REGLAMENTO INTERNO DE LA JUNTA DIRECTIVA ASTRACSA CAPÍTULO ÚNICO:

Transcripción

1 REGLAMENTO INTERNO DE LA JUNTA DIRECTIVA ASTRACSA CAPÍTULO ÚNICO: La Junta Directiva es el primer depositario de la autoridad de la Asamblea General, y es el organismo director cuyo cargo está la fijación de la política general y del establecimiento de los reglamentos de la Asociación. Artículo Nº 1 La Junta Directiva se someterá al presente reglamento interno con el objetivo de cumplir con las obligaciones correspondientes y mantener el orden dentro de trabajo de acuerdo con la Ley de Asociaciones Solidaristas, Reglamentos, Estatutos, Directrices y otra normativa vigente. Artículo Nº 2 La Junta Directiva deberá reunirse por lo menos una vez al mes, en sesión ordinaria para tratar asuntos administrativos, aprobación de créditos especiales y tomar las decisiones correspondientes en beneficio de la Asociación. El quórum estará conformado con la mitad más uno de sus miembros y los acuerdos se tomarán por simple mayoría de votos. Artículo Nº 3 En las sesiones de la Junta Directiva deberá estar presentes todos sus Miembros y solamente se justificará la ausencia por los siguientes motivos: enfermedad, compromiso laboral, estudio, fallecimiento de un ser cercano u otro motivo de fuerza mayor que lo amerite. Artículo Nº 4 En caso de ausencia, el interesado deberá comunicar al Presidente, a la Secretaría o Administración, por escrito u oralmente y con anticipación su imposibilidad de asistir y expondrá los motivos, en caso contrario, el interesado deberá justificarse ante la Junta Directiva de forma escrita en la próxima sesión. Artículo Nº 5 En caso de incumplir el artículo anterior las sanciones serán las siguientes: a) En la primera y segunda ausencia: amonestación oral. b) En la tercera ausencia: amonestación escrita. c) En la cuarta ausencia: solicitud de renuncia al cargo que ocupa en la Junta Directiva. 1

2 Artículo Nº 6 En caso de ausencia del Presidente a la sesión, lo sustituirá el Vice-presidente y en ausencia de éste lo asume el primer vocal o segundo vocal para que actúe y presida durante la sesión. Artículo Nº 7 La administración de ASTRACSA para cada sesión de la Junta Directiva entregará o enviará a todos los Miembros de Junta, una agenda escrita con los puntos a tratar, con cuarenta y ocho horas de anticipación. En caso contrario el tema se trasladará para la próxima sesión. Artículo Nº 8 Toda agenda deberá contener los siguientes asuntos según corresponda: 1) Lectura, revisión, objeciones y aprobación del acta anterior. 2) Asuntos varios. 3) Correspondencia enviada. 4) Correspondencia recibida. 5) Informe de la Tesorería. 6) Informe de la Administración. 7) Informe de los comités de trabajo: a) Comité Administrativo-Financiero (se unifica comité de Crédito y Finanzas). b) Comité Social c) Comité Divulgación d) Comité de Soda 8) Pendientes fiscalía. Artículo Nº 9 Toda la información que se analizará y aprobará en la sesión de Junta Directiva deberá ser entregada a los miembros con cuarenta y ocho horas de anticipación con excepción de casos especiales. 2

3 Artículo Nº 10 La Administración de ASTRACSA deberá: Entregar los Estados Financieros, para su revisión al Tesorero con copia al Presidente y Vicepresidente, con 8 días naturales de anticipación a la sesión de Junta Directiva, para su respectivo análisis, revisión y comprobación, para que se entreguen a los Miembros de Junta 2 días naturales antes de la sesión correspondiente. Llevar el libro de actas para las respectivas firmas a los miembros de Junta Directiva, no puede exceder de tres sesiones. En caso de rechazar un crédito, brindar las explicaciones a los asociados (as) cuando sus solicitudes no se ajustan a los establecidos por el Reglamento de Crédito. Artículo Nº 11 El análisis de los temas tratados durante la sesión de Junta Directiva deberá transcurrir en el más completo orden, ecuanimidad y respeto. Se utilizará el diálogo en la discusión de todo asunto. Se seguirá para el siguiente orden: Presentación del tema, análisis del mismo, votación (para lo cual los miembros de Junta Directiva podrán razonar su voto; si un miembro de Junta Directiva no vota, deberá consignarse en el acta la razón). Artículo Nº 12 La participación de todos los miembros de la Junta Directiva será en forma abierta, de amplio criterio, activa y aportando las mejores ideas y beneficios para la Asociación. Artículo Nº 13 El Presidente de la Junta Directiva coordinará el diálogo, cederá la palabra y propondrá la votación en caso necesario. Los demás Miembros de Junta por su parte pedirán la palabra al Presidente y él la dará de acuerdo al turno de cada uno. Artículo Nº 14 El Presidente cuidará que el diálogo o análisis se mantenga dentro del tema de discusión y estará facultado para cancelar el uso de la palabra a quien la haya tomado sin previa petición, cuando a juicio propio considere que el diálogo o análisis no corresponde al tema o se observa síntomas de irrespeto. Artículo Nº 15 La Junta Directiva, estará formada con los siguientes Comités de trabajo: COMITÉ ADMINISTRATIVO-FINANCIERO, COMITE SOCIAL, COMITÉ DE SODA Y COMITÉ DE DIVULGACIÓN, y los que se consideren necesarios de acuerdo al crecimiento y necesidades de la Asociación. 3

