REVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA

Transcripción

1 Punto 7 del orden del día IOPC/APR17/7/1 Fecha 15 de febrero de 2017 Original Inglés Asamblea del Fondo de AES21 Comité Ejecutivo del Fondo de EC68 Asamblea del Fondo Complementario SAES5 REVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA Nota del Presidente del Órgano de Auditoría Resumen: De conformidad con la Composición y el Mandato del Órgano de Auditoría, cada tres años la Asamblea del Fondo de 1992 y la Asamblea del Fondo Complementario revisarán el funcionamiento y el mandato del Órgano de Auditoría basándose en un informe de evaluación de su Presidente. Esta revisión trienal tradicionalmente se presenta en las sesiones de octubre de los órganos rectores junto con el informe anual del Órgano de Auditoría. Sin embargo, como resultado del Informe del Auditor externo de 2015 presentado por la Oficina Nacional de Auditoría (NAO) del Reino Unido a los órganos rectores en su sesión de octubre de 2016 <1>, en el que se formularon algunas recomendaciones relativas a la gobernanza de los Fondos, los órganos rectores pidieron que la revisión trienal por el Órgano de Auditoría se hiciera con prontitud a fin de presentarla lo antes posible en la sesión de abril de En cumplimiento de la solicitud de los órganos rectores, el Presidente del Órgano de Auditoría presenta la revisión trienal del Órgano de Auditoría sobre su funcionamiento junto con los anexos pertinentes. Medida que se ha de adoptar: Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Tomar nota de la información. 1 Introducción 1.1 El Presidente del Órgano de Auditoría debe informar sobre la labor de este órgano anualmente en cada sesión ordinaria de los órganos rectores y, además: Cada tres años, la Asamblea del Fondo de 1992 y la Asamblea del Fondo Complementario revisarán el funcionamiento y el mandato del Órgano de Auditoría basándose en un informe de evaluación del Presidente del Órgano de Auditoría <2>. 1.2 Esta revisión trienal tradicionalmente se presenta en las sesiones de octubre de los órganos rectores junto con el informe anual del Órgano de Auditoría. Sin embargo, como resultado del Informe del <1> Véase el documento IOPC/OCT16/5/6/1, anexo IV, páginas 14, 15 y 16. <2> Véase el párrafo 7 de la Composición y Mandato del Órgano de Auditoría, que se reproducen en el anexo I de este documento.

2 IOPC/APR17/7/1-2 - Auditor externo de 2015 presentado a los órganos rectores en su sesión de octubre de 2016 <1>, en el que se formularon algunas recomendaciones relativas a la gobernanza de los Fondos, los órganos rectores pidieron que la revisión trienal del Órgano de Auditoría se hiciera con prontitud a fin de presentarla lo antes posible en su próxima sesión, en abril de Las fuentes de información para esta revisión trienal son las siguientes: el mandato del Órgano de Auditoría (que se reproduce en el anexo I de este documento); los informes anuales <3> del quinto Órgano de Auditoría (OA5 <4> ) sobre sus actividades; el resultado de una revisión de autoevaluación por los miembros del Órgano de Auditoría y otras partes interesadas de la actuación del Órgano de Auditoría; una revisión de las mejores prácticas de comités de auditoría a tenor de las directrices normativas más recientes sobre gobernanza corporativa (que se reproducen en el anexo II de este documento); y el informe del Auditor externo de 2015 y sus recomendaciones sobre gobernanza corporativa. La respuesta a las recomendaciones que afectan al Órgano de Auditoría figuran en el anexo III de este documento. Conviene observar que, si bien el Auditor externo mostró el proyecto de su informe al Órgano de Auditoría, no se le ofreció a este la oportunidad de formular observaciones oficialmente sobre los diversos puntos y propuestas planteados por el Auditor externo en su informe. 1.4 Los informes anuales de 2015 y 2016 del Órgano de Auditoría abarcan los dos primeros años del mandato del OA5. Se tiene previsto que el informe anual definitivo se presente en la sesión de octubre de 2017 de los órganos rectores ya que recogerá los resultados de la labor del Órgano de Auditoría en relación con los estados financieros de 2016 y el Informe del Auditor externo, así como un informe de las actividades de gestión de riesgos realizadas en Mandato y programa de trabajo 2.1 El programa de actividades del Órgano de Auditoría se compone de seis objetivos principales: comprobar la idoneidad y eficacia de los sistemas de gestión y finanzas de los Fondos; examinar la eficacia de la gestión de riesgos de los Fondos; examinar los estados e informes financieros de los Fondos; promover la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de los Fondos; gestionar el proceso de selección del Auditor externo; y emprender las demás tareas o actividades solicitadas por los órganos rectores. 2.2 Como se indicó anteriormente, el Órgano de Auditoría gestiona el proceso de selección del Auditor externo de conformidad con la sección 5.f) de su mandato. Para el proceso de selección más reciente, en , que quedó abierto a auditores públicos y comerciales, esta tarea exigió mucho más tiempo y recursos del Órgano de Auditoría que en el pasado, en que solamente participaba en el proceso el auditor titular. Además, el mandato también incluye la posibilidad de emprender las demás tareas o actividades solicitadas por los órganos rectores de los Fondos, como se indica en la sección 5.g) del mandato, por ejemplo la reciente labor acerca de proyectos de resolución relativos a informes sobre hidrocarburos y contribuciones pendientes, adoptados por los órganos rectores en abril de 2016, o, previamente, su labor acerca de la liquidación del Fondo de 1971 y otros proyectos. La labor que realiza el Órgano de Auditoría de conformidad con la sección 5.g) se ha notificado a los órganos rectores en todas las sesiones de octubre y su actuación en relación con el mandato está documentada oficialmente. <3> Véanse los documentos IOPC/OCT16/5/5 y IOPC/OCT15/5/5. <4> El OA5, elegido en octubre de 2014 por un mandato de tres años hasta octubre de 2017.

