1.-LA CONTABILIDAD QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE?

Transcripción

1 1.-LA CONTABILIDAD QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE? Cuando se crea una empresa o negocio es necesario conocer como se elaboran las cuentas y como se registran las operaciones contables, no solo para cumplir con la normativa legal, que establece que hay que llevar una adecuada contabilidad sino para poder determinar en cada ejercicio económico la situación patrimonial y la rentabilidad de la misma; es decir, hasta qué punto nos interesa continuar o no con esa actividad económica. El objetivo del curso es tratar de conocer el procedimiento a seguir para reflejar contablemente cada una de las operaciones que a diario tienen lugar en cualquier tipo de negocio. CONCEPTO DE CONTABILIDAD La Contabilidad es una ciencia económica que trata de identificar, medir y registrar todos los hechos u operaciones que afectan a la empresa con el fin de disponer en todo momento de una información exacta y actualizada sobre la situación económica de la empresa en cada momento. Vamos a analizar cada uno de esos conceptos: Identificar: determinar que operaciones influyen y tienen relación con la empresa. La Contabilidad no nos informa de lo que no se expresa en dinero (puntualidad de los empleados, organización...) Medir: valorar en unidades monetarias. Registrar: anotarlos, quedarlo reflejado en papel. Esto nos permite disponer de información de muy diversos tipos: conocer las mercancías existentes en los almacenes, el personal con que cuenta la empresa, los pedidos de los clientes, las deudas contraidas con los bancos, la marcha de la fabricación, etc... Estos datos hay que comunicarlos, y facilitan no solo la toma de decisiones sino el poder llevar a cabo una dirección eficaz para la consecución de los mejores resultados para el negocio ELEMENTOS PATRIMONIALES Cualquier negocio está formado por una serie de elementos llamados elementos patrimoniales que se agrupan en masas patrimoniales a efectos de poder llevar después un buen registro contable. Estos elementos se pueden clasificar en tres grupos: -Bienes: serán aquellos elementos que pertenecen a la empresa y que son tangibles; es decir, que podemos ver y tocar. -D.Cobro: básicamente se pueden definir como el dinero que determinadas personas u organismos deben a la empresa. Curso IMEPE 09/6083 1

2 -O. Pago: Todo lo contrario que los derechos de cobro; por tanto el dinero que la empresa debe a terceros y que habrá que abonar en el momento que se haya negociado entre las dos partes. Por tanto, recapitulando, se denominan elementos patrimoniales a cada uno de los bienes, derechos de cobro y obligaciones de pago, que constituyen los medios económicos y financieros. A la totalidad de la empresa; es decir, al conjunto de bienes, derechos de cobro y obligaciones de pago se le denomina PATRIMONIO EMPRESARIAL ACTIVO, PASIVO, NETO: MASAS PATRIMONIALES Ya hemos visto que el patrimonio de una empresa se dividía en pequeñas porciones denominadas elementos patrimoniales, y que agrupábamos en bienes, derechos y obligaciones. Pues bien, a su vez estos elementos patrimoniales pueden agruparse en masas patrimoniales. Una masa patrimonial es un conjunto de elementos patrimoniales homogéneos; es decir, que tienen igual funcionalidad económica y financiera. Así, el patrimonio de una empresa se clasifica o divide en tres masas patrimoniales: 1.-ACTIVO: comprende todos los elementos que representan bienes y derechos de cobro. Indica todo lo que está a favor de la empresa; lo que tiene y lo que le deben.también en qué ha empleado la empresa el dinero del que ha dispuesto. A su vez dentro del activo, distinguimos: A.Fijo: el fijo o inmovilizado está compuesto por aquellos elementos patrimoniales que, salvo casos excepcionales, van a permanecer mucho tiempo en la empresa. A.Circulante: será el conjunto de bienes y derechos de cobro que tienen gran movilidad dentro de la empresa y que son mucho más líquidos; es decir, tardan menos tiempo en convertirse en dinero. 2.- PASIVO: Formado por los elementos patrimoniales que suponen obligaciones de pago respecto de los propios socios o de personas ajenas al negocio. (Todo lo que la empresa debe). Podemos diferenciar entre: Fondos propios: son los fondos aportados por el empresario al inicio para que la empresa pueda funcionar; pero esos fondos son de los propietarios y por consiguiente la empresa se los debe (aunque no hay tanta obligación de devolverlas. También se le denomina neto, pasivo no exigible o fuentes de financiación propias. Dado que el pasivo refleja todo lo que la empresa debe, los Fondos Propios también formarán parte del Pasivo. Pasivo a C/P: generalmente se establece que son obligaciones frente a terceros a las que hay que hacer frente en un período de tiempo inferior a 12 meses. Pasivo a L/P: Aquellas obligaciones a cancelar en un plazo superior al año. Los fondos propios más el pasivo a L/P constituyen el pasivo fijo, mientras que el pasivo a C/P constituye el pasivo circulante. Curso IMEPE 09/6083 2

