INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TEZIUTLÁN

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1 Procedimiento: Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 1 de 9 I OBJETIVO: Establecer una metodología para planear, ejecutar y documentar las Auditorías Internas delos Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiental; para evaluar política, alcance de los sistemas, objetivos, los programas, metas e indicadores que cumplen con las expectativas planeadas, el enfoque a procesos del Sistema de Gestión de Calidad y el cumplimiento legal del Sistema de Gestión Ambiental y para determinar la efectividad del I.T.S.T. II. ALCANCE: Aplica para todas las áreas del Instituto así como proveedores externos que presten sus servicios al interior del mismo y requieran Este procedimiento es aplicable para todo el Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental del I.T.S.T. III. DIAGRAMA AUDITORES INTERNOS R.D. DE LOS AREA O PROVEEDOR 1 ELABORA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS GESTIÓN 2 APRUEBA PROGRAMA ANUAL DE 3 ELABORA PLAN DE EJECUCIÓN DE 4 ESTABLECEN Y APRUEBAN PLAN DE 5 PROGRAMA ESTUDIAN LOS PROCESOS A AUDITAR 6 REALIZAN EN LAS ÁREAS ASIGNADAS 7 ELABORAN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 8 DIFUNDE RESULTADOS DE AUDITORIA INTERNA A RESPONSABLES DE ÁREA Y COMITÉ DE LOS GESTIÓN 9 RECIBEN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA, REVISA RESULTADOS Y EVALÚA EL PROCESO DE LA AUDITORIA

2 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 2 de 9 10 No TIENE ACCIONES CORRECTIVAS Si 11 ELABORA PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ENVÍA A R.D. SISTEMA DE GESTIÓN 12 RECIBE PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y REGISTRA EN F-CAL14 13 DA SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS REALIZA ACCIONES CORRECTIVAS E INFORMA TÉRMINO A R.D. 14 FIN IV. PROCESOS PRECEDENTES: Ninguno V. ENTRADAS: Manuales operativos, Procedimientos, Planes de Calidad, formatos e Instrucciones de trabajo, Reportes de Auditorías Externas e internas. F-CAL-16 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS F-CAL-17 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS F-CAL-18 GUIA DE VI. SALIDAS: F-CAL-19 REPORTE INTEGRAL DE F-CAL-41 EVALUACION DE VII. RECEPTORES DE SALIDAS: Dirección General Comité de los Sistemas de Gestión del I.T.S.T. R. D. de los Sistemas de Gestión del I.T.S.T. Equipo de auditores internos de los Sistemas de Gestión del I.T.S.T. Responsables de áreas y proveedores internos del I.T.S.T.

3 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 3 de 9 VIII. POLÍTICAS. Es responsabilidad del Auditor Líder, Programar las auditorías internas de acuerdo a los siguientes criterios: Antes de la Auditoría de pre-certificación, se realizará una Auditoría interna. Después de la certificación se realizarán auditorías internas cada seis meses. Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la Auditoría para entregar dichos documentos cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad permanente. Las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad del ITST se realizarán por proceso y las auditorías ambientales consideran principalmente los aspectos e impactos ambientales, requerimientos legales aplicables, así como los objetivos, metas y programas ambientales. Evaluar al equipo de auditores internos anualmente mediante el formato F-CAL-23, con el objetivo de verificar sus competencias como auditores. Evaluar el proceso de auditoría interna, una vez llevada a cabo la misma mediante el formato F-CAL-41. Es responsabilidad de los auditores internos: Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría. Cumplir con los requisitos aplicables a las auditorías. Informar los resultados de la auditoría. Documentar las observaciones y las no conformidades. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría. Los documentos utilizados en la auditoría por parte del equipo auditor, para documentar los aspectos o puntos de la norma a auditar e informar resultados, son: Formatos para documentar los aspectos o puntos de la norma a auditar y las evidencias que respalden las conclusiones obtenidas por los auditores (F-CAL-18). Formatos para informar los hallazgos de la auditoría (F-CAL-19) Los criterios para definir los Auditores Internos son: No pertenecer al área a auditar. Preparación comprobable como Auditor Interno del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Un auditor debería ser: a) ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; b) de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; c) diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; d) observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades; e) perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; f) versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones; g) tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; Existe la posibilidad de realizar la Auditoría sin previo aviso. El Auditor Líder debe registrar las fechas reales y modificaciones al programa en el formato de Programa de Auditorías (F-CAL-16). El seguimiento a los resultados de las auditorías se realizará en las juntas de la Revisión de la Dirección. Las auditorías internas deben programarse considerando el estado y la importancia que tenga el área a auditar en el proceso, así como los resultados de auditorías previas. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorías. Los auditores no deben auditar su propia área de trabajo.

