DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL S.I.R.I. V 1.2 MANUAL DE USUARIO:

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1 DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL S.I.R.I. (Sistema de Registro de Incentivos) V 1.2 MANUAL DE USUARIO: INSTITUCIONES EXCLUIDAS DEL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL Enero

2 Contenido Introducción... 3 Proceso de ingreso al SIRI... 4 Recepción del correo del SIRI... 4 Inicio de sesión en el SIRI... 5 Cambio de clave... 5 Olvide mi clave... 7 Para efectos de recuperacion de la contraseña de usuario debe seleccionar la opcionde olvide mi contraseña en la pantalla de inicio... 7 Proceso de registro de información mediante carga (plantillas en Excel) Carga de plantillas con la información completada Registrar información General Cierre de Registro de información Cierre de Registro de información de Dedicación Exclusiva Cierre de Registro de información de Prohibición Reportes Consultas

3 Introducción El presente sistema de registro y captación de información sobre incentivos salariales, obedece a una iniciativa de la Dirección General de Servicio Civil para facilitar a las instituciones del Estado, el cumplimiento del Artículo 19 de la Directriz Nº 023-H publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 75 del 20 de abril del El cual indica lo siguiente: Todo jerarca institucional deberá elaborar anualmente un informe, dirigido a la Dirección General de Servicio Civil, en donde detalle la cantidad de funcionarios que reciben la compensación económica por concepto de Prohibición o Dedicación Exclusiva, precisando, según corresponda el fundamento legal, la vigencia contractual, los porcentajes percibidos. Por tal razón, nos enfocamos en confeccionar una herramienta ágil y sencilla para facilitar el envío de la información a esta Dirección General. 3

4 Proceso de ingreso al SIRI Para ingresar al sistema, se debe dar clic en la dirección web que se suministra con el correo de las credenciales, deben utilizar los datos de usuario que se le remitieron en dicho correo electrónico. El usuario y la clave se encuentran en el archivo adjunto. Recepción del correo del SIRI En el archivo adjunto del correo podrá encontrar la información que debe digitar para el ingreso al sistema como se muestra a continuación: 4

5 Inicio de sesión en el SIRI Para ingresar al SIRI, en la pantalla de inicio de sesión se debe seleccionar la institución a la que se pertenece, por ejemplo, si se es funcionario de la Municipalidad XYZ, debe buscarse esa municipalidad en la lista desplegable de institución, luego se debe ingresar el usuario y contraseña proporcionados en el correo de registro y presionar el botón de Ingresar Cambio de clave El sistema SIRI permite el cambio de la contraseña de ingreso al mismo, el cual se lleva a cabo mediante la opción Cambiar clave del menú Administrar como se nuestra en la siguiente imagen: 5

6 Al dar clic en la opción de Cambiar Clave se mostrará una ventana con el proceso de cambio de clave, en el cual se le debe ingresar al sistema los siguientes datos: Clave Actual Nueva Clave Por seguridad y para evitar errores de digitación a la hora de cambiar la clave, el sistema le solicita repetir la clave nueva con el fin de compararla y asegurar que no se cometieron errores, para hacer efectivo el cambio de contraseña se debe dar clic al botón Cambiar. La ventana de cambio de clave se muestra a continuación: 6

7 Olvide mi clave Para efectos de recuperación de la contraseña de usuario debe seleccionar la opción de Olvide mi contraseña en la pantalla de inicio. Luego debe ingresar su usuario de SIRI, por ejemplo y dar clic en la opción de recuperar y una nueva clave le será enviada al correo electrónico que se registro en el sistema cuando se creó su usuario. 7

8 El correo con la clave nueva de acceso tiene el siguiente formato: Proceso de registro de información mediante carga (plantillas en Excel). El proceso de registro de información mediante carga se habilitó para las instituciones excluidas del Régimen de Servicio Civil. Para acceder a esta opción, debe ser un usuario de este tipo de institución y dar clic a la opción Plantillas y Cargas del menú Sistema como se muestra a continuación: Al ingresar a esta opción de menú del sistema, se le presentará una pantalla que permite descargar las plantillas respectivas, una corresponde a la 8

