APÉNDICE D- RESUMEN DE FUNCIONES DURANTE UNA TORMENTA O HURACÁN. Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 1

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1 APÉNDICE D- RESUMEN DE FUNCIONES DURANTE UNA TORMENTA O HURACÁN Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 1 Etapa Rector Comité de s Preparación Nombrar a un s y un Coordinador Auxiliar de Notificar el nombramiento de los Coordinadores y de los miembros del Comité de Asegurarse que el s desarrolle el Plan de Adiestramiento para los empleados y poner en práctica el Plan Operacional de s para Tormentas y Huracanes. Se constituye el Comité de s conforme a las designaciones hechas por el Rector y a base de los puestos definidos en el plan. Se divide en grupo Directivo y operacional. Recibir la comunicación de la designación como s del Rector. Velar porque se designe un Coordinador Auxiliar que entrará en función una vez el coordinador en propiedad no esté presente. Redacta el Plan de s para Tormentas y Huracanes. Desarrollará los adiestramientos para el personal designado y los simulacros junto al Recibir las designaciones mediante comunicación escrita.

2 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 2 Etapa Rector Comité de s Verificar que el Coordinador Dirigir y activar el Plan Asegurarse que los Mantener actualizado de s haya de s de miembros del Comité de el Plan de constituido el grupo de Tormentas y Huracanes. s estén Operaciones de líderes y miembros de las nombrados y conozcan Tormenta o Huracán. de Tormenta o sus responsabilidades. Huracán. Antes de la Temporada Mantener contacto directo en todo momento co el s o Coordinador Auxiliar en ausencia de este. Verificar que el Centro de Operaciones de y Centro Alterno estén seleccionados y equipados. Mantener comunicación y coordinación con el Rector en todo asunto relacionado con el Plan de s y Adiestramientos. Mantener actualizados los números telefónicos de agencias de Pública y empresas privadas que pueden prestar ayuda en una emergencia de huracán o tormenta. (Apéndice C) Revisará si los botiquines de primeros auxilios están en buenas condiciones y requisará aquellos artículos que se hayan utilizado o se requieran en caso de una (Líderes) Verificar que los terrenos, edificios y techos estén libres de escombros y basura que puedan ser arrastrados por el viento u obstruir el flujo del agua. Identificar instalaciones alternas para continuar operando y prestando servicios. Requerir del s aquellos servicios o materiales necesarios para proteger vida y propiedad.

3 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 3 Etapa Rector Comité de s Mantener comunicación con el Coordinador Auxiliar de Antes de la Temporada Establecer comunicación con las agencias de Pública y empresas privadas que pueden prestar ayuda. Determinar los funcionarios necesarios para adiestrar el personal designado en el Plan de Coordinar adiestramientos para el manejo de emergencias al personal designado y los simulacros para llevar a cabo el Plan de Recomendar funcionarios de Agencias Estatales y Federales necesarios para adiestrar al personal designado en le Plan de Asegurarse que están disponibles los artículos de seguridad para proteger puertas y ventanas contra vientos huracanados. ( de Huracán) Informar a los líderes las condiciones que no se hayan corregido o que se pueden mejorar. Establecer procedimientos para cumplir con el Plan de Tomar las medidas preventivas para afrontar la emergencia y requerir los materiales y equipos que sean necesarios.

4 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 4 Etapa Rector Comité de s En coordinación con el s y el Alertas y Comité, emitirá los Avisos avisos correspondientes. En coordinación con el s y el Comité, determinarán si es necesario solicitar ayuda de las agencias de seguridad pública. Se mantendrán atentos a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología y en acuerdo con el Coordinador recomendarán al Rector alertas o avisos de importancia. Se mantendrá atento a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología y en Coordinación con el Rector y el Comité de s hará sus recomendaciones. En coordinación con el Comité de emergencias recomendará al Rector cuando es necesario solicitar ayuda a las agencias de seguridad pública. Se mantendrá alerta a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología y en espera de instrucciones. Evaluará las áreas de riesgo y hará recomendaciones al Comité de Se mantendrán atentos en espera de instrucciones.

5 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 5 Etapa Rector Comité de s Activará al Solicitar al Director de Sistemas de s para Información que que se inicie la verifique los sistemas organización y de seguridad y Vigilancia coordinación de los protección de los (48 a 24 horas) procedimientos que equipos y redes de establece el plan. información. Coordinar los trabajos de preparación de emergencias con el Comité de Velar por que se realicen las tareas recomendadas para la seguridad y protección. Supervisar las labores de las de, Supervisores de y Vigilancia, Mantenimiento y Mejoras Permanentes Verificar que áreas de riesgo (almacenes de sustancias químicas, tanques de gas, etc.) se encuentren debidamente protegidos. Verificar disponibilidad de equipos y materiales de primeros auxilios en las distintas áreas de trabajo. Suplir o sustituir lo que fuere necesario. Realizar los siguientes trabajos: Limpieza de los depósitos de basura Recogido de todo objeto Remoción de objetos que puedan causar desbordes en los drenajes Revisión de plantas de emergencia de puertas y ventanas. Llenar los tanques de gasolina a los vehículos y estacionarlos en lugares seguros. Protección de obras de bellas artes, libros y documentos.

