya i emplena al teu quadern la factura proforma que enviaràs.

135 Autoavaluació Seguir el rastre a un producte des del seu origen com a matèria primera fins que passa per producció, magatzem i distribució es coneix com a: a) Traçabilitat de la documentació. b) Traçabilitat del producte. c) Les respostes a) i b) no són correctes. d) Les respostes a) i b) són correctes. 2. Quan entre el proveïdor i el client s ha realitzat una negociació prèvia i la comanda recull l acord pactat, s emet el que s anomena: a) La proposta de comanda. b) La nota de comanda. c) El pressupost. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 3. El registre a través de la web, la seva gestió en temps real i proporcionar al client un seguiment són característiques del: a) Pressupost en línia. b) Comanda en línia. c) Albarà en línia. d) Factura en línia. 4. Quan els ports van a càrrec del proveïdor, diem que són: a) Ports deguts. b) Ports pagats. c) Ports pagats contra reemborsament. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 5. Quin dels documents que es detallen acredita legalment l operació de compravenda o prestació de serveis? a) L albarà valorat. b) L albarà sense valorar. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes. 6. Els lliuraments intracomunitaris i les exportacions són: a) Operacions exemptes limitades respecte de l IVA. b) Operacions exemptes plenes respecte de l IVA. c) Operacions subjectes a l IVA. d) Operacions no subjectes a l IVA. 7. Quina de les operacions que s esmenten a continuació no constitueix una operació exempta d IVA?: a) Els serveis públics postals. b) Les operacions d assegurança. c) Els sous i salaris. d) Les operacions financeres. 8. El règim especial del recàrrec d equivalència consisteix en el fet que: a) Els empresaris inclosos en aquest règim reben dels seus clients un recàrrec per l IVA suportat. b) Hisenda retorna l IVA suportat. c) Es repercuteix un tipus d IVA especial en les vendes. d) Els empresaris acollits a aquest règim suporten un recàrrec en les seves compres. 9. Quan es produeix la modificació de la base imposable per circumstàncies com la devolució de mercaderies o la devolució d envasos i embalatges: a) Sempre cal emetre factura rectificativa. b) No cal emetre mai factura rectificativa. c) Cal emetre factura rectificativa, a no ser que es pugui descomptar l import en operacions posteriors. d) Cal emetre factura rectificativa, a no ser que el client decideixi el contrari. 10. La factura simplificada es podrà emetre, a elecció de l emissor, quan l import dels béns o serveis a facturar no excedeixi de: a) 400, IVA inclòs. b) 400, IVA no inclòs. c) 600, IVA inclòs. d) 600, IVA no inclòs.

136 U nitat 7 Organització logística Per al projecte final Dibuixaràs la cadena logística de l'organització. Distingiràs el tipus de distribució i el canal utilitzat. Reflexionaràs sobre les funcions logístiques de l'empresa i els departaments on es duen a terme. Realitzaràs un sistema de mesura de qualitat usant indicadors de qualitat en vendes i satisfacció del client. En aquesta unitat aprendràs a... Descriure les característiques bàsiques de la cadena logística. Identificar les activitats i agents que participen en la cadena logística, així com les relacions entre ells. Interpretar les diferents fases de la cadena logística. Valorar els diferents models o estratègies de distribució de mercaderia. Assegurar la satisfacció del client. Reconèixer les característiques d un sistema de qualitat total.

137 Unitat 7 - Organització logística 137 Esquema inicial Externalització Implantació de la logística Logística dins d un altre departament Departament de logística Pla de direcció logística ORGANITZACIÓ LOGÍSTICA Elements Cadena logística Models Transports Qualitat total Qualitat logística Just in Time (JIT) Servei al client

138 138 1 >> Implantació de la logística En aquesta unitat, es determinarà com s implementa la funció logística en una empresa. Per això, és necessari conèixer-ne l estructura organitzativa. Així, en cas que la logística sigui una part més del departament comercial, la seva planificació estarà inclosa en el pla de màrqueting. Si forma part del departament de producció, s inclourà en el pla de producció. Tot i això, en cas que la funció logística compti amb un departament propi, aquesta planificació es realitzarà mitjançant un pla de direcció logística. En qualsevol cas, el pla de direcció logística ha de respondre a les necessitats que es plantegen en el pla estratègic de l empresa, per la qual cosa sempre hi està supeditat. Per implantar la logística en una empresa, cal determinar el tipus d empresa i el sector d activitat al qual pertany, ja que la logística industrial (empreses fabricants) és molt més complexa que la logística comercial (empreses distribuïdores), tal com es pot veure a la figura 1: Flux de materials Conceptes clau per a la implantació de la logística Són els següents: Senzillesa: el sistema logístic ha de ser fàcil de comprendre i aplicar. Eficiència en l assignació de recursos: ús dels mitjans més adequats per al desenvolupament del sistema. Equilibri: adequació entre les finalitats i els recursos. Oportunitat: el sistema ha de funcionar perfectament quan sigui necessari. Flexibilitat: ha de ser fàcilment adaptable a noves situacions o imprevistos. Logística industrial Logística comercial Aprovisionament Aprovisionament FLUX D INFORMACIÓ Emmagatzematge i transport Fabricació Emmagatzematge Muntatge Emmagatzematge i transport Comercialització Comercialització 1 Comparació entre logística industrial i logística comercial. Un cop que s ha determinat el tipus d empresa de què es tracta en funció de la mida i el sistema organitzatiu, es presenten tres possibilitats: Externalitzar la funció logística (outsourcing logístic). Incloure la funció logística en un departament de l empresa. Crear un departament de logística a l empresa. A continuació, s analitza amb detall cada una d aquestes possibilitats.

139 Unitat 7 - Organització logística > Externalitzar la funció logística Encara que les empreses grans compten amb una xarxa logística pròpia, la majoria de les pimes decideixen externalitzar tot el procés de logística de l organització o d algunes de les seves parts. Per fer-ho, contracten operadors logístics, que són empreses especialitzades en oferir aquest tipus de serveis. Podem distingir diversos tipus d operadors logístics, segons les funcions per a les quals són contractats. També els designarem amb les seves sigles en anglès, PL (Party Logistics): Operadors de primer nivell, 1PL: són els que només proporcionen transport de mercaderies a les empreses. Operadors de segon nivell, 2PL: s ocupen del transport i de l emmagatzematge de la mercaderia. Operadors de tercer nivell, 3PL: s encarreguen dels serveis de transport, emmagatzematge, gestió d inventaris i preparació de comandes. Operadors de quart nivell, 4PL: són operadors de logística integral, ja que proporcionen des de transport, emmagatzematge, embalatge i preparació de comandes i organització dels sistemes d informació, fins a operacions de caràcter comercial. El principal avantatge de l externalització de la logística és una possible disminució dels costos i les inversions en capital, així com una reducció del risc financer, i fins i tot, en alguns casos, una millora en la qualitat i el nivell de servei. L inconvenient més freqüent és la dependència de l operador logístic, que pot provocar que l empresa perdi el control sobre el seu procés operatiu. A més, és possible que els costos siguin més alts que si es duu a terme un procés de logística intern. Exemples 1 Operador logístic Per desenvolupar les seves funcions de logística, l empresa de torrons EL PESSEBRE, SL ha contractat l empresa LOGÍSTICA D ALIMEN- TACIÓ, SA. Aquesta empresa s encarrega de transportar el torró als magatzems centrals de l empresa EL PESSEBRE, SL, situats a les principals ciutats espanyoles. EL PESSEBRE, SL indica, a través d un programa informàtic, les comandes que LOGÍSTICA D ALIMENTACIÓ, SA ha de servir als seus clients. L empresa contractada també s encarrega d empaquetar-los i enviar-los a la seva destinació. Per tant, LOGÍSTICA D ALIMENTACIÓ, SA és un operador de tercer nivell o 3PL, ja que s ocupa, a més del servei de transport i d emmagatzematge, de la preparació de les comandes.

140 > Incloure la funció logística en un departament de l empresa Les empreses comercials que decideixen integrar la seva funció logística com a part d un procés intern el solen dur a terme des del departament de comercialització. Tot i això, a les empreses industrials, aquesta funció dependrà del departament de comercialització i del de producció (figura 2). Aprovisionament DIRECCIÓ GENERAL Producció Administració Magatzem de matèries primeres Magatzem de productes acabats Comercialització Transport i distribució Atenció al client 2 Exemple d un organigrama d una empresa industrial amb unes funcions de logística que depenen dels departaments de comercialització i de producció. 1.3 > Crear un departament de logística a l empresa La creació d un departament de logística és pròpia de les mitjanes i grans empreses (figura 3). Les principals funcions d aquest departament són: Planificar la producció en funció de les vendes, així com de la capacitat i la gestió dels magatzems. Planificar les compres en funció de la producció i el temps d aprovisionament. Planificar les vendes, sempre en coordinació amb el departament de comercialització, i a partir no només de la capacitat productiva, sinó també de les capacitats del magatzem de productes acabats i del transport. Departaments de logística que es converteixen en unitats de negoci S han donat casos d empreses, generalment de grans dimensions, amb uns departaments de logística que es converteixen en empreses filials que funcionen com a operadors logístics i presten serveis a altres empreses. Producció DIRECCIÓ GENERAL Administració Aprovisionament Interna Comandes Estocs Magatzems Control d inventaris Logística Expedició Externa Transport Comercialització Atenció al client 3 Exemple d un organigrama d una empresa amb un departament de logística autònom.

141 Unitat 7 - Organització logística >> Pla de direcció logística El concepte de pla és molt ampli i, en aquest cas, s entén com el document que inclou l estratègia logística de l empresa, el seu desenvolupament i control, sempre posats al servei dels objectius estratègics de la pròpia empresa. Per desenvolupar el pla de direcció logística, cal formular l estratègia logística de l empresa; és a dir, determinar l objectiu i especificar i quantificar les accions que s han de dur a terme per aconseguir-lo. Per a la formulació de l estratègia logística, com per a qualsevol altra estratègia, cal respondre tres qüestions fonamentals (figura 4): Quina és la situació actual? Quina és la situació desitjada? Quines accions cal dur a terme? Anàlisi de la situació Definició d objectius Definició del pla d acció Utilitats de la planificació logística 4 Procés que cal seguir per a l elaboració del pla de direcció logística. La resposta a aquestes tres qüestions defineix l estratègia i determina les fases que cal seguir per a l elaboració del pla de direcció logística, que analitzem a continuació. 2.1 > Anàlisi de la situació Es distingeixen dos tipus d anàlisi de la situació de l empresa: Anàlisi estratègica: es tracta de recopilar informació externa i interna sobre els productes que es comercialitzen i les seves característiques logístiques, el mercat i la competència. Anàlisi operativa: es tracta de recopilar informació interna sobre tasques que es duen a terme a l empresa relacionades amb les principals funcions de la logística: aprovisionament, magatzem, transport i expedició. Una planificació logística adequada presenta les utilitats següents: Millora la distribució. Augmenta el control sobre els processos d aprovisionament, producció i comercialització. Possibilita la comunicació amb clients i proveïdors. Fa més eficient l emmagatzematge i el transport. Així, per exemple, en realitzar una anàlisi operativa, cal tenir en compte, entre altres coses, la previsió de compres, la previsió de vendes, el seguiment de la demanda, la programació de l emmagatzematge i la programació del transport. A més, és necessari saber amb exactitud amb quins recursos compta l empresa per poder dur a terme el pla de logística. Es distingeixen els recursos següents: Recursos humans: personal necessari i la seva gestió. Recursos materials: magatzems, disposició de centres logístics, elements de transport, etc. Recursos funcionals: el temps i la cultura empresarial. En la logística, el factor temps és fonamental perquè els materials han d estar en la seva destinació just a temps i en les quantitats apropiades, ja que els retards en els lliuraments, la falta de mercaderia i l excés d estocs generen pèrdues econòmiques importants.

142 > Definició d objectius Existeixen dos tipus d objectius: estratègics i operatius o tàctics. Primerament, cal fixar els objectius de gestió, que es prenen directament del pla estratègic de l empresa, i que han de tractar sobre: Els recursos utilitzats. La millora dels punts dèbils detectats en la fase anterior. L enfortiment dels punts forts detectats en la fase anterior. La idoneïtat dels fluxos de materials. L eficiència dels fluxos d informació. Un cop determinats els objectius estratègics, cal indicar el camí per al seu assoliment. Aquesta és la funció dels objectius operatius que descriuen de forma concreta els objectius estratègics, i defineixen com s han d aconseguir i quin és el cost adequat per tal que es realitzin sota el criteri d eficiència. 2.3 > Definició del pla d acció Aquesta fase és la més complicada i important. Un cop que s han dut a terme les fases anteriors, és necessari elaborar un esquema general de l organització logística que es desitja implantar i elaborar el pla amb accions concretes. En cas que es tracti d un pla logístic d una empresa de nova creació, aquest pla d acció ha de tenir en compte la localització més convenient dels magatzems, les dimensions de l empresa, el projecte de planta, les etapes o l escalonament dels transports, el tipus de canal i la forma de distribució, etc. Pla d acció En la definició del pla d acció, és necessari valorar-ne la rendibilitat, per a la qual cosa cal comprovar que les inversions i els costos necessaris per posar en marxa el pla logístic siguin menors que els beneficis que pot produir a mig i llarg termini. A més, en totes les fases del procés, s ha d aplicar un sistema d avaluació i control que estigui basat en criteris d eficiència. 1 Casos pràctics Anàlisi de la situació i definició d objectius d una empresa L empresa comercial DISTRIBUCIONS TECNOSIA, SL s encarrega de distribuir productes de petites dimensions de tecnologia asiàtica a Andalusia i Extremadura, i es troba amb els problemes següents: Els productes que es distribueixen a Extremadura es traslladen des d un magatzem central situat a Sevilla a un magatzem regional situat a Badajoz abans de fer-los arribar als clients minoristes. Aquests magatzems són molt grans i compten amb un número molt elevat d estocs. Els productes s empaqueten al magatzem central i es tornen a empaquetar al magatzem regional, on es preparen les comandes. A més, és necessari realitzar un nombre molt elevat de controls i revisions degut a les dimensions dels dos magatzems. Les vendes han descendit considerablement degut a l aparició de noves empreses competidores i la rotació d estocs en els magatzems és cada cop menor, per la qual cosa es corre el risc que els productes es tornin obsolets. És necessari realitzar un nou pla logístic per a aquesta organització? Quins serien els objectius o metes d aquest pla? Solució Sí que és necessari realitzar un nou pla logístic, ja que els problemes existents fan que l antic pla no compleixi amb les expectatives de negoci de l empresa. Els objectius o metes d aquest nou pla podrien ser: Disminuir el número de manipulacions. Reduir els estocs tant en volum com en espai ocupat; per fer-ho, es pot valorar la possibilitat de prescindir del magatzem regional. Augmentar la flota de transport o contractar operadors logístics si es decideix prescindir del magatzem regional. Limitar el número de controls i revisions dels productes.

143 Unitat 7 - Organització logística >> Cadena logística La cadena de subministrament, també coneguda com a cadena de valor, és un sistema integrat per totes les funcions relacionades amb: aprovisionament i gestió de proveïdors, magatzems de matèries primeres i auxiliars, producció, magatzem de productes acabats, transports i canals de distribució, que té com a finalitat posar els productes a disposició del consumidor. La cadena logística està integrada en la cadena de subministrament i està formada per les funcions d emmagatzematge (de productes acabats per a empreses industrials o de mercaderies per a empreses comercials), distribució i transport. Per tant, la funció principal de la cadena logística és proporcionar als intermediaris la suficient quantitat de producte per satisfer el mercat amb el menor cost possible. Els objectius que cal desenvolupar per complir aquesta funció són: Optimitzar el transport: Aplicar economies d escala usant mitjans de major capacitat. Utilitzar la combinació d elements de transport de diferent capacitat. Establir rutes de doble direcció per tal que el transport sempre es realitzi a plena càrrega. Minimitzar la quantitat de producte en estoc: Mantenir les mercaderies el menor temps possible al magatzem. Disminuir el número de magatzems pels quals ha de passar la mercaderia. Lliurar la mercaderia just a temps: Combinar de forma adequada els mitjans de transport amb l emmagatzematge. El disseny de la cadena logística suposa una decisió d alt valor estratègic i de gran importància per a l empresa, degut a tres circumstàncies fonamentals: Elevat cost econòmic: el desenvolupament de la cadena logística suposa la construcció o el lloguer de magatzems, així com l adquisició de diversos elements de transport. Possibilitat d establir avantatges competitius: l avantatge competitiu ha de ser durador i, quan s assenta en un dels elements estructurals de l empresa, com el sistema logístic, sol perdurar en el temps. Nivell de risc: totes les decisions empresarials estan sotmeses a un determinat nivell de risc, que resulta més acusat com major sigui el termini per al qual es pren la decisió. 5 La cadena logística té com a finalitat posar els productes a disposició del consumidor. Comerç en línia Avui dia, gràcies a Internet, un consumidor pot aconseguir qualsevol tipus de producte venut a milers de quilòmetres sense necessitat d acudir al mercat local. Per tant, moltes empreses decideixen realitzar la venda en línia dels seus productes per afegir un avantatge competitiu al seu negoci. La configuració de la cadena logística és una decisió a llarg termini, per la qual cosa el nivell de risc que s ha d assumir és alt, situació que aconsella que aquest tipus de decisions es prenguin de forma molt rigorosa i realista. A més de totes les activitats que comporten l emmagatzematge, el transport i la distribució en la cadena logística, no hem d oblidar les següents: La recuperació, el reciclatge de materials i l eliminació de residus (logística inversa). La prevenció de riscos laborals (la seguretat i la salut dels empleats és imprescindible en la gestió de magatzems i en el transport de mercaderies per evitar accidents). La reducció de la petjada ecològica (afavoreix la millora en la imatge de l entitat i té a veure amb la responsabilitat social corporativa).

144 > Canals de distribució Per a la fabricació d un producte i per fer-lo arribar al consumidor final, l organització necessita establir relacions amb tots els elements de la cadena de subministrament, que són els següents (figura 6): Centre d aprovisionament Proveïdors Centre de producció Fabricant Canal de distribució Agents: estableixen la connexió entre el fabricant i els seus possibles clients, i ajuden a concretar acords comercials. No sempre estan presents dins de la cadena de subministrament. Majoristes: intermediaris entre el fabricant i els minoristes o detallistes. Compren al fabricant grans quantitats d un producte per vendre l a minoristes, però no al consumidor final. Minoristes o detallistes: són els comerços de venda a la menuda o al detall que tenen com a públic objectiu el consumidor final. Mercat Consumidor final 6 Elements de la cadena de subministrament. En el cas de béns de consum, el canal de distribució pot ser de nivell 1, 2 o 3, a partir del número d intermediaris que hi intervinguin (figura 7). Fabricant Fabricant Fabricant Els fabricants també decideixen la forma de la seva distribució en funció dels detallistes que porten els seus productes a mans del consumidor final; així, podem parlar de tres tipus de distribució: Distribució intensiva: el producte és comercialitzat pel major número possible de detallistes o minoristes. Els productes de consum habitual, com la llet o el iogurt, es distribueixen d aquesta forma. Distribució exclusiva: el fabricant concedeix el dret de distribuir els seus productes en exclusiva a un número molt limitat de detallistes als quals exigeix exclusivitat. Controla preus, promocions, etc. Els automòbils són un exemple de productes de distribució exclusiva. Distribució selectiva: només un número limitat de detallistes o punts de venda poden distribuir els productes. Els perfums i productes de bellesa, per exemple, són productes de distribució selectiva. Consumidor Canal 1 Canal 2 Canal 3 7 Nivells del canal de distribució. Minorista Consumidor Majorista Minorista Consumidor

145 Unitat 7 - Organització logística > Models de gestió logística El disseny de la cadena logística es desenvolupa definint l estructura d aquesta cadena i realitzant un sistema de distribució per als dos fluxos (mercaderies i informació). Tots dos passos han de partir d una decisió prèvia, basada en els objectius estratègics de l empresa, que consisteix en optar per una de les dues alternatives per a la gestió d estocs: model de gestió centralitzat o model de gestió descentralitzat (figures 8 i 9). Producció Producció Producció Producció Producció Producció PLATAFORMA LOGÍSTICA MAGATZEM 1 MAGATZEM 2 MAGATZEM 3 Distribució Distribució Distribució 8 Funcionament de la gestió centralitzada d estocs. Distribució Distribució Distribució 9 Funcionament de la gestió descentralitzada d estocs. L elecció de la millor opció es basarà en l anàlisi d aquestes qüestions: Quina és la quantitat òptima d estoc de cada mercaderia? Quin és el temps màxim que l estoc s ha de mantenir en la cadena i en cada un dels magatzems? On es poden aplicar les economies d escala; és a dir, en quins elements de la cadena es poden aconseguir els majors estalvis? La resposta eficient i a temps al client justifica un augment de les inversions? Les respostes a aquestes preguntes mostren els avantatges de cada opció: Avantatges del sistema de gestió centralitzat d estocs: Es tracta de forma integrada tot el flux d informació. S aconsegueix major control sobre els fluxos de materials. S optimitza el cost del transport. Avantatges del sistema de gestió descentralitzat d estocs: Augmenta la presència del producte en el mercat. Aproxima els estocs als clients. Disminueix el risc de desproveïment del client. També es pot arribar a un model mixt en què hi hagi una gestió centralitzada al nucli de la cadena, que després es descentralitzi en els extrems amb diversos magatzems de trànsit i locals, o bé aplicar els diferents models als diferents productes. Cal afegir que la gestió de mercaderies industrials tendeix a la centralització, i la mercaderia de consum, a la descentralització.

146 > Transport en la cadena logística Realitzar una gestió eficient del transport és una tasca clau per al funcionament adequat de la cadena logística de l empresa. El client no només valora rebre productes amb la millor relació qualitat/preu, sinó també rebre ls a temps i en les millors condicions. D altra banda, l empresa més eficient en la gestió del seu transport tindrà com a resultat un avantatge competitiu respecte de la resta d empreses del sector. El transport ha de constituir un servei de qualitat en termes de seguretat, lliurament a temps i eficiència. En l elecció d un tipus o un altre de transport, cal tenir en compte els punts següents: Cost: preu del transport, que variarà segons el tipus de mercaderia, el volum i la distància. Capacitat: mida o quantitat del producte que es vol transportar. Velocitat: s ha d arribar a la destinació en el menor temps possible. Disponibilitat: per diferents circumstàncies, hi ha mitjans de transport que no permeten portar les mercaderies a una destinació específica. Servei: certs materials poden necessitar un condicionament especial per ser transportats. Classificació del transport logístic Criteri Tipus Descripció Lloc que ocupa en la cadena de subministrament Modalitat usada Combinació de les modalitats Capacitat Intern Extern Terrestre Marítim i fluvial Aeri Altres Intramodal Intermodal Multimodal De gran capacitat De poca capacitat Es realitza dins de l empresa: des que el proveïdor deixa el producte a les instal lacions, quan es porta a planta o al magatzem i fins que surt de l empresa. Es realitza en el canal de distribució. Per carretera o ferrocarril. Per vaixell. Per avió. Per oleoductes, canonades, cintes transportadores, etc. Es duu a terme per la combinació de vehicles de la mateixa modalitat de transport. Combinació de dues modalitats de transport. Coordinació de més de dues modalitats de transport. Són mitjans de transport capaços de transportar grans quantitats de mercaderia. S utilitzen entre els magatzems de trànsit i les plataformes logístiques, i entre aquestes i els magatzems locals. És important usar aquest mitjà de transport sempre que sigui possible, ja que té un cost per unitat menor que el transport de poca capacitat. Són mitjans de transport més ràpids però de molta menor capacitat que els anteriors. Se solen utilitzar entre els proveïdors i els magatzems de trànsit, i entre els magatzems locals i els clients. Les TIC i altres millores en el transport Un sistema de transport adequat és fonamental en la implantació de la logística a l empresa. Amb l aplicació de les TIC en el transport, es pretén incrementar l eficiència i l agilitat d aquest servei.

