TEMA 3: MÉTODO CONTABLE. LAS CUENTAS

Transcripción

1 TEMA 3: MÉTODO CONTABLE. LAS CUENTAS 1. HECHOS CONTABLES En el tema 1 se señalaba que, dentro de la función de elaboración de la información contable, la contabilidad se ocupaba, en una primera etapa, de identificar aquellos acontecimientos económicos que influían directamente en la empresa. Esos acontecimientos se denominan hechos contables. Hechos contables son aquellos acontecimientos que afectan, o pueden afectar al patrimonio de una empresa de una forma directa, concreta y cuantificable. En todo hecho contable se puede identificar un origen de recursos y una aplicación de los mismos (inversión). Por ejemplo, si compramos una mesa para la oficina utilizando el dinero de caja, ese dinero constituiría el origen de fondos y la mesa sería la inversión. Cualquier hecho contable afecta a los elementos patrimoniales manteniendo la identidad contable básica (ecuación fundamental del patrimonio): ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Aunque existen varias clasificaciones de hechos contables, en esta asignatura sólo vamos a distinguir dos clases de hechos contables: a. Hechos contables simples. Son aquellos que afectan sólo a dos elementos patrimoniales. Así, para mantener la ecuación fundamental del patrimonio, podríamos señalar las siguientes posibilidades: - El reconocimiento o incremento de un activo implica el reconocimiento o aumento simultáneo de un pasivo, la disminución de otro activo o un incremento en el patrimonio neto. - La disminución de un activo lleva aparejada la disminución de un pasivo, el aumento de otro activo o una reducción en el patrimonio neto. - El reconocimiento o aumento de un pasivo conlleva la aparición o aumento de un activo, la disminución de otro pasivo o una disminución en el patrimonio neto. - La disminución de un pasivo supondrá el aumento de otro pasivo, la reducción de un activo o un incremento en el patrimonio neto. b. Hechos contables compuestos. Son aquellos que afectan a más de dos elementos patrimoniales. En el caso de los hechos compuestos el número de posibilidades aumenta considerablemente con respecto a las señaladas para el caso de hechos simples, ya que son combinaciones de éstas. 1

2 2. LAS CUENTAS La cuenta es un instrumento de representación y valoración de un elemento patrimonial. Registra todos los movimientos que suponen aumento o disminución del elemento, representándolos de forma separada. En la cuenta de cada elemento patrimonial no sólo se mantienen las anotaciones de todos los movimientos, sino que se presenta el valor de ese elemento en cualquier momento. La cuenta se representa habitualmente en forma de T, denominándose Debe al lado izquierdo y Haber al lado derecho. DEBE Nombre de la cuenta HABER Esta representación es bastante esquemática y se utiliza para hacer más simple la elaboración y la operativa con las cuentas. Sin embargo, en las estructuras más habituales de la cuenta, además de identificar el elemento patrimonial y separar el Debe del Haber, se introducen otros campos como la fecha de registro, el concepto, el número de registro o las referencias documentales Funcionamiento de las cuentas Como ya se ha indicado, una cuenta representa a un elemento patrimonial. Por tanto, al existir elementos patrimoniales de activo, de pasivo y de patrimonio neto, también existirán cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio neto. Atendiendo a esta clasificación, el convenio del funcionamiento de las cuentas se traduce en las reglas que se presentan a continuación. Las cuentas de activo recogen en su parte izquierda (Debe de la cuenta) los valores iniciales del elemento patrimonial, así como los aumentos del mismo, mientras que se anotará en el lado derecho (Haber de la cuenta) las disminuciones de valor del activo. DEBE Cuentas de activo HABER Importe inicial Aumentos de valor Disminuciones de valor Las cuentas de pasivo registran el importe inicial en la parte derecha de la cuenta (Haber). Los aumentos se anotan en el Haber, mientras que las disminuciones se recogen en el Debe 2

