INFORME DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA COMÚN

Transcripción

1 Punto 5 del orden del día IOPC/OCT17/5/5 Fecha 25 de agosto de 2017 Original Inglés Asamblea del Fondo de A22 Comité Ejecutivo del Fondo de EC69 Asamblea del Fondo Complementario SA14 INFORME DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA COMÚN Nota del Resumen: Medidas que se han de adoptar: De conformidad con su mandato, el común del Fondo de 1992 y del Fondo Complementario deberá presentar un informe sobre su labor en cada sesión ordinaria de la Asamblea del Fondo de 1992 y la Asamblea del Fondo Complementario. El informe sobre sus actividades figura en el anexo del presente documento. Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Tomar nota del informe del que figura en el anexo y examinar su recomendación relativa a la aprobación de los estados financieros de Introducción 1.1 De conformidad con el mandato del común del Fondo de 1992 y del Fondo Complementario, el deberá presentar, en cada sesión ordinaria de otoño de los órganos rectores, un informe sobre las actividades que ha realizado desde la sesión de otoño anterior. 1.2 Este informe se reproduce en el anexo del presente documento. 2 Medidas que se han de adoptar Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 y a la Asamblea del Fondo Complementario a que tengan a bien: a) tomar nota de la información que figura en el presente documento y formular comentarios y facilitar instrucciones según sea necesario; y b) estudiar la recomendación del relativa a la aprobación de los estados financieros de 2016 (véase el párrafo del anexo). * * *

2 ANEXO INFORME DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA COMÚN CORRESPONDIENTE AL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE DICIEMBRE DE 2016 Y JUNIO DE Introducción 1.1 En su sesión de octubre de 2014, la Asamblea del Fondo de 1992 eligió a los seis miembros y al experto externo del común <1> para un periodo de tres años, como se indica a continuación: D. John Gillies (Australia) D. Makoto Harunari (Japón) D. José Luis Herrera Vaca (México) D. Michael Knight (experto externo) D. Eugène Ngango Ebandjo (Camerún) D. Giancarlo Olimbo (Italia) D. Jerry Rysanek (Canadá) (Presidente) 1.2 El realiza sus actividades de acuerdo con un ciclo anual que consiste en tres reuniones. En el periodo que abarca el presente informe las reuniones tuvieron lugar el 8 de diciembre de 2016, el 7 de abril de 2017 y el 16 de junio de Programa de actividades del 2.1 En su reunión inaugural en diciembre de 2014 el quinto trazó el programa de actividades de su mandato trienal y adoptó el plan de trabajo que figura en el apéndice I del presente informe. El plan de trabajo incluye todas las actividades básicas y en curso, que se actualizan en cada reunión del y se presentan a los órganos rectores a efectos de información. 2.2 En la realización de su programa el ha colaborado estrechamente con el Director y con la Secretaría, y ha tenido en cuenta al mismo tiempo el equilibrio que debe existir entre las responsabilidades de la Secretaría en materia de gestión y la función supervisora de dicho órgano. En el desarrollo de su labor el además ha sido siempre consciente de la necesidad de asegurarse de que su labor no imponga exigencias innecesarias a los recursos de la Secretaría. 2.3 El programa de actividades del se compone de seis objetivos principales, con la finalidad de desempeñar sus responsabilidades en virtud del mandato del <2> : a) comprobar la idoneidad y eficacia de los sistemas de gestión y finanzas de los FIDAC; b) examinar la eficacia de la gestión de riesgos de los FIDAC; c) examinar los estados e informes financieros de los FIDAC; d) promover la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de las Organizaciones; e) gestionar el proceso de selección del Auditor externo; y f) emprender cualesquiera otras tareas o actividades solicitadas por los órganos rectores de los FIDAC. <1> En aras de una mejor legibilidad, en adelante se denominará al común Órgano de Auditoría. <2> Puede consultarse el mandato del en el documento IOPC/APR17/7/1, anexo I, párrafo 5. IOPC/OCT17/5/5, anexo, página 1