3 Así vemos que el Pasivo refleja dos cosas: lo que la empresa debe a sus propietarios (Fondos Propios) y lo que debe a otras personas o entidades (Fondos Ajenos) QUIEN FINANCIA LA EMPRESA Y EN QUÉ SE EMPLEA ESA FINANCIACIÓN Para que la empresa pueda funcionar necesita ser financiada. Esta financiación la aportan: -Los propietarios: *Que ponen el Capital *Que dejan en la empresa una parte de sus beneficios (Reservas) -Personas y entidades ajenas a la empresa: *Que proporcionan productos y servicios que se pagarán más tarde, permitiendo que la empresa haga uso de ellos e incluso los venda y los cobre aún antes de haberlos pagado. *Cualquier persona o entidad a quien la empresa deba dinero (préstamos, etc.,), puesto que hace posible que la empresa funcione con un dinero que no es suyo y que pagará más adelante. EL PASIVO EXPRESA DE QUIEN OBTIENE LA EMPRESA SU FINANCIACIÓN, puesto que indica qué dinero se debe: PRÉSTAMOS, PROVEEDORES, CAPITAL, RESERVAS, etc. Esta financiación que recibe la empresa se emplea en todo aquello que es necesario para su funcionamiento: MAQUINARIA, MOBILIARIO, EXISTENCIAS, dinero en los bancos... es decir, el activo de la empresa. EL ACTIVO EXPRESA EN QUÉ EMPLEA LA EMPRESA LA FINANCIACION DE QUE DISPONE. Se cumple así el equilibrio entre el activo y pasivo; esto significa que el activo de una empresa siempre es igual al neto más el pasivo. TEORÍA DE LAS CUENTAS CONCEPTO Y ESTRUCTURA Una cuenta es un instrumento utilizado en Contabilidad para representar y medir cada uno de los elementos patrimoniales. La cuenta de un determinado elemento patrimonial refleja la situación y evolución de ese elemento patrimonial a lo largo de la vida de la empresa. La cuenta se divide en dos partes para poder diferenciar lo que corresponde a un incremento de lo que corresponde a una disminución del elemento patrimonial que la cuenta representa. El esquema de una cuenta se representa en forma de T. A la parte izquierda de la cuenta se le denomina Debe; a la parte derecha Haber CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Teniendo en cuenta las masas patrimoniales, las clases de cuentas o tipos de cuentas que hay son: -Cuentas de Activo Curso IMEPE 09/6083 3

4 -Cuentas de Pasivo -Cuentas de Gastos -Cuentas de Ingresos Las cuentas de activo van a representar y medir elementos patrimoniales de activo. -Dinero depositado en la caja...caja -Dinero depositado en bancos...bancos e instituciones crédito -Edificios...Construcciones -Solares, terrenos...terrenos y bienes naturales -Vehículos...Elementos de transporte -Máquinas...Maquinaria -Muebles...Mobiliario -Ordenadores...Equipos para procesos infon -Mercancías (sometidas a transformación)...materias Primas -Mercancías (no sometidas a transfon)...mercaderías -Elaboradas por empresa...productos terminados -Venta de mercancías a crédito...clientes -Prestación de servicios...deudores -Préstamo concedido...créditos Las cuentas de pasivo representan elementos patrimoniales de pasivo -Compra de mercaderías a crédito...proveedores -Compra diferentes servicios...acreedores por prestación ss. -Préstamo obtenido...deudas -Aportaciones de los propietarios...capital -Beneficios generados y no distribuidos...reservas Las Cuentas de Gestión Son aquellas en las que se anotan los Gastos y los Ingresos del año. Estas Cuentas sirven para conocer el resultado de la Gestión de la empresa, por ello se llaman Cuentas de Gestión. Sus saldos no aparecen en el Balance sino en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. -Cuentas de Gastos Son las que se utilizan para contabilizar todo lo que la empresa gasta en comprar las existencias que necesita para funcionar y en realizar los Gastos que se derivan de su funcionamiento (Sueldos, alquileres, etc...) Estas cuentas forman el Grupo 6 del Plan de Contabilidad: Compras y Gastos (por ello, el número de todas las Cuentas de Compras y Gastos empieza por 6). -Cuentas de Ingresos En estas cuentas se contabilizan los ingresos que la empresa tiene por la venta de sus productos o de sus servicios, o por otros conceptos de su actividad. Como se trata de Ingresos, en estas Cuentas se anota en el Haber. Estas Cuentas forman el Grupo 7 (por ello, el número de todas estas Cuentas de Ventas e ingresos comienza por 7). Curso IMEPE 09/6083 4