147 Unitat 7 - Organització logística 147 Els principals sistemes tecnològics en el transport de mercaderies són: Sistema de posicionament global en la logística empresarial mitjançant satèl lits: permet saber on està un vehicle de la flota d una empresa en temps real, i verificar així que es compleixen les rutes programades. Sistema de control de flotes: permet conèixer qualsevol avaria o imprevist que es produeixi en un vehicle; aporta més funcions que un GPS, ja que proporciona informació per localitzar i ajudar vehicles i permet connectar-se a sensors per a obertura i tancament de portes, controlar la temperatura de les cambres frigorífiques, els temps de conducció, etc. Flota d una empresa Es tracta del conjunt de vehicles amb què compta una empresa per al transport de mercaderies i altres serveis. D altra banda, la minimització de costos, juntament amb l intent de reduir l impacte mediambiental del transport, ha donat lloc a una sèrie de millores: Traçabilitat: consisteix en conèixer l historial i la trajectòria de cada producte. És important, per exemple, controlar la traçabilitat de la cadena de fred per mantenir la temperatura adequada en el transport d aliments. Agrupatge o transport combinat: en el cas de transport terrestre (ferrocarril o carretera), es tracta d usar el mateix mitjà de transport per a la càrrega de diverses empreses, fet que permet estalviar costos. Crossdocking: sistema de distribució que no compta amb magatzems. Els productes fabricats passen a una plataforma d aïllament, on es preparen les comandes i es traslladen directament al camió a través d unes cintes transportadores. Indicadors de qualitat en el transport La taula següent recull els principals indicadors de qualitat en el transport. Indicadors de qualitat en el transport Denominació Fórmula Descripció Cost de transport segons les vendes Cost del transport Vendes totals 100 Percentatge de cost del transport respecte de les vendes totals d un determinat període. Cost de transport propi enfront de cost de transport extern Cost del transport propi Unitat Cost del transport extern Unitat 100 Percentatge que permet decidir si resulta rendible contractar el transport a un operador logístic extern. 2 Casos pràctics Classificació del transport segons la seva modalitat Indica quin tipus de transport, segons la seva modalitat, es realitza en cada cas: a) Enviament de mercaderies amb transbordament d avió. b) Transport de mercaderies que combina trajectes marítims i terrestres. c) Enviament de mercaderies que utilitzen trajectes marítims, per avió i per carretera. d) Enviament de mercaderies per ferrocarril i carretera. Solució a) Transport intramodal. c) Transport multimodal. b) Transport intermodal. d) Transport intramodal.

148 148 4 >> Qualitat logística La funció logística és una de les funcions fonamentals de l empresa i forma part de la seva cartera de valor, de manera que el rendiment de l empresa depèn, en gran mesura, de la qualitat amb què es desenvolupi el sistema logístic. La qualitat en les organitzacions al llarg de la història ha tingut enfocaments diferents. Es va iniciar amb l enfocament taylorista del treball, que tenia com a objectiu la millora en els productes i els processos de producció. Actualment, es parla de la gestió de la qualitat o qualitat total com una nova filosofia que abraça totes les activitats de l organització en un procés de millora contínua i que té com a objectiu augmentar el nivell de satisfacció del client. 4.1 > Principis de qualitat total S entén per qualitat total el sistema de gestió empresarial (TQM), de l anglès Total Quality Management, que està basat en la idea de millora contínua i que té els següents principis fonamentals: Assoliment de la plena satisfacció de les necessitats i expectatives del client. Desenvolupament d un procés de millora contínua en totes les activitats i processos duts a terme a l empresa. Total compromís de la direcció de l empresa. Participació de tots els membres de l organització i foment del treball en equip. Implicació del proveïdor en el sistema de gestió d aprovisionament. Identificació de les dimensions clau del procés sotmès a millora contínua. Presa de decisions de gestió basades en dades i fets objectius. Per tant, parlem de qualitat quan els productes o serveis satisfan les necessitats del client, i de total perquè engloba cada un dels processos organitzacionals i cada un dels empleats de l organització. 4.2 > La qualitat com a estratègia L estratègia és la forma de dur a terme la filosofia de qualitat total en l organització. L objectiu d aquesta estratègia és adquirir avantatges competitius i optimitzar l aplicació dels recursos disponibles a l empresa. Tota estratègia per implantar un sistema de qualitat total ha de tenir en compte tres qüestions fonamentals: Resposta eficient al consumidor (ECR) Correspon a l expressió anglesa Efficient Consumer Response i consisteix en el fet que fabricants i detallistes treballen duent a terme una col laboració molt estreta, integren els proveïdors i els clients amb l ús d estructures d intercanvi d informació (com, per exemple, l intercanvi electrònic de dades [EDI]), sistemes de reabastiment continu (com el crossdocking o el JIT) i eines tecnològiques (per exemple, el RFID); tot això per obtenir major eficiència i qualitat de tota la cadena logística, i així satisfer millor les necessitats dels consumidors. Ha de fer referència al total de l organització empresarial, per la qual cosa no es poden implantar amb èxit sistemes de qualitat per a funcions individualitzades. S ha de plantejar a llarg termini. Ha de determinar una sèrie de normes que indiquin com fer les coses bé. Les tres grans àrees que cal tenir en compte a l hora de fixar l estratègia sobre qualitat total són: La creació de valor per al client de forma contínua. L optimització del procés de producció o de comercialització. El desenvolupament dels recursos humans. De tots els recursos amb què compta l empresa, financers, materials, etc., els recursos humans constitueixen el bé més preuat.

149 Unitat 7 - Organització logística > Qualitat en els recursos humans de l empresa La gestió dels recursos humans enfocada a la qualitat total té quatre dimensions diferenciades: La formació del personal. Seguretat i prevenció de riscos laborals. Organització del treball en equip. Motivació dels empleats. A la taula següent s aprecien algunes de les iniciatives vàlides per treballar aquestes quatre dimensions de qualitat en els recursos humans: Formació Prevenció de riscos laborals Realitzar auditories i inspeccions. Realitzar tasques de manteniment preventiu. Fixar protocols d actuació. Treball en equip Motivació Possibilitar que el personal rebi la formació adequada. Incentivar la formació. Conèixer l empresa, els centres productius i els processos de treball. Tenir capacitat per solucionar problemes en diferents situacions. Compartir objectius amb el personal i oferir informació veraç i objectiva. Incentivar la formació de grups de treball. Solucionar problemes en equip. Tenir mètodes de treball en grup. Premiar els suggeriments de canvis i millores. Tenir remuneracions complementàries al salari associades al desenvolupament. Fomentar la participació dels empleats en la presa de decisions. 4.4 > Control continu de la qualitat La millora contínua en les capacitats dels empleats, l eficiència dels recursos, les relacions amb els clients, les relacions amb tots els membres de l organització, etc. han de ser els objectius permanents a l empresa. La base de qualsevol model de millora contínua és l autoavaluació: cal detectar i mantenir els punts forts i millorar els punts dèbils. En un sistema de qualitat, avaluarem el següent: Satisfacció del client extern: percepcions del client sobre el producte i el servei rebut. Satisfacció del client intern: percepcions dels empleats. Compliment dels procediments de qualitat. L avaluació ha d anar dirigida sempre al procés i als seus resultats, amb l objectiu de millorar-los. Cada empresa dissenyarà un sistema de mesura usant els indicadors que més s adaptin al tipus, dimensions, sector d activitat, objecte social, etc. de la pròpia empresa. Han de ser sempre fàcils de calcular, amb enunciats objectius i senzills, rellevants per a la presa de decisions, i han d elegir l indicador adequat a cada cas, en funció de l objectiu a complir. A partir d aquesta autoavaluació i com a part de la millora contínua, l empresa generarà un document amb els resultats òptims de cada indicador i els protocols d actuació que cal seguir en cas d incompliment. Tots els empleats han de conèixer aquest document. Podem parlar d indicadors interns, que comparen resultats amb objectius, i d indicadors externs, que són els que estudien l índex de satisfacció dels clients externs. Cada indicador pot tenir periodicitat mensual, semestral, anual, etc., i la base comparativa pot ser un període, un exercici econòmic, una altra organització, etc.

150 150 Exemples 2 Indicadors interns relacionats amb la logística Alguns exemples d indicadors interns relacionats amb la logística són els que s exposen a continuació: Compliment dels objectius relacionats referents a distribució: Total objectius assolits Percentatge d objectius assolits = Total objectius definits 100 Posicionament en el mercat: Cost unitari del producte propi Percentatge de competitivitat en cost = Cost unitari del producte del principal competidor 100 Indicadors de vendes: Clients nous Percentatge de clients nous = Total de clients 100 Indicadors de personal: Sous i salaris del personal de magatzem Cost de personal de magatzem = 100 Costos de manteniment Indicadors de seguretat: Total d accidents Percentatge d accidentabilitat en el manteniment de mercaderies = Número d empleats 100 Casos pràctics 3 Pla de mesura de qualitat Una jove empresària ha obert una casa rural al Pirineu i està dissenyant el pla de mesura de qualitat amb indicadors que s adaptin a la seva empresa. Els criteris de qualitat que vol mesurar són: a) Atenció al client en recepció. b) Qualitat del menjar al restaurant. c) Capacitació dels empleats. d) Ocupació. Redacta els indicadors i el moment en què es recollirà la informació. Solució a) El temps d espera del client en recepció per a la seva inscripció no ha de ser superior a 10 minuts. La informació es recollirà tots els divendres de cada mes i, en cas de pont festiu, el primer dia del pont. Horari: de a h. b) La casa rural ofereix servei de restaurant amb menjar tradicional per a hostes i clients puntuals. Un indicador seria el percentatge de clients satisfets amb el servei de restaurant = (Núm. d entrevistats satisfets / Núm. d entrevistats en un mes) 100. La informació es recollirà tots els dissabtes i diumenges de cada mes. El percentatge òptim ha d estar entre el 90 i el 95%. c) L empresària ha ofert cursos de formació als empleats abans de la seva contractació. Un indicador seria: Cost dels cursos de formació / Núm. d empleats capacitats. La informació es recopilarà en finalitzar el primer mes de funcionament de la casa rural i cada vegada que es realitzin nous cursos. d) Percentatge ocupació = (Núm. dies de llits ocupats / Núm. dies de llits disponibles) 100. La informació tindrà periodicitat mensual. El percentatge idoni ha de ser del 95%, en els mesos considerats turístics, i del 65%, la resta de mesos.

151 Unitat 7 - Organització logística 151 Dimensions de la qualitat logística Prestacions bàsiques Prestacions afegides Fiabilitat Compliment dels estàndards fixats Capacitat de reacció Percepció del client Són les característiques elementals que defineixen un producte (atributs físics) o servei (components fonamentals que el configuren). Per exemple, el transport, l emmagatzematge amb unes condicions mínimes de conservació. Fan que el producte es diferenciï de la resta. Són un complement que millora les prestacions bàsiques. Per exemple, els lliuraments urgents i la utilització de xarxes logístiques eficients. La probabilitat que no es cometin errors, ni tan sols en situacions de pressió. Per exemple, el compliment dels terminis de transport i la gestió òptima de l estoc. Operacions que es realitzen amb qualitat quan s ajusten a una sèrie de normes prefixades. Per exemple, complir els estàndards fixats en el temps de transport i emmagatzematge, i la quantitat de producte transportat o emmagatzemat. Portar una política de qualitat proactiva evita errors, però no els elimina totalment. Per exemple, la capacitat de l organització per esmenar els possibles errors amb rapidesa, eficiència i sol licitud. L avaluació del client sobre la qualitat del producte. En funció de la informació que rebi sobre les dimensions anteriors, se n determinarà la qualitat percebuda. 4 Casos pràctics Dimensions de qualitat total en la funció d emmagatzematge Indica tasques concretes que cal desenvolupar en la funció d emmagatzematge, tenint en compte les dimensions de la qualitat logística. Solució Les tasques sol licitades serien les següents: Prestacions bàsiques: la recepció de mercaderies, la seva ubicació i conservació, el control dels estocs i la preparació de les comandes. Prestacions afegides: l anàlisi dels productes, l optimització dels temps d estada de la mercaderia, l anàlisi de les necessitats mínimes dels clients i l ús de noves tecnologies per a la gestió i el control d estocs. Fiabilitat: gestió d estocs eficient, tenir la quantitat de producte justa per cobrir les comandes en el temps donat i els possibles pics de demanda. Compliment d estàndards preestablerts: quantitat emmagatzemada, temps mínim i màxim d emmagatzematge, control de la ubicació, entrades i expedicions, etc. Capacitat de reacció: utilització coherent dels estocs de seguretat. Percepció del client: la qualitat s identifica amb l ordre en la col locació dels productes, la diligència en les operacions de càrrega, descàrrega i ubicació de mercaderies.

152 > Sistemes Just in Time (JIT) Els sistemes Just in Time (JIT), o just a temps, desenvolupats com a filosofia industrials als anys 70 a l empresa japonesa Toyota Motor Corporation, constitueixen una metodologia que tendeix a eliminar ineficiències en tot el procés industrial, des de l abastiment fins a la distribució. El seu impacte en les activitats logístiques és transcendent, perquè ha modificat pràctiques en tota la cadena de distribució. Si s apliquen d una forma correcta, aquests sistemes milloren els costos i la qualitat, i fan possible la reducció dràstica en el temps de resposta. Simultàniament, es redueixen les inversions de capital i els inventaris, tant de productes acabats com de materials en procés, que es porten a nivells ínfims o nuls. L àmbit d aplicació del sistema JIT s estén a tot el cicle d explotació de l empresa, ja que la reducció o eliminació d ineficiències abraça tot tipus de funcions, entre les quals s inclou la gestió logística. Els sistemes JIT es recolzen en tres components fonamentals per a l eliminació d ineficiències, que s han de donar de forma simultània i concurrent: Sincronització i equilibri en el procés de manufactura. Aplicació pràctica i simultània del concepte de qualitat total. Èmfasi de la potenciació de la participació respecte de les relacions humanes. El sistema JIT està basat en la demanda, que se situa a l extrem del canal logístic i trasllada els productes al mercat i la producció, els aprovisionaments i les compres es generen d una manera concatenada a mesura que el client consumeix. Objectius JIT Els principals objectius dels sistemes JIT són: Abordar els problemes fonamentals. Eliminar els malbarataments. Buscar la senzillesa. Establir sistemes eficaços de detecció de problemes. El Just in Time impulsa l agrupament de subministraments en pocs proveïdors, fomentant el manteniment de relacions estables a llarg termini, amb l objectiu que aquests proveïdors situïn les seves fàbriques prop de l empresa client, fet que deriva en una reducció de costos i facilita al coordinació entre venedor i comprador. Els avantatges competitius s obtenen amb la diferenciació dels competidors per aconseguir productes i serveis a un cost més baix, de millor qualitat o amb un termini de lliurament més reduït, o bé per una combinació de tot això, i amb la millora en la gestió de la cadena de subministraments. L aplicació òptima d un sistema JIT hauria d aconseguir els efectes següents en la cadena logística: Estoc de seguretat nul. Eliminació de totes les tasques que no agreguen valor (temps d espera, viatges en buit, etc.). Concentració de l aprovisionament en el mínim nombre de proveïdors possible. Eradicació de recursos destinats a esmenar errors, ja que no es produirien. Temps mínims d aprovisionament i lliurament. Com a exemples en ineficiències en logística, podem esmentar els següents: moviments innecessaris de mercaderies i de personal, maquinària i operaris parats, excés d inventaris, mercaderia obsoleta, producció no ajustada a la demanda, reclamacions per part dels clients, etc. Sistema Kanban Aquest sistema també va sorgir a Toyota, i consisteix en dividir el procés de producció en fases. Per passar d una fase a una altra, cal cobrir correctament l anterior, fet que garanteix un producte de qualitat. En cada fase, es posa una targeta als productes que identifica el procés al qual han estat sotmesos. Avui dia, s adapta la filosofia original del mètode Kanban al desenvolupament de software que determina les fases, els equips de treball i que cada peça usada en aquestes fases compleixi amb els requisits de qualitat exigits.

153 Unitat 7 - Organització logística > Servei al client El servei al client representa l objectiu final de la funció logística de l empresa. Per aconseguir que aquest servei sigui de qualitat, cal que l organització de l empresa se centri en: La selecció i formació de recursos humans capacitats per desenvolupar les funcions logístiques de forma eficient. El desenvolupament d una estructura única per a la funció logística que sigui capaç de gestionar de forma eficient l aprovisionament, la producció i la distribució de tots els materials i productes amb què treballa l empresa. La implementació de sistemes d eficiència total que estiguin basats en el sistema JIT. D aquesta forma, es podrà oferir als clients un servei de qualitat caracteritzat per l optimització dels factors següents: Disponibilitat del producte. Preu. Qualitat del servei. Terminis i formes de lliurament. Condicions de pagament. Condicionament de la mercaderia en envasos i embalatges adequats. Assistènciat ècnica. Procediments d urgència per a situacions específiques. Serveip ostvenda. Política de devolucions. Per quantificar la qualitat en el servei al client, les empreses usen uns indicadors d excel lència logística o KPI (sigles en anglès de Key Performance Indicator), que tracten de mesurar l efectivitat en els lliuraments de les comandes. També es denominen KPI logístics. Els principals són: Norma ISO 9001 i satisfacció al client La norma ISO 9001 estableix els requisits i processos que cal complir per satisfer les necessitats i les expectatives del client. Se centra en el client i en la necessitat d interactuar-hi. Mesurar la satisfacció del client és una tasca permanent, per tal de comptar amb informació actualitzada que permeti a l empresa realitzar accions de millora contínua. La implantació d un sistema de qualitat ISO 9001 requereix una estratègia de qualitat flexible i coherent amb l entorn on es mou l empresa. Indicadors d excel lència logística Denominació Fórmula Descripció Lliuraments perfectes Comandes lliurades perfectes LP = 100 Total de comandes lliurades Permet conèixer l eficiència de les comandes lliurades per l empresa, i té en compte les que es van lliurar amb danys. Comandes lliurades a temps Lliuraments a temps LT = Total de comandes lliurades 100 Comandes lliurades completes Lliuraments complets LC = 100 Total de comandes lliurades Mesura la capacitat de l empresa per realitzar les comandes en la data de lliurament pactada. Mesura les comandes completes que s han realitzat. A més d aquests indicadors, per quantificar la qualitat en el servei al client, també s ha d analitzar l indicador de nivell de servei ofert al client. Encara que són útils, els indicadors quantitatius no són suficients per mesurar la qualitat total en el servei al client. Per tant, és necessari que els empresaris usin tots els mètodes qualitatius que estiguin al seu abast per procurar la millora en la qualitat del seu servei. Aquests mètodes són: l observació, els comentaris a través de la seva pàgina web, enquestes de satisfacció, aportacions del personal en contacte directe amb els clients o usuaris, etc. Avaluar la satisfacció del client és habitual en la gestió empresarial; de fet, la norma ISO 9001 l inclou com a requisit.

154 154 Exemples 3 Model SCOR SCOR són les sigles en anglès de Supply Chain Operations Reference. Es pot traduir com a referència d operacions de la cadena de subministrament. Va ser desenvolupat per l organització mundial sense ànim de lucre Supply Chain Council (SCC). Es tracta d un model estàndard internacional que permet descriure les activitats de negoci necessàries per tal de poder satisfer la demanda dels clients, i està organitzat al voltant de cinc processos principals de gestió, que són els següents: Planificació: previsió de la demanda i recursos disponibles, establiment del flux de comunicació al llarg de tota la cadena de subministrament, etc. Aprovisionament: gestió de l inventari, acords amb proveïdors, gestió del transport, etc. Fabricació: processos de producció, embalatges, preparació de comandes, etc. Distribució: gestió de comandes, emmagatzematge, transport i facturació. Devolució: definició de la política de devolució que seguirà l empresa. Per dissenyar aquesta eina, van col laborar amb la SCC proveïdors, distribuïdors, transportistes, fabricants i operadors logístics de diversos països, que van aconseguir elaborar un mètode que intenta maximitzar el rendiment de la cadena de subministrament. L objectiu últim de les empreses que segueixen aquest sistema és millorar la qualitat del producte o servei ofert al client. 5 Casos pràctics Indicadors de gestió logística EXPORTPUNT, SL és una petita empresa dedicada al sector de la confecció que fabrica des de fa deu anys jerseis i accessoris de punt. Ven tota la seva producció fora d Espanya, i els seus clients principals són empreses japoneses. Les dades referents al valor de les comandes de l exercici econòmic anterior són les següents: Comandes sol licitades: Comandes realitzades: (5.000 no es van lliurar en el termini pactat). D aquestes comandes servides, es van lliurar completes. Devolucions per desperfectes: Calcula el nivell de servei ofert al client i els indicadors d excel lència logística estudiats en aquesta unitat. Solució Nivell de servei ofert al client = d estoc ha estat del 19,36%). Comandes realitzades Comandes sol licitades 100 = = 80,64% (per tant, la ruptura Comandes lliurades perfectes LP = 100 = = LT = = = Total decomandes lliurades %; Comandes lliurades atemps % Total decomandes lliurades Comandes lliurades completes LC = 100 = 100 = 88% Total de comandes lliurades

155 Activitats proposades >> Implantació de la logística 1 Dissenya l organigrama d una empresa comercial que no tingui un departament específic de logística. 2 Busca a Internet el nom de cinc operadors logístics que desenvolupin la seva activitat a Espanya. Entra a la pàgina web d algun d aquests operadors i indica quina és la seva cartera de serveis. 2 >> Pla de direcció logística 3 Es disposa de la següent informació en l anàlisi de la situació de l empresa (primera fase del procés que cal seguir per elaborar un pla logístic): Programació d aprovisionament. Nivells de producció. Estocs en els magatzems. Programació de distribució. Assignació de transportistes. Localització de fàbriques i magatzems. Forma de transport. Programació de rutes de repartiment. Control operatiu de flux de materials. Indica quina informació pertany a l anàlisi estratègica i quina a l anàlisi operativa. 4 MOVILDISTRI, SL s encarrega de distribuir peces de telèfons mòbils. Disposa d un magatzem central on desa les peces fins que els clients les recullen. Necessita molt personal per realitzar la gestió de l inventari i les càrregues de les mercaderies sol licitades. Hi ha dies en què acuden diversos clients a recollir les seves comandes al mateix temps. L empresa ha perdut clients que no estan disposats a anar a recollir els productes al magatzem central. Amb aquestes dades, defineix els objectius i les accions que creus que cal dur a terme en l elaboració d un nou pla de direcció logística de MOVILDISTRI, SL. 3 >> Cadena logística 5 Un grup d estudiants d Administració i Finances van realitzar un estudi sobre logística en què es preguntava als empresaris fabricants de la seva zona quin tipus de distribució havien elegit per als seus productes. Aquestes són algunes de les respostes dels empresaris: a) La nostra empresa tracta d impulsar les vendes i proporciona al client punts de compra propers. b) Seleccionem els millors detallistes per al nostre producte en cada zona geogràfica. c) El fet d utilitzar aquest tipus de distribució fa que el nostre canal sigui bastant llarg. d) Ens centrem en el que som més forts, encara que això suposi renunciar a part del mercat. e) En cada regió on operem, només permetem que un sol distribuïdor vengui la nostra marca; això sí, ell es compromet a no vendre marques de la competència. Sabries dir quin tipus de distribució realitza cada empresari? 6 Quan els clients d una determinada companyia són altres empreses, diem que aquesta companyia opera en mercats organitzacionals i que els béns que produeix són béns industrials i no de consum. Cita un exemple d una empresa d aquest tipus i dibuixa n la cadena logística. 7 Un agricultor ven la seva producció anual de kg de tomàquets a un proveïdor d un mercat central (majorista) a 0,24 /kg. El majorista ven els tomàquets a diversos minoristes i aplica un marge comercial del 35%. Al seu torn, els minoristes venen els tomàquets aplicant-hi un marge comercial del 45%. a) Elabora un esquema de la cadena de subministrament de la venda de tomàquets. b) Calcula quant paga el consumidor final pel quilogram de tomàquets (IVA inclòs).

