Este documento contiene la Semana 5

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2 INDICE Transacciones y Análisis de Cuentas y Saldos Transacciones y Análisis de Cuentas y Saldos... 3 Transacciones, proceso de análisis y registros... 3 Transacciones para análisis... 3 Razonamiento en el análisis... 3 Cuadro de análisis de transacciones... 4 Traspasos al mayor... 5 Tratamiento de cuentas... 6 Presentación del Estado de Resultados... 7 Análisis de Cuentas y Saldos... 7 Cuentas del balance... 7 Caja... 7 Capital... 7 Muebles... 7 Acreedores... 7 Banco... 8 Letras por Pagar... 8 Clientes... 8 Mercaderías... 8 Cuentas de Resultado... 8 Cuentas de Ganancias... 8 Cuentas de Pérdidas... 8 TRANSACCIONES CON IVA... 8 Aspectos conceptuales... 8 Compras con IVA... 9 Ventas con IVA Costo de Ventas

3 Transacciones y Análisis de Cuentas y Saldos Transacciones, proceso de análisis y registros Con el propósito de ejercitar el uso y tratamiento de cuentas analizaremos las 12 siguientes transacciones, siguiendo el razonamiento general que debe cumplirse frente a cualquiera transacción para determinar: a. Las cuentas que intervienen. b. El grupo al que pertenecen. c. Cómo varían, aumentos o disminuciones. d. Dónde se anota el valor, al Debe o al Haber. A continuación emplearemos las cuentas esquemáticas para agrupar el movimiento de cada una de ellas. Y, finalmente, con base en estos últimos antecedentes, prepararemos el Balance y Estado de Resultados correspondiente. Transacciones para análisis Consideremos las siguientes transacciones tipo: 1. Armando Arias inicia actividades comerciales con un aporte de capital de $ en dinero. 2. Compra mobiliario para las oficinas en $ al crédito. 3. Para mejor administrar el dinero, abre una cuenta corriente en el Banco del País, depositando $ del dinero en caja. 4. Acepta dos letras a 30 y 60 días por $ cada una, en pago de parte del mobiliario de oficina. 5. Compra mercaderías por $ , pagando con cheque. 6. Vende 50% de la mercadería en $ al crédito. 7. Paga con cheque los servicios de luz, agua y teléfono por $ Recibe los siguientes abonos de clientes: $ en dinero y $ en cheque. 9. Se emplean $ de caja para propaganda. 10. El Banco del País le envía nota de débito por cargo en Cuenta Corriente por el valor del talonario de cheque $ Paga la primera letra con cheque. 12. Paga remuneraciones a su personal por $32.000, con cheque. Razonamiento en el análisis Para ilustrar el razonamiento que debe seguirse en cada transacción y efectuar las anotaciones, emplearemos el cuadro de análisis siguiente. Tomemos la primera transacción: Armando Arias inicia actividades comerciales con un aporte de capital de $ en dinero y sigamos el análisis: 1. Las cuentas que intervienen son Caja, para registrar el ingreso de dinero y Capital, para reflejar el aporte del Sr. Arias. 2. La cuenta Caja representa el recurso dinero, por lo tanto, es cuenta de activo, en tanto que Capital pertenece al patrimonio, por reflejar las deudas con el propietario. 3. Cómo varían estas cuentas? 4. La Caja aumenta, porque está ingresando dinero y el Capital también aumenta, porque se está creando una obligación. 3

4 5. El monto del aporte se anota al Debe de la Caja, en razón de que las cuentas de activo se cargan por los aumentos, y al Haber de la cuenta Capital, debido a que los abonos aumentan las cuentas de patrimonio. De esta manera, se ha procedido con cada una de las doce transacciones para completar el cuadro siguiente. Cuadro de análisis de transacciones Este cuadro no corresponde a ningún formato de libro o registro formal de contabilidad, se trata solamente de un diseño para el análisis de transacciones, tal como se ha realizado. CUADRO DE ANALISIS DE TRANSACCIONES (en M$) 4

5 Traspasos al mayor A continuación tomaremos los cargos (anotaciones en el Debe) y abonos (anotaciones en el Haber) y los registraremos en las diversas cuentas que han intervenido. Para ello empleamos el esquema de cuentas "T" (en M$). Uso de cuentas "T" Como se puede observar, en estas cuentas esquemáticas se han agrupado los movimientos de cargos y abonos que a cada una pertenecen, convirtiéndose en fuentes de información 5

