Asignación de recursos

Transcripción

1 1. ASIGNAR RECURSOS E n esta lección continuaremos trabajando con los recursos del proyecto, pero ahora viendo su relación con las tareas en las que van a trabajar. Si no se asignan recursos a las tareas del proyecto, Project calcula la programación teniendo en cuenta la duración de las tareas, sus dependencias y los calendarios del proyecto y de las tareas. Sin embargo, si asigna recursos, las tareas también se programan teniendo en cuenta los calendarios y las unidades de asignación de los recursos, lo que puede modificar la programación inicial. Para asignar recursos a las tareas, seleccione primero la tarea y después pulse en el botón Asignar recursos de la ficha Recurso de la Cinta de opciones. Aparece un cuadro de diálogo donde se sitúan todos los recursos disponibles en el proyecto. Lo único que tiene que hacer es seleccionar el recurso o conjunto de recursos y pulsar en el botón Asignar. Project asigna por defecto una unidad del recurso (100%), aunque usted puede cambiarlo en este cuadro de diálogo. Además, podrá buscar los recursos adecuados para la asignación. Incluso puede crear nuevos recursos simplemente introduciéndolos en una fila libre de la tabla de recursos de este cuadro de diálogo. Para buscar un recurso, pulse en el botón, con lo que podrá indicar otros detalles de filtro de los recursos. Por ejemplo, en la figura siguiente se ha utilizado como filtro el grupo que hemos establecido para los recursos (columna Grupo en la Hoja de recursos). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 También podemos realizar la búsqueda de aquellos recursos que están disponibles para trabajar un determinado número de horas. Para ello, activaremos la casilla Disponible para trabajar. Basándose en los calendarios de los recursos y en las asignaciones que tienen en otras tareas, Project encuentra aquellos recursos que están disponibles al menos el número de horas indicado en las fechas en las que se lleva a cabo la tarea. El recurso utilizado se muestra al lado de la barra de la tarea en el diagrama de Gantt. Hay otra forma de asignar recursos. Para ello, podremos acceder al cuadro de diálogo Información de la tarea y trabajar en la ficha Recursos. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Esta forma de asignar recursos es conveniente cuando queremos asignar más de un recurso la primera vez que se realiza la asignación. Por ejemplo, en la figura anterior vemos que hemos asignado los recursos de trabajo Enrique Prados García y PC diseño, así como el recurso material CD grabable. A este respecto es muy importante entender que estamos realizando la asignación de recursos inicial, es decir, la que habíamos previsto en nuestra planificación y que sirvió para establecer la duración y el trabajo necesarios para realizar la tarea. Esto es importante porque si la tarea está condicionada por el esfuerzo, entonces asignar más recursos de los que tiene puede provocar que se reduzca su duración o que cambie el trabajo que deben realizar los distintos recursos. Si tenemos que asignar un recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y no queremos que cambie su programación, primero tendremos que hacer que la tarea no esté condicionada por el esfuerzo, después asignar el recuso y, finalmente, volver a hacerla condicionada por el esfuerzo. Por lo tanto, debemos tener cuidado en la primera asignación de recursos: no será lo mismo asignar inicialmente dos o más recursos de trabajo que asignar primero uno y después los restantes. En este último caso, puede que la duración de la tarea disminuya, ya que el mismo trabajo se distribuye entre los nuevos recursos asignados. Sin embargo, si asignamos inicialmente más de un recurso de trabajo, Project entiende que la duración que hemos introducido para la tarea se ha calculado teniendo en cuenta la disponibilidad de todos esos recursos. Si, al realizar la asignación inicial de recursos, la duración de la tarea varía, entonces puede ser debido a que alguno de los recursos implicados tiene un calendario específico que ha provocado este cambio o que lo ha asignado en un porcentaje distinto al del 100%. A este respecto es importante recordar que al definir los recursos indicamos su disponibilidad. Ahora, al asignar los recursos a las tareas, estamos indicando cuánta de esa disponibilidad del recurso usamos en esa tarea concreta. Esto se representa con las unidades de asignación