156 Activitats proposades 8 Una companyia va tenir uns costos de transport de en el passat exercici econòmic. La producció va ascendir a unitats de productes, dels quals es van vendre unitats. El cost de producció unitari va ser de 28 i el marge de beneficis aplicable del 35%. Indica l impacte dels costos de transport sobre les vendes de l empresa. 9 Els següents esquemes pertanyen a les cadenes logístiques de dues empreses comercials de productes d higiene personal: Cadena logística de l empresa 1: PROVEÏDORS Magatzem 1 Magatzem 2 Mercat 1 Mercat 2 Cadena logística de l empresa 2: PROVEÏDORS Magatzem 1 Mercat 1 Mercat 2 a) Quin model de gestió logística aplica cada una de les empreses? b) Indica quin model d inventari serà més operatiu per a cada un dels casos. c) Quina empresa tindrà uns costos de transport menors? d) Assenyala quina de les empreses aconseguirà millor control dels fluxos dels seus productes. 4 >> Qualitat logística 10 Consulta a Internet quins requisits estableix la norma ISO 9001 sobre la satisfacció dels clients. 11 Es poden aprofitar les economies d escala en el sistema JIT? Justifica la teva resposta. 12 Una empresa ha rebut durant el mes de març 834 comandes, de les quals se n han servit 816. Dels serveis demanats, 31 es van servir fora de termini i 14 van ser retornats. Calcula els índexs de qualitat per poder aplicar el mètode de control i comenta els resultats. 13 Per al disseny del sistema de mesura de qualitat, les empreses es plantegen tres preguntes clau: quins objectius volem mesurar?, on trobarem la informació necessària? I quin indicador usem? Segons això, completa la taula següent al teu quadern: Objectius a mesurar Fonts d informació Indicadors Lliurament de comandes completes Lliuraments a temps Lliuraments perfectes Cost de transport segons les vendes Cost de transport propi enfront de l extern

157 Activitats finals Has creat una petita empresa de transport dedicada a la missatgeria ràpida; és a dir, reculls i reparteixes paqueteria de mida petita. Per fer-ho, comptes amb sis furgonetes, una oficina i un petit magatzem per als paquets que no pots lliurar perquè, en el moment del repartiment, no es pot localitzar el destinatari. El teu client és una gran empresa de paqueteria que envia els paquets a Madrid. Tu i els teus cinc empleats els recolliu i feu el repartiment a les zones de la península pactades al contracte. Es pot dir que ets un operador logístic? De quin nivell? Dissenya l organigrama de la teva empresa amb els departaments amb què comptes i les funcions que assignes a cada un. 2 Un dels principals objectius dels sistemes JIT és eliminar ineficiències o malbarataments en el procés industrial. Esmenta alguns exemples d aquest tipus. 3 El responsable de transport de l empresa en què treballes et facilita les següents dades mensuals sobre el cost de transport propi i les tarifes que ofereix l empresa externa RAPIPLUS, SL. Mes Cost del transport propi Cost de l empresa RAPIPLUS, SL Mes Cost del transport propi Cost de l empresa RAPIPLUS, SL Gener Juliol Febrer Agost Març Setembre Abril Octubre Maig Novembre Juny Desembre Calcula, per a cada mes, l indicador que compara el cost del transport propi enfront del cost del transport de l empresa externa. 4 En un magatzem, es vol desenvolupar un sistema de qualitat total. Per a la seva aplicació, es divideixen les funcions del magatzem en tres: recepció de mercaderies, emmagatzematge de mercaderies i gestió d estocs, i expedició de mercaderies. Indica les dimensions de qualitat que cal controlar en la funció d emmagatzematge i gestió d estocs per tal que el sistema de qualitat implantat sigui eficient. 5 El benchmarking és un procés pel qual es mesuren amb indicadors els processos, productes i serveis d una empresa per comparar-los amb els dels principals competidors. L empresa MOBISUD, SA utilitza aquest procés per comparar els seus indicadors de satisfacció al client amb els de la competència. Així, calcula que la mitjana dels seus principals competidors en lliuraments a temps és d un 80%. Si, durant el passat exercici econòmic, MOBISUD, SA va rebre un total de comandes, de les quals van arribar als magatzems dels seus clients comandes en el termini de lliurament establert, quin ha estat el percentatge de lliuraments a temps? Compara l amb el dels seus competidors. 6 MECÀNICA ENVASADORA, SL fabrica, entre altres articles, envasos de metall. Els seus clients són empreses de la zona. L empresa opera en un mercat de béns industrials. Durant el mes passat ha rebut sis comandes d envasos. La taula següent recull les unitats demanades i les servides de cada una d aquestes sis comandes: Comanda Unitats sol licitades Unitats lliurades Quin és el percentatge de lliuraments complets que s han realitzat durant aquest mes?

158 Casos finals Cadena logística en una empresa comercial L empresa CAREBELL, SL es va crear el 2010 i es dedica a la producció i distribució de productes d higiene per a adults i infants. El seu objectiu principal és posicionar la seva marca per tal que sigui una de les preferides dels usuaris. CAREBELL, SL distribueix a minoristes quatre línies de productes: higiene, productes per a infants, bellesa femenina i bellesa masculina. Els productes d higiene es distribueixen en supermercats i grans superfícies. Els productes per a infants només en farmàcies i parafarmàcies, i els de bellesa, en botigues especialitzades. L empresa compta amb una fàbrica situada a Toledo, on té dos magatzems, un de matèries primeres i un altre de productes acabats. A més, compta amb tres magatzems regionals, un de situat a Còrdova, un altre a València i un tercer a Salamanca, que intenten cobrir la distribució del sud, llevant i nord d Espanya. L empresa realitzarà una anàlisi de la qualitat dels seus productes en funció de la satisfacció dels seus clients, per la qual cosa compta amb la següent informació referida a l últim exercici econòmic: Família de productes Unitats sol licitades Unitats servides Unitats servides en la data acordada Unitats retornades Higiene Productes per a infants Bellesa femenina Bellesa masculina Per transportar els productes als magatzems regionals, CAREBELL, SL compta amb flota pròpia, i per distribuir-los des d aquests magatzems als seus clients minoristes contracta els serveis de dos operadors logístics: RAPIPORTE, SL, que s encarrega de transportar els productes des de Còrdova al sud i des de València a tot el llevant; i TRANS- PORTNORTE, SA, que a més de transportar els productes des de Salamanca als clients del nord compta amb un magatzem a Gijón, on prepara les comandes per als minoristes de la zona. a) Quin tipus de distribució usa CAREBELL, SL per a cada família de productes? De quin nivell serà el canal de distribució per a cada cas? b) Quin model de gestió d estocs segueix l empresa? Argumenta la teva resposta. c) Elabora un esquema de la cadena de subministrament basat en la informació obtinguda. d) Quins indicadors ha d usar l empresa per realitzar l anàlisi de qualitat dels productes? Quin resultat s obté? e) Queda de manifest algun problema de logística en realitzar l anàlisi de qualitat? En aquest cas, quina solució donaries? f) Quin tipus d operadors logístics són cada un dels transportistes amb què treballa CAREBELL, SL? Argumenta la teva resposta. g) Calcula l impacte de les despeses de transport per a cada família de productes sobre les vendes totals segons les dades següents: Família de productes Vendes totals Cost de transport propi Cost de RAPIPORTE, SL Cost de TRANSPORNORTE, SA Higiene Productes per a infants Bellesa femenina Bellesa masculina

159 Autoavaluació Els operadors logístics de quart nivell són: a) Els que s encarreguen de gestió de magatzem, transport, inventari i preparació de comandes, organització dels sistemes d informació, i fins i tot d operacions comercials. b) Els anomenats operadors de logística integral. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. 2. Si millorem la gestió de la nostra cadena de subministrament: a) Podem aconseguir establir un avantatge competitiu respecte dels nostres competidors. b) Afegim valor als nostres productes en fer-los arribar en menor temps al client. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. 3. Es coneix per detallista: a) El majorista. b) El minorista. c) L agent logístic. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 4. El tipus de distribució que es concentra en la cobertura màxima del mercat es denomina: a) Distribució exclusiva. b) Distribució intensiva. c) Distribució selectiva. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 5. La cadena logística d una empresa es planifica i desenvolupa per a l assoliment de tres objectius fonamentals, que són: 7. El transport multimodal és: a) El transport combinat en què intervenen diversos mitjans de transport diferents. b) El transport combinat en què intervenen diversos transportistes. c) Tot transport en què intervé el ferrocarril, necessàriament, i qualsevol altre mitjà de transport. d) Tot transport en què intervé el transport per carretera, necessàriament, i qualsevol altre mitjà de transport. 8. A l hora d elegir el servei de transport, el client té en compte: a) Rebre la mercaderia adequada en el termini adequat. b) Rebre la mercaderia al menor cost possible. c) La velocitat del servei. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 9. Els objectius del JIT són: a) Mantenir un estoc de seguretat nul i un temps d aprovisionament mínim. b) Concentrar l aprovisionament en un nombre màxim de proveïdors. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. 10. Quins factors cal tenir en compte a l hora d oferir un servei de qualitat als clients? a) Preu i qualitat de servei. b) Servei postvenda i política de devolucions. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. a) Optimitzar el transport, minimitzar la quantitat de productes en estoc i minimitzar costos. b) Optimitzar el transport, minimitzar costos i lliurar la mercaderia just a temps. c) Optimitzar el transport, minimitzar la quantitat de productes en estoc i lliurar la mercaderia just a temps. d) Minimitzar la quantitat de productes en estoc, minimitzar costos i lliurar la mercaderia just a temps. 6. Augmentar la presència de productes en el mercat és un avantatge: a) Del sistema de gestió d estocs centralitzat. b) Del sistema de gestió d estocs descentralitzat. c) De tots dos sistemes. d) De cap d aquests sistemes.

160 U nitat 8 Costos logístics Per al projecte final Calcularàs: El cost unitari d emissió de comandes. Els costos d emmagatzematge. Els costos de transport propis. En aquesta unitat aprendràs a... Analitzar els costos directes i indirectes. Calcular el prorrateig dels costos indirectes. Identificar els costos fixos i els costos variables. Calcular els costos totals i la quantitat de producció que els iguala amb els ingressos totals. Descriure i calcular els costos logístics totals i unitaris. Valorar la importància dels costos logístics a l empresa.

161 Unitat 8 - Costos logístics 161 Esquema inicial Costos directes Segons la seva imputació al producte o servei Costos indirectes Costos semidirectes Costos Segons el volum d activitat de l empresa Costos fixos Costos variables Llindar de rendibilitat Costos logístics Costos d aprovisionament Costos de l'espai Costos d emmagatzematge Costos de les instal lacions Tipus de costos logístics Costos de manipulació Costos financers Costos de transport Costos d administració Costos ocults

162 162 1 >> Classificació dels costos i llindar de rendibilitat El cost, des del punt de vista econòmic, és el valor monetari que l empresa inverteix per produir un bé o prestar un servei. Abans d estudiar els costos logístics pròpiament dits, veurem els tipus de costos associats al producte, segons dues de les classificacions més utilitzades en comptabilitat analítica. 1.1 > Costos segons la seva imputació al producte o servei Segons la certesa en la imputació monetària del cost al producte o servei, podem parlar de: Costos directes: la imputació monetària al producte o servei es pot establir amb precisió (per exemple, la matèria primera incorporada al producte, la mà d obra directa encarregada d elaborar el producte o de prestar el servei, etc.). Costos indirectes: la imputació monetària no es pot assignar amb precisió al producte o servei i, per tant, les empreses necessiten una forma de distribució o prorrateig (per exemple, el lloguer de la fàbrica, l assegurança del magatzem, el sou d un administratiu, etc.). L empresa és lliure d establir els criteris de distribució o prorrateig que consideri oportuns, sempre que siguin criteris lògics que tinguin relació amb la generació del cost que s ha de distribuir. Costos semidirectes: no es poden assignar amb precisió al producte, però sí que es poden imputar clarament a un taller, un departament, etc. (per exemple, l energia és un cost indirecte però pot ser semidirecte si l empresari instal la comptadors en cada secció del taller o maquinària). Principals costos directes Matèries primeres i matèries auxiliars. Combustible. Envasos i embalatges. Mà d obra dels operaris de la fàbrica. Emmagatzematge, manipulació i conservació dels estocs. Principals costos indirectes Subministraments en general (llum, aigua, telèfon, Internet). Material d oficina. Mà d obra de l oficina. 1.2 > Costos segons el volum d activitat de l empresa Segons el comportament del cost en funció del volum d activitat, podem parlar de: Costos fixos: són els que no varien en funció del nivell d activitat. L empresa hi incorre amb independència que funcioni al 100% de la seva capacitat, al 50% o fins i tot que la producció estigui parada (per exemple, el lloguer de les oficines). Costos variables: són aquells que varien en funció del nivell d activitat (per exemple, el consum de matèria primera depèn del volum de fabricació). Al seu torn, els costos variables poden ser: Proporcionals: augmenten en la mateixa proporció que la producció. Progressius: augmenten en major proporció que la producció. Degressius: augmenten en menor proporció que la producció. Els costos fixos equivalen als costos indirectes, i els costos variables als costos directes? En general, sí. Els costos directes són variables (per exemple, el combustible) i els indirectes són fixos (per exemple, el lloguer). Però no es compleix en totes les ocasions; en moltes empreses, l energia és considerada un cost variable i indirecte. Els costos fixos totals (CF) es divideixen entre el número d unitats produïdes o comercialitzades i s obtenen els costos fixos unitaris (CFu). El mateix ocorre amb els costos variables totals (CV). CFu = CF / Núm. d unitats. CVu = CV / Núm. d unitats.

163 Unitat 8 - Costos logístics 163 Els costos fixos més els costos variables sumen els costos totals (CT). Si dividim els costos totals entre el número d unitats produïdes o comercialitzades s obtenen els costos totals mitjans o unitaris. CTu = CT / Núm. d unitats. 1 Casos pràctics Tipus de costos segons les classificacions estudiades A l empresa GERMANS LLOP, SL, de Tàrrega, es mostra el següent llistat amb alguns dels costos registrats en el primer trimestre de l exercici econòmic en la producció dels seus dos articles: recanvis H i recanvis Y. Concepte Lloguer del taller Sou de l administratiu Depreciació de la màquina que fabrica el producte H Matèria primera per al producte H Transport de mercaderies Identifica de quin tipus és cada cost. solució Concepte Directe/indirecte Fix/variable Lloguer del magatzem Indirecte Fix Sou de l administratiu Indirecte Fix Depreciació de la màquina que fabrica el producte H Directe Variable Matèria primera per al producte H Directe Variable Transport de mercaderies en general Indirecte Variable Prorrateig de costos indirectes En el Cas pràctic 1, el transport de les mercaderies suposa un cost de S han transportat unitats del producte H, amb un preu de venda de 0,30 /unitat i unitats del producte Y, amb un preu de 0,45 /unitat. Com es faria el prorrateig dels costos indirectes? L empresa podria elegir diversos criteris a l hora de prorratejar aquests costos; entre altres, segons el número d unitats transportades, el volum o el pes, o segons l import brut de la mercaderia transportada. Es prorratejaran en funció de l import, i així l import brut dels productes H és: 3.000, i el dels productes Y és: Cost total: Cost unitari de transport: / = 0,13. Costos de transport per al producte H = 0, = 387. Costos de transport per al producte Y = 0, = 813. Exemples 1

164 > Llindar de rendibilitat El llindar de rendibilitat o punt mort, també anomenat punt d equilibri, és el número d unitats produïdes o venudes, o el número de serveis prestats, a partir dels quals l empresa comença a obtenir beneficis. Si l empresa ven menys béns o presta menys serveis dels calculats en el llindar de rendibilitat, estarà incorrent en pèrdues. Per tant, el punt mort és el punt en què els beneficis (Bº) són iguals a 0. Això ocorre quan els costos totals (CT) són iguals als ingressos totals (IT), amb els IT iguals a la quantitat produïda o venuda (Q) pel preu de venda (PV). Per tant, s iguala: S aïlla Q: Bº = 0 Bº = IT CT = 0 IT = CT IT = PV Q CT = CF + CV = CF + (CVu Q ) PV Q = CF + (CVu Q ) PV Q (CVu Q ) = CF Q (PV CVu) = CF CF Q* = (PV CVu) Q* és el llindar de rendibilitat. La seva representació gràfica és la que apareix a la figura 1. Volum de producció en què s igualen IT ingressos i despeses Q* 1 Representació gràfica del llindar de rendibilitat. CT CV CF Q Exemples 2 Càlcul del llindar de rendibilitat i la seva representació gràfica Es calcula el llindar de rendibilitat per a uns costos fixos de , uns costos variables unitaris de 45,60 i un preu de venda de 125,50. Es representa gràficament. Per fer-ho, s utilitzarà un full de càlcul. CF Q * = = Q * = = 475, unitats ( PV CVu) (125,50 45,60) Unitats Costos fixos Costos variables Costos totals ingressos totals Beneficis/ Pèrdues , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 32, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Llindar de rendibilitat Costos fixos Costos variables Costos totals Ingressos totals

165 Unitat 8 - Costos logístics >> Concepte de costos logístics Els costos logístics han passat de ser uns costos més per a les empreses a un punt clau en el negoci. L estalvi d aquests costos és una de les principals prioritats. Els costos logístics són aquells en què una empresa incorre per gestionar i controlar els fluxos de materials i els fluxos d informació associats a ells. De l anàlisi d aquesta definició s obté la distinció d aquests dos tipus de costos: Costos de gestió i control del flux de materials: són tots els costos d aprovisionament, emmagatzematge i transport dels materials i les mercaderies que circulen per l empresa i que corren a càrrec de la pròpia empresa (per exemple, el cost del material d oficina per a l emissió de les comandes). Costos d informació associats: es podrien denominar costos d administració de la logística; és a dir, són els necessaris per controlar i gestionar la informació que es produeix en el desenvolupament de la funció logística (per exemple, el cost d etiquetar els articles del magatzem). 2 Casos pràctics identificació de costos logístics Una empresa adquireix una partida de productes que li costa Els costos d aprovisionament i transport suposen 130,30. Emmagatzema els productes amb un cost d emmagatzematge i gestió del magatzem de 60,40, i ven els productes amb un cost de transport de 60 i de gestió de vendes de 150,25. Identifica els costos logístics d aquesta operació. solució Els costos logístics són els que tenen a veure amb l aprovisionament, l emmagatzematge, el transport i la seva gestió, per la qual cosa no es tenen en compte ni el valor del producte (2.500 ) ni els costos de gestió de les vendes (150,25 ). 2.1 > Costos d aprovisionament Anomenem costos d aprovisionament els relacionats amb l emissió de les comandes. Es poden desenvolupar de dues formes: En una empresa amb departament de compres: el cost de les comandes serà el total del cost del departament (despeses de personal, despeses de material, comunicacions, etc.). És el cas d un sistema d aprovisionament de gestió centralitzada. En una empresa sense departament de compres: si les compres es fan en un departament en què es realitzen altres funcions, com pot ser el departament de producció, cal determinar el percentatge de temps que es dedica a aquestes compres. El cost d aprovisionament seria aquest percentatge en relació amb el cost total del departament. És el cas d un sistema d aprovisionament de gestió descentralitzada.

166 166 En tots dos casos, el cost de llançament de les comandes es pot expressar de dues formes: Per número de comandes: mesura el cost unitari de les comandes sense tenir en compte el seu valor. Per calcular-lo, es divideix el total del cost anual de llançament de les comandes entre el número de comandes realitzades en l any. Cost unitari de comanda = Cost total anual de llançament deles comandes Número de comandes anuals Per valor de les comandes: mesura el cost de les comandes en funció del seu valor. Es calcula dividint el total del cost de llançament de les comandes entre el valor total de les compres, i es multiplica pel valor de cada una de les compres. Cost de comanda = Cost total anual de llançament deles comandes Valor de les compres totals de l any Cost de comanda Valor de la compra de cada comanda = Cost unitari de comanda Habitualment, s utilitza la primera de les dues opcions d expressió del cost d emissió de comanda. 3 Casos pràctics Càlcul del cost d aprovisionament Una empresa que va realitzar comandes l any passat té un empleat dedicat únicament a aquesta funció, amb un cost total anual de Si el valor total de les comandes va ascendir a , determina el cost unitari de les comandes i el cost de la comanda número 875, que va ascendir a la quantitat de solució Aquest cas inclou les dues formes possibles d expressió del cost d aprovisionament: a) Per calcular el cost unitari de les comandes, es divideix el cost total de la funció de compres relacionada amb l emissió de comandes entre el número total de comandes, de forma que s obté el cost mitjà: Cost total de les comandes Cost unitari de les comandes = = = 19,19 Número de comandes b) Per calcular el cost per comanda, cal determinar el percentatge que, sobre el valor total del cost de les comandes, li correspon a cada comanda segons el seu valor: Cost total de les comandes Valor de la comanda Cost d una comanda = = = 209,13 Valor total de les comandes Optimització dels costos d aprovisionament Les accions que les empreses poden realitzar per fer que els costos d aprovisionament siguin menors són les següents: Classificar els productes segons el sistema ABC. Establir un sistema d aprovisionament apropiat per a l empresa (centralitzat, descentralitzat o matricial). Coordinar els departaments de compres i de producció. Seleccionar adequadament els proveïdors. Normalitzar el sistema de compres.

167 Unitat 8 - Costos logístics > Costos d emmagatzematge Quan arriben les mercaderies, cal rebre-les i conservar-les de forma ordenada en un magatzem, fet que també comporta una sèrie de costos, anomenats d emmagatzematge i que són els indicats a continuació. Costos de l espai El cost de l espai és el derivat de disposar d un lloc dedicat a la conservació de les mercaderies. Aquest tipus de cost difereix en funció de si els magatzems són propietat de l empresa o llogats: Si el magatzem és llogat: el cost engloba els lloguers, les assegurances, els subministraments, l aval o els honoraris de l agència que gestiona el lloguer, etc. Si el magatzem és propi: el cost està format per les amortitzacions de l edifici i les diferents instal lacions, les despeses de finançament de la compra del magatzem, el cost de les operacions de reparació i manteniment, les assegurances i els impostos. En tots dos casos, el cost es pot expressar de dues formes diferents: Per superfície: es divideix el total del cost de l espai entre els metres quadrats del magatzem, de forma que s obté el cost per unitat de superfície. Cost total del espai del magatzem Cost per unitat desuperfície = 2 m del magatzem Per referència: cada tipus (referència) de mercaderia té destinat un determinat espai que es mesura en metres quadrats; per tant, la multiplicació del valor de la superfície total del magatzem (en m 2 ) per la superfície que ocupa cada mercaderia emmagatzemada (també en m 2 ) dona el cost de l espai destinat a cada referència. Cost per referència = Valor de la superfície total (m 2 ) Valor de la superfície de la mercaderia emmagatzemada (m 2 ) Costos de les instal lacions Els magatzems estan dotats d una sèrie d instal lacions (portes, armaris, etc.) necessàries per tal que l emmagatzematge tingui lloc en les condicions adequades. El cost de les instal lacions és la suma de totes les inversions realitzades en maquinàries i elements utilitzats al magatzem a efectes d optimitzar-ne la capacitat i de fer-ne més pràctic el maneig. El cost de les instal lacions es pot calcular: Com un element separat de l espai: es tindran en compte els costos de les instal lacions, les amortitzacions i les despeses de reparació i manteniment. I la suma d aquests costos es divideix entre el número de buits que té el magatzem. Es considera buit cada espai existent en les diferents prestatgeries o llocs condicionats per col locar els productes o materials. És a dir: Cost total d instal lacions Cost per buit = = /buits Núm. de buits

168 168 Com a part de l espai: s inclou el cost de les instal lacions en el cost de l espai. Cost unitari de la instal lació = 4 Casos pràctics Cost total del espai +Cost total de les instal lacions Núm. de m 2 Càlcul del cost de l espai del magatzem i de les instal lacions Una empresa paga anualment pel lloguer del seu magatzem de m 2. L assegurança anual sobre les instal lacions del magatzem és de 456 i l impost anual corresponent ascendeix a 975. Té unes instal lacions al magatzem que li han costat Aquestes instal lacions s amortitzen en quota constant durant 10 anys. A més, el cost anual de reparació i manteniment ascendeix a 3.345,50. a) Determina el cost de l espai del magatzem per superfície. b) Determina el cost anual de les instal lacions d aquest magatzem. solució a) Per determinar el cost per superfície, cal dividir el total del cost entre els metres quadrats del magatzem. En aquest cas, com que es tracta d un lloguer, els costos estan formats per la quantia del lloguer, les assegurances i els impostos: Cost total del magatzem Cost per superfície = = = 4,32 /m 2 Núm. de m b) Per calcular el cost de les instal lacions, cal incloure-hi les amortitzacions i les despeses de reparació i manteniment. En fer-se a 10 anys a quota constant, el cost de l amortització és: Cost inicial d instal lacions Amortització anual = = = Períodes d amortització 10 Al cost de l amortització se li sumen la resta de despeses: Cost de les instal lacions = ,50 = 9.670,50 2 Costos de manipulació El cost de manipulació està integrat per tots els recursos utilitzats, tant materials com humans, per col locar, moure i mantenir les mercaderies al magatzem. Els recursos humans són els empleats que desenvolupen la seva tasca al magatzem (cap de magatzem, administratiu de magatzem, administratiu d entrades i sortides, operaris de magatzem, encarregats de seguretat, de neteja, etc.). Els recursos materials són els elements dinàmics del magatzem (carretons, elevadors, màquines de pesada i etiquetatge, etc.). El cost dels recursos humans són les despeses que suposa el personal del magatzem (sous, Seguretat Social i altres despeses dels treballadors). El cost dels recursos materials està format per l amortització dels equips, les despeses financeres de la seva adquisició i les despeses de reparació i manteniment. Quan els recursos són llogats, el cost és exclusivament la suma dels lloguers que es paguen per ells.