6 específica, si se las analiza individualmente. De ellas se extraerán los antecedentes para preparar los estados económicos financieros u otros informes de mayor detalle. Tratamiento de cuentas En cuanto al tratamiento contable, tomando como ejemplo la cuenta Caja, corresponde a lo siguiente: a.- Grupo al que pertenece b.- Por qué se carga c.- Por qué se abona d.- Qué saldo tiene e.- Cuál es el significado del saldo : Activo : por los ingresos de dinero : por los egresos de dinero : saldo deudor : representa los recursos disponibles en dinero que hay en caja, en un momento determinado Otro ejemplo, la cuenta Acreedores: a. Cuenta de pasivo. b. Se carga por los pagos de las deudas. c. Se abona por las deudas contraídas. d. Tiene saldo acreedor. e. El saldo representa el monto de las deudas en un momento determinado. Conociendo, entonces, que los cargos y los abonos representan flujos de transacciones y que los saldos representan a los recursos, deudas, pérdidas o ganancias, según sea el grupo al que pertenezca la cuenta, sólo se consideran dichos saldos para elaborar el Balance y el Estado de Resultados. Presentación del Balance De acuerdo con estos saldos, el Balance queda: BALANCE A esta misma presentación habríamos llegado con el Balance Nº 12, de haber seguido el procedimiento explicativo de elaborar un Balance luego de cada transacción. Sólo que ahora con el empleo de cuentas lo hemos hecho con una ventaja adicional: dejar constancia del movimiento en cada una de las cuentas, movimiento que sirve para diversos análisis específicos. El concepto y valor de Pérdida del Ejercicio por $ que figura en el patrimonio, corresponde a la variación negativa del capital, la que se ha registrado en las cuentas de resultado, esto es, Cuentas de Ganancia (Venta por $ ) menos Cuentas de Pérdida (Costo de Ventas $ , Gastos de Servicios $27.000, Gastos Bancarios $1.000, Propaganda $ y Remuneraciones $32.000). 6

7 Presentación del Estado de Resultados Lo anterior lo podemos presentar empleando la estructura vertical del Estado de Resultados así: ESTADO DE RESULTADOS En el capítulo anterior al estudiar el proceso contable, vimos que los registros en las cuentas son sometidos a análisis de consistencia como pasos previos a la elaboración del Balance y Estado de Resultados y que para ello se emplean informes intermedios y diversas hojas de trabajo para presentar los débitos, créditos y saldos de cada cuenta, así como los ajustes que resulten de los análisis. Análisis de Cuentas y Saldos Para las cuentas empleadas en el ejercicio en desarrollo y con las limitaciones de la información disponible, el análisis correspondería a lo siguiente. Cuentas del balance Caja Es una cuenta de activo. Su saldo deudor de $160 representa el dinero disponible en efectivo. Este saldo se comprueba mediante arqueo de los fondos, el cual consiste en contar y reconocer los valores existentes en caja. Capital Cuenta de patrimonio. El saldo acreedor de $600 corresponde al aporte inicial hecho por el propietario. Se verifica en las declaraciones por inicio de actividades o escrituras de constitución de sociedades. Muebles Pertenece al activo. El saldo deudor de $420, indica el valor del mobiliario existente. La comprobación de este saldo se efectúa por medio de un inventario físico, verificando ocularmente los distintos tipos de bienes que integran este inventario y comparando las unidades físicas y sus valores con lo registrado en contabilidad (inventario contable). Acreedores Es cuenta de pasivo. Su saldo acreedor de $60 representa el monto adeudado a terceros. Para comprobar este saldo, se deben identificar las deudas a favor de cada acreedor en base a la documentación de respaldo. 7

8 Banco Cuenta de activo y su saldo deudor de $40 indica el dinero disponible en cuenta corriente bancaria. Se comprueba mediante la conciliación bancaria, que consiste en comparar el saldo del Libro Mayor con el saldo de la cartola bancaria en la que figura el movimiento registrado por el banco. Letras por Pagar Corresponde al pasivo y su saldo acreedor de $180 indica el monto de las letras aceptadas por pagar. El saldo se comprueba mediante arqueo de los documentos. Clientes Pertenece al activo. Su saldo deudor de $50 representa el total adeudado por los clientes. Para comprobar el saldo se debe identificar las deudas de cada cliente, información que se obtiene, generalmente, de registros y libros auxiliares. Mercaderías Se trata de una cuenta de activo y su saldo deudor de $150 corresponde al costo de la mercadería en existencia que está disponible para la venta. Este saldo se verifica mediante un inventario físico; contando, midiendo o pesando las mercaderías en existencia y luego valorizar estas cantidades de acuerdo al procedimiento particular que se emplee. A estos procedimientos de valorización nos referimos en el Capítulo sobre tratamiento de las mercaderías. Cuentas de Resultado Cuentas de Ganancias La cuenta Ventas es de resultado (Ganancia), el saldo acreedor de $200 representa el monto de las mercaderías vendidas a los precios de venta. Cuentas de Pérdidas Las demás cuentas presentadas en la hoja de trabajo son de resultado (Pérdida), sus saldos son deudores y el significado de estos corresponde a los costos y gastos acumulados en el período, siendo identificables con el nombre de cada cuenta así: Costos de Ventas, saldo deudor de $150; Gastos por Servicios, saldo deudor de $27; Propaganda, saldo deudor de $10; Gastos Bancarios, saldo deudor de $1; y Remuneraciones, saldo deudor de $32. TRANSACCIONES CON IVA Aspectos conceptuales El Impuesto al Valor Agregado (IVA), está establecido en el Decreto Ley º 825/1974 y grava la transferencia de bienes y servicios. Ha tenido diferentes tasa desde su aplicación, en la actualidad (año 2005) es de 19%. Esto significa que cada compra o venta de un bien o servicio debe agregársele un monto por IVA, conforme la tasa indicada. Se trata de un impuesto de declaración y pago mensual, el IVA de un mes se declara dentro de los 12 días del mes siguiente. 8

