FORMATO. REGLAMENTO COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA Versión: 01. ACUERDO No. 114 (25 de junio de 2016)

Transcripción

1 ACUERDO No. 114 (25 de junio de 2016) Por medio del cual se modifica el Acuerdo 101 del 21 de septiembre de 2013 y se aprueba el Acuerdo 114 de 25 de junio de 2016, Reglamenta el Comité de Evaluación de Cartera de Crédito EL CONSEJO DE ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA DE EMPLEADOS DEL SECTOR SALUD (COOPEMHOS) EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES Y ESTATUTARIAS Y CONSIDERANDO: Que es responsabilidad del Consejo de Administración, constituir y reglamentar los diferentes Comités de la cooperativa. Que de conformidad con lo establecido en la ley y los estatutos. Es necesariola implementación de medidas que permitan el conocimiento pleno de los deudores y codeudores de la cooperativa, su capacidad de pago, solvencia, garantías, entre otros, siendo deber del Consejo de Administración y del Representante Legal, supervisar cuidadosamente tales evaluaciones. Que por lo anterior se hace necesario la conformación del Comité de Evaluación de Cartera de Créditos y sus funciones: ACUERDA: Establecer el reglamento por el cual se regiráel Comité de evaluación de Cartera de Créditos. ARTICULO 1º. DEFINICION CAPITULO I GENERALIDADES El Comité de Evaluación de Cartera, es un órgano permanente de carácter técnico, especializado y auxiliar del Consejo de Administración y la Gerencia, en lo concerniente al análisis permanente de la exposición al riesgo.este comité es un organismo asesor encargado de evaluar la probabilidad de que la cooperativa incurra en perdidas y se disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que sus deudores incumplan con el pago de sus obligaciones en los términos acordados, para lo cual calificara en las diferentes categorías

2 de riesgo de los créditos otorgados a los asociados, de acuerdo con los criterios establecidos por la Superintendencia Economía Solidaria y los estatutos de la cooperativa. ARTICULO 2. INTEGRANTES El comité de Evaluación de la cartera de crédito estará conformado por tres (3) integrantes hábiles designados por el Consejo de Administración, incluyendo entre ellos, el auxiliar de cartera como invitada permanente, el periodo es de dos años, sin perjuicio que puedan ser reelegidos o removidos libremente. PARAGRAFO. Cuando sea requerido por solicitud del comité de Evaluación de la cartera de crédito y previa aprobación del Consejo de Administración, se podrán contratar asesores externos para la realización de trabajos especializados. ARTICULO 3. REQUISITOS CAPITULO II DE LOS DIRECTIVOS Y LA ORGANIZACIÓN Conocer la legislación de la cooperativa (estatutos y normas que la rigen) y recibir actualizaciones con respecto a la reglamentación del sector cooperativo. Conocer los reglamentos de crédito de la cooperativa. Ser asociado hábil de la cooperativa, utilizar los servicios y conocer los productos y los requisitos para su utilización. Actuar con imparcialidad frente a los estudios que le sean asignados ARTICULO 4. DEBERES 1. Conocer las disposiciones de los Estatutos, Reglamentos internos y acuerdos de COOPEMHOS.

3 2. Cumplir fielmente las obligaciones que se deriven de su participación en el Comité de evaluación de cartera. 3. Propender por el beneficio de la cooperativa y el reglamento que la rige por parte de los entes de vigilancia y control. ARTICULO 5. ORGANIZACIÓN En este comité se nombra un Coordinador y un Secretario, el primero será quien programe las reuniones y coordine los temas de discusión o revisión, de acuerdo con los requerimientos de la Cooperativa y la normatividad vigente, el Secretario mantendrá las actas y archivos de los documentos que seannecesarios emitir por parte de este Comité, con dirección a la Gerencia y al Consejo de Administración. CAPITULO III DE LAS FUNCIONES ARTICULO 6. FUNCIONES DEL COMITE 1. Evaluar y calificar el riesgo de cada uno de los créditos de los asociados deudores y clasificar la cartera en una de las 5 categorías establecidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria. 2. Analizar la situación de riesgo de la cartera de COOPEMHOS con el propósito de asesorar en caso necesario a la Gerencia y al Consejo de Administración, propendiendo por la seguridad de la cartera de la cooperativa. 3. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de la respectiva obligación. 4. Verificar la constitución de las garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico. 5. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación. 6. Verificar las acciones de cobro y el estado de los procesos en la cobranza judicial.

