HRS GROUP Online Invoice Portal Handbook & FAQs

Transcripción

1 HRS GROUP Online Invoice Portal Handbook & FAQs Estimado socio hotelero, HRS GROUP ha creado para usted el Portal de Facturación Online de HRS GROUP. Ahora puede gestionar, corregir e incluso pagar sus facturas de comisiones de HRS GROUP directamente en línea. Además, si es necesario, puede cambiar su dirección de facturación y ponerse directamente en contacto con su persona de contacto en el departamento de contabilidad de HRS GROUP. Lo que esto significa para usted es: no hay tiempos de espera, menos trabajo administrativo y más tiempo para la rutina esencial del hotel. El uso del portal es gratuito y no implica ninguna otra obligación o compromiso. Tenga en cuenta que las correcciones de facturas serán sólo posibles a través de este portal a partir del 1 de junio de Una vez registrado, podrá iniciar sesión en el portal de facturación en línea de HRS GROUP ( en cualquier momento con sus claves. Si tiene alguna pregunta, estamos a su disposición por teléfono en el (entre las 9 de la mañana y las 5 de la tarde) o por correo electrónico a onlineinvoiceportal@hrs.com. Saludos cordiales, Equipo de HRS GROUP

2 Preguntas más frecuentes El portal de facturas en línea de HRS GROUP en un vistazo...3 Empecemos.4 Comenzaremos (cadenas de hoteles y grupos de hoteles).4 Quisiera encontrar una reserva / factura 5 Quisiera modificar una factura..5 Quiero pagar una factura..6 Quisiera modificar la dirección de la factura del hotel.6 Deseo presentar un mandato de Débito Directo SEPA.6 He olvidado mi contraseña 6

3 El portal de facturación de HRS GROUP en un vistazo Puede utilizar el portal de facturación en línea de HRS GROUP para realizar las siguientes modificaciones: Para modificar: Llegada y fechas de salida Cantidad de noches, habitaciones o desayuno Precio de la habitación o desayuno Cancelar: Reservas Detalles de una reserva No puede hacer las siguientes modificaciones: Facturas de marketing, facturas de cargos adicionales Las facturas de la Comisión y las reseñas de reserva, emitidas hace 7 días o más Cancelación de ofertas especiales, reservas de calidad (quejas) y BV automática (cancelación de tarifas de no show confirmadas en Vista de Reservas) sólo son posibles eligiendo una razón. Tenga en cuenta que el uso de la función de corrección sólo es posible durante 7 días después de que se haya emitido la factura. Después de este plazo no se pueden hacer más modificaciones.

4 Empecemos Le hemos enviado un correo electrónico a la misma dirección a la que siempre hemos entregado las facturas mensuales. Compruebe su bandeja de entrada y también su carpeta de spam o correo no deseado. Siga estas instrucciones: 1. En el correo electrónico que le enviamos, encontrará un enlace: al hacer clic en él, se le redirigirá a nuestra web, donde deberá registrarse. 2. Después de haber completado sus datos, recibirá otro correo electrónico. Haga clic en el enlace para confirmar su dirección de correo electrónico. 3. Será redirigido a nuestra web y allí recibirá la confirmación de que su activación ha sido correcta. Inmediatamente podrá iniciar sesión en el portal de facturación en línea de HRS GROUP ( en cualquier momento con sus datos. Comencemos (cadenas de hoteles y grupos de hoteles) Le hemos enviado un correo electrónico a la misma dirección a la que siempre hemos entregado las facturas mensuales. Compruebe su bandeja de entrada y también su carpeta de spam o correo no deseado. Siga estas instrucciones: 1. En el correo electrónico que le enviamos, encontrará un enlace: al hacer clic en él, se le redirigirá a nuestra web, donde deberá registrarse. 2. Después de haber completado sus datos, recibirá otro correo electrónico. Haga clic en el enlace para confirmar su dirección de correo electrónico. 3. Será redirigido a nuestra web y allí recibirá la confirmación de que su activación ha sido correcta. 4. Después de haber completado el proceso para el primer hotel, haga clic en el enlace en el correo electrónico correspondiente para el segundo hotel. 5. En el sitio web, sólo tiene que ir a la sección "Inicio de sesión" y utilizar los datos de inicio de sesión para el primer hotel. Esto asigna el segundo hotel - y todos los otros hoteles - a la cuenta central automáticamente. Por favor no vuelva a registrarse para el segundo hotel. Si desea tener cuentas separadas, puede registrarse de nuevo para los hoteles individualmente - sin conectarse. Inmediatamente podrá iniciar sesión en el portal de facturación en línea de HRS GROUP ( en cualquier momento con sus datos.

