CONVOCATORIAS DE AYUDAS Y SUBVENCIONES A ONGD

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1 CONVOCATORIAS DE AYUDAS Y SUBVENCIONES A ONGD MANUAL DE INSTRUCCIONES DE JUSTIFICACIÓN SUBVENCIONES

2 Í N D I C E I. INTRODUCCIÓN II. NORMATIVA REGULADORA NORMATIVA DE CARÁCTER GENERAL NORMATIVA DE CARÁCTER ESPECÍFICO III. NORMAS GENERALES PARA LA JUSTIFICACIÓN PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CERTIFICACIONES GENERALES REQUISITOS FORMALES DE LAS FACTURAS INGRESOS GENERADOS IV. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL CONCEPTO GASTOS DIRECTOS 4.1- IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN 4.2- TERRENOS E INMUEBLES (ADQUISICIÓN O ARRENDAMIENTOS) 4.3- CONSTRUCCIÓN 4.4- EQUIPOS Y MATERIALES 4.5- GASTOS DE PERSONAL 4.6- FONDO ROTATORIO 4.7- AUDITORÍA EXTERNA AL PROYECTO 4.8- SENSIBLIZACIÓN Y EDUCACIÓN PARA EL DESARROLLO 4.9- EMERGENCIA NO LOCALIZABLE V. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS 5.1- GASTOS ADMINISTRATIVOS ONGD ESPAÑOLA 5.2- GASTOS ADMINISTRATIVOS SOCIOS LOCALES VI. VII. VIII. INSTRUCCIÓN FINAL APLICACIÓN DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES ANEJOS 2

3 I.- INTRODUCCIÓN De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de subvenciones públicas, las entidades adjudicatarias están obligadas a justificar la aplicación de los fondos percibidos ante el órgano concedente. En este sentido, la disposición adicional segunda de la Orden de 31 de enero de 2001(B.O.E. de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesión de ayudas a organizaciones no gubernamentales de desarrollo (ONGD) que realicen actividades en el campo de la Cooperación Internacional para el desarrollo, establece que se autoriza a la Agencia Española de cooperación Internacional para que dicte las normas de procedimiento, justificación y control de las actividades comprendidas en los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Estas normas generales constituyen, por tanto, la guía básica que contiene las reglas a las que deberán atenerse las entidades beneficiarias de las subvenciones para justificar los diferentes gastos producidos con motivo de la realización de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo. Se recoge la normativa reguladora de las subvenciones, indicando igualmente la aplicable en aquellos supuestos de incorrecta justificación que puedan dar lugar al reintegro de todo o parte de la subvención. Asimismo, se recogen las instrucciones generales para la presentación de la documentación e imputación de los gastos realizados en la ejecución de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo. La denominación de las partidas de gasto presenta el siguiente esquema: A.- CONCEPTO GASTOS DIRECTOS(GD) PARTIDAS GD A.I. Identificación y evaluación B.- CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS (GI) PARTIDAS GI B.I Gastos Administrativos ONGD Española B.II. Gastos Administrativos socio local A.II. Adquisición/arrendamientos terrenos y/o inmuebles A.III. Infraestructura, construcción, y reforma de inmuebles A.IV. Equipos, material y suministro A.V. Personal Local A. V.I. Personal Expatriado A.VII. Funcionamiento (*) A.VIII. Fondo rotatorio de crédito A.IX. Auditoria externa al proyecto A.X. Sensibilización, y educación para el desarrollo A.XI. Emergencia no localizable (**) (*) No subvencionable por la. (**) Solo para estrategias de cooperación para el desarrollo La entrada en vigor del Euro durante el plazo de ejecución de las acciones subvencionadas con cargo a las convocatorias de ejercicios anteriores al 2002 hace preciso que se indiquen también en la nueva moneda las cantidades que hasta el momento se reflejaban en pesetas. Finalmente, se acompañan los Anejos que deben cumplimentar las entidades para la 3

