FONDO DE EMPLEADOS DE EMPLEADOS DE MAPFRE FEMAP

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS DE EMPLEADOS DE MAPFRE FEMAP El Comité de Control Social del Fondo de Empleados de Mapfre FEMAP, en uso y cumplimiento de las funciones señaladas en los estatutos especialmente las del artículo 72 y, C O N S I D E R A N D O: a) Que es de su competencia aprobar el reglamento interno que debe servir como instrumento del Comité de Control Social para regular su funcionamiento y las relaciones con los asociados y organismo de la entidad así como las de ocurrencia común con otras personas y entidades. b) Que el ejercicio de la vigilancia social, interna y técnica a través del Comité de Control Social es un mecanismo de autocontrol y de participación democrática de los asociados. c) Que para ejercer la vigilancia y control con mayor eficacia el Comité de Control Social requiere su propio reglamento, R E S U E L V E: REGLAMENTO DE COMITÉ DE CONTROL SOCIAL ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN: El Comité de Control Social es un organismo nombrado por la Asamblea General y tiene a su cargo velar por el correcto funcionamiento administrativo, social y filosófico del FEMAP, basado en los principios de autogestión, cuyos mandatos ejecutará y estarán sujetos a las limitantes, restricciones o condiciones que le impongan la Asamblea General, el Estatuto y la Ley. ARTÍCULO 2. COMPOSICIÓN: El Comité de Control Social estará conformado por tres (3) integrantes principales con sus respectivos suplentes numéricos, asociados hábiles, elegidos por la Asamblea General por un período de dos (2) años, pudiendo ser reelegidos. ARTICULO 3.REQUISITOS PARA SER ELEGIDO COMO MIEMBRO DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL: 1

2 a) Estar al día en cumplimiento de sus obligaciones. b) No haber sido sancionado en los últimos seis (6) meses anteriores a la elección. c) Tener como mínimo seis (6) meses de afiliación a FEMAP. d) No ser empleado de FEMAP. e) Tener capacidad y aptitudes personales. f) Tener conocimiento de los fondos de empleados o sobre el sector de la Economía Solidaria. g) Tener integridad ética y moral. h) Capacidad de liderazgo y dirección ARTÍCULO 4. SESIÓN DE INSTALACIÓN: El Comité de Control Social se reunirá por derecho propio dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su elección verificando su registro ante el organismo competente y sesionará, por primera nombrando los cargos dignatarios. Su período comienza en la fecha de la instalación y termina cuando se produzca la instalación del nuevo Comité de Control Social elegido en la Asamblea general siguiente, de acuerdo por lo señalado en los estatutos. En la sesión de instalación, el Comité de Control Social procederá así: a) Elegir un (1) Coordinador y un (1) Secretario. b) Revisar la documentación pertinente como fuente de información. c) Elaborar un plan de trabajo. ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDADES. Los integrantes del Comité de Control Social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las funciones que les impone la Ley y el Estatuto, ejerciendo vigilancia social, enfocada principalmente al cumplimiento del objeto social del FEMAP El ejercicio de las funciones asignadas por la Ley a este órgano se referirá únicamente al control social, y no deberá desarrollarse sobre materias que corresponda a las de competencias de órganos de administración. ARTÍCULO 6. ORGANIZACIÓN INTERNA Y PLAN DE TRABAJO. Para garantizar el cumplimiento de las funciones que le señalan los estatutos y una contribución eficaz a la buena gestión social, administrativa y de servicios, el Comité de 2