4 . 7. Verificar y/o determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones de la cooperativa. 8. Presentar informes permanentes y oportunos de sus actividades y resultados al Consejo de Administración, e informar oportunamente de las dificultades que eventualmente se puedan presentar en el cumplimiento de sus funciones. 9. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito. 10. Elaborar informe de entrega al comité de evaluación de cartera de créditos entrante y realizar empalme. ARTICULO 7. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ: El coordinador del comité de Evaluación de la cartera de Créditos ejercerá las siguientes funciones: 1. Presidir las reuniones del comité. 2. Convocar a las reuniones de acuerdo con el calendario establecido. 3. Suscribir con el secretario las Actas de las reuniones. 4. Elaborar y presentar al Consejo de Administración los informes del comité. 5. Otras que le asigne el Consejo de Administración. ARTICULO 8. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ: son funciones del secretario del comité de Evaluación de la cartera de Créditos: 1. Elaborar las actas y mantener el libro actualizado 2. Llevar el archivo y correspondencia del comité. 3. Mantener la información estadística actualizada, sobre el estado de la cartera de COOPEMHOS, y de cada uno de los asociados deudores. 4. Otras que le asigne el Consejo de Administración. ARTICULO 9. RESPONSABILIDADES: El Comité de Evaluación de cartera tiene las siguientes responsabilidades principales:

5 1. Velar por que se cumplan en forma oportuna, eficiente y total las instrucciones impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, respecto de la evaluación y control del riesgo crediticio y sobrela adopción de políticas para las operaciones activas del crédito. 2. Comprobar que dentro de los reglamentos y procedimientos internos se tomen en cuenta y se apliquen los principios y criterios mínimos para el otorgamiento de créditos e idoneidad de las garantías, establecidos por las entidades de vigilancia y control. 3. Emitir pronunciamientos, informes, conceptos, observaciones y recomendaciones por escrito, en forma oportuna y debidamente justificados legal y técnicamente,al Consejo de Administración y a la Gerencia, sobre todo cuanto corresponda al cumplimiento de las funciones del Comité de evaluación, y verificar las decisiones que con base en ellos sean adoptadas. 4. Mantener una constante relación, comunicación e información con los órganos de administración, control y vigilancia, para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de estos, dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades. 5. Constatar que se efectué cada mes la calificación de la cartera, provisiones y la disponibilidad de la información de que trata la circular básica anteriormente mencionada. CAPITULO IV METODOLOGÍA ARTICULO 10. EVALUACION DE CARTERA. El comité de evaluación de cartera de crédito, evaluara la cartera de acuerdo con los parámetros establecidos por las entidades de vigilancia y control o por la misma cooperativa, así: 1. Serán objeto de evaluación, todos los créditos de los asociados o por los montos determinados por la Superintendencia de la Economía Solidaria o quien haga sus veces, excluyendo la cartera calificada en A. 2. Créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados. 3. El comité podrá evaluar los créditos que considere que han desmejorado su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los

6 respaldan por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento. PARÁGRAFO 1. Cuando los créditos en mora, hayan sido trasladados a cobro jurídico, el comité verificará las acciones de cobro y el estado de los procesos en la cobranza judicial. PARAGRAFO 2. REGLA DE ARRASTRE. Cuando el comité de la Evaluación de la Cartera de créditos de COOPEMHOS, califique en B,C,D o E, cualquiera de los créditos de un mismo deudor, llevara a la categoría de mayor riesgo, los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor. Se exceptúa las obligaciones crediticias al día y garantizada como mínimo en un 10% de los aportes sociales; siempre que COOPEMHOS no registre pérdidas acumuladas ni perdidas en ejercicios en curso, y este cumpliendo la relación de solvencia exigida. CAPITULO V CRITERIOS DE EVALUACION ARTICULO 11. CAPACIDAD DE PAGO. Se actualizará y verificará que el deudor mantenga las condiciones particulares que presentó al momento de otorgarle el crédito, la vigencia de los documentos aportados, lainformación registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes. En el caso de proyectos financiados, se evaluarán además variables sectoriales y externalidades que afecten el normal desarrollo de los mismos. ARTICULO 12. SOLVENCIA DEL DEUDOR. Se actualizará y verificará a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si estos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil.