169 Unitat 8 - Costos logístics 169 Els costos de manipulació s expressen de dues formes diferents: Per unitat de temps: es divideix el total dels costos de manipulació entre el número d hores que el magatzem es manté actiu, de forma que s obté el cost de manipulació per hora. Cost de manipulació per unitat de temps Costos de Recursos Humans+ Costos demanipulació = Núm. hores d activitat del magatzem Per unitat de manteniment: es divideix el total dels costos de manipulació entre el número de paquets que s han manipulat al magatzem, considerant els que s han expedit a la sortida de mercaderies. Cost de manipulació per unitat de manteniment 5 Casos pràctics Càlcul del cost de manipulació Costos de Recursos Humans+ Costos demanipulació = Núm. paquets expedits Núm. paquets manipulats Durant el mes de març, la Pime SURSERA, SL vol calcular els costos de manipulació que es produeixen per hora en el seu magatzem de mercaderies. Aquests costos són els següents: Personal: té contractat un treballador com a cap de magatzem. Segons el conveni col lectiu al qual pertany l empresa, el seu sou és de La Seguretat Social que paga l empresa per aquest treballador és de 318. Maquinària: carretó elevador, amb una amortització de 60 mensuals. S ha hagut de reparar aquest mateix mes, fet que ha suposat un desemborsament de 45. Aquest carretó consumeix al mes 20 de combustible. El magatzem es manté actiu durant 26 dies al mes, una mitjana de 12 hores diàries. Calcula el cost de manipulació per hora d aquesta empresa durant el mes de març. solució Costos totals de manipulació Costos de manipulació hora = = Núm. d hores d activitat del magatzem = = = 4,85 /hora > Costos financers El cost financer, també anomenat cost de tinença d estocs, és el cost d oportunitat que suposa tenir recursos econòmics invertits en els estocs i no en una altra cosa. Per obtenir aquest cost d oportunitat, es calcula l interès que suposa tenir invertit el valor dels estocs al tipus d interès mitjà del mercat. La fórmula que es pot aplicar, entre altres, és la de l interès simple: I = C i t C és el capital invertit, i el tipus d interès al qual es té invertit aquest capital i t el temps (es divideix entre 12 si està expressat en mesos).

170 170 Els costos de tinença s expressen de dues formes diferents: Per unitat de pes de la mercaderia: es divideix el total del cost de tinença entre el pes mitjà de les mercaderies emmagatzemades durant l any. Cost de tinença per kg = I / Pes mitjà anual de les mercaderies emmagatzemades (en kg)) Per unitats monetàries: es divideix el total del cost de tinença entre el valor mitjà de les mercaderies emmagatzemades al llarg de l any. Cost de tinença per = I / Valor mitjà anual de les mercaderies emmagatzemades 6 Casos pràctics Càlcul del cost de tinença Una empresa ha obtingut de l entitat financera BANKLLER un préstec de , per finançar la compra d existències a un tipus d interès del 5% anual. El valor mitjà d existències al seu magatzem, a data de 30 de juny, va ascendir a Calcula el cost de tinença d estocs d aquest primer semestre. solució Es calcula l interès del préstec en els primers sis mesos de l exercici econòmic: 875 Cost de tinença = = 0,07 de cost per cada emmagatzemat Capital Tipus d interès Temps Interès = = = = Optimització dels costos d emmagatzematge Algunes accions que les empreses poden realitzar per fer que els costos d emmagatzematge siguin menors són les següents: Eficient planificació, gestió i control dels estocs. Mètodes de previsió de la demanda adequats. Fixar un estoc màxim al magatzem. Adequada classificació de productes i materials. Automatitzar el magatzem amb sistemes de radiofreqüència, per exemple. La suma dels costos d espai, instal lacions, manipulació i tinença d estocs suposen els costos totals d emmagatzematge. Automatitzar el magatzem també té costos L automatització del magatzem redueix els costos de personal, però augmenta els costos dels equips, d amortització, de reparació, financers, etc. 2.4 > Costos de transport En aquest apartat, diferenciarem entre costos de transport de distribució i costos de transport intern. Costos de transport de distribució El cost de transport de distribució és el que es deriva de portar les mercaderies d un lloc (origen) a un altre (destinació). Aquest cost depèn en gran mesura del tipus de mercaderia, de la distància i del mitjà de transport que s utilitza.

171 Unitat 8 - Costos logístics 171 Per calcular el cost de transport, existeixen dues opcions: Transport realitzat pels propis mitjans de l empresa: en aquest cas, cal tenir en compte els costos de personal (conductors) i els dels elements de transport (vehicles). Dins d aquests últims, s inclouen l amortització, les assegurances, els impostos, els consumibles (combustible, pneumàtics, lubricants, etc.), les reparacions i el manteniment. A més, cal afegir-hi les despeses de viatge (peatges, cost de tornada en buit, temps morts d espera o operacions de càrrega i descàrrega). Transport contractat a tercers: en aquest cas, equival al valor de les factures dels diferents proveïdors del servei de transport que utilitzi l empresa. Les tarifes dels serveis de transport de gran capacitat solen estar expressades en / kg transportats / km recorreguts. Exemples 3 Tarifes de transports L empresa ULTRAMARINS LARA, SL, situada a Sevilla, contracta l empresa VELTRANS, SL per portar una expedició de productes, amb un pes de 250 kg, a Cuenca. Quant cobra VELTRANS en funció de la tarifa següent? VELTRANS, SL Tarifa segons destinació en /fracció Pes (kg) Fins a 100 km De 101 a km Més de km Fins a Fins a Fins a A partir de kg es factura per /kg Fins a ,10 /kg 0,20 /kg 0,30 /kg Fins a ,20 /kg 0,30 /kg 0,40 /kg Com que, de Sevilla a Cuenca hi ha 564 km, els ports que haurà de pagar ULTRAMARINS LARA seran 45. A aquests costos caldria sumar l assegurança de les mercaderies, que normalment és un percentatge sobre els ports. Altres empreses de transport tarifen els seus ports en funció de l equip de transport contractat, i així per exemple l empresa TRANSPORTS QUOTIDIANS, SL presenta la tarifa següent: Tipus de vehicle Número de quilòmetres recorreguts 100 km 200 km 300 km 400 km 500 km 600 km 700 km 800 km Furgoneta Bolquet d obres Camió frigorífic Cisterna Les empreses de transport solen donar dos preus, un per al recorregut en buit, ja sigui per recollir l enviament o de retorn, i un altre amb el vehicle carregat, que és el que apareix a la tarifa d exemple.

172 172 El cost de transport es pot expressar de tres formes diferents: Per distància: es divideix el total del cost entre els quilòmetres recorreguts, amb la qual cosa s obté el cost per quilòmetre. Cost de transport per km = Cost total de transport / Núm. de km recorreguts Per pes: es divideix el total del cost entre els quilograms de pes total de la mercaderia, amb la qual cosa s obté el cost per quilogram. Cost de transport per kg = Cost total de transport / Núm. de kg transportats Per paquet: es divideix el cost total del transport entre el número de paquets (palets, contenidors, etc.) que es desplacen durant un determinat període. Cost de transport per palet = Cost total de transport / Núm. de palets transportats 7 Casos pràctics Càlcul del cost de transport Una empresa que transporta les seves mercaderies als magatzems dels seus clients suporta els següents costos anuals: Despeses de personal (conductors), incloses les despeses de viatge: Amortitzacions dels vehicles: Assegurances dels vehicles i la mercaderia: Impostos sobre els vehicles: 3.459,50. Consumibles i despeses de manteniment: Si el total de quilòmetres recorreguts per tots els vehicles de l empresa ha estat de , determina el cost per quilòmetre del transport d aquesta empresa. solució Per determinar el cost per distància, cal dividir el total dels costos de transport entre els quilòmetres recorreguts , Cost per distància = = 0,39 /km Cost de transport intern Com ja hem vist, en la cadena de subministraments hi ha tres tipus de moviments: El transport de distribució: que acabem de veure en aquest mateix epígraf, és el que permet l arribada dels productes al client. El transport d aprovisionament: que és el que permet que les mercaderies arribin des del proveïdor fins als magatzems de l empresa. El transport intern: o moviments que generen els materials a l interior de l empresa. Tant en el primer cas com en el tercer, es consideren costos logístics; encara que els costos de transport intern es poden considerar com a part dels costos d emmagatzematge (d instal lació o de manipulació si es produeixen moviments d estocs al magatzem). Pel que fa al transport d aprovisionament, els ports són considerats pel Pla General de Comptabilitat com un major cost d adquisició. Els costos de transport intern són els que generen els moviments dels materials a l interior de l empresa.

173 Unitat 8 - Costos logístics 173 Exemples 4 Càlcul del transport intern Una empresa necessita adquirir una cinta transportadora de rodament per al seu magatzem, per facilitar el transport intern de les seves mercaderies. El preu d adquisició de la cinta és de Per comprar aquesta cinta, l empresari ha demanat un crèdit a 12 mesos a un 6% d interès per valor de Cost d instal lació: 300. Amortització lineal. Manteniment: el primer any, les despeses de manteniment corren a càrrec del venedor. Se li espera una vida útil de 20 anys, al terme dels quals el seu valor residual serà de El cost del transport intern del primer any serà el següent: ( ) Amortització lineal del primer any = = Interès = C i t = ,06 1 = 600. Cost transport intern = = Aquest cost de transport intern aniria inclòs com un cost d emmagatzematge més. Optimització dels costos de transport Les accions que les empreses poden realitzar per fer que els costos de transport siguin menors són les següents: Determinar la millor opció des del punt de vista econòmic, transport propi o externalització. Elegir el millor mitjà de transport i el més adequat per a les mercaderies de l empresa. Usar tècniques de millora (transport compartit, crossdocking, etc.). Planificar un flux continu de productes i materials; i, si és necessari, es pot comptar amb magatzems de trànsit i plataformes logístiques. Evitar grans desplaçaments entre el dipòsit de matèries primeres i el centre productiu. Com fixen els seus preus els transportistes? Una fórmula usada per fixar la tarifa de preus per les empreses transportistes és la següent: Tarifa = CF + (CV km) Costos fixos (CF): sous i salaris del conductor, assegurances, impostos, etc. Costos variables (CV): combustible, pneumàtics, peatge, etc.

174 > Costos d administració El cost d administració o gestió logística està format pel sou de les persones empleades en treballs d administració logística, així com pel software utilitzat per fer-ho i els materials i elements dedicats a les activitats de serveis logístics. Per tant, els costos d administració són tots aquells en què s incorre per realitzar les activitats següents: L entrada de mercaderies al magatzem: recepció, registre, control de qualitat, etc. La sortida de mercaderies del magatzem: etiquetatge, empaquetatge, registre, etc. La realització dels recomptes per als inventaris. El tractament de les devolucions. Aquestes operacions són realitzades pel personal del magatzem, per la qual cosa serà necessari saber quants treballadors es dediquen a aquestes tasques i quant temps s hi inverteix per determinar-ne el cost. El cost d administració logística es pot expressar de diverses formes: Per unitats de temps: es calcula el cost total (CT) i es divideix entre les hores dedicades a aquestes tasques. Cost admin. logística per hora = CT admin./ Núm. hores d admin. logística Per unitats de pes: es divideix el total del cost d administració entre el número mitjà de quilograms de la mercaderia emmagatzemada durant un determinat període. Cost admin. logística per kg = CT admin. / Núm. kg de mercaderia emmagatzemada Per unitats de càrrega: es divideix el total del cost d administració entre el número mitjà de palets manipulats al magatzem en un període determinat. Cost admin. logística per palets = CT admin. / Núm. palets manipulats 8 Casos pràctics Càlcul del cost d administració logística L empresa GERMANS MARTÍ, CB, vol calcular el cost d administració logística del seu magatzem de productes acabats per palet emmagatzemat. Per a la tasca de recepció i registre de mercaderia, empaquetatge i etiquetatge i registre d inventaris, té contractat un administratiu que cobra /mes i pel qual paga una Seguretat Social de 340 /mes. Ha comprat un lector de RFID que li ha costat 450 i les etiquetes per a RFID costen 100 cada mes. En aquest magatzem, s han manipulat 400 palets de productes al llarg de tot l any. solució ( ) Cost d administració = = = 4,88 /palet Com que en cada palet hi ha embalats quatre productes, el cost d administració per producte és d 1,22.

175 Unitat 8 - Costos logístics > Costos ocults Existeixen nombrosos costos que no són perceptibles però que, si no s observen a temps, poden provocar pèrdues importants a l empresa o deixar d obtenir un resultat òptim. Els costos ocults en logística són els generats per no realitzar-se adequadament el procés de gestió d estocs a l empresa, i el seu valor és difícil de conèixer i quantificar. A la taula següent s expliquen els més importants: Tipus de cost Obsolescència Ruptures o deterioraments Diferències en els inventaris Cost de la logística inversa Cost de ruptura d estocs Cost de la ineficiència Descripció Pèrdua del valor del producte per novetats tecnològiques o canvis en la percepció del mercat. Pèrdua del valor del producte si la ruptura o el deteriorament és irrecuperable. Despesa de reparació si es pot recuperar amb alguna operació tècnica. Pèrdua del valor del producte per errors, extraviaments o furts. Pèrdua del valor del producte, si es tracta de devolucions per desperfectes. Costos que genera l operació de devolució. Pèrdua del benefici de la venda no realitzada. Pèrdua d imatge. Pèrdua de fidelitat a la marca. Aquestes dues últimes suposen una pèrdua difícil de justificar. Els costos que no són productius o necessaris en les operacions de logística d una empresa. Exemples 5 Cost per ruptura d estocs Al departament comercial de l empresa LANASSPORT es fa el següent recompte sobre la quantitat de productes sol licitats de la línia d articles Guants de llana, i que no ha estat possible servir: Producte Cost unitari Sol licitats Servits Diferència Guants CM 0, Guants AM 0, Cost de ruptura = (400 0,80) + ( ,95) = 1.469,50. A la unitat sobre Gestió d estocs s ha vist com calcular el percentatge de ruptura d estocs: Comandes no satisfetes Percentatge de ruptura d estocs = 100 = 100 = 30% Comandes totals Optimització dels costos ocults Les accions que les empreses poden realitzar per fer que els costos ocults siguin menors essencialment passen per implementar sistemes de qualitat i oportunitat en la gestió de costos, com són la reducció d estocs, sistema Just in Time, certificacions ISO, implementar un manual d actuació per als proveïdors, un pla de seguiment al client o remanufacturar productes obsolets.

176 Activitats proposades 1 >> Classificació dels costos i llindar de rendibilitat 1 Dels costos de transport que s indiquen a continuació, determina quins suposen un cost fix i quins un cost variable: a) Sou dels conductors. b) Combustible i olis. c) Primes anuals de l assegurança de transport. d) Pneumàtics. e) Amortització dels elements de transport. f) Reparacions i greixatge. 2 Calcula el cost fix unitari d un balneari que presta al mes 550 serveis de tractament corporal de teràpia amb xocolata i raigs d alta pressió. Els costos fixos són de i la depreciació de la maquinària utilitzada és de La taula següent consta d una sèrie de productes, amb els costos directes assignats: Cost de matèria primera Cost de mà d obra directa Article A Article B Article C Article D PVP 3 Quantitat ut. PVP 3,50 Quantitat ut. PVP 4,60 Quantitat ut. PVP 5,80 Quantitat ut Comissions de venda lloguer del magatzem Mà d obra indirecta Cost unitari Calcula el cost unitari. El criteri que has de fer servir per distribuir els costos indirectes és: les despeses de lloguer (1.100 ), en funció de les unitats produïdes, i la mà d obra indirecta (4.000 ), en funció de l import de la mercaderia. 4 L empresària Rosa Amor es vol dedicar a fabricar rams de flors per a núvies. Sap que és un negoci complicat, però ja s ha donat a conèixer a través de la seva pàgina web i té seguidors de tot Espanya i de la resta d Europa. La Rosa considera com a costos fixos uns a l any, i fabricar cada ram li costa 28. El ram es vendrà a 85. Quants rams haurà de vendre la Rosa per començar a tenir beneficis? 2 >> Concepte de costos logístics 5 Relaciona els costos que es van estudiar a la unitat sobre Gestió d estocs com a costos de manteniment d estocs amb els costos logístics estudiats en aquesta unitat. 6 Una empresa espera atendre una demanda de unitats del producte YL durant aquest exercici econòmic. Emetre cada comanda li costa 15 en despeses de personal i 2 en despeses de material d oficina i telèfon. Calcula el cost anual d emissió de comandes per a aquest producte, si sabem que en cada comanda se sol liciten unitats. 7 Una empresa paga anualment pel lloguer del seu magatzem, que té m 2. L assegurança anual sobre les instal lacions d aquest magatzem és de 756 i l impost anual sobre les instal lacions ascendeix a 750. Determina el cost d espai del magatzem per superfície.

177 Activitats proposades La companyia MOBLES MUNTATS, SA presenta els següents costos d emmagatzematge: Concepte Cost Lloguer de la nau del magatzem Sous i salaris dels empleats del magatzem Seguretat Social dels empleats del magatzem Subministraments per al manteniment dels equips del magatzem Prima d assegurança d incendi i robatori Amortització de l equip de magatzem La nau és de m 2 i aquest any s han manipulat palets. Calcula els costos d espai i manipulació. 9 FILLS DE DANI LLORCA és una empresa de transport situada a Madrid que realitza expedicions per tot el centre i nord d Espanya. La seva tarifa és la següent: Tarifa segons destinació en /kg Pes Zona centre Zona nord Fins a 500 kg 0,02 /kg 0,04 /kg Fins a kg 0,04 /kg 0,06 /kg Fins a kg 0,06 /kg 0,08 /kg Imagina que ets un empresari, amb domicili fiscal a Madrid, i has d enviar: a) kg a Toledo. b) 650 kg a Bilbao. Calcula el preu dels ports amb l IVA inclòs. 10 L empresa per a la qual treballes realitza el transport de les seves mercaderies per mitjans propis, fet que li suposa uns costos anuals de: Combustible: Canvi de pneumàtics: ITV: 100. Sou dels conductors: Peatges d autopistes: 980. Impost de matriculació: Assegurances: S han recorregut km i transportat kg de mercaderia. Calcula els costos de transport per distància i per pes. 11 Un empresari decideix renovar els elements del seu magatzem comprant sistemes d emmagatzematge dinàmics. En concret, ha adquirit: Un armari rotatiu, per valor de Un transelevador al preu de Aquests elements s amortitzaran en 12 anys a quota constant. El valor residual del primer és de 450 i el del segon de Calcula el cost de les instal lacions.

178 Activitats finals 1 Una empresa de reciclatge de cartró i paper té tres seccions ben diferenciades en el seu procés productiu: secció de triturat, secció de tallat i secció de premsat. Els costos directes s assignen per secció i no per producte, ja que l empresa fabrica una àmplia gamma de tipus i mides de paper. Dels següents costos, indica quins es poden considerar directes i quins indirectes en aquesta empresa: a) Ganivetes noves per a una màquina de tallat. b) Sous del personal de premsat. c) Hores extra del personal de triturat. d) Comissió dels venedors. e) Manteniment de la pàgina web. f) Sou del personal de l oficina. g) Energia elèctrica. h) Assegurança contra incendi. i) Depreciació dels equips de triturat. j) Sou del capatàs de la fàbrica. 2 COTOSUAU, SL, es dedica a la producció i venda de discos de cotó desmaquilladors. Aquest any, té previst vendre de bosses de discos. El cost anual total esperat serà de 2 milions d euros. El preu de venda de cada bossa és de 2,50, i el seu cost variable unitari suposa el 40% del seu preu de venda. Calcula el punt mort i els beneficis obtinguts amb la venda prevista. 3 Sabries dir a quin preu es ven un producte amb uns costos fixos de i uns costos variables unitaris de 4, si la quantitat a partir de la qual es comença a obtenir beneficis és de unitats? 4 L empresa de bombetes halògenes LLUM DEL SUD, SL presenta la següent informació relativa als seus ingressos i costos: Unitats Costos fixos Costos variables Costos totals Ingressos totals a) Calcula el llindar de rendibilitat en funció de les dades de la taula. b) Determina el preu de venda que ha de fixar l empresa als seus productes per tal que el seu llindar de rendibilitat es fixi en 45 unitats. c) Representa gràficament al teu quadern els costos, els ingressos i el llindar de rendibilitat en funció de les dades aportades a la taula. 5 Calcula el cost mensual de tinença d estocs d una empresa que ha tingut emmagatzemades mercaderies per valor de durant aquest mes. Té concedit un crèdit sobre , pel qual paga 4,50 d interès anual per poder fer front al pagament dels seus proveïdors. 6 Dibuixa al teu quadern l esquema d una cadena de subministrament i indica quins tipus de moviments de mercaderies s hi generen i amb quins costos es corresponen aquests moviments.

179 Activitats finals Una empresa comercial necessita obrir un magatzem de m 2 i se li presenten dues opcions: Opció 1: comprar una nau que costa , que ha d amortitzar en quota constant durant 20 anys, i invertir uns altres en instal lacions per posar en marxa el magatzem, que amortitzarà en quota constant a 10 anys. Opció 2: llogar un magatzem totalment equipat per una quantitat de /mes. Si es té en compte que en tots dos casos els costos d impostos i assegurances són els mateixos i que, en el cas del magatzem propi, el cost anual previst per obres de manteniment és de 800 : a) Determina l opció que suposa un cost menor per a l empresa. b) Indica les diferències que existirien en la resta dels costos logístics en funció de si el magatzem és propi o llogat. 8 Una empresa compra un local per a un magatzem de productes acabats que li costa 1 milió d euros, dels quals s estima que un 20% corresponen al terreny. Se ls espera una vida útil de 20 anys i un valor residual de Per al seu finançament demana un préstec al 5% anual. El local té m 2. Es paga una prima anual d assegurances de Els impostos anuals suposen Per emmagatzemar els productes, es lloguen vuit prestatges, per un valor de cada un a l any. Les despeses de manteniment suposen 150 al mes. Calcula el cost de l espai per metre quadrat i el cost de les instal lacions. 9 Una empresa de distribució necessita determinar el cost d administració del seu magatzem central. Per fer-ho, rep la informació següent: cost total del personal, cost per metre quadrat de l espai del magatzem, cost de manteniment dels estocs, amortització dels carretons, cost d entrada de la mercaderia, cost de manipulació de la mercaderia, cost de sortida i cost de realització dels inventaris. Determina quina informació de la rebuda és necessària per calcular el cost d administració logística i quina és la informació que no s ha rebut i és necessària per determinar el cost d administració per unitats de càrrega. 10 Indica quins costos ocults poden generar les situacions següents: a) Lliurar una comanda a un client amb productes equivocats. b) La producció s ha realitzat en grans lots i els venedors estan esperant que vinguin els clients. c) Els articles han patit caigudes i cops en els diferents trasllats i manipulacions. d) No s ha previst l augment de la demanda per a aquesta temporada. e) L ajudant del magatzem no ha realitzat la consolidació d inventaris de forma correcta. 11 En la següent llista de costos, indica si són directes o indirectes i de quin tipus de cost logístic es tracta, segons els que s han estudiat en aquesta unitat. a) Compra de software ERP. b) Sous dels operaris del magatzem. c) Assegurances de mercaderia. d) Lloguer del magatzem. e) Amortització de la màquina elevadora. f) Deteriorament de la mercaderia. g) Interessos per un préstec per pagar deutes a proveïdors. 12 Calcula el cost de ruptura d estocs de la situació següent: Article Cost unitari Unitats sol licitades Unitats servides A B Calcula també el percentatge de ruptura d estocs.

180 Casos finals Costos logístics d una empresa industrial L empresa SOLVISIÓ, SL és fabricant d ulleres de sol. Només fabrica per a una important òptica, que comercialitza els seus productes a Espanya i Portugal. El seu producte estrella són les ulleres d aviador Alba, ja que, pel seu disseny innovador i la seva excel lent relació qualitat/preu, està essent el producte més demandat pels seus clients. Aquestes ulleres tenen un preu de venda unitari de 125. Aquest any, els costos fixos totals que han suposat la producció d ulleres d aviador Alba han ascendit a , i cada unitat té associat un cost variable unitari de 85. Aquest any s ha venut el triple de la quantitat del llindar de rendibilitat. SOLVISIÓ, SL proporciona la següent informació sobre els seus departaments de compres i magatzem: Per a la fabricació de les ulleres, s usa un material anomenat acetat de cel lulosa, subministrat per dos proveïdors. El departament de compres ha tingut uns costos de material d oficina de anuals. Paga una tarifa plana per la línia de telèfon i Internet de 920 anuals. Té contractat un agent de compres que cobra un salari de mensuals. Com que l empresa produeix altres tipus d ulleres, encara que en menor volum, es considera que el 50% d aquestes despeses s han realitzat per temes relacionats amb negociació i comandes als proveïdors de l acetat que s usa en aquest model. En un any, s han fet 200 comandes. El cost corresponent al departament de magatzem de l empresa és el següent: Els subministraments associats al magatzem són de anuals. El lloguer del local destinat per a magatzem és de anuals. També s ha contractat una pòlissa d assegurança d incendi i robatori per al magatzem que ascendeix a a l any. Se sap que l estoc mitjà del magatzem és de L amortització de l equip de manteniment del magatzem suposa un cost de anuals. Les ulleres s embalen en paquets de quatre caixes, amb 16 ulleres cada una. Es considera que el 60% dels costos corresponen a les ulleres d aviador Alba. L empresa compta amb flota de transport pròpia. Els costos ocasionats durant aquest any són els següents: Salaris i assegurances socials dels conductors: Peatges: Amortització dels equips de transport: Combustible: Impostos i assegurances: Pneumàtics: Olis i lubricants: 300. Els camions de SOLVISIÓ, SL han recorregut quilòmetres al llarg d aquest any. a) Calcula la quantitat venuda d ulleres d aviador Alba. b) Determina el cost d emissió de comanda o cost d aprovisionament. c) Calcula el cost d emmagatzematge. d) A la unitat sobre Gestió d estocs, es va estudiar el lot econòmic de comanda. Recorda n la fórmula i, amb les dades aportades, calcula la quantitat que s ha de sol licitar. Cal tenir en compte que cada ullera utilitza 0,15 kg d acetat. e) Dels costos de transport indicats, estableix quins són fixos i quins variables. f) Calcula el cost de transport per quilòmetre recorregut.

