VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 0 Emisión del documento 20/09/2013

Transcripción

1 ACUERDO 009 REGLAMENTO COMITÉ DE CARTERA OD-GE-13 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD IS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 0 Emisión del documento 20/09/ Se codifica el documento de acuerdo a la actualización del N 6.2. Del PR-GQ-01 Control de documentos y registros. Se revisó el documento y se ajustaron los artículos 4, 10, 15 y 17. Modificación artículo No 1 integración, según consta en Acta No. 04 de Junta Directiva del 11 de mayo de /01/ /06/ /05/2017

2 FONDO DE EMPLEADOS FEDEAA ACUERDO 009 Por el cual se adopta el reglamento del comité interno de control y evaluación de la cartera de crédito de FEDEAA, se establecen sus funciones y actividades y se dictan otras disposiciones. La Junta Directiva del Fondo de Empleados FEDEAA, en cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y, CONSIDERANDO: Que la Superintendecia de la Economía Solidaria, ha expedido en el Capitulo II de la Circular Financiera y Contable, normas mediante las cuales se establecen los requisitos para la evaluación, clasificación, calificación y provisión de la cartera de créditos para todas las entidades bajo su vigilancia y control. Que para FEDEAA se hace necesario contar con un proceso de control y evaluación permanente de la cartera de crédito, de modo que se revelen y establezcan las contingencias de pérdida de su valor y que dicho activo se registre dé acuerdo con su realidad económica y contable. Que en el mencionado Capitulo II de la Circular Financiera y Contable, ordena expresamente a la Junta Directiva la creación de un Comité Interno de Control y evaluación de cartera de créditos y la comunicación de su nombramiento a la Superintendencia de la Economía Solidaria. RESUELVE: ARTICULO 1. CREACIÓN, NATURALEZA y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ Crease el comité interno de control y evaluación de la cartera de crédito, como órgano permanente, de carácter técnico y especializado, y auxiliar de la Junta Directiva. Estará conformado por cuatro (4) miembros principales elegidos por este organismo, para periodo de un (1) año y podrán ser reelegidos. El comité estará sujeto a las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias y las normas contempladas en este reglamento o las que lo modifiquen o adicionen. Una vez efectuado el nombramiento de sus miembros, así como los cambios posteriores, serán comunicados a la Superintendencia de la Economía Solidaria por el representante legal, dentro de los quince (15) días siguientes, indicando la fecha y número de acta de la correspondiente sesión. ARTICULO 2. DIGNATARIOS DEL COMITÉ. El comité interno de control y evaluación de la cartera de crédito designará de entre sus miembros y por acuerdo unánime entre ellos, a quienes han de actuar en calidad de Presidente y Secretario, pudiendo efectuar cambios en cualquier momento por circunstancias o hechos que lo hagan necesario o conveniente. Página 2 de 10

3 ARTÍCULO 3. CALIDADES DE LOS MIENBROS DEL COMITE. Para ser elegido miembro del Comité es necesario que se cumplan los siguientes requisitos: 1. Ser asociado habilitado al momento de la elección y tener una antigüedad como asociado no inferior a seis (6) meses continuos o discontinuos. 2. Ser Profesional o Técnico con experiencia mínima de dos años, en áreas económicas, administrativas o financieras. 3. No haber sido sancionado con la suspensión de sus derechos sociales durante el año inmediatamente anterior a la elección. 4. No estar incurso en incompatibilidades establecidas por la Ley, o el Estatuto, o en inhabilidad para el ejercicio del cargo declarada por el organismo estatal competente. 5. No pertenecer simultáneamente a dos (2) o más comités de FEDEAA, incluido este. ARTICULO 4. OBJETIVO Y FUNCIONES DEL COMITE Cumpliendo lo dispuesto en el Capitulo II de la Circular Financiera y Contable, el comité interno de control y evaluación de la cartera de crédito tiene como objetivo apoyar a la Junta Directiva y a la Gerencia de FEDEAA en el monitoreo del riesgo crediticio, evitando que la entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, mediante el control y la evaluación permanente de la cartera de créditos. Para el cumplimiento del objetivo acá establecido, el Comité ejercerá las siguientes funciones: 1. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para el control y evaluación de la cartera de créditos. 2. Efectuar la evaluación permanente de la cartera de crédito de conformidad con lo establecido en el parágrafo del presente artículo y en las disposiciones legales vigentes sobre la materia. 3. Velar porque la clasificación, calificación y régimen de provisión de la cartera de créditos se ajusten a las prescripciones legales vigentes sobre la materia. 4. Presentar a la junta directiva las evaluaciones de la cartera de créditos. 5. Propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios para el control de la cartera de créditos. 6. Proveer a los órganos decisorios de la entidad de estudios sobre el comportamiento de la cartera de créditos. 7. Presentar informe bimestral a la Junta Directiva sobre la actividad cumplida, los resultados alcanzados y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes. 8. Las demás que guarden relación con el objetivo del Comité y con las normas sobre la cartera de créditos, que no estén asignadas a otros órganos. PARÁGRAFO: CRITERIOS DE EVALUACIÓN: El comité evaluará la cartera de crédito de FEDEAA con base en los siguientes criterios: Criterios mínimos para el otorgamiento de créditos. Página 3 de 10

