ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 03 1 de 5 I OBJETIVO Definir el proceso a seguir para la elaboración de un documento en el ITST. II. ALCANCE Aplica para la elaboración de los siguientes documentos relativos al Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental del ITST: Manuales operativos, Procedimientos, Plan de Calidad e Instrucciones de trabajo. III. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 1 Elaborador de Documento Controlador de Responsable del Área Elabora 2 Asigna s 3 Revisa Documento 4 Autoriza 5 Inicia procedimiento Control de P-CAL-02 Elaboró: Revisó: Autorizó: Puesto R. D. del SGA Subdirección de P. P. P. Auditor Líder Fecha 8 de marzo de marzo de marzo 2010 Firma F-CAL-01

2 2 de 5 IV. POLÍTICAS Es responsabilidad del Controlador de que se cumpla con este procedimiento. Todos los documentos, deberán escribirse con letra Arial tamaño 10 (Redacción). El tamaño de la letra puede ser considerando de acuerdo a la información de los que sean utilizados para la operación (encabezados, títulos, tablas, diagramas, etc), por el Elaborador y Controlador de. Se deberá de firmar todos los Originales con tinta azul en Elaboró, Revisó y Autorizo. Nota: La descripción de la actividad a desarrollar dependerá de la complejidad de la tarea y la experiencia del responsable de ejecutarla. Tabla 1 s mínimos por documento Documento s Mínimos, título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron, revisaron y Manual de Calidad autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión, copia número y número de páginas., título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron, revisaron y Procedimientos autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión, copia número y total de páginas. (Utilizar F-CAL-01 Portada y Contenido)., título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron, revisaron y Instrucciones de Trabajo autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión, copia número y total de páginas (Utilizar F-CAL-03 Instrucción de Trabajo)., título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron, revisaron y Plan de Calidad autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión, copia número y total de páginas. (Utilizar F-CAL-04 Plan de Calidad)., título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron y autorizaron, No. de Catálogos, tablas, listas. revisión, fecha de revisión, copia número y total de páginas., título, nombre y firmas de las funciones que elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión, copia número y total de páginas. Título, código, número y fecha de revisión y en el diseño de formato nombre y firma Formatos de quién elaboró. Formatos electrónicos Título, código, número y fecha de revisión. Externos Sello de documento externo controlado (sólo en copias). Tabla 2 Revisión y autorización de documentos Documento Revisa Autoriza Manual de Calidad Controlador de Director del ITST Procedimientos Controlador de Subdirección responsable - Instrucciones de Trabajo Controlador de Subdirección responsable - Catálogos Controlador de Subdirección responsable - Tablas, Listas. Controlador de Subdirección responsable - Planes de Calidad Controlador de Subdirección responsable - Formatos Controlador de Área Responsable

3 3 de 5 V. RESPONSABILIDADES Secuencia Responsables Actividades Cuándo 1 Elaborador de 2 Controlador de Elabora : Elabora el documento en conjunto con el responsable del área y realiza todas las actividades de este punto. Identifica el (o los) resultado(s), que se obtiene del desarrollo del documento en cuestión, con la finalidad de estandarizar su operación. El documento a desarrollar se elabora basándose en los siguientes anexos: Procedimientos: F-CAL-01 Portada de Procedimiento. Contenido de Procedimiento. Instrucciones: F-CAL-03 Instrucción de Trabajo. Planes de Calidad: F-CAL-04 Plan de Calidad. Asigna s: Para el caso de listas se codifica como F ejemplo: F-CAL-05 Lista Maestra de Control de. F-CAL-09 Lista Maestra de Control de Registros. Asigna un NÚMERO DE CÓDIGO para el documento, el cual está constituido de acuerdo a lo siguiente: Todos los documentos, datos y formatos del sistema de calidad poseen un código del tipo: W XXX ZZ w = Tipo de documentos xxx = Área zz = No. Consecutivo DIR SPV CAL DAV SVP SRM DAC SAC SPI JII JIS JIM JIG JLI Dirección General Subdirección Planeación, Programación y Presupuestación Coordinación de Calidad / Desarrollo Institucional Dirección Administración y Vinculación Subdirección Vinculación, Extensión y Personal Subdirección Recursos Materiales y Financieros Dirección Académica Subdirección Académica Subdirección de Posgrado, Investigación y Educación Continua Jefe División Ingeniería Industrial Jefe División Ing. Sistemas Computacionales Jefe División Ingeniería Mecatrónica Jefe División Ing. Gestión Empresarial Jefe División Lic. En Informática

