Cierre y apertura de ejercicios contables ADRINFOR S.L.

Transcripción

1 ADRINFOR S.L.

2 Indice 6- Cierre y apertura de ejercicios contables...1 Cierre con apertura sobre una empresa ya existente...1 Cierre con creación simultánea de empresa...6 Inversión del cierre...8 Otros aspectos del cierre a tener en cuenta...9 Garantía de la información contable...9 Moneda extranjera...11 Fechas de cierre y apertura...12 El módulo conversor...14 Ejercicios...28 Ejercicio Ejercicio Recursos...29 Enlaces de Interés...29 i

3 6- Cierre y apertura de ejercicios contables Cuando una contabilidad se cierra ya no se pueden registrar más operaciones contables. La legislación mercantil española otorga 3 meses de plazo, desde la finalización del ejercicio económico, para que la contabilidad esté cerrada y los libros contables realizados. Es decir, una empresa que finalice su ejercicio el , tiene plazo hasta el para realizar el cierre de cuentas. La operación de cierre de cuentas es bastante sencilla con ContaPlus. Para la empresa antes mencionada, conllevaría la realización de 3 asientos contables: 1. Asiento de regularización: en él se determina el valor de la cuenta 129 Resultados del Ejercicio, obtenida mediante diferencias entre las cuentas de ingresos (grupo 7) y las de gastos (grupo 6), así como de las cuentas de ingresos (grupo9) y gastos (grupo8) imputados la Patrimonio Neto (estos dos últimos son novedades aparecidas en el nuevo Plan General de Contabilidady no aplicables al de PYMES). Este asiento se realizará el Asiento de cierre: en él se cierran todas las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5), quedando sus saldos a cero y no pudiéndose realizar ninguna anotación posterior en ellas. Se realizará el Asiento de apertura: inverso al anterior, abre todas las cuentas patrimoniales con los mismos saldos que tenían antes de cerrarlas. Se realizará el ContaPlus realiza estos tres asientos en muy poco tiempo (minutos o menos) dependiendo del volumen de información y de la potencia del equipo informático. Por qué concede la legislación un plazo tan largo para un proceso tan corto?. Respuesta: porque previamente a este proceso es necesario realizar una serie de labores: Introducir TODA la información contable correspondiente al ejercicio Téngase en cuenta que las últimas facturas y documentos bancarios del 2010 llegarán al contable durante los primeros días del Repasar los datos introducidos durante el año 2010 para detectar posibles errores: documentos extraviados, saldos incorrectos, etc. Introducir los asientos especiales de final de ejercicio: amortizaciones, variación de existencias, clasificación de la deuda en corto y largo plazo, periodificación contable, impuesto sobre beneficios, etc. Cierre con apertura sobre una empresa ya existente Éste es el caso más habitual. Si efectúo el cierre del año 2009 hacia finales de febrero o principios de marzo, qué pasa con la contabilidad del año 2011 hasta esa fecha?. Lo lógico es que añadamos la empresa correspondiente al año 2011 incluso antes del y así podamos ir registrando documentación contable en los años 2010 y 2011 simultáneamente. El proceso a seguir para añadir una empresa nueva está descrito en le tercera lección. Usando el Panel de Exploración, añadiremos una nueva empresa: 1

4 Hay que tener en cuenta que se deberá copiar el plan de cuentas de la empresa del año En este caso, seleccionamos la empresa X0 y copiaremos, al menos, cuentas, desgloses y subcuentas: 2

5 También pueden copiarse ficheros con valores monetarios (llevan entre paréntesis un *) que controlan presupuestos, vencimientos, amortizaciones, documentos de pago, etc. 3

6 Nos aseguraremos de tener seleccionada la empresa que vamos a cerrar (X0) y accederemos al menú Financiera, opción Fin de ejercicio, Cierre de ejercicio. También podemos acceder a las opciones de cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploración: Aparecerá una pantalla como la siguiente: 4