4 presentación de la justificación del gasto. II.- NORMATIVA REGULADORA NORMATIVA DE CARÁCTER GENERAL La normativa de carácter general en materia de justificación de las subvenciones está constituida principalmente por las siguientes disposiciones: * El Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria y Leyes 31/1990, de 27 de diciembre, 31/1991, de 30 de diciembre, 41/1994 y 13/1996, de 30 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 1991, 1992, 1995 y 1997, respectivamente, que modifican los artículos 18, 81 y 82 de la Ley General Presupuestaria. * El Decreto 2784/1964, de 27 de julio, sobre justificación de subvenciones concedidas con cargo a los Presupuestos Generales del Estado. * El Decreto 195/1989 de 17 de febrero, sobre requisitos y procedimientos para la solicitud de ayudas para bienes de interés social derivadas de la asignación tributaria. * El Real Decreto 2225/1993, de 17 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del procedimiento para la concesión de subvenciones públicas. * La Orden de 23 de julio de 1996, sobre atribución de competencias en materia de procedimiento de recaudación de reintegros de ayudas y subvenciones públicas NORMATIVA DE CARÁCTER ESPECÍFICO La normativa de carácter específico relativa a la justificación de las cuentas correspondientes a las distintas convocatorias de subvenciones es la siguiente: El Real Decreto 825/1988, de 15 de julio, por el que se regulan los fines de interés social de la asignación tributaria del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, modificado por el Real Decreto 223/1991, de 22 de febrero. La Orden de 31 de enero de 2001(BOE, de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesión de ayudas a Organizaciones No Gubernamentales de desarrollo que realicen actividades en el campo de la Cooperación Internacional para el desarrollo. Las Resoluciones de convocatoria y concesión de ayudas y subvenciones. Los Convenios de Colaboración suscritos entre la Agencia Española de Cooperación Internacional y las entidades perceptoras de las subvenciones para la realización de los correspondientes proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Resolución de 5 de Febrero de 2003, de la Agencia Española de Cooperación Internacional, por la que se establece el procedimiento para la presentación de los informes de seguimiento anual, los informes finales y las memorias justificativas del gasto de los proyectos, programas y las estrategias de cooperación para 4

5 el desarrollo financiados a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. El presente manual de instrucciones de justificación de ayudas y subvenciones a las ONGD. III.- NORMAS GENERALES PARA LA JUSTIFICACIÓN La acreditación de la aplicación de las subvenciones a los fines para los que fue concedida se realiza mediante la presentación de: a) Para Proyectos: - El informe final con información técnica y justificación económica. b) Para Estrategias y Programas: - El informe anual con información técnica y justificación económica. - El informe final con información técnica y justificación económica. Los elementos que integran la justificación de la subvención deben permitir a la Administración comprobar tanto el detalle de los gastos realizados, como la imprescindible visión de conjunto que asegure, la correcta realización del objeto de la ayuda en los plazos establecidos en la resolución de concesión en el convenio así como en las posibles modificaciones posteriores. Por tanto, la documentación que debe aportarse como justificación será la siguiente: A) La justificación técnica comprende toda aquella documentación que permita valorar la eficacia, la eficiencia, el impacto, la viabilidad y la visibilidad del proyecto, así como la participación de los beneficiarios en el mismo. Esta documentación se acompañará de una Certificación del responsable de la ONGD en la que conste detalladamente los objetivos conseguidos, pudiendo adjuntarse el material fotográfico, videográfico, documentos escritos sobre el proyecto, el programa y la estrategia de cooperación para el desarrollo, que se consideren necesarios. B) La justificación económica comprende toda la documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la subvención concedida. Los citados gastos tendrán que adaptarse a las partidas presupuestarias de cada uno de los conceptos de gasto detalladas en la introducción de este Manual. La justificación económica del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo, constará de la siguiente documentación y de la que se determine en el apartado correspondiente de este Manual: - Copia del documento de pago. - Certificación de la autenticidad de las fotocopias y de los documentos justificativos de los gastos realizados y lugar en el que están depositados los documentos justificativos originales. - Relación numerada y ordenada de los documentos justificativos del gasto acorde con las partidas presupuestarias aprobadas, según Anejo I. - Comunicaciones o certificados bancarios de abono de intereses o ingresos financieros en la cuentas corrientes abiertas a nombre del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo. - Extractos bancarios de los movimientos habidos en las cuentas corrientes durante la 5

