TEMA 4: El cierre de la contabilidad, el balance de comprobación de sumas y saldos y el ciclo contable

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1 TEMA 4: El cierre de la contabilidad, el balance de comprobación de sumas y saldos y el ciclo contable 1- el cierre de la contabilidad 1.1- el asiento de VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 1.2- el asiento de pérdidas y ganancias 1.3- el asiento de cierre 2- el balance de comprobación de sumas y saldos 3- EL CICLO CONTABLE 4- LOS LIBROS CONTABLES 4.1- las cuentas anuales 4.2- legalización y conservación de los libros 1

2 1- EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Al finalizar el año o ejercicio económico, hay que cerrar la contabilidad. Cerrar la contabilidad consiste en hacer una serie de asientos para conocer: - cual es el valor de las existencias que tenemos en el almacén - cuáles han sido los resultados de la empresa durante el año, es decir, saber si hemos tenido beneficios o pérdidas - que bienes, derechos y obligaciones tenemos al finalizar el año Todos los asientos se realizan con fecha 31/12 Los asientos que vamos a ver en este apartado son solo una pequeña parte de los asientos que hay que realizar, pero el resto de asientos ya los veremos más adelante. Además, al cerrar la contabilidad también hay que elaborar las cuentas anuales EL ASIENTO DE VARIACIÓN DE EXISTENCIAS Este asiento se hace el último día del año (31/12) - primero se dan de baja las existencias iniciales, es decir, las que teníamos en la empresa el día 1 de enero - después damos de alta las existencias finales, es decir, las que tenemos en la empresa el día 31 de diciembre Las existencias pueden ser: - (300) Mercaderías - (310) Materias primas - (32X) Otros aprovisionamientos - (350) Productos terminados Hay más tipos de existencias, pero nosotros utilizaremos estas A estas cuentas se les asocia otra denominada Variación de existencias - (610) Variación de existencias de mercaderías - (611) Variación de existencias de materias primas - (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos - (712) Variación de existencias de productos terminados 2

3 Asociación de cuentas de existencias y de variación de existencias (300) (610) (310) (611) (32X) (612) (350) (712) Los asientos, para la variación de existencias de mercaderías por ejemplo, serían así - Se dan de baja las existencias iniciales: x Variación de existencias de mercaderías (610) a) (300) Mercaderías iniciales x - Se dan de alta las existencias finales: x Mercaderías finales (300) a ) (610) Variación de existencias de mercaderías x Ejemplo: La existencias de mercaderías a principio del año estaban valoradas en 885. El 31 de diciembre, en el almacén hay mercaderías con un valor de /12/XX 885 Variación de existencias (610) a) (300) Existencias iniciales /08/XX 690 Existencias finales (300) a) (610) Variación de existencias 690 x 3

4 CASO PRÁCTICO 1: Una empresa tenía las siguientes existencias a principio de año: - mercaderías: materias primas: productos terminados: repuestos: 45 Al final de año, el valor de las existencias es el siguiente: - mercaderías: materias primas: productos terminados: repuestos: 63 EJERCICIOS: 1, 2 y 3 4

5 1.2- EL ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Para hacer el asiento de pérdidas y ganancias tenemos que seguir los siguientes pasos: 1- calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 6 y 7 2- cerramos las cuentas de los grupos 6 y 7 3- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 6. Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en la parte del asiento que sea necesario 4- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 7. Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en la parte del asiento que sea necesario 5- después de hacer el asiento de pérdidas y ganancias, añadimos la cuenta (129) al libro mayor Recuerda, saldar una cuenta, consiste en anotar el saldo en la parte contraria, para que el saldo final sea cero, y cerrarla, en anotar el saldo en la parte contraria, para hacer que el saldo final sea cero - Ejemplo: Calcula el saldo y cierra la cuenta Debe (600) Compras Haber Saldo deudor Cerramos las cuentas del grupo 6: Resultado del ejercicio (129) ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 6 a) Cuentas grupo 6 en la parte del debe del asiento - Cerramos las cuentas del grupo 7: Cuentas grupo 7 ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 7 a) (129) Resultado del ejercicio en la parte del haber del asiento Si la cuenta (129) PyG tiene saldo deudor la empresa tiene pérdidas Si la cuenta (129) PyG tiene saldo acreedor la empresa tiene beneficios 5