4 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 4 de 9 Se debe respetar la independencia e integridad del equipo auditor. IX. CRITERIOS DE OPERACIÓN La medición del desempeño de este procedimiento se relaciona con la información de los objetivos descritos en el documento D-CAL-03 Tabla de vinculación de objetivos e indicadores del Sistema de Gestión de Calidad del I.T.S.T. 1.- todas las actividades que se desarrollan en este procedimiento tienen como fin dar cumplimiento a los objetivos definidos en el Sistema de Gestión del I.T.S.T. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE DE CALIDAD DEL I.T.S.T. PROCESO ESTRATEGICO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADORES AREA RESPONSABLE 4.- Mejorar constantemente los procesos, desde el ingreso y permanencia hasta el seguimiento del alumno egresado a fin de implantar un Sistema de Gestión de Calidad pertinente que responda a los requerimientos del demandante y del sector productivo y de servicios de Teziutlán y la región. 4.- Mejorar constantemente los procesos, desde el ingreso y permanencia hasta el seguimiento del alumno egresado a fin de implantar un Sistema de Gestión de Calidad pertinente que responda a los requerimientos del demandante y del sector productivo y de servicios de Teziutlán y la región. CALIDAD CALIDAD Evaluación de la calidad para lograr la satisfacción del cliente principal Evaluación de la calidad para lograr la satisfacción del cliente principal % Cumplimiento de Indicadores de Calidad Cumplimiento del Programa de Auditorías Internas Departamento de Desarrollo Auditor Líder y Departamento de Desarrollo 2.- Las actividades complementarias para la aplicación de este procedimiento son: Los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del Programa anual de auditorías son: Gestión de recursos por el RD para capacitación/actualización de auditores internos. Facilidad de espacios y tiempos para la realización de las auditorías internas de los sistemas de gestión institucionales. La planeación, desarrollo y conclusión de las auditorías internas están basados en los requisitos que establece la norma ISO 19001:2011 Directrices para la auditoría de los Sistemas de gestión. Las actividades de seguimiento y medición para verificar que se cumplen los criterios del presente Procedimiento son: Deberá contarse con al menos un curso por año para capacitación/actualización para auditores internos. Seguimiento continuo del Programa anula de auditorías internas (F-CAL-16) para asegurar la verificación del cumplimiento de las normas que rigen los sistemas de gestión del I.T.S.T. LA Evaluación y análisis del proceso de auditorías internas tiene como referencia la norma ISO 19011:2011, ISO 9001:2015 e ISO14001:2015 y se evalúa a través del formato F-CAL-41, así como de las competencias de auditores internos mediante el formato F-CAL-23. Los criterios de aceptación para las auditorías internas son: Programa anual de auditorías internas (F-CAL-16)

5 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 5 de 9 Evaluación y análisis del proceso de auditorías internas en cada proceso de auditoría bajo las ISO 19011:2011, ISO 9001:2015 e ISO14001:2015 mediante el formato F-CAL-41, así como de las competencias de auditores internos mediante el formato F-CAL-23. X. RESPONSABILIDADES Secuencia Responsables 1 Actividades (qué)/(cómo)(dónde) Elabora programa anual de auditorías internas de los sistemas de gestión: Establece el alcance de las auditorías, que puede ser completa o parcial. Establece la frecuencia de las auditorías parciales o completas a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y al cumplimiento legal del Sistema de Gestión Ambiental del ITST y los registra en el Programa de Auditorías Internas (F- CAL-16). El Programa anual de Auditorías Internas será puesto a disposición de la comunidad tecnológica mediante la Página Web en el área Conocetec. Se establece que el ITST, realiza un proceso de auditorías internas cada 6 meses, como menor lapso de tiempo entre auditorías. En caso de que los resultados de los indicadores demuestren una baja efectividad del Sistema de Calidad o Ambiental (Aparición de No Conformidades, alto número de quejas, etc.), el proceso de auditorías se realiza cada 4meses en las áreas correspondientes. En caso de que existan áreas con: Frecuencia alta de No Conformidades. Personal de nuevo ingreso a áreas claves. Cierre incompleto de Acciones Correctivas. El período de auditorías internas puede ser realizado parcialmente sólo en las áreas señaladas con un período más constante: 1 Auditoría interna cada 4 meses. Cuándo Durante el primer mes de cada año 2 R.D. DE LOS Aprueba Programa anual de auditoria interna Elabora plan de ejecución de auditoria interna Durante el primer mes de cada año 3 Con base en el Programa de Auditorías Internas (F-CAL-16) Cuando lo soliciten elabora el Plan de Auditoría (F-CAL-17). Selecciona al equipo auditor. Instruye al equipo auditor sobre el objetivo y el alcance de la auditoría.