6 ejecución del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo. - Certificación del destinatario de los fondos, donde se acredite la recepción de dichos fondos. - Documentos bancarios justificativos de las transferencias bancarias realizadas al exterior No serán susceptibles de financiación por la los gastos de funcionamiento (electricidad, agua y comunicaciones) ni los de combustible, seguros y mantenimiento de los vehículos, de acuerdo con lo previsto por el artículo 11 de la Orden de 31 de enero de PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La ONGD beneficiaria de una subvención es la única responsable ante la de la justificación de los gastos realizados derivados de la ejecución de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. En el caso de consorcios de ONGD, la ONGD que ostente la representación del consorcio será la encargada de aportar los informes y las justificaciones de gasto exigidas por la Administración. Los documentos justificativos del gasto deberán ser originales y contendrán una diligencia de la ONGD beneficiaria en la que se hará constar la convocatoria anual de la subvención justificada, el código y título del proyecto, programa o estrategia de cooperación para el desarrollo, el país y la leyenda financiado por la. En el caso de Programas y Estrategias, además, deberá indicarse el PEA o el POA al que se imputa el gasto. La ONGD, cuando sea requerida a tal efecto por la, las empresas auditoras contratadas por la misma, la Intervención General de la Administración del Estado y el Tribunal de Cuentas, deberá presentar los documentos originales justificativos del gasto o cualquier otro documento que se considere necesario para comprobar la correcta realización del objeto de la ayuda. Estos documentos justificativos quedarán depositados en la sede de la ONGD beneficiaria, al menos durante un periodo de cinco años desde la comunicación de la aprobación del informe final. Cuando se trate de documentos originales que puedan ser solicitados por otros Organismos Públicos, tales como a los boletines de cotización a la Seguridad Social, los Modelos 110 y 190 acreditativos de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, los Modelos 115 y 180 acreditativos del ingreso del porcentaje correspondiente procedente del arrendamiento de inmuebles urbanos, también será necesario que contengan dicha diligencia. No obstante lo anterior, por lo que se refiere a los documentos TC1 y TC2 acreditativos del ingreso de cuotas a la Seguridad Social, Modelos 110 y 190 acreditativos de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Modelos 115 y 180 acreditativos del ingreso del porcentaje correspondiente procedente del arrendamiento de inmuebles urbanos, podrán ser aportados mediante fotocopias en el momento de la presentación de la documentación, acompañados de un escrito del representante de la entidad asumiendo el compromiso de aportar los originales en el momento en que le sean requeridos, una vez iniciada la revisión de la documentación justificativa. En aquellos documentos justificativos del gasto imputables a más de un financiador, en los 6

7 documentos originales deberá constar la diligencia anteriormente citada, indicando además el tanto por ciento de financiación que se imputa a cada uno. En aquellos supuestos en los que el /los socio/os local/es no pudieran desprenderse de algún documento original justificativo del gasto, podrán presentarse fotocopias debidamente legalizadas, que deberán ser legibles y en sus originales deberá constar la diligencia anteriormente citada. En cualquier caso están obligados a presentar un certificado motivando la causa o causas que les impide a la presentación de los documentos originales. Así mismo, se indicará el lugar donde se encuentran depositados los documentos originales. Se entenderá como fotocopia debidamente legalizada, aquella que se presente compulsada y conforme por cualquier entidad pública y/o legalizada por un Notario debidamente acreditado en el país de ejecución del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo o representación oficial española en el citado país. Cuando existan justificantes redactados en un idioma distinto del español, se incorporará en el expediente una relación de los mismos los importes, los conceptos de gasto, el emisor del justificante. En el caso de que sea un idioma distinto del inglés, francés, portugués o italiano, además de lo anterior, deberá ser traducida la fecha de la emisión de los justificantes y el número de identificación fiscal, si lo tuvieran. La documentación anteriormente citada deberá presentarse relacionada en los correspondientes Anejos I, II, III, IV, V, VI y VII de acuerdo con lo siguiente: - Anejo I: Se cumplimentará el Anejo I o relación de justificantes de gasto por cada proyecto y partida de gasto autorizada conforme al desglose presupuestario establecido en el Convenio de colaboración, totalizando los importes para facilitar su comprobación. En el caso de programas y estrategias de cooperación para el desarrollo ha de cumplimentarse un Anejo I o relación de justificantes de gasto por cada proyecto. La aportación financiera obligatoria de la ONGD se justificará como la subvención de la en una columna diferenciada. La entidad debe tener en cuenta que la suma de todos los importes totales de los distintos Anejos I debe coincidir con el importe total subvencionado en los respectivos POA y PEA de las Estrategias y de los Programas, más los ingresos financieros e intereses generados. Para las intervenciones de Emergencia no localizable de las Estrategias de C para el D se relacionarán los gastos según el Anejo I-B. A cada justificante de gasto la Entidad le asignará un número de orden, que será el mismo con el que figure relacionado en cada Anejo I. - Anejos II, III y IV: Cuando los justificantes de gastos se refieran a gastos de personal deberán cumplimentarse además del Anejo I, el Anejo II, el III y el IV, si procede, en todos sus apartados, de acuerdo a las notas que figuran al pie de los mismos. 7