7 ARTICULO 13. GARANTÍAS. Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas, su valor de mercado técnicamente establecido, los costos razonablemente estimados de su realización y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Para el caso de las garantías hipotecarias se tendrá en cuenta el avalúo practicado con antelación no superior a tres (3) años. Para el caso de la constitución de prendas sobre bienes muebles, la periodicidad de verificación de su existencia y valoración será anual. ARTICULO 14. SERVICIO DE LA DEUDA. Se evaluará el cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos; entendiéndose como tales, cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada. ARTICULO 15.REESTRUCTURACIONES. Se entiende por reestructuración de un crédito, el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico, que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas, con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. También se consideran reestructuraciones las novaciones, cuando lo que se produce es la modificación de los elementos accesorios de la obligación (artículos 1708 y 1709 del Código Civil), con el ánimo de facilitar el cumplimiento adecuado de una obligación ante el real o potencial deterioro de la capacidad de pago del deudor. Una novación no se considera reestructuración cuando no se producen modificaciones en sus elementos sustanciales (artículos 1708 y 1709 del Código Civil), y cuando el propósito no sea el de facilitar el cumplimiento adecuado de la obligación. En este caso, la organización solidaria deberá realizar todo el procedimiento de evaluación previsto en el numeral de la

8 . Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de agosto 29 de 2008, para la colocación del nuevo crédito. Antes de reestructurar un crédito, deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones. En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no puede convertirse en una práctica generalizada. PARAGRAFO. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. ARTICULO 16.CONSULTA Y REPORTE COMERCIAL. Proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la organización solidaria vigilada. No obstante, a criterio del órgano competente, podrán exceptuarse de la consulta a las centrales de riesgo las siguientes operaciones activas de crédito: 1. Aquellas cuyo monto sea inferior a cinco (05) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2. Aquellas cuyo monto sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes y cuyo recaudo se realice por libranza. 3. Aquellas de monto igual o inferior a los aportes sociales permanentes del solicitante no afectado en operaciones crediticias, siempre y cuando la entidad no registre pérdidas acumuladas ni pérdidas en el ejercicio en curso.

9 . CAPITULO VI FUNCIONAMIENTO ARTÍCULO 17. REUNIONES. El Comité de Evaluación de la Cartera de Crédito se reunirá ordinariamente cada mesy extraordinariamente cuando se requiera. ARTÍCULO 18. CONVOCATORIA. El Coordinador del Comité de Evaluación de la Cartera de Crédito por derecho propio, o por solicitud del consejo de administración ó del Revisor Fiscal de COOPEMHOS, convocará, las reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, con una antelación no menor de cinco (5) días calendario a la celebración de la reunión, mencionando en esta convocatoria día, fecha, lugar y hora de la misma. ARTÍCULO 19. INASISTENCIA. Se considera dimitente cualquier integrante, que sin causa justificada dejare de asistir a tres (3) reuniones continuas o discontinuas, habiendo sido convocado con la debida anterioridad, procediendo el consejo de administración nombrar su reemplazo. ARTÍCULO 20. Los vacíos que puedan presentarse en la aplicación del presente reglamento serán resueltos por el consejo de administración. CAPITULO VII PRESENTACION DE INFORMACION A ENTES DE CONTROL EXTERNO ARTICULO 21. REPORTES. De acuerdo a lo establecido en la circular 003 de febrero 13 de 2013, el comité previa verificación y evaluación de la cartera de crédito y de acuerdo a los formatos establecidos por la Supersolidaria, presentara los reportes, si fuere necesarias dentro de las fechas establecidas. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Su original se radicará en el archivo correspondiente de la cooperativa.

10 En constancia se firman a los veinticinco (25) días del mes de junio de dos mil dieciséis (2016). PUBLIQUESE Y CUMPLASE JAVIER SANABRIA RODRIGUEZ Presidente RUTH DAMARIS RIVERA CORRALES Secretaria