9 compensación económica por Prohibición y la otra a Dedicación Exclusiva. Debe proceder a descargarlas en su computador. La pantalla de plantillas y cargas se muestra a continuación: Una vez se hayan descargado las plantillas, se deben completar con la información ahí solicitada. Los datos a completar son: Nombre CELDA Primer Apellido Segundo Apellido Identificación Género Número de puesto Título de la Clase o del Puesto Departamento, Área, Sección Salario Base DESCRIPCIÓN Nombre del funcionario. Primer apellido del funcionario. Segundo apellido del funcionario. Cédula o pasaporte u otra identificación usada en el sistema de pagos (números solamente). No se deben colocar símbolos como "/-" o espacios. Ej: M para Masculino o F para Femenino. Número de puesto del funcionario, por ejemplo De no contar con número de puesto se debe digitar un cero "0". No se debe dejar la celda en blanco. Nombre de la clase o puesto que ocupa el funcionario, por ejemplo Profesional de Servicio Civil 2. Departamento, sección o área en la que labora el funcionario, por ejemplo: Auditoría. Salario Base Mensual del funcionario. Solo se deben indicar números, sin signos, ni separadores de miles. Por ejemplo

10 CELDA Fundamento Legal Rige DESCRIPCIÓN De ser necesario colocar decimales debe usarse el signo de punto "." Fundamento legal del pago ya sea Ley, resolución, acuerdo u otro, por ejemplo Ley 5867 y 7083 Inicio del pago del incentivo, fecha en formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 30/01/2011. De no contar con dicha información se debe indicar 01/01/1900. Finalización del pago, fecha en formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 30/11/2017. Para el caso de Prohibición, se debe indicar 01/01/1900. Vence Jornada Laboral Porcentaje Percibido Condición Académica En el caso de la Dedicación Exclusiva, si el contrato no indica fecha de finalización debe indicarse "indefinida" Por otro lado, si no se cuenta con el dato del vencimiento del contrato se debe indicar, 01/01/1900. Ejemplo: Medio tiempo o Tiempo completo Valor numérico del porcentaje, por ejemplo si el funcionario percibe un 55% solo debe digitar 55 sin el signo de %. Condición Académica del funcionario. Ejemplo: Bachiller, Licenciado, Egresado, Maestría, Tercer año universitario o preparación equivalente, Doctorado, Técnico o Preparación Equivalente, Cuarto Año Universitario Indicaciones adicionales para completar la información en el archivo Excel: No se deben dejar celdas en blanco. No se debe cambiar el nombre de las hojas ni del orden de las columnas. No se deben agregar ni eliminar columnas de las plantillas. Se deben respetar los formatos de las columnas, por ejemplo en fechas y números. 10

11 Ejemplo de hoja de datos: 11

12 Carga de plantillas con la información completada Para realizar la carga de la plantilla, se debe ingresar a la misma opción de menú de Plantillas y Cargas que se muestra a continuación: Seguidamente se debe escoger el incentivo que se desea cargar, ya sea Prohibición o Dedicación y presionar el botón Cargar Plantillas llenas como se muestra a continuación: 12

13 Al presionar el botón se despliega la siguiente ventana para efectuar la carga: Se debe presionar el botón Add para agregar la plantilla que deseamos cargar. Seguidamente se desplegará una ventana donde podemos buscar la plantilla de Excel que ya tenemos con la información completada. Debemos verificar que el archivo seleccionado corresponda con lo selección del incentivo que estamos cargando. Por ejemplo, si seleccionamos Prohibición debemos seleccionar la plantilla que contiene la información de Prohibición. Damos clic en el botón de Abrir como se muestra en la siguiente imagen: 13

14 Luego de seleccionar la plantilla que corresponda, la ventana de carga deberá mostrarlo en la lista de archivos a cargar Select files to upload como se muestra a continuación: Se debe verificar el nombre de archivo para asegurarnos que es correcto, de no ser así, lo seleccionamos y damos clic en Remove. Si el archivo es correcto damos clic en Ok y procedemos a verificar la carga en la ventana principal de cargas, la cual debe mostrar lo siguiente: Registrar información General Para iniciar el proceso de registro de información general de la institución que usted representa, se debe seleccionar la opción Información General del menú Sistema como se muestra a continuación: 14

