160ª reunión PROPUESTA DEL DIRECTOR GENERAL SOBRE LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNESCO RESUMEN

Transcripción

1 Organización de las Naciones Unidas ex para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo 160ª reunión 160 EX/23 PARÍS, 15 de septiembre de 2000 Original: Inglés Punto 6.5 del orden del día provisional PROPUESTA DEL DIRECTOR GENERAL SOBRE LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA UNESCO RESUMEN El Director General presenta propuestas detalladas sobre la creación de un mecanismo de control interno, conforme a lo pedido por el Consejo Ejecutivo en su Decisión 159 EX/ Proyecto de decisión: párrafo 18.

2 160 EX/23 INTRODUCCIÓN 1. Habida cuenta de los comentarios y recomendaciones formulados por la Dependencia Común de Inspección - DCI (documento 160 EX/41) y del Proyecto de Informe del Institute of Internal Auditors - IIA (documento 160 EX/INF.6), el Director General presenta propuestas detalladas sobre la creación de un mecanismo de control interno, conforme a lo pedido en la Decisión 159 EX/ I. MANDATO Y ATRIBUCIONES 2. El establecimiento de un sistema único de control interno forma parte de la concepción general que el Director General tiene del proceso de reforma, una de cuyas metas es la modernización de los sistemas y procedimientos de gestión mediante, entre otras cosas, una efectiva delegación de autoridad, que tiene por corolario una plena obligación de rendición de cuentas. Como lo señaló el Director General en sus informes anteriores al Consejo Ejecutivo, el servicio de control interno no es un sustituto de las responsabilidades de supervisión y control que deben ejercer los administradores. La responsabilidad primordial del uso adecuado de los recursos y de la ejecución de las actividades incumbe a los supervisores directos. Las principales funciones de la Oficina de Control Interno (IOS) son: a) asegurar que la práctica de gestión y los sistemas de control interno son adecuados y funcionan correctamente; b) contribuir a mejorar los procedimientos y métodos generales de trabajo; y c) ayudar a determinar los problemas que constituyen un riesgo para la Organización y proponer medidas correctivas para prevenir o minimizar esos riesgos. Esta función de anticipación va más allá de la función tradicional de auditoría interna en la UNESCO, que se limitaba principalmente a la auditoría de las transacciones y de la observancia de los procedimientos. En efecto, como lo destacó el IIA, el mecanismo de control deberá asegurar que la información estratégica necesaria para la gestión es confiable y oportuna, que los programas y planes se ponen en práctica eficazmente y que se fomenta el perfeccionamiento permanente de los métodos y procedimientos a fin de aumentar la calidad del funcionamiento de la UNESCO, contribuyendo de esta manera a mejorar su credibilidad e imagen. De aquí que IOS deba tener un lugar funcional e institucional separado de los sistemas básicos de control de gestión y de los mecanismos de rendición de cuentas. 3. El Director General suscribe la opinión del IIA en cuanto a la importancia de los sistemas de información para la gestión interna y otros instrumentos conexos. Tiene la convicción de que el fortalecimiento de estos sistemas es una condición indispensable del funcionamiento óptimo del conjunto de la función de control, que permite a todos los agentes interesados, en todos los niveles de responsabilidad, interactuar de manera coherente y metódica. 4. Como ya lo ha declarado el Director General, apoyado en esto por la DCI y el IIA, las funciones principales de la IOS serán: a) auditoría: funcionamiento de los sistemas de gestión, relaciones costo-resultados, rendimiento operacional, eficiencia y eficacia; b) mejoramiento de la gestión, inspección e investigación: rastreo y solución de problemas para ayudar a los administradores, mejorar los métodos y procedimientos de gestión y analizar las necesidades de personal y la carga de trabajo;

3 160 EX/23 pág. 2 c) evaluación: evaluación de la pertinencia de los programas y de la eficacia de la ejecución. 5. La integración de la evaluación en el nuevo servicio de control interno tiene por objeto reforzar la función general de evaluación en la Organización. Los sectores de programa seguirán conservando la plena responsabilidad de la ejecución del plan de evaluación externa bienal aprobado por la Conferencia General, pero el mecanismo de control deberá proporcionarles la orientación y el apoyo necesarios y asegurar que se ejecutan eficazmente los planes de acción formulados para dar curso a las recomendaciones derivadas de la evaluación. El apoyo que IOS prestará a los Sectores comprenderá, entre otras cosas, la elaboración de sus planes de evaluación bienal; la definición del mandato de los estudios de evaluación de conformidad con los mejores métodos; la selección de evaluadores externos y la reunión informativa con los mismos; la apreciación de los resultados de la evaluación y el correspondiente diseño de los planes de acción para un seguimiento adecuado, así como la permanente actualización y ampliación de las directrices de la UNESCO en materia de evaluación, habida cuenta de las mejores prácticas, y el suministro de la correspondiente formación. Además, IOS efectuará evaluaciones independientes transversales respecto de las diversas disciplinas y programas de la UNESCO, y realizará estudios exhaustivos en los que se combinará la auditoría de rendimiento (economía, eficiencia y eficacia) y la apreciación de la pertinencia de los programas y la eficacia de la ejecución. Este enfoque holístico mejorará considerablemente la función de control en el seno de la Organización. II. RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES 6. El Director General nombrará al Director (D-2) de la Oficina de Control Interno después de consultar con el Consejo Ejecutivo. El mismo principio se aplicará en caso de cese del interesado en sus servicios. 7. El Director de esta Oficina informará directamente al Director General y será directamente responsable ante él. 8. Como se sugirió en el informe del IIA, a fin de mejorar la transparencia y atender las necesidades de información de los órganos rectores, la Oficina preparará un resumen del plan de control anual y un informe anual sobre las recomendaciones importantes de control (incluidas las evaluaciones del programa) y las medidas correctivas propuestas y adoptadas; el Director General distribuirá el resumen a los directivos superiores y lo comunicará a los miembros del Consejo Ejecutivo y a los Delegados Permanentes. 9. La Oficina de Control Interno establecerá una estrecha relación de trabajo con auditores externos merced a una comunicación y coordinación reforzadas, e intercambiando los planes de trabajo y los informes. Además, asumirá la entera responsabilidad de incitar a la aplicación pronta y eficaz de las recomendaciones del Auditor Externo. III. MÉTODOS DE TRABAJO 10. La Oficina de Control Interno preparará un plan anual en el que se precisarán la índole y alcance del trabajo, la cronología, el tipo y la magnitud de los recursos humanos y financieros necesarios, junto con una indicación provisional del funcionario responsable de cada actividad planificada. Este plan será ejecutado en una perspectiva de largo plazo, coincidente con la