6 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 6 de Y AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES INTERNOS Entrega una copia del Programa de Auditorías Internas (F- CAL-16) a los Auditores Internos. Establecen y aprueban plan de auditoria interna Previa revisión de objetivo, alcance y puntos de la norma a auditar, aprueban el Plan de Auditoría interna (F-CAL-17). Programa auditoria interna y Estudian los procesos a auditar Se comunica con los responsables de área cuando menos una semana antes de la fecha convenida y le envía al auditado el Plan de Auditoría (F-CAL-17) mediante correo electrónico institucional y con acuse de recibo impreso. Mediante correo electrónico, proporciona a los Auditores Internos una copia digital de: o Plan de Auditoría (F-CAL-17). o Guía de Auditoría (F-CAL-18). o Reporte Integral de Auditoría (F-CAL-19). Solicita los Procedimientos, Formatos, Documentos e Instrucciones de Trabajo a auditar y apoyándose en el M- CAL-01 Manual SGC, M-CAL-02 Manual SGA del ITST y en las Normas ISO 9001: 2015, ISO-14001:2015, ISO :2011 y con base a los resultados de auditorías anteriores, estudia los procesos a auditar. Elabora la Guía de Auditoría (F-CAL-18). Realizan auditoria interna en las áreas asignadas Entrevista al personal responsable de la actividad o área a auditar, apoyándose en la Guía de Auditoría (F-CAL-18) y verifica el grado de implantación de los puntos a auditarse. Registra los hallazgos detectados durante la Auditoría integrando sus comentarios en la Guía de Auditoría (F-CAL- 18). Llena en forma completa para cada hallazgo la Guía de Auditoría (F-CAL-18), la cual es leída al responsable de la actividad auditada una vez concluida la Auditoría. Envía al Auditor líder, vía correo electrónico, su reporte de auditoría interna mediante el formato F-CAL-19, observando los lineamientos de redacción de hallazgos. Elaboran informe de auditoría interna Reúne las observaciones de los auditores contenidas en el Reporte Integral de Auditoría (F-CAL-19). Difunde resultados de auditoria interna a responsables de área y comité de los sistemas de gestión Mediante el correo institucional, comunica a los responsables de área los hallazgos encontrados en el sistema auditado enviando una copia digital del formato Reporte Integral de Auditoría (F-CAL- 15 días antes de la Auditoría Una semana antes de la Auditoría En la fecha indicada en el plan En la fecha indicada en el plan En la fecha indicada en el plan

7 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 7 de y R.D. DE LOS 19). Reciben informe de auditoría interna, revisa resultados y Evalúa el proceso de la auditoria interna Tiene acciones correctivas No.- termina proceso. Si.- Continua paso 11. En la fecha indicada en el plan Cuando se requiera y R.D. DE LOS R.D. DE LOS R.D. DE LOS y Elabora plan de acciones correctivas y envía a R.D. Sistema de Gestión Realiza las acciones correctivas según el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (P-CAL-06). Recibe plan de acciones correctivas y Registra en F-CAL-14 Da seguimiento a acciones correctivas Realiza acciones correctivas e informa término a R.D. El responsable de auditar los procesos en cuestión, verifica el grado de implantación de las acciones correctivas, para lo cual solicita la información pertinente. Si el grado de implantación de las acciones correctivas, no es satisfactorio, el proceso continua abierto regresando al punto anterior. Si el resultado de la implantación de las acciones correctivas es satisfactorio, el Auditor Interno firmará en la Solicitud de AC/AP (F-CAL-15) como responsable del seguimiento incluyendo los comentarios respecto al seguimiento que considere convenientes. Si el resultado de todas las Acciones Correctivas para una No conformidad es satisfactorio, el Auditor interno cerrará el proceso, para ello llenará el espacio correspondiente Constancia de Efectividad de Implantación de la Solicitud de AC/AP (F-CAL-15). Fin En cuanto tenga el reporte integral de auditoría interna F- CAL-19 Según el procedimiento de Acciones de Correctivas y Preventivas (P- CAL-06) Según el procedimiento de Acciones de Correctivas y Preventivas (P- CAL-06)

