FONDO DE EMPLEADOS DE QUALA S.A. FEQSA REGLAMENTO JUNTA DIRECTIVA

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS DE QUALA S.A. FEQSA REGLAMENTO JUNTA DIRECTIVA ACUERDO No 005 Por medio del cual se reglamenta el funcionamiento de la Junta Directiva del Fondo de Empleados de Quala S.A. La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE QUALA S.A. en uso de sus atribuciones estatutarias, en especial las señaladas en el artículo 76, y CONSIDERANDO: 1. Que la Junta Directiva tiene como función prioritaria ejercer la administración permanente del Fondo de Empleados de Quala S.A. de conformidad con el principio de autogestión. 2. Que es conveniente fijar unas normas claras para el funcionamiento de este organismo y para la normal marcha de la entidad RESUELVE DICTAR EL SIGUIENTE REGLAMENTO INTERNO: CAPITULO I OBJETIVO INTEGRACIÓN SUPLENTES - EJERCICIO DEL CARGO - INHABILIDADES - INCOMPATIBILIDADES- Artículo 1. Objetivo: El presente reglamento tiene como propósito regular el funcionamiento de la Junta Directiva como órgano de dirección permanente del Fondo de Empleados de Quala S.A. sujeto a la Asamblea General y responsable de la administración superior de los negocios y operaciones de la Entidad, con miras a la realización del objeto social., así como el ejercicio del cargo por parte de sus miembros. Artículo 2. Integración: La Junta Directiva estará integrada por cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes personales elegidos para un período de tres (3) años. 1

2 PARAGRAFO. Los períodos dentro de los cuales ejercerán sus funciones los directivos estarán comprendidos entre Asambleas Generales Ordinarias consecutivas, independientemente de las fechas de celebración correspondientes. Artículo 3. Miembros Suplentes Numéricos: Cada miembro suplente de la Junta Directiva reemplazará al principal en sus ausencias accidentales, temporales o permanentes o cuando el principal ha sido removido de su cargo. En los dos últimos casos ocupará el cargo hasta terminar el periodo. Artículo 4. Ejercicio del cargo: Los miembros de la Junta Directiva ejercerán sus funciones a partir de su nombramiento por la Asamblea General, sin perjuicio de su posterior inscripción en la cámara de comercio de Bogotá. PARÁGRAFO: Para todos los efectos legales, los miembros del Junta Directiva conservarán su carácter de tal hasta tanto sean nombrados los nuevos miembros. Artículo 5. Incompatibilidades e inhabilidades. Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser miembros de este órgano si simultáneamente fueren miembros de la Junta de Vigilancia del Fondo de Empleados de Quala S.A. Tampoco podrán estar incursos en ninguna inhabilidad o incompatibilidad señalada en la ley o el Estatuto. En el evento de quedar incursos con posterioridad a su elección en alguna inhabilidad o incompatibilidad sobreviviente, deberán subsanarlas de manera inmediata o renunciar a su cargo como directivos. Artículo 6. Prohibiciones. A los miembros del Junta Directiva les estará prohibido: 1. Llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o asesor. 2. Celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la entidad. CAPITULO II INSTALACIÓN DIGNATARIOS Artículo 7. Instalación, elección y otros asuntos. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la elección por parte de la Asamblea General, la Junta Directiva deberá efectuar su instalación en reunión que se realizará por derecho propio y que será coordinada para tal fin por el miembro principal cuyo apellido corresponda al primero en orden alfabético. En esta reunión, se hará, en primer término, la elección de dignatarios y se acordará el calendario de reuniones, sin perjuicio de que puedan tratarse otros puntos diferentes a los ya indicados. 2