4 Artículo Nº 16 Todo Comité estará a cargo de uno o más miembros de Junta Directiva y a su vez supervisado por el órgano máximo. Los asociados podrán integrarse a los diferentes comités según su afinidad. La invitación a los asociados para integrar cada comité se hará al inicio de la nueva Junta Directiva mediante correo electrónico. Artículo Nº 17 El encargado de cada Comité rendirá su informe de trabajo en cada sesión de Junta Directiva. FUNCIONES DE LOS COMITÉS. a) COMITÉ ADMINISTRATIVO-FINANCIERO: El comité administrativo-financiero estará integrado por tres miembros de la Junta Directiva: Presidente, Vicepresidente y Tesorero. Funciones: Planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar todos los aspectos concernientes de la Asociación. Revisar, aprobar y firmar convenios comerciales para lograr descuentos en los asociados. Lo concerniente a la Asamblea de Asociados. Recibir y estudiar las solicitudes de crédito. Aprobar o improbar aquellas solicitudes que no sobrepasen los límites fijados en el Reglamento de Crédito aprobado por la Junta Directiva. Trasladar a la Junta Directiva el estudio y recomendación de aquellas solicitudes cuyos montos excedan a lo autorizado por el Reglamento de Crédito. Formular recomendaciones para modificar el Reglamento de Crédito para un mejor funcionamiento, con el fin de que sean analizados por la Junta Directiva. Recomendar estudios para crear o eliminar alguna línea de crédito, que así lo requieran los asociados y tengan viabilidad financiera. Dar explicaciones documentadas a los asociados cuando sus solicitudes no se ajustan a lo establecido por el reglamento respectivo, en armonía con la administración. Velar por el buen funcionamiento de las operaciones financieras de la Asociación. Buscar las mejores opciones de Inversión que el mercado presente y hacer los respectivos estudios, para obtener las mejores propuestas de colocación de las inversiones. 4

5 Velar por los rendimientos obtenidos sobre todas las colocaciones. Vigilar todas las operaciones financieras acordadas por la Junta Directiva, apegados o en cumplimiento con lo establecido en la Ley de Asociaciones Solidaristas (Reserva Liquidez y Cesantía) y políticas financieras vigentes aprobadas por la Junta Directiva. Tiene la potestad para adquirir compromisos que impliquen una erogación económica de hasta por concepto de aumentos salariales, horas extras, compra de activos, compra de uniformes, honorarios profesionales (certificaciones para reserva de liquidez, autenticaciones, gastos legales para procesos de los hipotecarios), suministros de oficina, en caso de sepelio compra de arreglos florales y esquelas, adquisición de firmas digitales, pago de certificaciones de saldos para auditoría externa, devoluciones de rebajos realizados de más a los asociados y pago de transporte y alimentación. Esta autorización excluye el Reglamento de Crédito y Reglamento de Inversiones. Y los compromisos superiores a ese monto deberán de presentarse a aprobación en Junta Directiva. b) COMITÉ SOCIAL. Funciones: Procurar el bienestar social de los asociados a través de diferentes tipos de ayuda. Organizar actividades para el bienestar de los asociados y familiares tales como: 1) Día de la madre 2) Día del padre 3) Paseos 4) Actividad recreativa de medio periodo 5) Actividades deportivas 6) Fiesta de fin de año Responsabilizarse del presupuesto asignado. Analizar la posibilidad hacer distinciones a los directivos y a los asociados que por méritos han aportado logros a través del tiempo a la Asociación. Lo concerniente a la Asamblea de Asociados Este comité deberá presentar un estudio previo de costos y gastos para cada actividad para que la Junta Directiva le apruebe la opción más conveniente económicamente. Una vez realizada la actividad deberá de presentar un informe con la liquidación del evento. 5