3 3 Cómo llevó a cabo el su programa de actividades En esta sección se informa de la labor realizada por el en relación con cada uno de los seis componentes principales del programa de actividades, señalados en el apartado 2.3, en el periodo transcurrido desde su último informe a los órganos rectores en octubre de Comprobación de la idoneidad y eficacia de los sistemas de gestión y finanzas de los FIDAC El desempeñó esta función básica principalmente mediante su examen y estudio de la labor del Auditor externo. En consonancia con lo habitual, el se reunió en su reunión de diciembre de 2016 con el Auditor externo para revisar el programa de la auditoría de los estados financieros correspondientes a 2016 de los FIDAC. El Auditor externo llevó a cabo la auditoría provisional en enero/febrero de 2017 y la auditoría definitiva en marzo/abril de Además, el examinó las novedades y las respuestas del Director a las recomendaciones formuladas por el Auditor externo una vez concluida su auditoría de los estados financieros de 2015, así como las de años anteriores en los casos en los que procediera Si bien el reconoce que la responsabilidad de la realización de la auditoría externa y el dictamen de la auditoría externa recae enteramente en el Auditor externo, su mandato le exige debatir con el Auditor externo la naturaleza y el alcance de cada una de las próximas auditorías y contribuir a la elaboración del plan estratégico de auditoría Por lo tanto, el enfoque estructurado en el que se basa la realización de la auditoría externa de los FIDAC da lugar a una relación de trabajo constructiva y productiva con el Auditor externo y permite al conocer el alcance y el enfoque previstos de la auditoría, incluida la evaluación de los componentes de alto riesgo, así como el calendario de presentación de los informes de auditoría. 3.2 Examen de la eficacia de la gestión de riesgos de los FIDAC Gestión de riesgos La gestión de riesgos es una de las principales responsabilidades de la Secretaría. El mandato del exige el examen de la eficacia de los procedimientos de gestión de riesgos de los FIDAC, con una atención especial a los riesgos financieros y operacionales. El programa de trabajo del prescribe una serie de actividades que influyen en el proceso de gestión de riesgos de los Fondos, así como en sus sistemas de gestión y operacionales De forma permanente, el procura supervisar la forma en que la Secretaría aborda la cuestión de los riesgos a la vez que cumple sus obligaciones de gestionar las actividades de los FIDAC. Si bien corresponde a la Secretaría identificar y gestionar los riesgos, el ejerce una función de supervisión del marco de gestión de riesgos de la Secretaría con objeto de asegurarse de que sea adecuado y de que su enfoque para mantener estrictos controles internos sea efectivo A fin de garantizar que el marco de gestión de riesgos de la Secretaría sea adecuado y coherente con las recomendaciones del anterior Auditor externo <3>, el examinó en su reunión de abril de 2017 un análisis pormenorizado de riesgos importantes relacionados con determinados temas, en concreto el Convenio SNP de 2010 y la planificación de la sucesión. Este proceso permite a la Secretaría actualizar el marco de gestión de riesgos de los FIDAC y el registro de riesgos importantes y que el entienda mejor el entorno cambiante de los riesgos. El Órgano de Auditoría examinó la evaluación de riesgos actualizada en su reunión de junio de <3> Véase el documento IOPC/OCT16/5/6/1, anexo IV, pág. 19, Recomendación 6. IOPC/OCT17/5/5, anexo, página 2

