PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE

Transcripción

1 Página : 1 de 23 Elaborado por: Revisado por: Josué Quincho Herrera Coordinador Registro de Hidrocarburos Gustavo Castillo Ojeda Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Aprobado por: «vmurillo» Victor Murillo Huamán Gerente de Supervisión Regional

2 Código : PO34-4-PE OBJETIVO: Página : 2 de 23 Atender las solicitudes de registro de hidrocarburos presentadas por los administrados, así como administrar y actualizar la información de los registros, para los administrados que realizan actividades de Hidrocarburos, y que cumplen con los requisitos técnicos y normativa vigente del subsector. 2. ALCANCE: Inicia con la asignación con la carta línea y termina con la publicación del listado de Registro de Hidrocarburos Hábiles, aplica a las solicitudes del Registro de Hidrocarburos de Inscripción, Modificación, Suspensión, Cancelación o Habilitación, presentada por los administrados o dispuestas de oficio por Osinergmin. 3. DEFINICIONES Y TERMINOS: 1. MP Mapa de procesos 2. MGPP Manual de gestión de procesos y procedimientos 3. AL Asesor Legal 4. CRH Coordinador Registro de Hidrocarburos 5. CCSCOP Centro de Control del Sistema de Control de Órdenes de Pedido. 6. Escrito Es todo documento que ingresa el administrado por mesa de partes. 7. ECG Especialista en Control de Gestión 8. Expediente Documento físico y digital que contiene la solicitud presentada por el administrado, escritos complementarios y toda la documentación generada producto de la evaluación. 9. Evaluador ERH, ES, u otro designado 10. EH Especialista de Hidrocarburos 11. ELH Especialista II Legal 12. ERPGN Especialista en Registro y Proyectos de Gas Natural 13. ERH Especialista Regional en Hidrocarburos 14. ES Empresa Supervisora 15. ERAC Especialista Regional en Atención al Ciudadano 16. JOR Jefe de Oficina Regional 17. OR Oficina regional 18. RH Registro de Hidrocarburos 19. SFH Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos. 20. SIGED Sistema de Gestión de Documentos Digitales 21. Solicitud de Registro Solicitud de inscripción, modificación, suspensión, cancelación, habilitación en el Registro de hidrocarburos. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Reglamento del Registro de Hidrocarburos del Osinergmin, RCD Nº OS/CD y sus modificatorias. b. Resolución de Gerencia General N 494, publicado el 28 de diciembre de c. Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N y sus modificatorias. 5. DESARROLLO: (se adjunta diagrama de flujo en el Anexo.1) 5.1. Atención de Solicitudes de Registro de hidrocarburos a pedido de parte Entradas Actividad Descripción Resultados Destinatarios Solicitud Descargo Recurso de Reconsideración Expediente Carta Línea 1. Asignación 2. Evaluación El ERH verifica la información registrada por el ERAC respecto al expediente, de ser el caso remite a la DSHL o DSGN, asigna y deriva expediente SIGED al Evaluador. (Ver Anexo.4) El Evaluador revisa el expediente y antecedentes, verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento del Registro de Hidrocarburos y la no contravención de las normas del subsector. (Ver Anexo.5) Expediente Carta línea Informe de Supervisión Proyecto de Oficio de observaciones o Resolución. Evaluador ERH

