No. 25 Octubre 20 de Por medio de la cual se modifica el artículo y el Anexo 34 de la Circular

Transcripción

1 Tema: Por medio de la cual se modifica el artículo y el Anexo 34 de la Circular Única de Bolsa Señores: Representantes es, miembros de junta directiva, operadores, contralores normativos, revisores fiscales y defensores del consumidor financiero de las sociedades comisionistas miembros de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A., funcionarios de la Bolsa y público en general. Referencia: Por medio de la cual se modifica el artículo y el Anexo 34 de la Circular Única de Bolsa Apreciados señores: Conforme con lo dispuesto en los artículos y del Reglamento de Funcionamiento y Operación (en adelante el Reglamento) de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. (en adelante la Bolsa) corresponde al Presidente de la Bolsa la expedición de Circulares por medio de las cuales se dicten normas de carácter general que desarrollen los reglamentos expedidos por la Junta Directiva, así como la adopción de todas las medidas de carácter general que la Junta Directiva ordene tomar a la administración. Con fundamento en la citada facultad, se ha considerado pertinente modificar el artículo y el Anexo 34 de la Circular Única de Bolsa, conforme se indica a continuación: El numeral 36.4 del artículo de la Circular Única de Bolsa establece que las sociedades comisionistas miembros deberán enviar a la Bolsa, dentro de los 15 primeros días de cada mes, una comunicación Representante Legal, adjuntando la Certificación del Revisor Fiscal sobre el Estado de Cumplimiento del capital mínimo que deben acreditar las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa en los términos del artículo de la presente Circular. El plazo de 15 días mencionado anteriormente, se estableció en consideración a que durante la vigencia del antiguo PUC, y a partir de lo dispuesto en el inciso primero del artículo cuarto de la Circular Externa No. 21 de 2014 de la Financiera de Colombia, modificada por el artículo quinto de la Circular Externa No. 33 de 2014 de la misma autoridad, la información financiera de las entidades vigiladas se debía transmitir al ente de supervisión, dentro de los diez primeros días corrientes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo. Ahora bien, mediante Circular Externa No. 025 del 2015, la Financiera de Colombia modificó las instrucciones impartidas en relación con los plazos para la transmisión de la información financiera del catálogo único de información financiera con fines de supervisión. En efecto, el artículo segundo de la mencionada Circular No. 025 dispuso que la información financiera de las entidades vigiladas deberá ser remitida por éstas dentro de los 20 días comunes siguientes al mes objeto de

2 reporte y, para la información de fin de ejercicio, otorgó un plazo adicional de 10 días comunes a los primeros 20 antes mencionados. En consideración a lo antes expuesto, se evidencia la necesidad de modificar el plazo otorgado a los s es de las sociedades comisionistas, para remitir a la Bolsa la certificación emitida por el revisor fiscal sobre el estado de cumplimiento de capital mínimo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 36.4 del artículo de la Circular Única de la Bolsa. Por otro lado, debe recordarse que mediante Circular No. 13 del 23 de junio de 2015 la Bolsa modificó el contenido de los artículos , y de la Circular Única de Bolsa y adicionó el Anexo No. 34 al mismo ordenamiento, a través del cual se estableció el formato de certificación que deben emitir los revisores fiscales de las sociedades comisionistas miembros sobre el estado de cumplimiento de capital mínimo. Tal anexo fue modificado a través de la Circular No. 14 del 15 de julio de El mencionado formato incorpora unas Notas a través de las cuales el revisor fiscal de la respectiva sociedad comisionista miembro está dando cuenta de los siguientes aspectos: (i) que emitió la certificación dentro del término señalado en la Circular Única de la Bolsa; (ii) que los valores tomados para realizar el cálculo forman parte de la información reportada a la Financiera de Colombia; (iii) que reconoce que las diferencias netas positivas que se generan en aplicación por primera vez de NIIF (código ) no computan para capital mínimo. En virtud del proceso de verificación que realiza la Auditoría Interna de la Bolsa, se ha evidenciado que en algunas certificaciones recibidas a partir de la entrada en vigencia de la mencionada Circular No. 13, se han eliminado las denominadas Notas, las cuales, como ya se indicó, constituyen declaraciones que el respectivo revisor fiscal debe realizar sobre los aspectos allí mencionados. En vista de lo anterior, y con el fin de que las Notas no sean eliminadas al momento de remitir diligenciada la correspondiente certificación de capital mínimo, se ha considerado necesario modificar el Anexo No. 34 de la Circular Única de la Bolsa, cambiando la denominación Notas, por la de Declaraciones Adicionales, la cual refleja de manera inequívoca el objeto de las mismas. La presente Circular entra en vigencia a partir del día hábil siguiente a su fecha de publicación. Cordialmente,

3 Artículo Información. En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 36 del artículo del Reglamento de la Bolsa, a continuación se determina la periodicidad y los Departamentos de la Bolsa a los cuales las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa, deben enviar la información requerida: Numeral Documentos Periodicidad Fecha máxima de entrega Dirección Forma de entrega 36.1 Los mandatos de sus comitentes dentro del plazo fijado por la administración de la Bolsa Según solicitud efectuada Se establecerá en la solicitud Área que lo solicite 36.2 Los estados de resultado de la sociedad comisionista Semestral Julio 30 Enero 30 Área de Seguimiento Archivo plano, compatible con Excel al correo seguimiento@bolsa mercantil.com.co 36.3 Los Estados Financieros, dentro de los que se deben incluir las cuentas de orden fiduciario, detalladas a nivel ocho, es decir por tercero. Mensual Los Estados Financieros dentro de los 15 primeros días de cada mes y cada vez que se retransmitan a la Financiera de Colombia. Área de Seguimiento Archivo plano, compatible con Excel al correo om.co 36.4 Certificación del Revisor Fiscal sobre el Estado de Cumplimiento del capital mínimo que deben acreditar las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa en los términos del artículo de la presente Circular. Mensual La certificación correspondiente a los meses de enero a noviembre, dentro de los 2515 primeros días calendario del cada mes siguiente. La certificación correspondiente al mes de diciembre, a más tardar el 5 de febrero del año siguiente. Auditoría Interna por el Representante adjuntando la certificación del revisor fiscal