181 Autoavaluació Indica l opció correcta: a) Els costos fixos depenen del nivell de producció. b) Els costos totals depenen del nivell de producció. c) Els costos variables no depenen del nivell de producció. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 2. Per a la majoria de les empreses, l energia elèctrica és un cost: a) Fix i directe. b) Fix i indirecte. c) Variable i directe. d) Variable i indirecte. 3. Per a la majoria de les empreses, el lloguer del magatzem és un cost: a) Fix i directe. b) Fix i indirecte. c) Variable i directe. d) Variable i indirecte. 4. Quin serà el llindar de rendibilitat d una empresa amb uns costos fixos de 1.000, uns costos variables unitaris de 10 i un preu de venda de 100? a) 10 unitats. b) 11 unitats. c) 9 unitats. d) Falten dades per respondre. 8. El cost de transport es pot calcular: a) Per distància. b) Per pes. c) Per paquet. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 9. Planificar un flux continu de productes i materials, i si és necessari comptar amb magatzems de trànsit i plataformes logístiques, és una acció que optimitza els costos de: a) Transport. b) Aprovisionament. c) Espai. d) Manipulació. 10. Els costos relacionats amb la sortida de la mercaderia del magatzem es consideren costos de: a) Transport. b) Aprovisionament. c) Administració. d) Manipulació. 11. Quan parlem de pèrdua d actualitat o novetat, ens referim a: a) Deteriorament. b) Ruptura. c) Obsolescència. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 5. El llindar de rendibilitat és: a) El mínim preu de venda a partir del qual l empresa percebrà beneficis. b) La mínima quantitat que a l empresa li interessa produir. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) són incorrectes. 6. En quin cost logístic inclouries el salari del cap de magatzem? a) Cost de manipulació. b) Cost de tinença. c) Cost d instal lacions. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 7. Establir un sistema apropiat per realitzar les compres a l empresa minimitza els costos de: a) Transport. b) Aprovisionament. c) Espai. d) Manipulació.

182 U nitat 9 Logística inversa Per al projecte final Identificaràs els passos que cal seguir en una devolució de vendes. Comprovaràs si la gestió logística de l'empresa és la més idònia i, si no és així, buscaràs idees per millorar-la. Indicaràs accions de logística inversa sobre responsabilitat social corporativa. En aquesta unitat aprendràs a... Detectar incidències freqüents en el procés d aprovisionament, per poder adoptar mesures pertinents que tendeixin a evitar-les. Descriure les operacions de gestió de la logística inversa. Procurar la satisfacció del client en la gestió de devolucions. Valorar la responsabilitat social corporativa en la gestió de residus.

183 Unitat 9 - Logística inversa 183 Esquema inicial Concepte Utilitats Sistema de dipòsit, devolució i retorn (SDDR) Logística de residus, envasos i embalatges fora d ús Sistema integrat de gestió (SIG) LOGÍSTICA INVERSA Modalitats de logística inversa Fases de la logística inversa Responsabilitat social corporativa Logística de productes, envasos i embalatges (béns desitjats) Logística de devolucions (béns no desitjats) Normativa sobre tractament de residus a Espanya Cost de les devolucions Dret a les devolucions Política de devolucions

184 184 1 >> Concepte de logística inversa Si la logística directa és la part de la gestió de la cadena de subministrament que planifica i controla el flux de materials, productes acabats i informació, des del punt d origen (empreses) al punt de consum, la logística inversa és el mateix procés, però en direcció contrària. La logística inversa és el procés de planificació, implantació i control, de forma eficient i al cost òptim, del flux de matèries primeres, materials en curs de producció i productes acabats, així com de la informació relacionada, des del punt de consum al punt d origen. El seu objectiu és recuperar el valor dels materials o assegurar-ne la correcta eliminació. D aquesta definició es pot concloure que hi ha dos factors que donen lloc a la logística inversa: La conscienciació mediambiental: ja sigui per complir amb la normativa legal que obliga a la recuperació o el reciclatge de certs materials o per responsabilitat social, la consciència sobre el medi ambient en els consumidors fa que els empresaris incorporin mecanismes de logística inversa. L augment del valor del bé: es tracta de buscar avantatges competitius en la logística inversa, per fer així més rendible el negoci. En poden ser exemples el fet d estalviar en els costos de producció o d oferir un servei postvenda més competitiu. S entén el servei postvenda com els serveis que el client espera obtenir després de realitzada la compra: garantia, atenció a reclamacions, manteniment i gestió de devolucions. Logística segons el CSCMP El Consell de Professionals en Gestió de la Cadena de Subministrament (Council of Supply Chain Management Professionals, CSCMP) va definir la logística així: La logística és la part de la gestió de la cadena de subministrament (SCM) que planifica, implementa i controla el flux directe i invers i l emmagatzematge efectiu i eficient de béns i serveis, amb tota la informació relacionada des del punt de vista d origen al punt de vista de consum, per poder complir amb els requeriments dels clients. 1.1 > Logística inversa en el comerç electrònic L e-commerce o comerç electrònic és el mètode de compravenda de béns, productes o serveis a través d Internet, amb la pàgina web de l empresa o botiga en línia com a punt de venda. El desenvolupament de les noves tecnologies, Internet, xarxes socials, etc., ha afavorit que la majoria de les empreses usin aquesta possibilitat de comerç com una oportunitat més de negoci. Això ha generat unes necessitats determinades de logística inversa. Els empresaris volen oferir als seus clients devolucions gratuïtes i canvis de productes en el menor temps possible. Aquest és un dels avantatges competitius que poden afegir al seu negoci en línia, la qual cosa fa que la logística inversa pel que fa a gestió de devolucions sigui de vital importància en l e-commerce. Modalitats de l e-commerce Dins de l e-commerce, podem parlar de dues modalitats: B2B (business to business), comerç electrònic d empresa a empresa. BSC (business to consumer), comerç electrònic d empresa a consumidor. 1 Casos pràctics Avantatges competitius en la logística inversa En quin sentit pot suposar un estalvi en els costos de producció la logística inversa? Solució Utilitzar material reciclat en la producció permet l estalvi de costos en matèries primeres i, per tant, l estalvi en el cost de producció.

185 Unitat 9 - Logística inversa > Utilitats de la logística inversa A la taula següent, veurem els tres principals objectius de la logística inversa i les utilitats que aporta a l empresa el fet d assolir-los: Objectius Augmentar el nivell de servei al client, amb la gestió eficient de les devolucions a clients Complir la normativa mediambiental i de gestió de residus Contribuir al compliment de la responsabilitat social de l empresa Utilitats Reducció de la incertesa en la devolució de productes per part dels clients. Contribució a la formació d avantatges competitius, gràcies a la recuperació de materials amb valor econòmic i a l augment de la qualitat del servei al client. Augment de la confiança dels clients. Obtenció d informació sobre la percepció del producte en el mercat. Menor utilització de matèries primeres i matèries components, per la qual cosa es redueix la dependència dels proveïdors i s optimitza l aprovisionament. Optimització de la gestió d envasos i embalatges. Millora de la imatge de l empresa davant de la societat per complir la seva responsabilitat social. Tot i això, l aplicació de la logística inversa comporta alguns problemes que cal tenir en compte. Els més importants són els següents: Dificultat afegida en la gestió de la funció logística, ja que la logística inversa requereix una sèrie d operacions que no són pròpies de la logística directa. Complexitat de l organització de l empresa, ja que tots els departaments s han d implicar en la gestió de la logística inversa. Desenvolupament d operacions alienes a la funció principal de l empresa, algunes de les quals s han d externalitzar. Contractació de personal especialitzat. Requisits per a una logística inversa positiva Reduir el volum i la varietat de materials utilitzats, així com del consum energètic en els processos de fabricació. Senzillesa en el desmuntatge dels components dels productes acabats. Possibilitat de reutilització sense necessitat de reparació o reciclatge. 2 Casos pràctics Objectius i utilitats de la logística inversa L empresa CUINACASA, SA, dedicada a la fabricació de parament de la llar, es planteja com a objectiu del seu programa de logística inversa la millora de la relació amb els seus clients. Indica les utilitats de la logística sobre les quals haurà d incidir i indica quina serà la major dificultat a què s enfronti per assolir el seu objectiu. Solució De les utilitats de la logística inversa que s han analitzat, les que entren en joc per assolir aquest objectiu són: Reducció de la incertesa en la devolució de productes per part dels clients. Augment de la confiança dels clients. Obtenció d informació sobre la percepció del producte en el mercat. Probablement, la major dificultat a la qual hagi de fer front serà la gestió de la pròpia logística inversa, ja que la relació amb els clients és una de les operacions habituals en tota empresa; per això, sol estar perfectament programada i no presentar cap tipus de dificultat extraordinària.

186 186 2 >> Modalitats de la logística inversa Per entendre millor la logística inversa, es pot dividir en tres modalitats: logística de residus, logística de productes, envasos i embalatges, i logística de devolucions. 2.1 > Logística de residus, envasos i embalatges fora d ús La logística de residus tracta del procediment que se segueix a l empresa amb els residus, envasos i embalatges fora d ús, els anomenats PFU (productes fora d ús). Residu El material que ha perdut utilitat després d haver passat per un procés de fabricació. Existeix una llista europea de residus, perillosos o no, amb el codi corresponent, anomenat CODI LER. Es pot parlar de tres tipus de residus industrials: Tipus de productes Definició Tractament Residus inerts Residus perillosos Envasos i embalatges Materials que no presenten risc per al medi ambient. Materials que poden resultar perjudicials per a la salut (tòxics, inflamables, corrosius, etc.). Envasos i embalatges que no tenen la possibilitat de tornar a ser utilitzats. Reutilizació: per exemple, com a rebliment en construccions. Tractament: en plantes de tractament per transformar-los en altres de menys tòxics que es puguin usar com a matèries primeres en diferents processos. Incineració: cremar-los en incineradores especials en disminueix el volum i, a vegades, permet extraure n energia. Solidificació: encapsular-los si són residus líquids. Metanització: convertir-ne una part en gas metà. Abocament: si no hi ha cap altra possibilitat, cal portar-los a abocadors apropiats a cada tipus de residu. Les empreses envasadores tenen dues opcions: implementar un sistema de dipòsit, devolució i retorn d envasos, el que es coneix com a SDDR; o adherir-se a un sistema integrat de gestió (SIG). Implementació d un sistema de dipòsit, devolució i retorn (SDDR) Les empreses que opten per implementar un SDDR (sistema de dipòsit, devolució i retorn) desenvolupen el seu propi sistema de tractament de residus d envasos. Les obligacions d aquestes empreses són les següents: Cobrar als seus clients una quantitat per cada envàs venut a mode de fiança o dipòsit. Acceptar la devolució d aquests envasos i retornar la quantitat de la fiança als seus clients. Els envasos que arribin al final de la seva vida útil han de ser gestionats per un gestor autoritzat de residus. Un gestor autoritzat de residus, segons la Llei 22/2011, de 28 de juliol, de residus i sòls contaminats, és la persona o entitat, pública o privada, registrada mitjançant autorització o comunicació que realitzi qualsevol de les operacions que formen la gestió dels residus, en sigui o no el propi productor ; és a dir, es tracta d entitats que es dediquen a reciclar, recuperar o valoritzar els residus i que hi estan autoritzades mitjançant resolució de l òrgan ambiental de la seva comunitat autònoma. Així mateix, les empreses com a consumidores d envasos tenen les obligacions de retornar els envasos en la forma i les condicions que indiqui el proveïdor i de pagar la quantitat que es fixi per a cada envàs en concepte de fiança.

187 Unitat 9 - Logística inversa 187 Adhesió a un sistema integrat de gestió (SIG) Els sistemes integrats de gestió (SIG) són entitats sense ànim de lucre que, autoritzades per l Administració, s encarreguen de dur a terme el tractament adequat dels envasos i embalatges rebutjats. Les obligacions que les empreses adherides a un SIG tenen respecte dels envasos que utilitzen són les següents: Identificar amb un punt verd els envasos que posen al mercat. Ha d estar situat en un lloc visible, avala la pertinença a un SIG i mostra així que aquest envàs compleix amb la Llei d Envasos. Realitzar la declaració anual d envasos a principis de cada any. Serveix per informar l Administració sobre la descripció dels envasos i els materials de què estan fabricats, així com de les quantitats de cada un que es posen, es reben o es retiren del mercat. Aquest document és, a més, una autoliquidació que té diverses utilitats: d una banda, serveix per calcular la cotització que s ha de satisfer al SIG pels seus serveis i, de l altra, és la base per realitzar estadístiques i estudis industrials i mediambientals. Pagar les tarifes corresponents que es desprenguin de la declaració anual d envasos. Per la seva banda, l entitat SIG adquireix les obligacions següents: Garantir la recollida selectiva dels residus, així com el reciclatge de tot el material d envasos recuperat. Establir acords amb les comunitats autònomes i els ajuntaments per a la recollida i el tractament dels residus. Contribuir amb inversions a l increment i la renovació de la infraestructura municipal de recuperació de residus d envasos. Finançar i realitzar accions d informació i comunicació per als gestors públics i els ciutadans. Invertir en projectes d I+D que tractin de millorar les tècniques de recuperació i reciclatge. Avantatge de l adhesió a un SIG Les empreses que s adhereixen a un SIG, a canvi d una aportació econòmica relativament baixa, gaudeixen de l avantatge de no haver d ocupar-se del que ocorri amb els seus envasos un cop els seus productes s hagin posat al mercat. En l actualitat, la majoria de les empreses opten per adherir-se a un SIG. Tot i això, a Europa està creixent un moviment favorable a la implantació de SDDR (a Alemanya, per exemple, el 98% de les ampolles de plàstic es retornen als seus fabricants), ja que, segons alguns estudis, s obtenen molts més beneficis socials que amb els SIG. Exemples 1 Quina documentació cal presentar per adherir-se a un SIG? Una nova empresa de producció de melmelades que presenta el seu producte al consumidor en envasos de vidre de 450 cl decideix adherir-se a un SIG per dur a terme la gestió dels seus envasos en logística inversa. A continuació, determinarem el SIG al qual cal adherir-se i explicarem el procés d adhesió, indicant la documentació necessària que cal presentar de forma periòdica per tal de declarar el número d envasos posat al mercat: 1. L empresa ha de sol licitar l adhesió a ECOVIDRIO, que és l entitat sense ànim de lucre encarregada de gestionar el reciclatge de tots els residus d envasos de vidre a Espanya. 2. Per fer-ho, ha de visitar la pàgina web d ECOVIDRIO: Fer clic a la pestanya Envasadores i, a continuació, a Adherirse; en aquest apartat, s indiquen els passos que han de seguir les empreses envasadores, distribuïdores o importadores de productes comercialitzats en envasos de vidre d un sol ús. Cal emplenar i enviar el formulari que hi apareix. 3. A l apartat de Declaración de envases, s inclouen la fitxa de declaració d envasos (FDE) i tots els documents que cal aportar per inscriure s.

188 188 Costos d adhesió a un sistema SIG El cost que la logística inversa suposa per a les empreses adherides a un SIG està basat en les tarifes de cotització que han d aportar en funció dels envasos que posen al mercat. A la següent adreça web, podem trobar la tarifa per als envasos de vidre i la tarifa per als diferents materials que acompanyen l envàs de vidre, com pot ser el cartró de la caixa, o fusta, etc.: Fem clic a Empresas adheridas i després a Conoce tus obligaciones; per últim, a Declaración de envases, fem clic a Tarifa punto verde (figura 1). Factor preu i factor per unitats de la tarifa punt verd Cal aplicar un factor per preu i un factor per unitats. Actualment, s estableix el següent: 0,0197 per quilogram i 0,0028 per unitat. També cal sumar el factor per quilogram que correspon a la resta d elements que acompanyen l envàs de vidre. 1 Tarifa punto verde. Exemples 2 Cost de la logística interna d una empresa adherida a un SIG La bodega VICELLER va envasar i va posar al mercat, durant l any 2015, ampolles de vi de 0,75 cl, que es comercialitzaven en caixes de cartró de sis unitats. Cada ampolla de vidre pesava 450 g i incloïa un tap de suro de 5 g, una etiqueta de paper/cartró d 1,50 g i una càpsula protectora del tap de PVC d'1 g. Cada caixa de cartró de sis unitats pesava 300 g. Determinem el cost de la gestió d envasos de l empresa VICELLER. El SIG al qual s ha d adherir aquesta empresa és ECOVIDRIO. El procés per determinar el cost de la gestió és el següent: S obté el cost del vidre que es tarifica per pes i per unitats. Factor pes = 0,0197 /kg. Pes de les ampolles = ampolles 0,45 kg = kg. Per tant: kg 0,0197 /kg = 531,90. Factor unitats = 0,0028 /ampolla. Núm. d ampolles = ampolles 0,0028 /ampolla = 168. Cost del reciclatge del vidre = 531, = 699,90. Es calcula el cost del suro. Es tarifica per pes, a 0,021 /kg. Pes del suro = taps de suro 0,005 kg = 300 kg. Per tant: 300 kg 0,021 = 6,30. E s calcula el cost de la càpsula, que tarifica a l apartat d altres, a 0,472 /kg Pes de la càpsula: unitats 0,001 kg/càpsula = 60 kg. Per tant: 60 kg 0,472 /kg = 28,32. E s determina el cost de les caixes de cartró i les etiquetes. Totes dues tarifiquen a 0,068 /kg. Número de caixes = ampolles/6 unitats = caixes caixes 0,30 kg = kg. Per tant: kg 0,068 = 204. Número d etiquetes = unitats 0,0015 kg/etiqueta = 90 kg. Per tant: 90 kg 0,068 = 6,12. Es calcula el cost total: 699,90 + 6, , ,12 = 944,64 ; i el cost unitari: 944,64/ = 0,016 /ampolla.

189 Unitat 9 - Logística inversa 189 Normativa sobre tractament de residus Des de l any 2005, els responsables del tractament dels residus a Espanya són les empreses fabricants o importadores que els generen. Existeix una prolífica legislació en la matèria, de la qual destaquem les normes següents: Normativa europea Directiva 2008/98, del Parlament Europeu i del Consell, de 19 de novembre de 2008, sobre els residus. Directiva 2004/12/CE, del Parlament Europeu i del Consell, d 11 de febrer de Normativa estatal Llei 11/2012, de 19 de desembre, de mesures urgents en matèria de medi ambient. Llei 22/2011, de 28 de juliol, de residus i sòls contaminats. Plans i programes Programa Estatal de Prevenció de Residus. Pla Estatal Marc de Gestió de Residus (PEMAR) Normativa autonòmica i plans i programes de les comunitats autònomes. 3 Casos pràctics Aplicar la normativa sobre residus Una clínica privada facilita la següent informació sobre els residus que genera en quiròfan: xeringues, bisturís, gases i cotó, que es col loquen en una bossa separada i es porten a un contenidor per a residus de rebuig. En cafeteria i cuina: llaunes, plàstics, restes de menjar i cartrons, que s envien a un contenidor d escombraries que es buida cada nit. En radiologia: líquids de revelatge i fixació, que són abocats a un tanc i eliminats un cop al mes. Visita la pàgina A l apartat Áreas de actividad, fes clic a Calidad y evaluación ambiental. En Temas, busca Prevención y gestión residuos, on trobaràs les lleis i els programes esmentats a la Unitat. Respon les preguntes següents: a) Quina llei regula la gestió dels recursos sanitaris? b) Quins tipus de residus genera aquesta empresa? I quins pots considerar com a perillosos? c) Creus que la gestió de residus que segueix és l apropiada? En cas contrari, indica com hauria de ser. Solució a) Al capítol 20 del Pla Estatal Marc de Gestió de Residus (PEMAR) , es tracten els residus sanitaris. En aquest mateix PEMAR, s indica que es regulen per la legislació general de residus (Llei 22/2011, de 28 de juliol, de residus i sòls contaminats). b) Segons aquest capítol 20 del PEMAR, la clínica genera: residus domèstics; residus biosanitaris propis de l activitat sanitària sense risc d infecció (embenats, gases, guants ), que es poden gestionar conjuntament amb els domèstics; residus biosanitaris (també els tallants/punxents), que s han de gestionar de forma diferenciada pel seu risc d infecció; i residus radioactius (residus contaminats per substàncies radioactives). Els dos últims es consideren perillosos. c) Per als residus domèstics (els generats en cafeteria i cuina) i els biosanitaris sense risc d infecció (embenats, gases i guants), l ideal és retirar-los a contenidors i que empreses municipals o especialitzades en reciclatge els gestionin. Per als residus perillosos, els contenidors han de ser hermèticament tancats i traslladats a un punt d emmagatzematge habilitat. Els retirarà un gestor autoritzat i es tractaran o s eliminaran en funció de la seva tipologia. Els residus radioactius són gestionats per l Empresa Nacional de Residus Radioactius (ENRESA).

190 > Logística de productes, envasos i embalatges Dins d aquesta modalitat, parlem de béns desitjats, que poden ser productes o envasos i embalatges no considerats fora d ús. Es diu que són béns desitjats perquè procedeixen de l acord d intercanvi o substitució. La seva arribada està prevista i el seu tractament programat. Per exemple, els béns que s especifiquen als contractes de subministrament amb possibilitat de devolució d excedents. O els envasos i embalatges reutilitzables. Tipus de productes Envasos i embalatges Productes Tractament Reciclatge Renovació Reutilització Devolució al proveïdor Revenda Renovació Reutilització Reciclatge 2.3 > Logística de devolucions La logística de devolucions és l encarregada de gestionar el retorn dels productes des del centre de distribució o punt de venda fins al magatzem del fabricant o comerciant. Es tracta de béns no desitjats, articles que entren al canal invers procedents de les devolucions de clients i l arribada dels quals no és predictible. Aquestes devolucions es produeixen per diferents motius: Error en l enviament per part del venedor. Productes o quantitat equivocada. Error del client en realitzar la comanda. Enviament incomplet, duplicat, danyat, defectuós o caducat. Bé danyat durant l enviament. En aquest cas, es reclamarà a l empresa de transports. Devolució zero Hi ha empresaris que no accepten devolucions dels seus clients. El client destrueix el producte o li dona l ús que vol i, a canvi, rep un descompte en properes factures. Tipus de producte Procedents de devolució Tractament Devolució al proveïdor (si és la seva responsabilitat). Sense utilitat comercial: reciclatge, desmuntatge, eliminació, donació. Amb utilitat comercial: reparació i revenda, reparació i venda en mercats secundaris, tornada a l estoc. Cost de les devolucions Per calcular el cost de les devolucions, cal incloure no només el preu dels productes retornats, sinó també el cost que suposa inspeccionar, desembalar i classificar la mercaderia retornada. Exemples 3 Càlcul del cost de les devolucions netes en percentatge Imagina que vens mercaderies per valor de 6.000, i l equivalent a 600 d aquesta mercaderia és retornat. Els costos que suposen desempaquetar, inspeccionar i classificar els productes retornats són 80. El cost de les devolucions netes serà de 680. Si dividim el cost de les devolucions pel valor dels productes venuts i el multipliquem per 100, obtenim el cost de les devolucions netes en percentatge: (680 / 6.000) 100 = 11,33%.