3 IOPC/APR17/7/ La revisión de autoevaluación no suscitó ninguna preocupación importante en los miembros del Órgano de Auditoría acerca del ámbito de su mandato, ni de su concordancia con las mejores prácticas aplicables a una organización intergubernamental, ni de la capacidad para cumplir sus diversas responsabilidades. Sin embargo, se reconoce que las actividades más apreciadas tienen que ver con la confianza que inspira en los órganos rectores a través de sus actividades básicas, a saber, el examen de los estados financieros, la gestión de riesgos y la labor del Auditor externo y, cuando se requiere, la gestión del proceso para la selección de este último. Se recordará que en 2015 el proceso de selección y la recomendación del Órgano de Auditoría dieron como resultado el nombramiento por los órganos rectores de BDO International como nuevo Auditor externo para los ejercicios fiscales El Órgano de Auditoría tomó nota de las observaciones formuladas en el Informe del Auditor externo de 2015, en que se manifestaba la preocupación de que su mandato para la realización de otras tareas y actividades podría restringir su capacidad para concentrarse en su mandato básico. La revisión de autoevaluación indicó que el Órgano de Auditoría considera que está cumpliendo su mandato y no cree que las responsabilidades que le han asignado los órganos rectores con arreglo a la sección 5 g) del mandato hayan limitado su labor con respecto a ningún aspecto de su mandato. 3 Los miembros del Órgano de Auditoría y sus aptitudes 3.1 El Órgano de Auditoría está compuesto por siete miembros elegidos por la Asamblea del Fondo de 1992: a) seis personas propuestas por los Estados Miembros del Fondo de 1992 con un mandato de tres años renovable una vez; y b) una persona en calidad de experto externo con conocimientos y experiencia en cuestiones de finanzas y auditoría, propuesta por el Presidente de la Asamblea del Fondo de 1992 y con un mandato de tres años renovable dos veces. 3.2 La composición del Órgano de Auditoría (6+1) no ha cambiado desde sus inicios en 2002, salvo por el periodo de octubre de 2011 a octubre de 2014 en que contó solamente con cinco miembros elegidos más el experto externo (5+1). La composición actual refleja el deseo de los órganos rectores, cuando establecieron el Órgano de Auditoría, de contar con un abanico amplio de experiencia, conocimientos y distribución geográfica. 3.3 La última vez que esta cuestión se examinó fue en 2011, ocasión en que se reconoció que el Órgano de Auditoría era más grande que el de algunas organizaciones comparables. Sin embargo, esto respondió al objetivo anteriormente mencionado en cuanto a las aptitudes y la representación geográfica, así como al ámbito del mandato del Órgano de Auditoría. Por consiguiente, los órganos rectores llegaron a la conclusión de que la composición actual era adecuada pero que, llegado el caso de que no se presentara un número suficiente de candidaturas (véase el documento IOPC/OCT11/11/1, párrafo 6.2), el Órgano de Auditoría podía funcionar con cinco miembros elegidos más el experto externo. Esta cuestión no se examinó en 2014, como se previó en 2011, dado que se presentaron siete candidatos para las seis plazas de miembros elegidos. 3.4 Por lo que se refiere a las aptitudes requeridas de los miembros del Órgano de Auditoría, esta cuestión se debatió en las sesiones de octubre de 2013 de los órganos rectores (véase el documento IOPC/OCT13/6/2) con base en un documento presentado por el Órgano de Auditoría en que se indicaban las aptitudes requeridas para que un órgano de auditoría fuera eficaz, entre las que figuraban las siguientes: capacidad para aportar retos constructivos;

