RESUMEN EJECUTIVO AUDITORIA ESPECIAL SOBRE CONVENIOS DE ADMISION LIBRE DE ESTUDIANTES A LA UNIVERSIDAD, GESTION 2010.

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO REFERENCIA: AUDITORIA ESPECIAL SOBRE CONVENIOS DE ADMISION LIBRE DE ESTUDIANTES A LA UNIVERSIDAD, GESTION INFORME : UAI INF. Nº 19/ ANTECEDENTES 1.1 Orden de trabajo En cumplimiento al Programa Operativo Anual gestión 2011 de este Departamento de Auditoría Interna e instrucción impartida mediante Orden de Trabajo Nº 19/2011, se ha realizado la Auditoría especial sobre los Convenios de Admisión Libre de Estudiantes a la Universidad, correspondiente a la gestión Objetivos Los objetivos de la auditoría fueron: Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y resoluciones aplicadas a los Convenios de Admisión Libre a la Universidad, correspondiente a la gestión Determinar si los postulantes admitidos cumplieron con todos los requisitos exigidos para la modalidad de Convenios de Admisión Libre a la Universidad, gestión Objeto El objeto del examen corresponde a la información y documentación relativa a los convenios de admisión libre de estudiantes a la Universidad, así como ser: Resoluciones Vicerrectorales de autorización para el ingreso directo a la Universidad. Convenios suscritos por la Universidad para la admisión libre de estudiantes. 1

2 1.4 Alcance UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO Files de estudiantes admitidos bajo esta modalidad. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental aplicables a la auditoría especial (NAG del 251 al 256), y el tipo de evidencia obtenida es documental de fuentes internas y externas, emergentes de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de trabajo, relativos a los Convenio de Admisión Libre de Estudiantes a la Universidad ; la revisión abarcó al 100% de los convenios de admisión libre suscritos por la Universidad en la gestión RESULTADOS DEL EXAMEN 2.1 Solicitudes para la suscripción de convenios presentadas fuera de plazo. Universidad para la admisión de estudiantes en la gestión 2010, evidenciamos que algunas solicitudes de (Municipios y otras organizaciones) para la suscripción de convenios de admisión libre a la Universidad, fueron presentadas fuera de plazo establecido en el calendario académico aprobado con Resolución Rectoral Nº 1088/2009 en fecha 07 de diciembre de 2009; calendario que establecía como plazo de presentación (16 de noviembre de 2009 al 12 de febrero de 2010). R01. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector para que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado, se aseguren de que la recepción de las solicitudes para la suscripción de convenios de admisión libre a la Universidad, sea realizada dentro del plazo establecido en el calendario académico correspondiente a cada gestión. 2.2 Convenios suscritos que no cuentan con documentación suficiente De la revisión efectuada a la documentación correspondiente a los Convenios Interinstitucionales suscritos por la Universidad para la admisión de estudiantes, durante la gestión 2010, evidenciamos lo siguiente: a) Existen convenios suscritos con Municipios u otras Organizaciones, que no cuentan con toda la documentación exigida por el Reglamento (vigente para la gestión); entre la documentación inexistente podemos mencionar la Resolución del Honorable 2

3 Consejo Municipal, para el caso de convenio con Municipios y la Certificación de la Institución, Comunidad u Organización que avale o acredite el origen del o los postulantes, para el caso de otras organizaciones b) No existe evidencia del informe emitido por Secretaría General de Vicerrectorado para la elaboración de varios convenios interinstitucionales suscritos con Municipios, Organizaciones e Instituciones; informe que acredita el cumplimiento de requisitos establecidos en el Reglamento (vigente). c) Algunas solicitudes presentadas por Municipios, organización o instituciones no adjuntaron la documentación exigida para cada postulante. R02. Que previo a la firma de los Convenios de Admisión libre, exijan a los postulantes la presentación de toda la documentación necesaria establecida en el Reglamento (vigente para la gestión), entre la documentación requerida se encuentra la Resolución del Honorable Consejo Municipal para el caso de municipios y la Certificación de la Institución, Comunidad u Organización que avale o acredite el origen del o los postulantes, para el caso de otras organizaciones; además de la Libreta de 4to de Secundaria o Diploma de Bachiller en Humanidades (Fotocopia), Certificado de nacimiento (fotocopia) y Cedula de identidad(fotocopia). R03. Que previo a la elaboración y firma de convenio, Secretaría General de Vicerrectorado elabore el informe respectivo para cada solicitud, como evidencia del cumplimiento de los requisitos exigidos en el Reglamento de Convenios Académicos de Ingreso directo a la Universidad (vigente para la gestión académica) R04. Que previo a la inscripción, Servicios Académicos verifique que el postulante haya presentado toda la documentación requerida y exigida en el Reglamento de Convenios Académicos de Ingreso directo a la Universidad (vigente). 2.3 Convenios suscritos con Municipios, Organizaciones e Instituciones, en más de una oportunidad, durante la gestión 2010 Universidad para la admisión de estudiantes durante la gestión 2010, observamos la suscripción de más de un Convenio Interinstitucional con un mismo Municipio, Organización e Institución, dentro de la misma gestión. R04. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado, se aseguren de firmar convenios con 3