5 Enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa; comprende también Otros Ingresos, Variación de Existencias y Beneficios Extraordinarios del Ejercicio FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS: Las teoría de la partida doble La teoría de la partida doble (significa doble anotación); es decir, registrar simultáneamente los dos aspectos o partes contrapuestas de un hecho contable. Toda operación contable supone que el dinero o la riqueza pase de estar en una cuenta a estar en otra; hay que anotar de donde sale esa riqueza y a donde va. Las operaciones contables se registran mediante asientos: anotación completa de una operación en todas las cuentas que se modifiquen por esa operación. En cualquier operación o transacción que se realice se van a ver alterados dos o más elementos patrimoniales de la empresa, como mínimo habrá de hacerse un cargo y un abono y la suma de las cantidades abonadas ha de ser igual a la suma de las cantidades cargadas. Ej: cuando en nuestro negocio adquirimos una máquina es cierto que el Elemento Patrimonial se ve modificado puesto que se incrementa su valor al incorporar al negocio esa maquinaria; pero también es cierto que el negocio habrá tenido que pagar su importe con el dinero de que dispone, por lo que otro elemento patrimonial, que llamaremos Dinero, verá alterado su valor al descontar el importe de la compra, y por tanto, disminuye su valor. Si hacemos la suposición de que esa máquina se deja a deber, es decir, se compra a crédito, será necesario registrar en la contabilidad esa deuda adquirida con el vendedor. Eso deberemos hacerlo modificando el valor de un elemento patrimonial nuevo que podemos llamar Facturas a pagar al proveedor que evidentemente incrementa su valor. De esta forma, podemos concluir que en cualquier operación o transacción que se realice en el negocio se ven alterados en su valor dos ó más elementos patrimoniales. Ya hemos dicho que los elementos patrimoniales sufren modificaciones a lo largo de la vida de la empresa: no siempre vamos a tener el mismo dinero en bancos ni dispondremos de iguales existencias. Si una cuenta se ve modificada, dónde anoto, en el debe o en el haber? Se sigue el siguiente criterio: En las cuentas de activo los aumentos o compras se anotan en el debe y las disminuciones o ventas en el haber. En las cuentas de pasivo se hace al contrario; los aumento se anotan en el haber y las disminuciones en el debe. En las cuentas de gastos, siempre se anota en el debe. En las cuentas de ingresos, siempre se anota en el haber. Anotar una cantidad en el debe se llama cargar. (debitar o adeudar) Anotar una cantidad en el haber se llama abonar (acreditar o datar) Saldo de una cuenta: es la diferencia entre las sumas del debe y del haber de esa cuenta. Curso IMEPE 09/6083 5