9 A modo de glosario de términos, algunos de los aspectos conceptuales para la aplicación de este impuesto, son los siguientes: IVA Débito Fiscal: cuenta contable para registrar el impuesto incluido en las ventas. IVA Crédito Fiscal: cuenta contable para registrar el impuesto incluido en las compras. Remanente: diferencia a favor de la empresa (IVA crédito mayor que IVA debito). Libro de compras: libro auxiliar del Diario para registrar todas la compras y controlar el IVA Crédito. Libro de ventas: Libro auxiliar del Diario para registrar todas las ventas y controlar el IVA Debito. Facturas: Documento que respalda de la operación de compra y venta, lleva el IVA separado del valor de la mercadería o servicio. Boletas: Documento que respalda de la operación de compra y venta, lleva el IVA incorporado al valor de la mercadería o servicio. No da derecho a Crédito Fiscal. En el tratamiento del IVA las empresas actúa de intermediarios entre el Fisco, beneficiario del impuesto, y el consumidor final, que quien paga este tributo. La función de la empresa es recaudar este impuesto y pagar al Fisco lo que resulte de rebajar al debito fiscal el crédito fiscal. Si la empresa tiene remanentes a su favor el Fisco le devuelve el monto correspondiente de acuerdo con las disposiciones del Decreto Ley 825 sobre este impuesto. Compras con IVA Las compras pueden referirse a: Mercaderías para la venta Activos Fijos (muebles, vehículos) Servicios ( gastos de luz,agua, gas) Insumos (útiles de oficina, materias primas) El asiento estándar para estas compras, obtenido del total del libro auxiliar de compras, será cargar las distintas cuentas, según el tipo de compras, por el valor neto de la misma, cargar la cuenta IVA Crédito Fiscal por el impuesto y la Cuenta Proveedores, Cuentas por Pagar o Acreedores, según el plan de cuenta de la empresa, por el total compra. Supongamos la siguiente compra, según factura 1920 de enero, con los datos de: Posteriormente al efectuar el pago de la compra se carga la cuenta Proveedores con abono a Efectivo, Banco o Letras por Pagar, según la forma del pago, quedando saldada la cuenta Proveedores. 9

10 Ventas con IVA Las ventas pueden referirse a bienes y servicios, de la misma forma que las compras. El asiento estándar para estas ventas, obtenido del total del libro auxiliar de ventas, será cargar las distintas cuenta, cliente, Deudores o Deudores por ventas por el total de la factura, según el tipo de ventas, y abonar la cuenta IVA Debito Fiscal por el monto de IVA y la cuenta Ventas, por el monto de la venta o servicio. Veamos el siguiente ejemplo de venta con Factura 1110 Posteriormente, al recibir el pago se carga la cuenta Efectivo, Banco o Letras por cobrar, según la forma del pago y se abona la Cuenta cliente, para dejarla saldada. Costo de Ventas Adicionalmente, en el caso de las ventas, es necesario efectuar un asiento por el costo de la mercadería vendida. Siguiendo el ejemplo anterior, supongamos que se vendió la totalidad de la mercadería comprada, esto es, los $ , el asiento estándar queda así: De esta forma queda saldada la cuenta Mercaderías y el valor de la compra se transforma en el costo de ventas. Ahora relacionando el precio de venta de $ , menos el costo de ventas de $100,000, se determina el resultado, pues la cuenta Ventas es de Resultado Ganancia y la cuenta Costo de Ventas es de Resultado Pérdida. 10