3 Código : PO34-4-PE-01 Página : 3 de 23 Entradas Actividad Descripción Resultados Destinatarios Informe de Supervisión Proyecto de Oficio de observaciones o Resolución. Oficio de observaciones Resolución Oficio o Resolución Firmada Cargo de notificación de Resolución 3. Revisión 4. Aprobación 5. Notificación 6. Conclusión del proceso en primera instancia El ERH revisa los documentos resultantes de la evaluación (Ver Anexo.5). De estar conforme, firma o aprueba los documentos que correspondan; caso contrario devuelve al Evaluador para la corrección. (Ver Anexo.6) El JOR da conformidad y firma los documentos. (Ver Anexo.7) y deriva al ERH. El ERH coordina la notificación de los documentos con el servicio de mensajería o con la oficina regional que el Administrado indique. En caso se notifique en las instalaciones de Osinergmin, y de corresponder, se entrega el Sobre con Usuario y Contraseña SCOP. (Ver Anexo.8) Si en el plazo de 15 dh el Administrado: - No presenta Recurso de reconsideración contra la Resolución de primera instancia notificada, el ERH archiva el expediente. - Si presenta Recurso de reconsideración, se realiza una nueva asignación y continúa en la Actividad 1. El tratamiento del Recurso de reconsideración en cada actividad se detalla en el Anexo.9 Oficio de observaciones Resolución Oficio de observaciones Resolución (firmados) Cargo de Notificación Expediente archivado JOR ERH Administrado Archivo De detectarse error material, el ERH gestiona la rectificación de acuerdo a lo detallado en el Anexo.10 - Cumplimiento programa anual de supervisión Indicadores - Cumplimiento de la normativa vigente - Cumplimiento de los plazos de atención Los plazos para cada una de las actividades se encuentran en el Anexo Actividades de gestión, soporte técnico-legal, y administración de la información del Registro de hidrocarburos Entradas Actividad Descripción Resultados Destinatarios Recurso de apelación 7. Evaluación del recurso de apelación El ERH remite el recurso de apelación al ELH, quien analiza el Recurso pudiendo realizar consultas con otras áreas de la institución, y emite informe y proyecto de resolución y envía al Asesor Legal para su visto antes de la firma del Gerente DSR. Una vez firmada la Resolución, el expediente se devuelve a la OR, a fin de notificar la Resolución y dar cumplimiento a lo dispuesto en ella. (Ver Anexo.11) Informe Resolución ERH Cargo de Notificación Correo 8. Gestión y Mantenimiento del Registro El CRH atiende las solicitudes del ERH,EH,JOR,JSCH respecto a : - Publicación de RH hábiles. - Inconvenientes en el Módulo del RHO. - Reportes estadísticos. - Depuración y actualización de estados. - Entre otros. Listado de registros hábiles a la fecha Correo ERH/EH/JOR/ JSCH/ Acta, o Resolución Formato Constancia. Correo electrónico 9. Actualización del estado del Registro (de oficio) El EH ejecuta la medida administrativa relacionada al Registro de hidrocarburos, a solicitud de los ERH, o especialistas DSHL y DSGN, según los lineamientos que se adjunta en el Anexo.12. A pedido de SUNAT, el CRH actualiza el estado de los Registros de hidrocarburos, para los administrados obligados a mantener vigente su inscripción en el Registro de Bienes Fiscalizados, administrado por la SUNAT. Anexo.13 Registro actualizado con el estado correspondiente ERH SUNAT, ERH

4 Página : 4 de 23 Entradas Actividad Descripción Resultados Destinatarios Solicitud vía SIGED, correo electrónico 10.Soporte técnico legal del Registro Implica la atención de requerimientos referidos al Registro de hidrocarburos, tanto de áreas de Osinergmin como entidades externas. Atender requerimiento de la PNP, Poder Judicial o Ministerio Público, entre otras instituciones públicas, mediante el cual se solicita información respecto a si determinada persona natural o jurídica cuenta con Registro de Hidrocarburos. Asimismo, analizar los proyectos propuestos por los inversionistas mediante carta de consulta y remitir los requisitos para obtener el correspondiente Registro de Hidrocarburos. Informe Oficio Correo electrónico CRH, EH, ELH, ERPGN El Especialista II Legal procede según lo definido en: Cargo de Notificación Correo 11.Opinión Normativa del Registro de Hidrocarburos - PO5-2: Emisión de opinión sectorial en energía: El Especialista II Legal elabora un informe con opinión legal, o coordina con Especialista de Hidrocarburos de ser necesario emitir opinión técnico- legal. Posteriormente se remite del Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos para aprobación y notificación de la respuesta formal a quien efectuó la consulta. Proyecto de informe con absolución de consultas AL_DSR JSCH El ECG comunica el nivel de cumplimiento del Plan Operativo, el primer día hábil del mes siguiente, vía correo electrónico a, JSCH, JOR, CRH, EH y ERH. 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) JSCH EH JOR CRH ERH Expediente SIGED archivado 12. Seguimiento y medición El EH y/o Especialista II Legal procede según lo definido en: - PE1-1: Generación de valor a grupos de interés en energía y minería. - PO7-2: Gestión normativa sectorial de energía: El Especialista II Legal y EHR en conjunto realizan propuestas normativas, sea del Reglamento del Registro de Hidrocarburos, TUPA, precisión en normas del subsector, entre otras. El Especialista II Legal elabora Informe con propuesta de mejora normativa, y remite para aprobación del Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos y del Asesor Legal de la División de Supervisión Regional. Informe (propuesta de mejora) Propuesta normativa JSCH AL 6. ANEXOS: a. Anexo.1: Diagrama de flujo del procedimiento específico b. Anexo.2: Ficha Técnica de indicadores c. Anexo.3: Resumen del procedimiento específico d. Anexo.4: Asignación e. Anexo.5: Evaluación f. Anexo.6: Revisión g. Anexo.7: Aprobación h. Anexo.8: Notificación i. Anexo.9: Reconsideración j. Anexo.10: Rectificación por error material k. Anexo.11: Apelación l. Anexo.12: Lineamientos para suspensión, cancelación y habilitación de registro (de oficio) m. Anexo.13: Actualización de estados del registro para administrados que requieren inscripción en el Registro de Bienes Fiscalizados de la SUNAT