7 Como puede observarse, el programa asigna las fechas correspondientes a los asientos de regularización y cierre del ejercicio 2010, así como la del de apertura del Con la opción Reemplazar asiento de apertura existente se sustituirá el asiento de apertura de la empresa X1 si se realizó algún cierre con anterioridad. Por razones de seguridad, esta opción ya aparece seleccionada por defecto. Activando la opción Proceso de ajuste en moneda extranjera el programa procederá a realizar, de forma automática, los asientos de ajuste necesarios si se hubiera trabajado con divisas durante el ejercicio y se hubieran producido diferencias de cambio. En la parte final del tema se amplía la información referente a esta opción. También debemos decidir si deseamos copiar a la nueva empresa algunos ficheros que contienen valores monetarios (vencimientos, cheques, predefinidos y presupuestos), ficheros que analizaremos en las unidades 11ª y 12ª. Por último, deberemos seleccionar la empresa sobre la cual se realizará el asiento de apertura, que no será otra que la previamente creada X1, y podremos comenzar el proceso de cierre con sólo pulsar sobre el botón. Tras haberla seleccionado, el botón que aparece a la izquierda del código de la empresa pasa del color rojo al verde. Tras finalizar el mismo aparecerá la siguiente pantalla informativa: 5

8 Desde este momento, no se puede introducir información en el Diario. Si deseara introducir un asiento contable, el programa no lo permitiría y aparecería un mensaje como éste: Cierre de un ejercicio contable Cierre con creación simultánea de empresa Hay empresas que no desean introducir contabilidad del año 2010 antes de haber cerrado la del En estos casos, se podrá añadir la nueva empresa durante el proceso de cierre con sólo pinchar sobre el icono Añadir del campo Apertura en: 6

9 Se abrirá una ventana de creación de empresas como la siguiente: Con sólo rellenar los campos Código y Fecha fin ejercicio, tendremos creada la empresa correspondiente al año Así, cuando se obtengan las cuentas anuales de Comercial ADR para el año 2011, aparecerán 7

10 también los datos del año El resto del proceso de cierre es similar al descrito en el punto anterior de la lección. Cierre de ejercicio y creación de empresa simultáneos Inversión del cierre Ya se ha dicho que, tras el cierre del ejercicio, no se podrá introducir información en el Diario. Qué pasará entonces si descubro errores en la contabilidad del año 2010 con posterioridad al cierre del ejercicio?. Pueden darse 2 casos: 1. El error se detecta con posterioridad a la elaboración y legalización de los libros contables. En este caso lo corregiríamos en el año El error se detecta con anterioridad a la elaboración y legalización de los libros contables. En este caso lo corregiríamos en el año Para realizar correcciones en la contabilidad del año 2010, con posterioridad al cierre del ejercicio, deberá invertirse previamente dicho proceso de cierre. Accederemos al menú Financiera, opción Fin de ejercicio, Invertir cierre. También podemos invertir el cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploración: Aparecerá una pantalla como la siguiente: 8

11 Al pinchar sobre el botón el programa elimina los asientos de regularización y cierre, dejando la empresa del año 2010 abierta. Sin embargo, el asiento de apertura realizado en la empresa del año 2011 no se elimina, quedando ésta también abierta. En este momento puedo trabajar con ambas empresas. Una vez efectuadas las correcciones en la contabilidad del año 2010, procederemos a realizar el cierre definitivo. Se generarán nuevos asientos de regularización y cierre (año 2010), y un nuevo asiento de apertura (año 2011) sustituirá al anterior que no se eliminó con la inversión del cierre. copia desde aquí Abrir un ejercicio contable cerrado Otros aspectos del cierre a tener en cuenta Merece la pena comentar algunos aspectos importantes que se deberían tener en cuenta antes de cerrar un ejercicio contable. Garantía de la información contable Antes de efectuar un cierre contable, es recomendable realizar una organización de ficheros, que producirá las siguientes acciones: Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar. Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa y los comunes a todas las memorias. Comprobación jerárquica de la información. Así, se garantizará que no se den fallos en el proceso de cierre. Esta opción está recomendada también cuando surjan pequeñas anomalías o lentitud en los procesos. Se accede a ella desde el menú Util, opción Organización de ficheros, o bien desde la barra de botones, pinchando sobre el botón Org. ficheros : 9

12 También es recomendable, antes de cerrar el ejercicio, la realización de una copia de seguridad completa. Este proceso se detalla en la unidad 9ª y en la descarga de las soluciones oficiales a los ejercicios planteados (dentro del fichero de word LEEME). Esta opción aparece también en el panel de gestión del Grupo SP a una o a varias empresas:, pudiendo aplicarse Se abre una ventana con la lista de empresas sobre las que se puede realizar una organización de ficheros y sólo tendremos que seleccionar la/s empresas deseadas. A continuación, pulsaremos sobre el botón generar y dará comienzo el proceso de reconstrucción de la información anteriormente descrito. 10

