ACUERDO 003 COMITÉ FINANCIERO

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1 ACUERDO 003 COMITÉ FINANCIERO OD-GE-08 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD IS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 0 Emisión del documento 20/09/ Se codifica el documento de acuerdo a la actualización del N 6.2., del PR-GQ-01 Control de documentos y registros. Modificación artículos No , según consta en Acta No. 06 de Junta Directiva. Modificación artículo No 2 integración, según consta en Acta No. 04 de Junta Directiva del 11 de mayo de /01/ / 07/ /05/2017

2 FONDO DE EMPLEADOS FEDEAA ACUERDO 003 Julio de 2007 Por el cual se crea el Comité Financiero, se establecen sus funciones, se reglamentan sus actividades y se dictan otras disposiciones. La Junta Directiva del Fondo de Empleados FEDEAA, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y, CONSIDERANDO: Que por acuerdo No. 02 de la Junta Directiva de FEDEAA reglamentó los servicios de ahorro y crédito de FEDEAA. Que se hace necesario, para el logro de los objetivos sociales y económicos previstos en el Estatuto y en el mencionado acuerdo, crear un organismo especializado en la materia, como asesoría y apoyo a la Junta Directiva en el mejor cumplimiento de sus funciones y en especial para la prestación del servicio de ahorro y crédito. Que el Estatuto faculta a la Junta Directiva para crear los comités permanentes o de apoyo que considere necesarios para el funcionamiento de FEDEAA. Que el acuerdo 02 de 2.004, en su artículo tercero (3) ordena a la Junta Directiva la creación y reglamentación del Comité Financiero. RESUELVE: ARTÍCULO 1- CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ FINANCIERO. Constitúyase el Comité Financiero como un organismo asesor y ejecutor de las actividades de ahorro y crédito y demás actividades financieras de FEDEAA, dependiente de la Junta Directiva y sujeto a las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias y las normas contempladas en este reglamento o las que lo modifiquen o adicionen. ARTÍCULO 2- INTEGRACIÓN. El Comité Financiero estará integrado por dos (2) miembros de la Junta Directiva y dos (2) asociado, el cual será nominado por la Junta Directiva, elegidos para periodos de un (1) año y podrán ser reelegidos. Página 2 de 8

3 El Gerente General o su delegado participarán por derecho propio en todas las reuniones del Comité, con derecho a voz. ARTÍCULO 3- PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE LOS ASOCIADOS. Con el fin de garantizar la participación democrática de todos los asociados en los diferentes estamentos de la Entidad, la elección de los asociados que integrarán el Comité Financiero se surtirá de la siguiente forma: 1. Con ocho (8) días de antelación a la elección, la Junta Directiva convocará a todos los asociados a la inscripción para conformar el Comité, mediante avisos publicados en las diversas carteleras de las entidades que conforman el vínculo de asociación de FEDEAA, avisos publicados en la página web, invitación a presentar como candidatos por vía mail o cualquier otro medio de amplia difusión y acceso de los asociados de FEDEAA. 2. Hasta el día de la elección los miembros de la Junta Directiva podrán postular candidatos para este Comité y serán elegidos mediante votación dentro de la misma junta. 3. De los asociados inscritos y de los postulados por los miembros de la Junta Directiva que cumplan con los requisitos mínimos establecidos en el presente reglamento, la Junta Directiva elegirá en votación secreta un principal y su suplente personal, quien lo reemplazará en las ausencias temporales o absolutas. ARTÍCULO 4- CALIDADES DE LOS ASOCIADOS. Para ser elegido miembro del Comité Financiero es necesario que se cumplan los siguientes requisitos. 1. Ser asociado hábil al momento de la elección y tener una antigüedad como asociado no inferior a un año (1) continúo. 2. No haber sido sancionado con la suspensión de sus derechos sociales durante el año inmediatamente anterior a la elección. 3. Preferencialmente tener estudios en Contaduría, Economía, Administración de Empresas ó afines con los anteriores ó haber tomado cuarenta (40) horas de formación Especializada en Economía Solidaria, o en Finanzas. 4. No estar incurso en incompatibilidades establecidas por la Ley, el Estatuto o en inhabilidad para el ejercicio del cargo declarada por el organismo estatal competente. 5. No pertenecer simultáneamente a más de un comité de FEDEAA. ARTÍCULO 5- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ FINANCIERO. El Comité Financiero se reunirá ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan, por Página 3 de 8