5 Página : 5 de CONTROL DE CAMBIOS: Versión inicial del procedimiento, adecuado al MP y MGPP

6 Página : 6 de 23 ANEXO.1: Diagrama de Flujo del Procedimiento Específico

7 Página : 7 de 23 ANEXO.2: Ficha Técnica de Indicadores 1. Nombre del Procedimiento Administración y Otorgamiento del Código PO34-4-PE Nombre del Indicador Cumplimiento programa anual de supervisión Cumplimiento de la normativa vigente Cumplimiento de los plazos de atención 3. Descripción del indicador Porcentaje de las actividades ejecutadas del programa anual de Administración y Otorgamiento del Registro versus las actividades programadas. Porcentaje de emisión de Registro de Hidrocarburos (favorable) versus las solicitudes de atención de registro admitidas. Porcentaje de emisión de Registro de Hidrocarburos (favorable) dentro del plazo de ley versus la emisión total de Registro de Hidrocarburos (favorable) 4. Objetivo del Indicador Medir el grado de cumplimiento del programa anual de Administración y Otorgamiento del Registro Medir el nivel de eficacia en la emisión de Registro de Hidrocarburos. Medir el cumplimiento del plazo de ley en la atención de solicitudes de Registro de Hidrocarburos. 5. Forma de Cálculo (Cantidad de Actividades ejecutadas/ cantidad de actividades programadas) *100 (cantidad de Registro de Hidrocarburos Favorables / cantidad solicitudes admitidas)*100 (cantidad de solicitudes atendidas en menos de 30 DH / cantidad solicitudes atendidas)* Fuentes de Información 7. Periodicidad de la Información Plataforma virtual de la DSR SFH y SIGED SFH y SIGED Trimestral Trimestral Trimestral 8. Responsable de la medición Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos 9. Meta 100% >=50% >=70%

8 Página : 8 de 23 ANEXO.3: Ficha Resumen del Procedimiento Específico Responsable del PE Coordinador de Registro de Hidrocarburos 7.1. Atención de Solicitudes de Registro de hidrocarburos a pedido de parte Actividad Responsable (puesto) Registros Plazos (días hábiles) 1. Asignación. - Especialista Regional en Hidrocarburos 2. Evaluación. Evaluador 3. Revisión. - Especialista Regional en Hidrocarburos 4. Aprobación. - Jefe de Oficina Regional Solicitud registrada Carta Línea Informe de Supervisión Proyecto de Oficio de observaciones o Resolución Oficio de observaciones Resolución Oficio de observaciones (firmado) Resolución (firmado) 02 05* Notificación. - Especialista Regional en Hidrocarburos Cargo de Notificación Conclusión en primera instancia. - Especialista Regional en Hidrocarburos Expediente archivado 01 (*) Estos plazos son máximos, considerando actividades complejas como Gasocentros, EESS mixta, etc; debiendo ser menores para las demás actividades. Plazo Total del PE Actividades de gestión, soporte técnico-legal, y administración de la información del Registro de hidrocarburos Actividad Responsable (puesto) Registros Plazos (días hábiles) 7. Evaluación del recurso de apelación - Especialista II Legal - Asesor Legal - Gerente de Supervisión Regional Informe Resolución 20 Informe y Resolución firmados Gestión y Mantenimiento del Registro Coordinador Registro de Hidrocarburos Listado de registros hábiles Correo Actualización del estado del Registro (de oficio) - Especialista en Hidrocarburos - Coordinador de Registro de Hidrocarburos Registro Suspendido, Cancelado o Habilitado. Cuadro de control Soporte técnico-legal del Registro - Coordinador de Registro de Hidrocarburos - Especialista en Hidrocarburos - Especialista II Legal - Especialista en Registro y Proyectos de Gas Natural Informe Oficio Correo electrónico Opinión Normativa del Registro de Hidrocarburos - Especialista II Legal Proyecto de informe con absolución de consultas Seguimiento y medición. - Especialista en Control de Gestión - Coordinador del Registro de Hidrocarburos - Especialista II Legal - Especialista en Hidrocarburos 02.-Fichas PO 2017 Formato 02 Hidrocarburos (nivel de cumplimiento del Plan Operativo) Informe (propuesta de mejora) Propuesta normativa 10

