Guía rápida para el proceso de: Facturación P2P a través de Access Para AirSupply

Transcripción

1 Guía rápida para el proceso de: Facturación PP a través de Access Para AirSupply SupplyOn, the shared supply chain collaboration platform in the manufacturing industry Octubre de SupplyOn AG

2 Proceso de facturación PP a través de Access en cinco pasos Primeros pasos: Paso Seleccionar el correo electrónico de la orden de compra y hacer clic en el enlace Solo es necesario introducir el número de IVA en el primer acceso Paso Comprobar o introducir datos maestros Paso Hacer clic en "Crear factura" y seleccionar Puntos facturables Paso 4 Crear la factura Paso 5 Archivar la factura Proceso de orden compra Descrito en la Guía rápida del proceso de pedido 06 SupplyOn AG Página

3 Paso : Seleccionar el correo electrónico de la orden de compra y hacer clic en el enlace Seleccione cualquier correo electrónico de orden de compra y haga clic en el enlace para entrar en AirSupply. El primer correo incluirá una selección de 0 idiomas posibles. Los siguientes correos electrónicos de orden de compra solo se mostrarán en el idioma preseleccionado. Inicie sesión en SupplyOn con su contraseña. 4 Si olvidó la contraseña, puede hacer clic aquí y recibirá un correo electrónico con un enlace para crear una nueva contraseña. El contenido exacto del correo electrónico puede variar, pero sea cual sea debe hacer clic en el enlace para acceder a los siguientes pasos SupplyOn AG Página

4 Paso Comprobar o introducir datos maestros (/) Seleccione "Mi empresa" para modificar los datos de su empresa. Todos los datos maestros introducidos se rellenarán automáticamente en pasos posteriores y facilitarán la creación de facturas. Pantalla "Mi empresa" y pestaña "Address" (Dirección): En esta pestaña puede introducir o verificar su número de IVA. Este número es muy importante para crear una factura. Si especifica este número en los "Datos maestros", se introducirá automáticamente en cada formulario de factura. En la pestaña "Contact Persons" (Personas de contacto) puede indicar el responsable de facturación y órdenes de compra para su cliente. 06 SupplyOn AG Página 4 4

5 Paso Comprobar o introducir datos maestros (/) Seleccione "Mi usuario" para modificar sus datos maestros personales. En la pantalla "Mi usuario" puede modificar su nombre e idioma. Tras introducir los cambios deseados, haga clic en "Guardar". Si hace clic en "Atrás", volverá a las órdenes de compra. 06 SupplyOn AG Página 5 5

6 Paso : Colaboración con la OC en estado NEW ORDER PUBLISHED (/) Importante: Antes de crear la factura, debe colaborar con las ordenes de compra en estado NEW ORDER PUBLISHED. Por favor compruebe la información de la OC (especialmente el campo de precio), ya que estos datos se rellenarán automáticamente más tarde en la factura. En esta diapositiva puede ver un resumen de las órdenes de compra para colaboraciones y el botón Acciones para aceptar o rechazar la OC (véase también: Guía rápida de las Ordenes de compra a través de Access en las paginas de ayuda en AirSupply). Seleccionar la OC en estado NEW ORDER PUBLISHED. Colaborar ( Aceptar o Rechazar ) con la OC seleccionada. 06 SupplyOn AG Página 6 6

7 Paso : Hacer clic en "Crear factura (/) Importante: Antes de crear la factura, recomendamos comprobar la información de la orden de compra (especialmente el campo de precio), ya que estos datos se rellenarán automáticamente más tarde en la factura. En esta diapositiva puede ver un resumen de las órdenes de compra para colaboraciones y el botón "Crear factura" para generar facturas. + Opción : Acceso directo al formulario de factura para el punto de la orden de compra seleccionado. Seleccione su orden de compra y haga clic en "Crear factura" si desea crear directamente una factura para la orden de compra seleccionada. Opción : Acceso directo a la "Lista de puntos facturables". Seleccione directamente "Crear factura" (sin seleccionar una orden de compra específica) si desea ver los puntos facturables de todas sus órdenes de compra. 06 SupplyOn AG Página 7 7

8 Paso : Seleccionar Puntos facturables (/) Aquí puede ver la "Lista de puntos facturables", incluidos todos los que puede crear en una factura. Seleccione el punto o los puntos facturables y haga clic en "Crear factura" haciendo clic en la casilla de verificación Nota: No es posible crear una factura para varias órdenes de compra a la vez. Solo es posible crear una factura para un número de orden compra con varios puntos de línea. El número máximo de puntos de línea permitido para una factura puede variar en función del cliente. 06 SupplyOn AG Página 8 8