4 Municipios, Organizaciones e Instituciones por una sola vez en la gestión, como establece el El Reglamento de Convenios Académicos de Ingreso directo a la Universidad (vigente para la gestión). 2.4 Alumnos admitidos sin estar contemplados en la nómina de beneficiarios, adjunta a la solicitud presentada por Municipios, Organizaciones e Instituciones. De la revisión efectuada a la documentación correspondiente a los Convenios Interinstitucionales suscritos por la Universidad para la admisión de estudiantes durante la gestión 2010, evidenciamos que varios convenios fueron suscritos con Municipios, Organizaciones e Instituciones, favoreciendo a estudiantes que no figuraban en la nómina de beneficiarios, adjunta a la solicitud presentada por estas instituciones. R05. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado, ser aseguren de firmar los convenios favoreciendo a los estudiantes que figuran en la nómina de beneficiados presentada por el Municipio, Organización e Institución, interesado en la firma. 2.5 Alumnos que siendo universitarios, fueron admitidos por convenio a la Universidad en la gestión 2010 Universidad y Files de los estudiantes admitidos bajo esta modalidad en la gestión 2010, evidenciamos el ingreso de alumnos, que siendo universitarios (estudiante de una carrera) solicitaron el ingreso bajo esta modalidad y fueron admitidos a otra carrera. R06. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado y el Departamento de Servicios Académicos, se aseguren de que previo a la elaboración del convenio, se cercioren que los estudiantes interesados en ingresar bajo esta modalidad, no se encuentren ya estudiando en la Universidad. 2.6 Alumnos admitidos sin ser oriundos de la comunidad que los avala Universidad para la admisión de estudiantes durante la gestión 2010 y los Files personales de los alumnos que ingresaron bajo esta modalidad, evidenciamos que 4

5 varios de los estudiantes admitidos, no son oriundos y/o pertenecen a la organización que los avaló para la firma del convenio. R07. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado, se aseguren de que previo a la suscripción de convenio para el ingreso libre de alumnos, se cercioren sobre el origen de los postulantes en relación al municipio, organización e institución que brinda el aval para la suscripción del convenio. 2.7 Alumnos que ingresaron por convenio a la misma carrera que postularon en el examen de admisión Universidad para la admisión de estudiantes durante la gestión 2010 y Files de los alumnos que ingresaron bajo esta modalidad, se observó que varios estudiantes que habiendo postulado a una determinada carrera en el examen de admisión, presentaron su solicitud y fueron aceptados bajo la modalidad de convenio a la misma carrera que reprobaron en la prueba de admisión. R08. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado; se aseguren de que los alumnos postulantes a esta modalidad de ingreso, no hayan postulado a la misma carrera en el examen de admisión, como establece el Reglamento de Convenios Académicos de Ingreso directo a la Universidad. 2.8 Estudiantes observados en el informe de Secretaría General de Vicerrectorado, que fueron admitidos De la revisión efectuada a la documentación correspondiente a los Convenios Interinstitucionales suscritos por la Universidad para la admisión de estudiantes durante la gestión 2010, se observó el ingreso de estudiantes que siendo observados en el informe de Secretaria General de Vicerrectorado por no cumplir con los requisitos exigidos para esta modalidad, fueron admitidos. R09. Recomendamos al Señor Rector, instruir al Vicerrector que en coordinación con Secretaría General de Vicerrectorado, se aseguren de que antes de proceder a la suscripción del convenio se haya considerado el informe emitido por Secretaría General de Vicerrectorado dando estricto cumplimiento a lo establecido en el 5

6 Reglamento de Convenios Académicos de Ingreso directo a la Universidad; por cuanto, de evidenciarse errores insubsanables se deberá hacer conocer a los solicitantes los motivos por los cuales no es procedente su solicitud. Sucre, 29 de diciembre de