3 Igualmente, en la primera sesión de cada nueva Junta deberá ser leído, discutido y aceptado el presente reglamento, dejando constancia en el acta respectiva de tal hecho y de las posibles modificaciones que se lleguen a aprobar. Artículo 8. Dignatarios. La Junta Directiva elegirá de su seno, para un período de un (1) año, al Presidente, al Vicepresidente y al Secretario, sin perjuicio de poderlos rotar o reelegir. Artículo 9. Funciones del Presidente: El Presidente del Junta Directiva tendrá las siguientes funciones: 1. Convocar las reuniones ordinarias o extraordinarias. 2. Presidir la reunión y dar cumplimiento al orden del día establecido. 3. Invitar al Comité de Control Social cuando lo considere pertinente. 4. Firmar conjuntamente con el Secretario las actas, acuerdos, resoluciones y documentos que genere la Junta. 5. Representar socialmente al Fondo de Empleados de Quala S.A. y a la Junta en las reuniones que requieran la presencia de un miembro de la misma; ya sean de carácter interno o externo. 6. Representar a la Junta durante el tiempo en que no esté sesionando. 7. Coordinar las relaciones interinstitucionales del Fondo de Empleados de Quala S.A. 8. Estudiar y solucionar los problemas y conflictos institucionales. 9. Elaborar los proyectos de orden del día para las reuniones de Asamblea General y Junta Directiva. 10. Presidir las reuniones de Asamblea General ordinaria o extraordinaria, hasta que se nombren los dignatarios de cada asamblea. 11. Las demás funciones que le sean asignadas a su cargo. Artículo 10. Funciones del Vicepresidente: El vicepresidente cumplirá las mismas funciones del presidente en caso de ausencia temporal o definitiva de éste. Artículo 11. Funciones del Secretario: Serán funciones del Secretario de la Junta Directiva: 1. Elaborar el acta correspondiente a cada reunión de la Junta Directiva. 2. Firmar con el Presidente las actas y documentos que genere la Junta. 3. Elaborar la correspondencia enviada y tramitar y archivar la recibida. 4. Las demás funciones inherentes al cargo o que se le asignen. CAPITULO III SESIONES - QUÓRUM CONVOCATORIAS 3

4 Artículo 12. Sesiones ordinarias y extraordinarias. La Junta Directiva sesionará ordinariamente por lo menos una vez cada dos (2) meses, de acuerdo con el calendario previamente acordado, el cual se dará a conocer al Comité de Control Social y a la Revisoría Fiscal. Igualmente podrá sesionar extraordinariamente cuando circunstancias imprevistas o urgentes lo ameriten, previa citación realizada por el Presidente de la Junta Directiva a solicitud del Revisor Fiscal, el Gerente, la Junta de Vigilancia o al menos tres (3) Directivos principales. Artículo 13. Formalidades de la convocatoria a reunión. La convocatoria a reuniones se hará por escrito o por cualquier otro medio que garantice la debida publicidad de la convocatoria entre los miembros de la Junta y con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas, fijando fecha, hora, lugar y objeto determinado. Artículo 14. Invitados a reuniones de la Junta Directiva. Se podrán tener como invitados especiales a reunión de Junta Directiva, dos (2) representantes del Comité de Control Social que designe éste mismo órgano, el Gerente y las demás personas o empresas cuya participación sea requerida para aclarar un punto del Orden del Día. Artículo 15. Convocatoria a reunión extraordinaria. La convocatoria a reunión extraordinaria se le dará a conocer al Comité de Control Social y al Revisor Fiscal. Artículo 16. Quórum. Las reuniones se llevarán a cabo con la presencia de los directivos principales y suplentes. Ante la ausencia de uno o varios miembros principales, se habilitará el suplente numérico respectivo. El quórum mínimo para sesionar y adoptar decisiones válidas, será de tres (3) miembros de la Junta Directiva. Si transcurridos quince (15) minutos de la hora de la convocatoria no se ha completado el quórum con los miembros principales, se habilitarán el número de suplentes necesario para conformar el quórum, quienes actuarán con voz y voto a partir de ese momento y hasta la finalización de la reunión. Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo establecido en el segundo inciso de este artículo. Artículo 17. Inasistencia a reuniones ordinarias y extraordinarias. Teniendo en cuenta que el calendario de reuniones ordinarias estará previamente definido y que la citación a las reuniones extraordinarias se hará con la oportunidad debida, el directivo principal que no pueda asistir a la reunión deberá informar oportunamente a la Gerencia del Fondo de Empleados de Quala S.A., sin perjuicio que el directivo respectivo presente por escrito y por conducto del Secretario de la Junta las razones que justifican su inasistencia a la reunión. 4