13 Moneda extranjera Determinadas subcuentas contables que reflejan derechos (clientes, tesorería) u obligaciones (proveedores) pueden registrarse en moneda distinta del euro (dólares, libras, etc.). En estos casos, las variaciones en el cambio de estas divisas pueden originar pérdidas o ganancias en la cuenta de resultados. Son las denominadas diferencias negativas o positivas de cambio. Ejemplo: si el compro dólares a 0,90 euros el dólar, la cuenta de caja en dólares valdrá 900 euros. Si el el dólar vale 0,85 euros, el valor de estos dólares habrá caído en 50 euros, generando una diferencia negativa de cambio, ya que mis dólares valen 50 euros menos que cuando los compré. El P.G.C. prevé para estos casos las cuentas 668 Diferencias negativas de cambio, la 768 Diferencias positivas de cambio y la 135 Diferencias de conversión. En el caso del ejemplo, a habría que realizar el siguiente asiento, minorando la cuenta de caja en dólares: Pues bien, este asiento podría hacerse de forma automática con ContaPlus. Para ello, habría que cumplir dos requisitos: 1. Que estén introducidos los cambios de la divisa a fecha de cierre. 2. Que marquemos la opción Proceso de ajuste en moneda extranjera al cerrar el ejercicio contable. Una vez seleccionada la opción, aparecerá una pantalla de selección de asientos de ajuste como la siguiente: 11

14 En nuestro ejemplo, se generará un asiento a con el concepto Ajuste subcuenta-cambio. Fechas de cierre y apertura Si quiero que en mi contabilidad el asiento nº 1 sea el de apertura tendré tres opciones: 1. No introducir ningún apunte correspondiente al año 2011 hasta cerrar la contabilidad del año Introducir apuntes del año 2011 a partir de la fecha , dejando el día para el asiento de apertura. Una vez realizado el cierre, el asiento de apertura habrá tomado el número de asiento correlativo al último introducido, pero podrá renombrarse como número 1 gracias a la opción de renumeración de asientos. Accedemos a esta opción desde el menú Financiera/Opciones de diario/utilidades de asientos/renumeración de asientos. Mediante esta opción podemos ordenar todos los apuntes del libro Diario, por fecha y número de asiento: 3. En la fase de creación de empresa, pudimos haber especificado que el asiento de apertura tuviera el número 1. Esta opción se encuentra en el menú Global, opción 2-Selección de empresas: 12

15 Con esta opción seleccionada para la empresa X1 (año 2011) tendremos cuidado en, a la hora de introducir asientos contables, dejar libre el número 1. Si he introducido un asiento en la empresa X1, éste habrá tomado el número 1, pero podremos asignarle otro distinto con la misma opción explicada en el punto anterior: De no hacer este cambio, en el asiento nº 1 figurarían el inicialmente introducido y el de apertura. Además, durante el proceso de cierre, el programa alertaría de tal hecho con el siguiente mensaje: 13

16 Y el asiento nº 1 contendría 2 hechos contables diferentes: El módulo conversor El cierre del ejercicio 2007 y la apertura del ejercicio 2008, representa el punto de inflexión que sirve de puente entre la aplicación de dos normativas contables, el PGC de 1990 y el Nuevo Plan General de Contabilidad. Si bien el asiento de cierre del ejercicio 2007 se realizará según el PGC del 90, el asiento de apertura del nuevo ejercicio 2008, ya debe recoger las reglas de la nueva normativa. Esto supone la realización de una serie de ajustes. Para facilitarnos esta labor, ContaPlus incluye un modulo conversor que nos va a permitir adaptar el asiento de apertura del anterior al nuevo plan contable. Veamos a continuación que pasos a seguir con un ejemplo: 1. Cerrar el ejercicio 2007 y abrir simultáneamente la empresa correspondiente al ejercicio

17 De esta forma obtenemos el siguiente asiento de apertura en la empresa Y8. 2. Acceder el módulo conversor. Para adaptar el asiento de apertura del ejercicio 2008 al nuevo PGC, será necesaria la utilización del módulo conversor. Este módulo conversor se encuentra en el Panel de Gestión de SP, junto al nombre del programa. 15

18 Nos aparecerá una ventana informativa sobre el modulo conversor: Pulsamos sobre el botón cerrar, y veremos un esquema que nos va a ir guiando en el proceso. 16