191 Unitat 9 - Logística inversa 191 Dret a les devolucions La Llei 3/2014, de 27 de març, per la qual es modifica el text refós de la Llei General per a la Defensa dels Consumidors i Usuaris, que adapta la legislació espanyola al disposat per la Directiva 2011/83/UE, de 25 d octubre, de drets dels consumidors, garanteix el dret a les devolucions. S estableix un període de lliure devolució (dret de desistiment) durant els 14 primers dies després de la recepció del producte per part del consumidor. En el cas de la venda en línia, si a la pàgina web no s informa d aquesta circumstància, el client té fins a 12 mesos per a la devolució de l article. Aquesta nova norma també obliga el venedor en línia a reemborsar tot pagament rebut del consumidor i usuari, inclosos, si és procedent, els costos de lliurament, encara que el venedor no està obligat a fer-se càrrec de les despeses d enviament de les devolucions. El dret de desistiment L Associació Espanyola de l Economia Digital defineix el dret de desistiment com la facultat que té el consumidor de deixar sense efecte la comanda realitzada i retornar el que hagi comprat, sense necessitat de justificar la seva decisió. Política de devolució Tenir una política de devolucions clara amb els termes i les condicions en què es poden realitzar les devolucions és fonamental en qualsevol negoci, i en les botigues en línia és imprescindible que aquesta política sigui visible a la web. Aquesta informació ha d especificar tres punts clau: les condicions, el termini i el procediment de devolució. Les condicions: dependran del tipus de producte que es comercialitza i les marcarà l empresari, sempre conforme a la normativa vigent. Per exemple, en cas de peces de vestir, no s admeten devolucions si a la peça se li ha tret l etiqueta. Una altra condició pot ser que els productes s han de retornar tal com estaven dins de l embalatge per motius de salut o higiene, o que portin l albarà de lliurament. El termini: cal distingir entre: Que el client exerceixi el seu dret de desistiment i, en aquest cas, es disposa de 14 dies per a la devolució. L empresari pot indicar més dies de termini si creu que això pot suposar un avantatge competitiu per als seus productes i serveis. Si el producte presenta defectes, la UE estableix que el producte té una garantia de dos anys. En cas de reparacions, el termini de garantia és de tres mesos. En aquest cas, l empresari estarà obligat a: reparar, substituir, fer un descompte o reemborsar l import abonat. El procediment: cal indicar clarament com s ha de procedir en cas de devolució, i és important indicar-hi què ocorre amb les despeses d enviament, ja que, per llei, l empresari està obligat a retornar les despeses d enviament de la compra si aquestes despeses van anar a compte del comprador, però no les despeses d enviament de la devolució. També és interessant que el consumidor empleni un formulari sobre el motiu de la devolució, ja que aquesta informació servirà a l empresa per millorar els seus productes o serveis en el futur. I, evidentment, cal indicar com es procedirà en cas de devolució: retornant el total de la compra, lliurant un val per a properes compres, etc. No hem d oblidar que, si es tracta d una devolució per defectes, el client pot exigir la devolució íntegra de l import. Productes amb defectes Si el defecte surt a la llum durant els primers sis mesos des del lliurament del bé, el consumidor no haurà de provar res per aconseguir que s apliqui la garantia. Si el defecte es manifesta passats aquests sis mesos, el fabricant o venedor pot exigir al consumidor que demostri que el defecte existia d origen mitjançant un informe pericial.

192 192 3 >> Gestió de la logística inversa La finalitat principal de la logística inversa ha de ser generar la menor quantitat possible de residus i, si això no és viable, aprofitar-los en altres processos de fabricació. Així, diríem que les quatre etapes de la logística inversa que s apliquen a un producte són, per aquest ordre, les següents: 1. Disseny del producte, que redueixi la major part de residus possible. 2. Reutilització dels productes o residus. 3. Reciclatge. 4. Com a última opció, el rebuig del producte. A continuació, veurem les diferents etapes del recorregut que segueix el producte dins de la cadena de logística inversa i la destinació que se li pot donar un cop seleccionat, revisat, inspeccionat, etc. Com hem vist a l epígraf anterior, segons la modalitat de producte de què es tracti, tindrà un tractament o un altre. A partir de l esquema de la figura 2, s indiquen les etapes de la gestió de la logística inversa: Logística verda És el conjunt d activitats que s ocupen de l ecodisseny d envasos i embalatges, i de la mesura de consums per a l estalvi d energia, entre altres possibilitats. 1. Informació sobre l entrada d un nou producte 3. Transport 4. Revisió i 2. Recollida al magatzem 5. Destinació classificació del fabricant Recuperació: Reparació Reutilització Renovació Remanufactura Reciclatge Canibalisme Revenda en mercats secundaris Donació Rebuig i destrucció 2 Etapes del recorregut del producte en la cadena de logística inversa. 1. Informació sobre l entrada d un producte en el canal invers: si es tracta de residus o béns desitjats, aquesta informació és prèvia i la recollida del producte o envàs ja està programada, mentre que, si es tracta d una devolució o béns no desitjats, aquesta informació ha de provenir del punt de venda que rep la devolució. 2. Recollida del producte al client: l empresa ha de tenir ben dissenyada la freqüència amb què es realitzarà la recollida dels productes objecte de devolució, el lloc, els horaris, el personal i l equip de recollida. 3. Transport al magatzem del fabricant: l empresa s ha de fer càrrec del transport del producte fins als seus magatzems (el producte es porta a una dependència en què l empresa en pugui disposar). L habitual és utilitzar una estratègia de consolidació, de forma que la mercaderia s agrupi en un mateix lloc, pateixi els menors desplaçaments possibles i que aquests desplaçaments agrupin un nombre considerable de productes. Els mitjans i els canals que s utilitzen en la logística inversa són els mateixos que s usen en la logística directa. 4. Revisió, classificació, inspecció del producte i verificació de les causes de devolució, si és procedent: el producte o residu es revisa o classifica segons el seu estat, característiques, etc. Si es tracta d una devolució, el producte ha d estar acompanyat d una fitxa de devolucions emplenada pel responsable de la recollida del producte. Aquesta fitxa sol tenir el format de la figura 3.

193 Unitat 9 - Logística inversa 193 Fitxa de devolució de mercaderies núm. Client: Nom: Carrer i número: CP i localitat: Número de factura: Data de recollida: Control: Departament: Venedor: Codi de devolució: Número de paquets: Responsable de la recollida: MERCADERIA VERIFICACIÓ Referència Descripció Quantitat Causa de devolució Bon estat Mal estat Observacions Lloc de recollida: Rebut: Conforme: Signat: Responsable de la recollida Signat: Client 3 Model de fitxa de devolucions. Un cop comprovat l estat del producte retornat i que correspon a l operació realitzada, s indica, amb una etiqueta, la seva situació. Això dona lloc a tres possibilitats, en funció de l estat del producte: que es pugui comercialitzar, que no es pugui comercialitzar o que s hagi de retornar al proveïdor. 5. Destinació: un cop revisats i classificats els productes, se n decideix la destinació. A l epígraf anterior, s ha indicat cada una de les possibilitats de destinació que tenen els productes, segons la seva modalitat. Com hem vist al principi d aquest epígraf, l objectiu principal és la reducció de recursos i, per aconseguir-ho, preval el criteri de recuperació, mentre que el de destrucció és l últim recurs. Aquestes són les diferents possibilitats de recuperació: Reparació: s utilitza quan el producte és susceptible de funcionar de forma òptima després de ser sotmès a un procés de reparació. Aquestes operacions s apliquen en els casos en què els productes retornats tenen problemes que es poden qualificar com a lleus. Aquesta opció de recuperació és molt freqüent en els petits electrodomèstics. Renovació: s utilitza quan el producte serveix de base per produir un altre bé més complex i sofisticat. S aplica a béns que s han quedat obsolets. Reutilització: consisteix en utilitzar el mateix producte diverses vegades per a la mateixa funció en comptes de rebutjar-lo després del primer ús. En aquest cas, les operacions que s apliquen als productes són processos senzills, com el rentat. És molt freqüent en els envasos i embalatges.

194 194 Remanufactura: consisteix en tornar a manufacturar un producte que ja ha estat fabricat i utilitzat; és a dir, recuperar-lo mitjançant diferents processos de fabricació per tal que es pugui tornar a utilitzar. Per exemple, una empresa d automoció ofereix al públic dues opcions a l hora d adquirir carburadors: comprar la peça nova o bé remanufacturada a un preu menor. Canibalisme: es tracta de recuperar part dels components de productes fora d ús; és a dir, que ja han arribat al final de la seva vida útil. Aquests components podran ser utilitzats en altres processos de fabricació. Aquest cas s utilitza en els aparells electrònics. No s ha de confondre amb remanufactura, ja que en aquest cas només es pot recuperar una mínima part dels components. Reciclatge: és la conversió de béns en materials que es puguin tornar a utilitzar en processos productius com a substituts de les matèries primeres. S aplica a tots els productes susceptibles de ser reciclats. També existeixen altres destinacions: Venda en mercats secundaris: productes que es venen en mercats secundaris per ser d altres temporades o per tenir petites tares. Per exemple, outlets. Donació: algunes empreses destinen part de les seves devolucions a entitats sense ànim de lucre (associacions benèfiques, organitzacions no governamentals, fundacions...); d aquesta forma, es realitza una tasca social i, a efectes tributaris, els pot suposar un estalvi en la seva declaració de l IRPF (si són persones físiques) o en la declaració d altres impostos. Les tres erres de la logística inversa Reducció en la producció de residus. Reutilització de productes. Reciclatge de materials. Exemples 4 Casos de recuperació de productes Ara veurem diversos casos que suposen algun tipus de recuperació: a) L empresa BATERIES RAX, SA, fabrica bateries per a cotxes, i les ven a tallers d automòbils de tot Espanya. Té implementat un procés de logística inversa que consisteix en recol lectar les bateries que els clients retornen als tallers un cop usades, i en recuperen materials de plom i polipropilè. En aquest cas, parlem de reciclatge, ja que els materials recuperats poden ser usats com a matèria primera en altres processos de fabricació. b) La fleca PATENDRE, SL utilitza el pa dur de cada dos dies per fabricar pa ratllat i vendre l en bosses de 350 grams. Es tracta de reutilització, ja que s utilitza el mateix producte per a una funció diferent. c) L empresa VERTECNOLÒGIC, SL ven equips informàtics. En els seus punts de venda, recullen ordinadors en desús que els seus clients ja no volen, el que es coneix com a RAEE (residus d aparells elèctrics i electrònics). D aquests RAEE recuperen els components que poden servir i munten nous ordinadors. El software que usen per al seu funcionament és software lliure i, un cop acabats, els donen per a escoles de països subdesenvolupats. Es tracta de canibalisme, perquè s usa una petita part dels components dels ordinadors per fabricar-ne altres de nous. d) L empresa fabricant de rentadores CLV, SL aposta per una economia circular, una filosofia d organització inspirada en els éssers vius, que pretén substituir l economia lineal en què es produeix, s usa i es llença per un model circular en què es produeix, s utilitza i es reutilitza. Per dur a terme aquest objectiu, reintrodueix a la seva cadena de producció motors de rentadores ja usats, o fins i tot avariats, que l empresa repara i que es tornen a utilitzar en altres rentadores, que es vendran en un mercat secundari a un preu assequible. És un procés de remanufactura, ja que usen components importants de productes que han arribat al final de la seva vida útil com a recursos per fer productes nous.

195 Unitat 9 - Logística inversa Casos pràctics Gestió de devolucions L empresa CUINACASA, SL ha servit, amb data 12/04/XX, una comanda formada per diferents productes de parament de cuina, cassoles, paelles i cassons a la cadena de ferreteries comercials MENAFERRO. El dia 15, CUINACASA rep una notificació de MENAFERRO en què se li indica que una part de la mercaderia de la comanda rebuda el dia 12 no es correspon amb la comanda realitzada, per la qual cosa se n sol licita la recollida al seu magatzem central de Barcelona. La part de la comanda que es vol retornar és la següent: 10 paelles X30, amb referència SC , ja que s havien sol licitat paelles Y tapes de vidre de cassola V12, amb referència TC , ja que presenten desperfectes i ruptures que n impedeixen la comercialització. CUINACASA realitza les oportunes investigacions i conclou que al magatzem va tenir lloc una confusió entre dos paquets; a més, durant el transport, la mercaderia no va rebre el tracte adequat, fet que va produir la ruptura d un altre paquet. Indica el procés que ha de seguir CUINACASA per atendre correctament la devolució i confecciona la corresponent fitxa de devolució. Solució El procés de gestió de la devolució és el següent: 1. Recollida del producte al client: quan rep la notificació de MENAFERRO, l empresa CUINACASA ha de recollir el producte a les instal lacions del client, al mateix temps que el substitueix pel producte adequat. 2. Transport del producte: CUINACASA ha de transportar el producte fins als seus magatzems mitjançant els seus propis mitjans o contractant el servei d una empresa de transport. 3. Inspecció del producte i verificació de les causes de devolució. 4. Enviament del producte a la seva destinació: les paelles es retornaran a l estoc, ja que estan en perfectes condicions per ser comercialitzades, i les tapes es reciclaran, ja que el producte està inservible i no es pot reparar, però sí reciclar. La devolució del producte ha d anar acompanyada d una fitxa com la següent: FITXA DE DEVOLUCIÓ DE MERCADERIES NÚM. 027 Client: Nom: MENAFERRO Carrer i número: dels Frares, 12 Codi postal i localitat: Lleida Número de factura: AB-234/12 Data de recollida: 15/04/XX Control: Departament: atenció al client Venedor: Jacint Pons Gomà Codi de devolució: Número de paquets: 2 Responsable de la recollida: TRANSPORTS TM CUINACASA MERCADERIA VERIFICACIÓ Referència Descripció Quantitat Causa de devolució Estat Observacions SC Paelles X30 10 No corresponen al producte demanat Bo Producte substituït per la comanda (Y18) TC Tapes vidre V12 20 Ruptures i desperfectes Dolent Producte substituït Lloc de recollida: Rebut: Conforme: Magatzems Menaferro Signat: Responsable de la recollida Signat: Client

196 196 4 >> La responsabilitat social corporativa La dinàmica productiva i comercial dels últims anys, que ha donat lloc a la globalització, ha possibilitat la creació de grups empresarials que manegen més recursos que els governs dels països, per la qual cosa la seva actuació afecta de forma directa la vida de les persones i el sosteniment del medi ambient. D altra banda, cal recordar que les empreses estan formades per grups de persones que treballen juntes en la recerca d un objectiu comú que implica moltes altres persones alienes a l empresa, i inclou tots els recursos que mobilitza per assolir els seus objectius. Aquests recursos que l empresa necessita són de naturalesa molt diversa (humans, financers, materials, naturals, etc.), però la seva procedència és comuna: l entorn social i natural en què l empresa es desenvolupa. Per tant, l empresa ha d actuar de forma responsable amb tot el seu entorn o, el que és el mateix, ha de ser socialment responsable. D aquesta idea es desprèn el concepte de responsabilitat social corporativa (RSC). S entén per responsabilitat social corporativa el compromís empresarial d operar de forma econòmicament i mediambientalment sostenible, fet que implica reconèixer i respectar els interessos de tots i cada un dels grups implicats en la gestió (clients, proveïdors, accionistes, etc.) i de la societat en general. Per tant, es pot dir que la RSC implica: Compromís empresarial d operar de forma que es generi valor per a tota la societat. Decisió estratègica de l empresa que li permeti generar millor imatge en la societat. Aquesta és voluntària, ja que l aplicació de la RSC transcendeix a l obligatori compliment de la llei. Desenvolupament d una conducta ètica per part dels empresaris o, el que és el mateix, aplicació del principi que el fi no justifica els mitjans. Adaptació de l empresa a l entorn en què funciona, de forma que s integri tant econòmicament com socialment en la seva zona d influència. Cura del medi ambient com a objectiu estratègic de l empresa. % Símbol del reciclatge El cercle de Möbius és el símbol internacional del reciclatge. El va crear Gary Anderson el 1970 en un concurs de disseny organitzat per la Container Corporation of America. Representa les tres fases principals del reciclatge: la recollida de residus, el processament i la tornada al nou procés productiu. Aquest símbol en qualsevol producte indica que els materials utilitzats per fabricar-lo es poden reciclar. Si es troba dins d un altre cercle, indica que s han utilitzat materials reciclats en aquest producte. Si dins hi apareix un percentatge, indica la quantitat de materials reciclats que conté. En aquest sentit, la implementació d un sistema de logística inversa és un dels pilars bàsics per al compliment de la RSC, ja que una de les seves funcions bàsiques, com ja s ha indicat, consisteix en contribuir al compliment de la responsabilitat social de l empresa. Això es duu a terme a través de dues de les seves funcions: Millora del servei al client en la gestió de devolucions de producte, de forma que es reconeguin els interessos dels clients. Aplicació de criteris de sostenibilitat mediambiental en el tractament dels residus de productes i envasos, per aconseguir la reducció d aquests residus des del moment del disseny del producte. Exemples 5 Reciclatge de roba usada com a estratègia de RSC Cada vegada més les grans cadenes de botigues de roba utilitzen el reciclatge de roba usada com una estratègia més de RSC. Col loquen contenidors de roba usada a les seves botigues per tal que els clients hi dipositin les peces i, en alguns casos, els lliuren a canvi vals de descompte per a properes compres. Hi ha cadenes que fins i tot han tret noves col leccions a partir de roba reciclada. D aquesta manera, demostren el seu compromís amb el medi ambient.

197 Activitats proposades >> Concepte de logística inversa 1 Elegeix una definició de logística de les que hem estudiat i torna a redefinir-la, incloent el concepte de logística inversa tal com el coneixes ara. 2 A l epígraf 1.1 s han vist els tres principals objectius de la logística inversa. De les següents raons, indica quines pertanyen a aquests objectius: a) Cumplir amb la legislació ambiental. b) Disminuir els costos de producció. c) Oferir el servei al client. d) Acceptar la responsabilitat social. 3 Per què creus que en el comerç electrònic (e-commerce) és molt important la logística inversa? En quin sentit? 2 >> Modalitats de la logística inversa 4 Quan, en logística inversa, parlem de béns desitjats, a què ens referim? Pots posar-ne exemples? 5 Podries explicar què és un SIG? Coneixes ECOEMBES? Creus que ECOEMBES és un SIG? Quines activitats realitza ECOEMBES? Quins beneficis aporta ECOEMBES a les empreses i a la societat en el seu conjunt? Per respondre aquestes preguntes, pots visitar la seva pàgina web Consulta-hi els apartats Ciudadanos, Sobre ECOEMBES i Quiénes somos. 6 Emplena al teu quadern la columna de la dreta i indica de quin SIG es tracta: És el sistema pioner a Espanya de recollida selectiva d envasos de medicaments. S encarrega de la gestió dels residus d envasos de vidre a tot Espanya. Recull els envasos de productes fitosanitaris i els dona una destinació adequada. S encarrega de la recollida selectiva i la correcta gestió dels olis usats en la indústria. S encarrega de la recollida, el transport i el reciclatge de lluminàries, làmpades i equips associats. 7 Una empresa fabricant de refrescos ha llançat al mercat paquets de sis llaunes de 33 cl. Aquesta empresa està adherida a ECOEMBES per gestionar, en logística inversa, els residus dels seus envasos. El pes de l alumini de què està formada cada llauna és de 25 g i les llaunes estan unides per un element de fixació d anelles de plàstic, per a les sis llaunes, que pesa 4 g. Calcula el cost que suposarà per a aquesta empresa la logística inversa, en la seva part de recuperació d envasos. Usa la tarifa publicada a la pàgina web Per accedir-hi, fes clic a Empresas adheridas i després a Conoce tus obligaciones i a Declaración de envases. A continuació, fes clic a Tarifa punto verde. 8 Vols muntar un taller de canvi i reparació de pneumàtics. Consulta la pàgina web a l apartat Áreas de actividad, i accedeix a Calidad y evaluación ambiental. En Temas, busca Prevención y gestión de residuos, on trobaràs totes les lleis i programes que sobre residus. Consulta la normativa sobre residus de pneumàtics que cal aplicar a Espanya. 9 Es pot dir que, en general, la devolució suposa insatisfacció al consumidor? Raona la teva resposta. 10 En l últim semestre de l any, l empresa PC FUSIÓ, SL ha venut productes valorats en Tot i això, ha rebut devolucions per valor de Per atendre aquestes devolucions, l empresa incorre en uns costos de Quin és el cost en euros de les devolucions netes, en percentatge?

198 Activitats proposades 3 >> Gestió de la logística inversa 11 Entre les següents operacions, indica quines es poden considerar de logística inversa i quines de logística verda. a) Gestió de l excés de l estoc. b) Recuperació d envasos i embalatges. c) Disseny ecològic d embalatges. d) Devolució de productes. e) Gestió de residus. f ) Substituir el combustible dels mitjans de transport per energies renovables. 12 Aplica les etapes de la logística inversa, que has estudiat, en la devolució d un microones per presentar defectes ocults. 13 En les següents causes de retorn de productes, indica al teu quadern, a quina modalitat pertanyen i quin tractament és el més adequat: Producte danyat o no desitjat. Errors en les comandes o insatisfacció del client. Fi de la vida útil. Excessos d inventari. Acords contractuals. Ajustos d inventari. 14 Llegeix la definició de restauració, remanufactura i canibalisme que s ha exposat en aquesta unitat, i indica a què es refereix cada un dels casos següents: a) S usa en la indústria de l automoció. b) Consisteix en tornar a fabricar un producte usant components d un altre producte en desús. c) Se sol usar en l aviació. d) S utilitzen noves tecnologies per ampliar la vida útil d un bé. e) S usa en els articles electrònics. f) Consisteix en utilitzar una petita part dels components d un article en desús per fabricar-ne un altre. 15 Un 80% dels espanyols té un smartphone. Se t ocorre algun sistema de logística inversa que permeti aprofitar aquest tipus de terminal quan s acabi la seva vida útil o ja no estigui de moda? Coneixes alguna empresa de reciclatge de mòbils? Si no en coneixes cap, busca n alguna a Internet i explica com opera. 4 >> La responsabilitat social corporativa 16 Imagina que estàs treballant per a una empresa de fabricació de càpsules de cafè d un sol ús, que s acaben llençant a les papereres. Intenta pensar en alguna acció de reciclatge o reutilització per a aquestes càpsules i que, a més, suposi una acció de responsabilitat social per a la teva empresa. 17 Explica què vol dir l afirmació que la logística inversa crea una imatge de marca compromesa amb el medi ambient. 18 Indica quins dels següents exemples de responsabilitat social corporativa estan relacionats amb la logística inversa: a) Es duu a terme una campanya per a estalvi en el consum d aigua per crear consciència del seu bon ús entre els membres de l empresa. b) S inverteix en maquinària que garanteix un procés de producció net, per generar menys residus. c) L empresa participa en el programa nacional de REPACAR (Associació de Recuperadors de Paper i Cartró).