6 1.3- ASIENTO DE CIERRE Para hacer el asiento de cierre tenemos que seguir los siguientes pasos: 1- Calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5 2- Cerramos las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5 3- Pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5 - Cerramos todas las cuentas patrimoniales, incluida la (129) PyG (Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo acreedor) a) (Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo deudor) Ejemplo: A partir de los siguientes datos efectúa el Asiento de Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre SA SD SD SA SD.1300 SD. 720 SD. 140 SD SA SD SA SA 6

7 ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 31/12/XX 425 (610) Variación de existencias (129) PyG a) (600) Compras a) (628) Suministros /12/XX (700) Ventas a) (129) PyG x ASIENTO DE CIERRE 31/12/XX (100) Capital social (400) Proveedores (129) PyG a) (221) Local a) (300) Existencias 250 a) (430) Clientes a) (572) Bancos 140 a) (570) Caja 720 X 7

8 CASO PRÁCTICO 2: A partir del siguiente libro mayor, realiza el asiento de pérdidas y ganancias y el asiento de cierre de la empresa 8

9 EJERCICIO: 4 9

10 2- EL BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS La representación de los hechos contables se realiza en el libro diario, en el que de acuerdo con los fundamentos de la partida doble, tiene que producirse la igualdad de que las sumas del debe sean iguales a las del haber El contenido del libro diario se va traspasando sistemáticamente a las respectivas cuentas en el libro mayor El Balance de comprobación de sumas y saldos se confecciona a partir de la información contenida en el libro mayor, y en él se reflejan todas las cuentas que han recibido alguna anotación La normativa contable obliga a las empresas a efectuar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos al finalizar cada trimestre, pero nosotros, en nuestros ejercicios, por abreviar, tan solo lo haremos al finalizar el año, es decir a 31/12 Cuenta Concepto Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor Debe Haber Si D > H: anotar aquí la diferencia Si H > D: anotar aquí la diferencia Debe Haber Si D > H: anotar aquí la diferencia Si H > D: anotar aquí la diferencia CASO PRÁCTICO 3: A partir de los siguientes datos efectúa: el libro diario, el libro mayor y el balance de comprobación de sumas y saldos a) El día 2 de enero de 2011, se constituye una sociedad anónima, aportando los accionistas que depositan en una cuenta corriente bancaria abierta a nombre de la sociedad b) El 8 de enero compra un edificio para oficinas valorado en Se estima que de esta cantidad corresponden al terreno. Paga por banco el total c) El 12 de enero compra muebles para la oficina por que paga con un cheque d) El día 16 de enero compra mercaderías a crédito por e) El 23 de enero vende parte de las mercaderías en , cobrando por bancos y el resto a crédito f) El 27 de enero compra más mobiliario, por pagando 3.000# mediante cheque y dejando el resto a pagar dentro de 6 meses g) El 30 de enero paga al proveedor del apartado d a través del banco 10

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13 Cuenta Concepto Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor EJERCICIOS: 5, 6 y 7 13

14 3- EL CICLO CONTABLE La vida económica de las empresas se fracciona en periodos de igual duración, que normalmente coinciden con el año natural. Estos periodos se conocen como ciclos contables o ejercicios económicos. El ciclo contable se divide en tres etapas: 1- Apertura de la contabilidad - Balance inicial - Asiento de apertura 2- Registro de las operaciones efectuadas durante el ejercicio económico - Libro diario (asientos) - Libro mayor (cuentas) - Balances de comprobación de sumas y saldos 3- Cierre de la contabilidad. - Se realizan los ajustes por amortizaciones, deterioros de valor, periodificaciones, variación de existencias, etc. - Se saldan todas las cuentas - Se realizan el Asientos de pérdidas y ganancias y el Asiento de cierre - Se efectúa el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos - Se efectúa el Balance de Cierre - Se realizan las Cuentas Anuales (balance de situación, cuenta de resultados y memoria) PASOS QUE TENEMOS QUE LLEVAR A CABO PARA REALIZAR UN SUPUESTO CONTABLE 1º- Balance inicial 2º- Asiento de apertura (pasar el Balance Inicial a forma de asiento. Lo que está en el activo va en el Debe, y lo que está en el Pasivo en el Haber, con la excepción de las cuentas que aparecen en el balance restando) 3º- Asientos Con fecha 31/12 4º- Variación de existencias (amortizaciones, deterioros de valor y periodificaciones) 5º- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos 6º- Asiento de Pérdidas y Ganancias 7º- Asiento de cierre 8º- Balance de cierre 14