8 - Anejo V: Cuando la relación de justificantes de gastos se refiera a "Dietas y gastos de viaje", además del Anejo I, se cumplimentará el Anejo V donde se reflejará la liquidación individual de cada dieta y gasto de viaje ocasionada en el desarrollo del proyecto, programa o estrategia de cooperación al desarrollo. No podrá imputarse este tipo de gastos cuando se trate de personal sometido a contrato de arrendamiento de servicios. - Anejo VI: Cuando los gastos justificados correspondan a inversiones (Terrenos e inmuebles, Construcción, Equipos y materiales, de acuerdo con lo dispuesto en las Resoluciones de convocatoria, será necesario que el representante de la entidad, de conformidad con lo que al efecto se establece en los puntos 4.2 a 4.4 del apartado IV del presente Manual de Instrucciones, emita un acta de transferencia y/o afectación de lo adquirido. - Anejo VII: En este Anejo el representante de la entidad deberá certificar: - La realización de los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo subvencionados en cada convocatoria, de conformidad con lo establecido en el Convenio de colaboración o en la resolución de concesión correspondiente. - Los ingresos financieros e intereses generados por los proyectos, los programas y las estrategias de cooperación para el desarrollo y su imputación a cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo subvencionados CERTIFICACIONES GENERALES Además de las certificaciones que deben cumplimentarse con arreglo a lo explicado en los Anejos VI y VII, la entidad deberá aportar: - Certificación del/la representante de la entidad en el que conste si ha obtenido o no alguna otra subvención de las Administraciones Públicas o de Entes públicos o privados nacionales o internacionales para cada proyecto, programa o estrategia subvencionados y, en su caso, el importe obtenido. - Certificaciones de las entidades bancarias en las que consten los intereses que la subvención ha producido desde su abono. - Relación certificada del personal voluntario que ha participado en las intervenciones subvencionadas con expresión de los costes a que se refiere la Ley 6/1996, de Voluntariado REQUISITOS FORMALES DE LAS FACTURAS Las facturas o recibos originales de las adquisiciones que se efectúen en España deberán 8

9 cumplir los requisitos establecidos en el R.D. 2402/85, modificado por los R.R.D.D. 1624/1992 (B.O.E. 31/12/92), 1811/1994 (B.O.E. 6/09/94), 267/95 (B.O.E. 1/03/95) y 80/96 (B.O.E. 31/01/96), 703/1997 (B.O.E. 31/05/97), 37/1998 (B.O.E. 17/01/98), 296/1998 (B.O.E. 28/02/98), 215/1999 (B.O.E. 9/02/99), 1966/1999 (B.O.E. 30/12/99) y 3422/2000 (B.O.E. 16/12/00), que regula el deber de expedición de facturas por empresarios y profesionales. Las facturas deberán reunir los siguientes requisitos: - Número de factura. - Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación o razón social, NIF y domicilio). - Datos identificativos del destinatario, que deberá ser la entidad subvencionada ejecutante. - Nombre del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo al que se imputa el gasto. - Descripción detallada, precio unitario y total. Deberá reflejarse el IVA correspondiente; cuando la cuota se repercuta dentro del precio deberá indicarse "IVA incluido". - Lugar y fecha de emisión y pago. - Firma y sello del emisor de la factura en la que figure la recepción de los fondos. - Forma de pago de la factura: metálico, transferencia o cheque. Las facturas o recibos originales de las adquisiciones que se realicen en los países donde se ejecuten los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo, deberán reunir los requisitos legales establecidos a tal efecto en el país de ejecución de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Como mínimo deberán contar con los requisitos detallados en el párrafo anterior. Cuando los equipos o suministros se adquieran en España o en un tercer país y se envíen al país de ejecución del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo, deberá justificarse en el informe final del proyecto o en el informe anual de los programas y estrategias de Cooperación para el desarrollo con la documentación aduanera que acredite el envío, así como una certificación del destinatario INGRESOS GENERADOS De conformidad con lo dispuesto en la Orden de 31 de enero de 2001 de las subvenciones, los ingresos financieros así como los intereses generados deberán reinvertirse en gastos directos del proyecto, programa o estrategia de cooperación para el desarrollo subvencionado. 9