5 Quisiera encontrar una reserva / factura Utilice la función de búsqueda de su navegador: en la vista general de la factura puede buscar el número de reserva, los nombres de los clientes o el nombre de la empresa así como las fechas de llegada y salida utilizando la combinación de teclas Ctrl + F o Ctrl + B. Dependiendo del navegador, la función de búsqueda se puede encontrar en la parte superior derecha o inferior izquierda. Además, puede activar todas las facturas del último y del año calendario actual en cualquier momento en la opción HRS GROUP Online Facture Portal ( Historial. Puede buscar una factura utilizando la combinación de teclas Ctrl + F o Ctrl + B y el número de factura. Si usted ha corregido una factura, sólamente estará disponible la factura corregida, no la original. También en la sección de Historial podrá utilizar las funciones; Pago, Detalles, Correcciones. Quisiera modificar una factura Vaya al portal de facturas online de HRS GROUP ( e inicie sesión. 1. Busque la factura correspondiente. Puede buscar una factura específica en la sección "Me gustaría encontrar una reserva / factura". Alternativamente, puede buscar la factura correspondiente manualmente. 2. Haga clic en "factura correcta" en el menú desplegable de la factura respectiva. 3. Busque el registro de reserva correspondiente siguiendo los pasos descritos en el punto Haga la corrección adecuada o cancele la reserva y haga clic en "guardar". El estado del registro de reserva ahora muestra "modificado". 5. Puede hacer varias correcciones a una factura al mismo tiempo. Cuando haya completado sus correcciones, haga clic en "enviar correcciones" y, a continuación, cierre el proceso. 6. El estado cambiará en el resumen a "correcciones presentadas". Las correcciones que usted envió ahora serán corregidas y su nueva factura estará disponible para revisión en breve. También recibirá una notificación por correo electrónico. Finalmente, usted podrá pagar la factura, como es habitual, manual o directamente a través del portal de facturación en línea de HRS GROUP.

6 Quiero pagar una factura Vaya al portal de facturas en línea de HRS GROUP ( e inicie sesión. 1. Busque la factura correspondiente. Puede buscar una factura específica en la sección "Me gustaría encontrar una reserva / factura". Alternativamente, puede buscar la factura correspondiente manualmente. 2. Haga clic en "Pagar" en el menú desplegable de la factura respectiva. Si desea pagar varias facturas a la vez, seleccione las facturas pertinentes mediante las casillas de verificación y haga clic en el botón "pagar" en la parte superior. 3. Verá nuevamente las facturas relevantes de un vistazo, así como el importe total correspondiente. Haga clic en "continuar". 4. Ahora puede seleccionar el método de pago deseado. Siempre que haya presentado un mandato de domiciliación bancaria SEPA, éste aparecerá automáticamente en la selección. Haga clic en "aceptar condiciones de pago", después de haberlas leído y haga clic en "continuar". 5. Rellene los campos correspondientes o compruebe los detalles predefinidos y haga clic en "pagar ahora". Recibirá una descripción general de los detalles del pago, los resultados se resumen nuevamente bajo Estado. Ahora puede cerrar la ventana de diálogo y continuar trabajando en el portal o puede cerrar la sesión. Quisiera modificar la dirección de factura del hotel 1. Vaya al portal de facturas en línea de HRS GROUP ( Hoteles. En la columna de la derecha puede cambiar al modo de edición haciendo clic en "editar". 2. Después de realizar los cambios, haga clic en "guardar". 3. Por último, usted recibirá la confirmación de las modificaciones por correo electrónico. Estas correcciones se utilizarán para todas las facturas futuras. Me gustaría presentar un mandato de Débito Directo de SEPA 1. Vaya al portal de facturas en línea de HRS GROUP ( Hoteles 2. En la sección inferior de "Enviar Mandato de Débito Directo SEPA" puede descargar el formulario correspondiente haciendo clic en "descargar". 3. Por favor, rellene el formulario y envíelo al número de fax proporcionado. Olvidé mi contraseña Vaya al portal de facturas en línea de HRS GROUP ( y haga clic en "Contraseña olvidada" en la parte superior. A continuación, siga las instrucciones.