6 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 6 Avisos en horas laborables (24 horas antes del azote) Etapa Rector Comité de s Declarará un receso Verificar, en Determinar en por Tormenta o coordinación con el coordinación con el Huracán y ordenará Comité de s el cese de toda labor s, el estado qué funcionarios que no esté de preparación final de permanecerán y relacionada con la las facilidades y harán transitarán los predios preparación para la las recomendaciones de la Unidad. necesarias. Despachará al personal que no sea indispensable para las operaciones de Velará que el Comité y s continúen tomando las medidas necesarias. Mantendrá comunicación con el Coordinador, Decanos y Directores. Verificar en coordinación con el Comité de s el estado de preparación de las facilidades y ordenar aquellas necesarias de último momento. Recibir los informes del grupo operacional y líderes de brigada sobre el estado de preparación. Ordenar al Supervisor de Vigilancia y que asuma control estricto de los accesos. Mantener coordinación e informar sobre cualquier situación pendiente antes de las últimas 12 horas previo al azote de la tormenta o huracán con el Coordinador de s y el Comité de Estar atento a recibir instrucciones sobre cualquier situación pendiente de trabajo a realizar. Completar las encomiendas asignadas.

7 Rev PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 7 Etapa Rector Comité de s Se asegurará que 18 horas antes de la hora esperada de azote se Aviso en horas tomen las medidas de laborables seguridad para proteger (24 horas antes vidas y propiedad. del azote) Se asegurará que 12 horas antes del azote se haya verificado el desalojo de los predios de personas. Se asegurará que 4 horas antes del azote se cierren los portones de entrada y se provea entrada solo a las agencias de seguridad pública

8 Rev PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 8 Etapa Rector Comité de s Se asegurará que se Se activará Comunicarse con los detengan todas las automáticamente con miembros del Comité labores que no estén los avisos del Servicio de s para relacionadas con la Nacional de activar el Plan de preparación para la Meteorología o Rector. Aviso fuera de horas laborables Velará que el Comité y el s tomen las medidas necesarias para atender la Se trasladarán al Centro de Operaciones de para junto al s activar el Plan de Operaciones de s de Tormenta o Huracán. Trasladarse a la Universidad de Puerto Rico en Utuado para ocupar el Centro de Operaciones de y coordinar los trabajos a realizar con el Comité de s y el Rector. Activarse con los avisos del Servicio Nacional de Meteorología o Rector y trasladarse al Centro de Operaciones de para realizar tareas y funciones determinadas. Activarse con los avisos del Servicio Nacional de Meteorología o Rector y trasladarse al Centro de Operaciones de para realizar tareas y funciones determinadas.

9 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 9 Etapa Rector Comité de s Mantendrá contacto Mantendrá Mantener directo con el comunicación con el comunicación con el Rector, miembros de Durante la s, en caso s hasta la Oficina de Vigilancia Tormenta de que sea necesario donde sea posible. y y y hasta donde sea Decanos hasta donde posible. sea posible. Mantener contacto con el s hasta donde sea posible. Mantener contacto con el Coordinador de s hasta donde sea posible.

10 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 10 Etapa Rector Comité de s Se comunicará con Se presentará al Centro Administración Central de Operaciones de para recibir. instrucciones. Después de la Tormenta Designará los funcionarios que identificarán las instalaciones físicas útiles para retornar a las labores. Designará a los funcionarios que identificarán los riesgos eléctricos, químicos y estructurales. Designará a los funcionarios responsables de evaluar los daños y rendir el informe correspondiente. Realizar una inspección de las áreas para determinar los daños hechos por la tormenta o huracán. Seleccionar las áreas que son seguras para iniciar los trabajos de recuperación. De ser necesario, notificar las agencias de seguridad pública para que presten ayuda. Solicitar la activación del mecanismo de compras de emergencias conforme al reglamento. Colaborar en la coordinación de los trabajos, de recuperación con el Comité de s y con líderes de brigadas. Colaborar con los funcionaros designados por el Rector para preparación de informes de daños a la propiedad y funcionarios de agencias estatales y federales. Inspeccionar las áreas determinar posibles riesgos a la salud y seguridad del personal y estudiantes. Hacer informe sobre hallazgos y recomendaciones. Velar porque se le provea equipo de protección personal a todos los empleados que laboran en la emergencia de acuerdo a la labor que ejercen. (Líderes de Brigada) Identificar las instalaciones alternas para continuar operando y prestar servicios. Convocar y asignar tareas para agilizar la recuperación y brigadas de emergencias. Requerir los servicios del personal de Operación y Mantenimiento al Requerir el equipo de protección personal para el personal que labora en la

11 Rev. Junio 2011 PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Página 11 Etapa Rector Comité de s Se asegurará de Custodiar los informes recibir los informes de daños, que deben rendir los coordinación de toma Después de la funcionarios de fotos y Tormenta designados, así como coordinación con los los expedientes del funcionarios personal que trabajó relacionados con las durante la operación reclamaciones de de daños ocasionados. ( de ) Utilizar las instalaciones físicas designadas para continuar operando y prestar los servicios para la recuperación. Asegurarse que se mantenga un expediente donde se incluyan todas las facturas, órdenes de compra, comprobantes y contratos incurridos durante la Requerir los equipos y materiales necesarios que utilizarán mientras realicen los trabajos de recuperación. Realizar todas las encomiendas relacionadas con le proceso de recuperación de las áreas afectadas por el paso de la tormenta o huracán.