6 c) COMITÉ DE DIVULGACIÓN: Funciones: Difundir a cada uno de los afiliados los fines y beneficios de la Asociación Solidarista. Informar a los asociados los logros alcanzados por la Junta Directiva y Administración, así como información relacionada con el Movimiento Solidarista en el ámbito nacional. Coordinar campañas de divulgación sobre actividades programadas, y definir los canales necesarios para trasmitir el mensaje. Coordinar todo lo relacionado con la página web. Buscar opciones de convenios en conjunto con la Administración. d) COMITÉ DE SODA Este comité estará conformado por un Miembro de Junta Directiva. Funciones: Velar por todo lo relacionado con la soda. Vigilar que se cumplan las funciones de la manera más adecuada para brindar a todos los asociados el mejor servicio. Ver los Estados Financieros de la soda. Analizar los precios cada semestre. Revisar los costos de los productos. Artículo Nº 18 En caso de que un miembro de Junta Directiva renuncie o finalice su gestión deberá de entregar al órgano máximo un informe final de gestión y el plan de trabajo que tienen al día de su finalización de funciones, en los medios impreso y digital, para que de esta forma dar continuidad a los proyectos implementados o por implementar, a más tardar ocho días hábiles después del cese de sus funciones. Artículo Nº 19 De acuerdo con el artículo 8 e inciso 7, se les concederá audiencia a los integrantes de los Comités, a efectos de escuchar y tener criterios sobre la labor. Así mismo la Junta Directiva podrá desintegrar el o los comités cuando a su criterio no se cumpla con la labor a ellas encomendadas. 6

7 Artículo Nº 20 La Junta Directiva concederá audiencia a cualquiera de los asociados (as) para plantear cualquier asunto específico, el cual deben remitir mediante una carta o correo electrónico. Artículo Nº 21 Los miembros de la Asociación pueden asistir libremente a las sesiones de la Junta Directiva para informarse sobre el trabajo de la misma, siempre y cuando ésta no sea de carácter privado y se coordine con tiempo la solicitud del asociado (a). Tendrán derecho a voz, pero no a voto. Artículo Nº 22 La Junta Directiva podrá aprobar un presupuesto y materiales para la asociación, en el mes de octubre, con base en los Estados Financieros de setiembre de modo que se facilite y se logren los objetivos. Artículo Nº 23 La Junta Directiva se fijará metas a corto, mediano y largo plazo, según corresponda. Artículo Nº 24 La Junta Directiva estará en la obligación de mantener informados a los miembros de la Asociación, por medio del Comité de Divulgación, sobre la marcha de las actividades, a excepción de aquellas que la Junta considere como confidenciales. Artículo Nº 25 Los miembros de la Junta Directiva estarán obligados a proceder siempre con la más alta honestidad y confianza, en los cargos que desempeñan como directivos. Ellos serán solidariamente responsables por las decisiones que tomen, solamente quedarán exentos aquellos que salven sus votos y que hagan constar su inconformidad en el acta. Artículo Nº 26 Ninguno de los miembros de Junta Directiva estará facultado para tomar decisiones personales y que puedan comprometer a la Junta o a la misma Asociación. Artículo Nº 27 Se le otorga a la fiscalía el derecho al veto en las inversiones que no se consideren debidamente respaldadas por empresas solventes. Artículo Nº 28 Cuando la Junta Directiva acuerda proceder con la más absoluta discreción sobre uno o varios asuntos, los miembros están en la obligación de acatar esta disposición. La infracción a este artículo será sancionada con amonestación escrita por primera vez y con suspensión del cargo si reincide en la falta. 7