establecidas. Por ejemplo, si hemos definido un recurso con disponibilidad para el proyecto del 100% (jornada completa) y en la asignación indicamos un valor del 50%, entonces el recurso estará disponible media jornada para otras tareas en el mismo período de tiempo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Finalmente, si el recurso está disponible solo media jornada para el proyecto, está claro que no podrá estar al 100% para una tarea, sino que como máximo estará al 50%. En la fase de programación, la asignación de recursos debe realizarse con mucho cuidado si tiene tareas condicionadas por el esfuerzo, ya que asignar más recursos o reducirlos de la asignación, puede provocar que varíe la duración de la tarea. Recuerde que para Project no será lo mismo asignar dos personas inicialmente a una tarea, que asignar primero una y después otra. En el primer caso, el trabajo a realizar será la suma de la jornada laboral de los dos recursos (16 horas por día); mientras que en el segundo caso, el trabajo de la tarea es el correspondiente a un recurso (8 horas por día), por lo que asignar otro hará que se redistribuya el mismo trabajo entre los dos. 2. CONSUMO DE RECURSOS MATERIALES H asta ahora nos hemos centrado principalmente en la asignación de recursos de trabajo, ya que son los más frecuentes. Sin embargo, también hemos visto que asignábamos un recurso material, como los CD grabables. En este caso se indica el número de unidades asignadas a la tarea. La etiqueta de material introducida al crear el recurso es la que determina las unidades de un recurso material. Cuando solo se indica el número de unidades a utilizar de un recurso material, se dice que su consumo es fijo, ya que no importa la duración de la tarea. Sin embargo, sabemos que puede ocurrir que el consumo de los recursos materiales sea variable en función del tiempo que se utilicen en una tarea. En la figura de la página siguiente podemos ver esto. Se está asignando el recurso Papel borrador con las unidades 350 Hoja/hora. Esto quiere decir que se trata de un consumo variable ya que se establece por cada hora que se utiliza. Para dejarlo como consumo fijo, simplemente indicaríamos 350 hojas en su lugar. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 A diferencia de lo que ocurre con los recursos de trabajo, al asignar recursos materiales no se ve afectada la programación de la tarea, ya que no afecta al trabajo a realizar en la misma. Solo afecta si la tarea únicamente tiene asignados recursos materiales y algunos de ellos son de consumo variable. Por ejemplo, si una tarea tiene asignado el recurso gasolina con un consumo de 100 litros/hora y la duración programada es de 8 horas, cambiará a una duración de 16 horas si modificamos la asignación de este recurso a 200 litros/hora. 3. ORGANIZADOR DE EQUIPO U na de las novedades que incluye Project 2010 es la vista Organizador de equipo. Con esta vista se pueden realizar asignaciones de recursos de una forma gráfica, como ahora veremos. Para ello, pulse en el botón Organizador de equipo en la ficha Recurso de la Cinta de opciones. La vista Organizador de equipo sirve tanto a la hora de asignar recursos como para evitar las sobreasignaciones, es decir, para evitar que se utilice un recurso en una cantidad mayor que la que representa su disponibilidad para el proyecto. Esto lo puede ver aquí, ya que Project resalta los recursos sobreasignados con el color rojo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 La parte principal de la ventana de Project queda dividida en cuatro partes cuando utilizamos esta vista: En la parte izquierda encontramos dos paneles: el superior muestra los recursos disponibles en el proyecto, mientras que en el panel inferior aparecen las tareas que no han sido asignadas todavía. Por su parte, los dos paneles de la derecha muestran información con el formato de escala de tiempo, similar a la vista Diagrama de Gantt. Así pues, podemos ver las tareas que están asignadas a cada uno de los recursos y en qué fecha se ha realizado dicha asignación. Esta vista puede ser útil, por ejemplo, para indicar en qué momento se asigna realmente un recurso a una de las tareas, ya que podríamos hacerlo en una fecha distinta a la inicialmente programada para la realización de la tarea simplemente arrastrándola a otro lugar de la escala temporal. Para asignar una tarea a un recurso en esta vista, simplemente tiene que arrastrar la tarea desde la parte inferior hasta la parte superior, en la fila correspondiente al recurso que quedará asignado. Puede soltar la tarea en un determinado lugar de la escala temporal, por lo que podría cambiar la programación de la tarea; o directamente en el nombre del recurso. En este último caso, el recurso queda asignado para realizar la tarea y esta mantiene la fecha de inicio que tenía en la programación. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 En la figura siguiente vemos que la tarea Aceptar/Rechazar muestra (Acept) no está asignada. Y ahora vemos el resultado de arrastrar dicha tarea hasta el recurso Juan González Vázquez. De esta forma, la tarea queda asignada. Como indica su nombre, esta vista puede ser de gran ayuda para organizar el trabajo de un equipo, aunque realmente puede utilizarse para asignar cualquier tipo de recurso. Se trata de una vista enfocada hacia la asignación de recursos, de especial utilidad cuando disponemos de tareas programadas manualmente. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 En este escenario, es el director del proyecto el que puede comprobar la disponibilidad de los recursos y asignar las tareas más fácilmente. Después veremos que el Organizador de equipo también es útil a la hora de evitar recursos sobreasignados. 4. COSTOS FIJOS E n ocasiones, tenemos tareas cuya realización representa un determinado coste al margen del que ocasiona la asignación de recursos. Por ejemplo, el alquiler de un local, la formación de un empleado en cierta aplicación informática necesaria para llevar a cabo la tarea, etc. no se debe imputar directamente al recurso, sino más bien como un costo fijo de la tarea. Para introducir un costo fijo: 1. Muestre la vista Diagrama de Gantt. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda de intersección entre filas y columnas y elija Costo en el menú que aparece. 3. Establezca el valor correspondiente en la columna Costo fijo. Por lo tanto, adicionalmente al coste de los recursos que tenga asignado la tarea, se sumará ese costo fijo. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 En la columna Acumulación de costos fijos indicaremos cuándo se contabilizará ese valor: al principio, al final de la tarea o durante la ejecución de la misma (prorrateo). Otra forma de aplicar un determinado coste es a través de los recursos de costo. Por ejemplo, tenemos una tarea en la que un editor realiza la revisión ortográfica y de estilo del manual. Podríamos contratar a un revisor externo (freelance) para ello y pagarle por dicho trabajo, sin que importe el tiempo que necesite para completarlo. En este caso, tratar a dicho editor como un recurso de costo es la mejor solución, ya que si asignáramos un recurso de trabajo para realizar la tarea, tendríamos el problema de que realmente se contabilizaría por el tiempo que estuviera asignado. Esto no es lo que queremos ya que hemos pactado un precio final por la realización de la tarea, independientemente de su duración. En versiones anteriores de Project, la solución a este problema pasaba por convertir la tarea en una tarea de duración fija, asignar el recurso y establecer a 0 el número de unidades asignadas. Finalmente, se incluía manualmente el costo que se debía contabilizar, es decir, en el caso que estamos relatando, se incluiría la cantidad que se le paga al editor externo. En lugar de todo este artificio, en Project 2010 podemos utilizar un recurso de tipo costo. En la figura siguiente vemos que se ha dividido la parte central de Project en dos partes, mostrando el Formulario de tareas con su tabla Costo en la parte inferior. Para conseguir esta distribución: 1. Seleccione previamente la tarea a la que le aplicará un recurso de costo. 2. Muestre la ficha Vista en la Cinta de opciones. 3. Active la casilla Detalles en el grupo Vista en dos paneles. De esta forma tenemos dividida la ventana, con las tareas en la parte superior y las asignaciones en la inferior. 4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la parte derecha de la tabla inferior que está libre y elija la tabla Costo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Además, en este caso no se trata de una tarea condicionada por el esfuerzo, ya que su duración no cambiará aunque asignemos recursos adicionales. Su duración y coste vienen dados por el acuerdo establecido con el editor externo. Por ello, hemos desactivado la casilla C. por el esfuerzo y hemos establecido el costo correspondiente a la asignación (540 euros en este caso). Es importante pulsar en el botón Aceptar tras modificar cualquier detalle en la tabla inferior. Así que cuando desactive la casilla C. por el esfuerzo, pulse en Aceptar; cuando añada el recurso de costo Revisor externo, pulse en Aceptar; y, finalmente, cuando establezca el costo de la asignación, vuelva a pulsar en Aceptar. Lógicamente, previamente habrá establecido el tipo Costo para el recurso Revisor externo en la Hoja de recursos. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 De esta forma establecemos el coste de este recurso para esta tarea. Tenga en cuenta que no está modificando los detalles del recurso, sino solo de la asignación específica a la tarea. Por lo tanto, el mismo recurso podría utilizarse en otra tarea y tener un coste diferente. Una vez establecidos todos los costes, Project calcula el total de cada tarea y, en definitiva, del proyecto. Puede verlo en la vista Hoja de tareas, eligiendo la tabla Costo. Ahora podemos ver los costes de las tareas y del proyecto. Por ejemplo, fíjese que la tarea número 13 presenta el coste correspondiente al recurso de costo asignado, es decir, 540 euros. También vemos el coste total del proyecto, que se corresponde con la tarea de resumen del proyecto. El coste es de ,09 euros. La misma información, pero teniendo en cuenta también la duración y las fechas del proyecto, podrá obtenerla a través del botón Información del proyecto de la ficha Proyecto. Deberá pulsar en el botón Estadísticas en el cuadro de diálogo que aparece. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 En estos momentos hemos completado la programación base del proyecto. El paso siguiente es comparar esta programación con el ámbito del proyecto y comprobar si se ajusta a él o es necesario realizar alguna modificación. Esto lo veremos en la próxima lección. 5. PROPIEDADES DE LA ASIGNACIÓN D e la misma forma que podemos acceder a las propiedades de una tarea o de un recurso, disponemos del cuadro de diálogo Información de la asignación. En la vista Uso de tareas tenemos las tareas y los recursos que están encargados de completarlas. Además, vemos la cantidad de trabajo programada para cada uno de estos recursos. También puede acceder a este cuadro de diálogo a través del botón Información de la asignación de la ficha Formato. Si hace doble clic sobre cualquiera de estas asignaciones (es decir, en el nombre del recurso que aparece por debajo de una tarea), podrá acceder a las propiedades de esa asignación en particular. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

13 Como siempre, los detalles aparecen agrupados en distintas fichas para que sea más sencillo identificarlos. Por ejemplo, aquí vemos la cantidad de trabajo (120 horas) que tiene asignada el recurso Carlos López Martínez para la tarea Obtener texto de desarrollo. Esta cantidad de trabajo se ha calculado teniendo en cuenta el número de unidades de asignación (1 o 100%) de este recurso a la tarea y la duración de esta (3 semanas o 15 días laborables de 8 horas cada uno). Fíjese: Duración = Trabajo / Unidades de asignación Trabajo = Duración / Unidades de asignación Trabajo = (15 * 8 ) / 1 = 120 horas El perfil de trabajo indica cómo se distribuyen las horas de trabajo del recurso a lo largo del tiempo. Por defecto, se aplica el perfil uniforme, lo que quiere decir que el trabajo se realiza en la misma cantidad a lo largo del tiempo. Podemos aplicar otros perfiles si no va a ser así (por ejemplo, si se realiza más trabajo al principio de la tarea que al final). Las fechas de comienzo y fin de la asignación pueden ser distintas de las de la tarea, indicando en qué momento se incorpora el recurso a la realización de esta. Tenga en cuenta que no todos los recursos asignados a una tarea tienen que empezar y finalizar su trabajo al mismo tiempo. Finalmente, esta ficha nos permite indicar qué tabla de costo queremos aplicar a la asignación. Recuerde que Project permite establecer hasta 5 tablas de costo. Con la ficha Tabla de tasas de costo indicará qué tabla se aplica y, en función de las fechas de aplicación, se utilizará una u otra tasa de esa tabla. Finalmente, en la ficha Seguimiento se introducirán los detalles reales de la realización de la tarea y en la ficha Notas podremos introducir texto y otros objetos, describiendo algunos detalles que sean de importancia. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

14