3 Control Social debe actuar con base en un Plan anual elaborado y aprobado por él, antes del 30 de abril de cada año, el cual es de su exclusivo conocimiento y tiene el carácter de documento reservado, para asegurar de esta manera la independencia, objetividad y confiabilidad necesarias en este tipo de labor. El Comité de Control Social debe, en todo caso, desarrollar sus funciones con fundamento en criterios de investigación y valoración, sus observaciones, requerimientos, recomendaciones y pronunciamientos deben ser debidamente documentados y deben referirse únicamente al control social, sin entrar en áreas o materias que son competencia de los órganos de administración, aunque ha de prevalecer un sentido de colaboración, apoyo, respeto y buenas relaciones con todos los componentes del fondo. ARTÍCULO 7. FUNCIONES DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL. a. Elaborar su propio Reglamento. b. Velar porque los actos de los organismos de administración se ajustan a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y fines de la economía solidaria c. Controlar que la Junta Directiva y/o el gerente, desarrollen planes encaminados al beneficio social de los asociados d. Velar porque se lleven regularmente las actas de las reuniones de los Organismos de Dirección y de los Comités. e. Ilustrar a los asociados sobre la forma de examinar los libros y balances. f. Recibir de los asociados los reclamos que estos presenten sobre la prestación de los servicios y solicitar por escrito al organismo competente los correctivos oportunamente. g. Verificar si los asociados están cumpliendo con sus deberes consagrados en la Ley y demás normas, y efectuar las debidas llamadas de atención por escrito. h. Solicitar al organismo competente la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque las mismas se ajusten a los procedimientos establecidos para tal efecto. i. Verificar y firmar la lista de asociados hábiles que podrán participar en cada Asamblea. j. Vigilar porque la prestación de servicios del FEMAP se esté haciendo en forma eficiente, oportuna y de la mejor calidad posible. 3

4 k. Informar a los órganos de Administración, al Revisor Fiscal y a los Órganos competentes del Estado sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del FEMAP y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deban adoptarse. l. Rendir informe de actividades a la Asamblea General. m. Participar en las reuniones de la Junta Directiva y demás comités por derecho propio, con la representación de uno de sus integrantes con voz pero sin voto. n. Aplicar la sanción de amonestación de acuerdo con el Estatuto. o. Servir de Comité de Garantía en las elecciones que se efectúen en el FEMAP y decidir los conflictos que se presenten en dichas elecciones. p. Presentar a los asociados un informe anual escrito de las actividades desarrolladas por el FEMAP, a través de uno de los medios informativos del FEMAP. Parágrafo 1: El Comité de Control Social ejercerá las funciones en complementación con las actividades del Revisor Fiscal. Parágrafo 2: Para el ejercicio de las funciones del Comité de Control Social, la Junta Directiva proporcionará los medios necesarios. ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son funciones del Presidente: a) Efectuar las Convocatorias para las reuniones del Comité de Control Social b) Presidir y ordenar las sesiones del Comité de Control Social. c) Hacer que los integrantes concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar, con el concurso del Secretario el registro que se lleve para comprobar la asistencia. d) Dirigir el debate interno de las sesiones del Comité de Control Social e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad. e) Cumplir y hacer cumplir el reglamento. f) Suscribir en asocio del secretario las actas de las reuniones. g) En general, ejercer las demás atribuciones que le asigne la Ley y el Reglamento. 4

5 ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Son Funciones del Secretario: a) Tramitar con el Coordinador la convocatoria a reuniones y efectuar las citaciones a que haya lugar. b) Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por el Comité de Control Social. c) Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos e incorporarlas al día en el respectivo Libro de Actas. d) Firmar las Actas, junto con el Coordinador y dar fe de los mismos. e) Responder por el manejo de los Libros de Actas y archivo de la correspondencia y documentos del Comité de Control Social. f) Enviar la documentación o informes que se acuerden, a los órganos o autoridades competentes. g) Las demás que le asigne el Comité de Control Social. ARTÍCULO 10. REUNIONES DEL COMITE DE CONTROL SOCIAL. El Comité de Control Social se reunirá ordinariamente, cada trimestre, o en su defecto extraordinariamente cuantas veces sea necesario. ARTÍCULO 11. CITACIONES. Para las reuniones ordinarias convocará el Coordinador, con tres (3) días de anticipación, señalando la hora, fecha, orden del día y el sitio de la reunión. Para las reuniones extraordinarias convocará el Coordinador, pero con un (1) día de anticipación, fijando la fecha, sitio, hora y el tema o temas que van a tratar. A las reuniones se convocará a los suplentes, pero éstos no tendrán derecho a voto, mientras estén presentes los principales. PARÁGRAFO: Las citaciones para las reuniones ordinarias y/o extraordinarias se harán por escrito y se limitarán sólo a los temas para los cuales se hizo la convocatoria. ARTÍCULO 12. QUORUM. La concurrencia de los integrantes principales hará quórum para deliberar y decidir. La falta de un principal la suplirá el respectivo suplente numérico, quien actuará con voz y voto. 5