199 Activitats finals Una empresa ha de fer front a la devolució d una comanda completa, que consta de: 100 unitats de tubs de quatre pilotes de tennis, amb referència PT raquetes de tennis marca Volea model 23R, amb referència RT Una caixa de cent canelleres marca Arti model 12B, amb referència MT La causa de la devolució és que la comanda ha arribat fora de termini i el client, exercint el seu dret, l ha rebutjat. Indica el procés que cal seguir i confecciona la fitxa de devolució corresponent. 2 L empresa de roba MODA FUSIÓ, SL ha venut productes valorats en Tot i això, ha rebut devolucions per valor de Per atendre aquestes devolucions, l empresa incorre en uns costos de Quin és el percentatge de les devolucions netes en euros? 3 Dissenya al teu quadern un formulari de devolució que hagi d aparèixer en qualsevol botiga en línia. 4 Confecciona una política de devolucions i exercici de dret al desistiment per a una empresa de venda en línia de productes vegetarians, vegans i kosher. Tingues en compte la normativa vigent. Pots visitar altres pàgines a Internet. 5 Completa al teu quadern la taula següent. Indica quin tractament donar als següents productes en una fàbrica de sofàs de cuir: Producte Devolució d un sofà per enviament equivocat. Devolució d un sofà per defectes en l enviament. Devolució de cuir per incompliment de les clàusules contractuals per part del nostre proveïdor. Excés de sofàs de la temporada passada. Trossos de cuir de color morat que es poden usar per cobrir potes d altres sofàs. Conjunt de tres peces de la temporada passada que es dona a una fundació sense ànim de lucre. Tractament 5 Indica, en els següents casos, quin tipus de destinació donen les empreses als productes objecte de logística inversa: a) ECO-OUS, SL: dedicada a la producció d ous ecològics, descompta 0,10 en la pròxima compra d ous si es retorna l envàs. Els envasos que ja no serveixen es venen a una empresa de fabricació de paper, per reutilitzar-los. b) SURERA, SL: realitza la donació o venda a menor preu d alguns productes amb algun petit defecte, però que segueixen essent funcionals. c) ECOLLANTAS, SA: ofereix el servei de recautxutat de llantes als seus clients, procés que consisteix en recuperar les llantes des dels usuaris, remanufacturar-les i retornar-les-hi. 6 Domingo Cabeza, professor de la Fundació ICIL i autor del llibre Logística inversa, en una de les conferències que va oferir a la seu de la Fundació ICIL, referint-se a les principals característiques de la logística inversa, va explicar que aquesta pot seguir sis camins diferents: des del client o consumidor final fins als magatzems de distribució (recollida de devolucions o productes defectuosos), reparació de productes, restauració en fàbrica (no en empresa externalitzada), destrucció i aprofitament de components per al seu ús en la fabricació d altres productes, gestió de residus i reciclatge, i incineració i destrucció (per a producció d energia elèctrica, per exemple). Indica a quina modalitat de logística inversa de les estudiades es refereix en cada opció. Podries dir de quina manera s aconsegueixen avantatges competitius amb aquestes possibilitats? Dels itineraris exposats, amb quins creus que es redueixen costos? Font:

200 Casos finals Implementació de la logística inversa Una empresa que es dedica a l envasatge d hortalisses, en l exercici econòmic passat, va llançar al mercat tres productes: llaunes d espàrrecs estotjades en caixes de cartró individuals de 450 g de producte. Cada llauna d acer pesava 50 g i cada caixa de cartró, 20 g pots de vidre de cogombrets, de 200 g de producte cada un. Cada pot pesava 155 g, 0,70 g l etiqueta de paper i 8 g la tapa d acer de cada unitat pots d olives, de 280 g de producte cada un. Cada pot estava format per 40 g d acer i 8 g de paper plàstic de l etiqueta. Aquesta empresa ha d implementar un sistema de logística inversa per al tractament dels envasos que posa al mercat. Al gràfic següent es pot veure un esquema de la seva cadena de subministrament i els productes que s hi generen objecte de logística inversa. PROVEÏDORS FABRICANT MAJORISTES MINORISTES CONSUMIDOR Residus Envasos i embalatges Envasos i embalatges Devolucions Productes Envasos i embalatges Devolucions Productes Devolucions Matèries primeres i materials L empresa decideix vendre a través d una pàgina web directament als consumidors finals, perquè hi veu una oportunitat de negoci, ja que podran arribar a conèixer la seva marca un número més elevat de persones. Tot i això, existeix preocupació per com encaixar l assumpte de les devolucions en aquest tipus de comerç. Amb aquesta informació, es demana el següent: a) Explica, en funció del gràfic de la seva cadena de subministrament, les possibilitats de recuperació o tractament que tenen els productes o materials generats segons les modalitats que hem estudiat a l epígraf 2. b) A l hora d implementar un sistema de logística inversa per al tractament dels envasos, si opta per un SIG, quines són les seves obligacions? Quina quantitat de diners hauria de lliurar al SIG en aquest exercici econòmic per les seves operacions en l anterior? c) En cas que no s adherís a un SIG, quines opcions té? d) Quins objectius de la logística inversa cobreix amb el reciclatge dels envasos? e) Dissenya la política de devolucions de l empresa per a la seva pàgina web segons la normativa vigent. f) Quins objectius de la logística inversa cobreix amb la seva política de devolucions? g) Quines mesures de responsabilitat social prendries relacionades amb la logística inversa? h) Al llarg de la unitat, s ha explicat que la logística inversa, a més d ajudar a reduir l impacte mediambiental, és l eina que fa que les organitzacions compleixin amb la legislació mediambiental. Podries dir com afecta aquesta logística als costos de transport i de manipulació? I al control de qualitat de l organització?

201 Autoavaluació Una utilitat que la logística inversa aporta a l empresa és: a) Menor utilització de matèries primeres. b) Millor percepció del producte en el mercat per part dels consumidors. c) Optimització d envasos i embalatges. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 2. De quin material són els envasos rebutjats del tractament dels quals s encarrega un SIG? a) De plàstic. b) De vidre. c) De medicaments. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 3. Quines opcions té una empresa que no s adhereix a un SIG? a) Crear el seu propi sistema de dipòsit, devolució i retorn. b) Cap, ja que totes les empreses estan obligades a adherir-se a un SIG. c) No reciclar. d) Totes les respostes anteriors són correctes. 4. Qui són els responsables del tractament dels residus a Espanya? a) Els ajuntaments. b) El govern. c) Les empreses. d) Els consumidors. 8. Quina és la finalitat que algunes empreses destinin part de les seves devolucions a entitats sense ànim de lucre? a) Realitzar una tasca social. b) Aconseguir un estalvi tributari. c) Les respostes a) i b) no són correctes. d) Les respostes a) i b) són correctes. 9. Crear compromís empresarial per operar de forma que es generi valor per a la societat és un principi de: a) Responsabilitat social corporativa. b) Logística inversa. c) Logística directa. d) Totes les respostes anteriors són incorrectes. 10. Aplicar criteris de sostenibilitat mediambiental al tractament dels residus, i tenir en compte la seva minimització des del moment del disseny del producte: a) Són funcions de la logística inversa que contribueixen al compliment de la responsabilitat social de l empresa. b) Són funcions de la responsabilitat social que contribueixen al compliment de la logística inversa de l empresa. c) Les respostes a) i b) no són correctes. d) Les respostes a) i b) són correctes. 5. Els béns no desitjats són: a) Els productes que procedeixen de l acord postvenda d intercanvi o substitució. b) Els envasos i embalatges que procedeixen de l acord postvenda d intercanvi o substitució. c) Els productes que entren en el canal invers procedents de les devolucions de clients. d) Les respostes a) i b) són correctes. 6. La finalitat principal de la logística inversa és: a) El reciclatge. b) La reutilització. c) La revenda. d) La reducció de residus. 7. Reparar, renovar i reutilitzar són: a) Les tres erres del reciclatge. b) Tres possibilitats de recuperació de productes en la logística inversa. c) Les respostes a) i b) són correctes. d) Les respostes a) i b) no són correctes.

202 U nitat 10 Facturació i control d estocs amb FACTUSOL Per al projecte final Realitzaràs funcions de gestió d estocs i facturació amb FACTUSOL. En aquesta unitat aprendràs a... Manejar les principals opcions del programa FACTUSOL relacionades amb la facturació. Organitzar el magatzem, classificant els estocs per famílies i seccions, controlar l'entrada i sortida de mercaderies i generar inventaris. Dissenyar i configurar els documents de les operacions de sortida de mercaderies (albarans, factures, etc.). Realitzar a través de FACTUSOL les operacions que hem vist en aquest llibre.

203 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL >> Introducció Actualment, existeixen en el mercat una gran varietat de programes de facturació i control d estoc. Nosaltres treballarem amb FACTUSOL. El primer pas és instal lar l aplicació a l ordinador. Per fer-ho, podem descarregar FACTUSOL, de manera gratuïta, des de l adreça > Accedir a FACTUSOL Per accedir a l aplicació, hem de seguir els passos següents: Obrir l aplicació mitjançant l accés directe situat a l escriptori, o bé fer clic a Inicio / Todos los programas / FACTUSOL. Hi apareix la finestra de la figura 1. En aquesta primera sessió amb el programa només es mostra l usuari Supervisor, per la qual cosa l hem de seleccionar per iniciar la sessió. En el futur, si hem creat altres usuaris, podrem elegir entre aquests. Si s ha elegit una contrasenya per a l usuari que volem seleccionar, l haurem d incloure a la part inferior de la finestra (figura 1). 1 Presentació de FACTUSOL. Un cop seleccionat l usuari, es mostra la imatge de la figura 2 i, a partir d aquest moment, començarem a treballar amb FACTUSOL. 2 Finestra de presentació de FACTUSOL. 1.2 > Sortir de FACTUSOL Per sortir de l aplicació, existeixen dues opcions: 1. Fer clic al menú Archivo / Cerrar / Cerrar programa. 2. Fer clic al botó Cerrar, situat a la dreta de la barra de títol.

204 204 2 >> Operacions de compravenda en una empresa comercial A continuació, durem a terme les operacions de compravenda que una empresa comercial realitza dia a dia a través d un exemple. 2.1 > Creació d una empresa Per crear l empresa, haurem de seguir els següents passos: menú Archivo / Nuevo / Nueva Empresa. A la primera finestra que hi apareix, Nueva empresa, hem d introduir les dades identificatives de l empresa. El codi de l empresa consta de tres dígits (per defecte, el programa els genera, però l usuari els pot canviar al seu gust). En el programa, es poden crear tantes empreses com siguin necessàries. Exemples 1 Donar d alta una nova empresa La nostra empresa SAMANVA, SL es dedica al comerç a l engròs de llençols, mantes i vaixelles. Té dos grups de clients diferenciats: d una banda, hospitals i, de l altra, hotels i restaurants. 1. Un cop introduïdes les dades identificatives, podem emplenar les dades de Localización, que s emplenen a la solapa Datos Generales, tal com es veu a la figura 3. Denominació social i nom comercial La denominació o raó social és el que identifica l empresa en tots els aspectes legals. És el nom oficial que apareix a la documentació de constitució de l empresa com a persona jurídica. El nom comercial és el nom que l empresa utilitza per diferenciar-se d altres empreses i pel qual és conegut per tots els seus clients. 3 Nueva empresa / solapa Datos generales. 2. A l apartat Acceso y seguridad, seleccionem l exercici econòmic en què treballarem. No és necessari posar-hi una clau d accés. 3. Codi 1KB: 1kB és un sistema de comptabilització automàtica que usa codis de punts que són llegits amb escàner, lector làser o càmera web. En aquest apartat, podrem crear els diferents paràmetres del Codi 1kB, així com seleccionar l activitat o les activitats de l empresa. En el nostre exercici, ho deixem tal com apareix per defecte.

205 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL A la solapa Otros datos, cal incloure les dades registrals i d Internet. Es tracta de dades informatives. Per a l empresa del nostre exemple, quedaria tal com apareix a la figura 4: El registre mercantil És l oficina de l Estat, depenent del Ministeri de Justícia, destinada a la inscripció de les societats mercantils. Existeix un registre mercantil central que es troba a Madrid i en cada capital de província, i també en algunes localitats existeix un registre mercantil territorial. 4 Nueva empresa / solapa Otros datos. 5. En el botó Configuración, es poden activar diferents opcions: Bloqueos y uso: des d aquí podrem activar l opció Impedir fechas fuera del ejercicio, que bloquejarà la possibilitat de crear documents en un exercici diferent a l exercici actiu, així com l ús de la traçabilitat de productes (per a empreses que vulguin controlar el número de sèrie i el lot, i dates de fabricació i de consum preferent), ús de talles i colors (per poder indicar posteriorment les talles i els colors en què un determinat article està disponible) i l ús de dimensions auxiliars (per als casos en què es necessiti introduir l amplada i l altura en els documents de sortida d articles). Módulos: des d aquest apartat, podem activar l ús dels mòduls de parts de reparació i l ús dels costos d obra (en el nostre cas, no seran necessaris). Enlace contable: aquí podem indicar el número de dígits que tenen els nostres comptes comptables en cas que posteriorment vulguem traspassar les dades a la comptabilitat. En el nostre cas, seleccionarem vuit. 6. Posteriorment, a la solapa Utilidades del programa, podrem revisar la configuració d impostos IVA/IRPF. És imprescindible repassar la configuració abans de començar a donar d alta els articles i realitzar operacions comercials. En accedir a l opció, la pantalla distribueix les opcions en tres apartats: Configuración: apareixen per defecte els tipus impositius d IVA i el recàrrec d equivalència vigents. Caldria canviar-los davant de noves reformes fiscals. En aquest apartat, també es pot indicar si l empresa està acollida al règim especial de l IVA criteri de caixa, de caràcter optatiu. Criteri de caixa Permet als subjectes passius retardar la meritació i la consegüent declaració i ingrés de l IVA repercutit fins al moment del cobrament de les factures als seus clients. Igualment, no podran deduir l IVA suportat en les seves adquisicions fins que no efectuïn el pagament als seus proveïdors.

206 206 Retenciones: aquí tenim la possibilitat de configurar el percentatge de retenció per a compres i vendes, així com el tipus de càlcul per a aquesta retenció i quin tipus impositiu s aplicarà a aquesta retenció. En ser SAMANVA una societat, no hem d aplicar retencions a les vendes. Encara que sí que hauríem d aplicar retencions en el cas de comprar a proveïdors que siguin professionals autònoms als quals s ha d incloure retenció a les seves factures. Tipos impositivos en la Unión Europea: des d aquest apartat, és possible consultar els tipus impositius dels diferents països de la Unió Europea. Un cop creada l empresa, si és necessari modificar alguna dada o alguna configuració, ho podem fer des de la solapa Administración / grup Empresa / icona Empresa > Configurar comptes bancaris i formes de cobrament i pagament Per configurar tot el referent a cobraments de clients i pagaments a proveïdors, en primer lloc hem de donar d alta les entitats de crèdit amb què treballa l empresa, crear les contrapartides que l empresa usarà per cobrar o pagar, i per últim elegir les formes de cobrament i pagament negociades amb proveïdors i clients. Exemples 2 Donar d alta el compte corrent de l empresa Per donar d alta al banc, ja sigui en compte corrent, pòlissa de crèdit o imposició a termini fix, ho farem des de la solapa Administración / grup Empresa / icona Bancos. A continuació, donarem d alta el compte corrent que SAMANVA posseeix al BANCO SATURNO, sucursal de Zafra: Les dades del compte són: BANCO SATURNO. IBAN: ES Crear contrapartides de cobraments i pagaments 1. Des de la solapa Administración / grup Cobros / menú Cobros / opció Archivo de contrapartidas, crearem el compte per a BANCO SATURNO COBROS. 2. Des de la solapa Administración / grup Pagos / menú desplegable de la icona Pagos / opció Archivo de contrapartidas, farem el mateix per a BANCO SATURNO PAGOS. 3. Crearem, a més, una altra contrapartida per a Caixa, la , en Cobros i en Pagos. Exemples 3 4. El següent pas és afegir les diferents formes de pagament que l empresa utilitza tant en les seves relacions amb proveïdors com amb les seves relacions amb clients. Per fer-ho, es poden donar d alta les formes de pagament o cobrament des de la solapa Administración / grup Controles / icona Formas de cobro / Pago. Les contrapartides serveixen per configurar quins moviments de cobrament/pagament generaran un apunt en algun dels fitxers de caixa que pots configurar en el programa, així com per assignar el compte comptable a què anirà aquest moviment de cobrament/pagament en traspassar-lo a comptabilitat.

207 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 207 Exemples 4 Elegir formes de cobrament i pagament 1. Continuem amb el nostre exemple i hi afegim la primera forma de cobrament o pagament, la descripció de la qual és Recibos a 30 y 60 días fecha factura, tal com es veu a la figura 5. Li posem el Codi 36. Remesa automàtica Segons la nova normativa SEPA (Single Euro Payments Area), es poden realitzar remeses bancàries. Una remesa és un document financer pel qual donem l ordre al nostre banc per tal que gestioni el cobrament o el pagament d una operació de compravenda realitzada. Es tracta d un fitxer pel qual es lliura un o un conjunt de rebuts a la nostra entitat bancària, la qual gestiona el cobrament d aquests rebuts. 5 Nueva ficha de forma de pago. 2. A més d aquesta forma de cobrament/pagament, SAMANVA utilitza el comptat (Código CO). Seguim el mateix procediment de la forma de pagament anterior. En aquest cas, tenim un sol venciment i, per tant, serien en Configuración / Días entre vencimientos: 0 días. En Contrapartida, seleccionem Caja i fem clic a Forma de pago en efectivo. 3. Donem d alta també la forma de pagament Recibo 30 días fecha factura, amb el Código 30, i seguim el mateix procediment. 2.3 > Organització del magatzem El programa inclou, per defecte, el Almacén General. Es pot eliminar i crear el que ens interessi o editar el General i canviar-ne el nom. Pot ser que l empresa tingui diversos magatzems; per exemple, un de matèries primeres i un altre de productes acabats; en aquest cas, caldria donar d alta els dos magatzems i indicar, tant als documents d entrada de mercaderia com als de sortida, el magatzem corresponent.

208 208 Exemples 5 Organizar Organitzar el el almacén magatzem SAMANVA tiene té un un sol solo magatzem almacén ubicat ubicado on està donde la seva está adreça su dirección fiscal. fiscal. CÓDIGO: Codi: ALM ALM i Nom: y NOMBRE: ALMACÉN ALMACÉN DE SAMANVA, DE SAMANVA, SL. SL. Para Per donar dar de d alta el el almacén, magatzem, lo hacemos ho farem desde de la solapa solapa Almacén Almacén / grupo / grup Artículos / / menú menú Auxiliar/icono / icona Al- Almacenes. Cuando Quan la l empresa compta cuenta amb con mucha molta varietat variedad d estoc de stock al en magatzem, el almacén, pot puede necessitar necesitar organitzar organizar els los estocs stocks per por seccions secciones i família, y familia, respectivament; respectivamente; això també esto también es realitza se realiza des del desde menú el Almacén. menú Almacén. Exemples 6 Seccions i famílies La nostra empresa compta amb tres famílies d articles: Llençols (SAB), Mantes (MAN) i Vaixella (VAJ), englobades en dues seccions: Teixits (TEJ) i Vaixella (VAJ). Solapa Almacén / grup Artículos / menú Auxiliar / icona Secciones (figura 6). Solapa Almacén / grup Artículos / menú Auxiliar / icona Familias (figura 7). Seccions i famílies La cartera de productes o portafoli d una empresa és el conjunt de productes que fabrica o ven. En el comerç minorista s anomena assortiment. Se sol classificar en seccions i famílies. Cada família és una línia de productes amb característiques similars. Una secció és una agrupació de famílies d articles. 6 Archivo de secciones. 7 Archivo de familias. Dins de l organització del nostre magatzem, cal donar d alta les tarifes de preus. Normalment, les empreses tenen diferents tarifes en funció del tipus de client. És necessari crear aquestes tarifes des de la solapa Ventas / grup Condiciones de venta / menú Tarifas / icona Tarifas, per després poder incloure els diferents preus a l hora de donar d alta el producte.

209 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 209 Exemples 7 Alta a les tarifes de preus SAMANVA té dues tarifes diferents: una tarifa per a hospitals i una altra per a hotels i restaurants. Els marges sobre el preu de cost amb què treballa SAMANVA són: 20% per a hospitals i 25% per a hotels i restaurants (figura 8). Per acabar d organitzar el magatzem, hem de donar d alta els articles; tot i això, abans de començar, donarem d alta els proveïdors, ja que és convenient indicar a la fitxa de l article el proveïdor que habitualment el subministra. 8 Archivo de tarifas. Exemples 8 Afegir proveïdors L empresa del nostre exemple compta amb dos proveïdors: Proveedor 1 Proveedor 2 Código 1 Código 2 Nombre Luisa López. TEJIDOS EL ASTURIANO Nombre SUMINISTROS SOLES, SL NIF M NIF B Dirección Av. Luna, 13 Dirección C/ Sant Joan, 56 Población Gijón Población Alicante Código postal Código postal Días de pago 3 Días de pago 5 Forma de pago Recibo a 30 días fecha factura Forma de pago Recibos a 30 y 60 días fecha factura IBAN ES IBAN ES Observaciones Suministra mantas y sábanas Se recomienda hacer los pedidos los lunes Observaciones Régimen IVA General Régimen IVA General Plazo de entrega (días) 7 Plazo de entrega (días) Nos suministra vajilla 5

210 Des de la solapa Compras / grup Proveedores / icona Proveedores, podem crear la fitxa del primer proveïdor amb les dades subministrades a la taula anterior. A la figura 9, veiem la icona General. 8 9 Proveedor / icona General. 2. A la figura 10, podem veure la icona Comercial del primer proveedor. Aquí caldria indicar descomptes, i en principi, se n poden fixar fins a tres de diferents. Els ràpels poden ser fixos o escalonats; és a dir, es tracta d un percentatge diferent per a cada volum de compra. Considerem que els ports són pagats. 10 Proveedor / icona Comercial. 3. A la icona Otros datos, s emplena la informació del proveïdor, la data d alta a la nostra empresa, el seu representant, etc. 4. En la icona Carpeta, és possible assignar una carpeta del nostre equip al proveïdor, per poder visualitzar des de la seva fitxa arxius escanejats, com: contractes mercantils, albarans d entrades o factures rebudes d aquest proveïdor. En el magatzem, l últim pas és donar d alta els articles que l empresa comercialitza. És important indicar el preu de cost i automàticament sortirà el preu de venda per a totes les tarifes, si aquestes estan ben configurades.

211 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 211 Exemples 9 Donar d alta els articles al magatzem Aquests són els articles que comercialitza SAMANVA: Referència SAB01 Proveïdor 1 Descripció Joc de llençols de cotó blanc Cost 8,35 Família SAB Tipus IVA General Al magatzem de l empresa n hi ha 200 unitats Referència MAN01 Proveïdor 1 Descripció Mantes de cotó blanc Cost 5,43 Família MAN Tipus IVA General Al magatzem de l empresa n hi ha 20 unitats Referència VAJ01 Proveïdor 2 Descripció Vaixella de vidre Cost 20,50 Família VAJ Tipus IVA General Al magatzem de l empresa n hi ha 10 unitats Referència MAN02 Proveïdor 1 Descripció Cobertor de cotó blau Cost 30,25 Família MAN Tipus IVA General Al magatzem de l empresa n hi ha sis unitats 1. La ruta que s ha de seguir és la següent: a la solapa Almacén / grup Artículos / icona Artículos / Nuevo. 2. A la figura 11, veurem la icona General del primer article: joc de llençols de cotó blanc: En Precio de costo, cal indicar el cost de l article i prémer la tecla <Intro> fins que aparegui en el cost de cada una de les files corresponents a les tarifes. Un cop aparegui, hem de fer clic a la tarifa i tindrem el preu de venda en funció del marge de beneficis que hem marcat quan hem donat d alta les tarifes. També tenim la possibilitat de marcar el preu de venda directament. Per afegir l estoc, cal fer clic a Consolidar stock i indicar les unitats que hi ha al magatzem a Stock actual. Diferència entre estoc actual i estoc disponible L estoc actual és el número d articles que tenim al magatzem i el disponible és l actual menys les comandes pendents de servir. 11 Artículo / icona General.

212 > Clients La majoria de les empreses agrupen els clients que tenen característiques comunes; això resulta útil, per exemple, a l hora d enviar promocions. En primer lloc, donarem d alta els tipus de clients que diferencia l empresa. Exemples 10 Tipus de clients A FACTUSOL, el fitxer de tipus de clients es troba situat a la solapa Ventas / grup Clientes / menú desplegable de la icona Clientes. La nostra empresa diferencia dos tipus de clients: Codi: HOS. Descripció: hospitals. Codi: HYR. Descripció: hotels i restaurants. Se segueix el mateix procediment que amb hospitals (figura 12). 12 Archivo de tipos de clientes. Exemples 11 Afegir clients Un cop creats els grups de clients, cal donar d alta els clients que corresponen a cada grup. Código cliente 1 Denominación social Francisco Morales Nombre comercial RESTAURANTE DON PACO Tipo de cliente Hoteles y restaurantes Forma de pago 30 Banco BANCO IBÉRICO, Dirección Plaza Verde, 4 Población Salamanca Código postal NIF / DNI G Teléfono Días pago 2 Régimen IVA Recargo de equivalencia Descuento 2%

213 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL Código cliente 2 Denominación social Nombre comercial Tipo de cliente CLÍNICA SALUD, SL CLÍNICA SALUD Hospitales Forma de pago 36 Banco BANKAJA, Dirección Plaza Cruz, 5 Población Badajoz Código postal NIF / DNI A Teléfono Días pago 5 Régimen IVA Mensaje General Servir la mercancía martes y jueves por la mañana Per introduir els clients, cal accedir a la solapa Ventas / grup Clientes / icona Clientes / Nuevo. A la figura 13, podem veure la icona General, amb les dades del primer client. Descomptes Els descomptes en peu (s apliquen al total de l import brut) i els descomptes en línia (s apliquen descomptes diferents a cada línia de productes). 13 Cliente / icona General.

214 214 A la figura 14, podem veure la icona Comercial Cliente / icona Comercial. 2.5 > Compres A la solapa Compras, es troba tota la documentació relativa a l aprovisionament, des de la comanda que l empresa realitza als seus proveïdors, l albarà d entrada (és important donar-li entrada per tal que el magatzem es vagi actualitzant correctament) i la factura rebuda. Exemples 12 Procediment que cal seguir en les compres Ara realitzarem les primeres operacions de compra. Per fer-ho, seguim amb el nostre exemple de SAMANVA: 1. El 15/01/XX realitzem la primera comanda al nostre proveïdor, en què li sol licitem 500 jocs de llençols de cotó blanc. Ho podem fer des de la solapa Compras / grup Documentos / icona Pedido a proveedor / Nuevo (figura 15). 2. La comanda es rep cinc dies després de la seva emissió, juntament amb l albarà núm. 12. L encarregat del magatzem verifica la mercaderia i comprova que tot està en perfectes condicions. 15 Pedido a proveedor / icona Detalles.