8 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 8 de 9 XI. DOCUMENTOS EXTERNOS DE REFERENCIA Código Documentos Ubicación ISO 19011:2011 Norma ISO 19011:2011 (Directrices para la auditoria de Sistemas de Gestión) ISO 9001:20015 Norma ISO 9001:20015 (Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos) ISO 14001:2015 Norma ISO 14001:2015 (Sistema de Gestión Ambiental Requisitos) XII. DOCUMENTOS INTERNOS DE REFERENCIA Código Documentos Ubicación M-CAL-01 Manual del Sistema de Gestión de Calidad del I.T.S.T. bajo la norma ISO-9001:2015 M-SGA-01 Manual de Sistema de Gestión Ambiental del I.T.S.T. bajo la norma ISO-14001:2015 P-CAL-02 Control de Documentos P-CAL-03 Control de Registros XIII. REGISTROS Código F-CAL-14 Registros Lista Maestra de Seguimiento a la Implantación de AC/AP Tiempo de Conservación Responsable de Conservarlo Lugar de Almacenamiento 2 años R.D. Archivo del R.D. F-CAL-15 Solicitud de AC/AP 2 años R.D. Archivo del R.D. F-CAL-16 Programa anual de Auditorías Internas 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder F-CAL-17 Plan de Auditoría Interna 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder F-CAL-18 Guía de Auditoría 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder F-CAL-19 Reporte Integral de Auditoría 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder F-CAL-23 Evaluación competencia de auditores internos 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder F-CAL-41 Evaluación de auditoría interna 2 años Auditor Líder Archivo del Auditor Líder XIV. GLOSARIO Procedimiento: Pasos que definen la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso; describe las actividades de una manera general, de qué y quién las realiza. Contiene responsabilidades, autoridades e interacciones. Estos procedimientos aplican para administrar los procesos del sistema y/o documentar los procedimientos requeridos por la norma y los necesarios por la organización. Instrucciones de Trabajo: Pasos detallados para llevar a cabo una actividad específica, proceso o subproceso. Describe en forma lógica, secuenciada y/o el ciclo de tiempo para realizar las actividades de una operación, proceso o servicio; así como los equipos, dispositivos, y registros requeridos. También contiene o hace referencia a las actividades, criterios para el proceso y para el producto / servicio, así mismo puede contener o hacer referencia a los aspectos de seguridad y medio ambiente asociados.

9 Requerimiento: 9.2.1, Copia No. 01 Código: P-CAL-04 No. Revisión: 05 Hoja: 9 de 9 Plan de Calidad: Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a aun proyecto, producto o contrato específico. Documento: Información y su medio de soporte. Formato: Documento que sirve para registrar los resultados de operaciones de la aplicación de un documento o proceso. Método de Control: Documento utilizado para definir la forma de administrar o controlar un proceso o actividad; o para definir la forma de cumplir un requerimiento específico derivado de un requerimiento de la norma, un procedimiento, un instructivo, cualquier requerimiento regulatorio o normativo aplicable. Oficio: Documento oficial que tiene por objeto la comunicación interna o externa. Los asuntos tratados en dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar y atender dudas específicas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de la Institución. Auditoría Interna: Análisis sistemático e independiente para determinar si las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad y/o Ambiental cumplen las disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Así mismo la auditoría de un sistema de gestión de la calidad es un proceso sistemático en el que se persigue conocer el grado de cumplimiento de los requisitos. Los incumplimientos detectados son documentados como no conformidades. Hallazgos: No Conformidades y / u observaciones detectadas en Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. No Conformidad [NC]. Es el incumplimiento de algún requisito expresado por la propia norma ISO 9001:2008, la documentación del sistema de gestión de la calidad o la legislación aplicable al producto o servicio. Área de Preocupación [AP]. Es la identificación de un incumplimiento menor de algún requisito o la falta de evidencias de un cumplimiento que si no se corrige a tiempo puede convertirse en una No Conformidad. Oportunidad de Mejora [OM]. Es el hallazgo de alguna situación la cual puede ser mejorada o en su caso complementada con la finalidad de garantizar que el desempeño de los procedimientos del sistema de gestión. Observación. Cuando el grado de implantación de un requisito establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad y/o Ambiental, es satisfactorio pero necesita mejorar. [R.D.]. Representante de la Dirección. XV. ACTUALIZACIONES