6 Determinar el saldo de una cuenta: consiste en calcular el saldo de la cuenta; es decir, calcular las diferencias entre las sumas del debe y del haber. Si la suma del debe es mayor que la del haber, el saldo será a favor del debe, y en este caso, le llama saldo deudor. Si la suma del haber es mayor que la del debe, el saldo será a favor del haber, y por lo tanto, se llama saldo acreedor. El saldo de una cuenta es nulo o cero cuando la suma del debe de esa cuenta es igual a la suma del haber. En general, las cuentas de activo tendrán saldo deudor o nulo; las cuentas de pasivo tendrán saldo acreedor o nulo; las cuentas de gastos que se anoten siempre en el debe tendrán saldo deudor o nulo y las cuenta de ingresos saldo acreedor o nulo. Saldar una cuenta: supone anotar el saldo de la misma en la parte donde la suma sea inferior, de tal forma que quede de manifiesto esa diferencia y equilibradas aritméticamente las dos partes de la cuenta. -Cerrar una cuenta: es la operación inversa a la de abrirla, que consiste en operar en la cuenta de tal forma que no se pueda realizar ninguna anotación más. 3.EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD QUE ES EL PLAN DE CONTABILIDAD En la contabilidad se pretende llegar a un proceso de normalización; es decir, establecer unas normas generales de Contabilidad o unos criterios comunes para todas las empresas consiguiendo así que la información sea homogénea y que se pueda comparar. Para conseguir esta normalización se elabora el PGC que es la norma fundamental para la elaboración de la contabilidad; es el modelo de información y control para las empresas. El primero es del año 1973, aunque con la entrada en la CEE las directivas comunitarias conducen o exigen la revisión del mismo que se realiza por el ICAC en el año 1990 y que es el actualmente está en vigor. De hecho, los antecedentes de nuestro actual plan de cuentas son la 4ª directriz de la CEE que trata sobre la elaboración de cuentas anuales de las empresas; el plan de cuentas del año 73 y la AECA (asociación española de contabilidad y administración de empresas) y el plan de cuentas francés de Los objetivos que persigue este plan de cuentas son normalizar la información contable que ofrecen las empresas y poderla comparar con la que ofrecen otras empresas, completar y aclarar las normas contables incluidas en la legislación y dotar a la empresa española de un instrumento que le permita cumplir con sus obligaciones legales en materia contable. Características del PGC Abierto: se puede ir adaptando a las circunstancias; en el momento en que éstas varíen, el PGC también irá variando. Curso IMEPE 09/6083 6

7 Flexible: se puede aplicar a todas las empresas. Obligatorio en su aplicación PARTES DEL P.G.C El P.G.C consta de cinco partes: 1.- Principios contables 2.- Cuadro de cuentas 3.- Definiciones y relaciones contables 4.- Cuentas anuales 5.- Normas de valoración De las cinco partes, tres son de aplicación obligatoria (1ª, 4ª, 5ª) y otras dos facultativa (2ª, 3ª). 1.- Principios Contables Los principios contables son macronormas que deben tenerse siempre en cuenta en la elaboración de la Contabilidad. Son: -Principio de prudencia: Unicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto sean conocidas; a estos efectos se distinguirán las reversibles o potenciales de las realizadas o irreversibles. En consecuencia, al realizar dicho cierre se tendrán presentes todos los riesgos y pérdidas, cualquiera que sea su origen. -P. de empresa en funcionamiento: Se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada. En consecuencia, la aplicación de los principios contables no irá encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectos de su enajenación global o parcial ni el importe resultante en caso de liquidación. -P. del registro: Los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen. -P. del precio de adquisición: Como norma general todos los bienes y derechos se contabilizarán por su precio de adquisición o coste de producción. Cuando se autoricen por disposición legal rectificaciones al mismo, deberá facilitarse cumplida información en la memoria. -P. del devengo: La imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos. -P. de correlación de gastos e ingresos: El resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho periodo menos los gastos del mismo realizados para la obtención de aquellos, así como los beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Curso IMEPE 09/6083 7

8 -P. de no compensación: En ningún caso podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos en los modelos de cuentas anuales. Se valorarán separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo. -P. de uniformidad: Adoptado un criterio en la aplicación de los principios contables dentro de las alternativas que, en su caso, éstos permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características -P. de importancia relativa: podrá admitirse la no aplicación estricta de algunos de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa, y, en consecuencia, no altere las cuentas anuales como expresión de la imagen fiel. Se pueden aplicar otros principios siempre que no entren en contradicción con lo dispuesto en lo establecido en el plan de cuentas. 2.-Cuadro de cuentas Es una lista o relación con el nombre de las cuentas correspondientes a los elementos patrimoniales de activo y pasivo y de gastos e ingresos. Las cuentas se clasifican siguiendo un criterio decimal, de modo que a cada cuenta se le asigna un número. Las cuentas se van a ir agrupando por características homogéneas o comunes; a cada grupo se le asigna un número; cada grupo se divide en subgrupos y a estos se le asignan dos cifras; a su vez, cada subgrupo de cuentas se divide en conceptos principales o cuenta a las cuales se les asignan tres dígitos. En nuestro plan de cuentas, las cuentas se han agrupado en 7 grupos numerados del 1 al 7- Grupo 1: Financiación básica (capitales propios y ajenos a L/P) Grupo 2: Inmovilizado (inversiones permanentes) Grupo 3: Existencias (bienes destinados a la venta) Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico (derechos de cobro y obligaciones de pago y relaciones deudoras y acreedoras con las administraciones públicas) Grupo 5: Cuentas financieras (derechos y obligaciones a C/P que no proceden de operaciones de tráfico. Tb. Las inversiones financieras temporales y las disponibilidades líquidas. Grupo 6: Compras y gastos (mercaderías, adquisiciones de servicios, consumibles, consumo mercaderías, gastos extraordinarios) Grupo 7: Ventas e ingresos (enajenación de bienes y prestación de servicios, ingresos extraordinarios...) 3.-Definiciones y relaciones contables Se definen todas y cada una de las cuentas relacionadas en el cuadro de cuentas indicando las características financieras y económicas más importantes de cada una de ellas y de las operaciones que las originan. Se establece también el funcionamiento de las cuentas indicando los principales motivos de cargo y abono y su relación con el resto de cuentas. Curso IMEPE 09/6083 8