5 Artículo 18. Instalación de las reuniones. Para dar inicio a la reunión de la Junta Directiva, se procederá así: a) A la hora para la cual fue convocada la reunión, el Presidente, o en su defecto el Vicepresidente, declarará abierta la sesión. b) Abierta la sesión, el Secretario llamará a lista a cada uno de los miembros convocados e informará a la Presidencia sobre el número de los mismos que se encuentran presentes. En caso de encontrarse presentes mínimo tres (3) directivos se dará inicio a la reunión o en su defecto se esperará un tiempo prudencial hasta completar el quórum o aplazar la reunión. PARAGRAFO: En caso de no encontrarse presentes el Presidente, el Vicepresidente y el Secretario, la reunión será presidida por quienes designen los asistentes. Artículo 19. Procedimientos para las reuniones. Las sesiones de la Junta se desarrollarán de acuerdo con el orden del día o agenda que se apruebe para cada una de ellas. El Presidente dirigirá la sesión, de acuerdo con dicho orden del día. Este orden solamente podrá ser modificado por decisión mayoritaria de los miembros de la Junta y previa moción debidamente justificada. Por regla general, en las reuniones ordinarias de la Junta no se tratarán asuntos diferentes a aquellos para los cuales se convocó o de los que se hayan aprobado dentro del orden del día. En las reuniones extraordinarias sólo se podrán tratar los asuntos para los cuales fueron convocados y los que se deriven estrictamente de aquellos. Lo anterior, sin perjuicio de poder informar o deliberar sobre otros asuntos. Artículo 20. Acuerdos y resoluciones. Las decisiones de la Junta Directiva, se denominarán acuerdos o resoluciones, así: a) Las decisiones de carácter general se llamarán acuerdos. a) Las decisiones de carácter particular se denominarán resoluciones. Artículo 21. De las decisiones de la Junta. Las decisiones de la Junta se tomarán de acuerdo con el procedimiento que se señala a continuación: a) Cada asunto, tema o materia, será presentado por la persona u organismo a quien corresponda. 5

6 b) Terminada la presentación, el Presidente declarará abierta la discusión para que cada uno de los asistentes pueda expresar sus opiniones, observaciones, inquietudes, preguntas o propuestas que conduzcan a la decisión pertinente. c) Se procurará tomar decisiones por consenso, es decir, que mediante la discusión y diálogo se procurará lograr una opinión compartida por todos, o al menos por una mayoría de los directivos, sin necesidad de efectuar votación. Las decisiones adoptadas por este sistema, se entenderán por unanimidad, a menos que haya expresa constancia escrita por parte de uno o varios directivos en sentido contrario. d) En caso de no poderse lograr una decisión por consenso, a pesar de los esfuerzos que en tal sentido se hagan, se empleará el sistema de votación, para lo cual requerirá el voto favorable de la mayoría de los directivos presentes y actuantes. Artículo 22. Motivación de las decisiones. Las decisiones que sean tomadas por los directivos en desarrollo de sus funciones, serán fruto del libre y espontáneo ejercicio del cargo, alejadas de intereses personales o de terceros, de conformidad con la ley y el estatuto. Las mismas deberán estar motivadas por razones coherentes y legales pensando siempre en el beneficio del Fondo de Empleados de Quala S.A. y sus afiliados. Artículo 23. Actas. De los asuntos tratados y las decisiones tomadas se dejará constancia en actas que serán elaboradas por el Secretario, a más tardar, al día siguiente a cada sesión. Las actas deberán contener como mínimo la siguiente información: 1. Número. 2. Tipo de reunión. 3. Lugar, fecha y hora de la reunión. 4. Forma y antelación de la convocatoria y nombre del convocante. 5. Número de miembros asistentes y número de los miembros convocados. 6. Constancia del quórum deliberatorio 7. Orden del día. 8. Asuntos tratados. 9. Decisiones adoptadas y número de votos emitidos a favor, en contra, anulados y en blanco. 10. Constancias de los asistentes. 11. Fecha y hora de la clausura. PARAGRAFO: El acta será firmada por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, salvo las de las reuniones no presenciales, que serán firmadas por el Gerente y el secretario o en defecto de este último, por un miembro de la Junta Directiva. 6