4 IOPC/APR17/7/1-4 - comprensión del entorno internacional particular y de las actividades esenciales de los Fondos, incluidos los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas; capacidad para entender el marco jurídico y político dentro del cual operan los Fondos y la relación de este marco con las jurisdicciones de los Estados Miembros; experiencia de trabajo con auditores externos y asesores y un conocimiento de la auditoría interna y externa, fiscalización interna, actividades de cumplimiento, supervisión de fraudes y gobernanza corporativa; experiencia en la identificación, evaluación y gestión de riesgos; conocimiento de la adquisición, la gestión de información y seguridad, los sistemas de información y tecnología emergente; y perspicacia financiera y de negocios, aptitudes de gestión, gestión de proyectos y programas y experiencia administrativa. 3.5 La Asamblea del Fondo de 1992 señaló estas cualidades con el objeto de que los Estados Miembros observaran esta orientación para proponer candidatos para la elección de miembros del Órgano de Auditoría y para que les sirviera de estímulo para interesarse más en el proceso de elección. 3.6 En general, los miembros del Órgano de Auditoría tienen un buen conocimiento de las actividades de los Fondos gracias a la amplitud de su experiencia, que les permite enfocar con una perspectiva más amplia, los riesgos que enfrenta la organización y aportar su contribución según lo requieren los órganos rectores. No consideran que hayan sido incapaces de cumplir con ningún elemento del mandato del Órgano de Auditoría con la serie de aptitudes a su disposición y con la contribución y el apoyo del experto externo, cuya función sigue siendo esencial para el funcionamiento satisfactorio del Órgano de Auditoría. 3.7 Sin embargo, la revisión de autoevaluación indicó que en el futuro todos los miembros del Órgano de Auditoría podrían beneficiarse de los siguientes factores: a) un proceso de introducción estructurado tras ser elegidos al Órgano de Auditoría y posteriormente actualizaciones periódicas sobre temas pertinentes de carácter financiero; y b) la participación periódica en las sesiones de octubre de los órganos rectores para mantenerse al corriente de su labor y como un medio para conocer mejor los diversos retos complejos a que hacen frente los Fondos, mejorando de esta manera el funcionamiento del Órgano de Auditoría. 3.8 El Auditor externo recomendó que la composición del Órgano de Auditoría se reestructurara con el fin de que los conocimientos de sus miembros respondieran mucho mejor a las necesidades de su mandato básico, lo cual incluiría la posibilidad de anunciar externamente la búsqueda de candidatos para integrarlo. El Auditor externo también tomó nota de la remuneración actual del Órgano de Auditoría y recomendó que se revisara con el fin de reducir el riesgo de que se pusiera en duda la impresión de independencia que deben inspirar sus miembros. 3.9 El Órgano de Auditoría tomó nota de que las mejores prácticas actuales de los comités de auditoría requieren que al menos un miembro de un comité de auditoría cuente con experiencia reciente y relevante en materia financiera. El experto externo actual cumple este requisito, pues tiene una buena experiencia en asuntos contables y de auditoría, lo cual es también el caso de un miembro elegido, y junto con la aportación de otros miembros que poseen diversas formaciones profesionales, en particular en el sector marítimo, el Órgano de Auditoría cuenta con experiencia en asuntos de interés para el medio en el que los Fondos cumplen sus funciones Sobre estas bases, los órganos rectores podrán considerar si se debería reducir la dotación de seis miembros elegidos, lo cual, como es natural, supondría un ahorro. Ello no obstante, escapa al ámbito de este informe considerar si los órganos rectores se beneficiarían de la designación de

5 IOPC/APR17/7/1-5 - miembros contratados externamente a un nivel reducido de remuneración. En todo caso, los miembros del Órgano de Auditoría no consideran que su independencia se haya visto comprometida por su remuneración En el análisis final, la cuestión de las dimensiones del Órgano de Auditoría está vinculada a su mandato y, por consiguiente, corresponderá a los órganos rectores decidir si seguiría siendo de provecho permitir que el Órgano de Auditoría mantenga lo siguiente: a) la amplitud de la experiencia, los conocimientos y la representación geográfica; y b) la capacidad para realizar tareas y actividades ajenas a su mandato básico cuando así lo soliciten los órganos rectores. 4 Relaciones 4.1. La revisión trienal también examinó las relaciones entre el Órgano de Auditoría y otras partes, en especial los órganos rectores, la Secretaría, el Auditor externo y el Órgano Asesor de Inversiones (OAI). 4.2 La revisión de autoevaluación indicó que el Órgano de Auditoría ha trabajado eficazmente con el Director y el personal de la Secretaría, si bien teniendo en cuenta al mismo tiempo las distintas funciones de cada uno de ellos, es decir, la función de supervisión y la de gestión ejecutiva, respectivamente. El Órgano de Auditoría además ha prestado especial atención a la naturaleza y calidad de sus relaciones con el Auditor externo y ha tenido en cuenta, en particular, el ámbito de la auditoría y la forma en que se realizó, los informes del Auditor para la dirección y su independencia. Al Órgano de Auditoría le complace señalar que mantuvo una relación constructiva con el Auditor externo anterior, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido (NAO), durante todo el periodo en que este ejerció sus funciones. 4.3 Además, el Órgano de Auditoría, que reconoce que las inversiones son un elemento de riesgo importante, se ha reunido dos veces al año con el OAI. Los contactos entre los dos órganos tras la decisión del Reino Unido de salir de la Unión Europea (brexit), con las consiguientes preocupaciones acerca de los mercados monetarios, han sido particularmente provechosos y han demostrado la agilidad de los sistemas de gestión de los Fondos para responder a riesgos emergentes. 5 Resumen Al Órgano de Auditoría le complace presentar este informe trienal con el objeto de ayudar a los órganos rectores a examinar el funcionamiento y la eficacia de los arreglos actuales con respecto al Órgano de Auditoría. Se considera que el mandato actual del Órgano de Auditoría tiene un alcance suficiente para el cumplimiento de sus responsabilidades. Además, el Órgano de Auditoría procura utilizar las mejores prácticas, que incluyen la autoevaluación, el perfeccionamiento de los procesos y la información detallada de su labor con carácter periódico. Además, confía en que estos informes proporcionen un registro claro de su actuación y eficacia. 6 Medida que se ha de adoptar Asamblea del Fondo de 1992 y Asamblea del Fondo Complementario Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 y a la Asamblea del Fondo Complementario a tomar nota de la información que figura en este documento. * * *