9 Paso 4: Crear factura (/5) El contenido exacto del formulario de la factura puede variar en función de las diferentes condiciones del cliente. El formulario de la factura se divide en 8 secciones (parte izquierda) con diferente información. La factura se guarda en estado Borrador, sin comprobación de validación. La factura se validará* La factura se validará* y enviará. Al hacer clic de nuevo en Enviar, se confirman los términos y condiciones de einvoicing. Los campos amarillos son obligatorios. Los campos obligatorios pueden variar en función del cliente y el tipo de factura. * Validación con respecto a diferentes reglas: reglas empresariales (parámetros específicos del cliente); reglas nacionales (cumplimiento de normativas nacionales); reglas de formato (formatos genéricos) 06 SupplyOn AG Página 9 9

10 Paso 4: Crear factura (/5) La "Información del proveedor" se rellena automáticamente con los datos maestros La "Información del cliente" se rellena automáticamente y la mayor parte de los datos no pueden modificarse. Los números de referencia pueden variar en función del cliente y el tipo de factura. 06 SupplyOn AG Página 0 0

11 Paso 4: Crear factura (/5) Los puntos de línea pueden modificarse en el encabezamiento y en la vista detallada. En la vista detallada, encontrará la información del punto de línea. La sección "Información adicional" contiene datos fiscales relevantes. 06 SupplyOn AG Página

12 Paso 4: Crear factura (4/5) La sección "Información de pago" contiene las condiciones de pago y los datos bancarios del proveedor. Tras cumplimentar por primera vez la información de pago, el campo "Modelo para datos bancarios" le permite seleccionar fácilmente la información bancaria más reciente. 06 SupplyOn AG Página

13 Paso 4: Crear factura (5/5) La sección "Sumas" recoge el cálculo de todos los importes. Los importes fiscales se muestran desagregados, pero también se incluye un cálculo con las sumas totales. Compruebe los importes y haga clic al final en para validar por última vez y enviar la factura. Si desea enviar la factura más tarde, tiene la posibilidad de guardarla como borrador y validarla simplemente. Podrá encontrar la factura más tarde en la "Lista de facturas" en la pestaña "Borrador" y "Lista para enviar". 06 SupplyOn AG Página

14 Paso 5 - Archivado Las empresas deben asegurarse de que la factura original se almacenará durante varios años. La factura original puede descargarse después de completarse el proceso de envío. El estado en la "Lista de facturas" debe ser "Enviado". Si una factura se encuentra en estado "Enviado", la factura original puede descargarse. - Seleccione su factura o facturas en la parte izquierda y haga clic en "Descargar" y en "Documento original". - Guarde y almacene la factura original de acuerdo con la normativa legal. Factura original en formato PDF con firma. No siempre se necesita una firma y no siempre en una factura. 06 SupplyOn AG Página 4 4

15 Lista de facturas La vista Lista de facturas consta de tres pestañas. "Borrador", "Lista para enviar" y "Enviado". Se incluyen varias funciones de búsqueda para ayudarle a encontrar información y obtener una vista general perfecta. 4 5 Los formularios de factura guardados como borrador con se guardan en la pestaña "Borrador". 5 Los formularios de factura validados con pestaña "Lista para enviar". se guardan en la 4 5 Los formularios de factura enviados con pestaña "Enviado". se guardan en la El icono del engranaje le permite modificar las columnas que se muestran. 06 SupplyOn AG Página 5 5

16 Preguntas frecuentes / Qué puedo hacer si olvido la contraseña? Abra una antigua invitación de correo electrónico y haga clic en el enlace. Haga clic en " Ha olvidado la contraseña?". A continuación, recibirá un correo electrónico y podrá restablecer su contraseña: 06 SupplyOn AG Página 6 6

17 Preguntas frecuentes / Cómo puede conceder acceso al módulo de facturas a otro compañero interno? No es posible transferir la orden de compra a otra persona porque dicha persona también necesita su propio acceso y contraseña de AirSupply. Póngase en contacto con su cliente y pídale que añada el nuevo destinatario. Cómo puedo ponerme en contacto con mi cliente en caso de que se produzca un problema con los datos de la factura o de la orden de compra en el momento de la creación de la factura? Seleccione cualquier correo electrónico de orden de compra y haga clic en el enlace para entrar en AirSupply. La pantalla de resumen de la orden de compra incluye una columna con información del responsable de las órdenes de compra del cliente con el que ha de ponerse en contacto si surge un problema con los datos. 06 SupplyOn AG Página 7 7

18 Preguntas frecuentes / Cómo puedo solicitar que se elimine mi correo electrónico como destinatario? Póngase en contacto con su cliente y pídale que elimine su correo electrónico. Cómo cambio el idioma en AirSupply? En la parte superior de la pantalla, encontrará una lista con cuatro idiomas entre los que elegir. 06 SupplyOn AG Página 8 8

19 Any Questions SupplyOn AG Customer Support Ludwigstraße Hallbergmoos Alemania Disponibilidad (alemán e inglés) gratuito: De lunes a domingo: 00:00-4:00 CET/CEST Disponibilidad (francés, español y portugués) gratuito: De lunes a viernes: 6:00-0:00 CET/CEST Línea de atención telefónica: Correo electrónico: AirSupply-Support@SupplyOn.com 06 SupplyOn AG Página 9 9