FONDO DE EMPLEADOS SYNGENTA. Reglamento Interno de la Junta Directiva

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS SYNGENTA Reglamento Interno de la Junta Directiva La Junta Directiva del Fondo de Empleados Syngenta, en uso de sus atribuciones estatutarias contempladas en los artículos 52 a 56 de los estatutos RESUELVE: Expedir su propio reglamento con el siguiente articulado: ARTICULO 1o. FUNCIONAMIENTO La Junta Directiva estará integrada por cinco miembros principales y tres suplentes numéricos elegidos por Asamblea General. ARTICULO 2o. El Periodo estatutario de la Junta Directiva es de dos (2) años. No obstante es entendido que conservaran el carácter de tales hasta cuando la correspondiente Asamblea General Ordinaria haga elección para un nuevo periodo o hasta cuando sean removidos por una Asamblea Extraordinaria y/o registrados oficialmente los nuevos miembros por la entidad gubernamental de inspección y vigilancia. ARTICULO 3o. INSTALACION La Junta Directiva se instalara por derecho propio dentro de los quince (15) días siguientes a la inscripción oficial, por convocatoria del Presidente o Vicepresidente salientes, en cualquier fecha dentro del mes en la cual la entidad gubernamental la haya reconocido o por derecho propio del primer día hábil del mes siguiente. ARTICULO 4o. DIGNATARIOS La Junta Directiva designara entre sus miembros principales, por votación secreta, al Presidente, Vicepresidente y Secretario si se juzga conveniente para periodos de dos (2) años que se entenderá iniciado a partir de la fecha de su elección, sin perjuicio de ser reelegidos. ARTICULO 5o. En la reunión de posesión, a mas tardar en la siguiente, la Junta Directiva saliente pondrá a disposición de la nueva Junta Directiva, en el local sede de SYNGENTA, todos los documentos, archivos, libros de contabilidad, comprobantes, etc, indispensables para conocer y estudiar la situación económica y social del Fondo de Empleados, como también deberá rendir por escrito a la Junta Directiva entrante un informe completo donde indique las actividades que se realizaron y las que quedaron pendientes. Reglamento Junta Directiva 1 de 7

2 ARTICULO 6o. DE LAS SESIONES Las sesiones serán de dos clases : a. Ordinaria. b. Extraordinaria. Al verificar el quórum, se establecerá cuales de los suplentes por orden numérico actuaran como principales ; por ausencia de alguno de estos, lo que les dará la calidad de suplentes efectivos, quienes seguirán actuando como tales en la respectiva sesión no obstante con posterioridad lleguen los principales. La sesión requerirá como quórum la presencia de tres de sus miembros principales, o de quienes actúen como tales. La Junta Directiva sesionara ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan, siendo el procedimiento en ambos casos igual ; sin embargo en las sesiones extraordinarias, solo cuando la Junta Directiva haya evacuado íntegramente el temario objeto de las mismas, podrá ocuparse de otros asuntos diferentes y tomar las determinaciones pertinentes. ARTICULO 7o. Las reuniones de la Junta Directiva serán presididas por el Presidente o Vicepresidente, sin embargo, en ausencia de los anteriores y después de quince (15) minutos de la hora señalada se elegirá a uno de los miembros principal o suplente por orden alfabético, quien presidirá hasta culminar la misma, sin perjuicio de que llegaren los miembros ausentes. ARTICULO 8o. Las personas autorizadas para citar a reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Junta Directiva son: a. El Presidente o en ausencia el Vicepresidente en su orden. b. Los miembros de la Junta Directiva por mayoría. c. El Revisor Fiscal. d. El Gerente o Sub Gerente encargado de la Gerencia. e. La entidad gubernamental de vigilancia y control. La Junta Directiva, podrá ser citada por intermedio del secretariado quien lo hará con una antelación no inferior a 24 horas, mediante llamada telefónica o comunicación escrita. Reglamento Junta Directiva 2 de 7