10 IV JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL CONCEPTO GASTOS DIRECTOS IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN EXTERNA Se justificarán con cargo a esta partida los gastos generados en la identificación y evaluación externa de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Si los trabajos de identificación son realizados por personal contratado de la ONGD española y/o su/s socio/s local/es, se justificarán conforme a lo establecido en el punto 4.5 apartados a), b) y e) de este manual. Si los trabajos de identificación y evaluación externa son realizados a través de una contratación de arrendamiento de servicios, o por otros colaboradores, se justificarán conforme al punto 4.5 apartado c) y d) del presente manual TERRENOS E INMUEBLES (ADQUISICIÓN O ARRENDAMIENTO) Se justificará con cargo a esta partida la adquisición o el arrendamiento de terrenos e inmuebles destinados a la realización de la actividad subvencionada Adquisición - Documento justificativo acreditativo de la compra en el que conste el precio y la forma de pago. - Documentación probatoria, de acuerdo a la legislación del país correspondiente, donde se especifique el régimen de propiedad y la titularidad del inmueble, y en la que figuren además las siguientes cláusulas limitativas: * Obligación de destinar el inmueble durante veinticinco años a la finalidad que sirvió de fundamento a la subvención. * Obligación de solicitar autorización a la para efectuar cualquier acto de disposición o gravamen sobre el bien inmueble adquirido. - Certificación de su inscripción en el Registro de la Propiedad del país donde se ejecute el proyecto, el programa y la estrategia de cooperación para el desarrollo. - Certificación del receptor en la que conste la recepción de lo adquirido y su conformidad Arrendamiento - Documento justificativo acreditativo del arrendamiento en el que figure la identificación del arrendador, el precio y la forma de pago. 10

11 4.3.- CONSTRUCCIÓN Podrán imputarse con cargo a esta partida los siguientes gastos: Las obras de primer establecimiento; es decir, las que dan lugar a la creación de un bien inmueble siempre que se dediquen a la actividad objeto de la subvención un mínimo de veinticinco años. Las obras de reforma; es decir, aquellas que suponen una ampliación, mejora, modernización, adaptación, adecuación o refuerzo de un bien inmueble ya existente. Las obras de gran reparación; es decir, aquellas que tienen por objeto enmendar un menoscabo producido en un bien inmueble por causas fortuitas o accidentales cuando afecten fundamentalmente a la estructura existente. Se incluirá en este concepto los gastos realizados en concepto de dirección de obra, licencias, tasas, materiales de construcción y gastos del personal que ejecuta la obra. * Para inversiones superiores a ,60 euros será necesaria la presentación de, al menos, tres ofertas, con objeto de justificar que se ha elegido la más ventajosa. * Proyecto de la obra visado por el colegio profesional correspondiente. * Certificaciones de obra o facturas expedidas por la empresa constructora que realiza la obra. * Certificación del representante de la entidad subvencionada en la que conste la realización de las obras o su conformidad con las mismas. * Documentación probatoria, de acuerdo a la legislación del país correspondiente, donde se especifique el régimen de propiedad y la titularidad del inmueble. * Compromiso de afectación del inmueble al proyecto por un periodo de tiempo no inferior a veinticinco años. * En obras de reforma en inmuebles arrendados serán necesarios el contrato de alquiler y la autorización del propietario para la ejecución de las obras EQUIPOS Y MATERIALES Se considera equipamiento la adquisición de elementos de inmovilizado, distintos a terrenos y edificios, afectos a la actividad subvencionada: maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, elementos de transporte y otro equipamiento. No se entenderá como suministro, ningún gasto clasificado como gastos administrativos de la ONGD española, es decir aquellos que realice la ONGD española en gastos corrientes de personal, de los locales (teléfono, luz, agua, amortizaciones de equipos), material de oficina, viajes y desplazamientos derivados exclusiva y directamente de la formulación, seguimiento y finalización de cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Tampoco se entenderán aquellos gastos administrativos de los socios locales, ni los gastos de oficina y de alquileres de 11