9 Página : 9 de 23 ANEXO.4: Asignación Casos particulares de actividades cuya evaluación técnica corresponde a la División de Hidrocarburos Líquidos o la División de Gas Natural: a) En el caso de inscripciones o modificaciones en el RH de administrados cuyas actividades son materia de supervisión de la DSHL o DSGN, como medios de trasporte marítimo, consumidor directo móvil de exploración y explotación, Distribuidores Mayoristas, Importadores y Productores, el ERH deriva el expediente SIGED mediante memorándum al Jefe DSHL o DSGN correspondiente, para que proceda con la evaluación técnica correspondiente. b) En el caso de inscripciones o modificaciones en el RH de administrados cuyas actividades son materia de supervisión de la DSHL tales como Plantas Envasadoras y Plantas de Abastecimiento, debido a que en este tipo de trámites se presentan actas de verificación y pruebas u opiniones técnicas, donde las áreas técnicas de la DSHL proponen las tablas de tanques, productos y capacidad que se deben incluirse en las fichas de registro a emitirse, el ERH trabaja el expediente sin necesidad de derivarlo a la DSHL. Lo mismo se aplica para los casos de modificaciones de datos, según el Anexo 1.1 del Reglamento del Registro de hidrocarburos: - Cambio de titularidad - Cambio de denominación social - Cambio de domicilio legal - Cambio de nomenclatura de la dirección de la unidad operativa. - Cambio de representante legal. - Ampliación de vigencia El ERH, en un plazo no mayor a un (1) d.h. de recibido el expediente, lo reenvía vía SIGED al Jefe DSHL o DSGN correspondiente, para que en su área se prosiga con la evaluación técnica y financiera, según corresponda. El ERH hace el debido seguimiento al expediente derivado a la DSHL o DSGN; y de existir demora en la evaluación, comunica al Jefe de Supervisión de Comercialización de Hidrocarburos de la DSR al respecto. El resultado de la evaluación DSHL o DSGN consta de un Informe Técnico y luego que ha sido aprobado por el Jefe DSHL o DSGN, se deriva vía SIGED al ERH. Caso particular: actividades de gas natural (GNV, GNC y GNL) Cuando la región donde se ubica el establecimiento de gas natural o la dirección legal del medio de transporte no cuente con EL EVALUADOR calificado para evaluar el expediente, el ERH de dicha región remite el expediente a través del SIGED al ERH de la Oficina Regional Lima Norte o Lima Sur, y además envía correo electrónico, con los datos del expediente para la gestión de su evaluación. El especialista custodia el expediente físico hasta el final del proceso, salvo que el evaluador se lo solicite durante la evaluación a través del ERH que realizó la asignación. Para estos casos el área de influencia de Oficina Regional Lima Norte y Lima Sur, se detallan: 1. Área de influencia de la Regional Lima Norte. Lima Norte: Ancón, Santa Rosa, Ventanilla, Puente Piedra, Carabayllo, Comas, Los Olivos, San Martín de Porres, Independencia, Carmen de la Legua, Callao, La Perla y Bellavista, Rímac, El Agustino, San Juan de Lurigancho, Lima, Breña, Lince, San Miguel, Magdalena del Mar, Jesús María, Pueblo Libre y San Isidro. Provincias: Barranca, Huaura, Cajatambo, Oyón, Huaral y Canta. Así mismo coordinará con toda la parte Norte del Perú: Lambayeque, La Libertad, Ancash, Huánuco, Pasco, Ucayali, Tumbes, Piura, Cajamarca, Amazonas, San Martín y Loreto.

10 Página : 10 de Área de influencia de la Regional Lima Sur. Lima Sur: San Borja, Santiago de Surco, La Victoria, San Luis, La Molina, Cieneguilla, Ate, Lurigancho, Chaclacayo y Chosica, Miraflores, Barranco, Chorrillos, Lurín, Pachacámac, Pucusana, Punta Hermosa, Punta Negra, San Bartolo, Santa Anita, San Juan de Miraflores, Santa María del Mar, Surquillo, Villa El Salvador, Villa María del Triunfo y Santa María del Mar. Provincias: Cañete, Huarochirí y Yauyos. Así mismo coordinará con toda la parte Sur del Perú: Ica, Huancavelica, Junín, Ayacucho, Apurímac, Arequipa, Moquegua, Tacna, Cusco, Puno y Madre de Dios. Asignación en la Oficina regional: El ERH, de la región donde se realiza la evaluación del expediente, recibe el expediente en su bandeja SIGED, luego ingresa en el SFH- Módulo de Planificación del Registro de hidrocarburos simplificado, verifica la información registrada por el personal de atención al usuario (tipo de trámite, actividad, código Osinergmin), de ser el caso corrige o reporta al CRH para su oportuna corrección; luego selecciona la unidad fiscalizadora y evaluador asignado. Reenvía el expediente SIGED al evaluador, indicando la carta línea asignada.