4 Las organizaciones solidarias vigiladas a las que se refiere el presente capítulo deberán observar como mínimo, y obligatoriamente, los siguientes criterios para el otorgamiento de créditos a sus asociados. Entendiéndose como asociados, quienes han sido aceptados por el órgano competente, hayan cancelado el aporte correspondiente de conformidad con la previsión estatutaria y que además estén inscritos en el libro de registro de asociados, en concordancia con lo señalado en el numeral 2 del Capítulo XIII de la presente Circular: Capacidad de pago. Se verifica a través de los ingresos soportados y los egresos (obligaciones financieras, gastos personales, entre otros), a través de los cuales se pueda determinar el flujo de caja. Para tal efecto, se deberá contar con la suficiente información (documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito, la información comercial y financiera proveniente de otras fuentes, consulta a las centrales de riesgo). Si el valor aprobado no es el mismo registrado en la solicitud de crédito, se deberá contar con la aceptación expresa del asociado, quien la podrá manifestar mediante cualquier mecanismo del cual quede prueba. En todo caso el valor del pagare que resulte de la operación, deberá corresponder únicamente al valor del crédito efectivamente pactado entre las partes. Cuando se trate de descuento por libranza, se debe tener en cuenta el tope máximo señalado en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 1527 de 2012 Para evaluar la capacidad de pago de un proyecto a financiar se debe conocer el tipo de actividad económica al que está dirigido, el nivel de producción y tiempo estimados a fin de calcular el nivel de ingresos que pueda generar, para tal efecto se deberá tener en cuenta, la información sobre los costos y gastos en que se incurre en el desarrollo de dicha actividad, lo que incluirá la determinación del punto de equilibrio y la recuperación de las pérdidas iniciales del proyecto. Tratándose de préstamos otorgados a entidades públicas territoriales, en aquellos eventos en que, de acuerdo con las reglas sobre límites de endeudamiento contenidas en la ley 358 de 1997, las entidades públicas territoriales requieran autorización emanada de autoridad competente para realizar operaciones de crédito público, las mismas deberán ser exigidas sin excepción antes de su celebración. En todos los casos las organizaciones de economía solidaria deben verificar que no se exceda el límite de endeudamiento previsto en la ley para las entidades territoriales. Al respecto, deben seguirse las siguientes reglas: De conformidad con lo previsto en el artículo 1 de la Ley 358 de 1997, en concordancia con el artículo 364 de la Constitución Política, el endeudamiento de las entidades territoriales no puede exceder su capacidad de pago, la cual se presume que existe cuando los intereses de la deuda al momento de celebrar una nueva operación de crédito, no superan el cuarenta por ciento (40%) del ahorro operacional. El ahorro operacional se calcula conforme la regla señalada en el parágrafo del artículo 2o. de la Ley 358 de 1997, en cuyo caso, cuando se registren niveles de endeudamiento inferiores o iguales al 40%, no se requiere de autorización. Las organizaciones de economía solidaria se abstendrán de otorgar financiación a cualquier Página 4 de 10