6 ANEXO I COMPOSICIÓN Y MANDATO DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA COMÚN DEL FONDO DE 1992 Y EL FONDO COMPLEMENTARIO COMPOSICIÓN (REVISADO EN OCTUBRE DE 2015) 1 Los miembros del Órgano de Auditoría desempeñarán sus funciones independientemente y en interés de las Organizaciones en su conjunto y no recibirán instrucciones de nadie, incluidos sus Gobiernos. 2 El Órgano de Auditoría estará compuesto por siete miembros elegidos por la Asamblea del Fondo de 1992: seis a título individual propuestos por los Estados Miembros del Fondo de 1992 y uno a título individual que no guarde relación con las Organizaciones ("experto externo"), con conocimientos y experiencia en cuestiones financieras y de auditoría, que será propuesto por el Presidente de la Asamblea del Fondo de Las candidaturas, acompañadas del currículum vítae del candidato, deberán presentarse al Director respondiendo a su invitación para la presentación de candidaturas. El Presidente de la Asamblea del Fondo de 1992, mediante consulta con el Presidente de la Asamblea del Fondo Complementario, propondrá el nombre de uno de los miembros elegidos del Órgano de Auditoría para su consideración y aprobación por los órganos rectores como Presidente del Órgano de Auditoría. 3 El mandato de los miembros del Órgano de Auditoría será de tres años, renovable una vez. Si las candidaturas para la elección del Órgano de Auditoría no son suficientes para cubrir las vacantes en una elección, los miembros existentes del Órgano de Auditoría que hayan desempeñado dos mandatos podrán ser reelegidos para un último mandato, a condición de que vuelvan a ser propuestos por uno o varios Estados Miembros del Fondo de El mandato del experto externo será de tres años, renovable dos veces. 4 Las Organizaciones sufragarán los gastos de viaje y viáticos de los miembros del Órgano de Auditoría. La Asamblea del Fondo de 1992 decidirá de vez en cuando la cuantía de los honorarios de los seis miembros elegidos y los honorarios del experto externo. La fecha y método de pago serán acordados entre el Órgano de Auditoría y el Director. MANDATO 5 El Órgano de Auditoría deberá: a) examinar la idoneidad y eficacia de los sistemas financiero y de gestión de las Organizaciones, los informes financieros, la fiscalización interna, los procedimientos operacionales, la gestión de riesgos y cuestiones afines; b) promover la comprensión y la eficacia de la función de la auditoría dentro de las Organizaciones y brindar un foro para discutir las cuestiones a que se hace referencia en a) y los asuntos suscitados por la auditoría externa; IOPC/APR17/7/1, anexo I, página 1

7 c) discutir con el Auditor externo la naturaleza y el alcance de la siguiente auditoría y contribuir a la elaboración del plan estratégico de auditoría; d) examinar los estados e informes financieros de las Organizaciones; e) examinar todos los informes pertinentes del Auditor externo, incluidos los informes sobre los estados financieros de las Organizaciones, y formular recomendaciones oportunas a los órganos rectores de los Fondos; f) gestionar el proceso de selección del Auditor externo; y g) emprender cualesquiera otras tareas o actividades que soliciten los órganos rectores de los Fondos. 6 El Presidente del Órgano de Auditoría informará sobre su labor en cada sesión ordinaria de la Asamblea del Fondo de 1992 y de la Asamblea del Fondo Complementario. 7 Cada tres años, la Asamblea del Fondo de 1992 y la Asamblea del Fondo Complementario revisarán el funcionamiento y el mandato del Órgano de Auditoría basándose en un informe de evaluación del Presidente del Órgano de Auditoría. * * * IOPC/APR17/7/1, anexo I, página 2