15 El Balance de cierre se hace a partir del asiento de cierre: - lo que está en el debe del asiento de cierre va al haber del balance de cierre - lo que está en el haber del asiento de cierre va al debe del balance de cierre OJO: La cuenta (129) es una cuenta de Patrimonio Neto, y por lo tanto en el Balance de cierre irá en la parte del pasivo, pero ojo, dependiendo de si la empresa tiene beneficios o pérdidas irá sumando o restando - Si la empresa tiene beneficios, la cuenta (129) tiene saldo acreedor, y en el Balance de Cierre iría en el Neto Patrimonial sumando - Si la empresa tiene pérdidas, la cuenta (129) tiene saldo deudor, y en el Balance de Cierre iría en el Neto Patrimonial pero restando EJERCICIOS: 8, 9 y 10 15

16 4- los libros contables Como vimos en el tema anterior, el l artículo 25.1 del Código de Comercio, dice que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario En este apartado vamos a ver los libros que, obligatoriamente, deben llevarse en la empresa. También veremos otro que, aunque no es obligatorio, todas las empresas lo utilizan 1- El libro Diario: este libro es obligatorio, y en él se registran día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa. 2- El libro Mayor: aunque no es obligatorio según el Código de comercio, la empresa deberá llevarlo para poder conocer la situación y movimientos de cada elemento patrimonial y para poder redactar los balances. Es un libro muy importante para el contable, ya que a través de él, va a ser capaz de saber de un simple vistazo todos los movimientos que se han producido en cada cuenta 3- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, trimestralmente se realizará un balance de comprobación de sumas y saldos, y se cerrará con el balance de cierre y con las cuentas anuales 16

17 4.1- las cuentas anuales Las cuentas anuales son una serie de documentos contables que deben redactar las empresas al final del ejercicio económico, y que constituyen el instrumento transmisor de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales Las cuentas anuales están compuestas por cinco documentos, que deberán redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación económica y financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales - El Balance de Situación - La Cuenta de Pérdidas y Ganancias - Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN - El Estado de flujos de efectivo (EFE) - La Memoria Todos estos documentos, los estudiaremos con mayor profundidad más adelante 4.2- LEGALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio para legalizarlos dentro de los plazos establecidos por la ley Los libros se conservarán, junto con la correspondiente documentación y justificantes, durante un mínimo de 6 años a partir del último asiento realizado en los libros El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, no lo exime del deber a que se refiere el párrafo anterior, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos 17

18 EJERCICIOS TEMA 4: EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD, el b.c.s.s Y EL CICLO CONTABLE ASIENTOS de variación de existencias 1) Efectúa los asientos contables correspondientes a operaciones de la empresa Hidros, SL, y las anotaciones correspondientes en el Libro Mayor a) La existencias de mercaderías, a principio del año estaban valoradas en 785. El 31 de diciembre, en el almacén hay existencias con un valor de 690 b) Las existencias de materias primas a principio del año estaban valoradas en 930. El 31 de diciembre, en el almacén hay existencias con un valor de 990 2) El 1/01 una empresa tiene mercaderías valoradas en 7.000, productos terminados valorados en y otros aprovisionamientos valorados en 500. El 31/12 el valor de las mercaderías es de y el de los otros aprovisionamientos es de 325. Realiza los asientos necesarios para contabilizar la variación de las existencias 3) Contabiliza la variación de existencias sabiendo que, el valor de las existencias iniciales era el siguiente: - mercaderías: gasolina: 300 Y que el valor de las existencias finales es: - mercaderías materias primas: 180 ASIENTOS de PÉRDIDAS Y GANANCIAS Y DE CIERRE 4) A partir de la información del siguiente libro mayor, realiza: a) El Asiento de pérdidas y ganancias, calculando el saldo de la cuenta (520) b) El asiento de cierre 18