11 Código : PO34-4-PE-01 ANEXO.5: Evaluación Página : 11 de 23 La evaluación implica la revisión del expediente y sus antecedentes, a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Anexos del Reglamento del registro de hidrocarburos para la actividad y trámite correspondiente; asimismo, la no contravención de las normas del subsector. A consideración del evaluador, o del ERH, como parte de la evaluación se puede realizar visita de supervisión. 1. Si de la evaluación realizada en la OR (y el informe de la evaluación de DSHL o DSGN, si fue el caso), se encuentran observaciones, el evaluador emite un Oficio corriendo traslado del informe o los informes 1 con observaciones, a fin que el Administrado en un plazo de 10 d.h. subsanen las mismas. Este Oficio es enviado vía SIGED para revisión del ERH y firma del JOR, según los Anexos 6 y 7. El ERH controla el tiempo otorgado al administrado para el levantamiento de observaciones. No se podrá formular nuevas observaciones sobre los documentos evaluados, excepcionalmente se podrá observar nuevamente si la evaluación del escrito genera nuevas observaciones o se necesite que el administrado efectúe alguna precisión. 2. Si el informe de la evaluación OR o el informe de la evaluación DSHL o DSGN no contienen observaciones o las observaciones son levantadas por el Administrado dentro del plazo establecido, la solicitud resulta FAVORABLE. 3. Si en el plazo otorgado en el Oficio de observaciones, éstas no fueron levantadas, la solicitud resulta DENEGADA, emitiéndose un informe dirigido al JOR donde se detalle la evaluación efectuada. Consideraciones: Si el levantamiento de observaciones corresponde ser evaluado por la DSHL o DSGN, debe derivarse vía SIGED para la evaluación e informe respectivo. Antes de emitirse informes, Oficios o Resoluciones, los evaluadores (OR y DSHL) deben verificar en el SIGED que el administrado no haya ingresado un nuevo escrito que debe ser considerado en la evaluación. El Administrado puede desistirse de su solicitud de RH en cualquier momento, correspondiendo aceptar su pedido y emitir la resolución correspondiente. Si el evaluador recomienda emitir Oficio de observaciones, debe cerrar la carta línea asignada y adjuntar el Informe de Supervisión, luego el Oficio de observaciones. La evaluación del levantamiento de observaciones, o la denegatoria vencido el plazo, amerita la asignación de una nueva carta línea. Para cerrar la carta línea, el evaluador ingresa al Módulo de Informe de fiscalización, y registra información relevante (Informe de supervisión). Si corresponde, se genera el número de Informe Técnico de Registro, o el Informe Técnico Denegatorio. 1 El informe elaborado por la DSHL o DSGN, con observaciones, se adjunta tal cual, sin modificación por parte de la OR.

12 Código : PO34-4-PE-01 Página : 12 de 23 UNIDAD DE REGISTROS Y OPERACIONES COMERCIALES Pudiendo ser: Informe Técnico de Registro-Funcionamiento-ITR: para trámites de Inscripción Informe Técnico de Registro-Modificación-ITM: para trámites de Modificación de Registro Denegatoria: para cualquier tipo de trámite que concluya en denegatoria Se ingresa en el Módulo de evaluación, con el número de expediente y se señala el resultado de la evaluación (Denegatoria, Desistimiento, o Favorable). Cuando el resultado sea Favorable y amerita la emisión de una Ficha de registro, el Sistema solicitará el registro de la información, dependiendo de la actividad: Capacidades, productos, islas y mangueras, pólizas y observaciones).

13 PROCEDIMIENTO ESPECIFICO-PE Se verifica la información, se graba y acepta en los mensajes de confirmación. Para verificar el número de Resolución generado, ver la opción de Reimpresión. Página : 13 de 23