4 Órgano Asesor de Inversiones (OAI) El, que reconoce el mandato separado y diferente del OAI, ha encontrado particularmente útil para el ejercicio de su propio mandato conocer a fondo las opiniones del OAI sobre los riesgos financieros y de las inversiones, y la forma en que enfoca la exposición a las divisas y la política de cobertura. 3.3 Examen de los estados e informes financieros de los FIDAC En su reunión de abril de 2017, el Auditor externo presentó al un informe provisional basado en su labor de auditoría realizada en enero de 2017 y un informe final en junio de 2017 tras su auditoría definitiva de los estados financieros de El además celebró una sesión a puerta cerrada con los Auditores sin la presencia de miembros de la Secretaría en sus reuniones de diciembre de 2016 y junio de Al igual que en años anteriores, el buscó en la auditoría externa una garantía razonable de que los estados financieros no contenían incorrecciones importantes fruto de fraude o de error. En su examen de los estados e informes financieros de los FIDAC se aseguró en particular de que guardaran la debida integridad y coherencia, y tuvo en cuenta las conclusiones y observaciones del Auditor externo Recomendación a los órganos rectores: Conforme a su examen de los estados financieros y al estudio de todos los informes y las observaciones pertinentes del Auditor externo, y a la luz de las garantías brindadas por los resultados de la auditoría externa, el recomienda que el órgano rector pertinente apruebe los estados financieros del Fondo de 1992 y del Fondo Complementario correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de El tomó nota del informe del anterior Auditor externo para el ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2015, en particular de los resultados y recomendaciones sobre las disposiciones de gobernanza y los mecanismos de supervisión, y de la manera en que estos han evolucionado durante el mandato del anterior Auditor externo. Tras las sesiones de octubre de 2016 de los órganos rectores, el revisó y respondió a los diversos puntos planteados en el informe del anterior Auditor externo en relación con el y llevó a cabo conjuntamente su revisión trienal del funcionamiento de dicho órgano (véase el documento IOPC/APR17/7/1). Las conclusiones de esta revisión se presentaron a las sesiones de abril de 2017 de los órganos rectores, que manifestaron su satisfacción con la labor del y decidieron mantener su actual composición y mandato. 3.4 Promoción de la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de los FIDAC Como parte de su mandato, el debe promover la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de los FIDAC, una responsabilidad esencial que asume valiéndose de diversos medios El se reúne tres veces al año y trabaja según un orden del día estructurado y un programa de actividades detallado. El Asistente ejecutivo de la Oficina del Director ejerce de Secretario del. El lleva a cabo su plan de trabajo de acuerdo con un ciclo anual de actividades programadas que imprimen la debida coherencia y rigor a su enfoque y a sus interacciones. El se ha servido de su programa de actividades y de su informe anual a los órganos rectores para dejar clara la naturaleza de sus interacciones con diversas entidades (es decir, la Secretaría, el Auditor externo y el OAI). IOPC/OCT17/5/5, anexo, página 3

5 3.4.3 Las reuniones del constituyen un foro de debate de diversos temas relacionados con su mandato y cuentan con la participación del Director, el Director adjunto/jefe del Departamento de Finanzas y Administración, y representantes del Auditor externo. Se invita a participar en los debates a otros miembros de la Secretaría cuando los puntos del orden del día objeto de examen guardan relación con sus responsabilidades. Gracias a estas reuniones el Director también mantiene al plenamente informado de las actividades de los FIDAC, incluidas las novedades acaecidas en relación con los siniestros y los resultados de las reuniones intersesiones La participación periódica en las reuniones del de uno o más Presidentes de los órganos rectores también sirve para fomentar una comunicación eficaz. El Presidente, el experto externo y otros miembros del asisten a las sesiones ordinarias de octubre de los órganos rectores. De esta manera se garantiza la emisión de informes de las actividades del Órgano de Auditoría, que a su vez puede adquirir un mejor conocimiento de la labor de los FIDAC y apreciación de las perspectivas y opiniones de los Estados Miembros en cuestiones y novedades importantes Los miembros del estiman que la formación introductoria, especialmente la impartida a los nuevos miembros, y la asistencia periódica a las sesiones de octubre de los órganos rectores son elementos importantes que garantizan su eficacia y les permite interactuar y mantener debates oficiosos con los representantes de los Estados Miembros. 3.5 Gestión del proceso de selección del Auditor externo Tras la recomendación del en las sesiones de octubre de 2015, los órganos rectores nombraron a BDO International nuevo Auditor externo para los ejercicios económicos de 2016 a 2019 o cualquier otro periodo que puedan decidir los órganos rectores. Durante el ejercicio examinado, el ha supervisado la transición al nuevo Auditor externo y ha garantizado la eficacia del traspaso de responsabilidades, que ha sido más fácil gracias a las sesiones informativas dirigidas por el Director y el Director adjunto/jefe del Departamento de Finanzas y Administración. El anterior Auditor externo también prestó asistencia. El estima que el proceso de transición ha sido eficaz Asimismo, el programa de actividades del incluye una declaración anual a los órganos rectores sobre la eficacia de la relación entre la auditoría externa y los FIDAC. Al examinar la eficacia de la relación entre los FIDAC y el Auditor externo, el tiene en cuenta los siguientes elementos: a) la eficacia de la relación de trabajo con el y la Secretaría de los FIDAC; b) la eficacia del proceso de auditoría y la evaluación de los riesgos fundamentales; c) la calidad del examen de los estados financieros; d) la comunicación de las cuestiones clave entre las partes; y e) la independencia y rentabilidad del Auditor externo La declaración del relativa a la eficacia de la relación entre los FIDAC y el Auditor externo figura en el apéndice II. 3.6 Emprendimiento de cualesquiera otras tareas o actividades solicitadas por los órganos rectores de los FIDAC El mandato del contempla el emprendimiento de cualesquiera otras tareas o actividades que soliciten los órganos rectores de los FIDAC. El anterior Auditor externo estimaba que este punto del mandato no era "básico" y manifestó su temor de que desviara la atención debida a las otras actividades "básicas" más tradicionales relativas a los estados financieros, el control interno, la IOPC/OCT17/5/5, anexo, página 4