7 Artículo 24. Aprobación de Actas. La aprobación de un acta deberá realizarse en la reunión de la Junta Directiva inmediatamente siguiente a la que dio su origen y, una vez aprobada, se registrará en el libro de actas respectivo, con las firmas de quienes hayan actuado en calidad de Presidente y Secretario de la reunión a la que hace alusión el acta aprobada. Las actas deberán conservarse siempre en las oficinas del Fondo de Empleados de Quala S.A., debidamente archivadas. Artículo 25. Derecho de Voto. Cada miembro principal de la Junta Directiva es titular de un solo voto. Artículo 26. Abstención de los directivos. Cuando los directivos decidan abstenerse de tomar una decisión que sea propia de su cargo o votarla en blanco, deberán dejar constancia en el acta de las razones por las cuales han tomado aquella posición. Artículo 27. Impugnación de las decisiones. Las decisiones tomadas por la Junta Directiva sólo podrán ser impugnadas de conformidad con los procedimientos legales y ante las autoridades competentes. Artículo 28. Informes y proyectos del Gerente y comités. El Gerente y los comités rendirán informes mensuales por escrito sobre la marcha de los asuntos a su cargo y presentarán los proyectos o iniciativas para el desarrollo de actividades de la entidad. La Junta Directiva evaluará dichos informes y tomará las decisiones que en cada caso fueren pertinentes. Artículo 29. Evaluación de los informes. Los informes que reciba la Junta Directiva por parte del Revisor Fiscal, del Comité de Control Social o de los asociados, en desarrollo de actividades de control social, económico o de fiscalización general sobre la marcha de la entidad, se tendrán en cuenta para evaluarlos y aplicar las medidas que de ellos puedan derivarse. Cuando lo estime conveniente, la Junta podrá citar a las personas u organismos pertinentes para que aclaren o sustenten sus respectivos informes y dejen la constancia escrita de los mismos. Artículo 30. Confidencialidad de las actuaciones. Las actuaciones de la Junta como órgano directivo, y de cada uno de sus integrantes, serán de carácter confidencial, y en consecuencia, no estará permitido divulgarlas sino únicamente a los organismos a quienes competa conocerlos, por medio de los canales propios de la institución. Este mismo criterio se aplicará en relación con actuaciones de otros organismos que deban rendir informes a la Junta Directiva, so pena de someterse a las sanciones que en cada caso establezca la Junta. 7

8 Artículo 31. Unidad de la Junta. La Junta Directiva, como cuerpo colegiado, deberá funcionar como tal y por lo tanto sus integrantes no podrán actuar individualmente solicitando información o realizando tareas a nombre de la Junta, excepto que ellas obedezcan al cumplimiento de encargos asignados por éste. Cualquier solicitud en este sentido deberá hacerse previamente por escrito a la Presidencia de la Junta, con la debida sustentación, y obtener la respectiva autorización o aprobación, según sea el caso. Artículo 32. Control de asistencia. El Secretario de la Junta Directiva será el responsable de llevar el control de asistencia, del cual presentará un informe periódico a la Junta Directiva en pleno. Artículo 33. Sanción por inasistencia. El directivo que no asista a cuatro (4) reuniones por año consecutivas o no, con o sin justa causa, será removido de su cargo y por lo tanto perderá la calidad de directivo. En este caso, el directivo quedará suspendido automáticamente en sus funciones, sin perjuicio de que se siga tramitando las investigaciones y demás sanciones a que haya lugar. Toda excusa justificada debe presentarse por escrito. Para efectos de la aplicación de lo establecido en este artículo se tendrán en cuenta tanto las reuniones ordinarias como extraordinarias. Artículo 34. Remoción de directivos. Además de lo establecido en el anterior artículo los directivos podrán ser removidos por las causales y de conformidad con los procedimientos establecidos en el Estatuto. Artículo 35. Datos personales de los miembros de la Junta. Con el propósito de mantener una comunicación eficaz entre la Junta Directiva y sus miembros, éstos deben informar sobre cualquier cambio de dirección de residencia o de lugar de trabajo, vacaciones, licencias, incapacidad o cualquier otra circunstancia que implique cambio de su ubicación particular o profesional, en forma temporal o permanente. CAPITULO IV LIMITACIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Artículo 36. Se determina la cuantía para la Junta Directiva para autorizar operaciones de crédito hasta mil (1000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al igual que autorización de contratos y enajenación de bienes hasta el 20% del Patrimonio de Feqsa. 8