5 entidad territorial que, presentando una relación intereses/ahorro operacional superior al 60% o una relación saldo de la deuda/ingresos corrientes superior al 80%, no cuente con la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Las organizaciones de economía solidaria se abstendrán de otorgar cualquier nuevo endeudamiento a las entidades territoriales que incumplan el plan de desempeño a que se refiere el artículo 9o. de la Ley 358 de 1997, salvo que tratándose de una nueva administración ésta cuente con autorización para el efecto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Mecanismos adicionales de verificación y protección Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 2o de la Ley 358 de 1997, las organizaciones de economía solidaria deberán tener en cuenta mecanismos adicionales que les permitan evaluar en debida forma la capacidad de pago de dichas entidades y contar con suficientes elementos de juicio para valorar la seguridad de las operaciones realizadas, exigiendo para ello, el Certificado de Registro de la Deuda que expiden las correspondientes contralorías. En consecuencia, los planes de amortización de todos los créditos deberán consultar anteriores elementos. los Solvencia del deudor. Se verifica a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si éstos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil. Garantías. Las garantías que respaldan la operación son necesarias para calcular las pérdidas esperadas en el evento de no pago y, por consiguiente, para determinar el nivel de provisiones. Estas deben ser idóneas, con un valor establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que ofrezcan un respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación garantizada cuya posibilidad de realización sea razonablemente adecuada, de conformidad con lo señalado en el artículo del Decreto 2555 de Es importante aclarar que las libranzas son un mecanismo de pago, más no se consideran como garantías por cuanto no cumplen con las características propias de una garantía admisible señaladas en el artículo del Decreto 2555 de Para evaluar el respaldo ofrecido y la posibilidad de realización de cada garantía se debe tener en cuenta su naturaleza, idoneidad, liquidez, valor y cobertura. En las garantías sobre inmuebles, al momento de su realización se tendrá en cuenta el avalúo técnico, el cual solo se podrá ajustar mediante un nuevo avalúo. Cuando los créditos estén garantizados con pignoración de rentas, como el caso de los préstamos otorgados a entidades públicas territoriales, se debe verificar que su cobertura no se vea afectada por destinaciones específicas o por otras pignoraciones previas o concurrentes, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 358 de 1997, en especial lo señalado en su artículo 11. Consulta a las centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la organización solidaria vigilada. Página 5 de 10

6 Las organizaciones solidarias deberán reportar a las centrales de riesgo su cartera de crédito independientemente de su calificación, teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 1266 de diciembre 31 de 2008, mediante la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales. En todo caso, se deberá contar con la autorización previa del solicitante y su(s) codeudor(es) para la realización de la consulta y reporte, así como el deber de informarles previamente sobre el reporte negativo ante el incumplimiento de la obligación contraída. Todas las referencias que en el presente capítulo se hagan al deudor, se deben entender igualmente realizadas al codeudor o codeudores que estén vinculados a la respectiva operación de crédito. ARTICULO 5. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. El Comité Interno de control y evaluación de la cartera de crédito tiene las siguientes responsabilidades principales: 1. Cuidar en forma asidua y permanente el cumplimiento por parte de FEDEAA de todas las disposiciones legales, internas y externas, relativas al ejercicio de la actividad de colocación de cartera de crédito. 2. Velar por que se cumplan en forma oportuna, eficiente y total las instrucciones impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria respecto de la evaluación, clasificación, calificación y provisión de la cartera de créditos; y sobre la adopción de políticas para su eficiente manejo. 3. Comprobar que dentro de los manuales y procedimientos internos se tomen en cuenta y se apliquen los principios y criterios generales para la evaluación del riesgo crediticio en la cartera de créditos, establecidos en el parágrafo del articulo 4 del presente reglamento y en las disposiciones legales vigentes sobre la materia. 4. Emitir pronunciamientos, informes, conceptos, observaciones y recomendaciones por escrito, en forma oportuna y debidamente justificados legal y técnicamente a la Junta Directiva y a la Gerencia, sobre todo cuanto corresponda al cumplimiento de sus funciones y verificar las decisiones que con base en ellos sean adoptadas. 5. Mantener una constante relación, comunicación e información con los organismos de control y vigilancia internos, de manera específica con el Revisor Fiscal y el Comité de Control social, para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de estos organismos dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades. PARÁGRAFO: La existencia del Comité Interno de control y evaluación de la cartera de crédito y su funcionamiento no exime de responsabilidades a la Junta Directiva, al Representante Legal y a los Administradores de FEDEAA por todo cuanto sea de la competencia de estos. El comité deberá establecer como cumple con su principal responsabilidad de control, para el efecto deberá capacitarse en el conocimiento profundo de la legislación vigente sobre la materia y en los reglamentos internos de FEDEAA, especialmente en lo relativo a la colocación del crédito, para determinar cuales son los mecanismos idóneos que debe utilizar para revisar Página 6 de 10