4 convocatoria escrita dirigida a los integrantes del comité que podrá hacer el presidente del Comité Financiero o el Gerente General. La asistencia de tres (3) de los integrantes del Comité constituye quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de votos. De su seno el Comité Financiero elegirá un Secretario quien tendrá como responsabilidad principal verificar que el libro oficial de actas este al día. Las recomendaciones del Comité Financiero a la Junta Directiva, por regla general se adoptarán por unanimidad, de lo contrario se le llevarán los diferentes planteamientos del Comité sobre el tema debatido. Lo resuelto por el Comité Financiero regirá a partir del momento en que se adopte la decisión. Al iniciar la sesión el Presidente someterá a consideración del Comité Financiero el orden del día y una vez aprobado, la reunión deberá someterse a él rigurosamente; sólo por razones ampliamente justificadas y con la aprobación unánime, podrá ser alterado o suprimir alguno de los puntos incluidos en el orden del día. Los miembros del Comité Financiero, el Revisor Fiscal y el Gerente General podrán dejar constancia de su opinión contraria en las actas del Comité. De sus actuaciones el Comité dejará constancia en la respectiva acta de: los nombres de los asistentes a la reunión, hora, fecha y lugar, temario de los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el cuadro de compromisos adquiridos. El acta será suscrita por los asistentes de la reunión en señal de aprobación de las actuaciones y debe plasmarse en el libro oficial del Comité Financiero registrado ante el Secretario de la Junta Directiva. Por regla general el Comité Financiero sesionará en la sede principal de FEDEAA, salvo que por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido decida reunirse en un lugar diferente. ARTÍCULO 6- REMOCIÓN. Los miembros del Comité Financiero serán removidos de su cargo en cualquier momento por las siguientes causales: 1. Pérdida de la calidad de asociado. 2. Incumplimiento de cualquiera de sus deberes como miembro del Comité Financiero. 3. Por falta de asistencia a dos (2) sesiones continuas o tres (3) discontinuas, cuyas causas no obedezcan acaso fortuito o fuerza mayor. 4. Por falta grave cometida contra los intereses patrimoniales, sociales o económicos de FEDEAA. 5. Por la comisión u omisión de actos contrarios a las facultades con las cuales están Página 4 de 8

5 investidos. La Junta Directiva mediante resolución motivada declarará la vacancia y elegirá su reemplazo para el resto del período. ARTÍCULO 7- MISIÓN DEL COMITÉ FINANCIERO. Servir como Instrumento asesor y ejecutor de la Junta Directiva de FEDEAA, para que ésta pueda ejercer la actividad financiera especializada, el fomento del hábito del ahorro y transformación en crédito a costo razonable, para mejorar las oportunidades y bienestar de sus asociados y su núcleo familiar. ARTÍCULO 8- VISIÓN DEL COMITÉ FINANCIERO. Liderar la prestación de servicios financieros de alta calidad basados en la utilización racional del crédito y estimulando la independencia económica de los asociados de FEDEAA. ARTÍCULO 9- OBJETIVOS DEL COMITÉ FINANCIERO. Este Comité tendrá entre otros los siguientes objetivos: 1. Determinar las políticas básicas generales, normas y procedimientos en el manejo de los recursos económicos captados de los asociados, con miras a una eficiente prestación de los servicios de ahorro y crédito. 2. Fomentar el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias en la prestación de los servicios de ahorro y crédito. 3. Propiciar la prestación de los servicios de ahorro y crédito sobre la base de la justicia, la igualdad, la solidaridad, la democracia y el esfuerzo propio, supervisando el cumplimiento de estos servicios bajo la realidad organizativa y socio económico de FEDEAA. 4. Fomentar la cultura del ahorro y el uso racional del crédito entre los asociados de FEDEAA. ARTÍCULO 10- FUNCIONES. Son funciones del Comité Financiero: 1. Aplicar estrictamente, en conjunto con la administración, las disposiciones reglamentarias para la prestación del servicio de ahorro y crédito. 2. Diseñar conjuntamente con la Gerencia General las políticas particulares del servicio y proponerlas a la Junta Directiva para su aprobación. 3. Estudiar y proponer programas para la captación de depósitos de ahorro y prestación de los servicios de crédito. 4. Estudiar, evaluar y proponer para la aprobación de la Junta Directiva las tasas de interés de los diferentes créditos y las que reconocerá FEDEAA a las diferentes Página 5 de 8