4 160 EX/23 pág. 3 Estrategia a Plazo Medio de la UNESCO, en el que se determinarán los riesgos más importantes y las medidas necesarias para minimizarlos durante este periodo. 11. Se establecerá un Comité de control interno compuesto por los Subdirectores Generales de los sectores del programa y de apoyo y los jefes de los servicios centrales, que participarán personalmente. Este Comité funcionará como un órgano consultivo de la Oficina de Control Interno y contribuirá a que se reconozca en la Secretaría la importancia y la utilidad del control. Específicamente, el Comité tendrá dos funciones principales. Por una parte, ayudará a IOS a establecer sus planes de trabajo mediante propuestas relacionadas con las auditorías y la evaluación de las necesidades. Por la otra, examinará la marcha de la ejecución de los planes de acción convenidos por los sectores y/o servicios y por IOS a fin de dar curso a las recomendaciones en materia de control. De este modo, el Comité será el principal instrumento de una interacción participativa entre los sectores y servicios e IOS, y permitirá a esta última seguir la aplicación de sus recomendaciones, cumpliendo al mismo tiempo su función de orientación y apoyo de los directivos superiores. 12. El personal de IOS consistirá en un equipo multidisciplinario de especialistas de programa y expertos en asuntos financieros y administrativos, principalmente procedentes de la propia Organización. En un comienzo se necesitará también contratar en el exterior algunos funcionarios con amplia experiencia en auditoría. El Director General coincide con el IIA en que la dotación de personal prevista inicialmente, de 12 funcionarios del Cuadro Orgánico (es decir, el personal actual combinado de IOM y BPE/CEU), tendría que ser ligeramente superior, y de que hay que facilitar a la nueva Oficina los recursos financieros adecuados para su buen funcionamiento. 13. Se establecerá una política de rotación del personal para que los funcionarios del Cuadro Orgánico particularmente competentes y con experiencia práctica, incluida la adquirida sobre el terreno, se incorporen a IOS por algunos años como parte de su carrera profesional. Esta política proporcionará a estos funcionarios posibilidades de ampliar su conocimiento de los procesos y métodos de control interno de la UNESCO, y por ende de mejorar sus aptitudes administrativas. 14. La formación permanente en el servicio permitirá al equipo de IOS perfeccionarse y mantener su cohesión y nivel profesional. Por lo tanto, se elaborará un plan específico de capacitación para esta Oficina, que comprenderá capacitación interna y externa en las diversas disciplinas de la supervisión moderna. 15. Entre otros métodos flexibles para reforzar IOS se recurrirá a la adscripción, por plazos breves, de funcionarios de otros sectores y servicios centrales que colaborarán en evaluaciones y estudios específicos; a funcionarios en comisión de servicio enviados por plazos breves o largos por otros organismos de las Naciones Unidas o por Estados Miembros; y a contratación externa de empresas o consultores profesionales para que efectúen actividades de control. 16. Para ajustarse al enfoque participativo que se desea, se diseñará un proceso interno de control de calidad en dos niveles. El primer nivel consistirá en una revisión de los informes y estudios por colegas de IOS; el segundo nivel se establecerá en toda la Organización mediante encuestas de satisfacción de los usuarios, es decir los sectores y los servicios centrales, así como exámenes periódicos del desempeño de la Oficina realizados por funcionarios no pertenecientes a ella.

5 160 EX/23 pág. 4 IV. CALENDARIO 17. El Director General consulta al Consejo Ejecutivo en esta 160ª reunión sobre el nombramiento del Director de IOS. Para que este nuevo servicio se establezca satisfactoriamente y funcione con eficacia será necesario poner en práctica medidas como las preconizadas en el informe del IIA, entre ellas la elaboración de una carta de control interno; la evaluación de riesgos y la determinación del universo de auditoría; la determinación de insuficiencias en las políticas y los procedimientos; la evaluación de las aptitudes del personal, así como de sus necesidades en materia de supervisión y capacitación, y el diseño y ensayo de nuevas metodologías. Aunque esta tarea incumbirá al nuevo Director de IOS después de su nombramiento, el Director General adoptará entre tanto algunas de estas medidas a fin de que este servicio entre en funcionamiento lo antes posible. 18. Habida cuenta de lo expuesto, el Consejo Ejecutivo podría adoptar una decisión del siguiente tenor: El Consejo Ejecutivo, 1. Habiendo tomado nota de la Propuesta del Director General sobre la creación de un sistema de control interno de la UNESCO (documento 160 EX/23) así como de los documentos y recomendaciones de la dependencia común de inspección DCI (documento 160 EX/41) y del Proyecto de Informe del Institute of Internal Auditors IIA (documento 160 EX/INF.6), 2. Aprueba el establecimiento de la Oficina de Control Interno sobre la base de las propuestas presentadas en el documento 160 EX/23.