7 el cumplimiento de todas las disposiciones legales e internas por parte de FEDEAA, con miras a garantizar el cumplimiento de sus responsabilidades. ARTICULO 6. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ El Comité debe celebrar reuniones ordinarias por lo menos una (1) vez cada dos mes, de acuerdo con el calendario acordado para el período anual en su reunión de instalación. Podrá también celebrar reuniones extraordinarias cuantas veces sea necesario. Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el Presidente del Comité. A las reuniones del Comité pueden asistir como invitados uno o varios miembros de la Junta Directiva o del Comité de Control Social, bien sea por invitación cursada en forma directa por el propio Comité o a solicitud de miembros de dichos organismos. En todo caso, quienes asistan como invitados no podrán tomar parte en las decisiones del Comité. Al iniciar la sesión el Presidente someterá a consideración del Comité el orden del día y, una vez aprobado, la reunión deberá someterse a él rigurosamente; sólo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime, podrá ser alterado o suprimido alguno de los puntos incluidos en el orden del día. Por regla general, el Comité sesionará en la sede principal de FEDEAA, salvo que por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido se decida reunir en un lugar diferente. ARTICULO 7. QUÓRUM Y DECISIONES Para sesionar y tomar decisiones, o emitir pronunciamientos con plena validez, es necesaria la asistencia de sus dos (2) miembros. Por norma general, todas las decisiones o acuerdos se adoptarán por consenso de sus miembros. ARTÍCULO 8. CONSTANCIA DE ACTUACIONES Y DECISIONES De toda reunión del Comité, ordinaria o extraordinaria, debe dejarse una constancia escrita en Acta consignada en un Libro especial, debidamente registrado ante el Secretario de la Junta Directiva y que permanecerá dentro de las instalaciones del Fondo de Empleados, bajo medidas adecuadas de seguridad y conservación. Todo cuanto aparezca en las Actas tiene el carácter de información privilegiada de FEDEAA, las Actas deberán ser firmadas por los miembros del Comité que hayan participado en la reunión, lo cual les dará el valor de documento probatorio de lo que consta en ellas. Página 7 de 10