19 3. Seleccionar las empresas sobre las que se va a realizar la conversión. Pulsando sobre el primero de los iconos, seleccionamos las empresas sobre las que realizar la conversión. En esta ventana aparecerá la empresa que se cierra y la empresa de apertura relacionada con la anterior. 17

20 También desde esta ventana se debe asignar el PGC que va utilizar la empresa Y8, en nuestro ejemplo le hemos asignado el PGC para PYMES. 18

21 4. Asociar cuentas y ajustes automáticos. Cierre y apertura de ejercicios contables Desde esta opción, ContaPlus plantea una serie de ajustes que realiza de manera automática, mientras que otros ajustes se deberán realizar de manera manual. Para que se generen estos ajustes de manera automática, pulsamos sobre el botón "General/Actualizar asientos de ajuste", que aparece en la parte inferior de la ventana. Al finalizar el proceso aparecerá el siguiente mensaje: 19

22 En este momento, algunas de las cuentas han sido automáticamente sustituidas por otras: PGC 1990 Nuevo PGC (226) Mobiliario (216) Mobiliario (2826) Amortización acumulada de mobiliario Cierre y apertura de ejercicios contables (2816)Amortización acumulada de mobiliario Los ajustes realizados de manera automática aparecen en la siguiente ventana: Sin embargo todavía quedan cuentas sin ajustar, (como el caso de la cuenta 200). 5. Ajustes manuales. Para las cuentas que quedan pendientes, introduciremos ajustes manuales. En nuestro caso: PGC 1990 (200) Gastos de constitución Nuevo PGC (113) Reservas voluntarias Para realizar estos ajustes manuales, pulsaremos sobre el icono "Asientos de ajuste". Accedemos a la siguiente ventana: 20

23 Completamos la ventana con los datos del ajuste, y pulsamos sobre el botón "Grabar asiento": 21

24 A continuación podemos observar tanto los ajustes realizados automáticamente, como los manuales (estos últimos los hemos enmarcado en rojo) 6. Comprobar los ajustes del

25 Podemos comprobar los ajustes del 2008, pulsado sobre este icono: Conseguimos así que al elaborar el nuevo balance se trasladen correctamente los saldos. 7. Conversión Nuevo Plan Contable. Por último realizaremos la conversión al nuevo PGC, para ello pulsaremos sobre el icono correspondiente: A partir de la siguiente ventana, realizamos en primer lugar una copia de seguridad, que guardaremos en nuestro ordenador. 23

26 A continuación se realiza la conversión al nuevo PGC. 24

27 Al finalizar la conversión obtendremos la siguiente ventana: 25

28 Una vez finalizado el proceso podemos observar las diferencias que existen entre el asiento de apertura de la contabilidad antes y de después de haber realizado los ajustes utilizando el módulo conversor. Tras los ajustes. 26

29 Antes de los ajustes. El módulo conversor 27

30 Ejercicios Ejercicio 1 Con el cierre contable finaliza la labor del contable de introducción de información, quedando tan sólo pendiente la elaboración de los libros de contabilidad. El cierre contable es, en el caso de ContaPlus, un juego de niños. Se propone que el alumno siga cuidadosamente los siguientes pasos, que son los que habría de seguir en un cierre de cuentas real : 1. Introduce (si aún no lo has hecho) en ContaPlus y repasa los asientos correspondientes a los documentos del tema Con la contabilidad terminada, sólo restan los asientos especiales de final de ejercicio. Se desea que el alumno realice uno de ellos, como ejemplo de esta fase. Se propone realizar el asiento de liquidación de las cuentas de IVA ( y ). Si no recuerdas cómo se contabiliza, no lo hagas, ya que en la 8ª unidad aprenderás a hacerlo de forma automática. 3. Organiza ficheros y realiza una copia completa de seguridad. Esta opción se estudiará en la 9ª unidad, pero sería una tarea que necesariamente deberíamos hacer en un proceso de cierre. 4. Cierra la contabilidad del año 2010 creando, durante el proceso de cierre, la empresa X1 para el año Comprueba que la contabilidad está cerrada (no se pueden introducir asientos en el año 2010 y hay un asiento contable en el año 2011). Ejercicio 2 Invierte el proceso de cierre efectuado en el ejercicio anterior y comprueba que ha dado resultado (podrás introducir asientos en el año 2010). IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios 28

31 Recursos Enlaces de Interés Un artículo muy interesante sobre el cierre del ejercicio contable Cierre contable: amortizaciones y provisiones 29