9 4.-Cuentas Anuales Se establecen los criterios o normas para presentación de las cuentas anuales, que son Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y memoria. A.)El BALANCE El Balance refleja el patrimonio o riqueza en pesetas de la empresa en un momento concreto de su actividad. (es una fotografía) Es un documento contable que representa la situación de la empresa en un momento concreto del tiempo; nos dice cual es la composición tanto cuantitativa como cualitativa del patrimonio de la empresa en un momento dado, distinguiendo lo que supone una fuente de financiación de una inversión. Ofrece una visión global y estática de la riqueza o patrimonio de la empresa, y se elabora a partir de los saldos de las cuentas del libro mayor. Al presentar el Balance de Situación los elementos patrimoniales se clasifican entre activo (conjunto de bienes y derechos) y pasivo (obligaciones o deudas). Antes de comenzar su actividad la empresa no tiene bienes, no le deben nada y tampoco debe nada, por tanto la balanza está en EQUILIBRIO. En Contabilidad se hace una clara distinción entre empresa y empresario. La contabilidad sirve para reflejar la situación de la empresa no la del empresario. ACTIVO Para clasificar los elementos que forman parte del activo se sigue el criterio de permanencia. Se ordenan de mayor a menor liquidez. Aquellos bienes que vayan a permanecer en la empresa más de 365 días, como por ejemplo un edificio o un vehículo, se incluyen dentro del Activo Inmovilizado. Por otra parte, aquellos bienes o derechos cuya permanencia sea igual o inferior a 365 días se incluyen dentro del Activo Circulante. PASIVO Para clasificarlos se ordenan de menor a mayor exigibilidad. Algunas deudas tendrán que ser devueltas dentro de los próximos 365 días y otras en más de 365 días. La empresa dispone además de unos fondos que no tendrá que devolver hasta que cese su actividad. A estas deudas se las incluye dentro de lo que se llama Fondos Propios de la empresa. Dentro de estos fondos propios incluimos el Capital y las Reservas. Por capital se entiende aquellas cantidades que los propietarios han aportado para que la empresa pueda funcionar; y por reservas los beneficios no repartidos y que se quedan en la empresa. B.) CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS La cuenta de Pérdidas y Ganancias es un estado contable, que nos informa sobre la renta generada por la Empresa durante un período de tiempo o lo que es lo mismo, gastos e ingresos obtenidos por la empresa durante un ejercicio. Al presentar los gastos e ingresos en la cuenta de P y G se tiene en cuenta las operaciones que han producido dichos gastos e ingresos distinguiendo así entre: -Gastos e ingresos de la explotación -Gastos e ingresos financieros -Gastos e ingresos extraordinarios Curso IMEPE 09/6083 9