9 CAPITULO V FUNCIONES - RECONOCIMIENTOS - NOMBRAMIENTO Y CONFORMACIÓN DE COMITÉS Artículo 37. Funciones de la Junta. Las funciones de la Junta Directiva serán las señaladas en la ley, el Estatuto y los reglamentos. Artículo 38. Conformación del Comité de Crédito. La Junta Directiva conformará el Comité de Crédito, encargado del estudio y decisión sobre las solicitudes de crédito que presenten los asociados. El Comité de Crédito estará integrado por tres (3) miembros designados por la Junta Directiva para períodos de tres (3) años, pudiendo ser reelegidos parcial o totalmente. Sus actuaciones se regirán por el reglamento interno y orientaciones específicas de la Junta Directiva. Dentro de los integrantes habrá un miembro de la Junta Directiva quién ejercerá las funciones de Coordinador. Artículo 39. Nombramiento del Comité de Educación. La Junta Directiva nombrará el Comité de Educación, encargado del desarrollo de la función educativa, informativa y promocional de la entidad. El Comité de Educación estará integrado por tres (3) asociados designados por la Junta Directiva para períodos de tres (3) años, pudiendo ser reelegidos parcial o totalmente. Sus actuaciones se regirán por el reglamento, así como por el programa y el presupuesto respectivo refrendado por la Junta Directiva. Dentro de los integrantes habrá un miembro del Junta Directiva quién ejercerá las funciones de Coordinador. Artículo 40. Periodos de ejercicio de los comités de Crédito y Educación. Los Comités de Crédito y Educación serán nombrados para períodos de tres (3) años, sin perjuicio de poder ser reelegidos o removidos en cualquier momento a juicio de la Junta Directiva Artículo 41. De la creación de otros comités. La Junta Directiva podrá crear otros comités de apoyo, ya sean permanentes o transitorios cuando las circunstancias lo ameriten. 9

10 Artículo 42. Reglamentos de los comités y escogencia de sus integrantes. La Junta Directiva reglamentará el funcionamiento de cada uno de los Comités, y para la escogencia de sus integrantes, tendrá en cuenta los siguientes requisitos: a) Ser delegado hábil b) Tener una capacitación en Economía Solidaria de mínimo de cuarenta (40) horas o en su defecto comprometerse a tomarla dentro de los tres (3) meses siguientes a su nombramiento. Para ello el Fondo de Empleados de Quala S.A. programará los respectivos seminarios que serán de obligatoria asistencia. c) Tener una antigüedad mínima de un (1) año como asociado al Fondo de Empleados de Quala S.A. d) No haber sido sancionado por ninguna causa o no estar incurso en alguna de las causales de exclusión establecidas en el Estatuto. Artículo 43. Reconocimientos. A los miembros de la Junta Directiva que asistan a las reuniones ordinarias o extraordinarias a las que se les haya convocado, se les reconocerán los gastos de transporte, alojamiento y alimentación que hayan de sufragarse para tal fin. Artículo 44. Deber de capacitación. Será deber de cada miembro de la Junta Directiva capacitarse constantemente en aspectos solidarios y en especial en materias que competen a este órgano de administración. El Fondo de Empleados de Quala S.A. patrocinará y proporcionará los medios necesarios para cumplir con tal fin. Artículo 45. Informes. Los informes que se entreguen a la Asamblea General y Comité de Control Social serán por escrito. Se deberá dejar copia en el archivo respectivo. Artículo 46. Normas aplicables a la Junta. Además de las normas de este reglamento, la Junta Directiva actuará de conformidad con las consagradas en la Ley, en el Estatuto y en los reglamentos. ARTICULO 47. Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones reglamentarias existentes al respecto. Dado en Bogotá, D, C, a los diecinueve (20) días del mes de Abril del año dos mil diez (2011). MARIA VICTORIA SERRANO Presidente MERCEDES BERNAL GOMEZ Secretaria 10