4 4 de 5 EJEMPLOS: (w) (zz) M = Manual de Calidad 01 P = Procedimientos 02 F = Formato 03 IT =Instrucciones de Trabajo C = Catálogos T = Tablas M = Manual D = (xxx) Coordinación de Calidad = CAL Div. Desarrollo Académico= DEA Subd. Recursos Humanos = SRH Casos Especiales: Para el caso de manuales que agrupan instrucciones o especificaciones, se controla el manual como un todo, y por tanto se codifica como M. Ejemplo: M-DEA-01 Manual de Desarrollo académico: Es un manual que encierra todas las instrucciones para realizar las actividades de la coordinación académica. Secuencia Responsables Actividades Cuándo 3 Controlador de 4 Dirección / Subdirección Responsable / Área Responsable 5 Controlador de Revisa Documento: Revisa que el nuevo documento cumpla con los requisitos establecidos en el presente procedimiento, en el procedimiento de Control de (P -CAL-02) y en el Control de Registros (P -CAL-03), y que no tenga conflicto con otros documentos del Sistema de Calidad del ITST. Verifica que el documento cumpla con lo establecido en el Manual de Calidad (M -CAL-01), y en la Norma ISO 91:20 STANDARD vigente. De ser necesario, efectúa las correcciones sobre el documento conjuntamente con el responsable del área (regresar a la Secuencia 1). Si determina que el documento es correcto, firma con tinta azul la portada en la sección correspondiente a REVISO y envía el documento a la Dirección - Subdirección correspondiente para su oficialización. Autoriza : Verifica con la normatividad del ITST. Revisa el documento y firma con tinta azul la portada en la sección AUTORIZÓ y lo envía a Controlador de. En caso de encontrar alguna diferencia lo informa para su corrección al Elaborador de o Controlador de. Inicia procedimiento Control de P-CAL-02. Se autoriza en 2 días a partir de que recibe el document o

5 5 de 5 VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NMX-CC-91-IMNC-20 M-CAL-01 M-SGA-01 P-CAL-02 P-CAL-03 Norma ISO 91:28 (Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos) Manual de Calidad del SGC ISO-91:28 Manual de Calidad del SGA ISO-141:24 Control de Control de Registros VII. REGISTROS VIII. GLOSARIO Procedimiento: Pasos que definen la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso; describe las actividades de una manera general, de qué y quién las realiza. Contiene responsabilidades, autoridades e interacciones. Estos procedimientos aplican para administrar los procesos del sistema y/o documentar los procedimientos requeridos por la norma y los necesarios por la organización. Instrucciones de Trabajo: Pasos detallados para llevar a cabo una actividad especifica, proceso o subproceso. Describe en forma lógica, secuenciada y/o el ciclo de tiempo para realizar las actividades de una operación, proceso o servicio; así como los equipos, dispositivos, y registros requeridos. También contiene o hace referencia a las actividades, criterios para el proceso y para el producto / servicio, así mismo puede contener o hacer referencia a los aspectos de seguridad y medio ambiente asociados. Plan de Calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a aun proyecto, producto o contrato especifico. Documento: Información y su medio de soporte. Formato: Documento que sirve para registrar los resultados de operaciones de la aplicación de un documento o proceso. Método de Control: Documento utilizado para definir la forma de administrar o controlar un proceso o actividad; o para definir la forma de cumplir un requerimiento específico derivado de un requerimiento de la norma, un procedimiento, un instructivo, cualquier requerimiento regulatorio o normativo aplicable. Oficio: Documento oficial que tiene por objeto la comunicación interna o externa. Los asuntos tratados en dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar y atender dudas específicas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de la Institución.