CCOPRUDE COOPERATIVA OS PROFESORES UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIS

Transcripción

1 CCOPRUDE COOPERATIVA OS PROFESORES UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIS Personeria Jurídica 1968 septiembre 13 de 1983 PerI ,032-1 co L9mE Medellín 3 de marzo de 2015 IV Señores CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Cooprudea Asunto: Reglamento Junta de Vigilancia La Junta de Vigilancia se permite enviarles el reglamento correspondiente al periodo , así mismo les solicitamos cordialmente colocarlo en la página web de la Cooperativa. Consideramos de mucha importancia que el consejo conozca dicho reglamento y así la Junta de Vigilancia pueda ejercer un control social enmarcado dentro de las normas que rigen su función. TITO MACHADO CARTAGENA Presidente ) A() y JARO IBA u ALVAREZ / Seretario T Universidad de Antioquia Calle 67 No , Bloque 22 Oficina 213 Conmutador cooperativa@cooprudea.com UNIVERSIDAD DE ANTIOQEJLk

2 JUNTA DE VIGILANCIA REGLAMENTO INTERNO DE FUNCIONAMIENTO Presentación La Junta de Vigilancia tiene como finalidad, realizar el control social mediante una serie de acciones definidas dentro del marco legal. El Control Social es la observación y el seguimiento permanente que ejercen los asociados por sí mismos y a través de la Junta de Vigilancia, del funcionamiento de la Cooperativa, con miras a revisar los procedimientos para el logro de los resultados sociales y verificar que éstos se obtengan en concordancia con las leyes, las normas, el Estatuto, la reglamentación interna y el respeto por los principios y los valores cooperativos, igualmente revisa que los Asociados ejerzan sus derechos y cumplan con sus deberes. La Ley 79 de 1988, en su Artículo 40, define las funciones de la Junta de Vigilancia y en la Circular Básica Jurídica 007 de 2008, en el Numeral 3 del Capítulo 7, Aspectos Generales del Autocontrol de las Entidades de la Economía Solidaria, da Instrucciones sobre Juntas de Vigilancia y demás órganos de Control Social de las Entidades Solidarias.. PLAN DE TRABAJO: La Junta de Vigilancia desempeñará su función y realizará sus actividades con base en un Plan de Trabajo, que elaborara en las primeras semanas, después de su posesión, para el período de elección (tres años). Este Plan se aprueba por sus integrantes y sirve como parámetro de acción, coordinación, seguimiento, control y evaluación de resultados.

3 PERÍODO: El periodo de la actual Junta de Vigilancia tiene vigencia entre Este periodo se inicia cuando se hace su nombramiento por parte de la Asamblea de Delegados y se termina cuando sea nombrada la siguiente Junta. El período se puede terminar extraordinariamente, cuando por cualquier causa llegase a quedar desintegrada, en cuyo caso el Consejo de Administración convocará de inmediato la Asamblea General Extraordinaria de Delegados, para su recomposición o elección de nueva Junta de Vigilancia o de alguno de sus miembros. CARGOS: Para el desarrollo de las actividades propias de la Junta de Vigilancia y por mutuo acuerdo entre sus miembros, se elegirá un presidente, un vicepresidente y un secretario; estos cargos serán asumidos por los miembros principales. FUNCIONES: Para el cumplimiento de las funciones de la Junta de Vigilancia, contará con la colaboración de la Gerencia, por medio de un funcionario asignado para el apoyo logístico. Las funciones son las siguientes: Del Presidente: a. Dirigir las sesiones, coordinando las intervenciones, permitiendo las discusiones y el estudio de todos los asuntos sometidos a su consideración. b. Someter a consideración las ponencias y proposiciones, verificando su resultado y haciéndolas constar claramente en el acta. c. Firmar las actas de la Junta en asocio con el Secretario, así como los documentos e informes que deban ser enviados por parte de la Junta de Vigilancia. d. Citar a los miembros a las reuniones y vigilar, con el concurso del Secretario el registro que se lleva, para comprobar la asistencia a dichas reuniones.

4 e. Representar a la Junta de Vigilancia en los eventos en los cuales sea requerida como órgano de control social de la Cooperativa. f. Preparar el Orden del día a desarrollar en cada sesión programada. Del Vicepresidente: Ejercerá las mismas funciones del Presidente cuando reemplace a éste en sus ausencias temporales o definitivas. Del secretario: a. Elaborar las actas de cada reunión b. Llevar el registro oficial de todas las Actas en el libro respectivo; en ellas deben constar todos los asuntos tratados por la Junta en sus distintas reuniones. c. Recopilar la información y los documentos que lleguen con destino a la Junta de Vigilancia, darlos a conocer en la sesión siguiente y archivarlos adecuadamente. d. Preparar la correspondencia en general, los informes y los otros documentos de la Junta de Vigilancia con destino a personas, organismos internos y externos o para los Asociados. Cuidar que se envíen en forma oportuna y segura, y que se archiven en la debida forma. e. Mantener al día, en forma ordenada y segura, todos los archivos de la Junta de Vigilancia. f. Firmar junto con el Presidente de la Junta de Vigilancia el Acta de cada sesión, los documentos o informes que deban ser enviados por parte de la Junta de Vigilancia. REUNIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA: Las reuniones serán de manera ordinaria cada quince (15) días, y de manera extraordinaria cada vez que se requiera por decisión de la Junta o por solicitud de del Revisor Fiscal o del Consejo de Administración.