8 ANEXO II GOBERNANZA CORPORATIVA MEJORES PRÁCTICAS EN EVOLUCIÓN RELACIONADAS CON LOS ÓRGANOS DE AUDITORÍA 1 Introducción 1.1 Una de las funciones del miembro experto externo del Órgano de Auditoría de los FIDAC ha sido la de seguir de cerca las novedades que se producen en el mundo de la gobernanza corporativa y la de asesorar acerca de las mejores prácticas actuales en la medida en que sean de interés para el mandato y el funcionamiento del Órgano de Auditoría. 1.2 Se está realizando un examen en este momento en respuesta a nuevas revisiones de los códigos de la gobernanza corporativa y al hecho de que el informe del Auditor externo de 2015 y sus observaciones acerca del Órgano de Auditoría pusieron de manifiesto la idoneidad de tal revisión y ayudaron al Órgano de Auditoría a considerar tales observaciones desde una perspectiva más amplia. 2 Antecedentes 2.1 Los comités de auditoría surgieron como parte del modelo anglosajón de la gobernanza corporativa, aunque desde entonces han evolucionado hasta formar parte de la estructura de la gobernanza de organizaciones del sector público, internacionales e intergubernamentales. Si bien los principios fundamentales en que se sustentan esas organizaciones han sido coherentes, el ámbito y el funcionamiento detallados de las mismas se han adaptado a circunstancias cambiantes y se han ampliado particularmente en respuesta a la crisis financiera de 2008, y en respuesta además a una serie de escándalos en materia de gobernanza en el mundo corporativo. 2.2 Debido a las dimensiones de su sector de servicios financieros, el marco normativo correspondiente ha abarcado la labor de los comités de auditoría y, por consiguiente, ha sido objeto de una muy reciente revisión como resultado de las circunstancias indicadas. Por tanto, el sistema de gobernanza corporativa aplicado en el Reino Unido se ha utilizado como punto de referencia para esta labor. En la actualidad, el marco normativo del Reino Unido está regido por la reglamentación de la Unión Europea y está influido en parte por el proceso de reforma de la auditoría de la UE. 2.3 El Código de gobernanza corporativa del Reino Unido (Corporate Governance Code) fue revisado en 2012, 2014 y 2016, año este último en que la revisión coincidió con las nuevas normas de la UE sobre auditoría y órganos de auditoría de entidades de interés público. Con el fin de examinar la situación de los FIDAC se ha utilizado una lista de comprobaciones de las mejores prácticas/actividad requerida actuales y se han tenido en cuenta también observaciones acerca de la situación de los FIDAC. La lista de comprobaciones, que figura en el apéndice, excluye o adapta los criterios que son aplicables a entidades corporativas. También se ha revisado una guía de mejores prácticas para el sector público. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 1

9 3 Resultados 3.1 En la evaluación del Órgano de Auditoría de los FIDAC se han tenido en cuenta la naturaleza especial de la organización y su estructura puestas en comparación con las de entidades corporativas y organizaciones del sector público que probablemente tengan comités de auditoría. 3.2 El presente examen apunta hacia el hecho de que el estudio de las mejores prácticas debería seguir siendo un foco de atención ya que tales prácticas evolucionan, pese a que los principios básicos han permanecido inalterados durante varios años. Con respecto a aspectos específicos, este examen propone que se preste atención a las medidas aplicadas actualmente a las actividades de introducción y formación de los miembros que se incorporan por primera vez al Órgano de Auditoría. Por lo que se refiere a otros aspectos, parece que la forma en que los órganos rectores han establecido el Órgano de Auditoría y determinado su labor, y la forma en que se cumplen las responsabilidades, no han supuesto una desviación importante con respecto a las mejores prácticas. * * * IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 2

10 Apéndice del anexo II MEJORES PRÁCTICAS ACTUALES Y ÓRGANO DE AUDITORÍA DE LOS FONDOS MEJORES PRÁCTICAS Establecimiento y mandato Miembros El Órgano de Auditoría (OA) tiene como mínimo tres miembros independientes? Los nombramientos se hacen de manera independiente? Los nombramientos se hacen para un periodo de tres años (renovable un máximo de dos veces)? Al menos un miembro tiene experiencia financiera reciente y pertinente, incluida la afiliación a un órgano profesional de contabilidad acreditado? Mandato Los mandatos escritos incluyen lo siguiente?: 1 Vigilar la integridad de los estados financieros, examinando todo dictamen importante sobre presentación de informes financieros. 2 Examinar los controles financieros internos y los sistemas internos de control y de gestión de riesgos de los Fondos. 3 Vigilar y examinar la eficacia de la función de auditoría interna. 4 Formular recomendaciones a los órganos rectores relativas al nombramiento, remuneración y condiciones de contratación del Auditor externo. SITUACIÓN DE LOS FONDOS El OA cuenta con seis miembros elegidos por los órganos rectores y un miembro experto externo nombrado por recomendación del Presidente de la Asamblea. Los nombramientos son para un periodo de tres años, renovable una vez en el caso de los miembros elegidos y dos veces en el del experto externo, que cuenta con experiencia financiera reciente y pertinente. El quinto Órgano de Auditoría (OA5) cuenta también con un miembro elegido con experiencia financiera. Todos los miembros elegidos tienen conocimientos sobre los Fondos o el entorno en que trabajan. El mandato del OA se corresponde con los criterios enumerados, con la excepción de la auditoría interna, dado que no existe tal función ni una política para la prestación de servicios distintos de la auditoría ya que no se ha planteado esta cuestión. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 3, apéndice