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20 EL BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS 5) Contabiliza los siguientes asientos en el libro diario y traspasa la información al libro mayor. Después redacta el balance de comprobación de sumas y saldos a) El Sr. Rodeo, comienza un negocio aportando en efectivo, que deposita en una cuenta corriente, y un local destinado a almacén y oficinas, valorado en , de los cuales se estima que corresponden al terreno b) Compra diverso mobiliario para la oficina por un importe de Paga el 20% en efectivo, entrega un pagaré por el 50% y el resto lo deja pendiente de pago, a 9 meses c) Compra mercaderías por importe de Paga con un pagaré de 500 y el resto queda pendiente de pago d) Vende mercaderías por importe de cobra 800 en efectivo y el resto a crédito e) Envía una transferencia bancaria a un proveedor por importe de 800, y otra al proveedor del mobiliario por importe de 540e f) Recibe la factura y paga por banco la prima anual del seguro contra incendios, que asciende a 250 g) Le envían una factura de 500, correspondiente al alquiler de una máquina que tiene arrendada y que deja a deber h) Contabiliza y paga la nómina del auxiliar administrativo de la empresa, entregándole un cheque de 900 i) El banco le abona en cuenta 50 correspondientes a los intereses de la cuenta corriente j) Recibe la factura y paga en efectivo la factura del teléfono, que asciende a

21 6) Contabiliza los siguientes asientos en el libro diario y traspasa la información al libro mayor. Después redacta el balance de comprobación de sumas y saldos a) La Sra. Bermúdez comienza su negocio aportando los siguientes elementos: - dinero en efectivo: dinero en una cuenta corriente: mercaderías: mobiliario: vehículos: debe a los proveedores: debe del vehículo (a pagar dentro de 8 meses): b) Compra mercaderías a crédito por importe de c) Compra mercaderías al contado por 500, que paga en efectivo d) Vende mercaderías a crédito, por valor de 900 e) Vende mercaderías al contado por importe de 500, que cobra en efectivo f) Recibe una transferencia bancaria de un cliente por importe de 700 g) Ingresa en el banco 800 de la caja de la empresa h) Paga la deuda del vehículo mediante transferencia bancaria i) Compra otro vehículo por importe de Paga en efectivo, mediante cheque, y el resto lo deja pendiente de pago, a pagar dentro de un año j) Envía una transferencia a un proveedor por importe de 600 7) A partir de la información proporcionada en el libro mayor, realiza las siguientes operaciones: a) el Balance de comprobación de sumas y saldos, y calcula el saldo de la cuenta (100) b) el asiento de pérdidas y ganancias c) el asiento de cierre d) el balance final 21

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23 SUPUESTOS DE CONTABILIDAD 8) El 1/01/11, la empresa Mouse, SL, dedicada a la venta de ordenadores, posee el siguiente inventario inicial: - El Capital Social es de Mantiene unas reservas de 25 - Los clientes le deben un total de Debe a sus proveedores 575 por la compra de materias primas - Debe a uno de sus trabajadores un total de 150, correspondientes al salario del mes anterior - Tiene pendiente de pago la factura de teléfono del último mes, por un total de 30 - Ha de devolver de aquí a tres años un préstamo de que le concedió el Banco Valencia - El valor de las existencias que posee en el almacén es de El local de la empresa costó Posee una cuenta corriente en la CAM por valor de Posee 160 en efectivo en la empresa A lo largo del año realiza las siguientes operaciones: 1) El 2/01 vende dos ordenadores por un total de 675, cobrándolos al contado 2) El 5/01 paga en efectivo el sueldo que le debía a su trabajador del año anterior y la factura de teléfono que estaba pendiente de pago (mira el balance inicial para obtener los datos) 3) El 31 de enero paga en efectivo los salarios correspondientes al mes de enero a sus empleados, que ascienden a 215 4) El 18 de febrero recibe una transferencia de sus clientes, que le pagan la mitad de lo que le debían 5) Paga mediante una transferencia bancaria 275 a sus proveedores el día 20/02/05 6) El 22 de marzo realiza una venta, por un total de 285, cobrándolas al día siguiente mediante una transferencia bancaria 7) El 25 de mayo compra ordenadores valorados en 235, pagando a su proveedor mediante transferencia bancaria 8) El 31 de mayo recibe y paga por el banco la factura de la luz, siendo su importe de 40 9) El 31 de diciembre, el valor de las existencias de mercaderías finales de Mouse, S.L ascienden a 620. A partir de toda la información anterior, realiza las siguientes operaciones: a) El Balance Inicial b) El asiento de apertura c) Los asientos del ejercicio d) El libro mayor e) El Balance de comprobación de sumas y saldos f) El asiento de pérdidas y ganancias g) El asiento de cierre h) El Balance de situación final 23