12 los centros administrativos del/os socios locales. Los gastos derivados del envío de los equipos y de las transferencias bancarias de los fondos al país de ejecución, podrán justificarse con cargo a esta partida. * Compromiso de aceptación y/o transferencia en el caso de equipamiento. * Factura de la casa suministradora con indicación de las unidades suministradas, precio unitario e importe total de la adquisición realizada. Para adquisiciones de equipos y materiales a una misma empresa, cuando supere los ,21 euros, será necesaria la presentación de, al menos, tres ofertas, con objeto de justificar que se ha elegido la más ventajosa. No se podrán aportar como justificantes de gastos los albaranes, las notas de entrega ni las facturas pro forma. En aquellos casos concretos en que por especiales circunstancias no sea posible la presentación de los justificantes de acuerdo a lo anterior, se solicitará a la la aplicación de lo contenido en la Instrucción Final del presente Manual GASTOS DE PERSONAL En esta partida se incluirán los gastos derivados del pago de retribuciones al personal de la ONGD española, su/s socio/s local/es o las empresas locales, que estén vinculados a la ejecución del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo, mediante contrato laboral, tanto fijo como eventual, incentivos, o mediante un contrato de arrendamiento de servicios. Se incluirán también en esta partida de Gastos de Personal las cuotas de seguros sociales a cargo de la entidad del personal afecto al proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo, así como cualquier otro seguro que se suscriba a nombre del personal. No podrán incluirse en esta partida los gastos originados por los miembros de las Juntas Directivas o Consejos de Dirección de las entidades, ni los gastos laborales o prestación de servicios de las personas que realicen la formulación, seguimiento y finalización del proyecto, programa o estrategia de cooperación para el desarrollo, que se incluirán en el apartado de gastos administrativos de la ONG española o del socio local de los costes indirectos. a) Personal local: Se entenderá como personal local, al personal de la ONGD española o al de su/s socio/s local/es sometidos a la legislación laboral del país de ejecución del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo. Personal laboral fijo o eventual - Copia del contrato de trabajo 12

13 - Copia de las nóminas firmadas por el trabajador - Factura acreditativa del pago de la póliza de seguro y fotocopia compulsada de la misma. Arrendamiento de servicios - Copia del contrato de arrendamiento de servicios - Facturas o recibos de la cantidad percibida b) Personal expatriado: Se entenderá como personal expatriado al personal de la ONGD española sometido a la legislación española (con independencia del país en el que preste su servicio). Personal laboral fijo o eventual - Contrato laboral. Si la categoría profesional que figura en el contrato es de naturaleza administrativa pero el trabajador realiza funciones y tareas directamente relacionadas con el proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo subvencionados, deberán reflejarse en el propio contrato o en Anexo al mismo las funciones que realmente desempeña el trabajador. - Recibos de nómina, cumplimentados de acuerdo con la O.M. 27/12/94. (Nombre, apellidos y NIF del trabajador/a, categoría profesional, número de afiliación a la Seguridad Social, antigüedad, conceptos retributivos, firma del trabajador/a, firma y sello de la empresa, etc.). - Boletines acreditativos de cotización a la Seguridad Social (TC1, TC2). - Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones de IRPF. - Certificación del responsable de la ONG por el importe de los gastos de personal a imputar al proyecto, programa y estrategia, cuando el trabajador no dedique toda su jornada laboral al mismo. c) Arrendamiento de servicios: - Contrato de arrendamiento de servicios. - Alta en la licencia fiscal. - Recibo de la cantidad devengada por la prestación de servicios. d) Personal voluntario: El personal voluntario de las entidades ejecutantes de un programa subvencionado llevará a cabo sus actividades, conforme establece el artículo 3.1 de la Ley 6/1996, del 15 de enero, del Voluntariado, sin percibir ningún tipo de contraprestación económica; no obstante, tendrán derecho al reembolso de todos aquellos gastos ocasionados por el ejercicio de su actividad voluntaria, que serán imputables a la subvención. 13

14 Asimismo podrán justificarse con cargo a la subvención, los gastos derivados de las pólizas de seguros de accidente y enfermedad y de responsabilidad civil suscritos a favor del personal voluntario que participe en los programas subvencionados. Documentación que debe aportarse e imputación de los gastos En el caso de que se satisfagan a la persona voluntaria gastos ocasionados por su estancia o por la utilización de cualquier medio de transporte, fuera de la residencia habitual, los citados gastos deberán imputarse a la partida de Personal expatriado o local, según proceda, y justificarse los mismos conforme establece el punto 4.5, f) de este Manual. e) Otros colaboradores esporádicos: Recibo de la cantidad devengada por la colaboración prestada, con identificación del perceptor de la misma: nombre y apellidos, número del documento de identidad, número de identificación fiscal, si lo tuviera y objeto de dicha colaboración. En el caso de personal sujeto a legislación española ha de acreditar la retención del IRPF. f) Viajes y dietas: Deberán justificarse con cargo a la partida de personal expatriado o personal local, según proceda, las dietas y gastos de viaje del personal vinculado a la ejecución de las actividades del proyecto, programa y estrategia de cooperación para el desarrollo, incluido el personal voluntario (por ejemplo: dietas para asistir a cursos, seminarios, desplazamientos de los beneficiarios, viajes del personal local y expatriado, etc.) No se podrán justificar con cargo a esta partida las dietas y gastos de viaje de los/las profesionales con contrato de arrendamiento de servicios y de aquéllos que realicen colaboraciones esporádicas. No se imputarán a este concepto los gastos generados por el desplazamiento de las personas vinculadas a la formulación, seguimiento y finalización, que se imputarán a gastos indirectos. - Factura expedida por el establecimiento hotelero, donde sólo se computarán los gastos de alojamiento y desayuno. - Factura expedida por la agencia de viajes. Ésta deberá desglosar con suficiente detalle todos los conceptos de gasto recogidos en la misma, tales como desplazamiento, alojamiento, manutención, etc., indicando los importes individuales y el detalle que corresponda a cada tipo de gasto. - Billete acreditativo del viaje realizado. - Liquidación de dietas según el Anejo V. Las certificaciones del representante de la ONGD deberán ir acompañada de todos los recibos, abonos o billetes del medio de transporte público utilizado (taxis, autobuses, metro). 14