6 gestión de riesgos y la eficacia de la auditoría <4>. El señaló que en su opinión esto no había sucedido y que se mantenía dispuesto a emprender las tareas o actividades que se le solicitaran. En cualquier caso, durante el ejercicio examinado no se habían llevado a cabo actividades de este tipo. 4 Conclusiones 4.1 El considera que la eficacia del sistema de controles internos ejercidos por la Secretaría sobre los informes financieros, los procedimientos operacionales y la gestión de riesgos es un elemento crucial para la viabilidad y la veracidad a largo plazo de los FIDAC. Es más, la labor del Auditor externo contribuye a garantizar que las actividades de los FIDAC se realicen de conformidad con normas y procedimientos reconocidos. 4.2 El se complace de que el Director comparta esta opinión y lleve a cabo la gestión de los FIDAC en consecuencia. 4.3 Las sesiones de octubre de 2017 de los órganos rectores marcan la conclusión de la labor del quinto, por lo que quiero dar las gracias a mis colegas del por la ardua labor realizada en los tres últimos años, así como a todos los miembros de la Secretaría por la considerable asistencia prestada para ayudarnos a desempeñar nuestras responsabilidades y a los Presidentes de los órganos rectores que asistieron a nuestras reuniones o que de otro modo aportaron sabios consejos a nuestras deliberaciones. Jerry Rysanek Presidente del común 23 de agosto de 2017 * * * <4> Véase el documento IOPC/OCT16/5/6/1, anexo IV, pág. 15, párrafo 38. IOPC/OCT17/5/5, anexo, página 5

7 APÉNDICE I Programa del plan de trabajo del de 2014 a Contribuciones del al ciclo de auditoría externa 1.1. Examen del informe de planificación del Auditor externo/contribución a la estrategia de la auditoría 1.2. Examen, con observaciones, del informe provisional del Auditor externo 1.3. Examen, con observaciones, del informe completo y las recomendaciones del Auditor externo 1.4. Supervisión de la respuesta del Director a las recomendaciones del Auditor externo Reunión de diciembre del Reunión de primavera del Reunión de junio del de junio a diciembre Examen en la reunión de diciembre del 2. Actividades del sobre la idoneidad y eficacia de los sistemas de gestión y finanzas de las Organizaciones 2.1. Examen del proceso de gestión de riesgos, sistemas de procedimientos operacionales y controles internos 2.2. Examen del Registro de riesgos clave 2.3. Examen con la Secretaría de mejoras al sistema de tramitación de reclamaciones en línea 2.4. Contribución al proyecto de la Secretaría sobre el plan estratégico para Informe a los órganos rectores sobre la eficacia de 1) las medidas de política sobre la falta de presentación de informes sobre hidrocarburos y 2) la Resolución Nº 11 (octubre de 2009) sobre contribuciones pendientes y según sea necesario Reunión de junio del Iniciado en junio de 2011 Información periódica al Iniciado en diciembre de 2016 Información periódica al Órgano de Auditoría para facilitar su contribución CONCLUIDO Nuevas resoluciones adoptadas por los órganos rectores en abril de 2016 IOPC/OCT17/5/5, anexo, apéndice I, página 1 Actividad rotativa Actividad ocasional Actividad ocasional 3. Examen por el de los estados e informes financieros de las Organizaciones 3.1. Examen de la presentación de los estados financieros/principios contables 3.2. Examen de los estados financieros 3.3. Supervisión de la implantación de las IPSAS Reunión de diciembre del Reuniones de primavera/junio del