8 Artículo Nº29 La Junta Directiva revisará al menos una vez al año este reglamento, o en el momento que así lo requieran, lo someterá a consideración y a la aprobación de todos sus integrantes. Cada uno de sus miembros poseerá una copia de este reglamento y por lo menos un ejemplar del mismo deberá estar presente durante todas las sesiones de Junta ordinarias y extraordinarias. OBLIGACIONES Y ATRIBUCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DEL PRESIDENTE. a) Asistir puntualmente y presidir las Asambleas Generales y reuniones de la Junta Directiva. b) Representar judicial y extrajudicialmente a la Asociación con facultades de Apoderado Generalísimo sin límite de suma según reglamentación de la Junta Directiva de forma mancomunada. c) Firmar, cheques, transferencias y demás documentos de la Tesorería de forma mancomunada con el/la Vice-presidente y Tesorero. d) Convocar las Asambleas Generales y las sesiones de Junta Directiva. e) Dirigir y mantener el orden en los debates, así como suspender y levantar las sesiones encada caso. f) Presentar a la Asamblea Ordinaria anual una memoria de las actividades de la Asociación durante el ejercicio anterior. g) Velar por la buena marcha y administración de la Asociación, observando y haciendo cumplir los estatutos, reglamentos y resoluciones de La Asamblea General y de La Junta Directiva. h) Firmar las actas junto con el secretario (a) y los demás Miembros de Junta y diferentes documentos que lo ameriten. ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DEL VICE-PRESIDENTE. a) Asistir puntualmente a las reuniones de Junta Directiva y a las Asambleas Generales. b) Integrar el comité de Finanzas c) Sustituir al Presidente en su ausencia. d) Firmar, cheques, transferencias y demás documentos de la Tesorería de forma mancomunada con el/la Presidente y Tesorero. ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DE LA SECRETARÍA. a) Asistir puntualmente a las reuniones de Junta Directiva y a las Asambleas Generales. 8

9 b) Redactar, firmar y llevar toda la correspondencia de la Asociación concerniente a Junta Directiva. d) Llevar el registro de afiliados (En custodia de la Administración). e) Llevar los archivos de la Asociación concerniente a Junta Directiva. f) Redactar y llevar al día las actas de las sesiones de Junta Directiva y las Asambleas Generales. g) Presentar el acta diez días hábiles después de la sesión de Junta Directiva a los directivos. h) Firmar las actas junto con el Presidente y demás Miembros, como máximo en las dos sesiones siguientes. i) Entregar un CD con las grabaciones de las sesiones de Junta Directiva a la Administración para su custodia. j) Entregar a la Administración, para su respectivo empaste, las actas junto con los anexos vistos en cada una de las sesiones de Junta Directiva, máximo una vez al año al cierre de operaciones. k) Velar que la Administración imprima el acta de la sesión de Junta Directiva, una vez aprobada en la sesión siguiente, para su respectivo traslado un día después a los miembros de Junta para sus respectivas firmas. ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DEL TESORERO. a) Asistir puntualmente a las reuniones de Junta Directiva y a las Asambleas Generales. b) Conformar el comité de crédito. c) Firmar, cheques, transferencias y demás documentos de la tesorería de forma mancomunada con el/la Presidente o Vice-presidente. d) Preparar los estados financieros para los demás directivos. e) Informar a la Junta Directiva, por lo menos una vez al mes los estados financieros de ASTRACSA, que a continuación se detallan: Balance de Comprobación, Balance de Situación Financiera, Estado de Resultados Comparativo, Estado de Resultados Acumulativo, Estado de Resultados Comparativo ASTRACSA, Detalle de Inversiones Transitorias, Detalle de Préstamos por Cobrar, Tasa Ponderada (mensual y período), Detalle de Cuentas por Cobrar, Detalle de Cuentas por Pagar, Detalle de Otros Ingresos, Detalle de Gastos, Balance de Situación Consolidado, Estado de Resultados Consolidado, Estado de Flujos de Efectivo Consolidado y Estado de Cambios en el Patrimonio Consolidado. 9

10 ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DEL FISCAL. a) Asistir puntualmente a las reuniones de Junta Directiva y a las Asambleas Generales. b) Su gestionar estará basado en lo indicado en le Ley de Asociaciones Solidarista en los artículos , donde se transcribe lo siguiente: Artículo 51.- La vigilancia de la asociación estará a cargo de uno o varios fiscales, asociados o no, quienes durarán en sus cargos por el plazo que se fije en los estatutos. Estos miembros podrán ser reelegidos por períodos consecutivos no mayores de dos años. Sus nombramientos son revocables. Artículo 52.- Las facultades y obligaciones de los fiscales son las que establece el artículo 197 del Código de Comercio, en lo que sea aplicable a las Asociaciones Solidaristas. Artículo 53.- Los fiscales serán responsables individualmente por el cumplimiento de sus funciones. Artículo 54.- Los cargos de director (referirse al artículo 14) y de fiscal no podrán ser remunerados. b) EL artículo 197 del Código de Comercio, indica las siguientes facultades y obligaciones: a) Comprobar que en la sociedad se hace un balance mensual de situación; b) Comprobar que se llevan actas de las reuniones del consejo de administración y de las asambleas de accionistas; c) Vigilar el cumplimiento de las resoluciones tomadas en las asambleas de accionistas; d) Revisar el balance anual y examinar las cuentas y estados de liquidación de operaciones al cierre de cada ejercicio fiscal. e) Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas en caso de omisión de los administradores. f) Someter al consejo de administración sus observaciones y recomendaciones con relación a los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus atribuciones, por lo menos dos veces al año. Será obligación del consejo someter al conocimiento de la asamblea general ordinaria los respectivos informes; g) Asistir a las sesiones del consejo de administración con motivo de la presentación y discusión de sus informes, con voz, pero sin voto. h) Asistir a las asambleas de accionistas, para informar verbalmente o por escrito de sus gestiones y actividades. 10