8 ARTÍCULO 9. REMOCIÓN. Los miembros del Comité serán removidos de su cargo en cualquier momento por: 1. Pérdida de la calidad de asociado. 2. Incumplimiento de cualquiera de sus deberes como asociado o como miembro del Comité. 3. Por falta de asistencia a dos (2) sesiones continuas o tres (3) discontinuas, cuyas causas no obedezcan a caso fortuito o fuerza mayor. La Junta Directiva mediante resolución motivada declarará la vacancia y elegirá su reemplazo para el resto del período. ARTICUILO 10. FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS DEL COMITÉ Los dignatarios del Comité tendrán las siguientes funciones principales: 1. El PRESIDENTE 1. Efectuar la convocatoria de reuniones ordinarias según calendario acordado y de las extraordinarias a que hubiere lugar a los miembros del Comité y extender las invitaciones a miembros de la Junta Directiva o del Comité de Control Social cuando se estime conveniente. 2. Presidir las reuniones del Comité. 3. Dirigir y orientar las actividades del Comité y servir de medio de comunicación con la Junta Directiva, la Gerencia, y los Organismos de vigilancia y control, internos y externos, rindiendo Informe bimensual a aquella sobre las actividades del Comité, los resultados y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes. 4. Firmar en asocio del Secretario, las Actas, Informes, Pronunciamientos, y en general los documentos emanados del Comité y cuidar que se entreguen a sus destinatarios en la forma adecuada y dentro de los términos de tiempo que correspondan. 5. Gestionar ante la Junta Directiva y la Gerencia General lo referente a medios, facilidades y apoyo de todo tipo que requiera para el normal funcionamiento del Comité. 6. Las demás que guarden relación con el cargo de Presidente. 2. SECRETARIO 1. Preparar la minuta de Acta de cada reunión del Comité, presentarla para discusión y aprobación y registrarla en el Libro respectivo con su firma y la del Presidente en señal de aprobación, manteniendo actualizado el Libro de Actas. 2. Preparar los documentos y correspondencia en general que se genere en las actividades del Comité, ordenar su impresión, efectuar la firma del Presidente y la suya y constatar que se envíen a los respectivos destinatarios. 3. Conservar en forma ordenada, segura y bajo condiciones adecuadas de protección y seguridad el Archivo general del Comité. 4. Recibir la correspondencia del Comité, registrarla en forma ordenada y cronológica y hacerla conocer de los miembros del Comité en forma oportuna. 5. Coordinar con el Presidente todo lo relativo a la celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias Página 8 de 10

9 6. Las demás que correspondan a la naturaleza del cargo de Secretario del Comité. ARTICULO 11. CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE INFORMACION. Tanto las actuaciones del Comité como órgano colegiado, como las de cada uno de sus integrantes, las decisiones que se adopten, la información a que tengan acceso y de la cual tenga conocimiento por razón de su función, son de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no puede ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios de la Entidad. ARTÍCULO 12. AUTONOMÍA FUNCIONAL. El Comité es un organismo dependiente de la Junta Directiva; sin embargo, para facilitar su labor contará con autonomía funcional. ARTÍCULO 13. PRESUPUESTO. El Comité deberá elaborar el presupuesto individual para desarrollar sus actividades a más tardar en el mes de Octubre de cada año, con el fin de incluirlo en el presupuesto consolidado de FEDEAA, para la vigencia fiscal respectiva. ARTÍCULO 14. SANCIONES. Los miembros del comité serán responsables del adecuado manejo de los recursos de FEDEAA y responderán por los perjuicios que ocasionen a FEDEAA o a los asociados por negligencia en el cumplimiento de sus funciones e incurrirán en las sanciones previstas en la ley, el Estatuto y en los reglamentos de FEDEAA. ARTICULO 15. INTERPRETACIÓN DEL REGLAMENTO Y ACLARACION DE DUDAS Los vacíos que se presenten en este reglamento, serán resueltos por la Junta Directiva. Si se presentan dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulará la solicitud respectiva por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente de la Junta Directiva. ARTICULO 16. REFORMA DEL REGLAMENTO. Este reglamento solo podrá ser modificado en sesiones ordinarias o extraordinarias de la junta directiva, convocadas para tal efecto. ARTICULO 17. VIGENCIA Y DIVULGACION DEL REGLAMENTO El presente Reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva y debe ser entregado a cada uno de los integrantes del Comité para su conocimiento y demás fines pertinentes. El presente Acuerdo fue aprobado en sesión de Junta Directiva celebrada el día 19 - de junio Página 9 de 10

10 de en la Ciudad de Bogotá D.C., según consta en el Acta No 06.0 Dado en Bogotá Distrito Capital, a los 19 - días del mes de junio de El nombre de la razón social se modifica a partir de Julio de 2007 Comuníquese y cúmplase. SONIA XIMENA ZAMORA LOPEZ Presidente Junta Directiva. HUGO HERNESTO GOMEZ Secretario. Página 10 de 10