3 ASISTENTE En las reuniones de la Junta Directiva estarán presentes los miembros principales y suplentes, quienes serán citados conjuntamente. El Revisor Fiscal podrá concurrir por derecho propio. El Gerente por regla general acudirá a todos las sesiones salvo que los asuntos a tratar no requieran su presencia. Los comités, asociados, funcionarios del Fondo de Empleados o personas extrañas solo podrán asistir cuando sean citados o aprobada su presencia por la Junta Directiva y una vez tratado el asunto que motivo su presencia se retiraran de la reunión. ARTICULO 9o. Para garantizar la asistencia de los miembros de la Junta Directiva, se considerara como dimitente el miembro principal que habiendo sido debidamente citado, faltare por lo menos a cuatro reuniones ordinarias sin causa justificada. En este caso el Presidente procederá a llamar al suplente numérico respectivo informándolo de su calidad de principal y la Gerencia dará cuenta de ello a los asociados. La justificación se hará en la reunión siguiente a la de la ausencia en forma escrita o verbal. ARTICULO 10o. El orden del día deberá contener los asuntos concretos a tratar en cada sesión. Corresponderá al Secretario elaborar el orden del día, previa consulta con el Gerente y/o con el Presidente de la Junta Directiva. Al iniciar la sesión, el Presidente ordenara leer el orden del día propuesto el cual podrá ser modificado. Una vez aprobado el orden el día definitivo, la reunión deberá someterse a el rigurosamente. Solamente por razones especiales y con la aprobación unánime, podrá alterarse el orden del día aprobado inicialmente. ARTICULO 11o. El Presidente no levantara la sesión hasta tanto no se haya cumplido el orden del día, salvo aquellos casos extraordinarios, o de difícil decisión o que por lo avanzado de la hora impida una conclusión opima del tema. En este caso se convocara en la misma sesión a los asistentes para una sesión extraordinaria a fin de reanudar las deliberaciones. El Presidente llamara la atención a aquellos que se retiren antes de acabar la sesión. Reglamento Junta Directiva 3 de 7

4 ARTICULO 12o. Bajo la responsabilidad de quienes presiden las sesiones se levantara a mas tardar el segundo día un acta, consignando la asistencia, los asuntos tratados y las decisiones tomadas, la cual tiene por objeto servir de memoria para las actuaciones de la Gerencia, de control por parte de la Junta Directiva al cumplimiento de sus disposiciones y de Registro Oficial del transcurso Administrativo del Fondo de Empleados. ARTICULO 13o. CONTENIDO DEL ACTA 1. Numero, fecha, hora y lugar de reunión. 2. Nombre del directivo que la convoca, fecha y firma del mismo. 3. Nombre y apellido de los asistentes y de los invitados si los hubiere, así como de las excusas por inasistencia. 4. Relación del Orden del día. 5. Aprobaciones especiales. 6. Numero de votos a favor, en contra o en blanco, según el caso. 7. Hora de clausura de la reunión. PARAGRAFO Las Actas serán aprobadas en la siguiente reunión y serán suscritas por el Presidente y el Secretario de la sesión en que sean aprobadas. ARTICULO 14o. En la Junta Directiva debe imperar un firme criterio asociativo teniendo primacía los intereses del Fondo de Empleados. Sus miembros actuaran con absoluta imparcialidad e independencia, evitando discusiones de carácter político, religioso o personal. Fuera de la reunión de la Junta Directiva, sus miembros tendrán el carácter de asociados. ARTICULO 15o. INTERVENCIONES Y DEBATES. Las sesiones se regirán por los procedimientos y técnicas de debate usualmente aceptados, garantizando la participación democrática de los miembros de la Junta Directiva y se seguirán básicamente las siguientes normas : 1. Quien desee hacer uso de la palabra deberá solicitar autorización al Presidente. 2 El Presidente concederá el uso de la palabra en el orden en que se haya solicitado. 3. Por regla general las mociones y proposiciones se presentaran por escrito, sin perjuicio de poderlo hacer en forma verbal. 4. Cuando se prolongan enmiendas o adiciones a las proposiciones principales, se consideran en primer termino adiciones y modificaciones. Reglamento Junta Directiva 4 de 7

5 PARAGRAFO Cuando alguno o algunos de los asociados deseen ser oídos por la Junta Directiva deberá solicitarlo por escrito en comunicación dirigida al Presidente explicando las razones que le asisten para formular la petición y si este lo considera pertinente lo(s) citara a la inmediata reunión, debiendo informar a la Junta Directiva la solicitud presentada. ARTICULO 16o. PARTICIPANTES EN LAS DELIBERACIONES En las deliberaciones de la Junta Directiva participaran indiscriminadamente miembros principales y suplentes y en lo posible las decisiones serán tomadas por unanimidad, pero de no lograrse se acogerá la decisión mayoritaria de los principales. El Revisor Fiscal y el Gerente tendrán voz pero no voto en las deliberaciones. De existir unanimidad dentro de los miembros de la Junta Directiva en relación con un punto y estando en desacuerdo el Revisor Fiscal o el Gerente, la Junta Directiva podrá desestimar las discrepancias y evitar continuar el debate, quedando a salvo la facultad de quien controvierte de dejar en acta las constancias pertinentes. Los miembros principales de la Junta Directiva o los Suplentes efectivos no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad o en los cuales tengan interés personal. ARTICULO 17o. Las decisiones de la Junta Directiva una vez tomadas deben contar con el respaldo de todos los miembros y serán responsables por los actos u omisiones que impliquen el incumplimiento o violación de las normas legales, estatutarias o reglamentarias. ARTICULO 18o. Los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva están en el deber y obligación de conocer periódicamente la situación del Fondo de Empleados y en consecuencia el Gerente podrá suministrar todas las informaciones que para tal efecto se soliciten. ARTICULO 19o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son Funciones del Presidente de la Junta Directiva: 1. Presidir y dirigir las sesiones. 2. Convocar a sesiones extraordinarias a la Junta Directiva. 3. Firmar acuerdos, resoluciones, actas y proposiciones especiales que dicte la Junta Directiva. Reglamento Junta Directiva 5 de 7