11 i) En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones de la sociedad, para lo cual tendrán libre acceso a libros y papeles de la sociedad, así como a las existencias en caja. j) Recibir e investigar las quejas formuladas por cualquier accionista e informar al consejo sobre ellas. k) Las demás que consigne la escritura social. l) Dar seguimiento a los acuerdos de Junta Directiva, para que los mismos se cumplan. Adicionalmente se encomiendan las siguientes labores: d) En el acta constitutiva de ASTRACSA en el artículo vigésimo indica que la vigilancia de la Asociación estará a cargo de un fiscal, tendrá las atribuciones indicadas en el artículo ciento noventa y siete del Código de Comercio. Habrá un suplente de fiscal, quien sustituirá al Fiscal en sus ausencias temporales o definitivas. El fiscal y el suplente de fiscal durarán en sus cargos por 2 años y podrán ser reelectos Indefinidamente. e) Levantar las informaciones que considere conveniente y ponerlas en conocimiento de la Junta Directiva. f) Denunciar a la Junta Directiva o a la Asamblea General cualquier irregularidad que note en el funcionamiento de la asociación o en la conducta de sus directivos o afiliados. g) Vigilar que los actos de la Asociación y la conducta de los miembros de la Junta Directiva se ajusten a lo dispuesto en los presentes estatutos y a las leyes que rijan la materia. h) En el reglamento de elecciones interno de ASTRACSA, se indica lo siguiente: Art. 6: De acuerdo con los estatutos y la Ley de Asociaciones Solidarista, se nombrará un fiscal y un suplente de fiscal, por un período de dos años, pudiendo ser reelectos indefinidamente. Estos nombramientos se realizarán en aquellos años en que se deba elegir al vicepresidente, vocal N 2 y vocal N 3. Art. 7: Las funciones de ambos serán las que señala el artículo vigésimo de los estatutos de la Asociación. Art. 8: Para elegirlos, se presentarán ante el Tribunal de Elecciones candidaturas específicas para el puesto de fiscal y fiscal suplente. Los candidatos serán incluidos en tiquetes de votación, completamente separados de los candidatos a director. ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DEL SUPLENTE DE FISCAL. a) Sustituir al fiscal en sus ausencias temporales o definitivas en las sesiones de Junta Directiva y Asambleas Generales con las mismas atribuciones de éste. 11

12 ATRIBUCIONES U OBLIGACIONES DE LOS VOCALES I, II y III. a) Asistir puntualmente a las reuniones de Junta Directiva y a las Asambleas Generales. b) Desempeñar eficientemente los comités a los que sean asignados y sus respectivas tareas. c) Firmar las actas junto con el Presidente y demás miembros de Junta, como máximo en las dos sesiones siguientes. Aprobado en sesión ordinaria 380 de Junta Directiva de ASTRACSA, del día 29 del mes de enero del año

13 GLOSARIO Administración: Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (La persona responsable de las operaciones de ASTRACSA). Actas: Al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro. Asamblea: Es el órgano supremo de la Asociación, y por lo tanto el más importante, ya que reúne a todos los asociados, expresa la voluntad del grupo y es la encargada de tomar las decisiones más relevantes. Asociado: Se consideran miembros de la asociación los que en tal condición se incorporan a ella en el acto de su constitución y los que son admitidos posteriormente de acuerdo con los estatutos. Fiscalía: Es el representante de la Asamblea General frente a la Junta Directiva, ya que es el órgano encargado de controlar la legalidad y correcciones de las actuaciones de ella. Junta Directiva: Es el órgano de gestión y de dirección de la asociación, a ella le corresponde ejecutar las instrucciones que le de la asamblea de socios. Meta: Se denomina meta a un objetivo o un propósito que deseamos alcanzar, realizando determinadas acciones, actividades o trabajos para poder lograr eso que nos hemos propuesto. Página web: Se conoce al documento que forma parte de un sitio web y que suele contar con enlaces (también conocidos como hipervínculos o links) para facilitar la navegación entre los contenidos. 13