14 Código : PO34-4-PE-01 Página : 14 de 23 Los documentos resultantes al culminar la evaluación de una solicitud de RH y que necesariamente se adjuntan en el expediente son los siguientes: DOCUMENTOS RESULTANTES DE LA EVALUACIÓN Tipo de Trámite FAVORABLE DENEGATORIO EN DESISTIMIENTO INSCRIPCIÓN MODIFICACIÓN DE REGISTRO MODIFICACIÓN DE DATOS HABILITACIÓN SUSPENSIÓN CANCELACIÓN Informe de Supervisión 1 Informe Técnico de Registro 2 Resolución Ficha de Registro 3 Cédula de Notificación Informe de Supervisión 1 Resolución Cédula de Notificación Informe de Supervisión 1 Informe Técnico de Denegatoria Resolución Cédula de Notificación Informe de Supervisión 1 Resolución Cédula de Notificación Notas: 1. El Informe de Supervisión 1 contiene el sustento de la evaluación, en qué consiste la solicitud, el anexo del Reglamento con el que se evaluó, si tiene multas o no, si se verificó que no posee otro registro, y otros argumentos que sustenten la evaluación. Debe contener como mínimo: Antecedentes, Análisis y Conclusiones. Adjuntar el informe en el SFH (cierre de carta línea), Carta de visita, fotografías, consultas realizadas a los ERH, etc. 2. El Informe Técnico de Registro contiene el detalle técnico de la instalación, corresponde elaborar solo cuando se emita Ficha de registro por Inscripción o Modificación de registro para establecimientos de venta de combustibles líquidos, GLP automotor o GNV y Consumidores directos de combustibles líquidos u OPDH. 3. La Ficha de Registro contiene los datos del titular del registro, de la instalación, establecimiento o medio de transporte, así como el número de la inscripción y la actividad. * En el campo de Informe Técnico se consigna el número del último Informe donde se encuentra el detalle de los datos del establecimiento (tal como está construido), pudiendo ser - Informe Técnico de Registro, si la Modificación se hizo posterior a la eliminación del procedimiento de ITF de Uso y Funcionamiento. - Informe Técnico Favorable de Uso y Funcionamiento (UF o UFMA); - El Certificado de Fin de Construcción o equivalente, para instalaciones de Gas natural. - Si es un establecimiento preexiste, y no realizó modificaciones de registro, solo modificaciones de datos, colocar No Aplica o No corresponde. No se debe eliminar ese campo o dejarlo vacío. - No colocar el número de ITF de Instalación, porque lo construido no es necesariamente como se autorizó en el ITF

15 Página : 15 de 23 * Asimismo, en casos de Modificación, en el campo de observaciones de la Ficha se debe indicar brevemente en qué consistió la modificación y el registro que se deja sin efecto. Adjuntar los siguientes documentos en el expediente SIGED en orden lógico. 1) Informe de supervisión, 2) Informe técnico de registro o informe técnico denegatorio. Tipo de documento SIGED: Anexo-Informe-Técnico 3) Ficha de registro. Tipo de documento SIGED: Ficha registro de hidrocarburos 4) Resolución. Tipo de documento SIGED: Resolución registro de hidrocarburos 5) Cédula de notificación Casos Especiales: 1.1 Para Solicitudes de Modificación de Datos por Cambio de Titularidad, verificar Multa de Osinergmin en el SFH en el módulo SYM, de estar en coactiva se deniega la solicitud. 1.2 En caso de actividades de competencia de DSHL o DSGN, el ERH de ser necesario, deriva la solicitud al especialista de DSHL o DSGN, para evaluación técnica, luego será devuelto al ERH para continuar con el flujo. El evaluador firma el Informe de supervisión y deriva el expediente SIGED al ERH respectivo.

16 Página : 16 de 23 ANEXO.6: Revisión El ERH revisa los entregables recibidos según el tipo de trámite y la documentación correspondiente al resultado Favorable o Denegatorio, según lo siguiente: Se realiza la revisión de fondo y forma de los documentos enviados por el Evaluador. En el caso de Resoluciones, el ERH ingresa en el Módulo de revisión, con el número de expediente. - De estar conforme con la evaluación, Aprueba y selecciona al firmante (JOR), llamado Aprobador en este módulo De no estar conforme, comunica al EVALUADOR para la corrección del entregable, se devuelve el expediente en el SIGED y se Rechaza en el Módulo de Revisión. Una vez conforme con la presentación de los documentos de evaluación, procede a firmar el Informe técnico Denegatorio y derivar el expediente al JOR para la firma de la resolución y ficha de registro de ser el caso. Para el caso de oficios de observaciones también una vez revisado lo remite al JOR para su firma. Caso particular: actividades de gas natural El ERH de la región donde se realizó la evaluación del expediente (Lima Norte o Limas Sur), deriva vía SIGED al ERH de la región donde se ubica el establecimiento o dirección legal del medio de transporte, a fin de que este derive al JOR de dicha región para la firma de Resolución y/o Ficha de registro.

17 Página : 17 de 23 ANEXO.7: Aprobación El JOR recibe el expediente en su bandeja SIGED, y de estar conforme firma en el SIGED la Resolución y Ficha de registro, y deriva el expediente al ERH o persona encargada para la notificación. El JOR ingresa en el SFH-Módulo de Aprobación del Registro de hidrocarburos a fin de aprobar el expediente. Para que al buscar un expediente se habilite la opción de Aprobar, el expediente debe haber sido revisada por el ERH y encontrarse en estado REVISADA, y el especialista debió haber seleccionado al JOR como Aprobador; Si el expediente concluye como denegatoria, en desistimiento, o si se trata de suspensiones o cancelaciones, debe procederse del mismo modo. Cuando se hayan emitido Resoluciones Favorables a Inscripción, Modificación de datos o Modificación en el Registro de Hidrocarburos, el ERH o quien éste designe remitirá una copia de la Resolución al CCSCOP para que se actualicen los datos en la mencionada plataforma, con copia al CRH. Asimismo, el ERH debe verificar, de acuerdo a la zona geográfica, si el administrado al que se le emite el registro de hidrocarburos se encuentra inscrito en el Registro de Bienes fiscalizados, y comunica al CRH, quien procede de acuerdo al Anexo.13.