5 QUÓRUM: El quórum para sesionar se conforma con la asistencia de por lo menos dos (2) miembros principales, y un suplente. En caso de ausencia de alguno de los principales, el suplente entra a actuar en su reemplazo,completando el quorum de 3 miembros, para llegar a acuerdos o tomar decisiones válidas. No obstante en las reuniones participaran tanto los principales como los suplentes. Se aclara que para efectos del quorum, este se establece con base en la asistencia de los miembros principales o el suplente que lo reemplace por ausencia temporal o definitiva. VOZ Y VOTO DE LOS MIEMBROS: Las decisiones serán tomadas por los miembros principales o el suplente que asuma la función. La asistencia de los miembros suplentes se propicia para facilitar el trabajo en equipo, para hacer eficiente la gestión y para facilitar el desarrollo de habilidades y capacidades de todos los miembros de la Junta. Las decisiones, acuerdos o pronunciamientos de la Junta de Vigilancia se harán mediante votación, requiriéndose el voto favorable de por lo menos dos (2) de los tres (3) miembros presentes con derecho a voto. Los suplentes asisten con derecho a voz pero no a voto, a no ser que reemplacen la falta temporal o definitiva de un miembro principal. ACTAS, COMUNICACIONES OFICIALES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA E INFORMES: ACTAS: La Junta de Vigilancia elaborará actas de cada una de sus reuniones ordinarias y extraordinarias, en el formato definido. COMUNICACIONES: Las comunicaciones que emite la Junta de Vigilancia se harán teniendo en cuenta un número consecutivo que obedece a la siguiente regla: JV , se interpreta así: JV: Significa Junta de Vigilancia.

6 039: Es el número consecutivo. 525: Es el número del acta en la cual se aprobó la comunicación. 2014: Es el año correspondiente en el cual se emite la comunicación. INFORMES: La Junta de Vigilancia dará información oportuna a los organismos de la Cooperativa, a los Asociados y a las otras Entidades a las cuales sea necesario hacerlo por disposición legal o por compromiso institucional, por medio de informes escritos, así: A la Asamblea General: En la reunión ordinaria anual en relación con: el cumplimiento de sus funciones, los resultados de la gestión social, la marcha general de la administración y los servicios, el cumplimiento de las responsabilidades por los organismos de dirección, la situación general de la entidad y las recomendaciones que estime convenientes para el mejoramiento institucional. Al Consejo de Administración: En relación con la gestión general de los servicios, sobre el cumplimiento de normas y procedimientos por parte del Consejo de Administración o sus miembros y, cuando diere lugar a ello, sobre el cumplimiento de deberes y el ejercicio de derechos por parte de los Asociados, sobre aplicación de sanciones a Asociados, con la presentación de las respectivas recomendaciones o sugerencias sobre correctivos o mejoras que en su opinión convengan a la Cooperativa en general. A los Asociados: Por diferentes medios institucionales al menos una vez al año, dará a conocer los aspectos más relevantes de su actuación como órgano de Control Social. A otras personas y a organismos externos: Cuando diere lugar a ello, o cuando así se imponga por razón de obligación legal o de compromiso institucional, dará información a organismos públicos de control, a autoridades legítimas, a la Revisoría Fiscal, según el caso, sobre actuaciones, hechos o situaciones, que en alguna forma deban ser puestos en su conocimiento y especialmente en cuanto sea necesario, para adelantar cualquier tipo de labor que tenga como finalidad salvaguardar y proteger los intereses institucionales y los de los Asociados.

7 CONFIDENCIALIDAD: Las actuaciones de la Junta de Vigilancia tienen el carácter de confidencialidad y en consecuencia todos los asuntos que maneja, la información que obtiene, los pronunciamientos, acuerdos o decisiones que adopta, los planes que haya de ejecutar y, en general, todo cuanto guarde relación con su funcionamiento, no será divulgado por medios diferentes a los propios de la Cooperativa, ni a personas u organismos internos o externos diferentes a aquellos que deban conocerlos por razón de la aplicación de normas legales, estatutarias o reglamentarias o a solicitud de autoridad legítima y competente. La Junta de Vigilancia y sus integrantes por el hecho de manejar información privilegiada, no pueden en ningún caso utilizar dicha información para obtener de ella cualquier tipo de beneficio personal, familiar, profesional o gremial, para ocasionar perjuicios morales, sociales, económicos, técnicos o gremiales a integrantes de la misma Cooperativa, ni a personas o entidades diferentes. OTRAS DISPOSICIONES: El presente Reglamento podrá ser modificado total o parcialmente por iniciativa de la Junta de Vigilancia. Para el cabal cumplimiento de sus funciones, la Junta de Vigilancia podrá establecer un horario de atención a los asociados, directivos y empleados de la Cooperativa de Profesores de la Universidad de Antioquia (COOPRUDEA). La Junta de Vigilancia solamente estudiará los casos que lleguen por escrito y con un mínimo de tres (3) días hábiles antes de cada reunión, para su estudio, tales como quejas, sugerencias o reclamos. CANALES DE COMUNICACIÓN El canal de comunicación sugerido es el texto escrito que debe ser enviado en forma física o por medio del correo electrónico juntavigilanciacooprudea@gmail.com INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Al menos, una vez cada año, COOPRUDEA realizará una jornada para los integrantes principales y suplentes de la Junta de Vigilancia, con el fin de lograr la