10 C.) MEMORIA En la memoria se hace referencia a los criterios utilizados por la empresa para elaborar el balance y la cuenta de Pérdidas y Ganancias, qué criterios de valoración se han utilizado, si en algún caso se ha dejado de aplicar el precio de adquisición, justificando el motivo de esta circunstancia. También se dejara constancia en la memoria de explicaciones o aclaraciones relacionadas con la información contenida en el Balance y la cuenta de Pérdidas y Ganancias; propuesta de distribución de beneficios, el estado de origen y aplicación de fondos o cuadro de financiación y cualquier otra aclaración que se considere de interés. Las cuentas anuales se van a presentar en el Registro Mercantil. 5.-Normas de Valoración Se establecen las normas para valorar o medir todos los hechos contables La imagen fiel La aplicación de los principios contables debe conducir a que las cuentas anuales presentan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. (imparcialidad o ausencia de sesgo en la presentación de los estados contables. Para elaborar un plan de contabilidad, primero se toma todo aquello que la empresa tiene y se agrupa en cosas similares entre sí. A estos Grupos se les denomina CUENTAS. Así, la Cuenta de Maquinaria nos dice el valor de todas las máquinas que tiene la empresa. A su vez, cada Cuenta se puede desglosar en subcuentas, una para cada elemento o grupo de elementos contenidos en cada Cuenta. Si no se agrupasen en estas Cuentas, la relación de todas esas cosas que la empresa tiene sería un informe excesivamente extenso y difícil manejo. De igual modo que se agrupa en Cuentas todo lo que la empresa tiene, se agrupa también en Cuentas lo que le deben y lo que debe, o sea, todo el Balance. Un Plan de Contabilidad es el conjunto de Cuentas que la empresa utiliza. Ahora bien, puesto que cada empresa podría llevar su contabilidad con Cuentas muy distintas y variadas, en España existe un PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD, que está ajustado a las directrices de la Comunidad Económica Europea. Este Plan General de Contabilidad es de aplicación obligatoria para todas la empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria. LA AMORTIZACIÓN 1.- Qué es? Por qué se amortiza el inmovilizado? Una de las características del Inmovilizado Material es que sus bienes se desgastan y, como consecuencia, a la largo del año sufren una pérdida de valor. El Balance debe reflejar este hecho para aportar una información real de la situación de la empresa. Para Curso IMEPE 09/

11 ello, cada año se contabiliza una Amortización que refleja el valor perdido durante ese año. Esta Amortización se incluye, junto con las de los años anteriores, en la Cuenta de Amortización Acumulada del Inmovilizado Material, que figura en el activo junto a las Cuentas del Inmovilizado Material, pero con signo negativo ya que para obtener el Valor Actual (real) de los bienes del Inmovilizado Material, hay que restar de lo que costaron lo que han perdido de valor. La pérdida de valor puede ser por la utilización del bien en el proceso productivo, por el mero transcurso del tiempo o porque queda obsoleto; aunque esté en condiciones de ser utilizado, los avances tecnológicos hacen que no sea rentable su utilización. 2.- Métodos de cálculo de la amortización Para determinar la amortización han de seguirse los criterios siguientes: -Vida útil: número de años que se espera esté en funcionamiento un elemento de inmovilizado. -Valor Residual: cantidad que se espera recuperar por la venta del inmovilizado cuando quede fuera de servicio. -Base de cálculo: es igual al precio de adquisición menos el valor residual y es la cantidad que se va a distribuir entre los ejercicios que esté en funcionamiento el inmovilizado. Vamos a utilizar el método de cálculo proporcional o lineal, que considera que el inmovilizado se deprecia al mismo ritmo durante todos los años de la vida útil del mismo. 5.-INSTRUMENTOS DEL PROCESO CONTABLE Los libros de Contabilidad son instrumentos materiales que utiliza la Contabilidad para alcanzar sus objetivos. La Contabilidad se basa en la existencia de tres libros fundamentales que son: -El libro diario es un libro oficial en el que se van a registrar por orden cronológico las operaciones que realiza una empresa en forma de asientos contables, una a una y a medida que se van produciendo. El libro diario nos va a informar del tipo de operación que realiza la empresa, cuentas que intervienen en dicha operación, variación que sufren las mismas (aumento o disminución) y cuantía de dicha operación. -El libro mayor es el libro en que se van a anotar por cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario los hechos que le afectan. Por lo tanto, la función del libro mayor es la de clasificar por cuentas la información asentada en el libro diario. -El libro de inventarios y cuentas anuales, es un libro obligatorio en el que se van a registrar los siguientes estados contables: Balance de situación Cuenta de resultados Memoria Representación cronológica del proceso contable general A lo largo de un ejercicio, las operaciones contables que se realizan son: -Balance inicial Curso IMEPE 09/