18 Página : 18 de 23 ANEXO.8: Notificación El ERH o quien éste designe, en la OR donde se gestiona la notificación, procede del siguiente modo: - Para Oficios: imprime y los ensobra para su entrega al servicio de mensajería o ERAC de la Oficina Regional según corresponda, - Para Resoluciones: imprime la Resolución y anexos, de existir y coordina con el fedatario las acciones correspondientes, luego ensobra los documentos y los entrega al servicio de Mensajería o ERAC de la Oficina Regional según corresponda. Para el caso de Resoluciones, el ERH o quien este designe, ingresa al SFH (Módulo del Registro: Módulo de solicitudes) y coloca el estado notificado en el expediente culminado. Cargos de Notificación: Si el servicio de Mensajería notifica, los cargos de notificación los sube al expediente SIGED y devuelve el físico al ERH para que este culmine con el armado del expediente físico, y su remisión al archivo DEPSA. Si el ERAC notifica, devuelve los cargos de notificación al ERH para que éste o a quien designe los suba al expediente SIGED y culmine con el armado del expediente físico, y su remisión al archivo DEPSA. Código de usuario y contraseña del SCOP Cuando se emitan Resoluciones de Inscripción o Modificación de datos por cambio de titularidad, en el Registro de Hidrocarburos, y se notifiquen por Mesa de Partes, se entrega al Administrado el código de usuario y contraseña del SCOP. Asimismo, en cualquier otro momento y cuando el Administrado lo solicite, se entregará código de usuario y contraseña del SCOP, para lo cual se debe validar lo siguiente: Que el solicitante es el titular o cuenta con el poder para el recojo del código de usuario y contraseña SCOP. Que el Registro de hidrocarburos se encuentra vigente. El cargo de entrega del código de usuario y contraseña SCOP se remite vía correo electrónico al CCSCOP.

19 Página : 19 de 23 ANEXO.9: Reconsideración El Especialista de Hidrocarburos asigna el Recurso al evaluador, quien analiza la nueva prueba que sustenta el recurso. El evaluador debe verificar que el administrado haya presentado un hecho o circunstancia nueva que no fue evaluado durante la emisión de la Resolución impugnada, y si esos nuevos elementos de juicio determinan que sí corresponde dictar una Resolución con dictamen Favorable, declarará fundado el mencionado Recurso de Reconsideración; caso contrario lo declarará infundado. El evaluador elabora informe y proyecto de resolución que se deriva al Especialista de Hidrocarburos para su aprobación y posterior firma del Jefe Regional. La Resolución que resuelve un Recurso de reconsideración, una vez firmada por el Jefe Regional, es notificada al Administrado.

20 Página : 20 de 23 ANEXO.10: Rectificación por error material 1. DEFINICIÓN DE ERROR MATERIAL: Es frecuente que se puedan cometer errores materiales o aritméticos en un acto administrativo, que no atente contra el objeto del proceso ni cambie el sentido del pronunciamiento. En ese sentido, se efectúa la corrección de dicho error mecanográfico u omisión involuntaria, emitiéndose la correspondiente Resolución de rectificación de error material. 2. ERRORES FRECUENTES: Error en nombre del administrado, se omitió alguna letra o si hubo un error al digitar una letra, por ejemplo se colocó S en lugar de Z o S.A.C. en lugar de S.A. Error de digitación en el número de ficha de registro (se consignó un número de Osinergmin por otro) Error de digitación en el número de RUC. Se omitió o digitó mal algún producto, capacidad, compartimento, etc. 3. DESARROLLO DEL PROCESO: Detección de error material - Cuando la Oficina Regional u otra dependencia de Osinergmin detectan el error material en la Resolución o ficha de registro (producto de la solicitud de registro), comunica el hecho al Especialista de Hidrocarburos. El Especialista de Hidrocarburos remite al responsable de la atención de la solicitud el expediente SIGED donde consta el error material, con la finalidad que corrija el error material en el que incurrió. Asignar una carta línea para la rectificatoria, cuando amerite. - El Administrado comunica a la Oficina Regional que ha detectado un error material en su Resolución o ficha de registro (producto de la solicitud de registro) El Especialista de Hidrocarburos remite al Responsable de la Evaluación el expediente SIGED donde consta el error material, con la finalidad que corrija el error material en el que incurrió. Responsable de la corrección El Responsable de Evaluación sube en el SIGED la Resolución de rectificación de error material para ser numerada y firmada en dicho sistema. Asimismo, adjunta la nueva ficha (con fecha posterior a la que consta en la ficha que contiene el error) si el error a corregir también constaba en esta última. El Especialista de Hidrocarburos aprueba y el Jefe Regional firma en el SIGED. Además, si hubo error material en la ficha de registro, comunicar al Coordinador de Registro Hidrocarburos, para que se corrija el error material en la web. Plazos Asignación, Evaluación y revisión: Un (01) d.h. Aprobación: Un (01) d.h.