11 5 Examinar y vigilar la independencia del Auditor externo y la objetividad y eficacia del proceso de auditoría. 6 Elaborar una política sobre la contratación del Auditor externo para la prestación de servicios distintos de la auditoría. 7 Informar a los órganos rectores sobre la forma en que el Auditor externo ha cumplido sus responsabilidades. Reuniones El Presidente, en consulta con la Secretaría, decide con qué frecuencia y en qué momento se celebran las reuniones del OA? 1 El OA decide quién asistirá a las reuniones? 2 Se asigna suficiente tiempo para un debate a fondo? 3 Queda suficiente tiempo entre las reuniones del OA y de la Asamblea para informar debidamente sobre las cuestiones pertinentes? 4 El OA se reúne, al menos una vez al año, con el Auditor externo [y el interno] sin la presencia de personal de la Secretaría para analizar cuestiones relativas a su mandato y cualquier asunto derivado de la auditoría? 5 El Presidente, y otros miembros, se mantienen en contacto con personal clave que interviene en funciones de gobernanza? Sí, en todos los casos, con la excepción indicada en la casilla de Recursos, pregunta 3, que puede repercutir en el tiempo disponible para examinar documentos. Se envía un borrador del orden del día de cada reunión a todos los miembros del OA para que formulen comentarios. Recursos 1 El OA tiene suficientes recursos para desempeñar sus tareas? 2 El OA tiene acceso a la Secretaría para las cuestiones que le incumben? 3 El OA recibe información y documentos oportunamente, de forma que pueda examinar debidamente cuestiones pertinentes? Sí, con la salvedad de que, a veces, por razones prácticas los documentos no se IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 4, apéndice

12 4 El OA puede recurrir a asesoramiento independiente si considera que es necesario y razonable hacerlo? pueden distribuir mucho antes de la reunión. No hay una disposición oficial que permita al OA obtener asesoramiento independiente, aunque sí hay un canal de comunicación directa entre el OA y los órganos rectores que se puede utilizar cuando las circunstancias lo requieran. Aptitudes y formación 1 Hay criterios de evaluación formales para el nombramiento de los miembros del OA, y, tras su nombramiento, reciben estos miembros formación introductoria adecuada? 2 Se hacen repasos periódicos de los conocimientos sobre la Organización y se imparte formación sobre presentación de informes financieros? Los procedimientos de elección no especifican las aptitudes requeridas, pero esta cuestión se ha abordado con la presentación por el OA de un documento sobre tales aptitudes (véase el documento IOPC/OCT13/6/2). Este es el primer componente esencial a efectos de la eficacia, es decir, asegurarse del nombramiento de miembros con las aptitudes requeridas. Las medidas en uso incluyen puntos introductorios en el orden del día de la primera reunión de un nuevo OA para facilitar la transición. Se considera que este proceso se puede mejorar, quizá mediante una reunión introductoria presidida por la Secretaría y en la que se traten elementos clave de los Fondos, inmediatamente antes de la primera reunión del nuevo OA. Se complementarán de esta manera los conocimientos de los miembros del OA que los Estados deben proponer teniendo debida cuenta de la presentación recogida en el documento IOPC/OCT13/6/2. La ampliación de las aptitudes mediante formación es el segundo componente esencial para un rendimiento eficaz de los miembros. No hay programas formales de formación, aunque los miembros del OA asisten por rotación periódicamente a las reuniones de los órganos rectores, lo cual los mantiene informados acerca de la organización y de las cuestiones que la ocupan en cada momento. La asistencia del OA a estas IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 5, apéndice

13 reuniones serviría para aumentar este conocimiento básico. Es este el tercer componente esencial para un rendimiento eficaz de los miembros. Además, hay margen para que el experto externo suministre a sus colegas más detalles acerca de asuntos relacionados con la presentación de informes financieros. Relaciones con los órganos rectores 1 El OA examina anualmente su mandato y su propia eficacia y recomienda los cambios que puedan ser necesarios? 2 El OA informa a los órganos rectores de la forma en que ha cumplido sus responsabilidades, incluidas: a) cuestiones importantes relativas a los estados financieros; b) la evaluación de la eficacia del proceso de auditoría externa; y c) toda otra cuestión importante o las que se le remiten? El OA no examina formalmente su mandato anualmente pero informa detalladamente sobre cada punto del mismo. Hace una autoevaluación como parte de la revisión trienal de su funcionamiento. Sí, en detalle. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 6, apéndice