24 9) La empresa Custom, S.A el día 1 de enero del 2011 presenta el siguiente inventario inicial: - El capital social de la empresa es de El local donde lleva a cabo su actividad la empresa es de su propiedad, y tuvo un precio de adquisición de La furgoneta que utiliza la empresa para llevar los pedidos a sus clientes le costó A lo largo de la vida de la empresa, ésta ha generado una reserva de Tiene que devolver un préstamo de dentro de 3 años - Debe devolver un préstamo de 700 dentro de 5 meses - Las existencias que posee en el almacén están valoradas en Tiene pendiente de cobro de uno de sus clientes - Debe a sus proveedores En la caja tiene En la cuenta corriente del banco tiene ingresados A lo largo del año realiza las siguientes operaciones: 1) El 9 de enero, el cliente le paga en efectivo 2) El 31 de enero contabiliza y paga en efectivo el sueldo a sus trabajadores, siendo el total de 840 3) El 4 de febrero realiza una venta por un importe de 1.370, cobrando mediante una transferencia 4) El 21 de febrero compra a un proveedor materias primas por valor de 750, pagando el día siguiente mediante una transferencia 5) El 28 de febrero recibe y paga en efectivo la factura del teléfono, correspondiente a los dos primeros meses del año, que asciende a 80 6) Al dueño de la empresa le toca la lotería y se va de vacaciones al Tíbet, donde encuentra la tranquilidad que le faltaba en su vida, decidiendo el 31 de diciembre cerrar temporalmente la empresa y permanecer durante una buena temporada en dicho paraje. 7) El día 31 de diciembre, el valor de las existencias del almacén es de 650 A partir de toda la información anterior, realiza las siguientes operaciones: a) El Balance Inicial b) El asiento de apertura c) Los asientos del ejercicio d) El libro mayor e) El Balance de comprobación de sumas y saldos f) El asiento de pérdidas y ganancias g) El asiento de cierre h) El Balance de situación final 24

25 10) La editorial Estrella, S.L el 1/01/12 tiene los siguientes elementos patrimoniales: - Un local de su propiedad por valor de Una cuenta corriente en la Caja Portuguesa, por valor de Las existencias de libros de texto en el almacén por valor de Un préstamo de la Caja Portuguesa de que debía devolver en seis meses - Posee 100 en la caja de la empresa - La aportación inicial de los socios fue de XXX - La maquinaria de la empresa se adquirió a un precio de A lo largo del año realiza las siguientes operaciones: 1) El 5/01 vende una partida de enciclopedias a Almacenes El Inglés por 6.000, cobrando la mitad en efectivo, y el resto mediante un pagaré con vencimiento dentro de dos meses 2) El 8/01 paga los que adeudaba a Caja Portuguesa con el dinero que tiene en el banco 3) Se obtiene un nuevo préstamo de la Caja Portuguesa por 2.500, y que deberá devolver en tres años. La mitad del importe total se ingresa en la cuenta corriente de la empresa, y la otra en la caja de la misma (12/01). Le entrega un pagaré al proveedor con vencimiento a 90 días 4) Compra de tinta y paquetes de folios por valor de (19/01). 5) Contabiliza y paga en efectivo los salarios a los trabajadores en metálico, por un importe de (31/01) 6) El 5/03 ingresa en la cuenta corriente el pagaré de Almacenes el Inglés de ) El 19/04 le cargan en la cuenta corriente el pagaré que debía al proveedor de folios y tinta 8) Las existencias finales de Estrella, S.L ascienden a A partir de toda la información anterior, realiza las siguientes operaciones: a) El Balance Inicial y calcula el importe de las aportaciones de los socios b) El asiento de apertura c) Los asientos del ejercicio d) El libro mayor e) El Balance de comprobación de sumas y saldos f) El asiento de pérdidas y ganancias g) El asiento de cierre h) El Balance de situación final 25