6 ARTÍCULO 13. DECISIONES. Las decisiones del Comité de Control Social, deben ser aprobadas por mayoría y deben constar en el respectivo libro de actas. ARTÍCULO 14. ABANDONO DEL CARGO: Cuando un integrante principal del Comité de Control Social faltare cuatro (4) veces consecutivas a las reuniones, sin causa justificada, se considera abandono del cargo, en cuyo caso se convocará al suplente. PARÁGRAFO: Se tendrán como causas justificadas los casos de enfermedad, calamidad doméstica o licencias por parte de la institución empleadora. ARTÍCULO 15. INVITADOS. A las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité de Control Social, podrán invitar al Presidente de la Junta Directiva, al Revisor Fiscal, al Gerente, los Coordinadores de los comités, cuando sea el caso o cuando el Coordinador del Comité lo considere necesario, pero sólo tendrán derecho a voz. ARTÍCULO 16. REUNIONES JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉS. Por derecho propio, al menos un (1) integrante del Comité de Control Social deberá hacerse presente en cada una de las reuniones de la Junta Directiva y de los diferentes comités. ARTÍCULO 17. SOLICITUD DE INFORMES. El Comité Control Social podrá solicitar informes a la Junta Directiva, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los Comités. Siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos y que se relacionen con la vigilancia y el control social. ARTÍICULO 18. IRREGULARIDADES. El Comité de Control Social debe informar a la instancia pertinente sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento del Fondo y podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas para el informe a la Asamblea General. ARTÍCULO 19. SANCIONES. Todo acto de los asociados e integrantes de los diferentes comités, que implique violación del estatuto y los reglamentos, podrá ser sancionado de acuerdo con lo reglamentado por la Junta Directiva, contemplado en los artículos 21 al 31 del Estatuto vigente. El Comité de Control Social podrá sancionar en los siguientes casos: 6

7 a) Inasistencia a las Asambleas programadas por el FEMAP sin justa causa. Se sancionará con el cobro de una multa, es decir, una sanción pecuniaria establecida por la Junta Directiva, correspondiente a 1 día del salario mínimo mensual legal vigente. b) Inasistencia a los cursos programados por el FEMAP, después de haber confirmado asistencia. Se sancionará con una amonestación. c) Comportamientos inadecuados, tales como: maltrato e irrespeto físico y/o verbal hacia los empleados del FEMAP, integrantes de los diferentes comités y demás asociados. Se sancionará con una amonestación con copia a la hoja de vida del asociado. d) Mal uso de los recursos del FEMAP, destinación de créditos, auxilios, etc. con otros fines diferentes al expuesto en la solicitud. Se sancionará con una amonestación con copia a la hoja de vida del asociado, además se solicitará el reintegro de dicho recurso. e) Incumplimiento de tareas y funciones asumidas por los integrantes de los diferentes comités. Se sancionará con una amonestación. f) Inasistencia de los integrantes de los diferentes comités a por lo menos cuatro reuniones seguidas. Se sancionará con una amonestación. Parágrafo 1: Se tendrán como causas justificadas los casos de calamidad doméstica, estudio, enfermedad y trabajo en la institución empleadora. Para efectos de justificación el asociado deberá anexar según el caso: certificado médico, certificado de estudio firmado por el decano de la Facultad y/o institución educativa, (los cuales deben coincidir con la fecha de la asamblea), visto bueno del jefe inmediato que certifique el cumplimiento de labores en la fecha y horas convocadas a la Asamblea. ARTÍCULO 20. PROCEDIMIENTOS. El Comité de Control Social para proceder a decretar la amonestación deberá atenerse a una previa información sumaria en donde se analizarán los hechos 7

8 que motivan la sanción, así como las razones Legales, Estatutarias o Reglamentarias en que se basan tales medidas, todo lo cual se hará constar en actas suscritas por el Coordinador y el Secretario. En todo caso, antes de que se produzca la decisión, deberá dársele al asociado o integrante de Comités, la oportunidad de presentar sus descargos. El Comité de Control Social para decretar la multa deberá atenerse a una previa información y analizar las justificaciones enviadas por los asociados. El cobro de ésta se hará deducible por nómina a la fecha posterior de confirmación al asociado. ARTÍCULO 21. MODIFICACIONES Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión unánime de los integrantes principales del Comité de Control Social. Dado en Bogotá, a los 9 días del Julio del año William Chaparro Coordinador Jenny Sanchez Secretaria 8