6 4. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento y decidir acerca de dudas que se susciten en relación con su interpretación. 5. Hacer que los miembros concurran puntual y asiduamente a las reuniones y vigilar con el concurso del Secretario, el registro que se lleve para comprobar la asistencia. 6. Proponer los nombres de los asociados para constituir los diversos comités y nombrar a quienes deban integrar las comisiones especiales de la Junta Directiva que fueren necesarias. 7. Declarar abiertas o cerradas las discusiones, según el caso, impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad. 8. Concurrir una vez por semana, por lo menos, a las oficinas del Fondo de Empleados, con el fin de enterarse de la marcha de la entidad y conocer la correspondencia dirigida a la Junta Directiva. 9. Instalar los comités y asistir cuando lo considere conveniente, con derecho a voz a reuniones de estos y de las comisiones. 10. Requerir los comités y comisiones designadas para que presenten los informes de las tareas que se les hayan encomendado. 11. Las demás señaladas en el reglamento y los que delegue la Junta Directiva. ARTICULO 20o. FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE El Vicepresidente reemplazara al Presidente en sus faltas temporales, en cuyo caso ejercerá las funciones previstas en el artículo anterior. Si se produjere el retiro definitivo del Presidente, la Junta Directiva procederá a elegir uno nuevo y si fuere elegido el Vicepresidente la Junta deberá elegir otro miembro para este cargo. ARTICULO 21o. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario de la Junta Directiva: 1. Tramitar la convocatoria a sesiones, de acuerdo con el Presidente y el Gerente del Fondo de Empleados. 2. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones en forma sucinta pero sin restarles significado a los temas tratados en las deliberaciones. 3. Firmar las actas, los acuerdos, las resoluciones y demás documentos que requieran ser autenticados. 4. Colaborar con el Presidente en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por este. 5. Enviar el proyecto de orden del día con la debida anticipación a todos los miembros de la Junta Directiva. 6. Las demás que figuren en el estatuto y el presente reglamento o que sean asignadas por la Junta Directiva. Reglamento Junta Directiva 6 de 7

7 ARTICULO 22o. INVITADOS ESPECIALES. La Junta Directiva por intermedio de su Presidente podrá hacer invitaciones por escrito a cualquier asociado a las reuniones ordinarias con el fin de instruir sobre sus métodos y procedimientos. El Gerente también podrá hacer invitaciones a la reunión de la Junta Directiva en los casos que lo crea conveniente. ARTICULO 23o. CONSTANCIA DE ADOPCION DE DECISIONES. Las decisiones de la Junta Directiva se adoptaran mediante acuerdos, resoluciones y otras disposiciones, las cuales serán discutidas y aprobadas en un solo debate. Las resoluciones y acuerdos serán enumerados consecutivamente y redactados de conformidad con las técnicas jurídicas legalmente aceptados. Las demás decisiones de la Junta Directiva y que correspondan a un giro normal de las operaciones del Fondo de Empleados no tendrá formalidades anteriores y bastara con que ellas aparezcan registradas en Actas de la Junta Directiva. Las decisiones tomadas solamente pueden ser comunicadas por la Gerencia del Fondo de Empleados. ARTICULO 24o. La Junta Directiva garantizara el cumplimiento de los estatutos, reglamentos y demás disposiciones, aplicando las sanciones que considere convenientes a aquellos asociados que las incumplan. ARTICULO 25o. El nombramiento de Delegados a conferencias, congresos o eventos similares lo hará la Junta Directiva. ARTICULO 26o. El presente reglamento fue aprobado en las sesiones de 30 de agosto de Joaquín Ospino Presidente Reglamento Junta Directiva 7 de 7