3 DEBE Cuentas de pasivo HABER Disminuciones de valor Importe inicial Aumentos de valor Las cuentas de patrimonio neto funcionan como las cuentas de pasivo. Por tanto, el importe inicial figurará en el Haber de la cuenta, al igual que los aumentos de valor, mientras que las disminuciones se registrarán en el Debe. DEBE Cuentas de Pa trimonio neto HABER Disminuciones de valor Importe inicial Aumentos de valor 3. TERMINOLOGÍA RELACIONADA CON EL FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA Dentro de la terminología utilizada con las cuentas cabe distinguir los siguientes conceptos: - Abrir o aperturar una cuenta: Consiste en dar a una cuenta un título explicativo del elemento patrimonial que representa, reflejando a su vez el valor inicial del mismo. - Debe: Es la parte izquierda de la cuenta. Su nombre no ha de confundirse con lo que debe la empresa, ya que no guarda relación alguna. - Haber: Es la parte derecha de la cuenta. Tampoco ha de asociarse este nombre con lo que hay en la cuenta o en la empresa. - Cargar, adeudar o debitar: Consiste en hacer una anotación en el debe o parte izquierda de la cuenta. - Abonar o acreditar: Es hacer una anotación en el haber o parte derecha de la cuenta. - Sumas deudoras o débito: Es el resultado de sumar todas las anotaciones registradas en el debe de la cuenta. - Sumas acreedoras o crédito: Es el resultado de sumar todas las anotaciones del haber de la cuenta. - Saldo de una cuenta: Es la diferencia entre las sumas deudoras y las sumas acreedoras. - Saldo deudor: Es el que presenta una cuenta cuyas sumas deudoras son mayores que las acreedoras, es decir, aquellas en las que el total del debe es mayor que el total del haber. 3

4 - Saldo acreedor: Es el que tiene una cuenta en la que las sumas acreedoras son mayores que las sumas deudoras, es decir, el total de haber es superior al total del debe. - Saldo cero: Es el que existe cuando las sumas deudoras coinciden con las sumas acreedoras. - Cuenta deudora: Es aquella que presenta saldo deudor. - Cuenta acreedora: Es la que presenta saldo acreedor. - Saldar una cuenta: Consiste en dejarla con saldo cero. Para ello, si la cuenta presenta saldo acreedor, se realizará una anotación en el debe por el importe de ese saldo. Si la cuenta presenta saldo deudor, se realizará una anotación en el haber por el importe de dicho saldo. Se trata en hacer que las sumas deudoras y acreedoras coincidan. - Cerrar una cuenta: Una cuenta queda cerrada cuando se dan por terminadas las anotaciones en la misma y ha sido saldada. Manualmente se suelen trazar dos rayas horizontales para indicar que está saldada. - Asiento o apunte: Es cualquier anotación realizada en una cuenta, ya sea en el debe o en el haber. 4. MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE El método contable es un conjunto de principios y de acuerdos cuyo objetivo es el análisis y la selección de los hechos contables, la interpretación, medición y valoración de tales hechos, así como la transmisión de los mismos a los diferentes usuarios de la información financiera a través de los estados contables de síntesis. El método de la partida doble considera que en cualquier hecho contable se puede identificar al menos un origen de recursos y una aplicación de los mismos. La partida doble se fundamenta en los siguientes principios: En todo hecho contable se identifican al menos dos cuentas contrapuestas que tienen movimientos contrarios. Este principio permite que después de cada hecho se siga manteniendo la ecuación fundamental del patrimonio (A = P + N). Todo hecho contable se registrará contablemente mediante un cargo en una o varias cuentas y un abono en una o más cuentas. La suma de los débitos de todas las cuentas de un sistema contable es igual a la de todos los créditos de dichas cuentas. La suma de los saldos deudores de las cuentas ha de ser igual a la de los saldos acreedores. 5. RAZONAMIENTO CONTABLE Para llevar a cabo la anotación o registro de un determinado hecho contable hemos de seguir un esquema de razonamiento que responda a las siguientes preguntas: 1. Qué elementos patrimoniales intervienen en el hecho contable que queremos registrar? 4

5 2. A qué masa patrimonial (A, P o N) pertenecen cada uno de los elementos afectados? 3. Esas masas patrimoniales han aumentado o disminuido como consecuencia del hecho contable considerado? 4. Según el convenio de funcionamiento de las cuentas en qué parte de la cuenta se reflejará la anotación correspondiente? 5. En qué cuantía se ha modificado cada elemento patrimonial debido al hecho contable? Nº Elementos patrimoniales Masa patrimonial Aumento (+) Disminución (-) Anotación Importe 6. LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad son los soportes en los que se reflejan las operaciones relacionadas con la gestión de la empresa. Los libros de contabilidad solían ser elementos físicos, aunque actualmente la contabilidad se suele llevar a través de medios informáticos. Los principales libros de contabilidad son el libro diario, el libro mayor y el de balances (inventarios) y cuentas anuales. Cada hecho contable implica la realización de, al menos, un asiento (anotación) que representa los aumentos o disminuciones de los elementos patrimoniales afectados. Esos asientos se llevarán a cabo tanto en el libro diario como en el libro mayor El libro diario Es el libro de contabilidad en el que se registran los hechos contables por riguroso orden cronológico y día a día. Las formas más usadas de representar el libro diario son las siguientes: a) Bilateral Nº Asiento Fecha Cantidad (Código) Cuenta cargada Explicación a (Código) Cuenta abonada Cantidad 5