215 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 215 Per generar l albarà que valida la comanda realitzada anteriorment, seleccionem la comanda que acabem de rebre i fem clic a la icona Entrada del grup Acciones de la franja d opcions. Directament, es genera l albarà d entrada. Hem d accedir a aquest albarà, ja elaborat, per posar-hi la data i el número d albarà lliurat pel transportista (figura 16) dies després de rebuda la mercaderia, es rep la factura núm. 11. Des del fitxer d Entradas, seleccionem l albarà que acabem de rebre i fem clic a la icona Factura del grup Acciones de la franja d opcions. Directament, es genera la factura rebuda. Hi indiquem la data en què es rep i el número de document de la factura rebuda (figures 17 i 18). 16 Entrada / icona Detalle Generación de facturas recibidas por proveedor y entradas. 18 Factura recibida / icona Detalles. 4. El 10/02/XX, realitzem una segona comanda de 300 unitats de VAJ01 al nostre proveïdor 2. Realitzem la comanda des de la solapa Compras / grup Documentos / icona Pedido a proveedor / Nuevo, tal com hem fet en el punt 1 d aquest exemple. 5. Dos dies després, rebem l albarà núm. 41 del nostre proveïdor, en què figuren només 150 de les 300 unitats que es van demanar. El cap de magatzem signa l albarà amb la indicació d aquesta incidència i emplena la corresponent fitxa d incidències per al control de qualitat. Des del departament de compres, es posen en contacte amb el proveïdor, que indica que la resta de la mercaderia es rebrà al cap de cinc dies. Per compensar per les molèsties, s aplicarà un descompte en factura del 2%. El 12/02/XX, per tant, procedim a donar d alta l entrada d aquestes 150 primeres unitats que rebem. En aquest cas, el procediment serà diferent al que hem après al punt 2, per ser enviada la comanda en dos lliuraments: solapa Compras / grup Documentos / Entradas / Nueva. A la pantalla de creació de l entrada, fem clic a la icona Validar del grup Líneas de la franja d opcions.

216 216 Resulta important haver elegit el proveïdor, per poder validar la comanda que fa referència a aquest proveïdor. Modifiquem la quantitat: canviem 300 per 150. Així, mantindrem una comanda de 150 productes per validar quan rebem el segon lliurament. Aquesta opció s usa quan a l albarà no ve completa tota la comanda inicial i és possible que ens la serveixin en diversos lliuraments (figures 19 i 20) Entrada / icona Detalles. 20 Validación de líneas de documento. 6. El 17/02/XX, rebem la resta de la mercaderia sol licitada el 10/02/XX, juntament amb l albarà d entrada núm. 48. En aquest cas, ens hem de dirigir de nou a la solapa Compras / grup Documentos / Entradas / Nueva. A continuació, a la pantalla de creació de l entrada, fem clic a la icona Validar del grup Líneas de la franja d opcions. En seleccionar la comanda corresponent a aquest proveïdor, indiquem les 150 unitats pendents i generem l entrada (figura 21). 7. El 22/02/XX rebem la factura núm. 40 del proveïdor 2, corresponent als albarans núm. 43 i núm. 48. Generem la corresponent factura rebuda en el nostre programa. Per fer-ho, des d Entradas, seleccionem els albarans que volem facturar i fem clic a la icona Factura del grup Acciones de la franja d opcions. Comprovem que està seleccionat el nostre proveïdor i que els números d albarans que es facturaran són correctes. Introduïm la data en què s ha rebut la factura i el número de la factura rebuda, en aquest cas el núm. 40 (figura 22). 21 Entrada / icona Detalles. 22 Generación de facturas recibidas por proveedor y entradas.

217 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 217 Comprovem a la factura rebuda que s ha aplicat el 2% de descompte acordat. Fem clic sobre la factura rebuda que acabem de generar a la solapa Compras / Facturas recibidas, i fem clic al damunt seu per modificar-la, ja que cal incloure el descompte del 2% (figura 23). A la icona Totales, podem introduir el percentatge de descompte i visualitzar la forma de pagament i els venciments que es generen (figura 24) Factura recibida / icona Detalles. 24 Factura recibida / icona Totales. 2.6 > Pagaments a proveïdors Des de la solapa Administración, podem procedir als pagaments de les factures vençudes dels nostres proveïdors. En primer lloc, cal comprovar a l extracte bancari de la nostra entitat que aquestes factures han estat pagades i, a continuació, generarem aquest pagament a l aplicació FACTUSOL. Exemples 13 Pagaments de factures rebudes Ara donarem d alta els pagaments de les nostres dues primeres factures rebudes que es troben vençudes: 1. El 05/03/XX, s ha realitzat el pagament de la factura núm. 1 del nostre proveïdor 1. Fem clic sobre Pagos de la solapa Administración i hi apareixerà una finestra amb les factures pendents de pagament (figura 25). 25 Pagos de facturas recibidas.

218 A continuació, fem clic sobre la factura que hem pagat i hi apareix la finestra de la figura 26. Fem clic al botó Nuevo i es mostra la figura Pagos de facturas recibidas. Hi posem la data i l import pagat, que en aquest cas és el 100% de la factura. Si fem clic a la factura rebuda des de Compras / Facturas recibidas, apareixerà aquesta factura com a PAGADA. 3. El 22/03/XX ha vençut el primer termini de pagament al nostre proveïdor 2, corresponent a la seva factura núm. 40. Procedim de la mateixa forma que en el punt 1: des de Pagos de la solapa Administración, fem clic sobre la factura / Nuevo. Hi apareix la següent finestra (figura 28), i hi indiquem la data i el primer pagament, que és el 50% del total de la factura rebuda. 28 Modificación de pagos de factura. 27 Nueva línea de pago de factura. 2.7 > Vendes Abans de procedir a vendre, l empresa ha de tenir configurats els seus documents de sortida; és a dir, pressupostos, comandes, albarans i factures, per personalitzar-los amb el logotip i les dades de l empresa. Exemples 14 Procediment que cal seguir en operacions de venda 1. El 20/03/XX rebem la següent comanda del nostre client 1: 300 unitats de SAB unitats de VAJ01. Per comprovar que tenim estoc suficient, podem emetre un inventari. Per això, fem clic a la solapa Informes / grup Almacén / menú desplegable de la icona Existencias / Inventario.

219 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL Inventario. Comprovem que tenim estoc suficient dels productes sol licitats i procedim a donar d alta la comanda a la nostra aplicació: solapa Ventas / grup Documentos / Pedidos de clientes / Nuevo. 2. El 25/03/XX enviem la mercaderia sol licitada juntament amb el nostre albarà núm. 1. Fem clic sobre la comanda emesa, i podem generar l albarà des del grup d opcions Acciones / Albarán. També podem usar l opció Validar, tal com ho hem fet a Entradas, encara que això se sol fer quan el que es lliura amb l albarà no coincideix amb la comanda del nostre client. La raó pot ser no disposar de tots els productes sol licitats i haver-los d enviar en diversos lliuraments. Abans d emetre l albarà (imprimir-lo o generar-lo en.pdf), configurarem el disseny per a l emissió d albarans de la nostra empresa. És important realitzar aquest mateix procediment per configurar el disseny d impressió de factures. Els passos són els següents: Des de la solapa Ventas / icona Albaranes. Un cop al fitxer d albarans, fem clic al menú desplegable de la icona Emitir / Diseños de impresión. Elegim un codi d arxiu del model d albarà que tingui l IVA (per exemple, el 10001). A continuació, fem clic a la icona Nuevo i hi introduïm el codi i el nom del model que haguem de crear (per exemple, Código: 20 i Nombre albarán: SAMANVA). Seleccionem el Código: 20 que acabem de crear i seguidament seleccionem EDITAR. Aquí ja es pot canviar la capçalera del document, i fins i tot afegir-hi un logotip. A continuació, cal indicar al programa quin és el model que utilitzarem: per fer-ho, accedim a la solapa Ventas / icona Albaranes. Un cop al fitxer d albarans, fem clic a la icona Configuración i elegim a l apartat Modelos de impresión el que hem editat. Ja podem generar l albarà i comprovar que l emès té el disseny que hem indicat en seguir els passos anteriors. Per això, fem clic sobre l albarà i al grup Emisión, i fem clic a Emitir PDF. 3. El 30/03/XX enviem la nostra primera factura al nostre client 1. Però abans hem de configurar la factura, tal com nosaltres la volem enviar als nostres clients. El procés és el mateix que hem utilitzat per configurar el nostre albarà. Generem la factura des de l opció Factura del grup Acciones, després de seleccionar l albarà a l arxiu d albarans. En accedir a la factura des de la icona Totales, comprovem que està tot correcte i que a aquest client se li aplica el recàrrec d equivalència, perquè està acollit al règim de minoristes. 4. El 01/04/XX rebem una nova comanda del nostre client 2: 300 unitats de SAB unitats de VAJ01.

220 Dos dies després, s envien els productes, però de l article VAJ01 només en podem servir 100 unitats per problemes amb el transportista. Realitzarem l operació; validem la comanda i deixem sense validar les unitats no servides. 6. El 04/04/XX enviem la resta de la comanda. Generem un altre albarà i validem el que ens quedava pendent de la comanda. 7. El 15/04/XX enviem la factura recapitulativa dels dos albarans. Seleccionem l albarà i fem clic sobre el grup d opcions Acciones / Factura. Indiquem els dos albarans que es facturen (figures 30 i 31). 14 Factures recapitulatives Són les que s emeten amb l objectiu d agrupar diverses operacions adreçades a un mateix client en una única factura i que, a més, es troben en diferents dates dins del mateix mes natural. 30 Facturación por número de albarán. 31 Factura.

221 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL > Ofertes FACTUSOL permet marcar ofertes durant dates determinades de diferents tipus. Així, des de la solapa Ventas / grup Condiciones de venta / menú Descuentos y ofertas, podem seleccionar-ne alguna de les següents: de preus, de descompte, 3 2 o de regal. Exemples 15 Fixar una oferta de descompte L empresa deixarà de comercialitzar el producte MAN02 i, per aquest motiu, decideix concedir un descompte del 25% fins que s acabin les existències. Per això, accedim a la solapa Ventas / grup Condiciones de venta / menú Descuentos y ofertas / Ofertas de descuentos. Seleccionem el producte que volem rebaixar i 32 hi indiquem un mes de termini des del 28/04/XX fins al Nueva oferta de descuento. 28/05/XX (figura 32). Si, en arribar aquesta data encara hi ha existències, l empresa es replantejarà la possibilitat de realitzar un altre descompte. 1. CLÍNICA SALUD fa una comanda de sis cobertors de cotó blau el 20/05/XX. 2. El 22/05/XX realitza el lliurament i envia l albarà corresponent. 3. El 25/05/XX envia la factura. Comprovem que s ha realitzat el descompte ofert (figura 33). 33 Factura / icona Detalles. 2.9 > Devolucions En el cas de devolucions de clients, des del menú Ventas / Documentos / Facturas, podem realitzar la corresponent factura de rectificació. La llei de facturació estableix que les factures de rectificació han de portar una sèrie diferent. Per tant, hem d indicar la sèrie de facturació núm. 2, perquè l empresa considera aquesta sèrie per a devolucions i s hi introdueix la quantitat d articles que es retornen amb signe negatiu. És important incloure-hi el número de factura que rectifica. Això es fa en el mateix document, des de la icona Totales de la franja d opcions.

222 222 Exemples 16 Tractament de devolucions 1. El 01/06/XX realitzem una comanda al nostre proveïdor 2. Li sol licitem 100 unitats de VAJ01. Donem d alta la comanda a FACTUSOL. 2. Rebem l albarà núm. 145, juntament amb els productes sol licitats el 08/06/XX. Registrem l albarà d entrada en l aplicació. 3. El 12/06/XX rebem la factura núm. 143 corresponent a l albarà núm En verificar la mercaderia que es va rebre juntament amb l albarà núm. 145, el cap de personal va trobar la incidència següent: 10 dels productes es trobaven defectuosos. Des del departament de compres, es va parlar amb el proveïdor per fer la pertinent reclamació. El proveïdor va indicar què fer amb la mercaderia defectuosa. Per realitzar la devolució, es crea una factura rebuda negativa. Per fer-ho, es procedeix de la mateixa forma que en ocasions anteriors: fem clic a la icona Factura recibida des del menú Compras, busquem l article que cal retornar i hi posem la quantitat que es retorna en negatiu (figura 34): 34 Factura recibida / icona Detalles. La pantalla de factures rebudes ha de quedar així (figura 35): 35 Facturas recibidas.

223 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL El 01/07/XX rebem una comanda del nostre client 2, que sol licita 75 unitats de SAB01. Donem d alta la comanda a FACTUSOL. 5. Enviem els productes sol licitats el 08/07/XX. Registrem l albarà en l aplicació. 6. El 15/07/XX enviem la factura corresponent. Registrem la factura. 7. El 20/07/XX es posa en contacte amb nosaltres el nostre client 2, que indica que, després de la verificació, cinc dels productes enviats estaven deteriorats. Li indiquem el procediment per a la devolució d aquests cinc articles i procedim a emetre el corresponent abonament: solapa Ventas / grup Documentos / Facturas (figura 36). Tenim en compte que a la icona Totales cal indicar la factura que es rectifica (figura 37) Factura / icona Detalles. 37 Factura / icona Totales.

224 > Cobraments Ara procedirem a cobrar les factures de vendes als nostres clients. Ho veurem a través del nostre exemple. Exemples 17 Cobraments de factures expedides Des de la solapa Administración / Cobros / Facturas, FACTUSOL mostrarà totes les factures enviades pendents de cobrament. Seleccionem la primera factura i fem clic en la icona Nuevo (figura 38). Escrivim les dades necessàries i indiquem el cobrament de la factura (figura 39). 38 Cobros de facturas. 39 Apunte de cobro. Les factures de CLÍNICA SALUD es cobraran generant una remesa: Administración / grup Cobros / Remesas / Nueva (figura 40). Fem clic a Validar Facturas i elegim les factures núm. 2 a 4, així com la factura rectificativa del client CLÍNICA SALUD (figura 41). 40 Creación de una remesa. 41 Creación de remesas entre facturas.

225 Unitat 10 - Facturació i control d estocs amb FACTUSOL 225 En acceptar, FACTUSOL haurà creat la línia de remesa amb totes les factures pendents del client, fet que inclou la rectificativa (figura 42). 17 Elegim la norma bancària per la qual cobrarem: Remesa Bancaria Sepa. Nota: el nostre exemple, en ser una simulació, no està configurat amb el banc (es necessitaria un banc real) i, per tant, no genera el fitxer que cal enviar. En un cas real, generaria el fitxer que cal enviar a l entitat bancària a través de la banca electrònica. 42 Creación de una remesa. 43 Archivo de remesa.

226 Casos finals Gestió diària d una empresa amb FACTUSOL L empresa RECICOMPUTER, SL situada al c/ Viento , Valencia, NIF: F, es dedica a la reparació i remanufacturació d ordinadors, per a la qual cosa utilitza peces reciclades que compra a preus baixos. També comercialitza aquests components directament, sense afegir a ordinadors. Utilitza tres formes de pagament: a 60 dies d/fra., a 30 i 60 dies d/fra., i pagament al comptat. Té un compte corrent a BANCOLEVANTE. IBAN: ES El seu magatzem és al POLÍGONO SUR, SA, Valencia. Classifica els seus productes en dues famílies: Codi: MAN (mà d obra) i Codi: MAT (materials). Les tarifes de preus que aplica als seus clients són: majoristes, amb un 40% de marge sobre cost i minoristes, amb un 45% de marge sobre cost. Els seus proveïdors són: Código 1 Código 2 Nombre ELECTRONIC, SL Nombre HW, SA NIF ES-A30XXXX61 NIF ES-A30XXXX62 Provincia Valencia Provincia Alicante Descuento 2% Descuento 1% Forma de pago 60 días Forma de pago 30 y 60 días I els articles que comercialitza són els següents: Código MO Descripción Mano de obra Familia MAN Coste 12 /hora Tipo IVA General Código TS Descripción Tarjeta sonido Familia MAT Proveedor 2 Coste 25 Tipo IVA General Stock actual 16 unidades Código PB Descripción Placa base Familia MAT Proveedor 1 Coste 38 Tipo IVA General Stock actual 20 unitates Código TG Descripción Tarjeta gráfica Familia MAT Proveedor 2 Coste 20 Tipo IVA General Classifica els seus clients en: habituals i no habituals (particulars que porten el seu ordinador a reparar i solen pagar al comptat). Els clients habituals són: Clientes Código 1 Código 2 Nombre VERSARIO, SL Nombre ENTE, SA NIF ES-A30XXXX51 NIF ES-A30XXXX52 Forma de pago A 60 días Forma de pago A 30 y 60 días Día de pago 10 Día de pago 5 Aplicar precio de mayorista Aplicar precio de mayorista Realitza les operacions següents: a) Envia dues comandes als proveïdors: Proveïdor 2: data: 08/01/XX: 20 TS i 20 TG. Proveïdor 1: data: 09/01/XX: 20 PB.

227 Casos finals 227 b) Rep l albarà d entrada núm. 284 corresponent a la comanda de data 08/01/XX, cinc dies després d emès. c) Rep l albarà d entrada núm. 127 de la comanda de data 09/01/XX, quatre dies després d emetre l. Només entren 10 unitats de les 20 demanades. El proveïdor indica que la resta seran rebudes cinc dies després. d) El 18/01/XX rep la resta del lliurament de la comanda realitzada el 09/01/XX, juntament amb l albarà núm e) El 30/01/XX rep la factura núm. 280, corresponent a l albarà núm. 284 del proveïdor 2. f) El 31/01/XX rep la factura recapitulativa núm. 130, dels albarans núm. 127 i núm. 134 del proveïdor 1. g) El 01/02/XX procedeix al pagament del 50% de la factura núm. 280, del proveïdor 2. El 01/03/XX procedeix al pagament de la part pendent de la factura núm h) El 01/03/XX procedeix al pagament de la factura núm. 130, del proveïdor 1. i) Dissenya el logotip d acord amb la imatge corporativa de l empresa. Posteriorment, dissenya el model d albarà i factura a utilitzar en les vendes. j) Els serveis prestats per l empresa durant els tres primers mesos de l any als clients habituals són: Fecha de albarán: 15/01/XX. Cliente: 1 Fecha de albarán: 18/01/XX. Cliente: 2 Detalle: 4 PB; 3 TS; 1 TG; 6 horas de mano de obra Detalle: 2 PB; 2 TS; 1 TG; 3 horas de mano de obra Fecha de albarán: 14/02/XX. Cliente: 1 Fecha de albarán: 16/02/XX. Cliente: 2 Detalle: 4 PB; 1 TS y 3 horas de mano de obra Detalle: 3 PB; 2 Tarjetas TG y 2 horas de mano de obra k) El 15/02/XX realitza la facturació dels albarans de gener i el 15/03/XX els de febrer. l) El 10/04/XX presta el següent servei a un client no habitual. Aplica el preu minorista i lliura albarà i factura el mateix dia. Client: José Gómez Casín. Empresari individual acollit al RE. Paga al comptat. Detall: 1PB i 2 hores de mà d obra. m) El 06/04/XX reps la següent comanda del client 2: 30 unitats de plaques base (PB). Abans de realitzar l albarà, comprova amb un inventari si hi ha estoc suficient per servir-lo. Serveix la quantitat possible el 08/04/XX, i indica en observacions que la resta s enviarà tan bon punt hi hagi existències. n) El 06/04/XX realitza una comanda de 45 unitats de PB. I el 12/04/XX rep la mercaderia demanada juntament amb l albarà núm Aquest mateix dia envia la mercaderia que faltava al client 2 (ENTE, SA) i factura els dos albarans del client 2 en factura recapitulativa amb data 20/04/XX. 10 dies després rep la factura núm. 138 corresponent a l albarà núm o) El 01/05/XX rep una comanda del client 1, VERSARIO, SL, de: 10 targetes de so (TS) i 5 targetes gràfiques (TG). p) El 06/05/XX envia aquesta comanda. El transportista retorna l albarà signat pel client, en què indica que quatre targetes de so estan fetes malbé i, per tant, les retorna. q) El 1/05/XX envia la factura a VERSARIO, SL sense tenir en compte la incidència de les quatre targetes de so. VERSARIO, SL es posa en contacte amb l empresa per fer l oportuna reclamació i s envia factura rectificativa per la devolució, el 20/05/XX. r) El 25/05/XX, un possible client: Luis Fernández, que és un minorista acollit al recàrrec d equivalència, domiciliat al c/ Lucero, 22, Castellón, en forma de pagament al comptat, demana un pressupost per fer una reparació: l ordinador necessita una placa base, una targeta de so i una targeta gràfica. Invertirà 2 hores de mà d obra. S envia el pressupost. s) El 30/05/XX Luis Fernández accepta el pressupost i porta l ordinador per arreglar a la teva empresa. t) S arregla l ordinador dos dies després i es lliura directament la factura: no es confecciona albarà. u) El 02/07/XX realitza les següents comandes a proveïdors: Proveïdor 1: 10 PB. Proveïdor 2: 10 TS i 10 TG. El 07/07/XX rep les comandes dels dos proveïdors, juntament amb els albarans núm. 152 i 301, respectivament. v) L empresa vol promocionar els seus productes, així que decideix fer una campanya en què ofereix la mà d obra gratuïta en comprar la placa base. Indica aquesta oferta en el programa de facturació, i indica que la data de validesa serà des del 02/07/XX fins al 20/07/XX. w) Luis Fernández envia dos ordinadors per arreglar als quals falta la placa base i la targeta gràfica. S hi inverteixen 4 hores de mà d obra, però no es cobra perquè s aplica l oferta. Realitza la factura el 10/07/XX. x) Realitza tots els cobraments i pagaments possibles a data de 30/07/XX.

228 Projecte final DISTRIBUCIONS LODIMIR, SA, amb NIF: ES-A , és una empresa dedicada a la distribució de productes d alimentació i higiene personal. Està situada al c/ Gerardo Diego, 65, 22880, d Osca. A més de la direcció general, a l organització de l empresa hi ha tres departaments ben diferenciats: El departament comercial, dins del qual es troben la secció de compres, vendes, magatzem i qualitat. El departament administratiu/financer, amb les seccions de secretaria, comptabilitat i finances. El departament de recursos humans. Els treballadors del departament de compres s encarreguen de totes les funcions d aprovisionament: des de la selecció i negociació amb nous proveïdors fins a l emissió de la comanda després de rebre la requisició de compres des del magatzem, un cop que el departament de vendes els passa l ordre de sortida, després de rebre les comandes dels clients. Es compra a fabricants i altres majoristes. Existeixen un magatzem central a la mateixa empresa i dos de regionals, un a Lleida i un altre a València. L empresa distribueix a minoristes, mai a consumidors finals. Els seus productes són comercialitzats pel major número de detallistes o minoristes possible. De la distribució física se n encarrega la secció de vendes, coordinada amb el magatzem. DISTRIBUCIONS LODIMIR, SA realitza el transport de les seves mercaderies per mitjans propis als clients que es troben a les comunitats d Aragó, Catalunya i Comunitat Valenciana, fet que li suposa uns costos anuals de: Combustible: Canvi de pneumàtics: ITV: 100. Sou dels conductors: Impost de matriculació: Assegurances: Per als enviaments fora d aquestes comunitats, té contractada l empresa TRANSPORTMECAL, SL, amb NIF ES-B i adreça al c/ Poetas, 17, 22880, d Osca. La seva tarifa (IVA no inclòs) és la següent: TRANSPORTMECAL, SL Tarifa segons destinació en /fracció Pes (kg) Fins a 100 km De 101 a km Més de km Fins a Fins a Fins a Fins a A continuació, s exposen les operacions que DISTRI- BUCIONS LODIMIR, SA realitza durant el mes d abril amb dos dels seus productes més venuts: Família: conserves de peix. Article: musclos de les Rías Baixas. Codi M23. Existències a 1 d abril: 80 caixes de 10 llaunes cada una, a 3,60 /llauna. Criteri de valoració FIFO. Cada caixa pesa 2,50 kg. Família: higiene. Article: gel de bany Seda Tul. Codi H45. Existències a 1 d abril: 60 caixes de cinc ampolles cada una, a 1,95 /ampolla. Criteri de valoració PMP. Cada caixa pesa 5 kg. Té dues tarifes de preus, una per a minoristes, als quals aplica un marge del 40% sobre el cost; i una altra per a majoristes, als quals aplica un 35% sobre el cost.