12 -Asiento de apertura -Asientos de gestión -Asientos de periodificación -Asientos de regularización -Elaboración de las cuentas anuales -Asiento de cierre El ejercicio comienza con el balance inicial. La segunda operación es el asiento de apertura que es una copia literal del balance de situación inicial. El asiento de apertura se realiza el primer día del período contable, se limita a recoger el Balance de situación final del período contable anterior, con lo que se asegura la continuidad de unos períodos a otros. En el asiento de apertura se cargan o anotan en el debe, las cuentas del balance inicial que tienen saldo deudor y se abonan las cuentas del balance inicial que tienen saldo acreedor. La finalidad del asiento de apertura es la de dejar anotado tanto en el libro diario como en el libro mayor, el saldo inicial de cada uno de los elementos patrimoniales que posee la empresa. Después de anotado el asiento de apertura y pasado al libro mayor, se iran registrando todas las operaciones que vaya realizando la empresa (compras, ventas...); de ahí que se le llame asiento de gestión, asientos que habrán de trasladarse al libro mayor. Al final del ejercicio se lleva a cabo la periodificación que es una operación contable que tiene por finalidad el que queden registrados en cada ejercicio los gastos y los ingresos que le corresponden, independientemente de cuando se paguen o cobren los mismos. También al final del ejercicio y después de la periodificación se regulariza, que es una operación contable que tiene por finalidad, calcular el resultado global obtenido por la empresa a lo largo del ejercicio. Al regularizar, se traslada el saldo de todas las cuentas de gastos e ingresos a una sola cuenta que es la de Pérdidas y ganancias. Este saldo indicará si la empresa ha obtenido un beneficio o una pérdida. Si el saldo de la cuenta de P y G es deudor representará una pérdida. Si es acreedor representará un beneficio. Con la regularización las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas y cerradas. A Pérdidas y Ganancias se trasladan todos los ingresos y consumos en los que se ha incurrido en la empresa durante un ejercicio. Para ello, se abona a todas las cuentas de gastos con cargo a Pérdidas y Ganancias y se cargan en el Debe todos los ingresos con abono a Pérdidas y Ganancias. En la relación de gastos anterior, trasladada a Pérdidas y Ganancias, pueden no estar registrados todos los consumos por lo que es necesario determinar, cual es el valor consumido de los materiales almacenables, sabiendo que el Consumo = Ei + Compras- Ef y las compras ya las hemos trasladado a P y G, sólo nos queda por determinar la diferencia o variación entre existencias iniciales y finales. Para registrar esta diferencia damos de baja a las Ei mediante un abono a la cuenta de existencias que corresponda, con cargo a una de las cuentas de variación de existencias y por otra parte se reconoce el valor de las existencias finales, mediante un cargo a la Curso IMEPE 09/

13 cuenta de variación de existencias que corresponda con abono a una de las cuentas de variación de existencias. El saldo de las cuentas de variación de existencias nos va a indicar la diferencia entre existencias iniciales y finales. El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor que se traslada a P y G. Al final del ejercicio se formulan las cuentas anuales, que son Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria. Por último se anota el asiento de cierre, que es copia literal del balance de situación final. En el asiento de cierre se carga o se anotan en el debe, todas las cuentas del balance final que tienen saldo acreedor y se abonan o anotan en el haber, todas las cuentas del balance final que tienen saldo deudor. La finalidad del asiento de cierre es la de no arrastrar tanto en el libro diario como en el libro mayor sumas y saldos de un ejercicio a otro. Cómo podemos comprobar en el Mayor, tras el asiento de cierre, todas las cuentas aparecen ya con saldo cero, es decir, quedan saldadas. Inmediatamente escribimos la suma en ambos lados de las cuentas, con lo que la cuenta queda cerrada. El primer día del período contable siguiente, procederá realizar como primer asiento el de apertura, que consistirá en volver a abrir estas mismas cuentas por el saldo que tenían al final de período. Se tratará, por tanto, de un asiento contrario al de cierre, que reflejará la situación de partida en el nuevo ejercicio. LA VARIACIÓN DE EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS En las empresas cuando llega el final del ejercicio o período contable, se desea conocer principalmente dos cosas: -El resultado que se ha obtenido en ese período -La auténtica situación de los diferentes elementos patrimoniales en ese momento. Los inventarios son un recuento físico sobre la existencia real de un elemento patrimonial. El saldo representa la existencia de ese elemento patrimonial desde un punto de vista contable y de acuerdo con los documentos correspondientes. Todo desajuste o diferencia entre el saldo de una cuenta y su valor según inventario extracontable debe ser corregido con el proceso de regularización contable en esta fase que denominamos de adecuación del saldo de las cuentas al inventario. Dos tipos de operaciones se recogen en esta fase: -Eliminación de las diferencias entre saldos de las cuentas, excluidas las existencias de mercaderías. -Adecuación de los saldos de existencias de mercaderías. Ambas operaciones representan adecuación de saldos, pero mientras que las primeras son ajenas a las operaciones normales de explotación, las segundas están directamente vinculadas con ellas. 1.-Así, si realizamos un inventario físico de todos los elementos patrimoniales diferentes a las existencias, encontraremos que hay elementos patrimoniales que por su propia naturaleza lo normal es que presenten una diferencia entre su saldo contable y el inventario extracontable practicado. P. Ej. El dinero en caja al final del ejercicio, no suele coincidir con el saldo de la cuenta Caja, ptas; entre otras razones, porque las vueltas muchas veces no son exactas. En un supermercado donde se maneja mucho dinero en efectivo, pequeños errores y problemas de cambio pueden ir acumulando Curso IMEPE 09/