6 b) Unilateral Nº Asiento Fecha Código Cuentas Debe Haber Este último es el modelo de diario que utilizaremos en esta asignatura. Una vez realizado un asiento, debe comprobarse que la suma de los importes anotados en el debe del asiento coincide con la suma de los importes anotados en el haber. Si se cumple, se dice que el asiento cuadra o que está cuadrado. En caso contrario, se dice que el asiento no cuadra o que está descuadrado, por lo que habrá que descubrir dónde está el error de registro El libro mayor El libro mayor es el libro de contabilidad que realiza el desarrollo del libro diario, ya que los asientos que figuran en él se clasifican por cuentas. En el libro mayor se representan las cuentas referidas a cada elemento patrimonial. Aunque existen muchas formas de representar el libro mayor, en nuestro caso, por motivos de sencillez, representaremos el libro mayor mediante una T, es decir, DEBE Nombre de la cuenta HABER 6.3. El libro de balances (inventarios) y cuentas anuales Este libro sirve de soporte material a los balances de sumas y saldos y a las cuentas anuales. Los balances de sumas y saldos deben recogerse, al menos trimestralmente, en el libro de balances, así como las cuentas anuales. El balance de comprobación (también denominado balance de sumas y saldos) se utiliza para comprobar si todas las anotaciones contables del libro diario han sido transcritas correctamente al libro mayor. El balance de comprobación agrupa a todas las cuentas, mostrando para cada una de ellas la suma de su debe, la suma de su haber, y su saldo. La estructura es la siguiente: Sumas Saldos Cuentas Deudoras Acreedoras Deudores Acreedores 6

7 7. CUENTAS DE GASTOS E INGRESOS Los ingresos son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios. El reconocimiento de un ingreso tiene lugar como consecuencia de un incremento de los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda determinarse con fiabilidad. Por lo tanto, conlleva el reconocimiento simultáneo o el incremento de un activo, o la desaparición o disminución de un pasivo. Ejemplo: Una empresa recientemente constituida presenta la siguiente estructura patrimonial: Activo Patrimonio neto y pasivo Caja Capital Total patrimonio neto Total pasivo 0 Total Total Supóngase que adquiere al contado una máquina por importe de En este caso su estructura patrimonial sería la siguiente: Activo Patrimonio neto y pasivo Caja Capital Maquinaria Total patrimonio neto Total pasivo 0 Total Total La composición de su patrimonio ha variado, pero el importe del patrimonio neto permanece inalterado. Si esa máquina se vende posteriormente por , tendríamos Activo Patrimonio neto y pasivo Caja Capital Resultado Total patrimonio neto Total pasivo 0 Total Total En este caso sí se ha incrementado el patrimonio a consecuencia de ingreso o beneficio. 7

8 Los gastos son decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de tales. El reconocimiento de un gasto tiene lugar como consecuencia de una disminución de los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda valorarse o estimarse con fiabilidad. Por lo tanto, conlleva el reconocimiento simultáneo o el incremento de un pasivo, o la desaparición o disminución de un activo. Ejemplo: Supongamos con el mismo ejemplo anterior que la máquina se vende por Activo Patrimonio neto y pasivo Caja Capital Resultado (5.000) Total patrimonio neto Total pasivo 0 Total Total El patrimonio neto ha disminuido como consecuencia de un gasto (pérdida). Las variaciones experimentadas por el patrimonio neto a través de ingresos y gastos se determinan para cada ejercicio económico que suele tener una duración de un año y suele coincidir con el año natural (desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre). Los gastos e ingresos se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias y formarán parte del resultado. Los gastos e ingresos se registrarán atendiendo a la corriente real de bienes y servicios que los mismos representen y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera (cobro o pago) derivada de ellos Funcionamiento de las cuentas de gastos e ingresos Como ya se ha comentado, los gastos representan disminuciones del patrimonio neto, por lo que el reconocimiento o incremento de un gasto se registrará de la misma forma que las disminuciones de neto, es decir, mediante un cargo en la cuenta del gasto correspondiente. La eliminación o traslado de ese gasto se registrará en el Haber de su cuenta. DEBE Cuentas de Gastos HABER Reconocimiento del gasto Aumento del gasto Eliminación o traslado 8

9 Por su parte, los ingresos representan incrementos del patrimonio neto, por lo que su aparición o aumento se registrará mediante un abono a la cuenta del ingreso, registrándose su eliminación o traslado en el Debe. DEBE Cuentas de Ingresos HABER Eliminación o traslado Reconocimiento de ingreso Aumento del ingreso 9