15 4.6.- FONDO ROTATORIO Los fondos rotatorios podrán ser en dinero o en especie. Los fondos rotatorios ligados al proyecto, programa o estrategia subvencionado que tengan un componente de crédito, que no podrán superar el 25 por 100 de los gastos directos previstos. En los programas y estrategias dicho porcentaje se entenderá referidos a nivel de proyecto. La entidad gestora del fondo rotatorio deberá presentar una auditoría financiero-contable externa para fondos superiores a ,86 euros. La justificación de esta partida requiere tanto información financiera como informativa de su distribución. - Documentación justificativa sobre la cuantía de los préstamos, número de beneficiarios, tipo de interés, plazo de carencia y plazo de devolución, de conformidad con lo establecido en el Documento regulador del fondo, que deberá ser presentado con el formulario de identificación del proyecto. - Compromiso de seguir vinculando e incorporando al fondo rotatorio los beneficios obtenidos por el mismo, una vez finalizado el proyecto AUDITORÍA EXTERNA DEL PROYECTO Las auditorías externas al proyecto serán obligatorias en el caso de Estrategias de cooperación para el desarrollo como en aquellos casos en que estén presupuestadas. Se incorporarán a este apartado los gastos generados por la contratación por parte de la ONGD o por su/s socio/ local/es, de una empresa Auditora. - Factura de la empresa auditora o empresas auditoras (debe cumplir los requisitos establecidos en las presentes normas). - Copia debidamente legalizada del informe/s de la/s auditoría/s realizada/s por la/s empresa/s auditora/s, según las orientaciones recogidas en el anejo VIII SENSIBILIZACIÓN Y EDUCACIÓN PARA EL DESARROLLO Las acciones de sensibilización social y educación para el desarrollo se llevarán a cabo en España y solo se imputarán gastos correspondientes a arrendamiento de inmuebles, equipos materiales y suministros; personal y auditorias externas. Para Estrategias de cooperación para el desarrollo y programas, cada acción de este tipo incluida en el POA o PEA respectivo, deberá justificarse como un proyecto independiente, y cada uno de los gastos indicados deberá justificarse de acuerdo a lo previsto al respecto en los puntos ; 4.4; 4.5.b), c), d) y e), 4.7 y 5.1 del presente manual. Los proyectos que en su formulación hayan incluido la partida presupuestaria correspondiente a acciones de sensibilización y educación para el desarrollo tendrán que realizar dichas actividades en España y estar vinculadas directamente al proyecto. Deberán presentar la documentación acreditativa de la realización de las actividades y justificar los gastos de acuerdo a lo previsto en los puntos ; 4.4; 4.5b), c), d), y e). 15