6 modalidades de ahorro, así como los montos mínimos del mismo. 5. Examinar los informes que sobre el servicio presente el Gerente General, pronunciándose sobre ellos, trasladando a la Junta Directiva los asuntos que surjan de los mismos y que sean competencia de ésta. 6. Conocer las observaciones o glosas que dirija la Revisoría Fiscal en torno al servicio, examinándolas y presentando recomendaciones para su solución. 7. Conocer sobre las observaciones, reclamos y recomendaciones que le formulen el Comité de Control Social y los asociados en relación con el servicio financiero, presentando sugerencias para su solución. 8. Estudiar y aprobar las solicitudes de crédito de su competencia, dar conceptos sobre aquellas que corresponda aprobar a la Junta Directiva y trasladarle los créditos no resueltos por el Comité. 9. Realizar evaluaciones periódicas de los servicios financieros y planear su desarrollo. 10. Presentar a consideración de la Junta Directiva proyectos de modificación al reglamento de ahorro y crédito, debidamente motivados. 11. Estudiar y evaluar permanentemente los manuales de procedimiento y operación del servicio de ahorro y crédito. 12. Presentar a la Junta Directiva los informes mensuales sobre sus actividades. 13. Revisión y análisis de los estados financieros mensuales, balance, estado de resultados, ejecución presupuestal y flujo de caja y emitir su concepto con destino a la reunión mensual de Junta Directiva. 14. Evaluación financiera de los proyectos que se presenten a la Junta Directiva. 15. Generación de políticas y control presupuestal de FEDEAA. 16. Permanente asesoría financiera a la Junta Directiva. 17. Analizar el presupuesto anual y presentarlo a la Junta Directiva. 18. Las demás que le asigne el reglamento de ahorro y crédito y la Junta Directiva en materia de estos servicios. ARTÍCULO 11- FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE FINANCIERO. Son funciones del Presidente del Comité Financiero: 1. Dirigir y ordenar la convocatoria a las sesiones del Comité Financiero. 2. Cumplir y hacer cumplir el reglamento del Comité Financiero 3. Hacer que los Directivos concurran puntual y asiduamente a las reuniones, vigilar con el concurso del Secretario del Comité el registro de asistencia. 4. Dirigir el debate interno de las sesiones del Comité Financiero e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas; y orientarlas con discreción y ecuanimidad. 5. En general, ejercer las demás atribuciones que le asignen el Comité Financiero o los reglamentos. Página 6 de 8

7 ARTÍCULO 12- FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario: 1. Verificar que las actas de reuniones sean elaboradas oportunamente, en forma sucinta pero sin restarles significado a los puntos objeto de las deliberaciones y resoluciones. 2. Firmar las actas junto con los demás integrantes y dar fe de las mismas. ARTÍCULO 13- AUTONOMÍA FUNCIONAL. El Comité Financiero es un órgano dependiente de la Junta Directiva; sin embargo, para facilitar su labor contará con autonomía funcional de acuerdo a los niveles de competencia establecidos en el reglamento de ahorro y crédito. ARTÍCULO 14- PRESUPUESTO Y FLUJO DE CAJA. El Comité Financiero deberá evaluar el presupuesto y los flujos de caja mensuales, que permitan evaluar y controlar las operaciones activas y pasivas de FEDEAA, para garantizar la prestación eficiente de los servicios encomendados. ARTÍCULO 15- RECURSOS ECONÓMICOS. La Junta Directiva, el Comité Financiero y el Gerente General, de acuerdo con sus atribuciones estatutarias, legales y reglamentarias realizarán las operaciones activas y pasivas de FEDEAA con los siguientes recursos económicos: 1. Los valores que FEDEAA capte por aportes sociales y ahorros permanentes de sus asociados. 2. Los valores que FEDEAA capte en las diversas modalidades de ahorro de sus asociados. 3. Los valores patrimoniales que FEDEAA destine para la prestación del servicio. 4. Los recursos externos que requiera FEDEAA para la prestación del servicio y que adquiera por vía de créditos con entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y en especial con entidades financieras especializadas de la Economía Solidaria 5. Los recursos provenientes de convenios establecidos por las empresas que generan el vínculo de asociación. 6. La venta de Activos de la compañía, siempre y cuando estos recursos sean para la inversión operacional de FEDEAA. ARTÍCULO 16- INTERPRETACION DEL REGLAMENTO. Los vacíos que se presenten en este reglamento, así como las dudas en su interpretación, serán resueltos por la Junta Directiva. ARTÍCULO 17- REFORMA DEL REGLAMENTO. Este reglamento sólo podrá ser modificado en sesiones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva, convocadas para tal efecto. ARTÍCULO 18- RESPONSABILIDADES Los miembros del Comité Financiero serán responsables del adecuado control de los recursos y responderán por los perjuicios que ocasionen a FEDEAA o Página 7 de 8

8 a los asociados por negligencia en el cumplimiento de sus funciones, e incurrirán en las sanciones previstas en la ley, el Estatuto y en los reglamentos de FEDEAA, siempre y cuando al comité Financiero se le hayan presentado los elementos de juicio para la toma de decisiones, en aquellos casos donde se oculte información, donde la Gerencia y su equipo administrativo no presente los hechos, sucesos que puedan afectar económicamente al fondo, el comité Financiero no será responsable, por esta causa, y la responsabilidad total la asumirá la Gerencia y el colaborador administrativo que hizo la omisión. Junta Directiva celebrada el día 22 del mes de Julio del año 2014, según consta en Acta No. 06, deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en la materia y entra a regir a partir del día 22 del mes de julio del año 2014 Dado en Bogotá. Distrito Capital, a los 22 días del mes de julio de2014 Notifíquese y cúmplase. SONIA XIMENA ZAMORA LOPEZ Presidente Junta Directiva HUGO ERNESTO GOMEZ SALAMANCA Secretario Página 8 de 8