Instructivos Convertir archivos de Excel a TXT Transferencia de Datos. 15/09/2017 Dirección de Desarrollo Gerencia TIC s - Medimás EPS

Transcripción

1 Instructivos Convertir archivos de Excel a TXT Transferencia de Datos 15/09/2017 Dirección de Desarrollo Gerencia TIC s - Medimás EPS

2 Descripción Descripción del objetivo del documento Paso a paso Paso 1 Recuerde que el archivo de Excel que desea convertir solo debe tener una hoja activa con todos los datos. Forma Correcta Forma incorrecta Paso 2 En Excel, seleccione la opción de Guardar como, y en las opciones del Tipo de archivo seleccione Texto( delimitado por tabulaciones)

3 Paso 3 Al intentar guardar, de forma automáticamente se despliega un mensaje que dice: Nombre del archivo.txt puede tener características no compatibles con Teto (delimitado por tabulaciones) Desea mantener el formato del libro? Debe seleccionar la opción Sí. Paso 4 En este momento debe cerrar el archivo de Excel y se abre el archivo de texto que acaba de crear haciendo doble clic, sobre el mismo, generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo Paso 5 Después diríjase a la opción del menú Edición realice clic sobre la opción remplazar

4 Paso 6 En la ventana que aparece, escriba " " en el espacio "Buscar" y en el espacio "remplazar por" escriba el símbolo pipeline " " exigido por el ministerio. Paso 7 Presione el botón "Remplazar todo", de esta manera se remplazarán las tabulaciones por el símbolo pipeline. Paso 8 El Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no permite datos diferentes (nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) a los registrados para cada una de las variables o la guía del archivo. Esos datos deben ser eliminados, esto se puede hacer en este momento. Primero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio del archivo)

5 Paso seguido puede usar la tecla borrar. La resolución 4505 exige que los archivos tengan un registro de control al inicio de los mismos, si el archivo no contiene este registro el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no lo aceptara. Esta contiene 5 variables separadas por el simbolo pipeline, las variables son: Tipo de registro: siempre debe ser el número uno (1) valor que significa que el registro es de control Código de la EPS o de la Dirección Territorial de Salud: Corresponde al Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud en el caso de las EPS y para las Direcciones Territoriales de Salud, el código del Departamento DIVIPOLA Fecha inicial del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. Fecha final del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe coincidir con la fecha de corte del nombre del archivo. Número total de registros de detalle contenidos en el archivo: Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 (cantidad de pacientes reportados), contenidos en el archivo.

6 Ejemplo: 1 EPSS Una vez ingresado el registro de control vaya a "Archivo, Guardar como" En la opción "Codificación" seleccione el ítem ANSI exigido por el Ministerio Presione el botón "Guardar" Se desplegara el mensaje de advertencia Nombre del archivo.txt ya existe, Desea remplazarlo? presione el botón Si

7 El nombre final del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura: No Componente del nombre del archivo Valores permitidos formato Numérico 2 Fecha de corte (AAAAMMDD) Numérico o Descripción Número de la resolución, no debe ser modificado Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Es el código de la EPS a la que se reporta información. Longitud Caracteres Código de EPS Alfanumérico 4 5 Código único de habilitación Consecutivo de archivo Numérico Numérico Ejemplo: Medimás Pos-C: Medimás Pos-S: Número único de habilitación, este es asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social a cada IPS Ejemplo: Corresponde al número de archivo reportado por periodo. Es un número que aumenta en forma ascendente iniciando en 01, si requiere reportar más archivos se asigna 02,03, 04 etc Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

8 1. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha. 2. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt 3. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. 4. El separador de campos debe ser pipe ( ), y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe ( ). 5. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ( ) ni ningún otro carácter especial. 6. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto (.) como separador de decimales. 7. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. 8. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. 9. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. 10. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal O la cual es un carácter diferente a cero. 11. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro 12. Los archivos deben estar firmados digitalmente.