15 Luego de seleccionar la opción, se mostrará la ventana de registro de Información General, en la cual se deben registrar datos de la institución del periodo, los cuales son: La cantidad total de plazas de la institución (incluyendo vacantes y ocupadas). La cantidad total de funcionarios de la institución (incluye todos los funcionarios de la institución). Cantidad de funcionarios técnicos de la institución. Cantidad de funcionarios que ocupen plazas profesionales de la institución. Monto total por pago de Dedicación Exclusiva. Monto total por pago de Prohibición. Una vez actualizada esta información se debe dar clic en el botón Registrar Cambios Cierre de Registro de información Cierre de Registro de información de Dedicación Exclusiva Para iniciar el proceso de cierre de registro de información de Dedicación Exclusiva se debe seleccionar la opción Cerrar Registro Dedicación del menú Sistema como se muestra a continuación: 15

16 Este proceso será llevado a cabo por un funcionario autorizadp para el mismo, ya que una vez realizado no se podrán efectuar cambios en la información. Para iniciar, debe hacerse clic en el botón Nuevo Cierre, el cual contabilizará los registros ingresados del periodo actual, los cuales fueron previamente ingresados en las plantillas respectivas. Luego de verificar si el dato corresponde a la cantidad de funcionarios que tienen el incentivo en su institución, se puede proceder a realizar el cierre dando clic al botón Guardar Cierre. De estar incorrecto el dato, deberá comunicarlo a la brevedad posible, a la Dirección General de Servicio Civil para lo que corresponda. 16

17 Cierre de Registro de información de Prohibición Para iniciar el proceso de cierre de registro de información de Prohibición se debe seleccionar la opción Cerrar Registro Prohibición del menú Sistema como se muestra a continuación: Este proceso será llevado a cabo por un funcionario autorizado para el mismo, ya que una vez realizado, no se podrán efectuar cambios en la información. Para iniciar debe hacerse clic en el botón Nuevo Cierre 17

18 el cual contabilizará los registros ingresados del periodo actual, luego de verificar si el dato corresponde a la cantidad de funcionarios que tienen el incentivo en su institución, se puede proceder a realizar el cierre dando clic al botón Guardar Cierre.. De estar incorrecto el dato, deberá comunicarlo a la brevedad posible, a la Dirección General de Servicio Civil para lo que corresponda. Reportes Para facilitar la revisión de los datos registrados en el sistema, se ha habilitado la opción de enviar un archivo de Excel vía correo electrónico, con los datos correspondientes al periodo seleccionado, para lo cual debe ingresar en la pestaña de "Reportes" y dar clic en la opción de Ver datos Registrados como se muestra a continuación Seguidamente se debe seleccionar el periodo a consultar de la lista de periodos disponibles, luego debe elegir los datos a enviar y proporcionar un correo electrónico al que se enviarán los datos, los mismos serán enviados en formato de archivo separado por comas, el cual se puede abrir utilizando Excel. 18

19 si. Para abrir el archivo debe aceptar el formato del archivo dando clic en Consultas Como parte de las mejoras realizadas al sistema se han creado varias consultas para su uso en el proceso de registro de información y para posteriores revisiones, para acceder a estas consultas debe dar clic en la pestaña de menú consultas y seleccionar la consulta a realizar. 19

20 Seguidamente debe seleccionar el periodo a consultar de la lista de periodos disponibles y dar clic en ver datos del Periodo. En la ventana de consulta se habilitaron filtros específicos, con el objetivo de facilitar la ubicación de información de un funcionario específico, los cuales se utilizan seleccionando el dato a filtrar ya sea nombre, primer apellido o segundo apellido y brindando el valor a usa en el filtro y dando clic en filtrar. En el caso de la consulta de los datos generales, por tratarse de poca información, los datos se muestran directamente al dar clic en la consulta Datos Generales 20