16 4.9.- EMERGENCIA NO LOCALIZABLE. Tan sólo para aquellas estrategias de cooperación para el desarrollo que tengan aprobada la partida de Emergencia no localizable. A dicha partida únicamente se podrán imputar gastos de personal, equipos, materiales y de infraestructura, construcción y reforma de inmuebles. En este último caso los gastos deberán estar debidamente justificados y requerirán la previa autorización de la según lo establecido en el apartado 10 de la Resolución. V. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL CONCEPTO GASTOS INDIRECTOS 5.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS ONGD ESPAÑOLA Se entiende como gastos administrativos aquellos que realice la ONGD española en gastos corrientes de personal, de los locales (teléfono, luz, agua, amortizaciones de equipos), material de oficina, viajes y desplazamientos derivados, exclusiva y directamente, de la formulación, seguimiento y finalización de cada uno de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Los gastos administrativos se justificarán con los documentos que para los diferentes tipos de gasto se han indicado en los apartados 4.1, 4.3 y 4.5 del presente Manual. Para los gastos corrientes de los locales y en aquellos casos en que no haya documentos justificativos del gasto específicos en el proyecto, programa y estrategias de cooperación para el desarrollo, se deberá acompañar una Certificación expedida por el responsable de la ONGD, en la que se indique el importe y a qué tipo de gastos de administración se destinó el mismo. En todo caso, este tipo de gasto deberá justificarse como parte de la subvención, y computarse en la base del cálculo de los intereses generados. 5.2 GASTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS SOCIOS LOCALES Se entenderán como gastos administrativos aquellos gastos que realicen los socios locales para la formulación, el seguimiento y la finalización de los proyectos, programas y estrategias de cooperación para el desarrollo. Igualmente, los gastos de oficina y de alquileres de los centros administrativos del/os socio/os local/es. Los gastos administrativos se justificarán con los documentos que para los diferentes tipos de gasto se han indicado en los apartados 4.1, 4.3 y 4.5 del presente Manual. Para los gastos corrientes de los locales y en aquellos casos en que no haya documentos justificativos del gasto específicos en el proyecto, programa y estrategias de cooperación para el desarrollo, se deberá acompañar una Certificación expedida por el responsable de la ONGD, en la que se indique el importe y a qué tipo de gastos de administración se destinó el mismo. En todo caso, este tipo de gasto deberá justificarse como parte de la subvención, y computarse en la base del cálculo de los intereses generados. 16

17 VI. NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LOS INFORMES ANUALES DE SEGUIMIENTO DE LOS PEA Y DE LOS POA DE PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS DE COOPERACIÓN AL DESARROLLO. De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Orden de 31/01/2001 de Bases Generales de MAE para la concesión de Ayudas a ONGD que realicen actividades en el campo de la Cooperación Internacional para el Desarrollo, la Unidad Gestora del Programa será la responsable de dar el visto bueno a los Informes de Seguimiento Anules presentados por los Programas y Estrategias como requisito previo para los sucesivos libramientos de fondos. Estos Informes de Seguimiento se cumplimentarán según los modelos existentes al efecto. VII. INSTRUCCIÓN FINAL Cuando existan en el país de ejecución de la actividad especiales circunstancias (ejecución en zonas muy aisladas y mal comunicadas; especiales características en caso de conflictos armados, inestabilidad política o social; inexistencia de facturas regladas por la legislación del país), la ONGD podrá solicitar a la la justificación de los gastos generados en la adquisición de equipos, material y suministros, de la siguiente forma: La ONGD beneficiaria de la subvención deberá acreditar, a través del mismo procedimiento administrativo que se sigue para las modificaciones sustanciales, que en el proyecto se da alguna de las circunstancias especiales indicadas anteriormente. Una vez estudiada por la la solicitud de la ONGD, se procederá, según se estime, a su aprobación o denegación. En el supuesto de que la solicitud sea aprobada, la justificación de los gastos se realizará conforme al siguiente procedimiento, y conforme al modelo establecido en el Anejo IX. El responsable del proyecto deberá llevar un libro especial de registro de recibos, donde deberá anotar cada uno de los gastos realizados y justificados mediante este procedimiento. Cada vez que se vaya a realizar un gasto con cargo al proyecto subvencionado, se deberá requerir al suministrador del correspondiente material o mercancía un recibo, conforme al modelo establecido en el Anejo IX o conforme a los modelos que existan localmente. En todo caso se le exigirá, como mínimo lo siguiente: - Nombre de la entidad que realiza el pago (ONGD, socio/s local/es o persona/s responsable/s del proyecto). - Cantidad adquirida. - Descripción de lo adquirido. - Nombre del proyecto. - Lugar y fecha de la adquisición. - Nombre y apellidos del suministrador. - Número de documento de identidad del suministrador (si lo tiene). - Número del documento de identificación (si los hay) En cualquier caso, esta instrucción no será aplicable a los gastos que vayan a ejecutarse en España. 17

18 VIII. APLICACIÓN DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES Las presentes instrucciones serán de aplicación a todos los expedientes de revisión de justificación de subvenciones que estén sujetos a la Orden de 31 de enero de 2001 (BOE, de 3 de febrero) de bases generales del Ministerio de Asuntos Exteriores para la concesión de subvenciones a las Organizaciones no Gubernamentales de desarrollo que realicen actividades en el campo de la Cooperación Internacional para el desarrollo y, en la medida en que resulten más favorables, a los que se hallen en tramitación antes de dicha fecha. VIII. ANEJOS 18