14 Función y responsabilidades Presentación de informes financieros 1 El OA examina las cuestiones importantes relativas a la presentación de informes financieros y las opiniones formuladas en la preparación de los estados financieros? 2 Teniendo en cuenta la opinión del Auditor externo, el OA considera la idoneidad de las políticas contables de los Fondos y las opiniones conexas? 3 El OA comprueba la claridad de la información revelada en los estados financieros y se asegura de que esté completa? 4 El OA examina otra información (por ejemplo, las declaraciones del Director) presentada con los estados financieros? Sí, mediante el examen del informe del Auditor externo para el OA. Sí, en especial a través de la labor del experto externo. Sí, como en el punto anterior. Denuncia de irregularidades El OA examina las medidas mediante las cuales el personal podrá, de forma confidencial, plantear su preocupación acerca de posibles irregularidades en la presentación de informes financieros o en relación con otras cuestiones? La Secretaría cuenta en efecto con políticas y procedimientos para la denuncia de irregularidades, aunque no han sido examinados por el OA5. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 7, apéndice

15 Controles internos y sistemas de gestión de riesgos 1 El OA examina los controles financieros internos y los sistemas de gestión de riesgos de los Fondos? 2 El OA recibe informes de la Secretaría sobre la eficacia de los controles que ha establecido y los resultados de las pruebas realizadas por auditores externos [e internos]? 3 El OA examina las declaraciones que figuran en el informe anual relativas a los controles internos y a la gestión de riesgos? 4 El OA considera si se cuenta con políticas y procedimientos eficaces contra los fraudes y si funcionan satisfactoriamente? Sí, los controles internos a través del informe del Auditor externo para el OA y la evaluación del Director, y la gestión de riesgos a través del proceso de gestión de riesgos de los Fondos. Formalmente, el OA no cree que esto forme parte de su programa de trabajo y solo lo considera a través de la labor del Auditor externo, quien, hasta la fecha, ha tratado específicamente esta cuestión como un presunto riesgo dadas las dimensiones de la organización. Función de la auditoría interna 1 El OA supervisa y examina la eficacia de la función de la auditoría interna? 2 Cuando no existe una función de auditoría interna, el OA se plantea anualmente si tal necesidad existe e informa a los órganos rectores? En este momento no existe tal función y si se estableciera podría ser necesario modificar el mandato del OA. Generalmente se acepta que la necesidad de una función de auditoría interna variará dependiendo de la escala de la organización y de la diversidad y la complejidad de sus actividades y del número de empleados, así como de consideraciones relativas al coste/beneficios. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 8, apéndice

16 Funciones y responsabilidades Auditoría externa Nombramiento y selección mediante concurso 1 Es responsabilidad primordial del OA formular una recomendación acerca del nombramiento por un primer periodo y concluido este por un segundo periodo de los auditores externos? 2 El OA ha supervisado el proceso de selección? 3 El OA evalúa anualmente el proceso de auditoría, su independencia y su eficacia y explica cómo se procedió al respecto? Condiciones de contratación y remuneración 1 El OA aprueba las condiciones de contratación y la remuneración que se pagará al Auditor externo? 2 El OA se ha mostrado conforme con la adecuación entre los honorarios y la realización de una auditoría eficaz? Sí por lo que se refiere a las condiciones de contratación. Los honorarios son negociados por la Secretaría y examinados por el OA. En la convocatoria del concurso reciente, los honorarios formaron parte de la evaluación. Independencia y rotación de los socios 1 El OA evalúa anualmente la independencia y objetividad del Auditor externo? 2 El OA obtiene de la firma de auditoría información acerca de sus políticas y procedimientos para mantener su independencia y verificar el cumplimiento de los requisitos por lo que se refiere a la rotación de los socios y el personal? 3 El OA ha elaborado y recomendado a los órganos rectores una política para la prestación por el Auditor externo de servicios distintos de la auditoría? Sí, con la ayuda de un informe del Auditor externo que trata de esta cuestión. Sí, en el caso del Auditor externo anterior. El OA se asegurará de que BDO mantenga esta práctica. No. Esta cuestión no se ha planteado. IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 9, apéndice

17 Ciclo de auditoría anual 1 El OA se asegura de que al inicio de cada ciclo de auditoría anual haya planes adecuados? 2 El OA considera si el plan de trabajo general del Auditor externo, incluidos niveles de materialidad, y los recursos propuestos parecen corresponderse con el ámbito de la contratación? 3 El OA examina con el Auditor externo las conclusiones de su auditoría? 4 El OA examina la carta de manifestaciones de la auditoría antes de que la firme el Director? 5 El OA examina el informe del Auditor externo para los órganos rectores? 6 El OA evalúa la eficacia del proceso de auditoría al final del ciclo? Es decir: a) comprueba si el plan se ha ejecutado; b) considera la solidez del diálogo del Auditor externo con el OA; c) obtiene información sobre los resultados de la función financiera; d) determina si el Auditor externo tiene una buena comprensión de la organización. Sí en todos los casos. * * * IOPC/APR17/7/1, anexo II, página 10, apéndice