8 4. Actividades del para promover la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de las Organizaciones 4.1. Creación de un foro para examinar asuntos relacionados con los sistemas de gestión/finanzas, gestión de riesgos y auditoría externa 4.2. Informe anual para los órganos rectores sobre actividades prescritas en el mandato 4.3. Reunión con el Órgano Asesor de Inversiones 4.4. Estudio/fomento de las buenas prácticas de los comités de auditoría 4.5. Fomento de las comunicaciones eficaces entre el Órgano de Auditoría, la Secretaría, los órganos rectores, el Órgano Asesor de Inversiones, etc Funcionamiento del Órgano de Auditoría Reuniones del a lo largo del ejercicio Octubre Bianual Reuniones de diciembre/junio del 1) Proceso de autoevaluación y presentación de informe a los órganos rectores en abril de 2017, incluida la respuesta a las recomendaciones del Auditor externo 2) Los órganos rectores decidieron mantener el mandato y composición actuales (6 + 1) del 5. Gestión por el del proceso de selección del Auditor externo 5.1. Declaración anual a los órganos rectores 5.2. Preparación del proceso de selección y recomendación a los órganos rectores Como parte del informe del Presidente del a las sesiones de octubre de los órganos rectores CONCLUIDO Actividad básica/rotativa Actividad rotativa 6. Otras tareas o actividades emprendidas por el solicitadas por los órganos rectores de los Fondos 6.1. Examen del artículo 7 del Reglamento interior del Fondo de 1992 respecto de la cuestión de los pagos provisionales CONCLUIDO Adoptado por los órganos rectores en octubre de 2016 Actividad ocasional * * * IOPC/OCT17/5/5, anexo, apéndice I, página 2

9 APÉNDICE II Declaración del con respecto a la eficacia de la relación entre los FIDAC y el Auditor externo Conforme a lo dispuesto en la directiva presentada por los órganos rectores de los FIDAC en sus sesiones de octubre de 2010, el presta atención a la eficacia con la que el Auditor externo desempeña sus responsabilidades con respecto a los FIDAC. A este respecto y por el periodo que se examina, el considera que la estructura, el enfoque, el alcance y la cobertura del proceso de auditoría son pertinentes y exhaustivos. El considera que el examen de los estados financieros efectuado por el Auditor externo es completo y sistemático. Los resultados del proceso de auditoría se notifican con claridad y puntualidad. La labor del Auditor externo y los resultados del proceso de auditoría contribuyen a garantizar el cumplimiento de los principios contables, reglamentos, normas y procedimientos de los FIDAC. El estima también que la labor del Auditor externo en el examen de los procedimientos y procesos operacionales ha contribuido a garantizar la idoneidad de los controles internos. El considera que el Auditor externo desempeña sus funciones con un enfoque objetivo e independiente, al tiempo que mantiene una relación de trabajo eficaz y profesional con el Director y la Secretaría. Igualmente, la relación de trabajo entre el Auditor externo y el es constructiva y está debidamente enfocada. El estima que la transición de responsabilidades al nuevo Auditor externo, BDO International (BDO), se ha efectuado debidamente y ha establecido condiciones óptimas para que BDO realice el proceso de auditoría con eficacia. En general, el opina que la labor del Auditor externo es eficaz y aporta un valor tangible a las actividades de los FIDAC. IOPC/OCT17/5/5, anexo, apéndice II