4 36.5 La autorización de la Financiera para la realización de nuevas actividades, así como la persona o personas encargadas de las actividades, si fuere del caso. Máximo 10 días hábiles después de recibida la autorización por parte de la Financiera con la copia física de la autorización impartida por la Financiera de Colombia 36.6 Los datos de la posesión de la persona designada por la Sociedad Comisionista para desempeñarse como Oficial de Cumplimiento, cuando esta se reemplace. después de la posesión del Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimient o de la Bolsa 36.7 La relación de cuentas corrientes o de ahorros de la sociedad comisionista y la finalidad de cada una de ellas. Anual y cada vez que se abra o se cierre una cuenta. Dentro de los 20 siguientes al cierre de diciembre y dentro de los 20 días hábiles siguientes a la apertura o cierre. Área de Seguimiento 36.8 La apertura, cierre o traslado de oficinas, cuando ello ocurra. siguientes a la ocurrencia de este evento 36.9 El formulario de actualización en el RNAMV siguientes a la actualización del RNAMV.

5 36.10 La forma como quedó integrada la Junta Directiva y sus comités, información que debe mantenerse actualizada en la Bolsa. siguientes a la fecha de la elección por parte de la Asamblea de Accionistas o a la fecha de conformación de los Comités por parte del órgano competente, según sea el caso Los nombres y direcciones para notificación y toda aquella información que requiera la Bolsa de los accionistas, miembros de junta directiva y personas vinculadas a la sociedad comisionista. siguientes a la ocurrencia de la novedad Anualmente el certificado de renovación de la matrícula mercantil Anualmente Dentro de los tres primeros meses del año

6 Anexo 34. Certificación Capital Mínimo - Revisor Fiscal Ciudad, Fecha Señores: Dirección de Auditoría Interna BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA El suscrito [nombre del Revisor Fiscal] identificado(a) con cédula de ciudadanía No. [número de identificación] y tarjeta profesional No. [número de tarjeta profesional], revisor fiscal de la sociedad comisionista [denominación de la sociedad comisionista miembro], identificada con NIT [número de tarjeta profesional], CERTIFICO que al [Fecha cierre mes a certificar] la sociedad comisionista [CUMPLE) / (NO CUMPLE)] con el capital mínimo requerido para operar de acuerdo con los Decretos 573 y 1599 de 2002, así como con la Circular Externa 036 de Cuenta D 573 Y 1599 DE 2002 Códigos CE 033/14 Valor en $ ABONOS A CAPITAL MÍNIMO Capital o aportes pagados Reserva Prima de colocación de acciones Utilidades no distribuidas *** correspondientes al último ejercicio contable, en una proporción equivalente al porcentaje de las utilidades que, en la última distribución, hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva, siempre que la entidad no registre pérdidas acumuladas. Otras * ** Subtotal abonos a capital mínimo DEDUCCIONES A CAPITAL MÍNIMO Pérdidas del ejercicio Pérdidas acumuladas Subtotal deducciones a capital mínimo CÁLCULO CAPITAL MÍNIMO Total Capital Mínimo (abonos deducciones) Monto Requerido Capital mínimo (1.300 smlmv)

7 Excedente / defecto/ de capital * Este campo solo podrá ser diligenciado en caso de que, de acuerdo con la instrucción impartida por la Financiera de Colombia a través del oficio del 29 de mayo de 2015, para efectos del cumplimiento del control de ley la sociedad comisionista miembro haya incluido, dentro de los registros que sustentan los saldos positivos o negativos dentro del proceso de convergencia por la entrada en vigencia de las NIIF, el rubro antiguamente correspondiente a la cuenta de Revalorización del patrimonio. ** Identifique el código bajo el cual se ha registrado en su contabilidad dentro de los registros que sustentan los saldos positivos o negativos dentro del proceso de convergencia por la entrada en vigencia de las NIIF, el rubro antiguamente correspondiente a la cuenta de Revalorización del patrimonio, si resulta pertinente. *** En este campo debe indicar el porcentaje de capitalización o de incremento de la reserva que en la última distribución haya aprobado la asamblea. Notas Declaraciones adicionales: (1) Los valores tomados para realizar el cálculo, forman parte de información contable reportada a la SFC en los estados financieros por la entrada en vigencia y aplicación plena bajo estándar NIIF. (2) Las diferencias netas positivas que se generen en la aplicación por primera vez de las NIIF (código ) no computarán en el cumplimiento de requerimientos normativos prudenciales como patrimonio técnico y capital mínimo. C.E. 036 de (3) Se remite dentro del término establecido en el numeral 36.4 del artículo de la Circular Única de la Bolsa. Se expide la presente certificación a los días de mes de de 20, de acuerdo con el al numeral 36.4 del artículo del Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa Mercantil de Colombia y el artículo de la Circular Única de la Bolsa. Cordialmente, [Nombre del Revisor Fiscal] [Cédula de Ciudadanía del Revisor Fiscal] [Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal] REVISOR FISCAL [Denominación de la sociedad comisionista miembro] [NIT de la sociedad comisionista miembro]