18 ANEXO III Respuesta del Órgano de Auditoría a las recomendaciones formuladas por el Auditor externo en el Informe de la realización de la auditoría de 2015 <1> RECOMENDACIÓN nº.4 Recomendación No. 4 Las Asambleas deberían considerar: a) la revisión del mandato del Órgano de Auditoría, para asegurarse de que refleje debidamente las actividades en que desea que se concentre; b) la necesidad de lograr que el conocimiento que los Estados Miembros tengan del Fondo se corresponda con la necesidad de asegurarse de que el Órgano de Auditoría despliegue a un mayor nivel las aptitudes técnicas y especializadas que requiere su mandato; Respuesta del Órgano de Auditoría (OA) El OA tomó nota de la preocupación del Auditor externo que da pie a esta recomendación, esto es, que una serie de tareas y actividades emprendidas por el OA a solicitud de los órganos rectores podrían limitar en el futuro su capacidad para ocuparse de su mandato básico. Como se indicó anteriormente, estas tareas suelen estar enmarcadas en la sección 5.g) del mandato del OA ( emprender cualesquiera otras tareas o actividades que soliciten los órganos rectores de los Fondos ) y en años recientes han incluido la evaluación de la eficacia de la base de datos de Lloyds Intelligence Unit como herramienta para mejorar la precisión de los informes sobre hidrocarburos, nuevas resoluciones acerca de informes sobre hidrocarburos y contribuciones pendientes, ayuda con la liquidación del Fondo de 1971, contratos con expertos externos, un proceso más amplio para la selección del Auditor externo y varios proyectos. La información facilitada por los órganos rectores y el Auditor externo sobre los resultados de la actuación del OA ha sido constantemente positiva y ha dejado patente sus muchos logros y su importante contribución a la gobernanza de los FIDAC. Por tanto, el OA no cree que las tareas y actividades enmarcadas en la sección 5.g) hayan limitado o restringido su labor con respecto a ningún aspecto de su mandato. El OA se siente muy orgulloso de su labor y de responder a las expectativas de los órganos rectores con arreglo a su mandato actual, y confía en que podrá seguir respondiendo de la misma manera en el futuro. El OA recuerda que la cuestión de las aptitudes requeridas se trató en un documento presentado a los órganos rectores que se tuvo en cuenta a la hora de proponer candidaturas para el actual OA (véase el documento IOPC/OCT13/6/2). El OA considera que la actual combinación de aptitudes y experiencia no ha sido un impedimento para el cumplimiento de su mandato. De hecho, se considera que el conocimiento de los Fondos y del entorno en que funcionan es de importancia vital. Además, señala que las mejores prácticas actuales para la gobernanza corporativa requieren que solo un miembro cuente con experiencia financiera reciente y pertinente. El experto externo cumple este requisito y sus conocimientos <1> Véase el documento IOPC/OCT16/5/6/1, anexo IV, página 16. IOPC/APR17/7/1, anexo III, página 1

19 c) anunciar externamente las plazas del Órgano de Auditoría a fin de disponer de una mayor selección de candidatos; y d) pasar revista a los costes del Órgano de Auditoría y, para evitar que se ponga en duda su independencia, a la remuneración de sus miembros. son además complementados en el OA actual por un miembro elegido que también tiene experiencia en asuntos financieros. El OA reconoce que el anuncio externo proporcionaría una mayor selección de candidatos, pero está por verse qué nivel de remuneración esperarían percibir al incorporarse al OA y si esta medida reduciría los costes generales del OA (véase también más abajo). Por lo que respecta al coste del OA relacionado con el número actual de miembros (6+1), es importante recordar que la composición y el mandato del OA fueron determinados originalmente por los órganos rectores en 2002 con el fin de establecer la capacidad del OA para desempeñar su mandato y sus funciones de manera eficaz y eficiente. El objetivo incluyó llegar a contar con un número de miembros (6+1) con una distribución geográfica y perfiles profesionales idóneos. Como se indicó anteriormente, el OA funcionó con un número reducido de miembros (5+1) en el periodo comprendido entre octubre de 2011 y octubre de 2014 debido a la falta de presentación de candidaturas cuando el OA fue elegido en octubre de Posteriormente, y a la luz de las tareas y actividades emprendidas por el OA con arreglo a la sección 5.g) de su mandato, se restableció el número original de miembros, de 6+1, y su composición actual se considera bien equilibrada en términos de la gama de experiencia y de conocimientos de sus miembros. Si los órganos rectores deciden optar por un número reducido de miembros, de 5+1, de manera permanente para ahorrar costes, el OA confía en que podría continuar cumpliendo su mandato con eficacia, especialmente con arreglo a un mandato reducido en el caso de que los órganos rectores decidieran eliminar la sección 5 g) en vista de la recomendación a) del Auditor externo citada anteriormente. Por lo que respecta a la cuestión de su independencia, al OA le preocupa en extremo la afirmación de que la remuneración de sus miembros crea un riesgo cualquiera que sea- para esa independencia. El OA no puede pensar en ninguna razón que haya impulsado al Auditor externo a plantear este elemento en su recomendación d). IOPC/APR17/7/1, anexo III, página 2