8 integración como equipo, actualizar el papel de la Junta de Vigilancia y conocer las normas y procedimientos para su funcionamiento. Se tendrá también en cuenta la importancia de capacitaciones locales, nacionales e internacionales Para constancia firman, TITO MACHADO CARTAGENA Presidente OLGA JULIA VASSEUR PARRA Suplente PAOLA ANDREA MONTOYA GOMEZ Vicepresidente CARLOS MARIO MARTINEZ TORO Suplente ALVARO JOSE IBARRA ALVAREZ Secretario JOHN JAIRO AGUDELO OQUENDO Suplente ANEXOS NORMATIVIDAD Para mayor claridad sobre el presente reglamento se sugiere tener en cuenta los siguientes documentos legales: Funciones de la Junta de Vigilancia según el Estatuto de Cooprudea Funciones: Los estatutos de la Cooperativa de Profesores de la Universidad de Antioquia, Cooprudea, atendiendo a lo contemplado en la Ley 79 de 1988, la Ley 454 de 1998, la Circular Básica Jurídica 007 de 2008 y otros aspectos normativos, contemplan las siguientes funciones para la Junta de Vigilancia:

9 1. Elaborar un programa de control social, divulgarlo entre los asociados, y velar por su desarrollo. 2. Velar para quelos actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias, en especial al Código de Ética y Buen Gobierno, y a los valores y principios del cooperativismo. 3. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal, al Comité de Ética y a los organismos estatales de control, las irregularidades que existan en el funcionamiento de la Cooperativa, y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. 4. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con el funcionamiento de la Cooperativa, tramitarlos, trasladarlos a la instancia correspondiente y solicitar los correctivos cuando fueren necesarios, por el conducto regular y con la debida oportunidad. 5. Hacer llamados de atención a los asociados, cuando incumplan sus deberes consagrados en la Ley, el Estatuto y los Reglamentos. 6. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados, cuando hubiere lugar a ello, y velar para que el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. 7. Verificar la lista de asociados hábiles y no hábiles, conforme a lo establecido en el artículo 84 del presente Estatuto, para efectos de la participación en las asambleas y en la elección de delegados, así como para la integración de los comités. 8. Antes de cada elección, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para los integrantes de los órganos de dirección, de vigilancia y de control. 9. Verificar que los asociados designados para integrar los diferentes comités cumplan los criterios establecidos en el artículo 105 del presente Estatuto. 10. Verificar el cumplimiento de las calidades establecidas para los cargos de Gerente y de Revisor Fiscal, definidas en el presenteestatuto. 11.Rendir informes sobre sus actividades, a la Asamblea General Ordinaria.

10 12. Solicitar a la Gerencia, la información sobre aspectos del control social que considere pertinentes para el cumplimiento de sus funciones. 13. Analizar los informes que le sean presentados, y solicitar al Consejo de Administración, al Gerente, al Revisor Fiscal o a los empleados, cuando lo considere pertinente, informes referidos al control social de la Cooperativa. 14.Convocar a Asamblea General en los casos establecidos en el Estatuto. 15.Llevar un archivo de actas y uno de comunicaciones, y el registro de los resultados del control social. 16.Las demás que le asignen la Ley o el Estatuto, siempre y cuando se refieran al control social, y que no estén asignadas a la Revisoría Fiscal o a otro órgano de control. PARÁGRAFO 1: Las funciones señaladas a la Junta de Vigilancia por la Ley y por el Estatuto se desarrollarán con fundamento en criterios de investigación y de valoración, y sus observaciones o requerimientos deberán ser documentados debidamente. Estas funciones se refieren exclusivamente al control social, y no tocarán materias que correspondan a los órganos de administración, o a otros. PARÁGRAFO 2: Los miembros de la Junta de Vigilancia responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la Ley y el Estatuto. PARÁGRAFO 3: Los miembros de los organismos de vigilancia y de control son eximidos de responsabilidad, si demuestran haber advertido oportunamente de los riesgos de la acción por tomar. La Ley 79 articulo 40 Estatutos de Cooprudea Circular Básica Jurídica sobre las funciones de la Junta Ley 454 de FUA/NORMATIVIDAD/EXTERNA/Circular_Basica_Juridica.pdf