21 Página : 21 de 23 ANEXO.11: Apelación Ante un Recurso de Apelación, el Especialista de Hidrocarburos deriva al expediente al Especialista II Legal, quien verifica que el recurso se sustente en diferente interpretación de las pruebas producidas durante la evaluación de la solicitud de registro en la Oficina Regional competente o, el recurso se fundamente en cuestiones relacionadas a la interpretación de la norma. Luego del analizar los aspectos jurídico- legales de la solicitud materia de la apelación, elabora informe y proyecto de resolución que es remitido al Asesor Legal para su aprobación y posterior firma del Gerente de Supervisión Regional. Una vez firmada la resolución por el Gerente de Supervisión Regional, el expediente se devuelve a la Oficina Regional competente para la correspondiente notificación al Administrado.

22 Código : PO34-4-PE-01 Página : 22 de 23 ANEXO.12: Lineamientos para suspensión, cancelación y habilitación de registro (de oficio) En los casos de Suspensión o Cancelación de Oficio como consecuencia de una Medida de seguridad o PAS, aplicar el siguiente lineamiento: 1. El ERH remite al EH el expediente SIGED donde obra la Resolución de Suspensión, Cancelación o Habilitación del RH firmada o el Acta que dispone la ejecución o levantamiento de la Medida Administrativa, solicitando que proceda a actualizar el estado del Registro de Hidrocarburos; El expediente SIGED debe contener el proyecto de la Constancia, según modelo vigente, debidamente llenada, excepto los campos: Fecha y Hora de Ejecución. Constancia de Ejecución de Medida Administrativa en el Registro de Hidrocarburos, para suspensiones y cancelaciones Constancia de Habilitación de Inscripción en el Registro de Hidrocarburos, para habilitaciones De igual modo, el ERH remite un correo electrónico al EH indicando el número de SIGED derivado. El Asunto del correo electrónico debe ser redactado de la siguiente manera: SUSPENSIÓN/CANCELACIÓN/HABILITACION DE REGISTRO N XXXXX (según corresponda). 2. La EH ejecuta la acción solicitada, luego de ello suscribe la Constancia antes mencionada, en la cual debe haber consignado la Fecha de Ejecución y la Hora de Ejecución. Acto seguido, el EH devuelve el SIGED al ERH, y responde el correo electrónico adjuntando una captura de pantalla que evidencie la actualización del estado del registro de hidrocarburos. 3. El EH registra la acción en un cuadro Excel para el control respectivo y el seguimiento de las suspensiones. N de Razón Item expediente social Código Registro de Dirección Departamento Provincia Distrito osinergmin hidrocarburos Tipo de Medida (Suspension/Cancel ación/habilitación) Número de documento Fecha de Fecha de (N de Acta o N documento ejecución de Resolución) Observación

23 Página : 23 de 23 ANEXO.13: Actualización de estados del registro para administrados que requieren inscripción en el Registro de Bienes Fiscalizados de la SUNAT Las instalaciones que operen en zona de régimen especial o de régimen complementario, a efectos de mantener vigente su inscripción en el Registro de hidrocarburos debe estar inscrito en el Registro de Bienes Fiscalizados en la SUNAT. Cuando se notifique una ficha de registro para establecimientos ubicados en zona de régimen especial o de régimen complementario, el ERAC o el ERH comunica al CRH a fin de que verifique la inscripción del administrado en el Registro de Bienes Fiscalizados en la SUNAT. Asimismo, el CRH atiende y revisa las comunicaciones enviadas por la SUNAT, respecto a los administrados que tienen alta o baja en el Registro de Bienes Fiscalizados en la SUNAT. El CRH actualiza el estado del registro de hidrocarburos, del siguiente modo: Si el administrado cuenta con inscripción vigente del administrado en el Registro de Bienes Fiscalizados, el estado del Registro de hidrocarburos debe encontrarse en estado Con registro vigente, a menos que exista otra causal para que el registro de hidrocarburos se encuentre suspendido. Si el administrado no cuenta con inscripción vigente del administrado en el Registro de Bienes Fiscalizados, el estado del Registro de hidrocarburos debe encontrarse en estado Pendiente de registro IQBF.