14 pequeñas diferencias. Si al final del ejercicio el saldo de la cuenta de Caja fuera de EUROS y según arqueo de tendríamos que adecuar el saldo al arqueo si no queremos presentar en Contabilidad una situación que no se ajusta a la realidad. Tendríamos que dar salida a esas EUROS, cargando a una cuenta de gastos. 2.- La cuenta de Variación de Existencias de mercaderías va a recoger precisamente la diferencia entre las existencias iniciales y las existencias finales. Esa diferencia se trasladará después a la cuenta de Pérdidas y Ganancias. De momento empezamos con la determinación de las variaciones de existencias. Actuamos por partes y llevamos a esta cuenta las existencias iniciales del modo siguiente: Variación de existencias a Existencias de mercaderías Inmediatamente después de este asiento, la cuenta de Mercaderías quedaría saldada, ya que solamente ha recibido un cargo por las existencias iniciales, y ahora, acabamos de hacer un abono por esa cantidad. Inmediatamente después viene la segunda parte de la determinación de las variaciones de existencias, que consiste en que aparezca en la cuenta de mercaderías el valor de las existencias finales, que llevamos simultáneamente a la cuenta de Variaciones de Existencias mediante el siguiente asiento: Existencias de mercaderías a Variación de existencias de mercaderías De esta manera conseguimos que la cuenta de Mercaderías tenga ahora un saldo que coincide con las existencias finales y la cuenta de Variaciones de Existencias ha recogido en un lado las existencias iniciales y en otro las existencias finales, con lo que su saldo da precisamente la variación de existencias. Las cuentas 710/713 se destinan a registrar, al cierre del ejercicio, las variaciones entre existencias iniciales y finales, correspondientes a los subgrupos 33,34,35,36 (productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados). Curso IMEPE 09/

15 LA PERIODIFICACIÓN A lo largo del ejercicio vamos contabilizando los gastos y los ingresos, conforme van apareciendo. Sin embargo, puede ocurrir que no todo el importe del gasto o del ingreso corresponda al ejercicio. En los asientos correspondientes a los ajustes por periodificación, intervienen de una manera específica: -Gastos anticipados: Gastos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente o siguientes. Es decir, que participan en la actividad de ejercicios posteriores. -Ingresos anticipados: Ingresos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente o siguientes. De tal modo que la entrega de los bienes y servicios se hace en ejercicios posteriores. -Intereses pagados por anticipado: Intereses a cargo de la empresa que, correspondiendo al ejercicio siguiente, se han satisfecho en el que se cierra. -Intereses cobrados por anticipado: Intereses a favor de la empresa, cobrados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al anterior. Conviene señalar que estamos en presencia de elementos patrimoniales de Activo y de Pasivo. Los gastos anticipados y los Intereses pagados por anticipado son elementos patrimoniales de Activo, mientras que los Ingresos anticipados y los Intereses cobrados por anticipado son elementos patrimoniales del Pasivo. Téngase en cuenta que si le pagamos a una agencia de publicidad el coste de una campaña que desarrollará el próximo año en su totalidad, y si ese pago lo hacemos en un ejercicio económico anterior, la situación que se plantea es la siguiente: la empresa que paga adquiere el derecho a que la agencia de publicidad desarrolle para ella la campaña. Lo que ha hecho ha sido pagar por anticipado, y ese pago anticipado le da derecho a exigir la campaña. Los derechos en Contabilidad, son activos. Por su parte, la agencia de publicidad ha recibido un dinero es un ingreso anticipado- y, a cambio de ello, ha contraído una obligación. En Contabilidad, a las obligaciones las llamamos Pasivos y en ingresos anticipados son, por ello, pasivos. Análogamente puede decirse de los intereses pagados por anticipado y de los intereses cobrados por anticipado. Curso IMEPE 09/